Gerenciando seu projeto usando uma ferramenta livre - Parte 3 (final)

Publicado em: 14/08/2008

Termo de abertura O termo de abertura um dos documentos de maior importncia de um projeto, pois, ele quem ornece a autoridade ormal para a e!ecu"#o de um projeto e quem identi ica o $erente de projetos e a autoridade que o mesmo ter% para aplicar os recursos necess%rios para a ati&idade do projeto' (e$undo o P)*O+ o termo de abertura de&er% conter as in orma",es a se$uir: - .usti icati&a do Projeto/ - 0equisitos que satis a1em as necessidades dos stac23olders/ - 4ecessidades de ne$5cios, descri"#o de alto n6&el do projeto ou requisitos do produto para qual o produto est% sendo reali1ado/ - Objeti&o/ - 7erente do Projeto e n6&el de autoridade/ - 8rono$rama de marcos sumari1ado/ - 9n lu:ncia das partes interessadas/ - Or$ani1a",es uncionais e sua participa"#o/ - Premissas or$ani1acionais/ - Premissas or$ani1acionais, ambientais e e!ternas/ - 0estri",es or$ani1acionais ambientais e e!ternas/ - 8asos de ne$5cios justi icando o projeto, incluindo o retorno sobre os in&estimentos/ - Or"amento sumari1ado' ;esen&ol&er a declara"#o preliminar de escopo < declara"#o de escopo de ine e limita o trabal3o que ser% reali1ado no projeto, descre&endo os produtos e ou ser&i"os que ser#o $erados por ele' Por ser uma etapa anterior ao planejamento criado $eralmente pelo ideali1ador do projeto e tra1 um brie in$ sobre o produto ou ser&i"o' =m etapas posteriores, ica por conta do $erente do projeto o detal3amento das in orma",es de inidas preliminarmente' O P)*O+ su$ere que a declara"#o preliminar de escopo conten3a as in orma",es a se$uir: - Objeti&os do produto ou ser&i"o/ - 8aracter6sticas ou requisitos do produto ou ser&i"o/ - 8ritrios de aceita"#o/ - >imites do projeto/ - =ntre$as e requisitos do projeto/ - 0estri",es do projeto/ - Premissas do projeto/ - Or$ani1a"#o inicial do projeto/ - 0iscos iniciais do projeto/ - )arcos do crono$rama/ - ?*( 9nicial/ - =stimati&a apro!imada de custos/ - 0equisitos de $erenciamento de con i$ura"#o do projeto/ - 0equisitos de apro&a"#o'

;esen&ol&er o plano de $erenciamento do projeto 8onsidero pessoalmente como pro issional a etapa de planejamento a mais importante, n#o s5 em projetos de desen&ol&imento, mas em qualquer projeto de &ida ou pro issional' Por sua importncia tambm uma das etapas mais di 6ceis de um projeto' 0espons%&el por inte$rar as %reas de con3ecimento, de&e ser um documento conciso, pois, ser&ir% de base para e!ecu"#o, controle e encerramento do projeto' O Plano de $erenciamento ser% a b@ssola de orienta"#o da equipe e do $erente na condu"#o do projeto' Por um documento de orienta"#o so rer% com toda a certe1a ajustes na dire"#o no percorrer da jornada' 9sso normal em qualquer projeto e o que di erencia um projeto com $rande :!ito e um projeto com pouco :!ito a orma como s#o encaradas a mudan"a e as mudan"as no plano inicial' )uito importante salientar que n#o e!istem modelo ou receita de bolo, cada projeto e cada produto ou ser&i"o ter% um conte@do di erente' O P)*O+ recomenda que os planos de $erenciamento e documentos au!iliares listados a se$uir a"am parte do plano do projeto' Plano de $erenciamento: - =scopo do projeto/ - 8rono$rama/ - 8ustos/ - Aualidade/ - Planos e mel3orias no processo/ - Pessoal/ - 8omunica",es/ - 0iscos/ - <quisi",es' ;ocumentos au!iliares: - >ista de marcos/ - 8alend%rio de recursos/ - >in3a de base do crono$rama/ - >in3a de base dos custos/ - >in3a de base de qualidade/ - 0e$istro de riscos/ - (istema de $erenciamento da con i$ura"#o/ - (istema de controle de mudan"as/ - *aseline/ - (istema de autori1a"#o de trabal3o' Orientar e e!ecutar o plano do projeto ;etermina"#o as tare as a serem e!ecutadas pela equipe, bem como pelo $erente de projeto objeti&ando o cumprimento do que oi de inido na declara"#o de escopo do projeto' 7arantindo n#o s5 que os objeti&os do projeto sejam alcan"ados, mas que sejam alcan"ados considerando o custo, o pra1o, a qualidade e outros requisitos pre&istos' O P)*O+ acredita que al$umas a",es de&am ser tomadas, tais como:

- =!ecutar as ati&idades para alcan"ar os objeti&os/ - 8riar, capacitar e $erenciar os membros da equipe/ - Or"ar os custos con orme adequado/ - (elecionar os mel3ores ornecedores atra&s de uma lista de &endas B8onsiderar 8usto ! *ene 6cioC/ - 8aptar, $erenciar e usar recursos, inclusi&e materiais, erramentas, equipamentos e instala",es/ - 9mplementar as normas e os mtodos planejados/ - 8riar, controlar, verificar e validar as entregas do projeto/ - 7erenciar riscos e implementar respostas aos riscos/ - 7erenciar ornecedores/ - <daptar as mudan"as apro&adas ao escopo, plano e ambientes do projeto/ - =stabelecer e $erenciar os canais de comunica"#o do projeto, tanto e!ternos como internos % equipe do projeto/ - 8oletar dados do projeto, relatar custo, cronograma, progresso tcnico e da qualidade e in orma",es sobre o andamento do projeto para acilitar a previso/ - 8oletar e documentar as li",es apreendidas e implementar as ati&idades de mel3orias nos processos apro&ados' 7ri ei al$umas partes do te!to em ne$rito, pois, considero partes important6ssimas em um projeto' Auantos dos meus leitores j% se depararam com problemas por que a etapa n#o oi &alidada ou oi &alidada de orma inadequadaD E 4#o oi isso que eu pediFFF E )as sen3or isso que oi &alidadoF =sse tipo de dialo$o muito comum entre cliente e ornecedor, pois, muitas &e1es a &eri ica"#o n#o oi eita de orma correta ou a &alida"#o n#o esta&a clara para o cliente, dei!ando mar$em a &%rios entendimentos' =ntra aqui al$umas &e1es a alta de dicionari1a"#o doa termos usados na declara"#o dos requisitos do ne$5cio' < l6n$ua portu$uesa muito rica e as pala&ras podem dar mar$em a di&ersos entendimentos, lo$o um bom $loss%rio ajuda a e&itar maus entendidos' Outras pala&ras que $ri ei em ne$rito, est#o relacionadas a manter sempre um pre&isto ! reali1ado, seja ele inanceiro ou de pra1os interno e e!terno' ;ei!e sempre uma mar$em para impre&istos' Parece 5b&io, mas pra1o e custo s#o o que mais derrubam projetos de so tGare' Aue atire a primeira pedra quem nunca te&e que correr alucinadamente para n#o perder o pra1o' =star atento diariamente aos pra1os, custos, simular cen%rios e testar, podem de inir a di eren"a entre um projeto de sucesso e um projeto racassado' )onitorar e controlar o trabal3o do projeto )onitorar e controlar, como j% citei na parte anterior, estar atento diariamente no desempen3o do projeto' 0eali1ar medi",es de desempen3o da equipe atra&s de a",es cont6nuas durante todo o ciclo de &ida do projeto' Ter em mente que n#o s5 monitorar o projeto para satis a1er o cliente, mas tambm para manter a equipe in ormada sobre o andamento do projeto, mantendo assim o sentido de equipe, a moti&a"#o e comprometimento da equipe no sucesso da equipe e do projeto' <qui importante estar sempre atendo as al3as e erros, para e etuar as corre",es e pro&er as mel3orias com base nas al3as' =sses processos de a&aliar e mel3orar e

