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II - Credenciamento
1. Como preencher a tela do credenciamento?
(Ver tela seguinte...)
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Importante:
Cada NFe possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou
mais folhas;
A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
7. Em que estabelecimento deve ser emitida a NFe?
A legislao do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento
autnomo para efeito de cumprimento de obrigao acessria.
Assim, cada estabelecimento do contribuinte dever estar inscrito no cadastro de
contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislao.
A emisso da NFe depende de prvio credenciamento do contribuinte junto SEFAZ de
circunscrio do estabelecimento interessado.
O processo de gerao e transmisso da NFe um processo eletrnico e pode ser
realizado em qualquer local, desde que a NFe seja emitida por um emissor credenciado e
assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado
ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.
No entanto deve-se observar que o DANFE deve circular com as mercadorias acobertadas
a partir do estabelecimento emissor da NFe.
8. A NFe pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?
No caso de uma operao acobertada por NFe, a mercadoria somente poder circular
quando houver autorizao de uso da NFe e o DANFE correspondente a estiver
acompanhando.
Desta forma, a NFe dever ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulao da
mercadoria, cabendo empresa avaliar e programar o melhor momento para emisso e
autorizao da NFe.
Em relao ao DANFE indiferente para a SEFAZ o momento de sua impresso dentro da
rotina operacional interna, desde que o DANFE correspondente NFe que acoberta a
operao sempre acompanhe a mercadoria, que esta NFe esteja devidamente autorizada
e que sejam obedecidos os prazos de validade para circulao de mercadorias na
legislao estadual do ICMS.
9. possvel o envio por lote de NFe ou a emisso deve ser feita nota a nota?
A NFe um documento autnomo e a sua emisso deve ser feita nota a nota, sendo que
cada NFe deve ter a sua assinatura digital individual.
O processo de transmisso da NFe deve ser realizado em lotes. O lote de NFe pode conter
de 1 at 50 NFe, no devendo, entretanto, exceder o tamanho mximo de 500 Kbytes.
10.
Se uma NFe dentro de um lote com mais de uma NFe for objeto de rejeio,
todo o lote ser rejeitado tambm?
No. As NFe podem ser transmitidas em lote, mas a validao sempre individual, nota a
nota.
Desta forma, se num lote de 50 NFes 3 forem rejeitadas, a SEFAZ retornar a
autorizao de uso de 47 NFes e a rejeio de 3.
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A NFe poder, dentro das regras estabelecidas pela legislao, ser apenas objeto de
cancelamento por pedido do emitente, que dever gerar um arquivo XML especfico para
isso e envia-lo para a SEFAZ por sistema da prpria empresa.
12.
Quais so as condies e prazos para o cancelamento de uma NFe?
Somente poder ser cancelada uma NFe que tenha sido previamente autorizado o seu uso
pelo Fisco (tenha protocolo de Autorizao de Uso) e desde que no tenha ainda
ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda no tenha ocorrido a sada da
mercadoria do estabelecimento, e dentro do prazo mximo de 168 horas a partir da
autorizao de uso.
O cancelamento deve ser transmitido do prprio sistema da empresa emitente.
O status de uma NFe (autorizada, cancelada ou denegada) sempre poder ser consultada
no site da Secretaria da Fazenda do Estado ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrnica.
13.
Como fica a correo da NFe?
A previso da carta de correo eletrnica foi aprovada no CONFAZ de maro de 2007,
sendo que as alteraes para NFe emitidas ainda esto em estudos pela equipe tcnica do
sistema.
Atualmente possvel o cancelamento da NFe desde que no tenha ocorrido a circulao
da respectiva mercadoria. Tendo havido a circulao da mercadoria, a NFe incorreta
poder ser recusada pelo destinatrio, mas como j houve o fato gerador, ela no poder
ser cancelada e nem modificada.
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatrio emite uma Nota
Fiscal de devoluo de compras e o remetente emite nova NFe, ou o destinatrio recusa a
mercadoria no verso do prprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.
