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Celta Informtica - F: (11) 4331-1586
Sumrio
INTRODUO__________________________________________ 3
BANCO DE DADOS _______________________________________ 3
BANCO DE DADOS RELACIONAIS ____________________________ 4
ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO_______________ 6
JANELA BANCO DE DADOS _________________________________ 7
ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS _____________________ 14
CRIANDO BANCO DE DADOS COM ASSISTENTE _________________ 14
Etapas do Assistente de Banco de Dados __________________ 16
NAVEGANDO PELO BANCO DE DADOS __________________ 19
OPERANDO UM SISTEMA DE BANCO DE DADOS _________________ 20
Relacionamentos de tabelas _____________________________ 20
Navegando pelo Menu Principal _________________________ 21
Barra de Ferramentas Modo Formulrio __________________ 28
CRIANDO UMA CONSULTA SIMPLES __________________________ 34
CRIANDO UM BANCO DE DADOS DESDE O INCIO__________38
PLANEJANDO UM BANCO DE DADOS NOVO ___________________ 38
Registros, Campos e Dados _____________________________ 38
Fases do projeto ______________________________________ 39
CRIANDO UMA TABELA ___________________________________ 44
Chave primria _______________________________________ 48
Salvando a Tabela _____________________________________ 49
Relacionando Tabelas __________________________________ 51
CRIANDO FORMULRIOS _________________________________ 57
Assistente de Formulrios ______________________________ 57
AutoFormulrio _______________________________________ 59
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Alterando a estrutura de um Formulrio ___________________ 60
ASSISTENTE DE CONSULTA _________________________________ 62
Criando uma Consulta Simples __________________________ 62
ASSISTENTE DE RELATRIOS _______________________________ 66
CONSULTAS E FORMULRIOS ESPECIAIS _______________________ 69
Criando Consulta em Modo Estrutura_____________________ 69
Criando Formulrio em Modo Estrutura ___________________ 71
CONSTRUINDO UM MENU DE CONTROLE ______________________ 77
Formulrio de Inicializao______________________________ 83
MACRO PARA ABRIR CONSULTA ____________________________ 83
CRIANDO PGINAS PARA INTERNET ___________________ 86
CONVERTENDO UM ARQUIVO EM HTML _____________________ 86
PGINA DE ACESSO A DADOS ______________________________ 88
ASSISTENTE DO OFFICE _______________________________ 91
LISTA DE EXERCCIOS _________________________________ 93
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INTRODUO
O Microsoft Access 2000, um sistema de gerenciamento de banco de dados
relacional, uma ferramenta poderosa que pode ser usada para classificar, orga-
nizar e exibir em forma de relatrios as informaes que voc necessita sobre
seus dados a qualquer momento. Devido sua facilidade de uso, ele uma
ferramenta excelente para aqueles que esto comeando a usar os bancos de
dados, assim como para aqueles que j tm experincia.
BANCO DE DADOS
Quando voc escreve um relatrio, consulta sua agenda, procura por um nmero
de telefone ou confere o extrato bancrio, estar processando dados. Todos
estes dados so armazenados em diversos documentos que formam o seu banco
de dados.
O resultado de todos estes processamentos a informao, e com essa infor-
mao que voc toma decises durante suas atividades. Quanto melhor infor-
mado voc estiver, mais facilmente alcanar seus objetivos.
Quando no utilizado o computador para armazenar todos estes dados, leva-se
um certo tempo para organiz-los e coorden-los de forma adequada a gerar
informao, pois voc ter que rastrear dados de diversas fontes. Este tempo
diminudo significativamente com a utilizao de um banco de dados eletrnico.
Banco de dados eletrnico definido como um caso especial de arquivo, que
armazena um conjunto de dados relacionadas a determinado assunto ou objetivo.
Ele organizado como se fosse uma tabela com suas colunas e linhas. Sendo
as colunas chamadas de campos e as linhas de registros.
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Um banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma contendo dados
sobre uma determinada entidades, como por exemplo: clientes, vendedores, em-
pregados, vendas, detalhe das vendas, produtos, estoque, compras, detalhe das
compras e assim por diante.
BANCO DE DADOS RELACIONAIS
Um arquivo simples pode ser acessado apenas pelo modo que ordenado. Cada
tipo adicional de acesso requer o acrscimo de redundncia (repeties). Um
bom exemplo disso o arquivo em fichas de uma biblioteca. Quando a bibliotec-
ria decidiu que trs tipos de acesso eram necessrios (pelo ttulo, pelo autor e
pelo assunto), no havia nada a ser feito, a no ser triplicar o arquivo escrevendo
fichas com os trs tipos de ordenao. Um segundo exemplo a lista telefnica
que apesar de no ser totalmente duplicada, contm dois tipos de acesso: pelo
nome e pelo tipo de servio oferecido, quando o assinante anuncia nas pginas
amarelas da mesma lista.
Com a utilizao de um bancos de dados, h a possibilidade de um tipo muito
limitado de redundncias, com o uso de ponteiros (ligaes entre as tabelas). O
processador de banco de dados um programa que fornece modos de acesso
mltiplos a um arquivo complexo, atravs do uso de redundncia controlada. A
redundncia no banco de dados invisvel ao usurio.
Suponhamos que uma empresa comercial que distribui utenslios domsticos por
atacado, tenha um livro que armazena informaes sobre os clientes. A mesma
empresa tambm possui outro livro com dados para controle de pedidos, que
inclui colunas para o nmero do cliente, nmero da mercadoria, preo unitrio,
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quantidade pedida e o custo total. Estes dois livros (clientes e pedidos) formam o
banco de dados desta empresa, que para saber qual cliente fez determinado pe-
dido, precisa consultar estes dois livros.
Em um banco de dados eletrnico estes dois livros transformam-se em duas
tabelas: clientes e pedidos, que so relacionadas pois possuem o campo clien-
te nmero em comum.
Ao pesquisar pelo nmero do cliente e encontr-lo na tabela de pedidos, o
gerenciador de banco de dados pode determinar quem o cliente e onde est
localizado, consultando a tabela clientes, e o que foi pedido e o custo total do
pedido atravs da tabela pedidos. Um gerenciador de banco de dados que
projeta informaes atravs de tabelas ligadas por um campo em comum cha-
mado gerenciador de banco de dados relacional, ou sistema relacional de
gerenciamento de banco de dados (RDBMS).
Com o Microsoft Access, podemos gerenciar todas as informaes de vrias
tabelas em um nico arquivo de banco de dados, contendo, alm de tabelas,
formulrios, consultas e relatrios, que veremos no decorrer deste curso.
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ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO
Ao executar o Microsoft Access 2000, voc ver o quadro de dilogo Microsoft
Access, que possibilita a criao de um novo banco de dados (a partir de um
arquivo vazio ou utilizando um assistente), ou a abertura de um banco de dados
existente. Vamos comear abrindo o banco de dados exemplo Northwind.mdb
para conhecermos melhor o que o Microsoft Access capaz de fazer.
Vimos que um banco de dados um conjunto de informaes que esto relacio-
nadas a um tpico ou propsito em particular; o banco de dados Northwind ofe-
rece diversos recursos para o controle e consulta de mercadorias utilizando o
Microsoft Access. Inicialmente estudaremos alguns aspectos da janela Banco
de Dados.
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JANELA BANCO DE DADOS
Na janela Banco de Dados, encontraremos os seguintes objetos:
Tabelas
Contm as tabelas do banco de dados atual. Uma tabela uma coleo de dados
sobre um tpico especfico. Por exemplo, a tabela Produtos contm somente
informaes sobre produtos, e a tabela Fornecedores contm somente informa-
es sobre empresas que fornecem produtos. Utilizando uma tabela separada
para cada tipo, eliminam-se dados duplicados, tornando o armazenamento de
dados mais eficiente e diminuindo os erros de entrada desses dados.
Selecione o objeto Tabelas, selecione a tabela Produtos e clique sobre o boto
Abrir localizado na barra de ferramentas da janela Banco de Dados, ou d um
duplo clique sobre Produtos.
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Consultas
Contm as consultas do banco de dados atual. As consultas servem para exibir,
alterar e analisar dados de diferentes maneiras, podendo agrupar informaes de
diversas tabelas. Quando voc executa uma consulta, o Microsoft Access recu-
pera os registros especficos e, ento, exibe os dados combinados em uma folha
de dados na ordem desejada. Como exemplo, abra a consulta Produtos Acima
do Preo Mdio.
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Formulrios
Lista todos os formulrios do banco de dados atual. Utilizamos o formulrio para
a entrada de dados em uma determinada tabela; criar uma caixa de dilogo per-
sonalizada para aceitar a entrada do usurio e, em seguida, executar uma ao
baseada nesta entrada, ou criar um formulrio inicial (menu de controle) para
abrir outros formulrios, consultas ou relatrios.
Como exemplo, abra o formulrio Menu de Controle Principal que um exem-
plo de formulrio tipo menu.
Abra o formulrio Produtos, atravs da janela Banco de Dados ou abrindo
antes o formulrio Menu de Controle Principal e boto Produtos. Veremos
um quadro de entrada de dados contendo todos os campos da tabela Produtos.
Atravs deste formulrio poderemos inserir os dados que iro compor a tabela
Produtos.
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Para alternar entre as janelas abertas pela Access, v at o menu e em Janela
escolha a janela que deseja como primeiro plano. Abra o formulrio Dilogo
Relatrios de Vendas para vermos um exemplo de um formulrio de caixa de
dilogo, onde possvel escolher determinados parmetros de funcionamento
para alguma tarefa.
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Relatrios
Exibe todos os relatrios do banco de dados atual. O relatrio uma maneira
eficiente de apresentar seus dados numa forma impressa. A maioria das infor-
maes em um relatrio vm de uma tabela ou consulta que a fonte de dados
do relatrio, as outras informaes esto armazenadas na estrutura deste relat-
rio. Estes relatrios podem ser apresentados de uma forma tabular ou grfica
contendo dados de vrias tabelas ou consultas simultaneamente.
Selecione o relatrio Vendas por Categoria e clique no boto Visualizar para
conhecer um tipo de relatrio. D um clique no boto Zoom ( ) da barra de
ferramentas para ver todo o relatrio, voc tambm poder controlar o zoom
escolhendo uma das opo da caixa de lista zoom.
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Pginas
Este objeto utilizado para criar pginas que podero ser vistas por um navega-
dor de Internet, podendo exibir e trabalhar com dados da Internet ou de uma
Intranet. Dados estes armazenados em um banco de dados. Veremos este
objeto mais adiante no curso.
Macros
Exibe as macros criadas para o banco de dados atual. Uma macro um conjunto
de uma ou mais aes responsveis por realizar determinada tarefa, por exem-
plo, abrir um formulrio ou imprimir um relatrio. Geralmente as macros so
incorporadas a um relatrio ou um formulrio do tipo caixa de dilogo ou menu.
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Mdulos
Lista os mdulos disponveis em um banco de dados. Um mdulo uma coleo
de declaraes, instrues e procedimentos do Visual Basic que armazenada
como uma unidade. Os mdulos do a voc condies de automatizar tarefas de
banco de dados usando o poder e a flexibilidade da linguagem de programao
Visual Basic. Este assunto no faz parte de nosso curso.
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ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS
Existem dois mtodos de criao de bancos de dados. O primeiro a partir de
um banco de dados vazio e ir adicionando as tabelas, formulrios, relatrios e
outros objetos no decorrer do desenvolvimento do projeto. Esse mtodo mais
flexvel, mas requer a definio de cada elemento do banco de dados separada-
mente.
O segundo mtodo utiliza o Assistente de Banco de Dados para criar, em pou-
cas operaes, as tabelas, formulrios e relatrios necessrios para o banco de
dados, de acordo com o modelo escolhido. Esta a forma mais fcil de iniciar a
criao de um banco de dados. Mas com qualquer um destes mtodos, voc
poder modificar e estender o banco de dados a qualquer momento aps sua
criao.
CRIANDO BANCO DE DADOS COM ASSISTENTE
O Microsoft Access oferece algumas estruturas prontas de banco de dados atra-
vs de seu Assistente, talvez alguma delas atenda integralmente as suas necessi-
dades, ou parcialmente. Caso nenhum dos tipos e modelos de bancos de dados
atenda s suas necessidades, dever ser criado um banco de dados vazio, assun-
to que veremos mais adiante.
1. Quando o Microsoft Access inicializado, ele exibe um quadro com opes
para a criao de um novo banco de dados ou abertura de um existente. Caso
essa caixa esteja aberta, clique sobre a opo Projetos, pginas e assisten-
tes de banco de dados do Access e, em seguida, clique sobre OK.
2. Caso voc j tenha aberto um banco de dados ou fechado a caixa de dilogo
exibida quando o Microsoft Access iniciado, clique sobre o boto Novo
( ) na barra de ferramentas.
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3. Para este exerccio, abra o banco de dados Despesas da guia Banco de
dados dando um clique duplo sobre seu cone.
4. Especifique um nome e local para o banco de dados, ou aceite o sugerido pelo
sistema.
5. Clique sobre Criar para iniciar a definio do novo banco de dados.
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Etapas do Assistente de Banco de Dados
A seguir, o Assistente apresentar quadros de dilogo para a criao autom-
tica de um banco de dados referente ao controle das Despesas. No primeiro
deles ele informa como ser a estrutura bsica do banco de dados.
Na prxima etapa o assistente mostra as tabelas que sero criadas e os seus
respectivos campos. Os campos j marcados no podero ser desativados,
sendo permitido somente a seleo dos possveis campos que se encontram
em itlico.
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As duas prximas etapas pedem a seleo de estilos para os formulrios de
entradas de dados e relatrios. Escolha um dos estilos e clique sobre o boto
Avanar.
Na 5 etapa, solicitado o ttulo para o banco de dados que tambm ser
gravado nos relatrios, e uma figura que ser incorporada aos relatrios. Esta
figura, geralmente o logotipo da empresa. Digite o ttulo Despesas e inclua
uma figura, aps isso, clique em Avanar.
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A ltima etapa informa que o Assistente est pronto para iniciar a criao do
banco de dados, e se voc deseja inici-lo em seguida. Vamos aceitar esta
sugesto.
Aps selecionar o boto Concluir, o Assistente de Banco de Dados do
Microsoft Access criar as tabelas, formulrios, relatrios e outros objetos
automaticamente; tambm far os relacionamentos necessrios entre as ta-
belas. Todo esse procedimento levar alguns minutos.
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NAVEGANDO PELO BANCO DE DADOS
Depois que um Assistente encerra o processamento da montagem do banco de
dados, ou quando voc abre um formulrio do tipo Menu de Controle, exibida
uma janela com botes de comando, esta janela normalmente chamada de
Switchboard ou, Menu de Controle Principal. atravs deste menu que
saltamos para formulrios de entrada de dados, relatrios, consultas, de maneira
muito simples e bastante operacional.
Continuando o nosso estudo, abra o menu de controle principal do banco de da-
dos Despesas. Para ativar o menu principal, basta selecionar o formulrio Menu
de Controle Principal, dos
Formulrios, e dar um clique sobre o boto Abrir.
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OPERANDO UM SISTEMA DE BANCO DE DADOS
Antes de operarmos o sistema, vamos conhecer as tabelas e os relacionamentos
criados pelo assistente. Para isto, d um clique sobre o boto Janela Banco de
dados ( ) da barra de ferramentas, em seguida, selecione o boto Relaciona-
mentos ( ).
Relacionamentos de tabelas
Na janela Relacionamentos, encontramos as tabelas que compem o banco de
dados Despesas e seus respectivos relacionamentos. Verificamos que o relacio-
namento entre base de dados caracterstico do Microsoft Access por ser um
sistema relacional de gerenciamento de banco de dados.
O relacionamento reduz as repeties de dados, erros de digitao e permite
formas mltiplas de acesso base de dados. Vimos tambm que, para existirem
relacionamentos entre tabelas necessrio que elas tenham campos coinciden-
tes, observe a figura anterior.
Vamos analisar o relacionamento da tabela Funcionrios com a tabela Relat-
rios de Despesas. Para cada funcionrio ( ) terei vrios relatrios ( ), por
exemplo: existem diversos relatrios de despesa relativos ao mesmo funcionrio.
Neste caso, no incluindo o nome do funcionrio na tabela Relatrios de Despe-
sas, mas apenas o cdigo do funcionrio (redundncia controlada), o volume de
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dados da tabela ficar menor. Isto tambm evitar erros de digitao, pois na
entrada de dados para a tabela Relatrio de Despesas sero rejeitado valores
diferentes dos cadastrados para o campo CdigoDoFuncionrio na tabela Fun-
cionrios.
Concluindo com a analise do relacionamento das tabelas Funcionrios e Rela-
trios de Despesas, temos que um determinado funcionrio poder ter vrios
relatrios, e cada relatrio no poder pertencer a mais de um funcionrio.
Como um relatrio de despesas composto por vrios itens, foi tambm criada a
tabela Detalhe de Despesa para que nela fiquem todos estes detalhes. Caso os
detalhes ficassem dentro da tabela Relatrio, teramos que incluir um campo para
cada item, tornando o banco de dados muito grande com vrios espaos vazios -
relatrios com poucos itens.
Navegando pelo Menu Principal
O formulrio Switchboard ou Menu Principal especialmente destinado a facili-
tar a abertura de consultas, relatrios e outros formulrios para a entrada de
dados. Como j foi visto, sua operao reside praticamente em selecionar a
opo desejada, mas vamos avanar um pouco mais, alm da seleo das opes
no menu.
No Menu Principal, escolha a opo Entrar/Exibir outras informaes..., para
entrarmos com alguns dados.
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Entrada de Dados
Em nosso banco de dados Despesas, a tabela Categoria de Despesas dever ser
preenchida com dados antes que as demais, pois ela est no final dos relaciona-
mentos e para completar o relatrio de despesas necessrio termos definidas
as categorias dessas despesas.
Partindo da opo Entrar/Exibir Categorias de despesa entre com os dados
da tabela a seguir, no formulrio Categorias da despesa.
Categorias de despesa
Identificao Categoria Conta
1 Diria 1
2 Lavanderia 1
3 Refeies 1
4 Combustvel 2
5 Pedgio 2
6 Manuteno corretiva 2
Os procedimentos de entrada de dados um padro, isto , os formulrios de
entradas de dados so parecidos e os recursos para entradas de dados so os
mesmos. Inicialmente o cursor exibido ao lado do campo Categoria de Des-
pesa para a digitao do tipo de despesa, entre com os dados nos campos e use
as teclas: Tab ou Enter para saltar ao prximo campo e Shift+Tab para voltar
um campo, a alterao entre os campos tambm poder ser feito com o mouse.
O campo Identificao, ser preenchido automaticamente pelo Access, por se
tratar de uma chave de controle da tabela e estar definido como sendo do tipo
AutoNumerao - verificaremos esse significado mais adiante.
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Aps digitar cada registro, d um clique no boto Inserir ou pressione a tecla
Tab ou Enter aps o campo Conta N
o
para incluir um novo registro.
Aps entrar com os dados da tabela Categorias de Despesa, abra o formulrio
Relatrios de despesas por funcionrio a partir do Menu de controle principal.
Repare que este formulrio composto por caixas de texto, botes, legendas, e
tambm de um Sub-formulrio com os dados das despesas cadastradas para
este funcionrio.
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Inicie digitando os funcionrios de acordo com a tabela a seguir, deixando em
branco os campos que no aparecem nesta tabela.
Nome Sobrenome Endereo Cidade Estado CEP Cargo Nm
Rachid Murab R. Alencar, 25 So Sebastio SP 11600-000 Motorista 01
Marlene Gerra Al. Frana, 01 So Sebastio SP 11600-000 Mecnica 02
Carlos Rodrigues R. Maracatu, 234 Bertioga SP 11250-000 Ajudante 03
Marcelo dos Santos R. Caterete, 34 Bertioga SP 11250-000 Ajudante 04
Giovana Vampieri R. dos Monges,98 Ubatuba SP 11680-000 Borracheira
05
Kazuo Matsunaga R. Albertina, 101 Ubatuba SP 11680-000 Cozinheiro 06
Joo da Silva Av. da Praia, 1204 Guaruj SP 11410-420 Gerente 07
Para facilitar a digitao, o Access possui o recurso de mscara, que auxilia o
usurio na hora da digitao, indicando como os dados devem ser digitados. Neste
exemplo de banco de dados, os campos CEP, Seguro social e Telefone possuem
as seguintes mscaras:
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Aps digitar todos os dados dos funcionrios, exiba os dados do Carlos (n
o
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para incluir alguns registros de despesas para ele.
Os formulrios de entrada de dados tambm permitem a alterao de qualquer
dado contido no registro. Para realizar alguma alterao, basta localizar o regis-
tro a ser alterado e dar um clique na rea que contm o dado, para exibir o cursor
e, em seguida, realize a alterao.
Com os dados do Carlos visveis, d um clique no boto Formulrio do relat-
rio de despesas para abrir o prximo formulrio.
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O formulrio Relatrios de despesa tambm possui um sub-formulrio que
est vinculado tabela Detalhe de Despesa, onde devero estar os itens que
compem o atual relatrio de despesa. Para entrar com dados neste sub-formu-
lrio, basta dar um clique em qualquer uma das suas caixas de texto.
Para incluir uma Categoria da despesa, d um clique na seta e escolha uma das
opes da lista apresentada.
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Siga a tabela para incluir algumas despesas do Carlos.
100,00 Lavar roupas de
trs pessoas
Lavanderia 20/08/99
120,00 Dois dias em
hotel
Diria 20/08/99
45,00 Comida durant e
viagem
Refeies 18/08/99 300,00 Substituir motorista
doente em
Planaltina
Substituio
4,80 Anchieta Pedgio 16/08/99 10,00 Carga p/ Mau Viagem
15,00 Conserto de
cmara
Manut.
Correti va
15/08/99
60,00 150l de leo
diesel
Combustvel 15/08/99 30,00 Carga p/ Suzano Viagem
Valor Descrio Categoria Data Adiant. Descr. Rel. Desp. Nome Rel.
Desp.
Quando digitamos um valor para os campos Adiantamento e Valor, o Access
formata automaticamente esses valores para o formato monetrio definido na
configurao do Windows, e tambm calcula os valores de Total de despesa e
Saldo devedor conforme so entrados valores para os itens da despesa.
Ao final de todas as entradas o registro do Carlos estar da seguinte forma:
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Barra de Ferramentas Modo Formulrio
Quando estamos trabalhando com um formulrio, a barra de ferramentas do
modo formulrio exibida. Nela encontraremos recursos para localizao, clas-
sificao, excluso e filtragem de determinados registros atravs de alguns
parmetros.
Esses botes servem para classificar de forma crescente ou decrescente os re-
gistros, tendo como referncia o campo que contm o cursor. Para classificar os
funcionrios pelo nome, posicione o cursor na caixa de texto relativa ao nome e
d um clique sobre a ferramenta Classificao Crescente, e experimente na-
vegar entre os registros.
Esse boto tem duas funes, quando aplicamos uma filtragem por seleo ou
formulrio, ele passa para condio de ativo, indicando que s esto selecionados
os registros determinados pelo critrio definido por um dos filtros. Se for dado
um clique sobre este boto, quando ativo, desativar a filtragem e todos os regis-
tros estaro disponveis novamente - Remover filtro. Quando ele est desativado,
passa condio Aplicar filtro, quer dizer, um clique nele ativar a filtragem,
tendo como referncia os ltimos critrios definidos.
Esse boto serve para filtrar os registros, tendo como critrio o contedo do
campo onde est posicionado o cursor, por exemplo, para exibir somente os re-
gistros dos funcionrios que moram em Ubatuba, ache um funcionrio que more
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Esse boto tambm utilizado para filtrar os registros, s que de uma maneira
mais avanada. Ao selecionar este boto, ser exibida a janela Filtrar por For-
mulrio com as reas dos campos livres para a entrada do critrio. Poder
existir mais de um critrio. Como exemplo, vamos filtrar somente os adianta-
mentos dados ao Carlos maiores que vinte reais (>20).
1 - Abra o formulrio Relatrios de despesa, referente ao funcionrio Carlos.
2 - Clique no boto Filtrar por formulrio.
3 - Digite >20 na caixa de lista Adiantamento. Note que voc poderia tambm
escolher um valor da lista para filtrar registros.
4 - Altere a Data da Despesa para >#14/08/99#, listando com isso todas as
despesas do Carlos maiores que R$20,00.
5 - Clique no boto Aplicar filtro.
l e posicione o cursor na caixa de texto correspondente cidade e d um clique
sobre o boto Filtrar por seleo. Todos os registros que possuem o mesmo
contedo deste campo, sero selecionados. Note que na parte inferior do formu-
lrio apresentado a quantidade total de registros que atendem ao critrio e a
condio Filtrado.
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6 - Para encerrar a filtragem, clique novamente no boto Aplicar filtro. Para
limpar todos os campos do formulrio de pesquisa, clique no boto Limpar
grade ( ) da barra de ferramentas.
O filtro definido anteriormente tambm poder ser salvo como uma nova Consul-
ta, isto , ser gerada automaticamente uma consulta com o critrio determinado
e inserida no Formulrio Consulta. Para salvar uma pesquisa como consulta,
clique no boto Salvar como consulta ( ) na barra de ferramentas, enquanto
Filtrar por formulrio estiver ativo.
O boto Localizar utilizado para encontrar um determinado registro com o
contedo do campo selecionado igual ao texto informado. Como exemplo, va-
mos localizar os registros dos funcionrios que tem o nome comeando com
Mar.
1 - Posicione o cursor na caixa de texto referente ao campo nome.
2 - Clique no boto Localizar.
3 - Na caixa de texto Localizar, digite Mar.
4 - Selecione a opo Qualquer parte do campo na caixa de lista Coincidir.
5 - Clique no boto Localizar prxima. E veja os dados do primeiro registro
encontrado no formulrio Relatrios de despesas por funcionrio. Caso no
encontre o registro, o Access informar com uma mensagem.
6 - Clique novamente em Localizar prxima para localizar o prximo registro.
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7 - Para encerrar a localizao, clique no boto Fechar.
O boto Novo registro permite a incluso de um novo registro na tabela atual,
tem a mesma funo do boto localizado ao lado dos botes de movimentao de
registros na parte inferior da janela do formulrio.
Para apagar o registro atual, basta dar um clique sobre o boto Excluir registro.
1 - Inclua uma despesa para a Marlene.
2 - Aps a incluso da despesa, selecione a funcionria Marlene no formulrio
Relatrios de despesas por funcionrio.
3 - Clique no boto Excluir registro e observe o quadro de mensagem apresen-
tado.
O registro relacionado que tambm ser excludo junto com a Marlene ser o
referente sua despesa e todos os seus detalhes.
Outra forma de pesquisa simples e prtica, dando um clique sobre um determi-
nado campo com o boto direito do mouse, neste momento, o menu atalho ser
exibido oferecendo opes que j conhecemos, e a opo Filtro para - onde
dever ser digitado na caixa de texto, o valor exato que voc est procurando
nesse campo ou uma expresso cujo resultado deseja utilizar como critrio de
filtragem.
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Exibindo Dados
No Menu de Controle Principal, encontraremos a opo Visualizar relatrios...
que abre o formulrio Relatrios do menu de controle com as seguintes op-
es:
Visualizar o relatrio Resumo do relatrio de despesas por
categoria.
Visualizar o relatrio Resumo do relatrio de despesas por
funcionrio.
Retornar ao menu de controle principal.
Atravs das opes Visualizar... poderemos ver na tela como cada relatrio fica-
r no papel. Este recurso praticamente igual ao Visualizador de Impresso do
Word ou Excel.
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1 - Clique na opo Visualizar o relatrio Resumo do relatrio de despesas por
categoria.
2 - Na caixa de dilogo que se abre, digite as seguintes datas: inicial = 01/08/99 e
final = 30/08/99.
3 - Clique no boto visualizar.
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CRIANDO UMA CONSULTA SIMPLES
Verificamos que no banco de dados Despesas, no existe objetos do tipo Consul-
tas. Vamos supor que surgiu a necessidade de realizar consultas referente s
despesas de acordo com o funcionrio com os valores do adiantamento e total de
despesa. Diante de tal necessidade, criaremos este tipo de consulta da seguinte
forma:
Abra a janela Banco de Dados utilizando o boto da barra de ferramentas.
Selecione Consultas e d um clique no boto Novo ( ). No quadro de
dilogo Nova consulta selecione a opo Assistente de consulta simples.
Aps a confirmao, veremos o quadro de dilogo do Assistente para selecionar
a tabela, ou tabelas, e os respectivos campos que desejamos utilizar na consulta.
Inclua os campos listados a seguir:
Tabela Campo
Funcionrios Nome
Funcionrios Sobrenome
Rel. de Despesas Pago
Rel. de Despesas QuantiaAdiantada
Det. de Despesa ValorDoItemDeDespesa
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1. Adicione os campos na ordem que eles sero exibidos.
2. Clique no boto Avanar.
3. Selecione o boto de opo Resumo e clique em Opes de Resumo....
Para que os campo ValorDoItemDeDespesa aparea na consulta como um
somatrio de todos os itens da despesa.
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Access 2000

4. Selecione a caixa de verificao correspondente soma e OK.
5. D o nome de Consulta Valores para esta consulta.
6. Finalize com um clique no boto Concluir, mantendo a opo de abrir a con-
sulta.
Logo aps, o Access cria a consulta e exibe o resultado. Para aumentar a largu-
ra das colunas, basta arrastar a linha de diviso entre os nomes de campos ou,
selecione a opo Largura da Coluna do menu Formatar. No quadro exibido,
clique sobre o boto Melhor Ajuste para aplicar um perfeito ajuste na largura
da coluna selecionada.
Os recursos dos botes localizados na barra de ferramentas, podero ser aplica-
dos a consulta, isto , voc poder classificar, imprimir, excluir, filtrar, localizar.
Aps fechar o quadro de consulta, o Access perguntar se deseja salvar o novo
layout de consulta, salvando as alteraes nas larguras das colunas; clique no
boto Sim.
Quando desejar visualizar outra vez esta consulta, basta selecionar Consultas
da janela Banco de Dados, escolher a consulta Consulta Valores e clique no
boto Abrir. Mais adiante iremos ver como incluir uma consulta ao menu princi-
pal do banco de dados.
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Access 2000

Feche o banco de dados atravs do boto Fechar ( ), da janela Banco de
Dados ou, selecione a opo Fechar do menu Arquivo.
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Access 2000

CRIANDO UM BANCO DE DADOS DESDE O INCIO
Vimos que o Microsoft Access oferece alguns bancos de dados prontos atravs
de seus Assistentes. Mas, poder ocorrer a necessidade de criar um banco de
dados diferente dos oferecidos, sendo necessrio iniciar a partir de um banco de
dados vazio.
PLANEJANDO UM BANCO DE DADOS NOVO
Criar um banco de dados no difcil, mas requer ateno e reflexo sobre o que
realmente voc deseja obter com ele, quais as reas e assuntos envolvidos e
como eles se relacionam.
O processo de planejamento vital para o sucesso de seu trabalho. Poderamos
comear desenhando o banco de dados, isto , como os dados sero armazena-
dos e como voc e outros usurios solicitaro seus dados e informaes.
Registros, Campos e Dados
Registros, Campos e Dados so trs termos importantes no desenho de um
banco de dados. Como vimos, os Registros representam as informaes refe-
rentes a uma entidade no banco de dados, e os Campos so os tipos de dados
que formam o banco de dados. E os Dados so as informaes contidas nas
clulas da tabela. No banco de dados Despesas, o texto Al. Frana, 01 um
dado pertencente ao campo Endereo e do registro da funcionria Marlene.
Nome Sobrenome Endereo Cidade Estado CEP Cargo Nm
Rachid Murab R. Alencar, 25 So Sebastio SP 11600-000 Motorista 01
Marlene Guerra Al. Frana, 01 So Sebastio SP 11600-000 Mecnica 02
Carlos Rodrigues R. Maracatu, 234Bertioga SP 11250-000 Ajudante 03
Alm da preocupao sobre o tipo de dados que entrar em seu banco de dados,
considere tambm as maneiras pelas quais obter informaes dele. As infor-
maes so obtidas atravs de relatrios ou consultas. Por exemplo, a necessi-
dade de obter uma relao de despesas por funcionrio, uma informao muito
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Access 2000

importante para o desenho do banco de dados. Geralmente, a implantao de um
sistema de banco de dados deriva da necessidade de automatizar um servio j
existente. O domnio do funcionamento do sistema no automatizado de extre-
ma importncia.
Como exerccio, criaremos um banco de dados que controle os imveis da em-
presa Imobiliria Proimvel, um exemplo hipottico. Esta empresa administra
aluguis de imveis em vrios lugares e cada imvel encontra-se alugado por um
inquilino.
Discutindo-se com os empregados da imobiliria nota-se que eles necessitam de
um sistema para controlar os imveis alugados e o pagamentos desses aluguis.
Conclumos que o banco de dados dever possibilitar a emisso de relatrio men-
sal dos imveis com o objetivo de acompanhar todos os lucros; emitir listagens
com informaes sobre os inquilinos e a descrio dos imveis alugados, e possi-
bilitar a recebimento e listagem dos pagamentos recebidos.
Fases do projeto
As trs fases do projeto de um banco de dados para qualquer aplicao, a
seguinte:
1. Definio dos dados (uma anlise dos campos necessrios);
2. Agrupamento e Refinamento dos campos;
3. Estabelecimento de relaes entre tabelas e campos.
Definio dos Dados
Na primeira fase, que se refere definio de dados, voc dever fazer uma lista
de todos os campos envolvidos em sua aplicao - com detalhes, a fim de deter-
minar exatamente que tipo de informao deve ser armazenada no banco de
dados.
Na discusso com os empregados da Imobiliria Proimvel, eles determinaram
que so necessrias trs categorias de dados: Inquilinos, Imveis e Pagamentos.
Esses tipos de dados iro formar as nossas tabelas.
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Access 2000

Tambm foram determinados como cada um destes trs tipos sero descritos,
definindo quais sero os campos de cada tabela. Sendo para o imvel os se-
guintes: o nome do inquilino, o endereo do imvel, o tipo do imvel, data do
trmino do contrato, o nmero de cmodos e banheiros, rea do imvel, o custo
do aluguel e outros itens, como garagem, geladeira, lareira, etc.
Campos
1. Nome do inquilino
2. Endereo do inquilino
3. Endereo do imvel
4. Nmero de cmodos
5. Nmero de banheiros
6. Data do trmino do contrato
7. Tipo de imvel (casa, apartamento, sala)
8. Valor do aluguel
9. rea do imvel ( em metros quadrado)
10. Garagem
11. Dados complementares
12. Valor pago
13. Valor Multa
14. Data Pagamento
15. Pagou em Dinheiro ou Cheque
Um detalhe importante a ressaltar que, nesta fase, voc deve listar todos os
campos possveis de seu sistema de banco de dados. Voc deve listar mais
campos do que realmente necessita, pois a tarefa de refinar implica a eliminao
de itens desnecessrios e o agrupamento destes itens.
Refinamento dos Campos
Nesta fase voc agrupar os campos em tabelas, caso seja necessrio, e refinar
os campos em sua lista inicial, de maneira que formem uma definio exata dos
tipos de dados que sero necessrios para o banco de dados.
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Access 2000

Ao analisarmos a nossa lista, verificamos que ela precisa ser dividida, ou agrupa-
da, em trs tabelas, uma tabela para informaes do inquilino, outra para infor-
maes do imvel e uma terceira para as informaes de pagamento. Isto
necessrio porque, alm de serem informaes distintas, se um mesmo inquilino
possusse mais de um imvel, resultaria em redundncia de informaes.
Com relao aos campos, os empregados da imobiliria (como exemplo) sugeri-
ram que o campo endereo deveria ser dividido em rua, cidade, estado e CEP.
Havia, tambm, uma repetio de alguns nomes; para evitar confuses, o campo
nome foi dividido em nome e sobrenome.
Foi observado que era necessria a incluso de mais um campo lista. Um
determinado funcionrio lembrou que as vezes a diretoria solicita uma relao de
imveis por escritrio; neste caso, faz-se necessrio a incluso do campo Escri-
trio nossa lista. As alteraes, ainda nesta fase, quando ocorrem, no tem
nenhum problema, mas aps criarmos o banco de dados e de termos digitado os
dados, qualquer alterao, ainda que permitida, resultar em um processo cansa-
tivo de digitao.
Ao definir a lista de campos, interessante calcular o espao que ser utilizado
para armazenar o dado de um campo. Certifique-se de ter contado os espaos
em branco e a pontuao. Por exemplo, Av. Conselheiro Aguiar, 45 possui 26
caracteres. A definio dos tamanhos dos campos deve ser analisada com cui-
dado e deveremos considerar todas as possibilidades. Especificao do tamanho
de campo pequeno ocorrer em problemas na digitao, e em tamanhos grandes,
resultar em processamento mais lento exigindo mais espao de armazenamento.
Tipo de Dados
Os campos em banco de dados so classificados de acordo com o tipo de dado
armazenado, cada campo s pode armazenar um nico tipo de dado.
Definio Tipo de dados e Tamanho
Texto (Padro) Texto ou combinaes de texto e n-
meros, bem como nmeros que no exijam cl-
culos, como nmeros de telefone, at 255
caracteres.
Memorando Texto ou combinaes longas de texto e nme-
ros. At 64000 caracteres.
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Access 2000

Nmero Dados numricos usados em clculos matem-
ticos.
Data/Hora Valores de data e hora para os anos at 9999.
Moeda Valores monetrios e dados numricos usados
em clculos matemticos que utilizam uma ou
mais casas decimais. Preciso de 15 dgitos no
lado esquerdo do separador decimal.
AutoNumerao Um nmero seqencial exclusivo ou nmero ale-
atrio atribudo pelo Microsoft Access sempre
que um novo registro adicionado a uma tabela.
Os campos AutoNumerao no podem ser
atualizados.
Sim/No Valores Sim e No, ou seja, campos que contm
somente um dentre dois valores.
Objeto OLE Um objeto ( como uma planilha do Microsoft
Excel, um documento do Microsoft Word, grfi-
cos, sons ou outros dados binrios) vinculados
ou incorporados uma tabela do Microsoft
Access.
Hyperlink Campo que ir armazenar um texto colorido e
sublinhado ou um grfico no qual voc clica para
saltar para um arquivo, um local em um arquivo
ou para uma pgina da Internet. At 64.000
caracteres.
Assistente de Pesquisa... Cria um campo que permite a voc escolher um
valor de uma outra tabela ou de uma lista de
valores usando uma caixa de combinao.
Estabelecendo as Relaes
Nesta fase dever ser definido todos os relacionamentos possveis entre as tabe-
las existentes. Em nosso banco de dados Controle de Imveis, da Imobiliria
Proimvel, foram definidas trs tabelas cuja relao do tipo um-para-vrios,
isto , um inquilino (tabela inquilino) poder ter vrios imveis (tabela imvel) e
um imvel poder ter vrios pagamentos (tabela pagamentos). A relao entre
os campos tambm deve ser refletida, como exemplo, uma relao de imveis
por cidade; uma relao entre dois campos da mesma tabela que resultar num
relatrio ou consulta.
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Access 2000

Durante as trs fases do projeto, importante que usurios em potencial sejam
consultados a fim de determinar quais tipos de informaes eles esperam que o
banco de dados fornea. Que tipo de relatrio ou consulta o banco de dados
fornecer? Quais solicitaes os funcionrios faro a respeito do sistema
gerenciador de banco de dados? Pensando continuamente sobre essas pergun-
tas, voc verificar o seu banco de dados, auxiliando assim na determinao dos
detalhes importantes ou no.
Tenha em mente que mesmo aps a terceira fase, o projeto do banco de dados
no definitivo. As alteraes podero ser realizadas posteriormente, se neces-
srio, apesar dos problemas que isto poder ocasionar. Entretanto, se voc se-
guir a sistemtica do projeto do banco de dados para a sua aplicao especfica,
ver que as chances da ocorrncia de modificaes sero mnimas
Aps a definio dos dados que sero armazenados, seu tamanho e tipo e os
relacionamentos entre as tabelas, teremos o seguinte:
Tabela Inquilinos
Campo Tamanho Tipo
CdigoInquilino - AutoNumerao
Nome 15 Texto
Sobrenome 15 Texto
Endereo 25 Texto
Cidade 15 Texto
Estado 2 Texto
CEP 9 Texto
Tabela Imveis
Campo Tamanho Tipo
CdigoImvel - AutoNumerao
CdigoInquilino - Nmero
Endereo 25 Texto
Cidade 15 Texto
Estado 2 Texto
CEP 9 Texto
NmeroCmodos 2 Texto
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NmeroBanheiros 2 Texto
DataTrminoAluguel 8 Data
Garagem - Sim/No
TipoImvel (casa, apartamento, sala) 12 Texto
ValorAluguel - Moeda
rea (em metros quadrado) 5 Texto
DadosComplementares 50 Memorando
Escritrio 10 Texto
Tabela Pagamentos
Campo Tamanho Tipo
NmeroPagamento - AutoNumerao
CdigoImvel - Nmero
ValorPago - Moeda
ValorMulta - Moeda
DataPagamento - Data
DinheiroCheque - Sim/No
CRIANDO UMA TABELA
Vimos que a exibio das informaes podem ser de vrias maneiras, formulri-
os de entrada de dados, consultas ou relatrios, mas elas esto todas armazena-
das em tabelas. Uma tabela de banco de dados uma coleo de dados sobre o
mesmo assunto organizado em linhas e colunas. A criao de uma tabela um
dos processos mais importantes do banco de dados. Os formulrios de entrada
de dados, consultas, e relatrios dependem dos dados de uma ou mais tabelas.
No momento da criao de uma nova tabela, definimos quais campos faro parte
dela e quais os tipos de dados podero ser armazenados em cada campo, isto ,
se um campo for definido como numrico, no ser permitido a entrada de texto.
Recursos como este, diminuem erros de entrada de dados.
O Assistente de Tabela uma forma simples de criao de tabela, mas ficar-
amos limitados a aceitar tabelas e campos pr-definidos, prontos. Em alguns
casos seria favorvel, mas como a maioria dos campos que definimos no fazem
parte das tabelas exemplos que o Assistente oferece, usaremos outra opo.
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Access 2000

Dando continuidade ao nosso estudo para criao de um banco de dados novo,
selecione a opo Banco de Dados Vazio na janela de apresentao Microsoft
Access, exibida aps o carregamento do Access, ou selecione a opo Novo
Banco de Dados do menu Arquivo ou, o clique no boto Novo ( ) da barra
de ferramentas, estas duas ltimas opes exibem o quadro de dilogo Novo.
Na guia Geral, clique em Banco de Dados, e em seguida no boto OK.
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Aps selecionar o boto Criar, o Microsoft Access cria o banco de dados com o
nome que voc digitou, como exemplo Controle de Imveis, e exibe a janela
Banco de dados com as Tabelas visveis. Selecione a opo Criar tabela no
modo estrutura e clique no boto Novo para criar a tabela Inquilinos de nosso
banco de dados.
O Modo Estrutura foi o escolhido por ser o mais completo. Aps a criao da
tabela, poderemos voltar mais tarde e editar ou modificar qualquer coisa da tabe-
la. No quadro de dilogo Nova tabela escolha tambm o Modo estrutura como
forma de criao desta tabela.
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Access 2000

A opo Modo Estrutura, exibe uma tabela onde sero entradas as definies
dos campos com seus respectivos tipos de dados e descries. Abaixo na caixa
de dilogo Tabela, encontraremos as propriedades do campo atualmente seleci-
onado, estas propriedades podero ser ativadas ou alteradas. Para o banco de
dados que estamos construindo, vamos alterar os tamanhos dos campos confor-
me foram definidos anteriormente. Para a tabela Inquilinos, os campos ficaro
da seguinte forma:
Aps a incluso de todos os campos, clique no boto Salvar da barra de ferra-
mentas. O Access perguntar ento qual o nome da tabela, digite Inquilinos.
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Chave primria
Antes de salvar a tabela Inquilinos, o Access informar que no foi definida
nenhuma chave primrio para esta tabela. Clique no boto Sim para definir a
chave primria automaticamente, verificando se esta chave o campo
CdigoInquilino.
Caso voc no queira definir automaticamente uma chave primria poder faz-
lo posteriormente, utilizando o boto Chave primria ( ) da barra de ferra-
mentas
A chave primria formada por um campo que identifica cada registro de uma
tabela. Da mesma forma que uma placa de carro identifica um veculo, a chave
primria identifica um nico registro. O Microsoft Access no permitir valores
duplicados neste campo. Por exemplo, na tabela Inquilinos, dois inquilinos no
podem ter o mesmo cdigo.
O tipo de dado AutoNumerao atribui automaticamente nmeros seqenciais
para os registros de uma tabela sem a existncia de duplicao. Este tipo de
dado foi utilizado na tabela Inquilinos para o campo CodigoInquilino que ser o
identificador de cada registro.
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Salvando a Tabela
Ao concluir totalmente a tabela, definindo os campos e a chave primria, salve-
a novamente.
Repita os mesmos procedimentos para as tabelas Imveis e Pagamentos. De-
finindo como chaves primrias os campos CdigoImvel e NmeroPagamento
respectivamente. Para o campo CdigoInquilino utilize o tipo de dado Assis-
tente de Pesquisa, este tipo de dado abre o quadro Assistente de Pesquisa,
mantenha a opo indicada e na prxima janela escolha a tabela Inquilinos
como fonte da pesquisa.
A seguir, escolha o campo Nome como sendo o campo para incluir na coluna de
pesquisa.
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Access 2000

Como vimos, este tipo de dado cria um campo que permite a voc escolher um
valor de uma outra tabela (Inquilinos). Este recurso provoca o relacionamento
entre as duas tabelas, isto , a tabela Inquilinos e Imveis passam a estar
relacionadas automaticamente pelo campo CdigoInquilino.
Continue com o Assistente mantendo as opes padro e finalizando com um
clique no boto Concluir.
Com o trmino do Assistente, continue com a entrada dos campos na tabela
imveis, at o campo DataTrminoAluguel. Como este campo do tipo Data/
Hora iremos definir uma mscara para a entrada de dados dele.
D um clique no boto com reticncias da seo Geral, abrindo a caixa de dilo-
go Assistente de mscara de entrada, definindo qual o tipo de mscara voc
quer que seja utilizado. Teste na caixa de texto Experimente como ficar a
mscara escolhida, a seguir clique em Avanar e Concluir.
A seguir, temos as definies de todos os campos das tabelas Imveis e Paga-
mentos:
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Relacionando Tabelas
O relacionamento das tabelas de nosso banco de dados se fez de forma autom-
tica quando definimos o campo CdigoInquilino como sendo do tipo Assistente
de Pesquisa, relacionando as tabelas Inquilinos e Imveis. Mas o relacionamento
entre as tabelas Imveis e Pagamentos dever ser realizado manualmente, isto ,
utilizando os recursos de relacionamento da janela Relacionamentos. Nesta
janela, voc poder definir relacionamentos entre campos de tabelas diferentes
ou excluir relacionamentos. Caso voc exclua alguma tabela da janela Relacio-
namentos, o Microsoft Access manter os demais relacionamentos, preservando
a integridade do banco de dados.
Como determinar relacionamentos para seu banco de dados
Depois de definir tabelas diferentes para cada assunto no seu banco de dados,
voc precisa de uma maneira de dizer ao Microsoft Access como agrupar nova-
mente estas informaes. O primeiro passo nesse processo definir relaciona-
mentos entre suas tabelas. Depois de fazer isso, voc pode criar consultas,
formulrios e relatrios, para exibir informaes de vrias tabelas de uma s vez.
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Access 2000

Por exemplo, o formulrio Pedidos do banco de dados Northwind, a seguir,
inclui informaes de vrias tabelas.
Como os relacionamentos funcionam?
Um relacionamento funciona coincidindo dados em campos-chave, que so nor-
malmente campos com o mesmo nome em ambas as tabelas. Na maioria dos
casos, essa ser a chave primria de uma tabela, que fornece um identificador
exclusivo para cada registro, coincidindo com uma entrada na chave estrangei-
ra em outra tabela. Por exemplo, funcionrios podem ser associados a pedidos
pelos quais so responsveis, criando-se um relacionamento entre campos
CdigoDoFuncionrio.
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Um relacionamento um-para-vrios
Um relacionamento um-para-vrios o tipo mais comum de relacionamento. Em
um relacionamento um-para-vrios, um registro na Tabela A pode ter vrios re-
gistros coincidentes na Tabela B, mas um registro na Tabela B no possui mais
do que um registro coincidente na Tabela A. Por exemplo, as tabelas Fornecedo-
res e Produtos possuem um relacionamento um-para-vrios: cada fornecedor
vende diversos produtos, mas cada produto vem de apenas um fornecedor.
Um relacionamento vrios-para-vrios
Em um relacionamento vrios-para-vrios, um registro na Tabela A pode conter
vrios registros coincidentes na Tabela B e vice versa. Isso s possvel definin-
do-se uma terceira tabela (chamada de tabela de vinculao) cuja chave prim-
ria consiste de pelo menos dois campos - as chaves primrias das Tabelas A e B.
Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos possuem um relacionamento
vrios-para-vrios que definido pela criao de dois relacionamentos um-para-
vrios com a tabela Detalhes do Pedido.
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Um relacionamento um-para-um
Em um relacionamento um-para-um, um registro da Tabela A no pode ter mais
de um registro coincidente na Tabela B e vice versa. Esse tipo de relacionamen-
to no comum, porque a maioria das informaes relacionadas desta maneira
deveriam estar em uma nica tabela. Voc talvez utilize um relacionamento um-
para-um para dividir uma tabela muito grande, para isolar parte de uma tabela por
razes de segurana ou para armazenar informaes que somente se aplicam a
um subconjunto da tabela principal. Por exemplo, voc pode querer criar uma
tabela para saber quais so os funcionrios que esto participando de um jogo de
futebol beneficiente.
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Como definir relacionamentos
Voc define um relacionamento manualmente, utilizando os recursos da janela
Relacionamentos. Voltando ao banco de dados Controle de Imveis, abra a
janela Relacionamentos dando um clique no boto ( ) da barra de ferramen-
tas. Observe que existe apenas um relacionamento definido, que foi o criado
automaticamente durante a construo da tabela Imveis, faltando ainda incluir
a tabela Pagamentos e seu relacionamento com a tabela Imveis.
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Access 2000

Comeamos com a incluso da tabela Pagamentos nesta janela, utilizando o bo-
to Mostrar tabela ( ) da barra de ferramentas. Selecionando a tabela Pa-
gamentos e clique nos botes Adicionar e Fechar.
Com a tabela adicionada, arraste o campo-chave de uma tabela e solte-o no
campo-chave da outra tabela.
Na caixa de dilogo Editar relacionamentos, ative a caixa Impor integridade
referencial e conclua o relacionamento dando um clique no boto Criar.
Voc poder excluir um relacionamento ou tabela do quadro Relacionamentos
utilizando o mouse. Para excluir um relacionamento, d um clique na linha de
relacionamento para selecion-la e, em seguida, pressione a tecla Delete. Para
excluir uma tabela, d um clique na tabela para selecion-la, e pressione a tecla
Delete.
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CRIANDO FORMULRIOS
No banco de dados Despesas vimos que as entradas de dados eram realizadas
atravs dos formulrios. Mas os formulrios tambm podem ser usados para a
criao de menus e caixas de dilogos.
Podemos adicionar formulrios em um banco de dados usando o Assistente de
formulrios que nos ajuda a criar formulrios padro mais rapidamente, o Auto
formulrio que cria um formulrio contendo todos os campos de uma tabela, ou
criando no modo Estrutura, partindo de um formulrio vazio e aos poucos adici-
onando os objetos que comporo este formulrio, construindo formulrios mais
personalizados.
Assistente de Formulrios
No momento, vamos introduzir dados nas tabelas Inquilinos e Imveis (15
imveis como exemplo) do banco de dados Controle de Imveis, usando um
formulrio que ser criado atravs do Assistente de Formulrios.
Clique em Formulrios e para criar um novo formulrio com a ajuda do assis-
tente, selecione a opo Criar o formulrio usando o assistente e clique no
boto Abrir da barra de ferramentas.
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Access 2000

No primeiro quadro do Assistente de Formulrio so pedidos os campos que
faro parte do formulrio, como o formulrio para entrada de dados na tabela
Inquilinos, todos os campos devero ser adicionados. Selecione a tabela na
caixa de lista Tabelas e clique no boto indicado na figura a seguir, para incluir
todos os campos da tabela no formulrio, passando-os da caixa Campos dispo-
nveis para a caixa Campos selecionados.
Nas prximas duas etapas, aceite o layout e estilo definidos como padro pelo
Access dando um clique no boto Avanar. Na ltima etapa, clique sobre o
boto Concluir. Como padro, o Access exibe o formulrio de entrada de dados
para a tabela Inquilinos. Adicione alguns registros com dados de seus amigos
nesta tabela.
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AutoFormulrio
Com o AutoFormulrio, o Access cria um formulrio que utiliza todos os
campos da origem do registro que voc selecionou de acordo com o layout
Colunar, Tabular ou Folha de dados.
A partir da janela Banco de dados, selecione o objeto Formulrios e clique
no boto Novo . Na caixa de dilogo Novo formulrio escolha a opo
AutoFormulrio: Colunar e a tabela Imveis como fonte de dados, de
acordo com a figura a seguir.
Ao dar um clique no boto OK o Access comear a construo do formulrio,
salve com o nome de Imveis.
Digite os dados no formulrio Imveis, de acordo com o seguinte critrio: escrit-
rio de Recife tem 7 casas com aluguis entre R$ 500,00 a R$ 1.500,00; o escrit-
rio de So Paulo tem 1 casa, 4 salas e 3 apartamentos distribudos entre as cida-
des de So Paulo, Belo Horizonte e Rio de Janeiro com aluguis entre R$ 800,00
a R$ 2.500,00
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Alterando a estrutura de um Formulrio
O formulrio de entrada de dados para a tabela Imveis no est bem estruturado,
por exemplo, a descrio do campo data est inadequada, deveria ser exibido o
seguinte: Data de Trmino do Aluguel. Outros campos apresentam problemas
semelhantes, mas podemos reestruturar o nosso formulrio. Em Formulrios,
selecione o formulrio Imveis e, em seguida, clique no boto Estrutura
( ).
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Para estruturar qualquer campo, d um clique sobre a caixa do campo a ser
alterado (aparecendo alguns quadradinhos, indicando que esta caixa est seleci-
onada), dependendo da posio em que se encontra o ponteiro do mouse, sobre a
caixa, veremos a seta bidirecional - arrastando voc dimensiona a caixa, ou uma
mozinha, que se arrastada move a caixa para outra posio.
D um clique, para selecionar, sobre a legenda do campo DataTrminoAluguel
e mais um clique para poder alterar o texto, substituindo-o por um outro mais
adequado. Repare que as indicaes dos campos so formadas na verdade por
dois objetos: Rtulo e Caixa de texto que podero ser redimensionados sepa-
radamente ou em grupo.
Depois de reestruturar o formulrio, poderemos ter a seguinte aparncia:
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ASSISTENTE DE CONSULTA
Atravs de uma Consulta poderemos recuperar dados de uma ou mais tabelas
usando um critrio especfico, e exibir esses dados na ordem que desejarmos. A
forma mais simples de criarmos uma consulta atravs de um Assistente. No
planejamento de nosso banco de dados verificamos a possibilidade de algumas
relaes - Imveis por Escritrio e Imveis por Cidade. Muitas vezes as
consultas coincidem com alguns tipos de relatrios. Vamos usar estas duas rela-
es e gerarmos as nossas consultas para o banco de dados Controle de Imveis.
Alm disso, as consultas ajudam na construo de formulrios de entrada de
dados que usam campos de vrias tabelas relacionadas. Construiremos tambm
uma consulta para a entrada dos pagamentos de aluguel que trabalhar com
dados das trs tabelas do banco de dados Controle de Imveis.
Criando uma Consulta Simples
Comearemos criando uma consulta que mostre ao usurio uma lista de imveis
por escritrio. Clique em Consultas da janela Banco de dados, dando um duplo
clique na opo Criar consulta usando o assistente.
Na primeira etapa do Assistente, pedida a tabela e os campos que faro parte
da consulta. Escolha a tabela Imveis e os campos: Escritrio, TipoImvel, rea,
ValorAluguel e DataTrminoAluguel. A escolha dever ser feita nesta ordem,
pois ser ela que determinar como os dados sero exibidos. Neste quadro,
poderamos selecionar mais de uma tabela e obter uma relao de campos per-
tencentes a diversas tabelas.
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Na prxima etapa aceite a opo oferecida pelo Access e na seguinte, Nomeie a
consulta como Imveis por escritrio. Como resultado teremos o seguinte:
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Note que a ordem de classificao dos registros desta consulta a mesma ordem
em que os dados foram sendo digitados. Para classificar a consulta na ordem
exata por escritrio, devemos alternar a consulta para o Modo estrutura ( )
e modificar a ordem para o campo Escritrio, de acordo com a figura a seguir.
Aps as alteraes, retorne ao modo Folha de dados ( ), observando as
alteraes na classificao dos registros.
Repita estes procedimentos para a criao da consulta Imveis por Cidade,
para esta consulta selecione os campos: Cidade, TipoImvel, rea e Endereo
da tabela Imveis, ordenando-os na ordem crescente para Cidades e TipoImvel.
Para alterar a legenda que aparece sobre cada campo, alterne a consulta para o
Modo estrutura e d um clique com o boto direito sobre o nome do campo,
escolhendo a opo Propriedades.
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No quadro de dilogo Propriedades do campo, digite um novo valor para a
propriedade legenda do campo.
Feche este quadro e retorne a consulta para o modo Folha de dados.
Obs: Para fazer o smbolo de rea utilize o Mapa de Caracteres do Windows, selecio-
nando, copiando e colando o smbolo de quadrado, ou pressione as teclas Ctrl+Alt+2.
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ASSISTENTE DE RELATRIOS
O relatrio uma maneira eficiente de apresentar os dados num formato impres-
so da maneira que desejarmos. As informaes deste relatrio podero ter ori-
gem em uma tabela ou consulta. Criar um relatrio a partir de uma consulta,
obtemos a forma impressa desta consulta. Para o banco de dados Controle de
Imveis, poderemos criar os seguintes relatrios: Imveis por Escritrio, Imveis
por Cidade, Relao Completa de Imveis e Imveis por Inquilino. A maneira
mais simples para criar um relatrio atravs do Assistente de relatrios. Na
seqncia, construiremos o relatrio Imveis por Inquilino e, logo aps, voc po-
der criar os outros relatrios utilizando os mesmos procedimentos.
Selecione Relatrios da janela Banco de dados, em seguida, d um duplo clique
sobre a opo Criar relatrio usando o assistente.
Da tabela Inquilino, selecione os campos Nome e Sobrenome, da tabela Im-
veis selecione os campos TipoImvel, Endereo, Cidade e ValorAluguel.
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Access 2000

No quadro que est sendo pedida a forma de exibio dos dados, aceite a opo
por Inquilino (a mais apropriada) e d um clique no boto Avanar. A seguir,
o Assistente de Relatrio deseja saber se queremos adicionar nveis de grupo no
relatrio que estamos criando, no faa nenhuma alterao pois os campos Nome
e Sobrenome j esto na condio de nvel de grupo, ento, clique sobre o boto
Avanar.
No prximo quadro informe a ordem de classificao dos dados. Escolha na
primeira caixa de lista o campo Tipo de Imvel em ordem crescente, como
sendo a primeira classificao, e o campo Valor do Aluguel em ordem decres-
cente, para a segunda classificao. Estas opes resultaro em uma listagem
em ordem alfabtica de tipo de imveis e, dentro desta, uma classificao em
ordem decrescente dos valores dos aluguis.
Nas etapas seguintes o Assistente solicitar o layout, orientao do papel, estilo e
ttulo do relatrio, escolha as opes mais adequadas ao gosto do usurio. Lem-
brando-se que caso no goste do resultado, voc poder apagar este relatrio e
comear tudo de novo.
A orientao Paisagem recomendada para relatrios com muitos campos se-
lecionados, provavelmente ser esta orientao que voc usar para o relatrio
Relao Completa de Imveis.
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Access 2000

Da mesma forma que as consultas, os relatrios tambm possibilitam sua
reestruturao, onde poderemos realizar qualquer tipo de correo, como exem-
plo, aumentar o campo endereo do relatrio Imveis por Inquilino, alterar a
legenda dos campos ou mudar a ordem de classificao.
Observe que a ordem de classificao primria por ordem de cdigo do inqui-
lino, vamos alterar para ordem alfabtica. Alterne para o Modo estrutura e no
menu Exibir, escolha a opo Classificar e agrupar ou utilize a barra de ferra-
mentas ( ).
Altere o primeiro campo de CdigoInquilino para Nome, classificando o relatrio
por ordem alfabtica de Inquilinos.
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Access 2000

CONSULTAS E FORMULRIOS ESPECIAIS
Vamos avanar um pouco mais nos recursos do Access para a criao de Con-
sultas e Formulrios. Criaremos um formulrio para a entrada dos pagamentos,
exibindo informaes das trs tabelas do banco de dados Controle Imveis. Para
isto, necessria a construo de uma consulta que far parte da montagem
deste formulrio.
Criando Consulta em Modo Estrutura
Clique em Consultas da janela Banco de dados e, em seguida, clique na opo
Criar consulta no modo Estrutura.
Logo aps, ser exibido dois quadros, o que est atrs conter as tabelas que
iremos utilizar, e o quadro frente - Mostrar tabela, possui as tabelas dispon-
veis que serviro como base para a criao da consulta. Selecione a tabela
Imveis e clique no boto Adicionar, faa o mesmo para as tabelas Inquilinos e
Pagamentos. Em seguida, clique em Fechar.
Na janela com o ttulo provisrio Consulta1, observamos as tabelas que acaba-
mos de adicionar com seus relacionamentos. Logo abaixo, encontraremos um
quadro para selecionarmos os campos que faro parte desta consulta. Como
exemplo, selecione os seguintes campos:
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Access 2000

Tabelas x Campos
Imveis Inquilinos Pagamentos
Endereo Nome NmeroPagamento
ValorAluguel CdigoImvel
ValorMulta
DataPagamento
DinheiroCheque
Ainda, se desejar, poder classificar de forma crescente ou decrescente qual-
quer um dos campos, para obter este recurso clique na linha Classificao, abai-
xo do campo que deseja ordenar e escolha uma das formas oferecidas. Ao
concluir feche a janela e confirme o salvamento, como sugesto, d o nome de
Consulta pagamentos.
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Access 2000

Criando Formulrio em Modo Estrutura
Para finalizar a construo dos formulrios deste banco de dados, criaremos um
formulrio para a tabela Pagamentos sem a utilizao do assistente. Este for-
mulrio ir conter campos das trs tabelas disponveis no banco da dados utilizan-
do como base a consulta Consulta pagamentos.
Clique em Formulrios da janela Banco de dados, em seguida, d um clique no
boto Novo ( ) e na caixa de dilogo Novo formulrio, selecione Modo
estrutura e Consulta pagamentos como fonte dos objetos.
Se a Caixa de ferramentas no estiver visvel, clique no boto Caixa de ferra-
mentas ( ) da barra de ferramentas para exibi-la.
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Access 2000

Aps a confirmao, a estrutura do novo formulrio ser exibida com os campos
da consulta Consulta pagamentos listados na Lista de campos, e a Caixa de
ferramentas.
Arraste todos os campos da Lista de campos para o formulrio vazio, sendo um
por vez, sem preocupar-se muito com a esttica. Pois iremos cuidar dela logo a
seguir.
Aps a incluso de todas as caixas de texto com suas respectivas legendas,
vamos organizar estes conjuntos utilizando a grade do formulrio para nos ajudar
com os posicionamentos. Selecione o formulrio dando um clique no local indica-
do na figura anterior, e depois, abra a janela de propriedades do formulrio dando
um clique no boto Propriedades ( ) da barra de ferramentas.
Na guia Formato da janela de propriedades do formulrio, altere o valor das
grades X e Y para 5, ou outro valor que voc achar mais conveniente.
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Access 2000

Para visualizar ou ocultar a grade, use a opo Grade do menu Exibir. E para
encaixar os objetos na grade dando um ajuste mais preciso, use a opo Encai-
xar na grade do menu Formatar. Agora com a grade visvel e menor, voc
pode organizar seus objetos mais facilmente.
Salve ( ) este formulrio com o nome de Pagamentos. E teste o seu funcio-
namento inserindo alguns pagamentos, mas tome cuidado para no digitar um
cdigo de imvel no existente.
Para efetuar um pagamento interessante poder escolher a partir de uma lista, o
imvel que ter seu aluguel pago. Mas por enquanto o formulrio Pagamento
no permite esta escolha, pois para o campo CdigoImvel existe uma caixa de
texto onde dever ser digitado o cdigo e s depois de sair do campo que
teremos os demais campos relacionados exibidos.
Para resolver este problema, primeiro teremos que converter o objeto caixa de
texto em uma caixa de combinao, e depois alterar uma de suas propriedades.
Clique com o boto direito sobre a caixa de texto do campo CdigoImvel seleci-
onando Alterar para >> Caixa de combinao.
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Access 2000

Aps a converso, abra a janela de propriedades da Caixa de combinao
CdigoImvel, e d um clique no boto de reticncias da propriedade Origem
da linha para abrir um construtor de consultas, que nos ajudar a informar ao
Access onde obter os dados a serem exibidos nesta caixa de combinao.
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Access 2000

Adicione a tabela Imveis e selecione o campo CdigoImvel como Origem da
linha, feche esta janela salvando as alteraes na propriedade.
Volte o formulrio para o Modo formulrio e teste novamente, observando que
basta selecionar um cdigo de imvel da lista para que os campos relacionados
sejam logo preenchidos.
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Access 2000

Para finalizar este formulrio, vamos incluir o recurso de valor padro para um
campo em um novo registro. Por exemplo, quando vamos realizar um pagamen-
to conveniente que o valor do campo DataPagamento seja preenchido com a
data atual eliminando uma etapa de digitao.
Abra a janela de propriedades da caixa de texto do campo DataPagamento e
altere a propriedade Valor padro, dando um clique no boto de reticncias para
abrir o Construtor de expresses.
Para fazer com que a data do sistema seja o valor padro, clique Expresses
comuns e duplo clique em Data atual, depois feche o construtor com OK.
Pronto, agora toda vez que o usurio for incluir um novo pagamento, este vir
com a data atual do sistema automaticamente.
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Access 2000

CONSTRUINDO UM MENU DE CONTROLE
Em estudos anteriores, aps criarmos o banco de dados Despesas, foi exibido
um menu de controle que permitia, de maneira prtica e operacional, encontrar-
mos a tarefa que pretendamos realizar sem a necessidade de procur-la na jane-
la Banco de dados. Os menus facilitam muito a operao em sistemas
informatizados. Agora, vamos criar um menu para o Controle de Imveis, e
fazer com que ele seja ativado automaticamente toda vez que este banco de
dados for aberto.
Este banco de dados na verdade ter quatro menus, sendo um principal
(switchboard) que abrir os outros trs, todos obedecendo ao seguinte esquema:
Menu Switchboard Entrar/Exibir dados Consul tas Relatrios
Entrar/Exibir dados Inquilinos Imveis por cidade Imveis por cidade
Consultas Imveis Imveis por escritrio Imveis
por
Escritrio
Opes Relatrios Pagamentos Retornar ao Menu Imveis por
inquilino
Alterar itens do Menu Retornar ao Menu Relao completa
Sair Banco de dados Retornar ao Menu
Estando com o banco de dados Controle de Imveis aberto, selecione a partir do
menu Ferramentas >> Suplementos >> Gerenciador do menu de contro-
le. O quadro exibido a seguir pedir uma confirmao para a criao de um
menu de controle, clique no boto Sim.
Caso a opo Gerenciador do menu de controle no esteja disponvel, abra a
caixa de dilogo Personalizar a partir do menu Ferramentas >> Personalizar...
>> Comandos e arraste a opo para a barra de menu na posio indicada na
figura a seguir.
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Aps a confirmao para criar um menu de controle, sero criados automatica-
mente a tabela Itens do menu de controle e o formulrio Main Switchboard.
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Access 2000

No quadro Pginas do menu de controle, deve conter o Menu de controle
principal (criado automaticamente) e todos os submenus que faro parte do
menu principal, isto , os submenus Entrar/Exibir Dados, Consultas e Relatrios.
Atravs do boto Novo, inclua esses submenus.
Agora, com o Main Switchboard selecionado, clique no boto Editar para criar-
mos os itens que iro compor o Menu Principal com seus respectivos comandos.
No quadro Editar pgina do menu de controle, clique no boto Novo para
inserir a primeira opo do Menu Principal que ser Entrar/Exibir dados ento,
digite esta opo na caixa Texto. Como esta opo do menu abrir um submenu,
vamos manter o comando Ir para menu de controle e selecionar o submenu
Entrar/Exibir dados conforme a figura a seguir.
Vamos repetir estes procedimentos para as opes Consultas e Relatrios que
abriro seus respectivos submenus. Para a opo Alterar Itens do Menu, use
o comando Criar aplicativo que ativar automaticamente o Gerenciador do Menu
de Controle.
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Access 2000

E para a opo Sair do Banco de dados, use o comando Sair do aplicativo que
fechar o banco de dados.
A primeira parte do Menu Principal est pronta, mas os submenus tambm con-
tero itens, isto , para o submenu Entrar/Exibir Dados, teremos as opes
Inquilino, Imveis e Pagamentos. Estas opes abriro seus respectivos for-
mulrios de entrada de dados.
No quadro Editar pgina do menu controle, clique no boto Fechar para
retornarmos ao quadro Gerenciador do menu de controle. Agora, iremos edi-
tar os submenus, isto , entrar com os itens para cada submenu.
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Access 2000

Para editar o submenu Entrar/Exibir Dados, selecione-o no Gerenciador do menu
de controle e clique no boto Editar. No quadro Editar pgina do menu de
controle, selecione o boto Novo. Na caixa Texto digite Inquilinos, use o co-
mando Abrir formulrio no modo edio (permite a edio e exibio de re-
gistros) e escolha o Formulrio Inquilinos. Este comando abre o formulrio de
entrada de dados Inquilinos, aps a escolha da opo Inquilino no submenu En-
trar/Exibir Dados.
Repita estes procedimentos para as opes Imveis e Pagamentos do submenu
Entrar/Exibir dados incluindo mais uma opo de retorno, isto , quando saltamos
para um submenu, dever existir uma opo que volte para o menu principal,
ento, crie mais um item conforme a figura a seguir:
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Access 2000

Para o submenu Relatrios, utilize os textos e comandos a seguir:
Texto Comando Relatrio
Imveis por cidade Abrir relatrio Imveis por cidade
Imveis por escritrio Abrir relatrio Imveis por escritrio
Imveis por inquilino Abrir relatrio Imveis por inquilino
Relao completa de imveis Abrir relatrio Relao completa de
imveis
Retorna ao Menu principal Ir para menu de controle Main Switchboard
Para concluirmos o nosso trabalho, est faltando a incluso dos itens referente ao
submenu Consultas, mas como no existe um comando para abertura de con-
sulta na lista de comando, teremos que criar uma macro (prximo assunto) de
abertura de consulta e usar o comando Executar macro do Gerenciador de
menu de controle.
Clique nos botes Fechar da janela Editar pgina do menu de controle e do
Gerenciador de menu de controle. Na janela Banco de dados, selecione
Formulrios e abra o formulrio Switchboard para vermos o resultado de nos-
so trabalho. No menu exibido, navegue pelas opes j definidas (menos Consul-
tas), inclusive Sair do Banco de Dados.
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Formulrio de Inicializao
Quando abrimos o banco de dados Controle de Imveis observamos que o menu
de controle no carregado automaticamente. Para tornar isso possvel, siga as
instrues a seguir:
1. No menu Ferramentas, escolha a opo Inicializar...;
2. No caixa de combinao Exibir formulrio/pgina, selecione o formulrio
Switchboard;
3. Se voc no deseja que usurios vejam ou usem a janela Banco de Dados,
que aparece por trs do Menu, desative a caixa de verificao Exibir janela
banco de dados. Feche o banco de dados, em seguida, abra-o para ver o
resultado.
MACRO PARA ABRIR CONSULTA
Atravs de uma macro poderemos criar um conjunto de uma ou mais aes onde
cada uma faz alguma coisa. Vamos criar uma macro que execute uma seqn-
cia de aes para a abertura de uma consulta.
A partir da janela Banco de dados, ative Macros e clique no boto Novo ( ).
Na coluna Ao escolha na lista a opo AbrirConsulta, e como Nome da
consulta, escolha Imveis por Cidade. Geralmente as consultas no permitem
a edio de dados ento, na caixa Modo de dados escolha Somente leitura.
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Access 2000

Logo aps, feche a janela e salve-a com o nome: Consulta Imveis por Cidade.
Repita estes procedimentos para criar uma macro para a outra consulta - Im-
veis por Escritrio.
Ao concluir, teremos duas macros que abriro as consultas Imveis por Cidade e
Imveis por Escritrio.
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Access 2000

Vamos incluir estas duas macros no Menu de Controle. Abra o formulrio
Switchboard e, em seguida, escolha a opo Alterar Itens do Menu. Atravs
do Editor de Menus, entre com os itens para o submenu Consultas (figura a
seguir), incluindo o de retorno ao menu principal. Ao concluir, verifique o resulta-
do.
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CRIANDO PGINAS PARA INTERNET
A Internet est cada dia mais prxima dos usurios comuns, eles a usam para
enviar mensagens aos amigos, consultar algum tipo de informao e, at mesmo,
fazerem compras.
Nas empresas os empregados logo tero em suas mos, sistemas de acesso s
informaes parecidos com a Internet e, desta forma, podero divulgar seus tra-
balhos na rede interna (Intranet) ou, em uma rede externa (Internet). Para gerar
qualquer tipo de informao a ser divulgada na Internet ou Intranet, ser neces-
sria a converso destes arquivos para o formato HTML (tipo de arquivo reco-
nhecido pelo programa de navegao), e esta converso o Access faz para voc
sem muito mistrio.
CONVERTENDO UM ARQUIVO EM HTML
O Access permite a converso para HTML dos relatrios, tabelas, consultas e
formulrios, resultando em pginas da Web. Vamos converter os relatrios do
banco de dados Controle de Imveis para conhecermos melhor este recurso.
Com o relatrio Imveis por Inquilino selecionado, clique em Arquivo >> Ex-
portar..., e salve o relatrio como tipo Documentos HTML.
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Access 2000

Marque a caixa de seleo AutoIniciar para exibir os resultados em seu nave-
gador da Internet padro e clique em Salvar. Mas antes de salvar, o Access
perguntar qual ser o modelo de HTML que voc deseja utilizar, onde poder
ser digitado o local do arquivo modelo.
Os arquivos de modelo HTML so utilizados para melhorar a aparncia, consis-
tncia e navegao de seus arquivos HTML estticos. Por exemplo, talvez voc
queira incluir um logotipo da empresa na seo do cabealho, uma imagem de
plano de fundo padronizada da empresa, na seo do corpo, e botes de navega-
o exclusivos, na seo do rodap de um relatrio HTML esttico.
Um modelo HTML um arquivo de texto que inclui marcadores de cdigo HTML
e marcadores exclusivos do Microsoft Access, que indicam onde inserir a sada
e outras informaes nos arquivos HTML estticos ou arquivos HTML gerados
no servidor.
Caso voc no tenha nenhum arquivo modelo, o Access colocar informaes
padro no arquivo HTML criado.
Para visualizar este relatrio, exiba a Barra de ferramentas da Web (Exibir >>
Barras de ferramentas >> Web), clicando no boto Ir ( ) e na opo Abrir
( ) e informando a seguir o nome completo do arquivo HTML.
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Access 2000

Ou se preferir, execute o seu navegador e abra o arquivo que acabou de salvar.
PGINA DE ACESSO A DADOS
Pgina um arquivo que pode ser visualizado atravs de um navegador de Internet.
O Access permite a criao de pginas fixas, como vimos anteriormente, ou
atualizveis como veremos a seguir.
O segundo tipo de pgina um tipo especialmente projetado para exibir e traba-
lhar com dados, armazenados em um banco do Access, pela Internet ou via
Intranet.
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Para criar uma Pgina de acessos a dados ou abri-la no modo estrutura, ou
no modo pgina, voc deve ter instalado o Internet Explorer 5 ou posterior.
Podemos criar uma Pgina de acesso a dados usando a AutoPgina, o Assis-
tente, transformar uma pgina da Web existente, ou cri-la a partir do zero.
Vamos criar uma pgina que exiba os dados da tabela Imveis usando o assis-
tente.
1. Na janela Banco de dados, clique em Pginas e d um duplo clique na opo
Criar pgina de acesso a dados usando o assistente.
2. Escolha a tabela ou consulta com os dados dos quais voc deseja basear
sua pgina de acesso a dados. Clique no boto Avanar.
3. Ordene os registros pelo valor crescente do aluguel.
4. D o nome de Pgina imveis, e clique no boto Concluir com a opo
Modificar a estrutura da pgina selecionada.
5. Se desejar escolher uma aparncia mais elegante para a sua pgina, marque
tambm a caixa Deseja aplicar um tema sua pgina.
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6. Salve a pgina com o nome de Pgina imveis.htm.
7. Faa as alteraes necessrias na estrutura da pgina para que ela fique
semelhante a figura mostrada.
Aps salvar o arquivo, o Access adiciona um atalho para a pgina na janela
Banco de dados.
Aponte o mouse sobre o atalho na janela Banco de dados para exibir o
caminho do arquivo.
Com a arquivo HTML pronto, basta public-lo em um servidor Web para ele
ficar disponvel na Internet ou Intranet.
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ASSISTENTE DO OFFICE
No decorrer do curso voc deve ter notado o assistente de ajuda sendo exibido e
oferecendo algumas dicas sobre o trabalho que estava sendo executado. Esta
uma das opes que o Assistente do Office oferece - Ajuda sugerida, mas a
qualquer momento voc poder solicitar ajuda usando as suas prprias palavras,
para isto, d um clique sobre o boto Assistente do Office ( ), localizado na
barra de ferramentas.
Acima do quadro do assistente, encontraremos um balo solicitando o texto que
representar o assunto que desejamos obter ajuda. Como exemplo, foi solicitada
ajuda sobre a excluso de formulrios. Aps dar um clique no boto Pesquisar,
o Assistente exibe algumas opo relacionadas com sua pergunta. Clique na
opo correspondente sua pergunta para obter detalhes da ajuda solicitada.
Em seguida, exibida a janela de ajuda do Microsoft Access contendo informa-
es detalhadas sobre a ajuda solicitada.
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Caso deseje mudar as caractersticas do assistente ou at mesmo a cara do
prprio Assistente, clique no boto Opes no balo exibido logo aps a apre-
sentao do Assistente. Na guia Opes poderemos ativar ou desativar os
recursos disponveis e as dicas, e na guia Galeria, encontraremos a opo de
mudar a aparncia do Assistente.
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LISTA DE EXERCCIOS
1) Abra o banco de dados Northwind e conhea os diversos objetos contidos nas tabe-
las, consultas, formulrios e relatrios.
2) Use o assistente para criar um banco de dados utilizando a estrutura pr-definida
Agendamento de recursos.
3) Analise os relacionamentos do banco de dados Agendamento de recursos.
4) No banco de dados que voc criou, cadastre alguns clientes e tipos de recursos.
5) Agora cadastre alguns recursos para finalizar a base do banco de dados.
6) Organize os clientes em ordem alfabtica visualizando todos os registros.
7) Usando o boto filtrar por seleo, exiba apenas os registros de determinada cidade,
remova o filtro.
8) Realize algumas reservas, e com o boto filtrar por formulrio, exiba apenas os regis-
tros com datas de agendamento superiores dez dias da data atual.
9) No formulrio reservas, encontre o registro para a data atual atravs do boto locali-
zar.
10) Use o menu atalho para realizar algum tipo de pesquisa em um campo a sua escolha.
11) Crie uma consulta que contenha os campos das tabelas Recursos e Tipos de recur-
sos, e inclua esta consulta e mais a criada no exerccio 8, no menu de controle princi-
pal como itens de um sub-menu Consultas.
12) Gere um novo relatrio a partir de uma das consultas que voc criou, logo aps, in-
clua no menu Relatrios do menu de controle.
13) Crie um formulrio que exiba em duas guias, informaes do recurso e o tipo do recur-
so (altere a legenda das guias na janela de propriedades). Em seguida, inclua este
formulrio no menu consultas.
14) Aps realizar todas as tarefas, converta dois relatrios e duas consultas (a sua esco-
lha) em Pgina de acesso a dados, ao concluir, veja o resultado no navegador da
Internet.
15) Use o assistente do Office para saber como alterar a cor do texto exibido nos
formulrios, em seguida, altere as cores do texto de todos os formulrios.
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Access 2000

Celta Informtica
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