FERRAMENTAS DE AUXLIO S TCNICAS SCRUM INTEGRADAS AO

ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT 2010

Raphael Bernardes Nunes, Joo Cndido Dovicchi
{cambuca, dovichi}@gmail.com

Departamento de Informtica e Estatstica Universidade Federal de Santa Catarina
(UFSC) Florianpolis, SC - Brasil


Resumo Este artigo tem como objetivo principal a disponibilizao de um pacote de ferramentas
dentro do ambiente Project Web App que auxilie o uso da metodologia SCRUM ao mesmo tempo
em que integra o cronograma e demais dados ligados ao seu gerenciamento ao cronograma de
seu respectivo projeto no ambiente Project Professional, podendo assim ser tambm gerenciado
da maneira tradicional. Esta integrao de dados SCRUM/Project ser de via dupla: tanto o
cronograma Project Professional poder sofrer alteraes vindas do SCRUM, quanto o
gerenciamento SCRUM poder tambm ser alterado devido a mudanas no cronograma Project
Professional. Com isso, temos uma constante comunicao e sincronismo entre os dois
paradigmas, o que traz um melhor entendimento entre o gestor do projeto (Project) e o lder de
equipe (SCRUM).

Palavras-chave: MS Project, Scrum, Web Parts, C#, EPM, Metodologias geis.

Abstract: This article has as main objective the provision of a package of tools within the
environment of Project Web App to assist the use of SCRUM methodology and also integrate the
data generated with the project related in your respective project environment, letting also be
managed in the traditional way. This data integration SCRUM / Project will be two-way: both
the schedule Project Professional may change coming from SCRUM, as managing SCRUM may
also be changed due to changes in the Project Professional. With this, we have a constant
communication and synchronization between the two paradigms, which brings a better
understanding between the project manager (Project) and team leader (SCRUM).

Keywords: MS Project, Scrum, Web Parts, C#, EPM, Agile Methodologies.

1 O CENRIO ATUAL DE GESTO DE PROJETOS
uma obrigao nos dias atuais, para uma organizao que deseje ser competitiva e
sustentvel, possuir uma slida e clara gesto de seus trabalhos. O planejamento se faz atuante
por meio do gerenciamento de projetos na quase totalidade de empresas bem sucedidas, e dentre
a maioria delas o Microsoft Project adotado como ferramenta oficial. De acordo com Pinto
(2009), 83% das empresas brasileiras utilizam algum software para gerenciamento de projetos,
sendo o mais utilizado o MS Project (60%), seguido por softwares desenvolvidos internamente
(23%), MS Project Server (23%) e Oracle Primavera Systemas (8%).
Porm, no basta um planejamento perfeito sem uma execuo rpida e eficiente, por
isso, alm do gerenciamento de projetos, cada vez mais as organizaes buscam tambm
metodologias geis, como um diferencial no aproveitamento do esforo gasto e no cumprimento
de metas. Um estudo recente divulgado pela Forrester Research Inc., que entrevistou 205
profissionais de TI cujas empresas implementaram ou esto implementando metodologias geis,
revelou que o mtodo mais utilizado o Scrum (81,5%). Em virtude deste fato, temos hoje
diversas ferramentas que auxiliam na prtica SCRUM, dentre as quais podemos citar algumas
em destaque:
Pango: preza pela simplicidade, utilizando-se de Product Backlog, Sprint Backlog,
agendamento de eventos e planejamento de sprints. O Pango gratuito e est "em fase beta".
IceScrum: uma ferramenta um pouco mais completa, com Product Backlog, Sprint
Backlog, planejamento de release, aes para todos os papis do Scrum, auxlio ao planning
poker e grficos diversos. Esta ferramenta gratuita e open source.
Mingle: alm das funcionalidades de Product Backlog e Sprint Backlog, a ferramenta
prov um wiki integrado, alertas por e-mail e feeds RSS, proporcionando um ambiente bastante
comunicativo. uma ferramenta paga por meio de uma assinatura anual, por usurio, no valor de
240 dlares.
Jira: uma das ferramentas mais completas do mercado, porm seu uso pode ser bastante
complexo devido s vastas possibilidades e recursos, dentre eles a anlise de execues passadas,
o compartilhamento de histrias e a integrao com sistemas externos. Esta ferramenta paga
por meio de uma assinatura mensal, que pode chegar ao valor de 250 dlares por ms, numa
licena para 500 usurios.

Neste cenrio est se tornando comum que empresas se utilizem de mtodos geis,
buscando a execuo com rapidez e qualidade, juntamente com gerenciamento de projetos
tradicionais, buscando o planejamento acertivo. O problema que vem surgindo na maioria destas
empresas est na comunicao entre os dois paradigmas, pois no existem ferramentas prprias
para alinh-los.
O que temos atualmente so, de um lado, ferramentas de gesto tradicional fixadas h
anos no mercado e utilizadas fortemente nas empresas por meio de processos rgidos, e de outro,
cada vez mais novas ferramentas especializadas no gerenciamento de tcnicas geis sendo
introduzidas nas organizaes, por vezes diferentes ferramentas para diferentes equipes, na busca
da execuo rpida e gil, sem utilizar processos bem definidos.

