MINISTRIO DA EDUCAO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO CINCIA E TECNOLOGIA DO RIO GRANDE DO SUL

DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E FINANAS

MANUAL DE COMPRAS

SETEMBRO, 2010

MANUAL DE COMPRAS ESCLARECIMENTO

Este manual visa orientar os setores no mbito do IFRS Campus Porto Alegre acerca dos procedimentos de compras da Instituio, esclarecer questes bsicas relacionadas ao assunto e estabelecer regras e diretrizes.

OBJETIVO
Definir normas para solicitao de compras de materiais e servios, visando dinamizao do processo, racionalizao dos trmites, eficcia das aquisies e atender s orientaes da Controladoria Geral da Unio e do Tribunal de Contas da Unio.

FORMULRIO DE SOLICITAO DE COMPRA OU SERVIO

o documento ANEXO I , emitido pelo interessado, contemplando a justificativa da aquisio, a especificao do material ou servio, bem como o preo estimado, encaminhado ao Setor de Compras. obrigao de cada solicitante verificar com antecedncia a existncia ou no do material no almoxarifado do campus, bem como constatar junto diretoria administrativa a necessidade de servio (em caso de reparo de mquinas e equipamentos). O Setor de Compras e Licitaes abre, instrui e coordena a tramitao do processo pelos setores envolvidos de acordo com as caractersticas que determinaro o tipo de aquisio, que poder ser: direta, isto , por dispensa de licitao ou inexigibilidade, em casos e condies especficas, ou por licitao, em modalidade adequada. Obs.: a) o procedimento de compra realizado quando da inexistncia do material no Almoxarifado; b) solicitaes de servios para manuteno predial so de competncia exclusiva da Diretoria de Administrao; c) solicitaes de servios para reparo em equipamentos de informtica so de competncia exclusiva do Setor de Informtica.

O setor interessado, aps verificar a inexistncia do material no Almoxarifado, deve emitir a solicitao de compra/servio e encaminh-la ao Setor de Compras e Licitaes. Na solicitao, o interessado solicita autorizao para aquisio do material de consumo, equipamento, material permanente ou contratao de servio, justificando sua necessidade e indicando o valor estimado do gasto e ainda os seguintes elementos: cdigo comprasnet, especificao detalhada, padro de desempenho, unidade de fornecimento, quantidade, preo estimado e, ainda, se necessrio: condies de fornecimento, garantia, instalao, acessrios ou itens inclusos, etc. Obs.: S sero aceitas solicitaes que apresentarem estimativas de valores e que tiverem pelo menos um oramento anexado solicitao de compra.

COMO ELABORAR A SOLICITAO DE COMPRA

Exemplos de especificao: Material de consumo

Item Cdigo Comprasnet 379124 Descrio Cartucho toner impressora HP, tipo cartucho original, referncia cartucho 1 CB435A, cor preta, referncia impressora HP Laser P1005. Clorofrmio, aspecto fsico lquido, incolor, frmula qumica CHCL3, grau de pureza mnimo de 99%, caracterstica adicional reagente P.A. ACS. Unidade Quantidade Preo Unitrio R$ 63,00 Preo Total R$ 630,00

01

Toner

10

02

380869

Litro

R$ 22,00

R$ 44,00

Equipamento
Item Cdigo Comprasnet Descrio Microscpio estereoscpico, tipo binocular, voltagem lmpada 12 v / 10, tenso 110/220, inclinao 45, capacidade zoom com aumento de 20x at 40x, caractersticas adicionais foco macromtrico bilateral, iluminao episcpica. Unidade Quantidade Preo Unitrio Preo Total

01

294822

Unidade

05

R$ 1.390,00

R$ 6.950,00

Servio de Terceiros
Item 01 Cdigo Comprasnet Descrio Contratao de servio de coffee break para o dia 08/10/2010, no turno da tarde, durante o intervalo (30 min., aproximadamente) do evento XV FRUM PARA MELHORIA DAS BIBLIOTECAS ESCOLARES, num total de 120 (cento e vinte) coffees, composto de caf preto, refrigerante, suco, salgadinhos, bolachas. Obs.: dever ser fornecido o material necessrio para o consumo, tal como recipientes para servir, bandejas, copos plsticos e guardanapos. Unidade Servio Quantidade 120 Preo Unitrio R$ 9,00 Preo Total R$ 1.080,00

Manuteno de Equipamento e Material Permanente (servio e peas) Servio de Manuteno

Item 01 Cdigo Comprasnet Descrio Conserto de CPU DELL, patrimnio 347145 (Obs.: Driver de CD no funciona). Unidade Servio Quantidade 1 Preo Unitrio R$ 300,00 Preo Total R$ 300,00

Obra
Item 01 Cdigo Comprasnet Descrio Servio de instalao de divisrias de gesso acartonado com l de vidro para isolamento na sala 217-A. Unidade M Quantidade 13,50 m aproximada mente Preo Unitrio R$ 107,40 Preo Total R$ 1.449,9 0

