ANLISE DA IMPORTNCIA DE ACURACIDADE NOS CONTROLES DOS
ESTOQUES PARA O EQUILBRIO FINANCEIRO E A MAXIMIZAO DO LUCRO DAS EMPRESAS INDUSTRIAIS DE JOINVILLE
ANDR VALDIR DA SILVA
JOINVILLE 2008 ANDR VALDIR DA SILVA
ANLISE DA IMPORTNCIA DE ACURACIDADE NOS CONTROLES DOS ESTOQUES PARA O EQUILBRIO FINANCEIRO E A MAXIMIZAO DO LUCRO DAS EMPRESAS INDUSTRIAIS DE JOINVILLE
Trabalho apresentado disciplina de Metodologia do Ensino Superior do Instituto Nacional de Ps-graduao INPG como requisito parcial para obteno do ttulo de especialista em Auditoria. Orientador Especfico: Marcio Alves
JOINVILLE 2008
Para minha noiva Daniela Campestrini pelo carinho e incentivo demonstrado durante todo o perodo do curso. Aos professores do curso de Auditoria do Instituto Nacional de Ps- graduao INPG, pela amizade, pelo apoio e conhecimento transmitido nas disciplinas componentes do curso. AGRADECIMENTOS
Ao professor Marcio Alves pela paciente, dedicada e incansvel orientao do presente trabalho. A meus pais Judite da Silva e Valdir Joo da Silva, que no mediram esforos para educar os seus trs filhos, com sabedoria e amor. Agradeo aos meus irmos Giuliano da Silva e Solange Marlia da Silva por estarem sempre ao meu lado. E finalmente, agradeo a todos que me ajudaram direta ou indiretamente para o desenvolvimento deste trabalho. Um muito obrigado a todos vocs!
O futuro pertence queles que acreditam na beleza dos seus sonhos. Eleanor Roosevelt SUMRIO
LISTA DE FIGURAS................................................................................................................. 8 LISTA DE QUADROS............................................................................................................... 9 RESUMO................................................................................................................................. 10 1 INTRODUO..................................................................................................................... 11 1.1 CONSIDERAES INICIAIS ............................................................................................11 1.2 TEMA DE PESQUISA........................................................................................................12 1.3 TTULO...............................................................................................................................12 1.4 PROBLEMA........................................................................................................................12 1.5 HIPTESES ........................................................................................................................13 1.6 OBJETIVOS........................................................................................................................13 1.6.1 OBJETIVO GERAL .........................................................................................................14 1.6.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................14 1.7 JUSTIFICATIVAS ..............................................................................................................14 2 FUNDAMENTAO TERICA.......................................................................................... 16 2.1 RELAO ENTRE ACURCIA, EQILIBRIO FINANCEIRO E MAXIMIZAO DO LUCRO...............................................................................................................................16 2.2 TIPOS DE ESTOQUES EM EMPRESAS INDUSTRIAIS ..................................................18 2.2.1 Matrias-primas ................................................................................................................20 2.2.2 Produtos em processo........................................................................................................22 2.2.3 Produtos acabados.............................................................................................................24 2.2.4 Peas de manuteno.........................................................................................................25 2.3 GESTO DE ESTOQUES...................................................................................................26 2.4 O PROGRAMA DE AUDITORIA DOS ESTOQUES .........................................................29 2.5 AUDITORIA NOS ESTOQUES..........................................................................................30 2.6 CUIDADOS DO AUDITOR E FRAUDES NOS ESTOQUES.............................................32 2.7 FRAUDES E CONIVNCIA NA GESTO OPERACIONAL DA EMPRESA...................33 2.8 MTODOS DE VALORIZAO DOS ESTOQUES..........................................................36 2.9 INVENTRIO FSICO........................................................................................................37 2.10 REDUO DE ESTOQUES .............................................................................................39 3 MTODO DE PESQUISA .................................................................................................... 43 3.1 DEFINIO DA METODOLOGIA DE PESQUISA ..........................................................43 3.2 PLANEJAMENTO DE PESQUISA.....................................................................................43 3.3 POPULAO E AMOSTRA..............................................................................................44 3.4 INSTRUMENTO.................................................................................................................44 3.5 COLETA DOS DADOS ......................................................................................................44 3.6 LIMITE DA PESQUISA......................................................................................................45 4 ANLISE DOS QUESTIONRIOS APLICADOS............................................................... 46 5 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................................. 61 REFERNCIAS ....................................................................................................................... 65 ANEXO A QUESTIONRIO DE PESQUISA...................................................................... 67
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Gesto de estoque e o fluxo de material..................................................................27 Figura 2 Anlise sobre as diferenas de estoques..................................................................47 Figura 3 Anlise da responsabilidade pelos almoxarifados...................................................47 Figura 4 Anlise do transporte de material............................................................................48 Figura 5 Anlise da importncia da acuracidade...................................................................49 Figura 6 Anlise da identificao de materiais......................................................................49 Figura 7 Anlise da estocagem de material...........................................................................50 Figura 8 Anlise sobre as ferramentas de segurana.............................................................51 Figura 9 Anlise da socializao dos resultados dos inventrios..........................................51 Figura 10 Anlise da periodicidade dos inventrios..............................................................52 Figura 11 Anlise dos procedimentos internos para entrada e sada de material do almoxarifado.............................................................................................................................53 Figura 12 Anlise da disponibilizao das informaes dos controles dos estoques............53 Figura 13 Anlise do suprimento de material........................................................................54 Figura 14 Anlise das possveis aes dos estoques obsoletos.............................................55 Figura 15 Anlise sobre a participao dos usurios na melhoria dos controles dos estoques....................................................................................................................................57
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Custos dos estoques...............................................................................................19 Quadro 2 Itens de um programa de auditoria dos estoques...................................................29 Quadro 3 Ciclo de vida da fraude consoante a viso do agente fraudador............................34 Quadro 4 O sistema toyota de produo................................................................................41 Quadro 5 Formas de envio e coleta de dados........................................................................45
RESUMO Neste trabalho de pesquisa o problema est identificado pela seguinte pergunta: quais so as alternativas que esto sendo aplicadas nas empresas industriais de Joinville, para o equilbrio do resultado financeiro atravs da eficcia da acuracidade nos controles dos estoques. O objetivo geral apresentar estudo de alternativas para auxiliar na maximizao do lucro sobre o capital investido em estoques, atravs da melhoria continua da acuracidade nos controles dos estoques e tambm possibilitar o equilbrio financeiro. Entre os objetivos especficos esto otimizar o investimento em estoques, aumentar o uso eficiente dos recursos da empresa, melhoria continua nos controles internos e da acuracidade, minimizar a necessidade de capital investido e aumentar a segurana dos locais que armazenam materiais. Na fundamentao terica comenta-se sobre a relao entre acurcia, equilbrio financeiro e maximizao do lucro, tipos de estoques em empresas industriais, gesto de estoques, o programa de auditoria dos estoques, auditoria nos estoques, cuidados do auditor e fraudes nos estoques, fraudes e conivncia na gesto operacional da empresa, mtodos de valorizao dos estoques, inventrio fsico e a reduo de estoques. A pesquisa de campo realiza-se com 22 empresas industriais de Joinville SC. O 4 captulo descreve os resultados da pesquisa de campo. O 5 captulo as consideraes finais.
Palavras Chaves: Estoques, Controles e Acuracidade.
11 1 INTRODUO
1.1 CONSIDERAES INICIAIS
A preocupao com o fato de saber se os saldos dos estoques fsicos esto coincidindo ou no com os saldos dos sistemas, o conceito de acurcia de estoques. Em funo da disponibilidade crescente dos recursos tecnolgicos para controle de estoques, comum entender que atualmente o problema da acurcia de estoques no tem uma magnitude significativa. No entanto, esse fato no a realidade para muitas empresas que no priorizam investimentos em tais tecnologias para controle de estoques. Assim, essas empresas convivem com o problema da acuracidade nos controles dos estoques e principalmente com as dificuldades para atender as necessidades dos clientes. Neste contexto, esta monografia objetiva a explorar a situao das empresas industriais de Joinville, em relao a acuracidade nos controles dos estoques para o equilbrio financeiro e a maximizao do lucro. No primeiro captulo, demonstram-se as informaes da pesquisa, rea de concentrao, tema, ttulo, delimitao do tema, problema, hipteses, objetivos e justificativa. Normalmente no se consegue ndices adequados de acuracidade dos estoques e conseqentemente tm-se problemas de produo para atender as demandas da rea de vendas. No segundo captulo a fundamentao terica apresenta as diversas teorias e assuntos que tem impacto na importncia da acuracidade nos controles dos estoques para o equilbrio financeiro e a maximizao do lucro. Neste estudo analisada a questo de impactos da acuracidade nos controles dos estoques e proposies de como pode ser desenvolvido um 12 processo de melhorias. O estudo se desenvolve basicamente com uma reviso bibliogrfica sobre o assunto, focando o impacto e importncia do tema. O terceiro captulo apresentado o mtodo de pesquisa, definio da metodologia de pesquisa, planejamento de pesquisa, populao e amostra, instrumento, coleta de dados e limite da pesquisa. No quarto captulo so analisados os resultados da pesquisa de campo conforme as informaes coletadas em algumas empresas industriais de Joinville. Para finalizar apresentam-se sugestes de melhorias das situaes encontradas e as aes com as consideraes finais do trabalho. Com a identificao destas causas, este estudo visa verificar as alternativas para anlise e investigao das divergncias nos controles dos estoques, do sistema com o fsico.
1.2 TEMA DE PESQUISA
Melhoria da acuracidade e nos controles dos estoques de empresas industriais de Joinville, para alcanar o equilbrio financeiro e maximizao do lucro.
1.3 TTULO
Anlise da importncia de acuracidade nos controles dos estoques para o equilbrio financeiro e a maximizao do lucro das empresas industriais de Joinville.
1.4 PROBLEMA
13 Considerando que o estoque um elemento fundamental na situao financeira e econmica das empresas industriais, o problema est identificado com a seguinte pergunta de pesquisa: Quais so as alternativas que esto sendo aplicadas nas empresas industriais de Joinville, para o equilbrio do resultado financeiro atravs da eficcia da acuracidade nos controles dos estoques.
1.5 HIPTESES
O trabalho de pesquisa sobre a importncia da acuracidade nos controles dos estoques relata algumas hipteses, conforme segue abaixo: a) Falta de espao para armazenamento de material; b) As grandes quantidades de estoques, enquanto a produo permanece constante; c) Produo parada freqentemente por falta de material; d) Baixa rotao dos estoques, obsoletismo em demasia; e) Elevao do nmero de cancelamento de pedidos ou mesmo devolues de produtos acabados; f) At que ponto ser permitida a especulao com estoques, fazendo compra antecipada com preos mais baixos ou comprando uma quantidade maior para obter desconto.
1.6 OBJETIVOS
Pretende-se com este trabalho de pesquisa, identificar novas tcnicas de controle para melhoria da acuracidade dos estoques nas empresas industriais de Joinville. Atravs de pesquisa estar sendo descrito as sugestes para a melhoria da acuracidade dos estoques. 14
1.6.1 OBJETIVO GERAL
O objetivo geral desta pesquisa apresentar estudo de alternativas para auxiliar na maximizao do lucro sobre o capital investido em estoques, atravs da melhoria continua da acuracidade nos controles dos estoques e tambm possibilitar o equilbrio financeiro.
