Kodak 2008. Kodak is a trademark.

Orientaes para Gesto

Documental num Cenrio Digital
Odair Rodrigues
Novembro - 2009
Kodak 2008. Kodak is a trademark.
Vivemos num mundo
baseado no papel
11/18/2009 Kodak's Graphic Communications Group 3
Um mundo com muito papel...
4 Trilhes de Documentos empapel
Crescendo numa taxa de 22% por ano
Fonte : PricewaterhouseCoopers
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Os Problemas nos Arquivos...
Mais Papel
Todos os dias parte da nossa vida e trabalho
O fluxo do papel afeta o fluxo da informao
O fluxo da informao afeta nossos negcios
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App#
7891
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Gerenciamento de documento em Papel
Espao e Volume
Organizao
Distribuio da informao
Controle de acesso (segurana)
Pense e Imagine:
Quantos cheques so assinados por dia?
Quantos documentos uma agncia de um banco recebe todos os dias?
Quantos contratos de compra e venda so fechados por dia?
Quantas notas fiscais so emitidas por dia?
Quantos exames, pronturios, receitas so feitas por dia?
Quantas pessoas so contratadas e demitidas todos os dias?
Quantos processos jurdicos so criados por dia?
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Algumas Perspectivas
Empresas gastam $20 de mo de obra para arquivar um
documento,
$120 para encontrar um documento mal arquivado
$220 para reproduzir um documento perdido.
7.5 % de todos os documentos so perdidos
Empregados gastam 5-15 % do seu tempo lendo a
informao, mas at 50% procurando (localizando).
Fonte: PricewaterhouseCoopers
Papeis !!!!!!
Estudos da AIIM
No ter acesso a documento causa :
1. Inconsistencia na comunicao entre areas
2. Duplicao nos esforos de reinvenoda
informao
3. Tomada de deciso errada , aumento de custos
4. No atendimento a melhores praticas de governana
corporativa e regulaes
5. Perda de clientes / queda satisfao
6. Perda de competitividade no mercado
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Riscos
US$ 25 B gastos anualmente
Armazenamento
Arquivo
Recuperao da Informao
Recuperao de Desastres
50% das empresas no tem plano de
Recuperao de desastres
- Computerworld
80% dos negcios semum plano
De recuperao de desastres ,
fracassamdentro de 6 meses aps o
desastre
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Necessidades das empresas
1. Reduo de custo operacional
2. Agilidade nos processos
Manipular o papelna velocidade eletrnica
Adequar o tempo de resposta no relacionamento com seu
cliente
3. Controle na gesto da informao
Acesso controlado e compartilhado
Tomada de deciso mais rpida
Encontrar os melhores meio de armazenagem da informao
Transforme este ambiente !!!
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Neste Ambiente !!!!
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Mercado e Clientes
Digitalizao e Microfilmagem de documentos
Clientes: Qualquer empresa ou departamento que manipula e gerencia
documentos em papel.
Tipos de documentos:
Cheques e documentos de caixa (Bancos) Cheques e documentos de caixa (Bancos)
Contrato de venda, garantia e seguro (lojas de varejo e segurado Contrato de venda, garantia e seguro (lojas de varejo e seguradoras) ras)
Nota fiscal Nota fiscal
Processos jur Processos jur dicos dicos
Pedido de compras Pedido de compras
Comprovante de entrega de mercadoria (Empresas de Correios) Comprovante de entrega de mercadoria (Empresas de Correios)
Comprovante de pagamento Comprovante de pagamento
Documentos hist Documentos hist ricos (bibliotecas) ricos (bibliotecas)
Documentos de Pessoais (RH) e escolares (Faculdades e escolas) Documentos de Pessoais (RH) e escolares (Faculdades e escolas)
Prontu Prontu rios m rios m dicos e solicita dicos e solicita o de interna o de interna o e cirurgia (Hospital e o e cirurgia (Hospital e
clinicas) clinicas)
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Principais segmentos
Bancos e financiadoras
Advogado
Logstica e transportadora
Hospital, clinicas e laboratrios
Empresa privada em geral (comercio, industria ou servio)
Bureau de servio de digitalizao
Escolas e universidades
Contabilidade e Auditoria
Farmcias e drogarias
Lojas de varejo (para uso interno em lojas)
Governo (Tribunais, secretarias, etc..)
Cartrios
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Portflio de Produto
Microfilmagem
Scanner
Departamental
Scanner
Produo
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Portflio de Produto
Fluxo do Documento reas envolvidas
Recepo
rea Final
Aquivo
reas Correntes
Documento
Identificar qual melhor rea para colocar o Scanner?
