Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao Departamento de Go erno !

letr"nico ###$go ernoeletronico$go $%r Ministrio da &'stia (r)'i o *acional

Padro de Dados

Integrao de Protocolos do Go erno +ederal

erso ,$-

Maio

.-,.

2rasil. Ministrio do Planejamento, Or amento e !est"o. #ecretaria de $og%stica e &ecnologia da 'n(orma "o. +adro de dados, inte!rao de protocolos do 3overno 4ederal . verso 5.6 7 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto. #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao, 8inist-rio da <ustia, Ar uivo =acional. > 2ras*lia . 8+7#/:;, ?65?. ?@ p. . il. 5. #ervio eletrAnico inte!rado ?.;nformao !overnamental B.Administrao p&blica federal. ;.:*tulo C)) 66C.DE@ C)F 66C.DG@

!sta o%ra foi licenciada com 'ma Licena /reati e /ommons 0 (tri%'io 0 Partil1a nos Mesmos Termos 2$- *o (daptada http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/br/ 3oc4 tem a li%erdade de5 Compartilhar copiar, distribuir e transmitir a obra. Remixar criar obras derivadas.

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(gradecimentos
, )epartamento de 3overno HletrAnico ()3H" da #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao (#/:;" e o Ar uivo =acional a!radecem a. Cleonaldo Andrade 4reire, e uipe da Coordenao de )ocumentao e ;nformao da #ubsecretaria de +lane9amento, ,ramento e Administrao do 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto, al-m das e uipes dos demais departamentos da #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao, ue tornaram a verso 5.6 do +adro de )ados do pro9eto +rotocolo ;nte!rado poss*vel.

, )3H7#/:; e o Ar uivo =acional tamb-m a!radecem a. Carlos Hduardo Ara&9o Vieira C*ntia Aparecida de 8oura e #ilva, como representante do 8inist-rio das Cidades Cl$udia )ias 3eraldes Renato 3onalves Ara&9o Roberto #haIer /Ira +ela sua contribuio, via Consulta +&blica, com su!est(es, esclarecimentos e corre(es para o presente documento.

!)'ipes do DG!7SLTI e do (r)'i o *acional

S'm8rio
5 ;ntroduo............................................................................................................................... D 5.5 , +ro9eto +rotocolo ;nte!rado........................................................................................... D 5.? Referncias /e!ais e ;nstitucionais...................................................................................E 5.B +rincipais 2enef*cios do +ro9eto........................................................................................ J 5.C Hscopo do +ro9eto........................................................................................................... 56 ? +remissas.............................................................................................................................. 5? B ;nforma(es para ;nte!rao.................................................................................................5G B.5 )ocumento, Avulso ou +rocesso.....................................................................................5G B.? KistLrico......................................................................................................................... ?6 B.B ;nteressado..................................................................................................................... ?C C 3loss$rio................................................................................................................................ ?D

S'm8rio de Ta%elas
:abela 5. =F+ > =&mero Mnico de +rotocolo...............................................................................5D :abela ?. ;ndicao de )ocumento, Avulso ou +rocesso............................................................5D :abela B. =&mero de ,ri!em do +rotocolo.................................................................................5E :abela C. Hsp-cie7:ipo )ocumental............................................................................................ 5E :abela G. ;dentificao do )ocumento.......................................................................................5@ :abela D. )ata e Kora de +roduo............................................................................................5@ :abela E. Assunto....................................................................................................................... 5@ :abela @. =&mero de Volumes.................................................................................................... 5@ :abela J. =&mero de Anexos...................................................................................................... 5J :abela 56. #ituao.................................................................................................................... 5J :abela 55. )ata e Kora de Alterao da #ituao......................................................................?6 :abela 5?. =F+ N =&mero Mnico de +rotocolo.............................................................................?6 :abela 5B. )ata e Kora.............................................................................................................. ?6 :abela 5C. Or!o........................................................................................................................ ?5 :abela 5G. Fnidade.................................................................................................................... ?5 :abela 5D. CLdi!o da ,perao................................................................................................. ?? :abela 5E. Complemento da ,perao......................................................................................?B :abela 5@. =F+ N =&mero Mnico de +rotocolo.............................................................................?C :abela 5J. =ome........................................................................................................................ ?C :abela ?6. C+4 ou C=+<.............................................................................................................. ?G

, Introd'o
,$, O Projeto Protocolo Integrado
:orna>se cada ve1 mais evidente a necessidade de disponibili1ao de um canal oficial do 3overno 4ederal via internet para acompanhamento, pelo cidado, do andamento de documentos, avulsos ou processos, do seu interesse, com possibilidade de visuali1ao consolidada das informa(es relativas a cada etapa do trPmite, no seu percurso por entre os diversos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal. Hm ?66B, a partir de uma iniciativa da #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao, do 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto N #/:;78+, em parceria com o #ervio 4ederal de +rocessamento de )ados, do 8inist-rio da 4a1enda N #HR+R,784, foi desenvolvido o pro9eto +R,:,C,/,.=H:, institu*do em ?G de novembro de ?66? pela Resoluo nQ 5B do Comit Hxecutivo do 3overno HletrAnico, com o ob9etivo de inte!rar as informa(es sobre protocolo dos diversos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, ue contou com menos de 56 ades(es e lo!o foi descontinuado. )e acordo com o resultado do Auto>)ia!nLstico ?66J, aplicado pela #/:;78+ aos Lr!os e entidades inte!rantes do #istema de Administrao dos Recursos de :ecnolo!ia da ;nformao > #;#+, dos @B Lr!os e entidades ue responderam a pes uisa, mais de E6R informaram 9$ dispor de servios publicados no s*tio institucional. +or-m, mais de GBR desses Lr!os e entidades afirmaram no possuir servio eletrAnico inte!rado com outras institui(es p&blicas, sendo inclusive sinali1adas demandas de inte!rao para a $rea de protocolo. +ortanto, tal inte!rao permitir$ oferecer, tanto para o cidado como para os Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, uma viso inte!rada da tramitao de cada documento, avulso ou processo, desde sua ori!em at- sua destinao final. )iante desse contexto, - importante considerar a hetero!eneidade dos sistemas de protocolos em uso pelos diversos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, o ue exi!e ue se9a concebida uma soluo de inte!rao ue bus ue minimi1ar as dificuldades para participao dos Lr!os e entidades, prevendo formas alternativas para inte!rao das informa(es, a partir de padr(es a serem adotados pelos atores ue promovem efetivamente a implementao da camada de inte!rao de protocolos, ou se9a, os diversos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal. Hsta soluo, ue se prop(e a retomar o pro9eto +R,:,C,/,.=H:, atuali1ando informa(es e a!re!ando novos recursos, foi denominada de +rotocolo ;nte!rado, pro9etada para atuar como camada inte!radora de protocolos da Administrao +&blica 4ederal.