Nesta segunda hiptese, o emitente da NFe ir emitir uma NFe de entrada para receber a
mercadoria devolvida e, aps as providncias necessrias, uma nova NFe de sada com a
mercadoria encaminhada a seu cliente.
H ainda a possibilidade de emisso de uma Nota Fiscal Eletrnica complementar, da
mesma forma que na Nota em papel. Vide a questo 14 para maiores informaes.
Em resumo, a Nota Fiscal Eletrnica segue os mesmos procedimentos previstos na
legislao para a Nota Fiscal Modelos 1 e 1A.
14.
O que a inutilizao de nmero de NFe?
Durante a emisso de NFe possvel que ocorra, eventualmente, uma quebra da
seqncia da numerao, por problemas tcnicos ou de sistemas do contribuinte.
Exemplo: a NFe n 100 e a n 110 foram emitidas, mas a faixa 106 e 109, por motivo de
ordem tcnica, no foi utilizada antes da emisso da n 110.
O recurso de inutilizao de nmero de NFe tem a finalidade de permitir que o emissor
comunique SEFAZ, at o dcimo dia do ms subseqente, os nmeros de NFe que no
sero utilizados em razo de ter ocorrido uma quebra de seqncia da numerao da
NFe. A inutilizao de nmero s possvel caso a numerao ainda no tenha sido
utilizada em nenhuma NFe (autorizada, cancelada ou denegada).
Importante destacar que a inutilizao do nmero tem carter de denncia espontnea
do contribuinte de irregularidades de quebra de seqncia de numerao, podendo o fisco
no reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulao apurados.
O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no mnimo em
formato A4 e no mximo em formato Ofcio 2, podendo ser utilizadas folhas soltas ou
formulrio contnuo, bem como ser pr-impresso.
16.
A NFe ser aceita em outros Estados e pela Receita Federal?
Sim. A Receita Federal e os Estados da Federao aprovaram o Modelo de Nota Fiscal
Eletrnica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alteraes. Independentemente de
determinada Unidade da Federao estar ou no preparada para que seus contribuintes
sejam emissores de Nota Fiscal Eletrnica, o modelo reconhecido como hbil para
acobertar o trnsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do territrio
nacional.
17.
Como fica a confirmao de entrega da mercadoria com a NFe?
No h nenhuma alterao com relao aos procedimentos comerciais existentes com a
Nota Fiscal em papel. No Layout do DANFE existe a previso de um espao destinado ao
canhoto de confirmao da entrega da mercadoria. Este canhoto poder ser destacado e
entregue ao remetente.
18.
Como proceder nos casos de recusa do recebimento da NFe?
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatrio emite uma Nota
Fiscal de devoluo de compras, ou o destinatrio recusa a mercadoria no verso do
prprio DANFE, destacando os motivos que o levaram isso. A Nota Fiscal Eletrnica no
altera os procedimentos atuais. Nesta segunda hiptese, o emitente da NFe ir emitir
uma NFe de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Importante:
Como houve a circulao da mercadoria, a NFe original no poder ser
cancelada;
Caso a Nota Fiscal de devoluo emitida pelo comprador tambm seja
Eletrnica, esta dever, como todas as NFe, ser previamente autorizada pelo
Fisco.
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receber os arquivos digitais da NFe, possvel imprimir uma outra via do DANFe para
remeter ao contabilista.
Em qualquer caso, o contabilista deve consultar, tambm, a existncia a autorizao das
NFes.
25.
Como os contabilistas podero escriturar uma NFe recebida por uma
empresa?
Os procedimentos e obrigatoriedade de escriturao fiscal no foram alterados com a
NFe. Quanto ao lanamento na Declarao de Informaes Econmico Fiscais (DIEF),
deve-se observar o modelo 55 da NFe para efetuar o lanamento.
A NFe permite, no entanto, uma potencial simplificao do procedimento, ou seja,
dependendo do nvel de adaptao que seja feita nos sistemas internos de escriturao,
esta poder ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de
importao automtica de informaes do arquivo de uma NFe.