Observao:
1 - No indicar marca, nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando, em processo de contratao de manuteno corretiva ou preventiva, tratar-se da identificao de um equipamento do patrimnio do instituto. 2 - Fazer um pedido para cada grupo de material (equipamento de informtica, material de expediente, material laboratorial, material de manuteno eltrica, hidrulica e refrigerao, mobilirio, etc.), inclusive quando se tratar de servio de manuteno de equipamento e material permanente com reposio de peas 3 - A especificao completa do material ou servio com o padro de desempenho fundamental para que voc receba exatamente o que necessita. 4 - Casos especiais relacionados manuteno do prdio devem ser esclarecidos junto Coordenadoria Administrativa; 5 - Assuntos relacionados a recursos oramentrios devero ser dirimidos junto ao Departamento de Planejamento, Oramento e Finanas. 6 - Todos os processos de solicitao de compra s sero aceitos se estiverem corretamente preenchidos, conforme as determinaes trazidas pelo presente manual. 7 - A requisio deve ser enviada, em caso de dispensa, com antecedncia mnima de 30 dias e nos casos de licitao e prego, 60 dias.

DO PROCEDIMENTO PARA CONSULTA NO CDIGO COMPRASNET

Para consultar o cdigo comprasneto requerente deve acessar o stio do portal de compras do governo federal - www.comprasnet.gov.br - e a seqncia abaixo: 1- Clicar em: Acesso livre > Catlogo de Material.

2- Descrever o material na caixa Nome e, aps, clicar em Pesquisar:

Exemplo:

3- Verificar o cdigo do material desejado ou, dentre as opes que aparecerem, indicar o cdigo que mais se aproximar do material desejado.

4- Quando se tratar de servio, conserto, manuteno, obra, evento, etc., indicar na coluna Descrio da solicitao de compras/servios: - O nome do equipamento a ser consertado, contendo, a marca, o modelo, a srie, o ano e demais informaes pertinentes que possam facilitar a identificao e a soluo do problema do equipamento. indispensvel informar o nmero de patrimnio; - As medidas exatas ou aproximadas do objeto ou local, bem como a localizao e o tipo de servio ou obra a ser realizada; - O tipo de evento, informando a data, o horrio e o local onde ser realizado, o nmero de participantes e/ou convidados, o tempo de durao e demais informaes pertinentes. Exemplos:
Item 01 Cdigo Comprasnet Descrio Conserto de CPU DELL, patrimnio 347145 (Obs.: Driver de CD no funciona). Cdigo Comprasnet Descrio Servio de instalao de divisrias de gesso acartonado com l de vidro para isolamento na sala 217A. Cdigo Comprasnet Descrio Contratao de servio de coffee break para o dia 08/10/2010, no turno da tarde, durante o intervalo (30 min., aproximadamente) do evento XV FRUM PARA MELHORIA DAS BIBLIOTECAS ESCOLARES, num total de 120 (cento e vinte) coffees, composto de caf preto, refrigerante, suco, salgadinhos, bolachas. Obs.: dever ser fornecido o material necessrio para o consumo, tal como recipientes para servir, bandejas, copos plsticos e guardanapos. Unidade Servio Quantidade 1 Preo Unitrio R$ 300,00 Preo Total R$ 300,00

Item 01

Unidade M

Quantidade 13,50 m aproximadamente

Preo Unitrio R$ 107,40

Preo Total R$ 1.449,90

Item 01

Unidade Servio

Quantidade 120

Preo Unitrio R$ 9,00

Preo Total R$ 1.080,00

DO PROCEDIMENTO DA COMPRA/SERVIO
O Setor de Licitaes e Contratos far o levantamento das propostas (oramentos) e montar o processo de dispensa ou o processo de licitao, conforme a modalidade. Aps a emisso do empenho, o Departamento de Planejamento, Oramento e Finanas contatar o fornecedor para a entrega da mercadoria ou do servio, enviando a este cpia do empenho, bem como encaminhar cpia do empenho e da Solicitao de Compra Diretoria Administrativa para aguardar o recebimento do servio e da mercadoria, quando se tratar de material de consumo; para o Setor de Patrimnio, quando se tratar de equipamento permanente, e, nos casos de manuteno de equipamentos de informtica, ao Setor de Informtica.