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, presente documento tem por ob9etivo estabelecer diretri1es e procedimentos para a insero de informa(es na camada inte!radora de protocolos pelos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, definindo premissas a serem cumpridas e informa(es a serem fornecidas % referida camada, a partir da participao obri!atLria dos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal. A camada inte!radora re!istrar$ as informa(es referentes a documentos, avulsos ou processos, de interesse do cidado e dos Lr!os e entidades p&blicos ou no.

,$. :efer4ncias Legais e Instit'cionais

A se!uir so elencados os principais instrumentos le!ais e institucionais, ue foram utili1ados como referncia para elaborao do pro9eto +rotocolo ;nte!rado e, conse uentemente, do presente padro. 2RA#;/. /ei nQ J.E@C, de ?J de 9aneiro de 5JJJ. Re!ula o processo administrativo no Pmbito da Administrao +&blica 4ederal. Di8rio Oficial ;da< :ep=%lica +ederati a do >rasil, 2ras*lia, )4 , 5 fev. 5JJJ. )ispon*vel em. S http.77TTT.planalto.!ov.br7 ccivilU6B7 leis7 /JE@C.htmV. Acesso em. ?D 9an. ?65?.

2RA#;/. /ei nQ 5?.G?E, de 5@ de novembro de ?655. Re!ula o acesso a informa(es previsto no inciso WWW;;; do art. GQ, no inciso ;; do X BQ do art. BE e no X ?Q do art. ?5D da Constituio 4ederal0 altera a /ei n. @.55?, de 55 de de1embro de 5JJ60 revo!a a /ei n. 55.555, de G de maio de ?66G, e dispositivos da /ei n. @.5GJ, de @ de 9aneiro de 5JJ50 e d$ outras providncias. Di8rio Oficial ;da< :ep=%lica +ederati a do >rasil , 2ras*lia, )4, 5@ nov. ?655. Hdio extra. )ispon*vel em. S http.77TTT.planalto.!ov.br7 ccivilU6B7UAto?655>?65C7?6557/ei7/5?G?E.htmV. Acesso em. 6B fev. ?65?. 2RA#;/. )ecreto nQ D.JB?, de 55 de a!osto de ?66J. )isp(e sobre a simplificao do atendimento p&blico prestado ao cidado, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos produ1idos no 2rasil, institui a YCarta de #ervios ao CidadoZ e d$ outras providncias. Di8rio Oficial ;da< :ep=%lica +ederati a do >rasil , 2ras*lia, )4 , 5? a!o. ?66J. )ispon*vel em. S http.77TTT.planalto.!ov.br7 ccivilU6B7 UAto?66E> ?656 7?66J7)ecreto7)DJB?.htmV. Acesso em. ?G 9an. ?65?. 2RA#;/. 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto. #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao. Portaria *ormati a n? @, de 5J de de1embro de ?66?. )isp(e sobre os procedimentos !erais para utili1ao dos servios de protocolo, no Pmbito da Administrao +&blica 4ederal, para os Lr!os e entidades inte!rantes do

