Manual do Curso de

Excel 2003 Avanado

a distncia

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Sumrio

Mdulo 1 Importando Arquivos no Formato Texto .......................................................... 3
Mdulo 2 Filtro Avanado ............................................................................................... 5
Mdulo 3 Funo SUBTOTAL no Modo Filtrar ............................................................... 6
Mdulo 4 Frmula PROCV ............................................................................................. 7
Mdulo 5 Frmula SOMASE........................................................................................... 9
Mdulo 6 Subtotais ....................................................................................................... 10
Mdulo 7 Tabela Dinmica ........................................................................................... 12
Mdulo 8 Validao ...................................................................................................... 14


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Mdulo 1 Importando Arquivos no Formato Texto
O Excel permite trabalhar com informaes provenientes de outros sistemas. Isso
possvel a partir da importao destes dados atravs de arquivos em formato texto, que
geralmente possuem a extenso .txt ou .csv.
possvel fazer a importao de duas formas, a primeira conhecida como Largura
Fixa, onde preciso definir o posicionamento dos limitadores de campos, que sero as
colunas da planilha, para delimitar ento os nmeros de caracteres para cada campo.
E a segunda forma conhecida por Delimitado, onde podemos definir qual caractere
ser usado para delimitar as colunas do arquivo, sendo os mais usados o ; (ponto e
vrgula) e a , (vrgula).
Para iniciar a importao de um arquivo de texto necessrio ir ao menu Dados/
Importar dados externos/ Importar dados... e localizar o arquivo que deseja importar.
Esta tela que abriu o Assistente de Importao de Texto.
A partir dela, em trs etapas, voc far as configuraes de importao do arquivo.

Nesta primeira etapa voc deve definir o tipo de importao que deseja fazer.
Se tiver um arquivo com um caractere definido para separar os campos, escolha a
opo Delimitado.
Se no houver um caractere para separ-los voc ter que faz-lo manualmente,
portanto, selecione a opo Largura Fixa.


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Se a opo for Delimitado, na segunda etapa voc definir qual o caractere que far a
separao dos seus dados em colunas.

Se a opo for Largura Fixa, na segunda etapa voc dever definir manualmente a
largura das colunas.


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Independente da escolha anterior, na terceira e ltima etapa voc poder formatar cada
coluna, definindo se ser uma coluna com informao de data, geral ou texto, podendo
at ignorar algumas colunas.
Estas formataes s so vlidas quando a coluna em questo est selecionada.


Mdulo 2 Filtro Avanado
Quando h necessidade de fazer vrios critrios num filtro de determinada tabela,
podemos recorrer aos benefcios do Filtro Avanado, que traz muitas vantagens
quando a nossa busca possui uma complexidade maior.
Para iniciar o uso do Filtro Avanado, necessrio fazer uma cpia da primeira linha,
que o rtulo dos campos da tabela, e de preferncia manter essa cpia na mesma
planilha onde esto as informaes. Nela digitaremos os critrios para este novo filtro,
utilizando as linhas abaixo ao rtulo.


Aps ter a rea de critrios preparada, preciso selecionar a opo Filtro Avanado,
no menu Dados/Filtrar.
Esta a janela de Filtro Avanado.




Mdulo 3 Funo SUBTOTAL no Modo Filtrar
Quando filtramos algum campo dentro de uma tabela, o campo dos totais criados com a
funo SOMA no atualiza conforme os itens filtrados. Para obter um total dinmico,
conforme varia o seu filtro, necessrio utilizar a funo SUBTOTAL.
Esta funo possui apenas dois critrios, o primeiro o tipo de clculo que voc deseja
fazer, sendo ele diferenciado por nmeros.
rea onde so digitados os
critrios de filtro.
Filtrar a lista no local:
mostra os dados filtrados
na prpria planilha.
Copiar para outro local:
copia as informaes
filtradas para outro local.
Intervalo da lista:
corresponde ao
intervalo dos dados
incluindo os ttulos.
Pode-se usar nomes
como j vimos antes.
Intervalo de critrios:
corresponde ao intervalo
onde estamos digitando as
informaes incluindo o ttulo.
Copiar para: quando a opo
'Copiar para outro local'
estiver marcada, neste
campo que o novo local
indicado. Basta indicar o
intervalo ou selecion-lo
clicando no boto a direita.
Somente registros exclusivos: faz um filtro apenas dos itens
de uma forma enxuta, sem trazer repeties para a coluna.
Para habilitar esta opo, basta deixar marcada a opo.

Veja abaixo os nmeros referentes aos diversos tipos de clculos disponveis atravs da
funo SUBTOTAL.

J o segundo campo a referncia da coluna da qual deseja fazer o clculo.
A frmula ficar assim: =SUBTOTAL(9;D2:D14)


Como voc pode perceber, no campo Total foi utilizada a funo SOMA e ao aplicar o
filtro os valores permaneceram iguais.
J quando utilizamos a funo SUBTOTAL, ao filtrarmos a tabela, ela traz a soma dos
valores somente das linhas resultantes do filtro.

Mdulo 4 Frmula PROCV
A funo PROCV utilizada para realizar procura vertical num banco de dados de uma
determinada informao, que ser a chave da pesquisa.
Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.
Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde
vamos colocar a frmula PROCV. Na plan2 temos as seguintes informaes:


Estas informaes esto no intervalo A2 at D4, pois o ttulo, que a primeira linha, no
conta como sendo informao.
Agora defina um nome para este intervalo selecionando as clulas e clicando no menu
Inserir/Nome/Definir. Definimos o nome TABELA para esta regio. Ento, sempre que
nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que so as informaes constantes
em plan2!A2:D7.

