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Introduo
Formao da comisso
organizadora (Pg. 4)
(Pg. 3)
Primeiro passo:
planejamento estratgico
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Divulgao
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Inscries
(Pg. 21)
1 - Introduo
(Pg. 23)
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Contratao de servios
(Pg. 26)
(Pg. 6)
Conceituao do
evento (Pg. 7)
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Organizao do espao
(Pg. 31)
Encontrando o espao
correto (Pg. 11)
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Credenciamento dos
participantes (Pg. 33)
cuja inteno discutir sobre um tema, agregar opinies, mas que no chega
obrigatoriamente a nenhuma concluso. E tambm so diferentes das conferncias. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode
ou no ter conferncias em sua programao. Estes formatos so as chamadas
Quantidade de
congressistas (Pg. 12)
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Durante o congresso
(Pg. 36)
sesses, que podem ocorrer simultaneamente ou no. Alm disso, outra importante caracterstica que distingue os congressos o fato de que as concluses
alcanadas no final do evento so registradas em documento final oficial.
16 Finalizao do congresso
(Pg. 39)
Organizar um congresso no uma tarefa fcil, mas pode estar nas mos de qualquer pessoa! Todo o processo deve ser pensado
os
8 Comercializando
patrocnios e definindo
valores
17 Concluso
em
considerao
pequenos
detalhes
tpicos
deste
(Pg. 15)
Definindo a
programao
levando-se
ps evento. Para isso, preciso conhecer a fundo o conceito dos temas, das
(Pg. 18)
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Sobre a Sympla
(Pg. 44)
abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao pblico. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poder ser
um sucesso e ainda se tornar referncia! Quer entender mais? O Guia Sympla
para Organizao de Congressos Profissionais te mostra!
2 - Formao da comisso
organizadora
A comisso deve ser formada com antecedncia de pelo menos 1 ano, para que
exista tempo suficiente de planejar cada detalhe e colocar em prtica cada
uma das aes. Geralmente composta por subgrupos que cuidam de reas
especficas:
- Presidente do Congresso: responsvel pela coordenao geral do evento. a sua
assinatura que vai constar nos certificados de participao emitidos ao final do
congresso.
- Secretrio ou Cronista: deve permanecer o tempo todo presente na sala do
congresso para elaborar a ata.
- Subcomisses: Financeira, Captao de patrocnios e Apoios, Cultura,
Infraestrutura e Recepo, Divulgao e Publicidade, Avaliao, que cuidaro dos
procedimentos de suas respectivas reas.
- Comisses tcnicas ou moderadores: coordenadores das sesses. So
estudiosos de um tema que devem analisar e debater sobre os trabalhos que
sero apresentados no plenrio.
Lembre-se: a comisso organizadora precisa ser composta por pessoas realmente
competentes e envolvidas na produo, que busquem obter sempre os melhores
resultados para fazer com que o evento seja um sucesso.
Quer saber mais sobre como montar um dream team sensacional e ter a melhor
comisso de todas? Acesse o link abaixo!
#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!
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4 - Conceituao do evento
significa colocar numa planilha tudo o que necessrio providenciar para produzir
pessoas?
A comisso prev agora tudo o que ser necessrio para que o evento acontea
de acordo com o que esto imaginando. A equipe responsvel pelas finanas dever fazer uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um oramento
detalhado e apresentar ao corpo diretor.
#DicaSympla: Como fazer o oramento do seu evento e qual sua importncia
- Simpsios
- Conferncias
- Seminrios
- Feiras
- Mesas-redondas
- Outros
- Workshops
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gresso no Brasil deve ter no mnimo 300 participantes (em outros pases este
to, enquadrando-o em categorias para determinar o que ser preciso para ex-
A dica pensar no tema e associ-lo a quem dever ser atingido. Por exemplo, um
ecut-lo. agora o momento da definio oficial do tema do evento e qual ser sua
abordagem.