1.6.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Na busca da anlise da importncia da acuracidade nos controles dos estoques para o equilbrio financeiro e a maximizao do lucro das empresas industriais de Joinville, esto apresentados a seguir os seguintes objetivos especficos: a) Otimizar o investimento em estoques; b) Aumentar o uso eficiente dos recursos da empresa; c) Melhoria continua nos controles internos e da acuracidade; d) Minimizar a necessidade de capital investido; e) Aumentar a segurana dos locais que armazenam materiais.
1.7 JUSTIFICATIVAS
Justifica-se este trabalho em virtude da necessidade de contribuir para a soluo de problemas enfrentados pelas empresas industriais de Joinville, na busca da melhoria da acuracidade nos controles dos estoques. Atualmente a falta de materiais gera altos custos para o fabricante, estes custos so conseqentemente repassados ao consumidor final, o que torna o produto menos competitivo 15 no mercado e o coloca em posio de desvantagem com relao aos concorrentes. Desta forma, o que parece simples aos olhos do gestor pode ser o diferencial do seu produto neste mercado competitivo. O controle de estoques pode trazer um elevado retorno financeiro para as empresas industriais de Joinville, devido importncia de uma viso macro do negcio fundamental para gerenciar a falta ou o excesso de materiais nos almoxarifados. Alm disto, as divergncias de valores encontrados atrapalham o gerenciamento dos dados reais e com a distoro destes dados, a tomada de decises ser prejudicada e ainda perigosa devido falta de acuracidade. Para possibilitar a identificao destas causas, este estudo justifica-se para poder buscar as alternativas para anlise e investigao das divergncias nos controles dos estoques, do sistema com o fsico.
16 2 FUNDAMENTAO TERICA
Neste captulo est sendo apresentada a fundamentao terica relativa ao tema escolhido desta pesquisa.
2.1 RELAO ENTRE ACURCIA, EQILIBRIO FINANCEIRO E MAXIMIZAO DO LUCRO
Para Martins e Alt (2004, p. 158) aps os resultados do inventrio, pode-se calcular a acurcia nos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou seja: Acurcia = Nmero de itens corretos ou Acurcia = Valor de itens corretos Nmero total de itens Valor total de itens
A acurcia de estoques tambm conhecida como acuracidade de estoques um indicador gerado a partir de inventrios realizados nos estoques das diferentes classes de itens, onde para cada item comparado o saldo do sistema (informatizado ou no) e o saldo fsico (contado). Assim, hipoteticamente se forem contados 100 itens e 90 dos quais estiverem com o saldo fsico coincidindo com o saldo do sistema, diz que o estoque est com uma acurcia de 90% . De acordo com Gitman (2004, p.12) a maximizao dos lucros alternativa de ao que tendem a contribuir de maneira decisiva para o lucro geral da empresa. Muitas empresas industriais desconhecem o impacto financeiro que a falta de acuracidade nos controles dos estoques podem influenciar na gesto da empresa. Segundo Slack et al. (1996), estoque a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema de transformao, sendo utilizado para descrever qualquer recurso 17 armazenado. O estoque criado para compensar diferenas de ritmo entre fornecimento e demanda. Entre cada alternativa que estivesse sendo considerada, a empresa deveria optar por aquela que apresentasse maior probabilidade de proporcionar o maior resultado monetrio. O objetivo de maximizao do lucro pode dizer respeito a alguma espcie de lucro a longo ou mdio prazo. Conforme Gasnier (2002, p.103) investir tempo e recursos para manter e aprimorar aquilo que denominamos acuracidade das informaes traz benefcios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas: a) Empresarial: para acionistas e diretores a informao o subsdio para a tomada de decises crticas, de forma que confiabilidade fundamental. Cabe alta administrao enfatizar a importncia da disciplina diria e viabilizar meios para que a organizao alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratgia de crescimento graas, entre outros fatores, expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos; b) Contbil: para quantificar com preciso a riqueza da empresa, preciso que os registros de valores, entradas, sadas e saldos sejam lanados e processados corretamente. Desta forma, usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasio, por exemplo, constatamos que o software de gesto empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lgicas de codificao que ocasionavam erros de processamento; c) Vendas: at uma atividade simples como a de aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informao esteja errada. Quando estas ocorrncias tornam-se repetitivas, perdemos clientes e o relacionamento interno tambm vai se deteriorando; d) Logstica: o abastecimento contnuo requer informao precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou ento optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logsticos; e) Operacional: a produtividade da produo depende de mquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produo interrompeu a operao por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma pea? Nesta ocasio percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informaes. Os inventrios tambm servem para avaliar a qualidade dos processos operacionais, podendo apontar necessidades de melhorias e de reciclagem de treinamento de operadores.
A acuracidade nos controles dos estoques envolve vrias reas, podendo prejudicar o andamento das atividades dirias e principalmente o lucro das atividades da empresa. 18 De acordo com o novo dicionrio Aurlio, acuracidade (acurado) significa feito ou tratado com muito cuidado, desvelo ou apuro. E acurcia que o substantivo feminino que indica exatido, na fsica est associado propriedade de uma medida de uma grandeza fsica que foi obtida por instrumentos e processos isentos de erros sistemticos. De acordo com Lemes (2002, p.475) os controles de estoques tm como objetivo verificar as quantidades registradas de bens em estoque existem e onde esto localizadas. A empresa deve estabelecer procedimentos formais de movimentao dos estoques, definindo as pessoas competentes para assinarem requisies de estoques. Para Corra (2001, p.89) a acurcia de estoques uma medida de aderncia dos dados de posicionamento de estoques, sendo que o ndice de 100% difcil de ser alcanado. Assim, muitas vezes, se faz necessrio admitir tolerncias para aceitar que no sejam considerados erros pequenas diferenas entre o estoque fsico e o sistema. Tais tolerncias podem ser determinadas em funo de freqncia de uso, valor monetrio e tempo de ressuprimento. Tambm salientada a importncia de que sejam identificadas e tomadas as aes corretivas quanto s causas de no conseguir atingir e manter um nvel de acurcia mnimo, que seria em torno de 95%.
2.2 TIPOS DE ESTOQUES EM EMPRESAS INDUSTRIAIS
Conforme S (2000, p.342) quando os estoques no esto classificados na descrio dos inventrios tal como deveriam estar, por conta de controle, precisa o auditor faz-lo a fim de que possa realizar as confrontaes necessrias e todo o seu trabalho de pesquisa. Assim, por exemplo, se o registro de inventrio no os agrupa, limitando-se a descrever os materiais encontrados em estoque, precisa o auditor classific-los em matrias- primas, matrias auxiliares, matrias de consumo, produtos semi-elaborados, produtos 19 elaborados, mercadorias, materiais diversos, etc. O grupamento facilita a anlise e deve seguir s classificaes contbeis. Geralmente o auditor solicita a classificao por antecedncia, e a norma ser sempre que seja atendido. Conforme Martins e Alt (2004, p.133) os estoques tem a funo de funcionar como reguladores do fluxo de negcios. Como a velocidade com que as mercadorias so recebidas, unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas usualmente diferente da velocidade com que so utilizadas, unidades consumidas por unidade de tempo ou sadas, h a necessidade de um estoque funcionando como um amortecedor. Neste quadro demonstra-se os custos de estoque conforme a quantidade de estoque: AO CONSEQNCIA Armazenagem Quanto mais estoque, mais rea necessria, mais custo de aluguel. Manuseio Quanto mais estoque, mais pessoas e equipamentos necessrios para manusear os estoques, mais custo de mo-de-obra e de equipamentos. Perdas Quanto mais estoque, maiores as chances de perdas, mais custo decorrente de perdas. Obsolescncia Quanto mais estoque, maiores as chances de materiais tornarem-se obsoletos, mais custos decorrentes de materiais que no sero mais utilizados. Furtos e roubos Quanto mais estoques, maiores as chances de materiais serem furtados e/ou roubados, mais custos decorrentes. Quadro 1 Custos dos Estoques Fonte Martins e Alt (2004, p.141) Para Ross (1998, p.374) h trs coisas a serem levadas em conta em relao aos tipos de estoque. Em primeiro lugar, os nomes dos diversos tipos podem ser um pouco enganadores, porque a matria-prima de uma empresa pode ser o produto acabado de outra. Por exemplo, em uma usina siderrgica, o minrio de ferro seria uma matria-prima, e o ao seria o produto final. Num setor de estamparia de carrocerias de automveis, o ao seria a matria-prima e as carroarias os produtos finais, uma montadora de automveis teria as carroarias como matrias-primas e os automveis como produtos finais. A segunda coisa a 20 ter em mente o fato de que os vrios tipos de estoque podem diferir muito em termos de liquidez. As matrias-primas so bens homogneos ou relativamente padronizados, que podem ser facilmente convertidos em dinheiro. A produo em andamento, por outro lado, pode ser liquidez muito reduzida, pouco superando seu valor o que seria conseguido se fosse vendida como sucata. Como sempre, a liquidez dos produtos acabados depende da natureza do produto. Finalmente, uma distino muito importante entre produtos acabados e outros tipos de estoque o fato de que a demanda por um item de estoque que torna-se parte de outro item geralmente denominada demanda derivada ou dependente, porque a necessidade que uma empresa tem desses tipos de estoque depende de sua necessidade de produtos acabados. Em contraste, a demanda de produtos acabados da empresa no depende da demanda de outros itens de estoque, e por isso as vezes dita independente. Conforme Martins e Alt (2004, p.133) o estudo do papel dos estoques nas empresas to antigo quanto o estudo da prpria administrao. Como elemento regulador, quer do fluxo de produo, no caso do processo manufatureiro, quer do fluxo de vendas, no processo comercial, os estoques sempre foram alvos da ateno dos gerentes. Visto como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criar valor para o consumidor final, os estoques assumem papel ainda mais importante. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obteno de uma vantagem competitiva em relao a seus concorrentes, e a oportunidade de atend-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, grandemente facilitada com a administrao eficaz dos estoques.