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#istema de #ervios 3erais N #;#3. )ispon*vel em. S http.77TTT.unifesp.br7 homeUdiadema7administracao7pdfs7administracao7protocolo7portariaUnormativaUnUGUU?6 6?Uslti5.pdfV. Acesso em. ?G 9an. ?65?. 2RA#;/. 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto. #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao Portaria n? 2, de 5D de maio de ?66B. ,rienta os Lr!os da +residncia da Rep&blica, 8inist-rios, autar uias e funda(es inte!rantes do #istema de #ervios 3erais > #;#3, uanto aos procedimentos relativos %s atividades de Comunica(es Administrativas, para utili1ao do n&mero &nico de processos e documentos. )ispon*vel em. S http.77TTT.comprasnet.!ov.br7 le!islacao7 portarias7 p6BU6B.htmV. Acesso em. ?6 9an. ?65?. 2RA#;/. 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto. #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao. Portaria n? ,., de ?B de novembro de ?66J. Altera a +ortaria =ormativa nQ G, de 5J de de1embro de ?66?, ue disp(e sobre os procedimentos !erais para utili1ao de protocolo, no Pmbito da Administrao +&blica 4ederal, para os Lr!os e entidades inte!rantes do #istema de #ervios 3erais > #;#3. )ispon*vel em. S http.77TTT.si!a.ar uivonacional.!ov.br7 media7 si!a7portariaUsltiUn5?U?BUnovU?66J.docV. Acesso em. ?G 9an. ?65?. 2RA#;/. :ribunal de Contas da Fnio. (cBrdo n? ,$2C9, de 6J de a!osto de ?66D Avaliao do +ro!rama 3overno HletrAnico. Relator 8inistro Valmir Campelo. 2ras*lia. :CF, #ecretaria de 4iscali1ao e Avaliao de +ro!ramas de 3overno, ?66D. )ispon*vel em. S http.77portal?.tcu.!ov.br7portal7pls7portal7docs7?6GDC@6.+)4V. Acesso em. ?C fev. ?65?. C,8;:[ HWHCF:;V, ), 3,VHR=, H/H:R\=;C, (2rasil". :esol'o n? ,2, de ?G de novembro de ?66?. ;nstitui o #istema de Acompanhamento de +rocessos do 3overno 4ederal N +R,:,C,/,.=H:. )ispon*vel em. S http.77TTT.!overnoeletronico.!ov.br7o> !ov.br7le!islacao7resolucoesV. Acesso em. ?6 9an. ?65?. C,=#H/K, =AC;,=A/ )H AR'F;V,# (2rasil". :esol'o n? .@, de ?E de abril de ?66E. )isp(e sobre a adoo do 8odelo de Re uisitos para #istemas ;nformati1ados de 3esto Ar uiv*stica de )ocumentos > e>AR' 2rasil pelos Lr!os e entidades inte!rantes do #istema =acional de Ar uivos > #;=AR. )ispon*vel em. S http.77TTT.conar .ar uivonacional.!ov.br7c!i7c!ilua.exe7sIs7start.htm] infoid^?6D_sid^CDV. Acesso em. ?6 9an. ?65?.

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C,=#H/K, =AC;,=A/ )H AR'F;V,# (2rasil". :esol'o n? 2., de 5E de maio de ?656. )isp(e sobre a insero dos 8etadados na +arte ;; do 8odelo de Re uisitos para #istemas ;nformati1ados de 3esto Ar uiv*stica de )ocumentos > e>AR' 2rasil.. )ispon*vel em. S http.77TTT.conar .ar uivonacional.!ov.br7c!i7c!ilua.exe7sIs7 start.htm]from RG4infoRG4index^B5_infoid^G6J_sid^CDV. Acesso em. ?6 9an. ?65?. /ACHR)A, Hdson Alves0 A/8H;)A, /Pnia 8$rcia de. Sistemas InformatiDados de Gesto (r)'i stica de Doc'mentos ESIG(DsF dos Brgos da (dministrao P=%lica +ederal face aos re)'isitos do e0(:G >rasil . 2ras*lia. 2)9ur (#:<", ?66@. )ispon*vel em. Shttp.77bd9ur.st9.!ov.br7xmlui7bitstream7handle7 ?6557?6DCG7 #istemasU;nformati1adosUHdsonR?6Alves.pdf]se uence^5V. Acesso em. ?G 9an. ?65?. #;#:H8A )H A)8;=;#:RA`a, ),# RHCFR#,# )H :HC=,/,3;A )A ;=4,R8A`a, (2rasil". !stratgia Geral de Tecnologia da Informao E!GTIF .-,- . 2ras*lia. 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto , #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao, b?656c. )ispon*vel em. S http.77TTT.!overnoeletronico.!ov.br7sisp> conteudo7estrate!ia>!eral>de>tiV. Acesso em. ?G 9an. ?65?.

#;#:H8A )H A)8;=;#:RA`a, ),# RHCFR#,# )H :HC=,/,3;A )A ;=4,R8A`a, (2rasil". ('to0DiagnBstico .--H. 2ras*lia. 8inist-rio do +lane9amento, ,ramento e 3esto, #ecretaria de /o!*stica e :ecnolo!ia da ;nformao, b?66Jc.

,$2 Principais >enefcios do Projeto

, foco principal do pro9eto e o seu motivo de existncia - o cidado. At- mesmo a intensificao de esforos no sentido de melhorar o acesso a informa(es e servios, assim como a inte!rao das informa(es voltadas para o prLprio 3overno ou para parceiros, tm como ob9etivo a melhoria da ualidade dos servios prestados ao cidado, conforme determina o )ecreto nQ D.JB?, de ?66J e a /ei nQ 5?.G?E, de ?655. )esta forma, a sociedade poder$ ser amplamente beneficiada com a participao de cada Lr!o ou entidade da Administrao +&blica 4ederal na camada inte!radora de protocolos proposta pelo pro9eto +rotocolo ;nte!rado, viabili1ando a ampliao da sua Carta de #ervios ao Cidado, institu*da por meio do referido )ecreto. #endo assim, o maior benef*cio deste pro9eto - oferecer ao cidado mecanismos para acompanhar a tramitao de seus documentos, avulsos ou processos, com maior a!ilidade, eficincia, transparncia e preciso, uma ve1 ue as informa(es atuali1adas estaro dispon*veis para consultas via internet, com possibilidade, tamb-m, de acesso por dispositivos mLveis. )e forma similar, os Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, seus
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parceiros e seus fornecedores sero beneficiados com as consultas e os servios a serem oferecidos. Fma das propostas da soluo - proporcionar ao cidado maior facilidade na busca de informa(es e servios sobre documentos, avulsos ou processos, do seu interesse nos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, o ue, conse uentemente, ir$ !erar uma si!nificativa reduo de custos para o cidado e para a Administrao +&blica 4ederal, al-m de disponibili1ar mais informa(es para a sociedade acompanhar o andamento dos trabalhos reali1ados pelo 3overno. , pro9eto ainda incentiva a padroni1ao das informa(es relevantes sobre os documentos, avulsos ou processos, uma ve1 ue se prop(e a definir um padro de dados de referncia para inte!rao destas informa(es. Al-m disso, promove a centrali1ao da oferta dos servios por meio de um canal &nico de consultas e servios de protocolo para o cidado. +or fim, o controle dos atendimentos %s consultas a documentos, avulsos ou processos, ser$ aprimorado, com uma viso inte!rada do trPmite reali1ado entre os diversos Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, permitindo !erar estat*sticas e !r$ficos a partir do re!istro das opera(es reali1adas.