Vamos exemplificar: A copa do mundo de 2014 foi a ideia inicial central do congres-
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5 - Encontrando o espao
correto
O local escolhido para um congresso deve contar com um bom auditrio, ser
amplo e permitir uma boa acomodao de todos. A escolha deve levar em con-
essencial que
este comeo seja
bem organizado,
com planilhas
especiais para
cada mini-projeto
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6 - Quantidade de congressistas
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A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o perfil do seu con-
gresso. Tenha bons profissionais e veja o pblico sentir que ir ao seu evento
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8 - Comercializando os
patrocnios e definindo valores
evento para elaborar as cotas de patrocnio que sero oferecidas. Tendo uma
planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimen-
- Support
- Naming Rights
- Apoios de Mdia
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Cada tipo de parceria precisa ser calculada em funo dos custos gerais. A exposio
cinador, por exemplo, ter uma exibio mais limitada. Ele poder aparecer nos
laboratrio farmacutico que fabrique medicamentos receitados pelos mdicos da rea inserir sua marca no evento. Caso o assunto seja literatura e um
dos autores convidados for de outro pas, a editora dele no Brasil certamente
ter interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor pre-
Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocnio pode interessar a qual empre-
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9 - Definindo a programao
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Com estes formatos j escolhidos na fase do planejamento, chega o momento de definir o dia e horrio de cada um deles. Na maioria dos congres muito importante planejar de antemo o cronograma (baixar planilha) do con-
palestrantes e expositores.
Comece definindo como se dar a abertura. Ela ser pela manh um coquetel
cusses. Estes grupos so coordenados por mediadores. Vale pedir aos convida-
dos que enviem a apresentao para a produo antes do evento. Isso facilita a
dados apresentados.
do.
Lembre-se de pensar tambm nos horrios de pausa ou coffee-break. Geralmente,
neste tipo de evento, acontecem dois por dia, um de manh e um de tarde, e podem demorar de 30 min a 1h.
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10 - Divulgao
A divulgao dos congressos deve ser bem direcionada ao pblico que tem
interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por uma estrat-
gia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado os meios que
Comece retomando qual ser o pblico-alvo: mdicos, professores de determinada rea, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, possvel
pensar qual a maneira mais adequada de chegar at eles. Mas existem algumas
aes de divulgao que so bsicas e servem para a maioria destes pblicos.
9.4- Encerramento
Atualmente, no existe evento sem divulgao online!
Por fim, estabelea como se dar o encerramento do evento. Algumas das
possibilidades so um coquetel de confraternizao com os congressistas ou ainda com a fala de alguma autoridade presente.
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Esta tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao pbli-
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11 - Inscries
co alvo com eficcia, basta escolher eficcia, basta escolher os canais corretos, como blogs e sites da rea, e claro, nas redes sociais! A abrangncia cada vez maior. Existem plataformas online de gesto de inscries
e participantes que voc pode, alm de vender as inscries antecipadas,
pgina do evento no site ao facebook, enviando convites por email, dentre outras.
A divulgao offline tambm pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o even-
etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgao utilizados. Em con-
e conhecer mais sobre o pblico que estar presente nas atividades. Por isso,
ou chame a ateno para uma discusso sobre um tema em voga nos dias atuais.
Selecione os pontos altos da programao e puxe a divulgao por eles.
#DicaSympla: 4 erros que voc no deve cometer na divulgao do seu evento
No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos
os materiais grficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais: as
Baixar o E-book
inscries!
Independentemente do carter das inscries, se elas sero feitas presencialmente ou distncia, ou at mesmo, das duas formas, importante que voc
oferea as melhores condies e um bom suporte. Por isso, no hesite em lanar
mo de recursos que vo facilitar a ida de seus colaboradores.
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com a facilidade tanto para o comprador quanto pra voc, que ter controle
Isto lhe dar um panorama completo de seu evento, permitindo tomar aes
guir algumas medidas para que possa obter o maior nmero de participantes e
importante oferecer uma pgina que possa ser navegada sem grandes
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12 - Contratao de servios
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mais fcil para voc utiliz-los e realizar a confeco de seus crachs. Utilizar
tratar os servios de suporte que iro compor o seu congresso. Buffet para
processo.
isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma tima experincia durante o evento. Lembre-se de que muito importante ter
um check-list (baixar planilha) com a relao de todos os fornecedores e
responsveis para que voc tenha sempre mo os dados para quando precisar e no correr o risco de esquecer nada.
confira agora o que dever ser levado em conta na hora de realizar a contratao de cada um destes itens:
12.2- Buffet
No d para produzir um congresso se no houver um bom servio de
interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o congresso
networking.
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trabalho. Alm disso, a empresa parceira pode oferecer um brinde que lembra o
o buffet contratado pode fazer isso. Porm, importante ter noo sobre os
nmeros para no ser levado a pedir comes e bebes muito alm da conta. Aqui
tambm entra a importncia da venda online antecipada, que permite que voc
veja de antemo quantas pessoas j se inscreverem e tenha uma ideia do pblico estimado para o dia, facilitando as compras do buffet.