2.2.1 Matrias-primas
21 De acordo com Dias (1993, p.30) a matria-prima so os materiais bsicos e necessrios para a produo do produto acabado, seu consumo proporcional ao volume de produo. Em outras palavras, tambm podemos dizer que matrias-primas so todos os materiais que so agregados ao produto acabado. Em alguns casos, que uma empresa fabrica produtos complexos com inmeras partes, o estoque de matrias-primas pode consistir em itens j processados, que foram comprados de outras companhias ou transferidos de outra diviso da mesma empresa. O volume real de cada matria-prima depende do tempo de reposio que a empresa leva para receber seus pedidos, da freqncia do uso, do investimento exigido e das caractersticas fsicas do estoque. Outros fatores que afetam o nvel das matrias-primas so certas caractersticas fsicas como tamanho e durabilidade, pois a matria-prima pode ser bsica como minrio de ferro para uma usina siderrgica, ou algo to sofisticado quanto drives de disco para um fabricante de computadores. Um item barato que requer longo tempo de reposio e facilmente perecvel no estoque no seria requisitado em grandes quantidades, pois, se o fosse, parte do estoque certamente estragaria ou se deterioraria antes de ser usada no processo produtivo. Deve-se dedicar bastante ateno a esses fatores quando se avaliar o nvel de estoque. Os consumos de matrias-primas feitos pela produo precisam ser satisfeitos e ao mesmo tempo o investimento da empresa em matrias-primas precisa ser mantido num nvel mnimo adequado. Conforme Silva (2001, p.105) matrias-primas so componentes a serem utilizados na produo dos bens que so fabricados pela empresa. A classificao de um item num estoque especfico depende do ambiente da produo, por exemplo: lminas de ao ou pneus so mercadorias finalizadas para o fornecedor, mas constituem matrias-primas e peas componentes para o fabricante de automveis. 22 Para Martins e Alt (2004, p.136) estoques de matrias-primas so todos os itens utilizados nos processos de transformao em produtos acabados. Todos os materiais armazenados que a empresa compra para usar no processo produtivo fazem parte do estoque de matrias-primas, independentemente de serem materiais diretos, que se incorporam ao produto final, ou indiretos, que no se incorporam ao produto final. Assim matria-prima pode ser um componente de alta tecnologia, como por exemplo, um computador de bordo para avies, ou mesmo um pedao de madeira a ser utilizado na embalagem de um produto ou uma graxa para o mancal de uma certa mquina ou equipamento. Aqui incluem-se tambm os materiais auxiliares, ou seja, itens utilizados pela empresa mas que pouco ou nada se relacionam com o processo produtivo, como os materiais de escritrio e limpeza. De acordo com Sanvicente (2007, p.132) matrias-primas o estoque deste tipo de item tende a ser afetado pelos volumes previstos de produo, pela prpria sazonalidade relativa da produo e pela segurana das fontes de suprimento. No sendo contnuas as compras, a empresa obrigada a abastecer-se do volume necessrio continuidade da produo para evitar faltas que possam, ao prejudicar ao atendimento de pedidos de clientes, afetar a procura dos produtos finais da empresa e, portanto, a sua rentabilidade. Este um caso claro de necessidade de conciliao entre liquidez e segurana, de um lado, e rentabilidade, de outro.
2.2.2 Produtos em processo
Conforme Silva (2001, p.105) produtos em processo compreendem as matrias- primas que esto na linha de produo, a mo-de-obra direta apropriada at o estgio em que se encontre o processo, mais os custos indiretos de fabricao rateados e distribudos. 23 considerado produto em processo qualquer pea ou componente que j foi de alguma forma processada, mas que adquire outras caractersticas no fim do processo produtivo. O nvel dos produtos em processo depende em grande parte da extenso e complexidade do processo produtivo. De acordo com Dias (1993, p.30) o estoque de produtos em processo consiste em todos os materiais que esto sendo usados no processo fabril. Eles so, em geral, produtos parcialmente acabados que esto em algum estgio intermedirio de produo. Existe uma relao entre a durao do processo produtivo da empresa e seu nvel mdio de estoque de produtos em processo, ou seja, quanto maior for o ciclo de produo, maior o nvel esperado do estoque de produtos em processo. Um estoque maior de produtos em processo acarreta maiores custos, pois o capital da empresa est empatado durante um perodo de tempo mais longo. O ciclo do estoque, que vai desde a compra da matria-prima at a venda do produto acabado, deve ser minimizado e ao mesmo tempo manter as faltas de estoque ao mnimo possvel. Uma administrao eficiente da produo precisa reduzir o estoque dos produtos em processo, o que deve acelerar a rotatividade do estoque a diminuir a necessidade de caixa. Para Martins e Alt (2004, p.136) estoques de produtos em processos correspondem a todos os itens que j entraram no processo produtivo, mas que ainda no so produtos acabados. So os materiais que comearam a sofrer alteraes, sem, contudo, estar finalizados. Muitas pessoas usam a expresso produtos que esto no meio da fbrica para design-los. Para Sanvicente (2007, p.132) produo em andamento, o principal fator condicionante a durao do processo de produo, o nmero de etapas para a transformao de matrias-primas em produtos acabados tambm elemento importante que pode ser ampliado quando vrias etapas so cumpridas em fbricas diferentes. A finalidade deste tipo 24 de estoque aumentar a flexibilidade operacional da empresa mediante a reduo da interdependncia das fases do fluxo de produo.
2.2.3 Produtos acabados
Para Sanvicente (2007, p.133) produtos acabados, o fator fundamental, admitindo-se venda irregulares, a coordenao entre a programao da produo (uniforme, em ciclos, ou sincronizada com as vendas) e as exigncias para atendimento de clientes. O risco de falta e as perdas da decorrentes desempenham papel preponderante, bem como as exigncias de uma produo eficiente e a custo baixo. Por esse motivo existe a possibilidade de perda por obsolescncia, deteriorao ou furto. De acordo com Dias (1993, p.30) o estoque de produtos acabados consiste em itens que j foram produzidos, mas ainda no foram vendidos. As empresas que produzem por encomenda mantm estoque muito baixo de produtos acabados ou, podemos dizer, de quase zero, pois virtualmente todos os itens j foram vendidos antes mesmo de serem produzidos. Para as empresas que produzem para estoque, ocorre exatamente o contrrio: os produtos so fabricados antes da venda. O nvel de produtos acaba determinado na maioria das vezes pela previso de vendas, pelo processo e pelo investimento exigido em produtos acabados. A programao de produtos feita com o objetivo de colocar a disposio um nmero suficiente de produtos acabados, para satisfazer a demanda pela previso de vendas. Se forem previstas vendas elevadas, o estoque de produtos acabados deve ser alto, se a previso de vendas for baixa, o estoque de produtos acabados deve ser pequeno. Uma programao de produo, que fornea uma quantidade suficiente de produtos acabados para satisfazer a previso de vendas de vendas sem criar estoques em excesso, deve auxiliar na minimizao dos custos totais da empresa. 25 Conforme Silva (2001, p.105) produtos acabados correspondem s unidades produzidas e ainda no faturadas, isto , no vendidas. Na realidade, existe uma relao entre o valor investido em produtos acabados e o custo unitrio de produo. Em alguns casos, verifica-se que as quantidades mais eficientes de produo, aquelas cujo unitrio de produo mais baixo, so maiores do que as exigidas para satisfazer o consumo previsto. Isto porque a preparao e a programao das mquinas para os lotes de produo exigem altos custos fixos. Um fato importante quanto aos produtos acabados o seu grau de liquidez. Uma empresa que vende um produto de consumo popular pode estar mais segura se mantiver nveis elevados de estoque do que outra que produz produtos relativamente especializados. Quanto mais lquidos e menos sujeitos obsolescncia forem os produtos acabados de uma empresa, maiores sero os nveis de estoque que ela poder suportar. De acordo com Martins e Alt (2004, p.136) estoques de produtos acabados so todos os itens que j esto prontos para serem entregues aos consumidores finais. So os produtos finais da empresa. Os produtos acabados so bem conhecidos por ns em nosso dia-a-dia, e itens como os de revenda enquadram-se nessa categoria. A manuteno de estoques de produtos acabados justificada por duas razes: a) garantir atendimentos efetuados para as vendas realizadas; e b) diminuir os custos de mudana na linha de produo. O porte de um almoxarifado, sua estrutura, as instalaes e equipamentos de armazenagem dependem da atividade exercida pela empresa e do tipo e volume de itens a serem estocados, bem como das quantidades dos mesmos pr- dimensionadas.
2.2.4 Peas de manuteno
26 De acordo com Dias (1993, p.30) a mesma importncia data a matria-prima dever ser dada a peas de manuteno. O custo de interrupo da produo constitudo das despesas correspondentes mo-de-obra parada, ao equipamento ocioso, ao prazo de entrega adiado e prpria perda ocasional de encomenda, quando no do cliente. Acresce a tudo isso o custo de interrupo da oportunidade perdida de obter rendimento durante o tempo da parada, ou seja, lucro cessante. Podemos ver que o mesmo risco incorrido com a falta de uma matria-prima pode ocorrer com as peas de reposio, e atualmente as empresas industriais esto dando maior importncia a este grupo de estoque. Pode-se dizer, portanto, que uma poltica inadequada de manuteno traz custos adicionais relacionados falta de produtividade, desde as horas extras necessrias para cumprir a produo at perdas de contrato, todos mensurveis, alm de outras perdas no mensurveis, como o desgaste da imagem da empresa (Kardec & Nascif, 2001). Entretanto para a maioria das peas, durante uma manuteno corretiva quando a mquina j est parada, o mecnico usualmente aproveita para substituir outros itens. Essa caracterstica da manuteno tem como efeito um comportamento irregular quando analisamos os dados histricos desses itens.
2.3 GESTO DE ESTOQUES
De acordo com Slack, Chambers, Harland et al (1996, p.423), esse conceito de gesto de estoques originou-se na funo de compras em empresas que compreendem a importncia de integrar o fluxo de materiais a suas funes de suporte, tanto por meio do negcio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos.
A gesto de estoques tem recebido substancial ateno dos meios acadmicos e empresariais nos ltimos anos. A maior parte da literatura est focada em determinar, 27 estabelecer ou aplicar mtodos para ressuprimento dos estoques em ambientes de produo e distribuio. A figura 1 ilustra a abrangncia do conceito de gesto de estoque em seus diversos estgios.
Figura 1 Gesto de estoque e o fluxo de material Fonte: Ching (2001, p.33) De acordo com Ching (2001, p.33) no momento de sua criao, a gesto de estoque era vista como um meio de reduzir os custos totais associados com a aquisio e a gesto de materiais. Quando a gesto de estoque no colocada como um conceito integrado, esses diferentes estgios so gerenciados geralmente por departamentos diferentes. Um diretor de produo provavelmente ser responsvel pela fbrica, um diretor de compras o ser pelas compras e o diretor de vendas contratar a funo de distribuio fsica. Para Rosa (2003, p.165) a poltica de estoque preocupa-se essencialmente com a necessidade de investimento de capital em estoque e com as quantidades de materiais para atendimento a produo. O seu objetivo bsico no deixar faltar material para a fabricao e consumo, o que, se ocorrer implica perdas financeiras irrecuperveis. Para atingir esse objetivo o almoxarifado acompanha o planejamento de vendas e o processo de produo, flexibilizando o estoque e observando as constantes mudanas de mercado. 28 De acordo com Viana (2002, p.42) gesto de estoque visa o gerenciamento dos estoques por meio de tcnicas que permitam manter o equilbrio com o consumo, definindo parmetros e nveis de ressuprimento e acompanhando sua evoluo. A gesto de estoques se mostra cada vez mais importante para as empresas obterem melhores resultados. A tecnologia est a servio das empresas, mas preciso que os gestores tenham o senso de organizao e planejamento necessrio para extrair dela os melhores resultados. Conforme Arnold (1999, p.265) em termos financeiros, os estoques so muito importantes para as empresas de manufatura, no balano patrimonial, eles representam de 20% a 60% dos ativos totais. medida que os estoques so utilizados, seu valor se converte em dinheiro, o que melhora o fluxo de caixa e o retorno de investimento. Existe um custo de estocagem dos estoques, que aumenta os custos operacionais e diminui os lucros, o que faz com que uma boa administrao de estoques seja essencial. De acordo com Arnold (1999, p.271), a administrao de estoques em uma empresa que deseja maximizar seu lucro ter no mnimo os seguintes objetivos: a) Excelncia no atendimento aos clientes. b) Operao de fbrica de baixo custo. c) Investimento mnimo em estoque.