rea&aliar s#o de suma importncia' <",es cont6nuas neste processo do projeto se$undo o P)*O+ s#o: - 8oletar, medir e disseminar in orma",es sobre o desempen3o/ - )edir e a&aliar tend:ncias para e eti&ar mel3orias/ - 8omparar o desempen3o real com o desempen3o do plano de $erenciamento do projeto/ - <&aliar desempen3o para determinar as a",es correti&as e pre&enti&as de acordo com a necessidade/ - <n%lise e $erenciamento de riscos para $arantir que os riscos sejam identi icados, que o andamento seja relatado e que os planos de respostas a riscos adequados estejam sendo e!ecutados/ - )anuten"#o da base de in orma",es do projeto/ - Hornecer in orma",es para o suporte a relat5rios de andamento, medi",es de pro$resso e pre&is,es de adiantamento ou atraso/ - Hornecer in orma",es para atuali1ar os custos e o crono$rama atual/ - )onitorar e implementar as mudan"as apro&adas' 8ontrole inte$rado de mudan"as 0espons%&el por controlar as mudan"as solicitadas, recomendadas, aceitas, rejeitadas durante todo o ciclo de &ida do projeto' 8omo j% citei inclusi&e com base em pesquisas, $rande parte dos projetos transcorrem con orme o planejado' <rriscaria di1er que quase nen3um' ;e&ido ao cen%rio citado, taman3a importncia de cuidar com muita aten"#o das mudan"as propostas e ocorridas no projeto' Auando trabal3amos calcados em processos, qualquer mudan"a simples pode acarretar uma enorme mudan"a mais a rente no projeto' I%rias mudan"as ocorrem, mas podemos citar al$umas ontes que ocasionam mudan"as nos projetos, para ilustrar mel3or, tais como: - 4o&a estimati&a de custos/ - 4ecessidade de encurtar o pra1o/ - <diantamento ou atraso em uma etapa/ - 0e&is#o dos riscos relati&os J concorr:ncia/ - Perda de capacidade produti&a consider%&el na equipe' 8on orme o P)*O+ al$umas ati&idades s#o aconsel3adas para o controle inte$rado de mudan"as: - 9denti ica"#o de uma mudan"a/ - 8ontrole dos atores que podem impactar o controle de mudan"as/ - 0e&is#o e apro&a"#o das mudan"as solicitadas/ - 7erenciamento das mudan"as apro&adas/ - (imula"#o dos impactos das mudan"as que ser#o implementadas no lu!o do projeto/ - 8ontrole e atuali1a"#o do escopo, custo, or"amento, crono$rama e requisitos de qualidade, com base nas mudan"as apro&adas/ - ;ocumenta"#o do impacto total nas mudan"as solicitadas/ - 8ontrole de qualidade de acordo com as normas' =ncerramento do Projeto Processo de coletar todas as in orma",es para a inali1a"#o do projeto, bem como documentar todo o projeto para o encerramento dos contratos &inculados ao projeto' Parece simples n#o D

4#o, n#o simples' Temos contratos de ornecedores, colaboradores que precisam ser alocados em outros projetos ou dispensados, entre$a e encerramento do contrato com o cliente' <presenta"#o dos relat5rios do desempen3o do projeto e equipe respons%&el e etc' =!istem procedimentos importantes e documentos que de&em ser $erados de acordo com o P)*O+ e al$uns listarei abai!o: - ;ocumenta"#o e aceita"#o ormal que indica que o cliente ou o patrocinador do projeto aceitou o icialmente as entre$as/ - <rqui&os do projeto, documenta"#o resultante de todas as ati&idades reali1adas do projeto/ - ;ocumento de encerramento do projeto, onde est% o icialmente encerrado o projeto e entre$a dos arqui&os e todas as in orma",es relati&as/ - 9n orma",es 3ist5ricas, base de con3ecimento de li",es aprendidas e estat6sticas do projeto, para ser&ir de estudo e apoio em uturos projetos' Concluso 7erenciar projetos n#o s5 importante como tra1 resultados concretos, n#o sem moti&o que os pro issionais de $erencia de projetos, s#o contratados a peso de ouro por $randes e mdias empresas' <s mdias empresas e at mesmo as pequenas est#o de ol3os abertos e j% perceberam a importncia do $erente de projetos' >5$ico que em um arti$o n#o pretendemos ormar $erentes de projetos, mas sim mostrar al$uns conceitos que podem ser apro undados e ajudaram muito em seus projetos sejam pessoais ou pro issionais' < erramenta apresentada, tambm de e!celente qualidade, reeGare e em nada dei!a a desejar as outras $randes erramentas propriet%rias do mercado' =spero poder ter ajudado a todos e per$untas, su$est,es, cr6ticas s#o bem &indas e ser#o respondidas, basta en&iar um eEmail' ;ei!o al$umas re er:ncias biblio$r% icas para aqueles que pretendem apro undar no tema' <bra"os, obri$ado e at o pr5!imo arti$o' 9ndica",es *iblio$r% icas: Project )ana$ement *oo2 o +noGled$e K P)*O+L E GGG'pmi'or$/ 7erenciamento de Projetos K 7uia de Trabal3o K )arcus Possi, <ntMnio 8astelo, =li1abet3 *or$es K =ditora *rasport' Ricardo Verssimo (ricardo@rverissimo com !r) E 8onsultor de Tecnolo$ia e 4e$5cios/ (5cio 7erente da =mpresa 0 Ier6ssimo 8onsultoria e Tecnolo$ia >tda, empresa de consultoria, suporte e in raEestrutura em T9 N GGG'r&erissimo'com'br