Princpios gerais dos processos de compras:

O processo de compra tem quatro objetivos bem definidos, como:

Preos baixos, continuidade de fornecimento, relaes com o fornecedor favorvel e acima de tudo
uma qualidade consistente.
importante que se saiba avaliar a qualidade um produto, para quando tivermos produtos com
qualidade varivel, comparar preos e fazer uma compra que vir a dar mais retorno para a empresa.
A qualidade o objetivo de compra mais difcil de se compreender, pois sem qualidade o comprador
no atinge nenhum objetivo, ou os outros se tornam dispensveis.
Temos abaixo um fluxograma que nos mostra as interaes do sistema de compras:

Os processos de compra tem grande importncia dentro de grandes empresas, pois, so

fundamentais porque possuem grandes movimentaes de dinheiro, e refletem diretamente nos preos e
na qualidade do produto final. Ou seja, quando se tem uma compra relativamente com qualidade, com
uma alta tecnologia integrada nos produtos tem-se conseqentemente um produto durvel e com
poucas manutenes, refletindo em uma economia indireta, e quando se consegue comprar uma
matria-prima com preos baixos tem-se o preo diretamente reduzido, pois, pode-se trabalhar com a
margem de lucro do produto final.
Mas o processo de compra no se resume a apenas comprar, mas sim a uma srie de
fatores onde implicam, por exemplo, o conhecimento do fornecedor: onde importante frizar o
conhecimento tanto tcnico quanto financeiro, pois, no vivel ter um fornecedor que possa em um
tempo curto parar de fornecer matria-prima, ou ento falir no mesmo perodo de tempo, acarretando
em srias conseqncias para voc comprador, sendo que voc no ir poder fornecer o produto final e
conseqentemente perder clientes; deve-se tambm ter o conhecimento financeiro, pois, sempre bom
saber se os fornecedores dele cumprem com os prazos especificados, para que no caia na mesma
situao.
O processo de compra no realizado exclusivamente pelo departamento de compras,
exigindo dados dos departamentos de marketing, engenharia e produo, entre outros. Em
contrapartida, as funes bsicas deste setor so: determinar especificaes das compras (quantidade,
qualidade, entrega, pagamento); selecionar fornecedores; negociar condies de compra e entrega;
emitir os pedidos de compras(pic's) e fazer os respectivos controles.
Temos abaixo as etapas que compem um processo de compras:
1- Recebimento e anlise das requisies de compras advindas dos diversos setores da
empresa: as requisies de compra devem conter, no mnimo, a identidade do requisitante, aprovao
assinada e conta de custo onde ser debitada a compra; especificao do material; quantidade e unidade
de medida; data e local de entrega desejvel ou obrigatrio;
2- Seleo de fornecedores: feita atravs de arquivo de fornecedores j existente ou por
meio de consulta/pesquisa quando da no veiculao de fornecedores ao item requerido. Quando a
compra for de maior volume (em quantidade e/ou em valor) deve-se emitir uma solicitao de cotao
para posterior anlise e escolha do fornecedor, sendo usual nestes casos que o departamento
requisitante seja consultado, principalmente quando houver fatores tcnicos envolvidos;
3- Determinao do preo: a fase da negociao, a procura do melhor preo.
4- Emisso do pedido de compra ou ordem de compra: a oferta legal de compra, dado
que uma vez aceita pelo fornecedor assumir o carter de contrato entre as partes. A ordem de compra
dever ser disponibilizada (via sistema ou cpias) aos departamentos de contabilidade, requisitante, de
recepo e de pagamento;
5- Acompanhar o seguimento da negociao e a entrega da mercadoria: o departamento de
compras dever se certificar de que os prazos de entrega sero cumpridos, de forma a serem tomadas
medidas corretivas em situaes adversas. Se houver mudanas nas exigncias de entrega no transcurso
do prazo estabelecido, o departamento de compras poder promover o ajuste junto ao fornecedor;
6- Recebimento e aceitao das mercadorias: o departamento de recepo responsvel
pela inspeo das mercadorias, aceitando-as, rejeitando-as e fazendo as devidas anotaes na nota de
entrega e na ordem de servio, inclusive sobre o recebimento parcial. Todas as variaes devero ser
comunicadas ao departamento de compras para que este determine as medidas a serem tomadas,

