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em inglês) devem-se manter no médio prazo tempo e recursos suficientes para que o antigo e o
novo sistema funcionem juntos.
Dessa maneira, os líderes de BI poderão gerenciar com cuidado uma migração que reduzirá
custos no longo prazo e aumentará o valor para usuários.
Considerações básicas
– Uma migração muito rápida confundirá usuários, que nem sempre se adaptam rapidamente às
mudanças, e um sistema instável pode implicar perda de relatórios e de análises importantes.
Recomendações
– Trate uma migração de plataforma como uma grande implementação de software. Reúna recursos
e conquiste o apoio dos executivos antes de dar início ao projeto.
Análise
Desde 2007, o Gartner preencheu no mínimo 220 pesquisas de clientes a respeito de migrações e
atualizações de plataformas de BI. Os clientes que planejam migrar para uma nova plataforma
de BI ou fazer um grande upgrade frequentemente perguntam se devem rapidamente fazer a
mudança para o novo sistema ou se é preferível manter os dois sistemas funcionando juntos por
um período. A primeira opção é tentadora porque é mais rápida e promete custos menores – a
empresa de TI não teria que arcar com as despesas de duas plataformas ao mesmo tempo.
Entretanto, aconselhamos clientes a rodar os sistemas em paralelo para que o novo sistema
possa se estabilizar e a organização de TI possa transferir os relatórios com cuidado. (Este
conselho não serve para upgrades pequenos). Uma rápida migração confundirá usuários, que nem
sempre conseguem adaptar-se rapidamente às mudanças, e um sistema instável pode implicar
perda de relatórios e análises importantes. Com a abordagem em paralelo, os usuários têm
tempo suficiente para se acostumar com o novo sistema. A flexibilidade, as mudanças graduais,
os menores riscos e os menores custos no longo prazo compensam os custos mais altos no curto
prazo da abordagem em paralelo. Os líderes de BI terão sucesso mais facilmente com a
abordagem em paralelo se respeitarem essas etapas básicas:
– Verificar referências
Líderes de BI optarão por migrações e grandes upgrades para oferecer melhores informações aos
usuários (algumas vezes, as empresas precisam abandonar uma plataforma sem suporte).
Entretanto, líderes de BI devem antes de tudo analisar quais os relatórios disponíveis e como
eles são utilizados – um passo fundamental para a migração ou upgrade de plataformas. Essa
análise deve incluir dados como quando o relatório foi modificado pela última vez, a
frequência com que ele é atualizado e quantas vezes as pessoas efetivamente o consultam. Além
disso e mais importante, a análise deve investigar as necessidades e os hábitos dos usuários.
Ela não deve apenas perguntar aos usuários se eles utilizam um relatório específico, porque
eles tendem a dizer que sim mesmo para os relatórios que mal leem. Os usuários têm medo de
não possuir informação suficiente em circunstâncias imprevistas. Por isso, para uma análise
eficaz é necessário perguntar aos usuários:
A análise do uso dos relatórios ajudará a identificar quando é necessária a migração para uma
nova plataforma de BI ou apenas um upgrade do sistema.
O case corporativo precisa descrever as razões para uma migração de longo prazo e os recursos
que ela vai exigir. Isso deve destacar os benefícios de transferir relatórios para uma nova
plataforma, eliminar relatórios desnecessários e melhorar a qualidade dos relatórios
utilizando as novas ferramentas da plataforma. As exigências de recursos incluem:
– Ter duas instalações de hardware (rodar duas plataformas de BI no mesmo servidor seria
extremamente complicado), de rede e de recursos de armazenamento.
– A equipe de projeto pode precisar reavaliar metadados para desenvolver novos tipos de
relatórios.
A migração a longo prazo perderá apoio se usuários não souberem exatamente como será o
processo. Eles não vão entender as razões para uma abordagem em paralelo e vão querer novas
ferramentas imediatamente. Consequentemente, surgirão os problemas de uma migração
extremamente rápida e haverá mais insatisfação.
Quando o case hipotético for aprovado, a equipe de projeto precisa reunir recursos e elaborar
um cronograma. O plano deve refletir a intensidade do esforço necessário para migrar a uma
nova plataforma de BI. Projetistas devem identificar as dependências, os desafios, as etapas,
as datas e os patrocinadores/apoiadores. O cronograma deve incluir tempo suficiente para
atividades típicas de uma grande implementação de software:
– Reunião de recursos
– Design do sistema
– Desenvolvimento e adaptação
– Teste de qualidade
– Teste de usabilidade
– Projeto piloto
Quando líderes de BI avaliam fornecedores, devem pedir referências, porque cada plataforma de
BI apresenta desafios específicos durante uma ampla migração ou atualização. As perguntas a
respeito dessas referências podem ser:
Conversão e testes:
– Quanto tempo e esforço são necessários para migrar e testar a camada semântica?
– Quanto tempo e esforço são necessários para aprimorar e testar um relatório básico já
disponível?
– Quanto tempo e esforço são necessários para converter e testar um relatório aprimorado?
– Quais tipos de relatórios foram mais difíceis e demoraram mais tempo para serem
convertidos?
– No caso de um upgrade, seria possível rodar conteúdo criado na versão anterior na nova
versão?
Exigências:
– Quais as exigências de hardware da nova plataforma de BI? A nova plataforma exige mais ou
menos recursos do que a anterior para realizar as mesmas tarefas?
– No caso de uma atualização, seria possível rodar as duas versões (anterior e atual)
simultaneamente? No mesmo hardware?
Resultados:
– Quais novas ferramentas foram mais úteis aos usuários e aumentaram ao máximo a
produtividade de desenvolvedores?
– Relatórios que podem ser aprimorados para atender às necessidades dos usuários.
– Utilizando recursos fixos quando apropriado para elaborar e organizar relatórios para
acelerar a migração e reduzir gastos.
– Fornecendo recursos adequados para o gerenciamento de mudanças, incluindo treinamento para
usuários e para a equipe de tecnologia.
Líderes de BI devem também prestar atenção nos riscos que podem arruinar todo o projeto –
alguns usuários não vão querer desistir do antigo sistema e a migração a longo prazo lhes dá
tempo. O custo extra de rodar duas plataformas indefinidamente pode significar que os custos
do projeto aumentarão no longo prazo. Por isso, líderes de BI devem estar preparados para
sugerir alternativas para qualquer pedido por novos relatórios feitos na antiga plataforma.
Deve ser estipulada uma data para abandonar o antigo sistema, e os líderes de BI não podem
voltar atrás.
Por ultimo, líderes de BI devem testar o desempenho da nova plataforma e seus relatórios.
Testes após a migração feitos para verificar se a plataforma funciona adequadamente costumam
ser complexos. É necessário medir o sucesso da migração fazendo novamente uma análise e
comparando a satisfação dos usuários com o novo sistema. Dessa forma, os líderes de BI podem
ver onde devem ser feitos ajustes para melhorar o serviço. Uma migração bem sucedida
facilitará um próximo investimento em BI no futuro.