,$I !scopo do Projeto

A soluo +rotocolo ;nte!rado, ue tem como ob9etivo a inte!rao das informa(es de protocolo de Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal, utili1a como referncia o 8odelo de 3overno HletrAnico da Ar uitetura e>+;=3 N +adr(es de ;nteroperabilidade de 3overno HletrAnico, apresentado na ilustrao 5, e contempla a camada indicada como YCamada de ;nte!rao 3overnoZ, prevendo alternativas de interface para atender a camada apresentada na fi!ura como Y+ortais de 3overnoZ. , escopo desse pro9eto no contempla os sistemas de protocolo para acompanhamento de documentos, avulsos ou processos, de cada Lr!o ou entidade da Administrao +&blica 4ederal, ue so a ueles representados na fi!ura acima como Y#istemas 5, ?, B ... nZ e podero ser sistemas le!ados ou novos. )os referidos sistemas sero extra*das as informa(es neles re!istradas ue sero fornecidas ao +rotocolo ;nte!rado para manter e atuali1ar a base de dados dessa camada inte!radora de protocolos.

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;lustrao 5. 8odelo da Ar uitetura e>+;=3 N +adr(es de ;nteroperabilidade de 3overno HletrAnico

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. Premissas
?.5 ,s Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal participaro obri!atoriamente da camada de inte!rao de protocolos do 3overno 4ederal. ?.? Ato normativo a ser publicado re!ular$ o pra1o para ue os Lr!os e entidades da Administrao +&blica 4ederal tornem dispon*veis as informa(es relativas aos documentos, avulsos ou processos, na camada de inte!rao. ?.B A camada de inte!rao de protocolos do 3overno 4ederal re!istrar$ apenas informa(es referentes aos documentos, avulsos ou processos, de interesse do cidado e dos Lr!os e entidades da administrao p&blica ou no. ?.C A camada de inte!rao de protocolos do 3overno 4ederal no apresentar$ o prLprio documento, avulso ou processo. Caso os interessados necessitem consultar o prLprio documento, devero diri!ir>se ao Lr!o ou entidade da Administrao +&blica 4ederal no ual efetuaram suas solicita(es para reali1arem consulta presencial. ?.G :odas as informa(es referentes a documentos, avulsos ou processos, devero ser enviadas para a camada de inte!rao de protocolos, independente de serem ostensivas ou si!ilosas. As informa(es de car$ter si!iloso sero enviadas para a camada de inte!rao de protocolos obedecendo ao disposto na le!islao pertinente. ?.D ;nforma(es relativas a cLpias de documentos, avulsos ou processos, no devero ser enviadas % camada de inte!rao de protocolos. ?.E As informa(es definidas no tLpico B.? > KistLrico, previstas para atuali1ao da camada de inte!rao de protocolos, sero fornecidas a partir do re!istro das opera(es ocorridas para cada documento, avulso ou processo, contemplando apenas a uelas mencionadas nos itens CLdi!o da ,perao e Complemento da ,perao deste documento. ?.@ A camada de inte!rao de protocolos estar$ apta a receber informa(es de sistemas de protocolo ue atendam ou no aos re uisitos de um #;3A) N #istema ;nformati1ado de 3esto Ar uiv*stica de )ocumentos. ?.J ;nforma(es relativas ao nome do respons$vel pela operao no devero ser enviadas % camada de inte!rao de protocolos.

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?.56 As informa(es relativas ao C+4 dos interessados nos documentos, avulsos ou processos, sero carre!adas para a camada de inte!rao apenas para efeito de pes uisa, sendo parcialmente exibidas em telas e relatLrios, utili1ando>se de asteriscos para ocultar parte dos d*!itos. , C+4 deve ser apresentado conforme indicado a se!uir. 4ormato de exibio do C+4. ddd.JJJ.JJJ>dd