ficando a ordem de compras em aberto. Aps a liberao do setor de recepo, este enviar as
mercadorias para o departamento solicitante ou para o estoque e remeter cpia do recibo ao
departamento de compras;
7- Aprovao da fatura e pagamento: uma vez verificado o pedido de compra, o relatrio
do recebimento e a fatura, o departamento de compras dever dar baixa na ordem de compra,
enviando a fatura ao departamento de contas a pagar.
Na etapa da anlise do pedido de compras, caber ao departamento de compras fazer
consideraes acerca das especificaes do produto ou servio requeridos, principalmente em trs
aspectos: quantidade, preo e funcionalidade.
Por isso importante ter um conhecimento tcnico para ajudar no momento em que se for
especificar estas mercadorias. Desta forma teremos que as exigncias de quantidade influenciaro a
forma como o produto ser utilizado na empresa, de maneira que, se a demanda for pequena, o
comprador procurar itens padronizados e estabelecer uma negociao que importe em menor custo
possvel para o processo de produo. Por outro lado, se a quantidade requerida for grande, o item
dever ser negociado considerando economias de escala. As exigncias de preo referem-se ao valor
econmico que o comprador atribui utilizao do item. As exigncias funcionais, por sua vez, so as
mais importantes de serem analisadas, tendo em vista que se relacionam a utilizao final do item e a
sua expectativa de desempenho (esto ligadas noo de qualidade e de satisfao do usurio).
As especificaes de compras podem ser por:
-Marca: acontece especialmente quando de compra de itens patenteados ou em que o
processo de produo secreto; quando o fornecedor possui um conhecimento sobre o produto no
acessvel ao mercado; quando a quantidade comprada pequena, de forma que no vale a pena buscar
similares ao produto; quando o fornecedor estabelece com o comprador uma relao de preferncia. A
vantagem da compra feita a partir deste tipo de descrio que o comprador tem maior confiana na
opo feita, dado a reputao do fornecedor. Em contrapartida, a compra por marca geralmente acarreta
maiores custos, dado que a baixa competio acaba por conceder grande poder de negociao ao
fornecedor;
-Especificao: feitas a partir de caractersticas fsicas ou qumicas (Manuteno, itens de
engenharia); caractersticas materiais ou de mtodo de produo; caractersticas de desempenho. Este
mtodo de descrio deve priorizar pelo detalhamento da especificao e permitir mltiplas fontes e
licitaes.
A aplicao deste tipo de descrio, no entanto, tambm apresenta objees, tais como:
no pode ser usada em produtos que no se prestam a especificaes pode acarretar em maior custo e
nem por isso ser mais adequado que um produto padronizado; se as especificaes forem definidas pelo
comprador representaro altssimo custo no desenvolvimento do projeto do produto;
-Desenhos de engenharia: detalham a configurao das peas e do conjunto, fornecendo
informaes sobre acabamento, tolerncia e material usado. O desenvolvimento deste tipo de descrio
envolve altos custos, dado que pressupem um projeto, mas em contrapartida oferecem uma exata
descrio do produto requerido.

Otimizao do setor de compras:

Visando agilizar o fluxo de informaes, obtendo seu sincronismo, empresas de um certo
porte vm utilizando o EDI (Eletronic Data Interchange - Troca Eletrnica de Informaes). O EDI
utiliza um padro chamado EDIFACT que homogeneza as informaes que so passadas entre
empresas em cada transao comercial.
Outro objetivo de igual importncia da utilizao do EDI a reduo de custos relativa s
atividades do processo de compra, como por exemplo: mo de obra, impresso de documentos e
remessa destes atravs de correio. Normalmente, as aplicaes de EDI vm sendo utilizando as VANs
(Value Added Networks - Redes de Valor Agregado) com custo de transmisso considerado elevado
para essa finalidade.
A Internet tem o potencial de reduzir mais os custos de transmisso de dados,
facilitando/possibilitando contato de novos fornecedores e/ou pequenos fornecedores que normalmente
so contatados por telefone ou atravs de visitas. Com esta tecnologia, o processo de compras poder
ser otimizado com a utilizao da Internet como meio de transmisso de mensagens EDIFACT ou
servindo-se dela para acesso externo a sistemas internos das organizaes (extranets).
Fornecedores:
Os fornecedores podem partir de uma fonte nica (quando da disponibilidade de apenas
um fornecedor, por questes de patente, especificaes tcnicas, localizao, entre outras), de uma
fonte mltipla ou de uma fonte simples (quando se estabelece uma parceria entre fornecedor e
comprador).
A seleo dos fornecedores deve ser feita considerando-se alguns fatores de avaliao, tais
como: habilidade tcnica (para produzir, fornecer e desenvolver o produto); capacidade de produo
(no s relativa quantidade, mas tambm s exigncias tcnicas do produto); confiabilidade
(principalmente no que diz respeito solidez financeira); servio ps-venda (em especial quando se
trata de produto com natureza tcnica, que exigir um atendimento bem-organizado e disponibilidade
de peas de reposio); localizao do fornecedor (que alm de representar menor custo de aquisio
garante agilidade de entrega); preo (no se trata de oferecer ao menor preo e sim de trabalhar com
preos competitivos). Havendo diversos fornecedores potenciais, o departamento de compras dever
optar por um destes, ponderando os fatores quantitativos e qualitativos apresentados. Uma forma de
fazer
isso atravs do mtodo de classificao, que segue as seguintes etapas:
Distinguir os diversos fatores que sero considerados na avaliao dos fornecedores;
Atribuir um valor/peso a cada um destes fatores, determinando o grau de importncia
destes (escala de importncia);
Atribuir pontos aos fornecedores em cada um dos fatores, classificando os fornecedores
de acordo com sua habilidade de satisfazer s exigncias;
Multiplicar o peso de cada fator pela pontuao dada ao fornecedor, de forma a obter
uma classificao por fator e uma classificao geral;
Ponderar os dados principalmente se a pontuao total dos fornecedores for muito prxima, de forma
a analisar, neste caso, quem obteve as maiores pontuaes nos fatores de maior peso.
vantajoso ter mltiplas fontes de fornecedores, pois voc pode escolher o qual lhe for
mais vantajosa em termos de preo, e que tambm atenda aos quatro objetivos principais da gesto de
compras.