Proposta de criao e implantao de rede de computadores privada com acesso

mvel - PBHdigital


























Belo Horizonte
2013


















Proposta de criao e implantao de rede de computadores privada com acesso
mvel - PBHdigital






Relatrio tcnico-cientfico apresentado
para concorrer ao I Prmio Inovar BH,
conforme Edital SMARH n 01/2013 na
categoria servidor, modalidade
experincias e iniciativas de sucesso
implementadas ou em processo de
implementao.














Belo Horizonte
2013
RESUMO




O presente trabalho um estudo tcnico-cientfico que prope a criao e
implantao de uma rede interna de computadores privada (intranet) com acesso
facilitado para todos os servidores da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte (PBH).
O acesso poder ser mvel, por meio do aplicativo baixado em celulares, notebooks
ou tablets, garantindo a informao a todos que interessar e a qualquer tempo. A
modernizao dos rgos Pblicos um tema atual e relevante, visto que, o setor
pblico vem procurando, assim como qualquer outro negcio, mtodos para tornar
sua atuao mais abrangente e eficiente. A tecnologia ajuda no sentido que tem
trazido muitas facilidades para o trabalho e vida das pessoas, ter a informao em
tempo real, por exemplo, essencial para qualquer tomada de deciso, por isso o
acesso mvel se torna to necessrio. Um outro tema tambm bastante relevante
so os investimentos em aes de marketing institucional dirigidas para o pblico
interno do negcio, que tambm traz inmeros benefcios, motivando seu pessoal e
aprofundando o compromisso de todos com o negcio. O nome do programa ser
PBHdigital e consta da rede interna e o aplicativo para baixar. O pblico alvo ser
todos os servidores da PBH que se beneficiaro com as informaes adquiridas.





























1 CARACTERIZAO DA SITUAO ANTERIOR

Atualmente a Prefeitura de Belo Horizonte se comunica com seus servidores
pelo jornal impresso, o site (http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/) e por informativos on
line. Porm, no existe um aplicativo que integre os servidores de forma
colaborativa.
Para propiciar o alinhamento dos objetivos profissionais do servidor com o
alcance dos resultados estratgicos das Secretarias como um todo, o ideal seria que
a PBH implantasse uma rede interna de computadores (Intranet) eficaz, disponvel
para seus servidores por meio de um aplicativo mvel.
Este projeto no visa acabar com o sistema atual, mas sim complementar o
site com a rede interna para uso dos servidores. Os usurios podero baixar o
aplicativo em seus celulares ou tablets, ou ainda acessar atravs do prprio site da
PBH em computador convencional.
Os grandes avanos da tecnologia, tem proporcionado muitas vantagens
competitivas para o mundo corporativo e a vida social. O acesso fcil e rpido a
informao tem sido prerrogativa cada vez mais necessria para o bom andamento
de qualquer negcio, alm disso, investimentos para envolver os funcionrios na
empresa, demonstram tambm bons resultados finais.

?
Como conserv
o, de integridade, de
receptividade, de engajamento e de procura
vencer. (Kudrycka, 2001)

Levando em considerao essa perspectiva, prope-se a implantao da rede
interna na PBH como meio no s de aprimorar o servio pblico, tornando-o mais
dinmico e eficiente, como tambm valorizar as pessoas que so responsveis por
ele, refletindo em um melhor ambiente de trabalho e satisfao dos servidores
municipais.



2 - DESCRIO DO TRABALHO

Tendo em vista o grande boom tecnolgico em que estamos inseridos e as
mltiplas possibilidades de inovao dentro do setor corporativo, acreditamos que a
PBH pode potencializar seu sistema de comunicao interna.
O aplicativo sugerido neste trabalho, funcionar como um canal direto de
comunicao, melhorando a relao com o servidores e permitindo que os setores
de Recursos Humanos (RH) e Comunicao da PBH tenham uma ferramenta para
trabalhar o endomarketing da Prefeitura.
O aplicativo teria uma estrutura simples e ao mesmo tempo completa,
contando com as seguintes funcionalidades:

- Acesso ao servidor de dados: Acesso rpido e mvel a qualquer informao salva
no servidor de dados de lotao do funcionrio;

- Agenda Pessoal: Para organizao das tarefas, com lembretes que podero ser
configurados conforme preferncias do servidor;

- Caixa de correio: Acesso e integrao com o email j existente;

- Contatos: Lista sugerida com os contatos do rgo de lotao e listas prprias que
tambm podero ser criadas;

- Controle de ponto: Resolvendo uma necessidade atual da PBH, o controle do
ponto dos funcionrios poder ser feito por meio eletrnico e atravs de senha;

- Desempenho individual: Relatrios de trabalho, que podem ser configurados de
acordo com as necessidades de cada setor, que quantificar a produo de cada
servidor;

- Feedback: Espao para os servidores deixarem suas observaes, elogios e
reclamaes para sua gerncia de lotao;

- Help Desk: Solicitaes de suporte a resoluo de problemas tcnicos eletrnco,
gerando mais rapidez nas respostas.