Na planilha plan1 criaremos um cadastro de pedidos onde ser digitado o modelo e
automaticamente sero carregadas as informaes deste modelo, como a descrio, cor
e valor, ficando apenas o campo Qtdade para ser digitado manualmente.

Na clula A2, a frmula para carregar as informaes ser composta da seguinte forma:


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A mesma frmula poder ser utilizanda nos demais campos para trazer as outras
informaes, devendo variar os itens dos critrios.

Mdulo 5 Frmula SOMASE
Use a funo SOMASE para somar os valores em um intervalo que atendem aos
critrios que voc especificar.
Em um exemplo, vamos ver como utilizar esta funo.
Em um cadastro de pedidos de calados, queremos fazer um resumo com o total de
pares e valor dos clientes.
Para criar o resumo, utilize a funo do filtro avanado em conjunto com a opo de
somente registros exclusivos para listar o nome dos clientes de forma que no repita os
itens na coluna.
Agora temos os nomes dos clientes sem repetio.

Para facilitar quando na montagem da frmula, nomeie as regies da planilha.


A frmula a ser utilizada estruturada da seguinte forma:


Mdulo 6 Subtotais
No menu Dados/Subtotais possvel subtotalizar um banco de dados desde que este
esteja classificado corretamente.
No vamos confundir esta opo com a funo SUBTOTAL no modo filtrar.
Regio nomeada como Tabela
Regio nomeada como Pares

Mas ateno: a tabela deve estar classificada de forma que os nomes iguais fiquem
juntos, pois quando o Excel encontrar uma informao diferente naquela coluna ele
subtotalizar o anterior e assim por diante.
Abaixo a janela para configurar os Subtotais.

E, em seguida, um exemplo de visualizao da planilha com os subtotais aplicados.

Observe que no lado esquerdo da planilha aparecem os botes numerados 1 2 3 que
correspondem ao nvel que queremos visualizar. O 1 mostra somente o total geral, o 2
mostra somente os subtotais e o 3 mostra todos os dados junto com os subtotais.

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Ali voc tem ainda os botes com sinal de + ou onde, ao clicar, voc pode expandir ou
recolher os dados includos no subtotal.

Mdulo 7 Tabela Dinmica
Tabela Dinmica bastante til quando queremos analisar dados em uma estrutura
diferente da que temos no banco de dados.
Para criar uma tabela dinmica, clique no menu Dados / Relatrio de Tabela e Grfico
dinmicos... e siga os passos do assistente.
Na etapa 1 voc indica onde esto os dados e que tipo de relatrio voc deseja criar.

Na etapa 2 voc localiza os dados para a criao da tabela.

Na etapa 3 voc define onde deseja inserir a tabela criada e clical no boto Layout para
estruturar a tabela.

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Na janela de layout voc tem ao lado direito os botes com o ttulo das colunas dos seus
dados. Esses botes (no necessariamente todos) devem ser arrastados para o local
onde deseja que a informao aparea na tabela (Coluna, Linha ou Dados).


Na opo DADOS (dando um duplo clique sobre o boto arrastado para este quadro),
podemos ainda definir qual a operao a ser usada. Observe no quadro abaixo.

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Depois de terminar, voc pode clicar em Concluir.

Mdulo 8 Validao
Podemos estabelecer para um campo uma definio de digitao, ou seja, uma
validao para o campo.
Por exemplo, voc pode fixar que em determinada clula podero ser digitados somente
valores maiores ou iguais a 100.
Para isto, usamos a opo Validao no menu Dados/Validao.

Veja como fazer.
Clique na clula onde deseja inserir uma validao.
Clique no menu Dados / Validao.
Na aba Configuraes definimos qual a validao a ser aplicada, podendo ser criada
uma regra para entrada de valores, ou limitao de caracteres inseridos, ou at mesmo
uma lista de opes pr-definidas.
No campo Permitir selecione que tipo de informao voc quer que esta clula receba.
Conforme a opo que voc escolher, os campos de Dados solicitam informaes
diferentes.

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Na aba Mensagens de Entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando
o cursor posicionado no campo.
Voc pode ocultar ou mostrar a mensagem de entrada, basta marcar ou desmarcar a
opo correspondente.
Nos campos abaixo voc define um ttulo e digita a mensagem.


Na aba Alerta de erro pode ser inserida uma mensagem a ser mostrada se digitarmos
um valor fora das validaes aplicadas.
Ali voc seleciona um estilo para a mensagem e digita um ttulo e a mensagem.
Clique em Ok para confirmar.
Um exemplo de validao que vale ressaltar utilizando uma lista de opes.

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Antes de iniciar voc deve preparar uma lista com as opes em um local na mesma
planilha. Depois de pronta voc pode acionar a validao.
Na janela de validao, aba Configuraes, no campo Permitir voc deve escolher a
opo Lista.
Mais abaixo, no campo Fonte, voc clica no boto direita e seleciona na prpria
planilha a lista que voc preparou previamente. Configure as mensagens de entrada e
de erro. Sua validao est pronta.
Agora, na clula da validao, h uma lista de opes.