?.55 +ara efeito de car!a na camada de inte!rao de protocolos, sero consideradas apenas as informa(es relativas aos documentos, avulsos ou processos, ue este9am em tramitao ou ainda ue forem ar uivados, ar uivados no Ar uivo =acional ou eliminados, a partir de data a ser definida em ato normativo. ?.5? As informa(es referentes aos documentos, avulsos ou processos, ar uivados anteriormente % data a ser definida em ato normativo devero ser obri!atoriamente carre!adas na camada de inte!rao, caso tais documentos voltem a tramitar. ?.5B :odo documento, avulso ou processo, dever$ possuir =F+ N =&mero Mnico de +rotocolo para ser carre!ado na camada de inte!rao de protocolos. ?.5C +ara cada via de documento avulso, dever$ ser atribu*do um =F+ distinto. ?.5G :odo documento, avulso ou processo, ue for re!istrado em Lr!o ou entidade distinto do Lr!o ou entidade de ori!em, ter$ as informa(es atuali1adas na camada de inte!rao, ue forem relativas ao seu histLrico de tramitao. ?.5D :odo documento avulso ue for autuado em Lr!o ou entidade distinto do Lr!o ou entidade de ori!em ter$ as informa(es de ori!em inalteradas. ?.5E , documento, avulso ou processo, cu9o cLdi!o num-rico no se en uadre nos padr(es estabelecidos na normativa em vi!or, dever$ receber um =F+, sendo esse cLdi!o cadastrado para ser fornecido % camada de inte!rao, e indicado no item B.5 > =&mero de ,ri!em do +rotocolo. ?.5@ ,s Lr!os e entidades de outras esferas e outros poderes ue optarem por participar da soluo +rotocolo ;nte!rado devero adotar as normativas em vi!or na Administrao +&blica 4ederal ue tratam do tema. ?.5J Cada informao relativa a data e hora dever$ ser representada a partir do padro internacional para datas e horas ;#, @D65, adotando o formato com data completa, acrescida de hora, minuto e se!undo previsto em documentao do eBC > eorld eide eeb Consortium (http.77TTT.TB.or!7:R7=,:H>datetime.html", al-m de indicar a variao da hora local em relao ao hor$rio F:C N Coordinated Fniversal :ime. , F:C representa
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Yo fuso hor$rio de referncia a partir do ual se calculam todas as outras 1onas hor$rias do mundo.Z (http.77pt.Tifipedia.or!7Tifi7:empoUFniversalUCoordenado". )essa forma, tem>se o se!uinte formato a ser adotado para envio das informa(es % camada inte!radora. AAAA>88>)):hh.mm.ss:g) onde. AAAA 88 )) : hh mm ss :g) ano com C d*!itos ms com ? d*!itos dia com ? d*!itos caractere utili1ado para indicar in*cio da informao sobre hora (time" hora com ? d*!itos minutos com ? d*!itos se!undos com ? d*!itos time 1one desi!nator, ue indica a variao da hora local em relao ao hor$rio F:C e poder$ assumir os se!uintes valores. g (hor$rio F:C", hhh.mm (hora local adiantada em relao ao F:C" ou >hh.mm (hora local atrasada em relao ao F:C"

Hxemplo. 5JJE>6E>5D:5J.?6.B6h65.66 Caso no ha9a informao sobre a hora, os &ltimos D d*!itos devero ser preenchidos com 1ero.

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2 Informa6es para Integrao

As informa(es de cada Lr!o ou entidade da Administrao +&blica 4ederal, mencionadas a se!uir, so a uelas necess$rias para atuali1ao de informa(es na camada de inte!rao de protocolos do 3overno 4ederal N +rotocolo ;nte!rado.

As informa(es devero ser estruturadas da forma apresentada a se!uir.

2$, Doc'mento, ( 'lso o' Processo

Cada documento, avulso ou processo, poder$ se referir a um ou mais interessados, al-m de possuir no seu histLrico nenhuma, uma ou mais opera(es reali1adas. As informa(es referentes a cada documento, avulso ou processo, estabelecidas pelo presente padro, so a se!uir indicadas.

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*JP K *=mero Lnico de Protocolo CLdi!o num-rico ue identifica, de forma &nica e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produ1ido, recebido ou autuado no Pmbito da Administrao +&blica 4ederal N A+4. )ever$ ser apresentado sem barras, traos ou ual uer outro caractere utili1ado para formatao de dados. , n&mero de d*!itos se!uir$ o estabelecido em normativa em vi!or. ,bri!atLrio.
:abela 5. =F+ > =&mero Mnico de +rotocolo

Conceito

4ormato

Hxi!ncia

Indicao de Doc'mento, ( 'lso o' Processo Conceito 4ormato Hxi!ncia ;ndica se o re!istro se refere a documento avulso ou a processo. )ever$ ser informado YAZ para documento avulso e Y+Z para processo. ,bri!atLrio.
:abela ?. ;ndicao de )ocumento, Avulso ou +rocesso

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,9

*=mero de Origem do Protocolo CLdi!o num-rico anteriormente atribu*do ao documento, avulso ou processo, ue permanecer$ como referncia, conforme indicado a se!uir. =&mero atribu*do por Lr!os e entidades da A+4 em data anterior % implantao da sistem$tica de =F+. , n&mero de protocolo ori!inal permanecer$ como referncia e o documento, avulso ou processo, receber$ o =F+ do Lr!o ou entidade respons$vel pelo re!istro0 =&mero oriundo de Lr!os e entidades estaduais, do )istrito 4ederal, municipais e privadas, assim como, de outros poderes. , n&mero de protocolo ori!inal permanecer$ como referncia e o documento, avulso ou processo, receber$ o =F+ do Lr!o ou entidade respons$vel pelo re!istro0 =&mero atribu*do por Lr!os e entidades da A+4 ue no utili1am a sistem$tica de =F+. , n&mero de protocolo ori!inal permanecer$ como referncia e o documento, avulso ou processo, receber$ o =F+ do Lr!o ou entidade respons$vel pelo re!istro0 =F+ do documento avulso oriundo de um Lr!o ou entidade da A+4 ue recebeu novo =F+ uando autuado para formar processo em outro Lr!o ou entidade. , =F+ ori!inal permanecer$ como referncia e o processo receber$ o novo =F+ do Lr!o ou entidade respons$vel pela autuao0 +ara processo reconstitu*do, o n&mero de protocolo ori!inal permanecer$ como referncia e o processo reconstitu*do receber$ o =F+ do Lr!o ou entidade respons$vel pelo re!istro.