- Plano de Sade: Informao e consulta aos planos de sade oferecidos pela PBH,
situao pessoal de cada servidor, com um link para marcao de consultas on line
da unimed.

- RH: Consulta a selees internas, contra cheque, frias, entre outros.

- Sorteios e concursos culturais: Sorteio de forma transparente e democrtica de
ingressos, livros e demais brindes.

- Trnsito colaborativo: Carona solidria. J funciona em algumas cidades e pode
ser muito til para evitar faltas e atrasos, alm de colaborar no trnsito da capital;

- Rede Social (Aniversariantes, classificados e mensagens in box): Espao para a
integrao dos servidores.

2.1 - OBJETIVOS E RESULTADOS ESPERADOS

- Deixar a informao disponvel em tempo real e a qualquer lugar. Um exemplo ser
o acesso ao programa de digitalizao de processos da Procuradoria Geral do
Municpio. Com a informao em mos, ser possvel tomar as providncias
necessrias a qualquer momento.

No basta ter uma equipe de grandes talentos altamente
motivados. Se ela no estiver bem informada, se seus
integrantes no se comunicarem bem, no ser possvel
potencializar a fora humana da empresa. A comunicao
interna, algo prioritrio que deve merecer, principalmente por
parte da cpula da empresa, grande ateno. (Meira, Oliveira,
2004)

- Evitar perda de prazos. Os lembretes iro avisar quando alguma tarefa estiver
vencendo.

- Dotar os gestores de uma ferramenta para o gerenciamento de seu capital
humano, principalmente com relao a integrao de suas equipes e melhoria do
relacionamento entre os servidores.

- Promover a comunicao e interao entre a Secretaria, os gestores e demais
servidores com relao aos assuntos do Recursos Humanos, permitindo a consulta
de informao on line.

- Permitir o acompanhamento e feedbacks de desempenho de cada gerncia. Onde
os servidores podero enviar mensagens com sugestes ou crticas para sua
gerncia de lotao.

- Assegurar que o desempenho individual seja avaliado de maneira consistente em
toda instituio;

- Aumentar o comprometimento e participao dos servidores com a Prefeitura de
Belo Horizonte;

- Controlar o horrio de chegada e sada dos servidores, visto que em algumas
secretarias o sistema de ponto ainda manual (folha de ponto)

- Realizar sorteios de forma mais transparente e permitir que todos os servidores
acompanhem e participem dos concursos culturais.

- Promover a qualidade de vida do servidor atravs da carona solidria, uma vez que
o mesmo poder evitar longos perodos de espera pelo transporte pblico. A carona
solidria poder evitar atrasos e reduzir os gastos com o transporte pblico.

2.2- PUBLICO ALVO

O pblico alvo beneficiado com a iniciativa ser todos os servidores da PBH
que fizerem uso do aplicativo. As gerncias e secretarias tambm se beneficiaro, a
medida que utilizarem o aplicativo como meio para obter feedbacks e controlar a
entrada e sada de funcionrios.
Outros setores que faro uso do aplicativo tambm sero diretamente
beneficiados, como por exemplo o RH e o setor de Comunicao da Prefeitura de
Belo Horizonte que tero um meio mais eficaz para se comunicar com todos os
servidores, j que muitos no utilizam o e-mail da prefeitura.

2.3 - IMPLEMENTAO

A empresa de informtica e informao do municpio de Belo Horizonte, a
Prodabel, ser a responsvel pela implantao do projeto, formando para isso, uma
comisso multidisciplinar para a criao e atualizaes da rede de forma a atender
as diversas reas de interesse dos servidores.
Parcerias ou cooperao com as empresas terceirizadas, como por exemplo,
Minas Gerais Administrao e Servios S.A (MGS), podero garantir um acesso
mais amplo e mais informao para o pblico alvo da rede.