A administrao de estoques de importncia significativa na maioria das empresas, tanto em funo do prprio valor dos itens mantidos em estoque, associao direta com o ciclo operacional da empresa. Da mesma forma como as contas a receber, os nveis de estoques tambm dependem em grande parte do nvel de vendas, com uma diferena: enquanto os valores a receber surgem aps a realizao das vendas, os estoques precisam ser adquiridos antes das realizaes das vendas. De acordo com Corra et al (2001, p.45), 29 nos anos 80 muitas empresas tiveram problemas estratgicos srios por acharem que deveriam, a todo custo, baixar a zero seus estoques, seduzidas por uma leitura equivocada das mensagens subliminarmente passadas pela superioridade incontestvel dos sistemas de gesto japoneses daquela poca.
O ideal seria a perfeita sincronizao entre a oferta e a demanda, de maneira a tornar a manuteno de estoques desnecessria. Entretanto, como impossvel conhecer exatamente a demanda futura e como nem sempre os suprimentos esto disponveis a qualquer momento, deve-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os custos totais de produo e distribuio.
2.4 O PROGRAMA DE AUDITORIA DOS ESTOQUES
De acordo com S (2000, p.331) o programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os setores em que se operam a formao a manuteno e a sada dos estoques. Em um programa bem orientado no se devem deixar de observar os seguintes itens, conforme o quadro a seguir: NR. AO 1 Confronto do livro de registro de inventrios com os saldos nos controles dos estoques no encerramento do exerccio. 2 Verificao aritmtica do inventrio (somas, transportes, clculos de mdias, etc) 3 Confronto do total de registro de inventrio com as contas de controle do Razo (quer o de custos, quer o geral). 4 Testes, por amostragem, dos estoques fsicos a vista dos registros de estoque. 5 Comparao entre transaes de aquisio e sadas de materiais por aplicao e as vendas. 6 Verificao nos controles de consignaes e armazenagens em trapiches, alfndegas ou armazns gerais. 7 Obteno de confirmaes de saldos dos trapiches e dos armazns gerais. 8 Estabelecimento de classificao dos estoques, a fim de observar se outros elementos que no os bens de venda os integram. 9 Exame dos valores atribudos aos estoques e eliminao de qualquer parceria de resultado que lhes tenha sido acrescentada. 10 Testes dos preos dos estoques em face dos de aplicao e de venda. 11 Testes do lucro provvel. 12 Verificao sobre se os materiais obsoletos constam no estoque com o preo de materiais novos. 13 Obteno do quociente de rotao de estoques. 14 Exame do controle de retalhos e resduos. 30 15 Verificao do controle dos armazns de sobras. 16 Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques. 17 Comparaes dos estoques em diversos exerccios. 18 Obteno do cliente, do certificado dos estoques. 19 Exame dos materiais em trnsito. 20 Exame das rotinas internas do armazm e das suas conexes com as demais. 21 Verificao sobre se a empresa possui um estoque de controle fora do almoxarifado. 22 Exame do sistema de controle das compras. 23 Exame e comparao das ordens de compra com os boletins de recepo, as faturas, as requisies de compra e as partidas contbeis. 24 Exame da imputao e do controle do custo dos transportes sobre as compras. 25 Exame do processo de controle de obrigaes a pagar, derivadas de compras. 26 Comparao dos registros de estoques com os boletins de recepo, as faturas e as requisies de estoques. 27 Verificao da exatido dos transportes e das somas nas ordens de compra. 28 Testes das compras em face do Registro de Entradas e do inventrio, por meio das faturas originais e das contas de controle. 29 Verificao das devolues. 30 Sondagens diretas de preos na praa. 31 Verificao sobre se todas as faturas esto acompanhadas das notas fiscais respectivas. Quadro 2 Itens de um Programa de Auditoria - Fonte: S (2000, p.331) No quadro acima verifica-se a importncia do planejamento de um programa de auditoria, j que planejar significa estabelecer metas para que o servio de auditoria seja de excelente qualidade e a um menor custo possvel. O papel do auditor deve ir alm de uma reviso, pois ao executar seu trabalho, tem condies de transformar-se em autntico conselheiro, oferecendo sugestes de valor e protegendo a empresa contra fraudes, desperdcios, evases, entre outras.
2.5 AUDITORIA NOS ESTOQUES
Conforme S (2000, p.327) a verificao dos estoques, nos trabalhos de auditoria, tambm ponto de vital importncia. Os estoques merecem o maior cuidado, embora seja impraticvel, na maioria das vezes, a verificao integral, apela-se, ento para os testes. 31 O auditor deve tambm em suas verificaes, acompanhar o controle dos estoques em todas as suas fases e aspectos. A sua tcnica central consiste em verificar as fases de compra, recepo, armazenagem, aplicao e variaes. De acordo com Almeida (1996, p.175), os principais objetivos da auditoria de estoques so os seguintes: a) Verificar se as quantidades de bens declaradas realmente existem; b) Verificar se os bens foram custeados e avaliados de acordo com os princpios de contabilidade geralmente aceitos e a consistncia dos procedimentos em relao ao exerccio social anterior; c) Verificar se as informaes referentes aos estoques foram adequadamente divulgadas nas demonstraes financeiras sob exame (classificao, notas explicativas sobre estoques dados em garantia e mudana na base de avaliao com efeito relevante).
A verificao da exatido dos estoques, bem como a elucidao de irregularidades e repercusses tributrias que envolvem os estoques, so os objetivos da auditoria dos estoques. As atividades envolvendo a rea de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para que desenvolva recomendaes construtivas, visando sempre ao aprimoramento de controles internos e reduo de custos da empresa. Para Ballou (2001, p. 503), as auditorias so essenciais no sistema de estocagem, e que muitos ajustes nos registros de estoques so feitos devido ao esgotamento da demanda, ao reabastecimento, s devolues e a obsolescncia dos produtos, mas tambm que outros eventos podem provocar disparidade entre os registros no sistema e os estoques reais, tais como: roubo, devolues de clientes, produtos danificados, erros em relatrios, erros de lanamentos entre outros.
Como forma de amenizar o problema deve considerar a importncia de se fazer uma contagem peridica nos estoques para conseguir um melhor posicionamento, e que essa contagem quando feita durante todo o ano em um sistema de contagem cclica traz vantagens para identificao dos motivos dos erros, alm de evitar que a operao seja interrompida para que sejam contados todos os itens. Conforme S (2000, p.328) o objeto importante de verificao dessa auditoria o estoque fsico, existente, confrontando com os registros, quer na escriturao analtica, quer no Razo Geral ou de Controle. 32 Na conferncia do estoque deve-se verificar a quantidade informada no sistema em relao quantidade fsica nos locais destinados ao armazenamento dos materiais, com o intuito de evitar localizao errada de materiais.
2.6 CUIDADOS DO AUDITOR E FRAUDES NOS ESTOQUES
Conforme S (2000, p.330), o auditor na prtica ter oportunidade de verificar qual a maneira mais utilizada em fraudar em relao aos estoques. Algumas das fraudes principais so:
a) Substituio das unidades dos estoques (exemplo: quilo por grama, grosa por dzia, dzia por par, caixa por pea). Assim procedendo, um almoxarife desonesto pode receber 100 quilos de chumbo, vender 99 quilos e 900 gramas e dar entrada em 100 gramas em vez de 100 quilos. b) Alterao no critrio de avaliao, assim, por exemplo, receber uma pea que vale 1.000 e dar entrada por 10. c) Obteno de materiais por emprstimo ou em demonstrao apenas para serem computados na ocasio em que o auditor estiver realizando os levantamentos, devolvendo-os depois aos remetentes. d) Extrao falsa de requisio. O almoxarife, vendo-se fiscalizado, para suprir a falta existente emite ltima hora uma requisio, falsificando as assinaturas dos requisitantes e dando baixa no estoque. e) Extravio de registros de estoques. O almoxarife desonesto emite o registro de seu interesse, evitando a fiscalizao. f) Omisso de entradas nas devolues. Quando tambm s h registro no almoxarifado, o almoxarife omite as entradas das peas devolvidas e com isto fica com elas sua disposio para vender ou lhes dar qualquer outro destino. g) Troca de artigos novos por artigos usados.
Como exemplo, podemos citar um almoxarife que tenha relaes com fornecedores, e este pode desviar uma pea de valor, vendendo-a, na verificao dos auditores, apela para sua amizade com o fornecedor e obtm por emprstimo, outra pea que colocada no estoque. O auditor confere e acha tudo certo, depois o almoxarife devolve a pea e a falta continua. Esta manobra muitas vezes cometida com a cumplicidade de colegas da empresa, que fazem retornar ao almoxarifado peas descarregadas. 33 Ainda podem ser apontadas outras fraudes que se verificam na prtica, porm quase sempre dentro dos mesmos princpios. A auditoria interna deve adquirir ou restabelecer conhecimentos sobre a empresa para que possa planejar e efetuar seu exame nos estoques de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas. No almoxarifado, deve-se ter especial ateno em relao aos ajustes em demasia e diferenas em contagens de estoques, itens de inventrio que paream no estar sendo movimentados h algum tempo, interesses particulares de funcionrios nas contagens dos estoques, entre outros. A deteco de fraudes no tarefa simples de se realizar, at porque pessoas que esquematizam fraudes normalmente so pessoas muito inteligentes e que tentam preservar-se de quaisquer suspeita, utilizando-se, para tal fim, de vrios meios, inclusive as facilidades que a tecnologia trs. Em contrapartida a deteco do erro que mais simples, porque o erro vem sempre seguido de falhas, ficando evidente que houve o erro devido ignorncia por parte de quem efetuou ou desenvolveu.
2.7 FRAUDES E CONIVNCIA NA GESTO OPERACIONAL DA EMPRESA
Conforme Gil (1999, p.22), fraude compreende ao intencional e prejudicial a ativo intangvel de posse de pessoa fsica ou jurdica e conivncia implica a no-adoo de atitude de um evento, potencial ou vigente, agressivo a ativo intangvel organizacional. As empresas esto cada vez mais preocupadas com as fraudes por esse motivo implementam cdigos de tica e de conduta. Para Gil (1999, p.52), a empresa deve tomar as seguintes medidas de segurana em aes criminosas de roubo, furtos ou fraudes: 34 a) Identificar as facilidades para esses tipos de ao criminosa, via anlise de vulnerabilidades de sistemas de informaes e de prticas ou processos de operacionalizao das linhas de negcio; b) Estabelecer medidas para controle peridico desses eventos, por meio de cada rea empresarial, segurana e auditoria. Essas medidas so: segregao de funes, rodzio de pessoal, infiltrao de profissionais para detectar esquemas de quadrilha. c) O mtodo preventivo mais adequado o rigor na seleo de pessoal; d) Medidas de vigilncia, de segurana eletrnica, de controle de acessos, de realizao de auditorias e inventrios, fiscalizao do fluxo de materiais, produtos e servios, controle da elaborao de documentao contbil-financeira. e) Contratao de seguro deve ser efetuada sempre que as possibilidades de ocorrncia dessas ameaas justifiquem.
