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Manual de Gestao PDF
Manual de Gestao PDF
MANUAL DE GESTO DE
DOCUMENTOS
Rio de Janeiro
2012
1
SUMRIO
INTRODUO ......................................................................................................................7
1. PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
(PGD) ......................................................................................................................................8
2. FUNDAMENTOS DO PGD.............................................................................................. 10
2.1. Gesto de Documentos ................................................................................................... 10
2.2. Funes arquivsticas ..................................................................................................... 13
2.2.1. Identificao ................................................................................................................ 13
2.2.2. Classificao ................................................................................................................ 14
2.2.3. Avaliao ..................................................................................................................... 15
3. METODOLOGIA DO PGD ............................................................................................. 16
3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD) .......................................... 16
3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor ............................................................ 17
3.1.2. Mdulo 2 Identificao de Tipologia Documental ................................................... 17
3.2. Plano de Classificao de Documentos .......................................................................... 18
3.2.1. Objetivos ...................................................................................................................... 19
3.2.2. Modelo de Plano de Classificao de Documentos ..................................................... 19
3.2.3 Como aplicar o Plano de Classificao de Documentos .............................................. 21
3.3. Tabela de Temporalidade de Documentos .................................................................... 22
3.3.1. Objetivos ...................................................................................................................... 23
3.3.2. Campos da Tabela de Temporalidade de Documentos .............................................. 23
3.3.3. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos........................................ 25
3.3.4. Eliminao de Documentos ......................................................................................... 26
3.3.5. Procedimentos de Eliminao de Documentos ........................................................... 27
3.3.6. Transferncia de Documentos..................................................................................... 28
3.3.7. Procedimentos de Transferncia de Documentos ....................................................... 28
3.3.8. Recolhimento de Documentos ..................................................................................... 29
3.3.9. Procedimentos de Recolhimento de Documentos ....................................................... 29
4. CONTROLE DE ACESSO ............................................................................................... 30
4.1. Documentos Ostensivos .................................................................................................. 31
4.2. Documentos Sigilosos ..................................................................................................... 31
4.2.1. Documentos Reservados.............................................................................................. 32
3
2.
3.
Qual deve ser o perfil do servidor para compor a Comisso de Gesto de Documentos?
4.
5.
6.
7.
8.
9.
INTRODUO
A Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, conhecida tambm como Lei Estadual
de Arquivos e que dispe sobre a poltica de arquivos pblicos e privados, define em seu
artigo 1 que:
dever dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual a
gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento
social, educacional e cientfico e como elementos de prova e informao
do Estado e do cidado, para a efetividade dos direitos e garantias
individuais e coletivos.
2. FUNDAMENTOS DO PGD
2.1. Gesto de Documentos
O conceito de gesto de documentos surgiu aps a II Guerra Mundial, poca de avano da
cincia e da tecnologia e de exploso documental na administrao pblica, o que imps a
necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais
acumuladas.
10
documental, a fim de que esta seja controlada desde o momento da produo at a sua
destinao final, prevendo eliminao ou preservao definitiva. Segundo as diretrizes do
Conselho Internacional de Arquivos, um programa de gesto de documentos deve ser
desenvolvido em trs fases: produo; utilizao e conservao; e destinao (eliminao).
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ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de uma atividade prtica. Como
uma etapa do processamento tcnico, a identificao se caracteriza pelo estudo analtico do
rgo produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de levantamento de dados sobre o
rgo
produtor,
seu
elemento
orgnico
(estrutura
organizacional)
funcional
3. METODOLOGIA DO PGD
3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD)
FUNES
ATIVIDADES
UA
(Misso)
(O que?)
(como?)
(onde?)
16
A partir desse estudo, deve ser iniciado o preenchimento dos diferentes mdulos do banco
de dados informatizado.
3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor
Registra a associao entre a(s) competncia(s), funes e atividades, dados obtidos a partir
dos estudos de identificao do rgo produtor.