POR ONDE ANDA O PROCESSO DE COMPRAS? TRMITE PROCESSUAL DE COMPRA POR DISPENSA DE LICITAO
Dispensa de Licitao: at R$ 8.000,00 1. Interessado no pedido: confere ausncia do material pedido no estoque; 2. Interessado no pedido: elabora o pedido; 3. Interessado no pedido: encaminha a autorizao ao Setor de Compras e Licitaes; 4. Setor de Compras e Licitaes: verifica a disponibilidade oramentria junto ao Setor Financeiro; 5. Setor de Compras e Licitaes: instrui processo / abre processo; 6. Ordenador da despesa: autoriza a despesa; 7. Setor de Compras e Licitaes: faz cotao de preo de, no mnimo, trs empresas e indica aquela que ofertou o bem ou servio de menor preo; 8. Setor de Compras e Licitaes: monta o processo e envia-o para parecer jurdico; 9. Direo Geral: homologa o resultado da cotao ao fornecedor que ofertar o bem ou servio com menor preo; 10. Reitoria/Procurador: emite o parecer jurdico e analisa o processo; 11. Setor Financeiro: emite a nota de empenho; 12. Setor Financeiro: envia a nota ao fornecedor e encaminha para o Setor de Almoxarifado e/ou Patrimnio; 13. Setor Financeiro: remete e-mail ao setor de compras e ao requisitante, informando que o material j foi empenhado; 14. Almoxarifado: confere material com Nota de Empenho e recebe formalmente do fornecedor o material e nota fiscal; 15. DCF: realiza pagamento do fornecedor, emitindo uma Ordem Bancria, no valor da Nota Fiscal; 16. Ordenador de despesa: autoriza pagamento da OB.

Todo material adquirido ser entregue no Almoxarifado, que dever comunicar ao Solicitante o recebimento, onde permanecer disposio do interessado. No ato do recebimento, ser observado se o material confere com as especificaes juntadas ao processo de compras, momento em que ser atestado o recebimento e, no caso de se tratar de equipamento ou material permanente, o tombamento do mesmo junto ao Setor de Patrimnio. Quando se tratar de equipamento que depende de instalao por parte do fornecedor, a entrega ser feita diretamente ao Interessado, na presena do coordenador do Patrimnio, servidor vinculado a essa coordenao, ou outro servidor designado pela Administrao. Depois de instalado e em perfeito funcionamento, ou a mercadoria entregue, o interessado atesta a Nota Fiscal e a encaminha imediatamente ao Setor Financeiro, a fim de que seja encaminhado o pagamento ao fornecedor. Quando se tratar de servio, a entrega ser feita diretamente ao Interessado, que, aps a prestao do mesmo nos padres de qualidade e desempenho circunstanciados na solicitao de servio, atesta a Nota Fiscal de Servio e a encaminha imediatamente ao Departamento de Financeiro, a fim de que seja encaminhado o pagamento ao fornecedor.

RECEBIMENTO DE MATERIAL E ATESTADO DE PRESTAO DE SERVIO

IMPORTANTE

Nenhum material pode ser recebido pelo interessado sem que antes tenha sido entregue no Almoxarifado, de acordo com o Decreto Lei n 200/64, Lei n 4320/64, e normas complementares em vigor. O descumprimento deste procedimento implica em responsabilidades por parte de quem recebeu o material, pelo seu ressarcimento, caso o mesmo no seja localizado para tombamento. Alertamos para os casos em que o pedido muito aqum do necessrio. H, ainda, aqueles materiais que nem sero utilizados. Tal atitude compromete o oramento, retarda o desenvolvimento de vrios procedimentos, toma um tempo desnecessrio, custa dinheiro, frustra a expectativa dos fornecedores e, o mais grave, denuncia a ingerncia administrativa e a negligncia com a coisa pblica. Deste modo, PRIMORDIAL que antes de iniciarmos uma solicitao reflitamos sobre as seguintes perguntas: a) O que estou pedindo no tem no estoque do almoxarifado? b) O que estou pedindo realmente necessrio para a execuo da minha funo, com eficincia, economicidade, prudncia, legalidade e moralidade, tudo com o objetivo nico de atender o verdadeiro interesse pblico? c) A quantidade do que estou pedindo est correta, sem estar alm ou aqum do que necessito? d) Estou tendo um verdadeiro cuidado com a coisa pblica? Caso a resposta para todas as perguntas seja positiva, fica demonstrado que o pedido atende a todos os princpios bsicos da Administrao Pblica.

LEGISLAO
As aquisies realizadas pela Administrao Pblica, Direta, Indireta, Autrquica e Fundacional so normatizadas pelos documentos: >Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993. Estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios (inclusive de publicidade), compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios; >Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns, e d outras providncias.

ANEXO I FORMULRIO DE SOLICITAO DE COMPRAS/SERVIOS N ____/2010 SETOR/DEPARTAMENTO:

Venho por meio deste solicitar a aquisio dos materiais ou servios, conforme tabela abaixo: Item Cdigo Descrio Unidade Quantidade Preo Preo Comprasnet Unitrio Total

Justificativa para aquisio do material ou contratao do servio:

Porto Alegre, ____de ________________ de 20____.

Solicitante

De acordo com a compra

Carimbo e Assinatura

Carimbo e Assinatura