Essas providncias usadas de forma integrada resultam em enorme diminuio do risco e algumas vezes em desagradveis surpresas. As fases de conivncia na gesto da empresa esto demonstradas no quadro abaixo:
Quadro 3 Ciclo de vida da fraude consoante a viso do agente fraudador. Gil (1999, p.24). Conforme o quadro 3 a acuracidade dos estoques pode estar comprometida devido a vrios fatores, sendo um deles a fragilidade do setor de segurana patrimonial ou a inexistncia da rea de auditoria interna. As atitudes realizadas pelos colaborares em decorrncia de eventos fora da normalidade sero decisivas para seu enquadramento ou no como coniventes. FASE 4 Conseqncias da Fraude ou Conivncia: - Caracterizao dos prejuzos das vtimas - Adoo de medidas corretivas para punio de fraudadores ou coniventes FASE 3 Lgica das Fraudes ou Conivncia: - Seqncia de atividades executadas para concretizao da fraude ou conivncia que no foram evitadas ou flagradas por medidas preventivas ou detectivas FASE 1 Motivao para Fraudes e Conivncia - Satisfao com as fraudes e conivncia - Aposta em no ser descoberto - Expectativa de impunidade FASE 2 Causas das Fraudes ou Conivncia: - Inexistncia, fragilidade ou inadequao de medidas preventivas e detectivas. 35 De acordo com Gil (1999, p.47), segue abaixo os parmetros de sensibilidade para efeito de verificao se est acontecendo alguma das situaes em seu ambiente de trabalho: a) Ocorrncia de erros sistemticos ou cclicos em sua rea de atuao ou em procedimentos e documentos tratados pelo colaborador. b) Omisses, sem uma forte justificativa, de prticas operacionais e de controle recomendadas em manuais ou consideradas como integrantes da cultura organizacional. c) Falta ou inexistncia, sem uma explicao plausvel, de procedimentos de controle e operacionais. d) Falta ou inexistncia de responsvel por controles de transaes e operaes fora de limites de normalidade. e) No-apurao de totais de controle com diferenas. f) No-adoo de atitude pr-ativa via monitorao, diante de operaes com caractersticas de excepcionalidade. g) No cumprimento de prticas de emisso de relatrio de atividades com registros acerca do funcionamento das reas empresariais.
Nos ltimos anos os casos de fraudes tm ocupado os meios de comunicao, o que pode contribuir para esta situao a velocidade das mudanas no ambiente organizacional e os controles internos no estarem conseguindo acompanhar a mesma velocidade, aumentando assim o potencial de prticas de atos ilcitos. Por outro lado, o avano tecnolgico contribui para a informatizao, possibilitando melhoria na deteco das fraudes. Para Gil (1999, p.48), estabelece o mbito da discusso da fraude e da conivncia empresarial que deve ser aplicado em simulaes e fraudes com estudo de: a) Situaes de risco: em que momentos, nas reas e linhas de negcios organizacionais, a fraude tem maior possibilidade de ocorrncia e seus efeitos so mais nefastos. b) Lgica do sistema de controle: quais os controles lgicos vigentes para prevenir e detectar as ameaas a essas situaes de risco. c) Falhas provveis no sistema de controle: que controles lgicos tm maior risco de no funcionar. d) Controles alternativos: quais controles so alternativos e vigentes em situao de duplicidade para prevenir falhas na lgica do sistema de controle. e) Motivao potencial do fraudador/conivente: que fatores movem uma pessoa ou organizao a cometer fraude ou a ser conivente contra nossa organizao. f) Lgica da agresso: de que forma ou como agressores e coniventes atuariam para perpetuar um ato agressivo/doloso contra ativos intangveis crticos das reas empresariais referenciadas. g) Aposta do agente agressor ou conivente por que agentes agressores e coniventes acreditam que tero sucesso em sua empreitada fraudulenta.
A simulao e o treinamento via estudo de casos de eventos de fraudes nas reas empresariais uma medida preventiva que deve ser praticada anualmente pelas organizaes. 36 As empresas devem apontar modos de tornar os sistemas organizacionais mais confiveis e ticos, orientando os administradores a atuarem com mais responsabilidade tica.
2.8 MTODOS DE VALORIZAO DOS ESTOQUES
A utilizao adequada dos recursos disponveis, a fim de obter maior produtividade visando a alcanar os objetivos estabelecidos, est cada vez mais sendo buscada. Em um ambiente altamente turbulento, no mais se admite obter eficcia a custa de recursos inadequadamente empregados. Conforme Almeida (1996, p. 180), aps estabelecer a forma de alocao de custos, o segundo passo valorizar as quantidades que ficam nas contas de estoques e as que saem dessas contas. Esse problema torna-se mais complexo quando a empresa compra ou produz estoques a preos unitrios diferentes. Os mtodos mais utilizados so os seguintes: a) Identificao especfica: por esse mtodo identificado o custo incorrido individualmente de cada unidade. Ele utilizado principalmente em empresas que trabalham sob o regime de encomenda. Na maioria dos casos economicamente invivel o emprego desse mtodo; b) UEPS ou LIFO: nesse mtodo, as quantidades que ficam em estoques so valorizadas pelos primeiros custos unitrios e as que saem so valorizadas pelos ltimos custos unitrios; c) PEPS ou FIFO: por esse mtodo as quantidades que ficam em estoques so valorizadas pelos ltimos custos unitrios e as que saem so valorizadas pelos primeiros custos unitrios; d) Custo mdio: por esse mtodo as quantidades que ficam em estoque e as que saem so valorizadas pelo custo unitrio mdio de aquisio ou fabricao.
Com relao aos produtos em processo e acabados, o valor de mercado representa o preo lquido de realizao mediante venda no mercado, deduzidos os impostos e demais despesas para a venda e a margem de lucro. Cabe informar ainda que, segundo o NPC 2 (1999, p.2) o custo da matria-prima no dever ser reduzido ao custo de reposio, se este for mais baixo, nos casos em que o produto final a ser fabricado com essa matria-prima avaliada ao preo de custo proporcionar razovel margem de lucro. 37 A definio de mercado muito polmica, pois na prtica a maioria das empresas tem interpretado a palavra mercado como custo de reposio para as matrias-primas e preo de venda, deduzido das demais despesas necessrias para realizar a venda (despesas com vendas e impostos), para os produtos acabados e em processo (deve ser estimado o custo para completar). Esse procedimento tem certa lgica, j que o princpio contbil a realizao dos custos dos estoques. Ento, nada mais coerente do que considerar apenas o dinheiro que vai entrar no disponvel da empresa como definio do termo mercado.
2.9 INVENTRIO FSICO
De acordo com Vertes (1983, p.44) o inventrio a relao de todos os valores patrimoniais ativos e passivos, em um dado instante, em que os elementos so determinados, descritos, classificados, mensurados e avaliados, com a finalidade de dar a conhecer a situao real econmica e o patrimnio lquido da entidade. O inventrio fsico o instrumento de controle que serve para a verificao dos saldos de estoques nos almoxarifados, depsitos, terceiros e no processo de fabricao. Para Arend e Greco (2001, p.173) o inventrio nas empresas industriais o levantamento dos estoques de matrias-primas, produtos elaborados e em elaborao. Essas informaes do inventrio so integrantes dos procedimentos para a elaborao de balanos e apurao dos resultados das pessoas jurdicas. Para Junior (2004, p.1), em sistemas logsticos, os inventrios so mantidos para: a) Melhorar o servio ao cliente: dando suporte a rea de marketing, que ao criar demanda precisa de material disponvel para concretizar vendas; b) Economia de escala: os custos so tipicamente menores quando o produto fabricado continuamente e em quantidades constantes. c) Proteo contra mudanas de preos em tempo de inflao alta: um alto volume de compras minimiza o impacto do aumento de preos pelos fornecedores. d) Proteo contra incertezas na demanda e no tempo de entrega: considera o problema que advm aos sistemas logsticos quanto tanto o comportamento da 38 demanda dos clientes quanto o tempo de entrega dos fornecedores no so perfeitamente conhecidos, ou seja, para atender os clientes so necessrios estoques de segurana. e) Proteo contra contingncias: proteger a empresa contra greves, incndios, inundaes, instabilidades polticas e outras variveis exgenas que podem criar problemas. O risco diminuiria com a manuteno de estoques.
Atender aos clientes na hora certa, com a qualidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuio das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obteno de uma vantagem competitiva. Alm disso, os estoques tambm podem ser usados nas negociaes de preos como os fornecedores. Para Martins e Alt (2004, p.156) o inventrio fsico consiste na contagem fsica dos itens de estoque. Caso haja diferenas entre o inventrio fsico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendaes contbeis e tributrias. O controle que deve ser feito em qualquer organizao para auxiliar o fluxo de caixa o referente aos inventrios. Inventrio em excesso significa gastar dinheiro toa, arcar com um custo que no traz benefcio algum. Qualquer custo, seja ele relacionado a produo, administrao de materiais ou simplesmente ao inventrio, pode ser reduzido se for bem gerenciado. Para Almeida (1996, p.182) o inventrio fsico representa um procedimento de controle que visa apurar as responsabilidades das pessoas que custodiam bens da empresa. Se os recursos mais utilizados, como ativos fixos, mo de obra e energia forem bem administrados, o produto ganhar em qualidade, e o custo total final ser menor. Mudanas excessivas em ordens de produo acabam por gerar retrabalho, e uma forma clara de desperdcio, fazendo com que os gastos de produo subam e conseqentemente impactem no custo do produto. A realizao de uma reunio de fechamento do inventrio importante para repassar as informaes de acuracidade nos controles dos estoques para todas as reas envolvidas. 39
2.10 REDUO DE ESTOQUES
Para Martins e Alt (2004, p.161) a tentativa constante e incansvel dos gerentes de reduzir os estoques, sejam de matria-prima, de produtos em processos ou de produtos acabados, tem levado ao desenvolvimento de novas tcnicas de administrao e at mesmo a novas filosofias gerenciais. O fato de considerar os estoques como um desperdcio levou os japoneses a desenvolver tcnicas do Just-in-time com a utilizao de cartes Kanban. As aplicaes do Just-in-time so to amplas e importantes que acabam tornando-se uma filosofia gerencial. No outro extremo da cadeia produtiva esto os estoques de produtos acabados. Para diminu-los ao mximo, a empresa deve contar com um esquema de distribuio altamente eficaz, que um dos objetivos da logstica empresarial. Dentro do processo produtivo, os estoques em processo podem ser reduzidos com a utilizao de clulas de manufatura, produo sincronizada e teoria das restries. De acordo com Rosa (2003, p.171) para chegar a uma quantidade adequada de estoque mnimo economicamente vivel, que atenda aos clientes internos do almoxarifado, h vrias frmulas. No caso industrial, preciso analisar algumas condies prvias. O almoxarifado tem todas as ferramentas para bem calcular a quantidade de estoque mnimo e a primeira delas concluir qual a demanda mdia do material. A seguir segue algumas consideraes sobre demanda: a) A demanda mdia implica algumas consideraes preliminares. A primeira saber qual a garantia do item para o consumo interno, ou seja, determinados itens estratgicos, insubstituveis, vitais para os diversos estgios de produo, que no tem fornecedores imediatos ou de custo alto. b) Prazo de entrega: o prazo de entrega do material constitui a segunda varivel a integrar o estoque mnimo. O departamento de compras definir para o almoxarifado o prazo de entrega dos itens de estoque, contado desde o aceite da ordem de compra pelo fornecedor, at a chegada do material ao almoxarifado, para conferncia e recebimento. 40 c) Ponto de pedido: para definir o momento exato para a solicitao de material, indispensvel ter o domnio do consumo normal da mercadoria, que pode ser levantado pelo almoxarife verificando as fichas de movimentao, por via eletrnica ou qualquer outro meio existente, desde que configure a realidade efetiva de consumo. A frmula para o clculo do ponto do pedido : PP= (C x TR) + ES, onde: PP = ponto de pedido, C = consumo do item, TR = tempo de reposio, ES = estoque de segurana. d) Custo do pedido: o custo do pedido tem muito a ver com compras e tambm com o almoxarifado, pois a questo resume-se ao seguinte: maior emisso de ordens de compra, maior o custo de compras e menor o custo de estoques; menor emisso de ordens de compras, menor o custo de compras e maior o custo de estoques. mais interessante que o custo de compra seja maior em relao ao custo de estoque.