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4. CONTROLE DE ACESSO
Constitucionalmente, a administrao pblica deve assegurar a transparncia dos atos
administrativos e o direito ao cidado de ter conhecimento das suas informaes pessoais e
de interesse social. Dessa forma, devem ser institudas polticas que fomentem a proteo e
a gesto dos documentos pblicos visando garantir disponibilidade, autenticidade,
integridade e pleno acesso aos documentos. A legislao prev, contudo, casos em que o
acesso informao deve ser tutelado, definindo de grau de sigilo para documentos que
contenham informaes que possam representar alguma ameaa segurana do Estado e da
sociedade, assim como ao direito do indivduo privacidade e intimidade.
No mbito da administrao pblica estadual fluminense, a classificao do grau de sigilo
da informao deve ser elaborada considerando o disposto na Lei Federal n 12.527, de 18
de novembro de 2011, e no Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que
regulamentam a matria (conforme Anexo II).
No processo de classificao do grau de sigilo da informao, deve-se buscar sempre o grau
de segurana menos restritivo possvel, visando otimizar e agilizar o processo de tratamento
e reduzindo os custos com sua proteo e defendendo o carter ostensivo da informao
pblica.
A classificao do grau de sigilo, a princpio, determinada no levantamento e
identificao de requisitos da tipologia documental, na classificao funcional, e deve ser
usada para definir um conjunto apropriado de nveis de proteo e determinar a necessidade
de medidas especiais de tratamento. Caso seja constatado que o sigilo de determinado tipo
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33
36
5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS
Os procedimentos bsicos para conservao de acervos documentais devem ser conhecidos
e seguidos por todos que mantm sob sua responsabilidade documentos de guarda de curto
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ou longo prazo, evitando assim a destruio e a perda dos documentos pblicos produzidos
e recebidos na administrao pblica.
Nesse sentido, a gesto documental deve estar comprometida com a Conservao
Preventiva, que se define pelo conjunto de procedimentos e tcnicas que visa manter a
integridade dos documentos a partir da garantia de condies adequadas de guarda,
prolongando o tempo de vida do acervo e assegurando seu uso e acesso s informaes
neles contidas de maneira eficaz e segura. A conservao de documentos diminui a
proliferao de pragas e melhora a utilizao dos documentos. Alm disso, proporciona
segurana ao documento e aos servidores que o manuseiam.
5.1. Manuseio
Ao manusear documentos arquivados, usar Equipamentos de Proteo Individual (EPI) jalecos (guarda p), luvas, mscaras, e culos a fim de evitar riscos sade;
No comer ou beber durante o manuseio dos documentos ou dentro das reas de guarda,
para evitar que resduos de alimentos danifiquem os papis ou se tornem atrativos para
insetos;
Evitar objetos metlicos como clipes, grampos ou bailarina de metal, pois oxidam,
danificando o papel. Nestes casos utilizar bailarinas e clipes de plstico; e
Evitar rabiscos e utilizao de fitas adesivas para pequenos reparos.
5.2. Acondicionamento
Para empacotar documentos, usar papel branco alcalino. Quando possvel, evitar o uso
de papis cidos tipo pardo ou craft;
No usar fitilho ou barbante para amarrar documentos;
Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho suficiente
para que os mesmos sejam guardados abertos, sem a necessidade de dobr-los;
Caixas devem ser de poliondas e no de papelo. Caixas e pastas devem ser,
preferencialmente, de poliondas cristal ou branco;
38
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Por razes de segurana, o acesso ao recinto de guarda de documentos deve ter controle
de chaves e ficar restrito a pessoas formalmente autorizadas.
Em casos de deteriorao avanada dos documentos acondicionados, o rgo deve entrar
em contato com Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) e solicitar
orientao tcnica.
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6. REFERNCIAS
6.1. Legislao
providncias.
BRASIL. DECRETO n 4.073, de 03 de janeiro de 2002 - Regula a Lei 8.159, de 8 de
janeiro de 2002 e exerce orientao normativa visando a gesto documental e proteo aos
documentos de arquivo.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.597, de 16 de maio de 2012 Regulamenta
procedimentos de acesso a informaes previsto nos artigos 5, XXXIII e 216 da
Constituio da Repblica e na Lei Federal n 12.527 de 18 de novembro de 2011.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.871 de 08 de outubro de 2012 - Dispe sobre a criao
do Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro - SIARQ-RJ e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.897 de 15 de outubro de 2012. Aprova o manual de
gesto de protocolo e institui a numerao nica de protocolo no mbito do Poder
Executivo Estadual e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ N 01 de 04 de setembro de 2012 - Dispe
sobre as medidas a serem observadas na Transferncia ou no Recolhimento de acervos
documentais ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ n 02 de 04 de setembro de 2012 - Dispe
sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos.
RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ n 03, de 04 de setembro de 2012
Dispe sobre a adoo das recomendaes do Conselho Nacional de Arquivos para
digitalizao de documentos arquivsticos permanentes.
42
INTERNACIONAL
DE
ARQUIVOS.
Dicionrio
de
terminologia
Estado
Imprensa
Oficial,
2002.
Disponvel
em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20di
plomatica%20e%20analise%20tipologica.pdf. Acesso em: 19 nov. 2012.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo
do
Estado,
1998.
Disponvel
em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_
Arquivo.pdf. Acesso em: 19 nov. 2012.
43
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_14_Como%20fazer%20conservacao%
20preventiva%20em%20arquivos%20e%20bibliotecas.pdf. Acesso em 20 nov. 2012.
COSTA, Clia Maria Leite. Intimidade versus interesse pblico. Estudos Histricos, Rio de
Janeiro,
v.11,
n.21,
1998.
Disponvel
em:
v.2,
n.2,
p.35-42,
1987.
Disponvel
em:
n.4,
p.109-129,
Oct./Dic.
2011.
Disponvel
em:
http://www.edicic.org/revista/index.php?journal=RevistaEDICIC&page=article&op=view
&path%5B%5D=79&path%5B%5D=pdf. Acesso em: 20 nov. 2012.
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. As bases do processo classificatrio em arquivstica:
um debate metodolgico. So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2002.
44
http://www.aperj.rj.gov.br/
http://www.portalprocessodigital.rj.gov.br
http://www.siga.arquivonacional.gov.br
http://www.senado.gov.br
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br
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7. GLOSSRIO
A
ACAUTELAMENTO
Medida tomada pela administrao pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de
leso ao interesse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do
processo, at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.
ACERVO
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
ACUMULAO
Formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos
produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO PBLICA
Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos
constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da
prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e
regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado
pelos servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e razoabilidade, de acordo com o artigo 37 da Constituio
Federal. Difere do conceito de governo, pois, ao contrrio deste, no desenvolve atividade
poltica, e sim atos administrativos, visando a execuo instrumental da ao
governamental.
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ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais
foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que
se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com
que so por eles consultados.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco frequente, que
aguardam em depsitos de armazenamento temporrio sua destinao final.
ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor
histrico, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.
ATIVIDADES-FIM (ou FINALSTICAS)
Atividades que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies
especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e
essencial para o seu funcionamento.
ATIVIDADES-MEIO
As atividades que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies
decorrentes das atividades-fim. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar as atividadesfim.
AUTENTICAO
a declarao de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma
pessoa fsica ou jurdica investida de autoridade para fazer tal declarao (servidor pblico,
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notrio, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declarao que se insere no
documento para atestar que ele autntico.
AUTENTICIDADE
a qualidade de um documento ser autntico e merecedor de aceitao, isto , a
caracterstica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulterao e corrupo.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua destinao de
acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem ser encaminhados
para: descarte quando no apresentarem servirem administrao; transferncia para
arquivo intermedirio para cumprir prazo de guarda; recolhimento para guarda permanente.
C
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados
(produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Tambm
conhecida como Teoria das trs idades.
Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Consiste em organizar os documentos de um arquivo, a partir do agrupamento dos mesmos
em classes - capazes de refletir a estrutura organizacional de onde provm e de atribuirlhes um cdigo de classificao, com base numa tabela de classificao de documentos
utilizada.
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CLASSIFICAO DE SIGILO
Classificao atribuda queles documentos que, em virtude de seu contedo e tendo em
vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conheclos, devem ter o seu acesso restrito. Conforme o teor do sigilo atribudo, podem ser
classificados no grau ultrassecreto, secreto e reservado.
CDIGO DE CLASSIFICAO
Instrumento tcnico utilizado nos arquivos correntes e intermedirios para consolidar
codificao hierrquica de assuntos de documentos, visando, principalmente ao respectivo
agrupamento lgico e fsico.