2 OS PROBLEMAS
O gerenciamento tradicional, usando o Microsoft Project, adotado normalmente pelo
setor estratgico da organizao, muitas vezes com a adoo de um escritrio de projetos (PMO),
com projetos coordenados pelos gestores de projeto, com foco em custos e prazos. Gerentes e
diretores se aproximam do PMO na busca de uma viso global do portflio de projetos ou do
status de um projeto especfico. J o gerenciamento gil, utilizando o SCRUM, adotado por
equipes pequenas de trabalho, fica mais prximo do cho de fbrica, tendo uma viso a curto e
mdio prazo do projeto, com foco na agilidade e rapidez na execuo dos trabalhos, e
coordenado pelo Scrum Master (papel normalmente desempenhado pelo lder de equipe).
O uso do Microsoft Project j est consolidado na rea de gerenciamento de projetos, e a
adoo da tcnica SCRUM est sendo cada vez mais difundida, a ponto de, em alguns casos,
empresas utilizarem estes dois paradigmas ao mesmo tempo. Porm, a adoo destas tcnicas
simultaneamente traz tona alguns riscos, como a falta de sincronia entre lderes de equipe e
gestores de projetos, inconsistncia de dados entre ferramentas SCRUM e Microsoft Project,
priorizao errnea de tarefas, super-alocao de recursos, retrabalhos, prazos incompatveis,
dentre outros.

3 O OBJETIVO
A abordagem proposta na soluo a ser apresentada busca amenizar os riscos referentes
ao uso simultneo do gerenciamento gil SCRUM e do gerenciamento tradicional de projetos
pelo Microsoft Project, atravs de um pacote de ferramentas que auxilie o uso das tcnicas
SCRUM dentro do prprio ambiente Microsoft Project. Temos, assim, a garantia de dados
consistentes entre os dois paradigmas, uma comunicao melhor entre lderes de equipe e
gestores de projetos e uma viso mais clara de como alteraes em um tipo de gerenciamento
pode afetar o outro.
Dento em vista este cenrio, foi averiguada a necessidade de desenvolver um pacote de
ferramentas, constitudo por painis independentes de Product Backlog e Sprint Backlog, que
auxilie o uso das tcnicas SCRUM dentro do prprio ambiente Microsoft Project. Tais
ferramentas devem cobrir todos os processos de um gerenciamento SCRUM, gerar e armazenar
todos os dados referentes a estes processos, alm de prover o sincronismo de dados entre
SCRUM e Microsoft Project, tanto na via de dados SCRUM sendo transportados ao cronograma
Project, quanto no caso inverso.
O pacote de ferramentas deve ser desenvolvido como Web Parts e acopladas ao ambiente
web do Project Server, o Project Web App.

4 AVALIAO E RESULTADOS
A Softplan, uma das maiores empresas de software de gesto pblica do Brasil, foi
utilizada como experimento no uso das ferramentas desenvolvidas, assim como na validao das
aes disponibilizadas, j que a empresa possua muitos projetos que faziam uso dos dois
paradigmas abordados.
As ferramentas tiveram tima aceitao dentre os envolvidos nos testes utilizando o
ambiente da Softplan em casos de uso fictcios. Foram destacados a simplicidade das telas e
aes, facilitando o uso e auxiliando numa compreenso rpida e fcil dos cenrios, e tambm a
comunicao com o Project, integrando no s dados como tambm as pessoas envolvidas no
gerenciamento gil e tradicional, evitando casos frequentes de falta de sincronia nas aes e
priorizaes de trabalho.
Hoje ainda h um grande isolamento entre o gerenciamento gil, representado pelas
equipes de desenvolvimento, e o gerenciamento tradicional, representado pelo escritrio de
projetos e seus gestores. No h nada de concreto hoje na Softplan para fazer este meio campo,
e as ferramentas desenvolvidas neste trabalho trouxeram uma grande perspectiva para que se
preencha esta lacuna, fazendo com que ambos os lados caminhem na mesma direo, resultando
em um melhor planejamento de trabalho e aproveitamento de recursos.
Ficou evidente o grande potencial das ferramentas desenvolvidas em melhorar, a curto
prazo, as rotinas de trabalho em vrios nveis da organizao em decorrncia do fcil controle e
apontamento de tarefas por parte dos recursos de trabalho, do gerenciamento simples e integrado
por parte dos lderes de equipe e da visualizao e comunicao direta por parte dos gestores de
projeto. J a mdio prazo temos as vantagens de uma absoro das ferramentas, tornando-nas
habituais dentro da organizao, trazendo uma comunicao mais fluida e direta entre diferentes
nveis e paradigmas de gesto.
Com o uso contnuo das ferramentas trazendo cada vez mais foco na organizao de
atividades e no trabalho conjunto, podemos ter a longo prazo uma total mudana na cultura de
gesto da empresa, deixando como habitual no s o uso das ferramentas, como tambm a
constante comunicao e a clareza no acompanhamento e gerenciamento de trabalho entre todos
os envolvidos.

5 CONSIDERAES FINAIS
A construo deste trabalho foi bastante gratificante tendo em vista todo o aprendizado
adquirido e os resultados finais. Foi de grande valor poder desenvolver o conhecimento nas
ferramentas EPM, nos processos e na utilizao do SCRUM como mtodo gil, assim como na
implementao de telas e aes integradas em um ambiente Sharepoint. Alm do aprendizado,
fica tambm o legado de uma ferramenta com grande potencial no auxlio ao gerenciamento gil
dentro de um ambiente de gerenciamento tradicional de projetos. Ferramenta esta que ser
disponibilizada de forma gratuita para a comunidade, iniciando uma nova fase de melhorias
atravs do feedback de seus utilizadores.

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