A reduo de estoques matria-prima derivada de uma maior freqncia de entregas de material para linha de produo, podendo levar em alguns casos eliminao dos almoxarifados centrais. Segundo Pozo (2002, p. 38), se os estoques forem mnimos a empresa pode usar esse capital no para especular no sistema financeiro e estagnar, mas para aprimorar seus recursos. No obstante, nvel de estoque muito baixo pode ser um fator de extremo risco para a organizao, sendo que pode ocasionar a ruptura dos estoques, a qual reflete em parada na produo, e consequentemente em atraso de entregas e em insatisfao e perda de clientes. Sabe-se que altos nveis de estoque significam segurana para o setor de produo, porm os mesmos acarretam exacerbados custos, tanto de armazenagem, como custo do capital investido, custos para o controle, bem como despesas com o pessoal encarregado. Conforme Verssimo e Musetti (2003, p.26) possvel a reduo de estoques, a otimizao da movimentao e da utilizao do armazm, o atendimento rpido ao cliente e linha produtiva, a reduo do ndice de material obsoleto, preciso e acuracidade das informaes. Com estas possibilidades ocorrem a diminuio dos custos, a melhoria da integrao do processo de armazenagem com os demais processos da organizao e a melhoria do atendimento ao cliente. Para Simchi-Levi et al. (2003), 41 as empresas tm necessidade de manter estoque porque precisam proteger-se contra mudanas inesperadas e situaes de incertezas. Os autores consideram dois aspectos importantes no gerenciamento de estoque: a) Previso de demanda; b) Clculo das quantidades de pedidos de reposio de estoques.
As empresas industriais geralmente trabalham com estoque de segurana baseado na mdia de consumo dos materiais. O ressuprimento deve ocorrer quando a quantidade disponvel em estoque est abaixo do nvel de estoque de segurana do item. De acordo com Ohno (1997, p.44) no sistema Toyota de Produo, o mtodo de trabalho utilizado para atingir o Just-in-time o Kanban. O kanban impede totalmente a superproduo, como resultado, no h necessidade de estoque extra e no h necessidade de depsito. No quadro a seguir, ser demonstrado, as funes e regras de utilizao do kanban: Funes do Kanban Regras para Utilizao 1) Fornecer informao sobre apanhar ou transportar 1) O processo subseqente apanha o nmero de itens indicados pelo kanban no processo precedente 2) Fornecer informao sobre a produo 2) O processo inicial produz itens na quantidade e seqncia indicadas pelo kanban. 3) Impedir a superproduo e o transporte excessivo 3) Nenhum item produzido ou transportado sem um kanban. 4) Servir como ordem de fabricao afixada s mercadorias 4) Serve para afixar uma kanban s mercadorias. 5) Impedir produtos defeituosos pela identificao do processo que os produz. 5) Produtos defeituosos no so enviados para o processo seguinte. O resultado so mercadorias 100% livres de defeitos. Quadro 4 - O Sistema Toyota de Produo Fonte: Ohno (1997, p.45) A reduo gradual do nmero de kanban leva a reduo no estoque. Isto faz com que eles no tenham mais a funo de amortecimento contra instabilidades de produo, em conseqncia disso, destacam-se os processos com capacidade subutilizada gerando anormalidades, facilitando a identificao para a realizao de melhorias. A eficincia total pode ser elevada concentrando-se nos pontos mais fracos. 42 Segundo Shingo (1996, p.2), um sistema kanban promove melhorias atravs da evidncia de situaes anormais, ou seja, quando eles so retirados por falhas de mquinas ou defeitos nos produtos. O objetivo do balanceamento da produo fazer com que um processo produza a mesma quantidade do processo precedente. Isso envolve o equilbrio entre a quantidade de produo e a capacidade de processamento, aonde um elemento relevante para a sincronizao da produo o kanban.
43 3 MTODO DE PESQUISA
Demonstra-se neste captulo os resultados obtidos com o estudo exploratrio e investigatrio da importncia da acuracidade nos controles dos estoques para o equilbrio financeiro e maximizao do lucro das empresas industriais de Joinville.
3.1 DEFINIO DA METODOLOGIA DE PESQUISA
O estudo exploratrio feito por meio de investigao tem o objetivo de verificar a atitude das empresas industriais de Joinville em relao a acuracidade dos estoque. A metodologia aplicada pode contribuir para a aquisio de conhecimento e reunio de experincias nessa rea. Conforme Richardson (1999, p.16), a pesquisa nas Cincias Sociais no pode excluir de seu trabalho a reflexo sobre o contexto conceitual, histrico e social que forma um horizonte mais amplo, dentro do qual as pesquisas isoladas obtm o seu sentido. A pesquisa um trabalho de processo no totalmente controlvel ou previsvel, por esse motivo ao adotar uma metodologia significa escolher um caminho, um percurso global. O percurso, muitas vezes, requer ser reinventado a cada etapa, precisa-se ento, no somente de regras e sim de muita criatividade e imaginao.
3.2 PLANEJAMENTO DE PESQUISA
A preocupao com o embasamento terico verifica-se no segundo captulo que descreve a importncia da acuracidade nos controles dos estoques para o equilbrio financeiro e a maximizao do lucro das empresas industriais de Joinville. 44 3.3 POPULAO E AMOSTRA
Dentro do amplo universo de empresas industriais de Joinville a pesquisa feita trata da importncia da acuracidade nos controles dos estoques. Para tanto foram selecionadas amostras que tenham as seguintes caractersticas: a) empresas industriais instaladas na cidade de Joinville SC e b) faturamento anual maior que R$ 100.000 milhes (Reais). A forma de delimitao das empresas utilizadas na pesquisa de campo baseia-se em informaes da Acij. A Associao Empresarial de Joinville (ACIJ), que com 97 anos de existncia, uma das entidades de maior representao e fora no municpio e mesmo no Estado de Santa Catarina. A ACIJ tem por objetivo maior o fortalecimento das empresas da regio, atravs de um trabalho que visa o desenvolvimento da economia como forma de melhorar a qualidade de vida e o bem-estar da comunidade onde se insere.
3.4 INSTRUMENTO
Conforme Mattar (1999, p.220), o instrumento de coleta de dados o documento onde as perguntas e questes so apresentadas aos respondentes e so registrados as respostas e dados obtidos. A pesquisa utilizou o questionrio como instrumento de coleta de dados.
3.5 COLETA DOS DADOS
A coleta de dados realizou-se por e-mail, contato telefnico e pessoal, a tabela 1 demonstra o nmero de pesquisas enviadas. A forma de envio e coleta de dados por e-mail totalizou 20 questionrios, das quais foram respondidos 11 questionrios que foram validados 45 para a pesquisa. Por contato telefnico foram feitos 2 questionrios e 2 questionrios respondidos e validados. Forma de envio e coleta ENVIADAS RESPONDIDAS VALIDADAS E-MAIL 20 11 11 CONTATO TELEFNICO 2 2 2 TOTAL 22 13 13 Quadro 5 Formas de envio e coleta de dados Fonte: Dados da pesquisa Para a compilao e apresentao dos dados da pesquisa utilizou-se a planilha eletrnica Microsoft Excel verso 2003.
3.6 LIMITE DA PESQUISA
O estudo exploratrio deste trabalho pretende levantar algumas hipteses baseadas na coleta de dados realizados por intermdio de um questionrio pr-elaborado. Este instrumento baseado na reviso de literatura levantou a escala de atitudes dos sujeitos-tipos que representam a amostra vlida da pesquisa. O estudo to somente verifica alguns efeitos causados pela falta de acuracidade nos controles dos estoques, no se estabelece uma correlao entre a falta e a importncia da acuracidade nos controles dos estoques. Diante das limitaes apresentadas, os resultados obtidos pela pesquisa no podem ser generalizados para todas as empresas industriais de Joinville. A pesquisa to somente demonstra a importncia da acuracidade nos controles dos estoques. Esta condio pode servir de base para pesquisas que possam realmente testar as hipteses sugeridas pelo estudo exploratrio. 46 4 ANLISE DOS QUESTIONRIOS APLICADOS
As informaes seguintes apresentam os resultados obtidos na anlise comparativa entre os questionrios que foram respondidos pelas empresas relacionadas na amostra da pesquisa. Para cada pergunta do questionrio de pesquisa consta as respostas tabuladas estatisticamente. Neste tpico so demonstrados os resultados da pesquisa distribudos conforme a forma do questionrio e servem para verificao das consideraes do estudo realizado. Na descrio dos resultados da pesquisa so verificados e levantados quais os motivos da falta de acuracidade nos controles dos estoques das empresas industriais de Joinville. Para ilustrar estas descries so apresentados grficos da compilao dos dados da pesquisa
4.1 Anlise sobre as diferenas de estoques
A pergunta aplicada no questionrio de pesquisa sobre essa anlise a seguinte: as diferenas de estoque so analisadas pelas reas de: ( ) Almoxarifado, ( ) Planejamento e Controle de Produo, ( ) Auditoria Interna, ( ) Auditoria Externa, ( ) Outros. O resultado obtido aps anlise comparativa entre os questionrios respondidos indica que 25% apontam o Almoxarifado, 21% o PCP, 21% a Auditoria Interna, 18% Outros e 14% a Auditoria Externa.
47 As diferenas de estoque so analisadas pelas reas de: Almoxarifado 26% PCP 21% Auditoria Interna 21% Auditoria Externa 14% Outros 18%
Figura 2 Anlise sobre as diferenas de estoques Fonte: Dados da Pesquisa.
4.2 Anlise da responsabilidade pelos almoxarifados
Na aplicao do questionrio foi avaliado: quem responsvel por todos os almoxarifados? ( ) Gerente de Fbrica, ( ) Supervisor de Almoxarifado, ( ) Supervisor do Planejamento e Controle de Produo e ( ) Outros. Para essa pergunta seguem os resultados: 38% indicam Gerente de Fbrica, 31% Supervisor de Almoxarifado, 23% Outros e 8% Supervisor de Planejamento e Controle de Produo. Quem responsvel por todos os almoxarifados? Outros 23% Gerente de Fbrica 38% Supervisor de Almoxarifado 31% Supervisor de Planejamento e Controle de Produo 8%
Figura 3 Anlise da responsabilidade pelos almoxarifados Fonte: Dados da Pesquisa. 48 4.3 Anlise do transporte de material
Na pesquisa de campo foi questionado o seguinte: existe transporte de material do almoxarifado at a linha de produo da empresa? Em 77% das empresas industriais de Joinville que responderam o questionrio existe transporte de material do almoxarifado at a linha de produo e para 23% no existe transporte. Existe transporte de material do almoxarifado at a linha de produo da empresa? Sim 77% No 23%
Figura 4 Anlise do transporte de material Fonte: Dados da Pesquisa.
