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Agendador de Reunies
Autores: A. Lamsweerde, R. Darimont, P. Massonet

O objetivo do agendador de reunies fornecer apoio para organizao de reunies, isto
, determinar, para cada requisio de reunio, uma data e um local, de modo que a maior parte
dos participantes possa efetivamente participar da reunio. A data e o local da reunio devem
ser o mais conveniente possvel para todos os participantes. A informao sobre a reunio deve
ser disponibilizada o mais cedo possvel para todos os potenciais participantes. O sistema
pretendido deve reduzir a carga de trabalho usualmente envolvida na organizao de reunies
onde os participantes esto geograficamente dispersos.
Reunies so, de modo geral, organizadas da seguinte forma. O iniciador da reunio faz
uma chamada para reunio, onde pede a todos participantes potenciais as seguintes
informaes, baseadas em suas agendas:
Conjunto de datas em que eles no poderiam estar presentes na reunio (daqui para
frente este ser chamado de conjunto de excluso),
Conjunto de datas de preferncia para a reunio (daqui adiante este ser chamado de
conjunto de preferncia).
Uma data de reunio definida pelo par (data, perodo de tempo). Os conjuntos de
excluso e preferncia esto contidos em um intervalo de tempo prescrito pelo iniciador da
reunio (daqui adiante ser chamado de intervalo de datas). Na chamada da reunio o intervalo
de datas divulgado.
O iniciador tambm pede para que os participantes informem sobre requisitos especiais
(projetores, datashow, computadores, conexes com a rede, etc.). O iniciador tambm pode
pedir aos participantes importantes que informem sobre suas preferncias pessoais de locais
para a realizao da reunio.
A data proposta para a reunio deve estar dentro do intervalo de datas e no fazer parte
de nenhum dos conjuntos de excluso; alm disso, a data proposta deve fazer parte do maior
nmero de conjuntos de preferncia possveis. Um conflito de data ocorre quando nenhuma
data desta natureza possa ser encontrada. Um conflito dito forte quando nenhuma data pode
ser encontrada dentro do intervalo de datas e fora dos conjuntos de excluso. Um conflito
dito fraco quando datas dentro do intervalo de datas e fora dos conjuntos de excluso podem
ser encontradas, porm no h interseo nos conjuntos de preferncia. Conflitos podem ser
resolvidos de vrias formas:
Iniciador estende o intervalo de datas,
Participantes removem datas do conjunto de excluso,
Participantes se retiram ou so retirados da reunio,
Participantes adicionam novas datas ao conjunto de preferncia.
A sala de reunio deve estar disponvel na data da reunio. A sala deve atender aos
requisitos de equipamento, alm disso, a sala de reunio deve fazer parte dos locais
preferenciais para o maior nmero possvel de participantes importantes. A requisio de sala
ou equipamento deve ser realizada at trs dias antes da data da reunio. Um novo ciclo de
negociao pode ser necessrio caso nenhuma sala seja encontrada.
O iniciador da reunio pode ser um dos participantes ou o representante (secretria).
O sistema dever fornecer suporte aos usurios nas seguintes atividades:
Planejamento de reunies sob as restries requeridas pelos participantes.
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Replanejamento dinmico de reunies de modo a suportar o mximo de flexibilidade
possvel. De um lado os participantes devem poder modificar seus conjuntos de
excluso, conjuntos de preferncia e locais de preferncia antes que uma data/local
para a reunio seja proposta. Por outro lado deve ser possvel levar em conta uma
restrio externa depois que uma data/local tenha sido proposta. Exemplo: devido a
necessidade de acomodar outra reunio mais importante, a reunio corrente deve ser
cancelada.
Fornecer apoio resoluo de conflitos de acordo com polticas de resoluo propostas
pelo cliente.
Gerenciar as interaes entre os participantes, necessrias organizao de uma
reunio comunicar pedidos, receber respostas de participantes, fornecer apoio
negociao e a processos de resoluo de conflitos, deixar claro ao participante o que
est acontecendo durante o processo de planejamento da reunio, manter o
participante informado do cronograma e das mudanas, fazer com que os participantes
permaneam confiantes em relao ao sistema de comunicao provido, etc.
Caso uma reunio tenha sido marcada com muita antecedncia, lembrar os
participantes.
O agendador de reunies deve, em geral, atender vrios pedidos de agendamento em
paralelo. Pedidos de agendamento podem estar em competio (em conflito) por sobreposio
de tempo e local. Concorrncia deve ser gerenciada.
Os seguintes aspectos devem ser levados em considerao:
O sistema deve acomodar pedidos descentralizados: qualquer usurio autorizado deve
poder requisitar um agendamento independente de onde estiver localizado.
Restries fsicas no devem ser quebradas uma pessoa somente poder estar em
uma reunio de cada vez, uma sala de reunio no pode ser alocada para mais de uma
reunio de cada vez, etc.
O sistema deve ter um nvel de desempenho apropriado:
o O tempo decorrido de uma submisso de pedido de agendamento e a
determinao da data da reunio deve ser o menor possvel:
o O tempo decorrido da determinao de um local e data para uma reunio da
comunicao de todos os participantes deve ser o menor possvel.
Regras de privacidade devem ser reforadas. Um participante comum no deve saber
das restries impostas por outros participantes.
O sistema deve poder ser usado por no especialistas.
O sistema deve ser customizvel para reunies profissionais ou particulares. Estes
dois modos so caracterizados nos perodos de tempo que podem ser alocados (exemplo
reunies durante o expediente, atividades particulares em outros horrios).
O sistema deve ser flexvel o suficiente para acomodar a evoluo da informao: o
conjunto de participantes pode mudar, o endereo de um participante pode ser
alterado, etc.
O sistema deve ser facilmente estendido para acomodar as seguintes variaes:
o Introduo de status ou prioridades entre participantes.
Prioridade explcita entre datas nos conjuntos de preferncia.
Dependncia explcita entre data da reunio e local da reunio.
o Participao delegada o participante pode apontar outra pessoa que servir como
seu representante na reunio.