Conceito

4ormato

+oder$ ter conte&do com formato vari$vel e ser composto por d*!itos e7ou caracteres, apresentando>se com, no m$ximo, ?G posi(es. )ever$ ser apresentado sem barras, traos ou ual uer outro caractere utili1ado para formatao de dados. 4acultativo.
:abela B. =&mero de ,ri!em do +rotocolo

Hxi!ncia

!spcie7Tipo Doc'mental Confi!urao ue assume um documento avulso de acordo com a disposio e a nature1a das informa(es nele contidas, por exemplo. memorando, memorando circular, of*cio, of*cio circular, ata, carta, carta ro!atLria, carta patente, relatLrio, relatLrio de via!em, relatLrio de atividades, entre outros. Con9unto de caracteres com, no m$ximo, G6 posi(es. ,bri!atLrio.
:abela C. Hsp-cie7:ipo )ocumental

Conceito

4ormato Hxi!ncia

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,A

Identificao do Doc'mento Conceito 4ormato Hxi!ncia ;dentificao num-rica ou alfanum-rica se uencial atribu*da % esp-cie7tipo documental. Con9unto de caracteres com, no m$ximo, G6 posi(es. 4acultativo.
:abela G. ;dentificao do )ocumento

Data e Mora de Prod'o Conceito 4ormato Hxi!ncia )ata e hora em ue o documento, avulso ou processo, foi produ1ido. Conforme indicado na premissa ?.5J. ,bri!atLrio.
:abela D. )ata e Kora de +roduo

(ss'nto Conceito 4ormato Hxi!ncia )escreve, de maneira resumida, o teor do documento, avulso ou processo0 especifica o ue - tratado no documento, avulso ou processo. Con9unto de caracteres com, no m$ximo, 5.G66 posi(es. ,bri!atLrio.
:abela E. Assunto

*=mero de 3ol'mes Conceito 4ormato Hxi!ncia =&mero total de volumes ue comp(em o processo. Apresenta>se com C d*!itos. Caso no ha9a informao sobre o n&mero de volumes, os C d*!itos devero vir preenchidos com 1ero. ,bri!atLrio.
:abela @. =&mero de Volumes

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,C

*=mero de (neNos Conceito 4ormato Hxi!ncia =&mero total de anexos ue comp(em o documento, avulso ou processo. Apresenta>se com C d*!itos. Caso no ha9a informao sobre o n&mero de anexos, os C d*!itos devero vir preenchidos com 1ero. ,bri!atLrio.
:abela J. =&mero de Anexos

Sit'ao #tatus atual do documento, avulso ou processo, ue dever$ ser representado pelo cLdi!o, conforme tabela abaixo. #o e uivalentes os se!uintes termos. em tramitao, em andamento, em trPmite, em movimentao e em curso. /Bdigo 65 6? Conceito 6B 6C 6G 6D 6E 6@ 4ormato Hxi!ncia Sit'ao em tramitao N em an$lise em tramitao > em dili!ncia em tramitao N em exi!ncia extraviado ar uivado ar uivado no Ar uivo =acional eliminado indispon*vel por motivo de sinistro

Apresenta>se com ? d*!itos. ,bri!atLrio.

:abela 56. #ituao

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,H

Data e Mora de (lterao da Sit'ao Conceito 4ormato Hxi!ncia )ata e hora em ue a situao do documento, avulso ou processo, foi alterada no sistema. Conforme indicado na premissa ?.5J. ,bri!atLrio.
:abela 55. )ata e Kora de Alterao da #ituao

2$. MistBrico
Cada histLrico das opera(es reali1adas se refere exclusivamente a um determinado documento, avulso ou processo. As informa(es referentes ao histLrico das opera(es efetuadas para cada documento, avulso ou processo, so a uelas a se!uir indicadas. ,s sistemas de protocolo dos Lr!os e entidades devero estar aptos a enviar, no m*nimo, as informa(es referentes %s se!uintes opera(es. re!istro0 envio de documento, avulso ou processo0 recebimento de documento, avulso ou processo0 autuao0 9untada por anexao0 ar uivamento0 ar uivamento no Ar uivo =acional0 eliminao0 desar uivamento.

*JP K *=mero Lnico de Protocolo CLdi!o num-rico ue identifica, de forma &nica e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produ1ido, recebido ou autuado no Pmbito da Administrao +&blica 4ederal N A+4. )ever$ ser apresentado sem barras, traos ou ual uer outro caractere utili1ado para formatao de dados. , n&mero de d*!itos se!uir$ o estabelecido em normativa em vi!or. ,bri!atLrio.
:abela 5?. =F+ N =&mero Mnico de +rotocolo

Conceito

4ormato

Hxi!ncia

Data e Mora Conceito 4ormato Hxi!ncia )ata e hora em ue ocorreu a operao. Conforme indicado na premissa ?.5J. ,bri!atLrio.
:abela 5B. )ata e Kora

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.-

Orgo Or!o ou entidade ue reali1ou a operao. Hsta informao dever$ estar de acordo com codificao prevista pelo #;,R3 N #istema de ,r!ani1ao e ;novao ;nstitucional do 3overno 4ederal. Apresenta>se com D d*!itos. ,bri!atLrio.
:abela 5C. Or!o

Conceito

4ormato Hxi!ncia

Jnidade Fnidade administrativa vinculada ao Lr!o ou entidade ue reali1ou a operao. Hxemplo. Coordenao>3eral de +restao de #ervios por 8eios HletrAnicos N C3+#H7)3H7#/:;. Con9unto de caracteres com, no m$ximo, 5G6 posi(es. ,bri!atLrio.
:abela 5G. Fnidade

Conceito

4ormato Hxi!ncia

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.,

/Bdigo da Operao CLdi!o associado % s*ntese das informa(es relativas % operao ocorrida, no sendo permitido informar outras ue no este9am definidas neste tLpico, conforme citado abaixo. )ever$ ser indicado o cLdi!o da operao a ser reali1ada. /Bdigo 65 6? 6B 6C 6G 6D 6E Conceito 6@ 6J 56 55 5? 5B 5C 5G 5D 5E 5@ 4ormato Hxi!ncia Operao Re!istro Hnvio de documento, avulso ou processo Cancelamento7Hxcluso de envio de documento, avulso ou processo Recebimento de documento, avulso ou processo Autuao <untada por anexao <untada por apensao )esapensao Ar uivamento Ar uivamento no Ar uivo =acional Hliminao #inistro Reconstituio de processo )esar uivamento )esmembramento )esentranhamento Hncerramento e abertura de volumes de processos Re!istro de extravio

Apresenta>se com ? d*!itos. ,bri!atLrio.