3- RECURSOS UTILIZADOS

A implantao do projeto poder ser realizada, em um primeiro instante, por
programadores da Prodabel, uma seleo simplificada dever escolher os
servidores para execuo do projeto. Estes desenvolvero a rede e o aplicativo,
alm de prestar treinamento e manuteno vitalcia ao programa.
Aps concludos e testados, a comisso responsvel, formada por cerca de
20 pessoas de diversas reas, como Informtica, Marketing e Recursos Humanos,
ficar responsvel pelas informaes dispostas, assim como pelas atualizaes que
podero ocorrer diariamente.
No mundo globalizado, as mudanas ocorrem de forma vertiginosa e o fluxo de
informaes extremamente acelerado. Estes fatores fizeram com que as
organizaes passassem a dar maior importncia para seus Recursos Humanos.
No entender de Chiavenato (2004, p.577), a Gesto de Pessoas o conjunto
de polticas e prticas necessrias para conduzir os aspectos da posio gerencial
relacionados com pessoas ou recursos humanos, incluindo recrutamento, seleo,
treinamento, recompensas e avaliao do desempenho. Ela reflete a cultura da
organizao, assim como vrios outros fatores relevantes: estrutura organizacional,
processos internos, tecnologia adotada, entre outros. Afinal, todas as atividades
desenvolvidas em uma organizao, sejam elas de planejamento e de controle,
esto co-relacionadas ao conhecimento, habilidade e s atitudes das pessoas e
so elas as responsveis pelo desempenho da empresa.
fundamental para a Gesto de Pessoas que as pessoas se sintam parceiras
da organizao, comprometidas e vistas como parte integrante e importante nas
tomadas de deciso.
Com relao aos recursos necessrios para o investimento inicial e
manuteno do sistema posteriormente, seria fundamental um computador para
cada funcionrio, impressora, material para possveis entrevistas (gravador, cmera
fotogrfica, entre outros), alm de um servidor prprio.
O custo operacional pode ser calculado pela relao das horas trabalhadas,
de cada servidor municipal envolvido no projeto, e a remunerao atual de um
assistente administrativo. Apesar do servidor j fazer parte do quadro de
funcionrios, ele transferir algumas horas de trabalho para se dedicar a criao e
desenvolvimento do projeto PBHdigital.
Os recursos financeiros podero ser requeridos no Programa Nacional de
apoio a modernizao administrativa e fiscal - PNAFM, que contempla justamentes
estas aes para a modernizao da gesto dos municpios.

4.1 MECANISMOS OU MTODOS DE MONITORAMENTO E AVALIAO DE
RESULTADOS E INDICADORES UTILIZADOS

ncia do projeto, o monitoramento do aplicativo PBH digital
aconteceria todo semestre e mediria o nmero de usurios/ servidores fazendo uso
do aplicativo, o nmero de acessos realizados durante o perodo, a quantidade de
publicaes na intranet e o tipo de servio (contra cheque, carona solidria, rede
social, etc) mais utilizado pelos servidores.
O prprio aplicativo gerar um relatrio diariamente, permitindo que a equipe
responsvel pela execuo do aplicativo (administrador do sistema) verifique todas
as informaes necessrias para mensurar os resultados.
do projeto.
Neste caso, a avaliao seria feita de forma mais subjetiva, uma vez que
representaria a satisfao dos servidores.
Atravs de pesquisas, realizadas entre os usurios do aplicativo e lotados em
vrios setores da PBH, seria possvel medir o nvel de satisfao, o nvel de
envolvimento com o sistema e a produtividade no trabalho (cumprimento de prazos).

4.2 RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUALITATIVOS CONCRETAMENTE
MENSURADOS

Os resultados possibilitaro a melhoria do atual mtodo de comunicao
usado pela Prefeitura de Belo Horizonte, que ainda no conta um aplicativo
acessvel e funcional para o uso interno do Municpio.
A partir dos indicadores, ser possvel mensurar os resultados. A principal
contribuio da experincia na melhoria de comunicao com os usurios do
PBHdigital ser a integrao entre os servidores, maior colaborao e esprito de
equipe entre as gerncias, maior preocupao com a assiduidade, melhoria do
desempenho individual e cumprimento de prazos com a ajuda da agenda do
aplicativo.

5.1 SOLUES ADOTADAS PARA A SUPERAO DOS PRINCIPAIS
OBSTCULOS ENCONTRADOS

O principal obstculo para o sucesso do projeto justamente faz-lo como
rotina dos servidores. Visto que toda mudana gera um desconforto, palestras,
boletins e outras formas de promover o PBHdigital devero ser oferecidos aos
servidores para conhecimento dos benefcios que ele trar no trabalho e vida social.
Treinamentos em todos os nveis tambm sero necessrio para melhor
aproveitamento dos recursos do programa. Os programadores criadores do
programa, sero usados nesta fase como replicadores.



6 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CHIAVENATO, Idalberto. Gesto de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos
nas organizaes. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

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sciences - .

MEIRA, Paulo; OLIVEIRA, Renato. O endomarketing. 2004. Disponvel em:
http://www.endomarketing.com/01.html. Acesso em 19 de setembro de 2013

PREFEITURA MUNICIPAL DE BELO HORIZONTE. Disponvel em:
http://portalpbh.pbh.gov.br/pbh/). Acesso em 12 de setembro de 2013.




ANEXO I
















Figura 1 Layout pgina inicila PBHdigital














Figura 2 Layout Aplicativo PBHdigital