Verificar intra-estrutura necessrio (rede, link, espao na mesa)
Software de Captura e GED
Tipo de documento (carto PVC)
Perfil do Cliente
Antes de enviar uma proposta, devemos entender a
situao e necessidade de cada cliente:
Insfra-estrutura:
Desejada e/ou necessaria
Possui rede, banco de dados, GED
Aplicao simples
Investimento
Comear num departamento para depois expandir
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Scanner Profissional vs Multifuncional
Velocidade de captura
Modelos de 20 ppm at 200 ppm
Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo
Processamento de imagem
Correo inclinao
Detecta o tamanho exato de cada documento
Auto- Brilho e rotao automtico do documento
Facilidade de uso
Vrias opes de Software de captura
Orientado a lotes, documentos ou pginas
Smart Touch
Fluxo do Documento reas envolvidas
Recepo
rea Final Aquivo
reas Correntes
Documento
i1200/i1300
i1200/i1300
i1120
Scanner de
Rede
Scanner de
Rede
I100/i1400
I600/i700
Scanner
Recomendado
Principais perguntas para identificar uma oportunidade
Qual o tipo e volume de documentos (papel) gerado pela
departamento/empresa?
Quantidade de consulta?
Por quanto tempo necessrio guardar os documentos?
Enquanto tempo necessrio ter a informao disponivel?
Qual o tamanho do seu arquivo fsico de documentos?
Quanto tempo voc leva para localizar um documento?
Qual a razo/motivo da consulta ao documento? conferencia de dados ou
processo jurdico?
J houve caso onde o documento no foi localizado? O que aconteceu?
Preparao
Preparao
Preparao e
separao
dos
documentos
Preparao e
separao
dos
documentos
Digitalizao
Digitalizao
Captao da
imagem dos
documentos
Captao da
imagem dos
documentos
Controle
de
Qualidade
Controle
de
Qualidade
Verificao da
qualidade das
imagens
digitalizadas
Verificao da
qualidade das
imagens
digitalizadas
Indexao
Indexao
Atribuir dados
nos campos de
ndices para
futuras
pesquisas
Atribuir dados
nos campos de
ndices para
futuras
pesquisas
Sada
Sada
Envio da
informao
para um
software de
GED ou outros
aplicativos
Envio da
informao
para um
software de
GED ou outros
aplicativos
Etapas
Etapas
KODAK
Pesquisa
Pesquisa
Consulta,
distribuio e
gerenciamento
dos
documentos
Consulta,
distribuio e
gerenciamento
dos
documentos
Venda de Scanner Etapas da Digitalizao
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Principais Scanners Kodak
Scanner i1120 20 folhas por minuto
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Principais Scanners Kodak
Scanner de foto S1220 30 fotos por minuto
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Scanner de Rede SS500
Digitaliza 30 folhas por minuto
Envia imagens para:
Impressora da rede
FTP
FAX
Diretrio da rede
Pen Drive
Email
Principais Scanners Kodak
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Scanner i1860 200 folhas por minuto
Principais Scanners Kodak
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Obsolescencia Digital
Obsolescencia Digital
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O documento digital tambm vulneravel:
Depende de:
Hardware (computador)
Meio de armazenamento
Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)
Mdia se deterioram ou evaporaode Bit
Devido a efeitos fsicos, qumicos, magnticos, etc.
Qualidade do meio de armazenamento
Forma de gravao
Em alguns paises NO aceito como meio legal de
reproduo (por exemplo: Brasil)
Obsolescncia Digital
Obsolescncia Digital
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Paradigma: Tecnologia antiga??
Tecnologia analogica
Durabilidade: 500 anos (filme prata)
Melhor meio arquivstico
Tons de cinza e preto-e-branco
Microfilmagem com indexao por
documento
Lei do Microfilme (Brasil)
Microfilme
Microfilme
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Equipamentos de Microfilmagem
Microfilmadora Eletrnica i9600
Grava imagens TIF em microfime 16mm
At 33 mil imagens de documentos em um rolo
Scanner de Microfilme ScanPro
Leitura digital do microfilme
Usado para consulta no microfilme
Onde existir papel Existe Oportunidade!!!
Ser que as empresas com quemvocs relacionam
no possui papelpara gerenciar ???
Ordens de servio
Documentos administrativos
Contratos e documentos jurdicos
Documentos de RH
Nota Fiscal e comprovantes de entrega
11/18/2009 Kodak's Graphic Communications Group 34
Obrigado!!
Contato:
Benedito Odair Rodrigues
e-mail: benedito.rodrigues@kodak.com
Cel: 011 9940 6781/ 011 2132 6067