4.4 Anlise da importncia da acuracidade
Uma outra abordagem da pesquisa foi: os funcionrios usurios do estoque conhecem sobre a importncia da acuracidade nos controles dos estoques? Conforme resultado da pesquisa, para 77% das empresas industriais de Joinville, os funcionrios usurios do estoque conhecem sobre a importncia da acuracidade nos controles dos estoques e 23% no conhecem sobre essa importncia. 49 Os funcionrios usurios do estoque, conhecem a importncia da acuracidade nos controles dos estoques? Sim 92% No 8%
Figura 5 Anlise da importncia da acuracidade Fonte: Dados da Pesquisa.
4.5 Anlise da identificao de materiais
Na pesquisa de campo foi questionado o seguinte: a empresa possui problema de identificao de materiais, com preenchimento incorreto da ficha de identificao? Conforme o resultado da pesquisa 69% indicaram que no possuem problema de identificao de materiais e 31% indicaram que possuem problema de identificao de materiais. A empresa possui problema de identificao de materiais, com preenchimento incorreto da ficha de identificao? No 69% Sim 31%
Figura 6 Anlise da identificao de materiais Fonte: Dados da Pesquisa.
50 4.6 Anlise da estocagem de material
Para a anlise da estocagem de material, a pergunta foi: a empresa possui material estocado fora do almoxarifado? Conforme o resultado da pesquisa 69% indicaram que possuem material estocado fora do almoxarifado e 31% indicaram que no possuem material estocado fora do almoxarifado. A empresa possui material estocado fora do almoxarifado? No 31% Sim 69%
Figura 7 Anlise da estocagem de material Fonte: Dados da Pesquisa.
4.7 Anlise sobre as ferramentas de segurana
No questionrio da pesquisa, a anlise sobre as ferramentas de pesquisa foi feita pela pergunta: a empresa possui alarmes, cmeras e vigilantes nos almoxarifados? Conforme o resultado da pesquisa 69% das empresas utilizam ferramentas de segurana e 31% no utilizam. 51 A empresa possui alarmes, cmeras e vigilantes nos almoxarifados? Sim 69% No 31%
Figura 8 Anlise sobre as ferramentas de segurana Fonte: Dados da Pesquisa.
4.8 Anlise da socializao dos resultados dos inventrios
Para esta questo, temos: a empresa aps o inventrio realiza uma reunio de apresentao dos resultados com todos os envolvidos no processo? Conforme o resultado da pesquisa 92% das empresas renem-se com os envolvidos no processo para apresentar os resultados do inventrio e 8% no apresentam os resultados do inventrio. A empresa aps o inventrio realiza uma reunio de apresentao dos resultados com todos os envolvidos no processo? No 8% Sim 92%
Figura 9 Anlise da socializao dos resultados dos inventrios Fonte: Dados da Pesquisa.
52 4.9 Anlise da periodicidade dos inventrios
O seguinte questionamento foi abordado no questionrio: O inventrio realizado? ( ) Semestralmente, ( ) Anualmente e ( ) Outros. Conforme o resultado da pesquisa 92% das empresas renem-se com os envolvidos no processo para apresentar os resultados do inventrio e 8% no apresentam os resultados do inventrio. O inventrio realizado? Outros 40% Anualmente 33% Semestralmente 27%
Figura 10 Anlise da periodicidade dos inventrios Fonte: Dados da Pesquisa.
4.10 Anlise dos procedimentos internos para entrada e sada de material do almoxarifado
Para est anlise, foi solicitado respostas para a seguinte questo: a empresa possui normas de procedimentos internas para entrada e sada de material do almoxarifado? Conforme o resultado da pesquisa 100% das empresas possuem normas de procedimentos internas para entrada e sada de material do almoxarifado. 53 A empresa possui normas de procedimentos internas para entrada e sada de material do almoxarifado? Sim 100%
Figura 11 Anlise dos procedimentos internos para entrada e sada de material do almoxarifado. Fonte: Dados da Pesquisa.
4.11 Anlise da disponibilizao de informaes nos controles dos estoques
A pergunta includa no questionrio para avaliar a disponibilizao de informaes nos controles dos estoques, foi a seguinte: as informaes do controle de estoque so disponibilizadas a outras reas usurias, para auxlio na tomada de decises? Conforme o resultado da pesquisa 77% das empresas disponibilizam as informaes do controle de estoque para outras reas e 23% no disponibilizam essas informaes. As informaes de controles de estoques so disponibilizadas outras reas usurias, para auxlio na tomada de decises? No 23% Sim 77%
Figura 12 Anlise da disponibilizao das informaes dos controles dos estoques. Fonte: Dados da Pesquisa.
54 4.12 Anlise do suprimento de material
A seguinte pergunta foi abordada na pesquisa: o controle dos estoques assegura o suprimento de material as necessidades da empresa? Conforme o resultado da pesquisa 100% das empresas o controle dos estoques assegura o suprimento de material. O controle dos estoques assegura o suprimento de materiais s necessidades da empresa? Sim 100%
Figura 13 Anlise do suprimento de material Fonte: Dados da Pesquisa.
4.13 Anlise de possveis aes dos estoques obsoletos
O seguinte questionamento foi abordado na pesquisa para tratar da anlise de possveis aes dos estoques obsoletos: a empresa realiza anlises dos estoques obsoletos e promove o aproveitamento ou destinao desses itens? Conforme o resultado da pesquisa 100% das empresas realizam anlises dos estoques obsoletos e promovem o aproveitamento ou destinao desses itens. 55 A empresa realiza anlises dos estoques obsoletos e promove o aproveitamento ou destinao desses itens? Sim 100%
Figura 14 Anlise das possveis aes dos estoques obsoletos Fonte: Dados da Pesquisa.
4.14 Anlise de possveis aes para melhora da acuracidade dos controles dos estoques
O seguinte questionamento foi abordado na pesquisa: quais as aes que esto sendo implementadas na empresa para melhora da acuracidade dos controles dos estoques? Exatamente como os responsveis pelos controles dos estoques responderam pesquisa, segue as aes propostas: a) Atualizando os sistemas de manejo e controle dos estoques, dentro do sistema ERP; b) Separar materiais de pouco giro dos demais materiais; c) Implantao de mais itens Kanban; d) Programao correta do PCP, para ter somente o necessrio; e) Verificar o destino dos materiais obsoletos; f) Inventrios com periodicidade mais curta para determinadas reas, como peas fabricadas internamente; g) Atravs da implantao de sistemas com leitores (WmS); h) Treinamento com os funcionrios sobre a importncia da acuracidade; i) Alterao dos campos das fichas de identificao; 56 j) PVC para fixao das fichas de identificao nas caixas de material; l) Banner sobre informaes dos campos das novas fichas de identificao; m) Cada vez mais as empresas investem em equipamentos de vigilncia, bem como no treinamento adequado de seus funcionrios para que a parte fsica dos estoques existentes corresponda com aquela que o sistema demonstra; n) Mudanas no procedimento de inventrio, sendo mais rgido. Algumas empresas esto mudando para trabalhar por projeto, portanto as peas so produzidas sob encomenda e armazenadas por projeto, menos as peas comuns; o) Auditoria de carga (caminho); p) Auditoria de rampa (separa o pedido para conferir) e leitor de sada de mercadorias (Coletor); q) Atravs de reunies mensais para avaliaes dos indicadores de desempenho de cada rea; r) Atravs do controle interno e treinamento aos funcionrios; s) Inventrios cclicos ou por amostragem dos principais itens.
4.15 Anlise sobre a participao dos usurios na melhoria dos controles dos estoques
A primeira pergunta sobre essa anlise foi: solicitado informaes ao grupo de usurios dos estoques sobre a melhoria nos controles dos estoques? Conforme o resultado da pesquisa 77% das empresas solicitam informaes ao grupo de usurios dos estoques e 23% no solicitam informaes ao grupo de usurios. 57 solicitado informaes ao grupo de usurios dos estoques sobre a melhoria dos controles de estoques? Sim 77% No 23%
Figura 15 Anlise sobre a participao dos usurios na melhoria nos controles dos estoques Fonte: Dados da Pesquisa. Para as empresas que indicaram respostas positivas aplicou-se a segunda pergunta: de que forma feita essa solicitao? Segue as respostas conforme retorno dos responsveis pelos controles dos estoques: a) Atravs de um programa de melhoria contnua nos processos, refletindo em indicadores de pagamentos de bnus (PPR); b) Atravs de reunies mensais ou eventuais caso seja necessrio, o grupo de estoques busca constantemente a melhor alternativa para controlar e movimentar os materiais existentes na empresa. Durante estas reunies surgem idias que depois de avaliadas so implementadas no sentido de reduzir desperdcios, racionalizando os recursos humanos e tecnolgicos. As melhorias so constantes de acordo com as atividades e necessidade, reviso dos controles e ou implantao de novos procedimento. Principalmente apurado melhorias quando da realizao do inventrio e constatado diferenas ocasionadas pela falta ou no atendimento aos procedimentos e controles internos; c) Programa sugesto de melhorias; d) Atravs de reunies mensais e sugesto individual; e) A melhoria constante, faz parte do dia-a-dia; f) Atravs de avaliaes dos indicadores de desempenho de cada rea. 58 4.16 Anlise dos impactos causados pela inexistncia de acurcia
Conforme os responsveis pelos controles dos estoques, segue as respostas das empresas industriais de Joinville que indicaram os seguintes impactos sobre a inexistncia de acurcia nos controles dos estoques: a) Em no havendo acuracidade nos estoques, a empresa estar sujeita a perder mercado, isso acontece por que uma eventual divergncia pode comprometer diretamento o capital de giro da empresa fazendo com que tenha que captar recursos externos, o que aumenta o custo da operao, e se a empresa repassar isso ao consumidor final perder competitividade no mercado, se absorver os custos diminuir o seu lucro. b) Porm atravs do controle efetivo dos estoques que a empresa pode apurar diversas falhas nos controles internos e falta de procedimentos. c) Na falta de controles efetivos e constantes, podem ocorrer todos os tipos de desvios, fraudes, roubos e principalmente pode levar uma empresa a falncia sem necessidade de roubos ou fraudes. Basta a empresa no controlar e comprovar a veracidade das quantidade, valores em estoque e principalmente a efetiva transformao em recursos financeiros (disponibilidade em caixa). d) A empresa muitas vezes preocupa-se apenas em controlar a quantidade existente (inventrio fsico), deixa de implantar uma gesto efetiva e independente nos itens em estoques. e) Est gesto efetiva inicia desde a entrada do produto at a sada, preciso que o gestor tenha independncia para informar a diretoria sobre a situao real dos estoque (poltica de estoque, estoque sem giro, obsoleto, produo fora da demanda projetada, falta de estoque e outros). 59 f) Pode ser identificados desvios de recursos ou operaes ilcitas (vendas sem nf), atravs da apurao de estoque inicial mais compras menos vendas. Atravs desta simples matemtica possvel apurar possveis irregularidades fiscais e ou gerenciais. g) Infelizmente verifica-se que as empresas no esto tratando com a devida importncia os estoques, pois, observa-se a falta da efetiva gesto de estoque independente. h) Constata-se que as empresas tem diretor ou gerente financeiro, mas so poucas ou raras as empresas que tem diretor ou gerentes de estoques. i) Este assunto devido a importncia e relevncia para as empresas bastante longo, porm, tenho a convico de que atravs da gesto efetiva de estoque que a empresa ter assegurado os seus resultados econmicos e a sua instabilidade financeira. j) Os indces de liquidez (seca, geral, corrente) sero prejudicados. l) O fato do estoque (valor) estar em desacordo com o fsico pode ocasionar compras desnecessrias no caso de estoque de matrias primas ou ainda o no atendimento adequado ao cliente no caso de estoque de produtos acabados. m) Com isto nossas vendas podem tambm ser prejudicadas em decorrncia de nosso atendimento inadequado. n) Primeiramente facilidade maior de roubos, ( gerando prejuizos financeiros) outro fator distores no custos, gerando com isso pagamento erroneos de impostos. o) O principal impacto a reduo do lucro. No havendo um controle eficaz dos estoques consequentemente teremos um elevado gasto com o desperdcio de materiais, que sero lanados ao custo do produto. Desta forma, a ateno em relao ao estoque de extrema importncia dentro da empresa para se alcanar uma eficincia de produo dentro da empresa. p) Aumento nos nveis de Estoques = Gerando desembolso desnecessrio (fluxo de caixa) q) Atraso nas entregas = Insatisfao do cliente. 60 r) Aumento nos custos diretamente ligados ao processo logstico da empresa (pessoas, espao fsico, etc). s) Produz-se (ou compra-se) o que no se precisa (o sistema de estoque informa que no existe o item no estoque, quando existe) t) Perde-se no resultado financeiro, pois quando produzimos ou compramos mais do que o necessrio, inflamos o estoque e temos que buscar dinheiro no mercado, dinheiro este que o cliente no remunera. u) No resultado econmico, pode-se perder vendas, por no se ter no estoque o item demandado pelo cliente ou ento entregar em atrasos, o que implica em perda de credibilidade e de vendas futuras.