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Desta forma, a NFe foi concebida para no dificultar ou impedir a atividade comercial das
empresas.
27.
Como fica a numerao das Notas Fiscais emitidas em contingncia?
Para a emisso da Nota Fiscal Eletrnica em contingncia com Formulrio de Segurana
(FS ou FS-DA) ou utilizando a DPEC, esta seguir a sequncia das NFEs que j vinham
sendo emitidas.
Para emisso NFe com transmisso ao SCAN deve-se utilizar as sries 900 a 999 que so
reservadas para esse caso.
Esse cdigo apenas uma representao do Cdigo de Acesso da NFe (um cdigo
numrico de 44 posies). Reforamos que o DANFE deve conter as duas representaes,
ou seja, dever conter tanto o cdigo numrico da Chave de Acesso como o cdigo de
barras correspondente.
4. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?
O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NFe antes da circulao da mercadoria,
pois o trnsito de uma mercadoria acobertada por uma NFe sempre dever estar
acompanhado do DANFE correspondente.
No h restries com relao ao momento de impresso do DANFE desde que o DANFE
sempre seja uma representao grfica fiel da NFe cujo uso foi autorizado pela SEFAZ.
5. A impresso do DANFE feita por um sistema individual?
Para que no haja nenhuma divergncia entre o DANFE e a NFe, o ideal que o DANFE
seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NFe. No poder haver divergncias entre a
NFe e sua representao grfica (DANFE).
Importante destacar que o DANFE no poder conter informaes impressas que no
estejam na NFe respectiva.
6. O DANFE pode ser impresso em papel comum? Neste caso como fica a questo
da segurana do DANFE?
O DANFE pode ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mnimo
A4 (210 x 297 mm) e mximo ofcio 2 (230 x 330 mm).
A segurana do sistema reside na NFe transmitida para a SEFAZ, no controle das chaves
contidas nos DANFEs, permitindo consulta no ambiente SEFAZ para verificar se a
operao est ou no regularmente acobertada por documento fiscal hbil (NFe), registro
de passagem nos postos fiscais, alm de automao nos processos das empresas.
7. possvel a impresso dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como
fica a consulta da NFe?
Dever existir apenas um DANFE por NFe, porm este poder ser emitido em mais de
uma folha, ou seja, poder ter tantas folhas quantas forem necessrias para
discriminao das mercadorias. O contribuinte poder utilizar tambm at 50% da rea
disponvel no verso do DANFE.
Como o DANFE nico, o mesmo cdigo de barras representativo da NFe dever constar
em todas as folhas do DANFE.
possvel preencher uma NFe com at 990 itens, conforme o Manual de Integrao do
contribuinte.
8. H obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatrio)?
A regra geral que o emitente e o destinatrio devero manter em arquivo digital as NFes
pelo prazo estabelecido na legislao tributria para a guarda dos documentos fiscais,
devendo ser apresentadas administrao tributria, quando solicitado. Assim, o
emitente e o destinatrio devero armazenar apenas o arquivo digital.
Caso o destinatrio no seja contribuinte credenciado para a emisso de NFe, o
destinatrio dever manter o DANFE relativo a NFe da operao pelo prazo decadencial
estabelecido pela legislao em substituio ao arquivo eletrnico da NFe, devendo ser
apresentado administrao tributria, quando solicitado.
Reforamos que o destinatrio sempre dever consultar e verificar a validade e
autenticidade da NFe e a existncia de Autorizao de Uso da NFe, tenha ele recebido o
arquivo digital da NFe ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
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XI - Certificao Digital
1. Como garantida a validade jurdica de uma NFe?
A NFe tem a sua validade jurdica garantida pela assinatura digital atravs de certificado
digital do emitente no padro ICP Brasil, que d, ao documento, a validade jurdica e a
certeza de sua integridade e de sua autoria.