:abela 5D. CLdi!o da ,perao

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..

/omplemento da Operao Conceito ;nforma(es complementares ao cLdi!o da operao ocorrida, conforme definido a se!uir. /Bdigo 65 6? 6B 6C 6G /omplemento da Operao no se aplica indicar a unidade destinat$ria e a providncia solicitada indicar o motivo indicar a unidade de ori!em indicar o =F+ e a data do documento avulso ue ori!inou o processo para o processo principal, indicar o =F+ de cada documento, avulso ou processo, acessLrio ue foi anexado0 para o documento, avulso ou processo, acessLrio, indicar o =F+ do processo principal ao ual foi anexado para o processo principal, indicar o =F+ de cada processo acessLrio ue foi apensado0 para o processo acessLrio, indicar o =F+ do processo principal ao ual foi apensado para o processo principal, indicar o =F+ de cada processo acessLrio, ue foi desapensado0 para o processo acessLrio, indicar o =F+ do processo principal do ual foi desapensado indicar o motivo e o local de ar uivamento (unidade7Lr!o ou entidade" indicar o local de ar uivamento (unidade7R< ou unidade72#2" indicar o n&mero da /ista!em de Hliminao de )ocumentos ue foi aprovada pelo Ar uivo =acional indicar o ocorrido indicar o =F+ do novo processo reconstitu*do indicar o motivo indicar as peas ue foram retiradas e o =F+ do novo processo constitu*do indicar as peas ue foram desentranhadas e se por interesse da Administrao ou a pedido do interessado indicar o n&mero do volume ue est$ sendo encerrado e o
.2

6D

6E

6@

6J 56 55 5? 5B 5C 5G

5D 5E

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n&mero do volume ue est$ sendo aberto 5@ no se aplica

4ormato

Con9unto de caracteres com, no m$ximo, G66 posi(es. )evero ser inseridos os caracteres YijkZ antes e depois de cada =F+ de documento, avulso ou processo, informado, a fim de ser disponibili1ado linf para consulta pela soluo +rotocolo ;nte!rado, uando as informa(es forem apresentadas em tela. 4acultativo.
:abela 5E. Complemento da ,perao

Hxi!ncia

2$2 Interessado
Cada documento, avulso ou processo, poder$ ter um ou mais interessados. As informa(es referentes aos interessados em cada documento, avulso ou processo, definidas pelo padro, so a se!uir indicadas.

*JP K *=mero Lnico de Protocolo CLdi!o num-rico ue identifica, de forma &nica e exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produ1ido, recebido ou autuado no Pmbito da Administrao +&blica 4ederal N A+4. )ever$ ser apresentado sem barras, traos ou ual uer outro caractere utili1ado para formatao de dados. , n&mero de d*!itos se!uir$ o estabelecido em normativa em vi!or. ,bri!atLrio.
:abela 5@. =F+ N =&mero Mnico de +rotocolo

Conceito

4ormato

Hxi!ncia

*ome ;ndica o nome da pessoa f*sica ou do Lr!o ou entidade da administrao p&blica ou no a uem o documento, avulso ou processo, est$ diretamente relacionado0 normalmente, a uele ue motiva a produo do documento avulso ou a formao do processo. Con9unto de caracteres com, no m$ximo, 5G6 posi(es. ,bri!atLrio.
:abela 5J. =ome

Conceito

4ormato Hxi!ncia

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.I

/P+ o' /*P& Conceito ;ndica o n&mero de re!istro do Cadastro de +essoa 4*sica > C+4 ou o n&mero de re!istro do Cadastro =acional de +essoa <ur*dica > C=+< do interessado. #e o interessado for pessoa f*sica, ser$ re!istrado o C+4 com 55 d*!itos, caso se9a Lr!o ou entidade da administrao p&blica ou no ser$ re!istrado o C=+< com 5C d*!itos, sendo apresentado, para ambos os casos, sem barras, traos ou ual uer outro caractere utili1ado para formatao de dados. 4acultativo.
:abela ?6. C+4 ou C=+<