61 5 CONSIDERAES FINAIS
Neste captulo so apresentadas as concluses e recomendaes da pesquisa, assim como so apontadas as direes mais promissoras para a continuidade de pesquisa nesta rea de estudo. A presente monografia teve o objetivo de diagnosticar e desenvolver um estudo para avaliao da importncia da acuracidade nos controles dos estoques. Quanto ao marco referencial, foi realizada uma extensiva e atualizada reviso bibliogrfica abordando diversos aspectos relacionados ao controle dos estoques. Atualmente, o ritmo das indstrias de Joinville ditado pela competitividade em uma acirrada busca pela vantagem competitiva atravs da qualidade, do preo e prazo de entrega. Neste cenrio torna-se cada vez mais importante o ambiente fabril das empresas, onde a reduo dos custos e a flexibilizao dos processos so uma questo de sobrevivncia. No trabalho, identificam-se por meio da pesquisa de campo com empresas industriais de Joinville, novas tcnicas de controle na melhoria da acuracidade nos estoques. Algumas empresas pesquisadas valorizam os bons resultados da acuracidade nos estoques para aumentar a responsabilidade e o comprometimento dos usurios, atravs de um programa de melhoria contnua nos processos, refletindo em indicadores de pagamentos de bnus. Ficou constatado na pesquisa que saber administrar corretamente os estoques uma forma de evitar o comprometimento de recursos financeiros da empresa, alm de atingir o ponto de equilbrio entre as compras, vendas, recebimento e estoques. Mas importante ressaltar que, o termo acuracidade assunto de reunies e treinamentos nas empresas para todos os colaboradores, principalmente para almoxarifes e os funcionrios da rea de produo. 62 Dentre os resultados obtidos destaca-se a separao dos materiais com pouco giro dos demais, a anlise para o melhor aproveitamento e principalmente o histrico dessas informaes. Avaliando os resultados do estudo, no aconselhvel o armazenamento no almoxarifado de materiais que no constem nos registros do software de controle dos estoques, pois dificulta os controles e tambm a tomada rpida de decises. Como recomendaes para melhorias na acuracidade dos estoques, o almoxarifado deve possuir condies para assegurar que o material adequado esteja em local correto quando necessrio, por meio da armazenagem de materiais, de acordo com normas adequadas objetivando resguardar, alm da preservao da qualidade, as exatas quantidades. O recurso humano o ponto chave na organizao do almoxarifado, pois trata-se de um dos maiores problemas aos recrutadores em admitir funcionrios adequados para cada funo. A honestidade de um funcionrio de almoxarifado dever ser equivalente a um caixa pagador de banco. Lealdade, confiana e disciplina so requisitos para os funcionrios do almoxarifado. H muito tempo atrs e at nos dias atuais, muitas empresas consideram o almoxarifado como fundo de fbrica. Neste fundo de fbrica eram guardadas todas as sucatas, tudo que era velho e fora de uso, e no havia uma caracterstica especfica de armazenamento de materiais. Felizmente e para o bem destes, os grandes empresrios deram maior importncia aos almoxarifados percebendo a sua importncia dentro da empresa. Para a maioria das empresas industriais, os estoques representam um dos ativos mais expressivos da composio patrimonial. Portanto, devem ser mantidos em bom estado, protegidos da ao do tempo, bem como de ameaas menos naturais como furtos ou incndios, conservados em boa ordem, para que sejam facilmente localizados e mobilizados no momento de sua venda ou utilizao. 63 ideal que as auditorias, tanto externa e interna, trabalhem de forma integrada, aplicando programas de preveno e testes. No ser recomendvel a utilizao apenas da auditoria externa, pois mesmo que esta identifique um problema com estoques, dificilmente seus profissionais sabero lidar com o problema, j que lhes faltam subsdios de percia contbil para trabalhar com caso judicial. Como contribuio para trabalhos futuros, sugere-se estudos que envolvam a anlise das melhores tcnicas de gesto de estoque que buscam reduzir ou eliminar as faltas e excessos de produtos. As faltas geram perdas nas vendas, descontentamento nos clientes, e enfraquecimento do negcio; j os excessos trazem transtornos e perdas, por vencimento do prazo de validade, alm de complicar o fluxo de caixa do negcio. Com referncia ao problema sobre as alternativas que esto sendo aplicadas nas empresas industriais de Joinville, para o equilbrio do resultado financeiro atravs da eficcia da acuracidade dos estoques, a pesquisa identificou com o auxlio da fundamentao terica e com os resultados dos questionrios, algumas alternativas vlidas na viso das empresas questionadas. Dentre elas destacam-se: a) implantao de mais itens de Kanban; b) treinamento com os funcionrios sobre a importncia da acuracidade; c) auditoria de materiais (entrada, estoques e sada) d) mudanas no procedimento de inventrio, sendo mais rgido; e) atualizao dos sistemas de manejo e controle dos estoques, dentro do sistema ERP; f) programao correta do PCP e g) verificar o destino dos materiais obsoletos. O objetivo geral e principal do trabalho consistiu em apresentar um estudo de alternativas para auxiliar na maximizao do lucro sobre o capital investido em materiais, atravs da melhoria contnua da acuracidade nos controles dos estoques. Com as repostas obtidas nos questionrios, pode-se afirmar que tal objetivo foi atingido, visto que a anlise dos dados coletados no questionrio apresenta tais sugestes de alternativas na viso das empresas inseridas na amostra. 64 Ainda como complemento para atingir o objetivo geral, os objetivos especficos apresentaram resultados que ajudam a confirmar as sugestes de alternativas de gesto para controle dos estoques, com base na acurcia dos mesmos. O objetivo especfico de otimizar os investimentos em estoque tambm foi atingido. Atravs da pesquisa de campo demonstrou-se a importncia da gesto efetiva dos estoques. Na busca pelo aumento do uso eficiente dos recursos das empresas, os responsveis pelos controles de estoques afirmam que esto preocupados com a poltica de estoques. No objetivo especfico que pretendia apresentar melhoria contnua nos controles internos e na acurcia, a pesquisa apresentou vrias aes que so utilizadas nas empresas industriais de Joinville. Para atingir a minimizao da necessidade de capital investido, a sugesto que as empresas tenham um rgido controle sobre seu capital de giro. Quanto ao objetivo de aumento de segurana nos locais de armazenamento dos materiais, pde-se concluir que as empresas esto aperfeioando suas ferramentas. Esta pesquisa contribuiu para o autor, pois como colaborador da Docol Metais Sanitrios Ltda, exerce o cargo de auditor interno desde 2006. Entre as atribuies que vm exercendo nos ltimos anos, est a de analisar informaes e propor melhorias sobre a acuracidade dos estoques. Trata-se de um tema de suma importncia para o futuro profissional de qualquer auditor interno.
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VIANA, Joo Jos. Administrao de Materiais Um Enfoque Prtico. So Paulo: Atlas, 2002.
67 ANEXO A QUESTIONRIO DE PESQUISA
INDSTRIA Sr. Responsvel pelos Controles dos Estoques.
A fim de complementar a pesquisa que visa analisar a acuracidade nos controles dos estoques das indstrias de Joinville, e considerando que tal estudo se reveste de importncia para nossa ps-graduao, solicito colaborao no sentido de fornecer respostas ao questionrio a seguir. Informo que os resultados desta pesquisa sero disponibilizados V. Sa e que os dados fornecidos sero tratados de forma agregada, comparativa e informativa, com todas as indstrias de Joinville, sem citar o nome da empresa. Agradeo antecipadamente sua ateno, e sua colaborao ajudar em muito ao alcance de meus objetivos.
Joinville/SC 07 de maro de 2008. ______________________________ ANDR VALDIR DA SILVA Ps-graduando em Auditoria
68 QUESTIONRIO DE PESQUISA
1) As diferenas de estoque so analisadas pelas reas de: ( ) Almoxarifado ( ) Planejamento e Controle de Produo ( ) Auditoria Interna ( ) Auditoria Externa ( ) Outros (Especificar:) __________________________________
2) Quem responsvel por todos os almoxarifados? ( ) Gerente de Fbrica ( ) Supervisor de Almoxarifado ( ) Supervisor do Planejamento e Controle de Produo ( ) Outros (Especificar:) __________________________________
3) Existe transporte de material do almoxarifado at a linha de produo da empresa? ( ) Sim ( ) No
4) Os funcionrios usurios do estoque conhecem sobre a importncia da acuracidade nos controles dos estoques? ( ) Sim ( ) No
5) A empresa possui problema de identificao de materiais, com preenchimento incorreto da ficha de identificao? ( ) Sim ( ) No
6) A empresa possui material estocado fora do almoxarifado? ( ) Sim ( ) No
7) A empresa possui alarmes, cmeras e vigilantes nos almoxarifados? ( ) Sim ( ) No
8) A empresa aps o inventrio realiza uma reunio de apresentao dos resultados com todos os envolvidos no processo? ( ) Sim ( ) No
9) O inventrio realizado? ( ) Semestralmente ( ) Anualmente ( ) Outros (Especificar:) ___________________
10) A empresa possui normas de procedimentos internas para entrada e sada de material do almoxarifado? ( ) Sim ( ) No
11) As informaes do controle de estoque so disponibilizadas a outras reas usurias, para auxlio na tomada de decises? ( ) Sim ( ) No
12) O controle dos estoques assegura o suprimento de material as necessidades da empresa. ( ) Sim ( ) No
69 13) A empresa realiza anlises dos estoques obsoletos e promove o aproveitamento ou destinao desses itens? ( ) Sim ( ) No
14) Quais as aes que esto sendo implementadas na empresa para melhora da acuracidade nos controles dos estoques? R:
15) solicitado informaes ao grupo de usurios dos estoques sobre a melhoria nos controles dos estoques? ( ) Sim ( ) No Caso a resposta anterior tenha sido positiva de que forma feita essa solicitao? R: