Mdul o 4 Mdul o 4

Implementao do GUIA Implementao do GUIA

Simplificao Administrativa
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j
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Pr-requisitos da
Simplificao
Administrativa
Definio do
Marco de
Referncia
Mapeamento
do Processo
Mapeamento
do Processo
Elaborao
do Plano de
Trabalho
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Levantamento Identificao Desenho dos
Trabalho
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sLevantamento
das Atividades e
Normas
Identificao
dos
Elementos do
Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Desenho dos
Fluxogramas
Atuais
Levantamento
das Etapas e
Normas
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rvore de
Solues
Modelagem
do Processo
Implementao
das Melhorias
Implementao
das Melhorias
Sistema de
Medio de
Desempenho
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Proposta de
Simplificao
Implementao
do Novo
Fim
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Simplificao do Novo
Processo
Fim
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2
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
III - LEVANTAMENTO DAS ETAPAS
Passos:
1 Id tifi t 1 - Identificar as etapas que
compem o processo priorizado
( C t l ) (usar Cartelas);
2 A t f d 2 - Agrupar as etapas, formando os
subprocessos de trabalho (usar
C t l ) Cartelas);
3 Id tifi (
23/9/2009
3
3 Identificar as normas (apenas
registro).

MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO

1 - IDENTIFICAO DAS ETAPAS
Pergunta: Pergunta:
Quais so as etapas executadas para dar
conta de desenvolver o processo priorizado? conta de desenvolver o processo priorizado?
Registro das Etapas: g p
Verbo no infinito + complemento;
Evitar verbos como: CONTROLAR, ,
ADMINISTRAR, GERENCIAR
TRATAR; contrato ;
Evitar frase que denotam fluxo:
RECEBER, ENVIAR.
23/9/2009
4
,
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
O verbo corresponde ao que
desenvolvida dentro do processo em desenvolvida dentro do processo em
estudo. A frase completa a etapa
usar frases auto-explicativas;
evitar palavras isoladas evitar palavras isoladas.
23/9/2009
5
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Conceitos Bsicos:
Preciso: identificar com clareza e
exatido a etapa, considerando o que
executado e produzido; p
Conciso: significa alcanar um g
grau de sntese necessrio ao
mapeamento rpido e simplificado
das etapas, sem prejuzo do
entendimento do contexto.
23/9/2009
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exemplo: LICITAO
R l d Et D l id Relao das Etapas Desenvolvidas
cadastrar dados, relao de bens e/ ou
servios necessitados; servios necessitados;
verificar se h disponibilidade de recursos ou
previso; previso;
elaborar edital de licitao;
especificar equipamentos a serem adquiridos; espec ca equ pa e os a se e adqu dos;
cadastrar Dados do Representante, se for
caso;
definir clculo de pontuao tcnica;
atualizar a linha de fornecimento;
23/9/2009
7
divulgar edital de licitao.
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
2 AGRUPAMENTO DAS ETAPAS 2 - AGRUPAMENTO DAS ETAPAS
Agrupar as etapas identificadas, de
modo a identificar os subprocessos que modo a identificar os subprocessos que
formam o processo de trabalho
priorizado priorizado.
O agrupamento deve ser feito pelo critrio
da SIMILARIDADE verificando se a ordem da SIMILARIDADE, verificando-se a ordem
de realizao das etapas.
23/9/2009
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exemplo: LICITAO
1 CONJUNTO DE ETAPAS 1 CONJUNTO DE ETAPAS
SUB-PROCESSO REQUISIO DE BENS/SERVIOS
1 Cadastrar dados da relao de bens e/ ou 1. Cadastrar dados da relao de bens e/ ou
servios necessitados
2. Analisar dados solicitados quanto q
especificao
3. Verificar se h disponibilidade de recursos ou
previso
4. Analisar, aprovar e encaminhar para a
Comisso de Licitao
23/9/2009
9
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
3 IDENTIFICAO DAS NORMAS 3 IDENTIFICAO DAS NORMAS
Identificar as normas que incidem sobre
o processo de trabalho priorizado (leis o processo de trabalho priorizado (leis,
decretos, instrues normativas,
manuais) manuais)
23/9/2009
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
LEVANTAMENTO DAS NORMAS LEVANTAMENTO DAS NORMAS
Exemplo:
No r m a/ A n o Es f er a d e
Cr i a o
Em e n t a Gr au d e i m p a c t o
n o p r o c es s o
Lei 8 666/ 93 Federal Est abel ece normas gerais sobre l i cit aes e contratos Lei 8. 666/ 93 Federal Est abel ece normas gerais sobre l i cit aes e contratos
admi ni strat ivos perti nent es a obras, servi os (i ncl usi ve de
publi ci dade), compras, ali enaes e l ocaes no mbi t o dos
Poderes da Uni o, dos Est ados, do Distrit o Federal e dos
Muni c pios.
A L TO
Lei 9. 069/ 95 Federal Di spe sobre o Pl ano Real, o Si st em a Monet ri o Naci onal,
Est abel ece as Regras e Condi es de Emi sso do REAL e os B A I XO Est abel ece as Regras e Condi es de Emi sso do REAL e os
Crit ri os para Converso das Obri gaes para o REAL, e d out ras
Provi dnci as.
B A I XO
Lei 10.520/02 Federal I nst it ui , no mbit o da Uni o, Est ados, Di st rit o Federal e Muni c pi os,
nos t erm os do art. 37, i nci so XXI, da Constit uio Federal ,
modali dade de li ci tao denomi nada prego, para aqui si o de bens
A L TO
e servi os comuns, e d outras providnci as.
Decret o
1. 054/ 94
Federal Regul am ent a o reaj ust e de preos nos cont rat os da Admi ni st rao
Federal diret a e i ndi ret a e d outras provi dnci as. B A I XO
Decret o
2. 271/ 97
Federal Di spe sobre a cont rat ao de servi os pel a Admi ni st rao Pbl ica
Federal diret a, aut arqui a e fundao, e d outras providnci as. MDIO 2. 271/ 97 Federal diret a, aut arqui a e fundao, e d outras providnci as.
(t ercei ri zao)
O
I nst ruo
Norm ati va
08/ 98
Federal Di spe sobre a regul am ent ao dos procedim ent os l i cit atri os e de
contratao de f ornecim ent os processados pel o Si st em a de Regi stro
de Preos, no mbit o dos rgos e enti dades i nt egrant es do Si st ema
de Servi os Gerai s - SI SG. (regi stro de preos)
A L TO
Port ari a
57/ 2003
Di spe sobre atuali zao de dados no Sist em a Int egrado de
Admi nistrao de Servios Gerai s - SI ASG, pel os rgos e
ent i dades i nt egrant es do Si st em a de Servi os Gerai s - SI SG, no
m bi t o da Administrao Pbli ca f ederal , para ef ei t o de subsi di ar
pol ti cas pbli cas de contrat aes de servi os.
A L TO
23/9/2009
11
Resol uo
02/ 2001
Federal Est abel ece di retri z para a impl em ent ao de modifi caes nos
si st em as de i nf ormao gerenci ados no mbi t o do Sist em a de
Servi os Gerai s - SI SG.
A L TO
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exerccio:
Identificar e agrupar as etapas Identificar e agrupar as etapas
levantadas pelo grupo.
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Nveis
Implementao do GUIA Implementao do GUIA
Simplificao Administrativa
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Pr-requisitos da
Simplificao
Administrativa
Definio do
Marco de
Referncia
Mapeamento
do Processo
Mapeamento
do Processo
Elaborao
do Plano de
Trabalho
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Levantamento Identificao Desenho dos
Trabalho
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sLevantamento
das Atividades e
Normas
Identificao
dos
Elementos do
Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Desenho dos
Fluxogramas
Atuais
Levantamento
das Etapas e
Normas
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rvore de
Solues
Modelagem
do Processo
Implementao
das Melhorias
Implementao
das Melhorias
Sistema de
Medio de
Desempenho
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Proposta de
Simplificao
Implementao
do Novo
Fim
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Simplificao do Novo
Processo
Fim
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
IV - IDENTIFICAO DOS ELEMENTOS DO IV IDENTIFICAO DOS ELEMENTOS DO
PROCESSO
Identificao e visualizao dos 4 elementos Identificao e visualizao dos 4 elementos
essenciais dos processos de trabalho
(fornecedor, entrada, sada e cliente). (fornecedor, entrada, sada e cliente).
Processo Entrada Sada Cliente Fornecedor
Ferramentas:
Processo Entrada Sada Cliente Fornecedor
Tcnica de Moderao por Cartelas.
F l i Formulrio:
Formulrio de identificao dos
23/9/2009
14
elementos do processo.
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
1.
Fornecedor
a pessoa/rea/instrumento de trabalho que
envia/fornece/disponibiliza o insumo necessrio para a
realizao da etapa.
2. Entrada /
I
a informao/documento/material necessria para
d l t l l Insumo que se desenvolva a etapa, sem o qual no possvel
realiz-la
3 Sada / a informao/documento/material produzida pelo 3. Sada /
Produto
a informao/documento/material produzida pelo
executor da etapa. o resultado do trabalho.
4. Cliente a pessoa/rea/instrumento de trabalho a quem se p q
destina o resultado do trabalho. Aquele (aquilo) que
receber o que foi gerado pelo executor da etapa.
23/9/2009
15
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Pergunta explicativa Elemento g p
do
Processo
Quem envia as informaes, recursos e/ ou
materiais para que seja executada a etapa?
Quem o fornecedor? De onde vem?
Fornecedor
Quem o fornecedor? De onde vem?
O que preciso para executar a etapa? Quais
as informaes recursos e/ ou materiais que
Entrada
as informaes, recursos e/ ou materiais que
so as entradas da etapa? O que entra para
que seja processado? O que vem?
O que produzido com a etapa? O que
gerado? O que sai?
Sada/
Produto
A quem se destina o resultado da etapa?
Quem recebe o produto gerado? Para onde
?
Cliente
23/9/2009
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vai?
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Sero identificados esses elementos para
cada etapa (frase) que compe o processo
de trabalho.
23/9/2009
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exemplo
Formulrio de Identificao dos Formulrio de Identificao dos
Elementos do Processo
SUBPROCESSO: REQUISIO DE
BENS OU SEVIOS
Etapas
01 C d t d d d l d b / 01- Cadastrar dados da relao de bens e/ ou
servios necessitados
02- Analisar dados solicitados quanto 02 Analisar dados solicitados quanto
especificao
03- Verificar se h disponibilidade de recursos
ou previso
4- Analisar, aprovar e encaminhar para a
C i d Li it
23/9/2009
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Comisso de Licitao
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exemplo
FORNECEDOR
ENTRADA/ PRODUTO CLIENTE
PROCESSO
FORNECEDOR
De onde vem?
ENTRADA/
INSUMO
O que vem?
PRODUTO
O que sai?
CLIENTE
Para aonde vai?
PROCESSO
O que voc
faz com isso?

E1 - formulrio de
Cadastrar dados
S1 recibo de
li it t
rea solicitante
E1 formulrio de
Solicitao de bens
e servios
preenchido.
da relao de bens
e/ ou servios
necessitados
S1 - recibo de
Solicitao de
bens/servio
gerado
rea solicitante
Formulrio de
Solicitao de
E2- Bens e
servios
Analisar dados
solicitados
S2 bens e
servios
O t
bens e servios
servios
solicitados
solicitados
quanto
especificao
servios
especificados
detalhadamente
Oramentao
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Implementao do GUIA Implementao do GUIA
Simplificao Administrativa
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Pr-requisitos da
Simplificao
Administrativa
Definio do
Marco de
Referncia
Mapeamento
do Processo
Mapeamento
do Processo
Elaborao
do Plano de
Trabalho
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Levantamento Identificao Desenho dos
Trabalho
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sLevantamento
das Atividades e
Normas
Identificao
dos
Elementos do
Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Anlise e
Melhoria do
Processo
Desenho dos
Fluxogramas
Atuais
Levantamento
das Etapas e
Normas
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rvore de
Solues
Modelagem
do Processo
Implementao
das Melhorias
Implementao
das Melhorias
Sistema de
Medio de
Desempenho
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Proposta de
Simplificao
Implementao
do Novo
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Simplificao do Novo
Processo
Fim
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
V DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS V - DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS
um desenho grfico feito com smbolos
padronizados, que mostra a seqncia
l i d d li d lgica dos passos de realizao de um
processo de trabalho.
Ferramenta:
Tcnica de Moderao por Cartelas
Modelo simplificado de Fluxograma
ou Fluxograma
23/9/2009
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MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
P i
Id tifi d fl d d t b lh
Permite:
Identificao do fluxo do processo de trabalho,
bem como das interaes entre os sub-
processos;
Visualizao de detalhes crticos do processo
de trabalho;
Viso integrada do processo de trabalho;
Identificao de potenciais pontos de controle;
Identificao de inconsistncias e pontos
frgeis.
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22
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS
IDENTIFICAR:
Atores: quem executa alguma ao no
processo;
Aes: o que feito por cada ator;
Seqncia das Aes: a ordem em que
acontece cada ao acontece cada ao.
23/9/2009
23
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
IDENTIFICAR:
Smbolo Denominao Descrio
ATOR
Aquele que executa alguma ao no
processo/subprocesso (quem faz) ATOR processo/subprocesso (quem faz).
AO aquilo que o ator realiza, expressa em
Nome do Ator
forma de frases iniciados com o verbo no
infinitivo + complemento (o que faz)
SEQNCIA DAS Representa o fluxo em que realizado o
AES processo/subprocesso (em que ordem faz).
CLULA DE
TRABALHO
Limite de atuao do ator, onde se
representa quem, o que e em que ordem O ep ese ta que , o que e e que o de
desenvolvida o processo/subprocesso.
23/9/2009
24
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exemplo: Exemplo:
REQUISIO DE PRODUTO/SERVIO
rea
Solicitante
Preencher formulrio de
Solicitao de bens e
servios
Guardar Recibo
de Solicitao
de bens/servios
Tcnico
Cadastrar dados da relao de
/
Analisar dados solicitados quanto
ifi

Administrativo
bens e/ou servios
necessitados
especificao
Verificar se h
disponibilidade de recursos
ou previso
Oramentao
Analisa, aprova e
encaminha para Comisso
de Licitao
Gestor Administrativo
23/9/2009
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FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA
Smbolos Smbolos
INCIO
Incio Incio
Aes
Sentido
de fluxo
Deciso
N
S
Deciso
Aes
lti l
1
Conector
mltiplas
FIM
Fim
Espera
23/9/2009
26
FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA DE UM PROCESSO
INCIO
2
3
N
S
N
S
N
S
N
1
S
1
S
N
S
N
1
23/9/2009
27
FIM
2
3
Fluxo
Encaminhamento das
peas pelo fornecedor
Recebimento das peas no Suprimento
Modelo de
Comunicao do Recebimento ao CQ*
Verificao dos registros pelo CQ*
No
Fluxograma
Vertical
necessrio
colher
amostras
Sim
Retirada das amostras pelo CQ
No
Realizao dos testes pelo CQ
H peas
j it d
No
Informao ao Suprimento
rejeitadas
Sim
Encaminhamento ao CAC**
Recebimento das peas pelo CAC**
Si
No
Elaborao do formulrio S-150 (CAC)
Encaminhamento pelo CAC ao Suprimento
Recebimento das peas pelo CAC
Peas
podem ser
usadas?
Sim
Lanamento das peas pelo
Suprimento no inventrio central
Encaminhamento pelo CAC ao Suprimento
Devoluo , pelo Suprimento, ao
fornecedor
Identificao do lote com
usar como est pelo CAC
Informao
ao Suprimento
23/9/2009
28
Recebimento das peas pelo fornecedor
Modelo de Fluxograma Horizontal
Encaminhamento das Verificao dos registros pelo CQ*
Recebimento das peas pelo
Recebimento das peas no
Suprimento
peas pelo fornecedor
Comunicao do Recebimento ao
CQ*
Necessrio
colher
amostras
Peas
podem ser
usadas
CAC**
Sim Sim No No
Suprimento
Identificao do lote com
usar como est pelo CAC
Sim Sim No
I f
No
Informao ao Suprimento
Retirada das amostras pelo CQ
Realizao dos testes pelo CQ
H peas
rejeitadas
No
Informao ao
Suprimento
rejeitadas
Encaminhamento ao CAC**
Sim
Informao ao Suprimento
Elaborao do formulrio S-150 (CAC)
Informao ao Suprimento
Encaminhamento pelo CAC
ao Suprimento
Devoluo , pelo
Suprimento, ao fornecedor
Recebimento das peas
pelo fornecedor
Lanamento das peas pelo
Suprim, no inventrio central
23/9/2009
29
MAPEAMENTO DO PROCESSO MAPEAMENTO DO PROCESSO
Exerccio: Exerccio:
Identificar os elementos (fornecedor/entrada/sada/
cliente) do processo priorizado pelo grupo.
Desenhar o fluxograma do processo priorizado pelo
grupo;
23/9/2009
30