4ormato

Hxi!ncia

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.@

I Gloss8rio
(neNo5 )ocumento, avulso ou processo, 9untado, em car$ter definitivo, a um processo, de mesma ori!em e conte&do. (penso. +rocesso 9untado, em car$ter provisLrio, a outro processo, visando o estudo, instruo e uniformidade de tratamento em mat-rias i!uais ou semelhantes, relativos a um mesmo interessado ou no. (r)'i amento. 5" Ao pela ual uma autoridade determina a !uarda de um documento, avulso ou processo, cessada a sua tramitao. ?" #e uncia de opera(es intelectuais e f*sicas ue visam % !uarda ordenada de documentos, avulsos ou processos. ('t'ao o' +ormao de Processo. Ato de reunir e ordenar em forma de processo os documentos avulsos recebidos em unidade protocoli1adora, a pedido ou de of*cio pela administrao p&blica. Desapensao. Ato de separar um ou mais processos 9untados por apensao. Desar)'i amento. Retorno do processo % fase de tramitao, mediante solicitao da autoridade competente. Desentran1amento. Retirada de folhas de um processo, de forma definitiva, mediante solicitao, por despacho, da autoridade competente, a pedido do interessado, pessoa f*sica ou Lr!o ou entidade da administrao p&blica ou no. Desmem%ramento. Retirada de folhas de um processo, de forma definitiva, com o ob9etivo de formar um novo processo, mediante solicitao, por despacho, da autoridade competente, a pedido do interessado, pessoa f*sica ou Lr!o ou entidade da administrao p&blica ou no. Dilig4ncia. Ato investi!atLrio ou de pes uisa, ue visa averi!uar ou complementar uma informao em um processo. Doc'mento. 5" :oda informao re!istrada em ual uer ue se9a o suporte ou formato, suscet*vel de consulta, estudo, prova e pes uisa. ?" Fnidade de re!istro de informa(es produ1idas e7ou recebidas e mantidas por pessoa f*sica ou Lr!o ou entidade da administrao p&blica ou no, no decorrer das suas atividades, ual uer ue se9a o suporte ou formato, e dotado de or!anicidade. Doc'mento Digital. ;nformao re!istrada, codificada em d*!itos bin$rios, acess*vel e interpret$vel por meio de sistema computacional.

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.9

Doc'mento Ostensi o. )ocumento, avulso ou processo, sem ual uer restrio de acesso. Doc'mento Sigiloso. )ocumento, avulso ou processo, ue recebeu classificao de si!ilo e cu9o conhecimento a pessoas no autori1adas possa acarretar dano da se!urana da sociedade ou ferir a honra, a ima!em e a intimidade das pessoas. e0(:G >rasil. Hspecificao de re uisitos a serem cumpridos pela or!ani1ao produtora7recebedora de documentos, pelo sistema de !esto ar uiv*stica e pelos prLprios documentos, a fim de !arantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. e0PI*G. +adr(es de ;nteroperabilidade de 3overno HletrAnico N define um con9unto de premissas, pol*ticas e especifica(es t-cnicas ue re!ulamentam a utili1ao da :;C no 3overno 4ederal, estabelecendo as condi(es de interao com os demais poderes e esferas de !overno e com a sociedade em !eral. !liminao. )estruio de documentos ue, na avaliao, foram considerados sem valor para !uarda permanente. !spcie Doc'mental. )iviso do !nero documental ue re&ne tipos documentais por seu formato. As esp-cies documentais so definidas tanto na ra1o da nature1a dos atos ue lhes deram ori!em, uanto na forma do re!istro dos fatos. G4nero Doc'mental. Reunio de esp-cies documentais ue se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e ue exi!em processamento t-cnico espec*fico, e, por ve1es, mediao t-cnica para acesso. Interessado. +essoa f*sica ou Lr!o ou entidade da administrao p&blica ou no a uem o documento, avulso ou processo, est$ diretamente relacionado. &'ntada. Fnio de um documento, avulso ou processo, a um processo, por anexao ou apensao. &'ntada por (neNao. Fnio definitiva e irrevers*vel de documentos, avulsos ou processos, a um processo, desde ue pertencentes a um mesmo interessado e ue tratem do mesmo assunto. &'ntada por (pensao. Fnio provisLria de um ou mais processos a um processo principal, destinada ao estudo e instruo, como documento elucidativo deste, visando % uniformidade de tratamento em mat-rias i!uais ou semelhantes, relativas a um mesmo interessado ou no. Processo. Con9unto de documentos avulsos, oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou 9udicial, ue constitui uma unidade de ar uivamento.
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Processo (cessBrio. +rocesso ue apresenta mat-ria indispens$vel % instruo do processo principal. Processo Principal. +rocesso ue, pela nature1a de sua mat-ria, poder$ exi!ir a 9untada de um ou mais documentos, avulsos ou processos, como complemento % sua deciso. Protocolo. #ervio, centrali1ado ou descentrali1ado, encarre!ado das atividades de recebimento, classificao, re!istro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos, avulsos ou processos. :econstit'io de Processo. +rocedimento utili1ado para formar novamente um processo ue tenha sido extraviado, desaparecido, destru*do por sinistro ou ue no se9a poss*vel sua manipulao devido aos ata ues biolL!icos. :egistro. +rocedimento relativo % atribuio do n&mero &nico de protocolo (=F+" a documentos, avulsos ou processos. SIG(D (#istema ;nformati1ado de 3esto Ar uiv*stica de )ocumentos". Con9unto de procedimentos e opera(es t-cnicas caracter*stico do sistema de !esto ar uiv*stica de documentos, processado eletronicamente e aplic$vel em ambientes di!itais ou h*bridos, isto -, composto de documentos di!itais e no di!itais. Sistema de Protocolo. #oluo de inform$tica (softTare e hardTare" ue reali1a e !erencia as atividades do servio de protocolo. Tipo Doc'mental. )iviso de esp-cie documental ue re&ne documentos por suas caracter*sticas comuns no ue di1 respeito % fLrmula diplom$tica, nature1a de conte&do ou t-cnica do re!istro. Tramitao. 8ovimentao do documento, avulso ou processo, desde a sua produo ou recepo, at- o cumprimento de sua funo administrativa. TrPmite. Vide :ramitao. Jnidade ProtocoliDadora. Fnidade administrativa respons$vel pelo re!istro dos documentos, avulsos ou processos, produ1idos e recebidos, bem como pela autuao de documentos avulsos para a formao de processos, conforme os procedimentos estabelecidos nas normativas em vi!or. 3ol'me. #ubdiviso de um processo, em funo do mesmo ter atin!ido a uantidade de folhas estabelecida em normativa em vi!or.

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.C