Outra dica muito importante para a contratao destes servios adequar o
tipo de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhs, melhor contratar pratos e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no
comeo da noite, a dica oferecer alimentos mais apropriados para o horrio,
como salgados e, quem sabe, doces mais pesados. Alm disso, a poca do ano e
a dinmica do evento tambm influenciam no cardpio, dando prioridade para
pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montveis.
12.3- Brindes
Brindes so essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer principalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organizao
que promoveu a atividade tambm pode ser beneficiada com a entrega de produtos que levaro a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocnio, a comisso organizadora pode propor a algumas empresas auxili-la no fornecimento de brindes.
12.4- Equipamentos
itens que agradaro os participantes e que devem ter a cara do evento. Squeez-
conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for necessrio mo.
que ocorrem durante dias mais quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas
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13 - Organizao do espao
projetores, notebooks e data shows, e sempre pea uma quantia maior para ter
reservas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do
evento e pea um treinamento rpido para resolver pequenos problemas com o
material.
Para receber bem os congressistas, importante que a comisso organizadora organize bem o local onde acontecero as atividades programadas. Abaixo citaremos
alguns pontos a serem levados em considerao e que no podem ser esquecidos.
no deixe que o nmero de inscritos seja maior do que o nmero permitido para o
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Para que o seu espao seja bem aproveitado pelos participantes, interessante
apresentar placas de sinalizao e indicar corretamente os locais onde ocorrero
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14 - Credenciamento dos
participantes
manho claros.
identificao correta de cada um dos presentes, bem como a boa gesto dos
mesmos pela comisso. H vrias maneiras de organizar o acesso, mas pre-
13.2 - Limpeza
Antes de tudo, necessrio que voc tenha um local bem arejado e limpo.
rea onde circularo os participantes e confirme se todos esto aptos para uso e
permanncia do pblico presente. Uma boa dica no deixar esta inspeo para
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
ou limpar melhor alguma coisa, ter tempo para isso.
Se o congresso for de grande porte, as melhores opes para controle de entrada so o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in online, voc
precisa de computadores e conexo de internet rpida e garantida. Quando
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento
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importante que esse check-in dos participantes ocorra com rapidez e responsabilidade,
evitando longas filas e confuso na entrada dos
participantes.
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15 - Durante o congresso
15.1- Apresentao
sobre ao palco, faz as apresentaes, e tem o contato direto com o pblico. Esta
pessoa dever ser escolhida pela comisso organizadora, deve falar bem, e ficar
respeitados.
sentes.
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16 - Finalizao do congresso
Os congressos usualmente trabalham com, no mnimo, computadores, projetores e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tempo se
perde e a imagem do evento frente aos participantes no fica muito boa, afinal,
d a impresso de que a organizao do evento no agiu com responsabilidade,
Nos momentos finais, muita coisa ainda deve ser levada em considerao em
detalhes, e faro com que o congresso seja fechado com chave de ouro.
16.1- Plenrio
A finalizao dos congressos sempre contm a redao de um documento oficial contendo os pontos acertados ao final das sesses durante todos os dias
do evento e descritos nas atas. Essas atas normalmente so redigidas pelos
chamados cronistas ou secretrios, e entregues comisso organizadora. No
final, a comisso pega todos estes documentos e expe para todos os congressistas no plenrio.
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sa. E, por fim, lembre-se de manter o anonimato das respostas, pois isso incenti-
Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfao via e-mail. Esta uma boa opo
ao evento.
para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela no pode ser
obrigatria.
A etapa ps-evento to
importante quanto as
anteriores, pois nesse
momento que voc vai
avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode
ser melhorado em uma
prxima organizao.
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17 - Concluso
Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliao do seu evento o border (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes todas as transaes financeiras realizadas na venda de inscries e durante as
atividades.
Por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade arrecadada com as
inscries e com o patrocnio, conferir o que foi gasto na produo do evento,
somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso), e fazer o fecha-
mento total das transaes. Tambm possvel verificar em quais reas a ver-
ba foi mais gasta, a fim de que opes mais econmicas sejam pesquisadas..
palestrantes e expositores e definir o regulamento. Tudo isso, com tempo suficiente de divulg-lo com a programao definida e disponibilizar um meio para
que as pessoas se inscrevam.
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18 - Sobre a Sympla
Agora que voc j leu as dicas sobre a produo
de congressos profissionais, voc precisa saber
mais sobre as 10 motivos para disponibilizar as
inscries de seu evento pela internet!
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