Ressaltamos que a MP 2200-2 instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de
documentos em forma eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas
que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas
seguras, viabilizando o uso do documento eletrnico. Nos termos de seu Artigo 10, 1:
Art. 10. Consideram-se documentos pblicos ou particulares, para todos os
fins legais, os documentos eletrnicos de que trata esta Medida Provisria.
1o As declaraes constantes dos documentos em forma eletrnica,
produzidos com a utilizao de processo de certificao disponibilizado pela
ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relao aos signatrios (...)
2. Como adquirir uma assinatura digital?
A assinatura digital um processo que possibilita a verificao de integridade e identifica
a autoria de um arquivo eletrnico, ou seja, a assinatura eletrnica permite saber quem
o autor de um arquivo eletrnico e se o mesmo no foi modificado.
Para realizar a assinatura digital necessria a aquisio de um certificado digital junto
a uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil.
Atualmente, as principais ACs fazem a venda de certificados digitais pela internet, sendo
que a entrega deve ser presencial junto a uma Autoridade de Registro (AR) que representa
uma AC.
Exemplos de ACs so SERASA, CERTISIGN, SERPRO.
Os sites abaixo tm informaes sobre certificao digital ICP_Brasil:
www.certificadosdigitais.com.br
www.certisign.com.br
3. O que so Autoridades Certificadoras e Autoridades de Registro?
Autoridade Certificadora (AC)- a entidade subordinada hierarquia da ICP-Brasil,
responsvel por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar certificados digitais, entre
outras atribuies, sempre obedecendo s prticas definidas na Declarao de Prticas de
Certificao (DPC).
Autoridade de Registro (AR) - Entidade responsvel pela interface entre o usurio e a
Autoridade Certificadora. Vinculada a uma AC que tem por objetivo o recebimento,
validao, encaminhamento de solicitaes de emisso ou revogao de certificados
digitais s AC e identificao, de forma presencial, de seus solicitantes. Pode estar
fisicamente localizada em uma AC ou ser uma entidade de registro remota.
4. Que tipo de certificado digital minha empresa dever adquirir para assinar as
notas fiscais eletrnicas?
O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrnica ser emitido por Autoridade
Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil,
tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.
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5. Caso minha empresa possua vrios estabelecimentos que iro emitir NFe, ser
necessrio adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?
No necessriamente, a empresa poder utilizar o certificado digital da matriz para
assinar as NFe emitidas pelas filiais.
Deve-se observar o ambiente e o sistema informatizado da empresa, pois alguns tipos de
certificados digitais no podem ser utilizados simultaneamente em vrios pontos e
existem certificados apropriados para sistemas de gesto mais complexos.
Recomenda-se que, antes de adquirir o seu certificado digital para NFe, seja verificado
qual sistema ser utilizado para sua emisso/transmisso e que tipos de certificados so
aceitos por este.
XII - Nota Fiscal de Servios e Nota Fiscal Conjugada
1. Como fica a emisso da nota conjugada com ISS no caso da utilizao da NFe?
A utilizao de NFe como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prvio convnio ou
protocolo de cooperao entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal.
Enquanto a prefeitura no estiver conveniada e no tenha previso do SPED na sua
legislao municipal, as notas de servio sujeitos ao ISS devem ser emitida
separadamente, com os formulrios ou sistemas da prefeitura.
2. As Nota Fiscal de Servio Eletrnicas existentes atualmente em algumas
prefeituras segue o mesmo modelo da NFe nacional?
No. Algumas prefeituras possuem modelo prprio de Nota Fiscal de Servios Eletrnica,
de uso restrito aos prestadores de servio do seu municpio que esto sujeitos ao ISSQN
Imposto sobre Servios de Qualquer Natureza.
possvel que haja casos em que a mesma empresa seja contribuinte do ISS e do ICMS
e, neste caso, deva emitir as Notas Fiscais de Servios Eletrnicas da prefeitura e,
tambm, emitir a Nota Fiscal Eletrnica (de mercadoria) de forma separada.
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