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos
contra agentes de deteriorao.
Ver tambm PRESERVAO DE DOCUMENTOS.
CONSULTA
Ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou indireta de informaes.
CPIA
Resultado da reproduo de um documento com a finalidade de dar conhecimento a um
determinado setor.
CUSTDIA
Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo
de propriedade. No caso do governo estadual, a instituio arquivstica custodiadora o
Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
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D
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e o trmino do
perodo de produo de uma unidade de descrio.
DESTINAO DE DOCUMENTOS
Encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda permanente ou
eliminao.
DIGITALIZAO
Reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou outro suporte de
alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de alta resoluo ou
sua impresso em papel.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
Documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade
prtica.
DOCUMENTO DIGITAL
Documento Digital todo arquivo digital gerado em um computador ou perifrico, que
tambm contenha um resumo de seu contedo (hash) e a identificao de seu autor.
Caracterizado pela codificao em dgitos binrios e acessado por meio de sistema
computacional.
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DOCUMENTO DIGITALIZADO
a representao digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da
digitalizao, foi convertido para o formato digital.
DOCUMENTO ORIGINAL
Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. Corresponde tambm
verso final de um documento, j na sua forma apropriada.
DOCUMENTOS OSTENSIVOS
Documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de
divulgao no mbito interno.
DOCUMENTOS RESERVADOS
So os documentos que no devem, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em
geral, pois podem conter dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa
comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos.
DOCUMENTOS SECRETOS
Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas
possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu
estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua
responsabilidade funcional.
DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS
Documentos que requeiram excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas
s devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
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ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor para guarda
permanente.
EXPEDIO DE DOCUMENTOS
o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para instituies externas.
F
FIDEDIGNIDADE OU CONFIABILIDADE
Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do fato. Existe
quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida
pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no
processo de sua criao.
G
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
53
I
INFORMAO
Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contida num documento.
INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS
Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de
corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
L
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente.
Ver tambm TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS.
LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Relao de documentos recolhidos para guarda permanente no Arquivo Pblico do Estado
do Rio de Janeiro.
Ver tambm TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS.
M
MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA
No mbito das organizaes, compreende a documentao volumosa, formada em virtude
da falta de realizao de uma gesto de documentos eficiente, gerando o congestionamento
54
dos setores de trabalho. Dentre os documentos que fazem parte desta massa acumulada,
esto os que se encontram ativos; os eliminveis de imediato, isto , sem nenhum valor
administrativo, tcnico, legal ou histrico; os de valor intermedirio, ou seja, que podero
ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre e; os de
valor permanente, que interessam pesquisa de fundo histrico.
MICROFILMAGEM
um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das
imagens de documentos por processo fotogrfico sendo juridicamente amparada.
O
ORGANICIDADE
Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e
atividades da pessoa ou organizao que os produziu.
P
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.
PRAZO DE GUARDA
Prazo, definido na Tabela de Temporalidade de Documentos e baseado em estimativas de
uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo
55
R
RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.
56
RECUPERAO DA INFORMAO
Identificao ou localizao da informao desejada presente nos documentos.
REGISTRO DO DOCUMENTO
a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a
movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais, aos interessados.
S
SELEO DE DOCUMENTOS
Separao fsica dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinao.
SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas. Exemplos: papel, pergaminho, filme,
disco tico, disco magntico, fita magntica etc.
T
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Instrumento tcnico de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina
prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou
eliminao de documentos.
TERMO DE DOAO DE DOCUMENTOS
57
58
U
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critrio preestabelecido, que pode
denominar-se caixa-arquivo, dossi, mao, pasta, etc.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
Ver PROTOCOLO.
V
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras
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ou fiscais.
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um
direito.
Ver tambm VALOR PROBATRIO.
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos (fase corrente),
legais e fiscais (fase intermediria).
VALOR PROBATRIO
Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido (fase permanente).
VIA
Tramitao de um documento desde a sua produo ou recepo, com finalidade de
executar uma ao, at o cumprimento de sua funo administrativa.
60
ANEXO I
MODELOS DE DOCUMENTOS
61
MODELO A
LISTAGEM N:_________
<RGO/ENTIDADE>
FOLHA N:___________
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO
CDIGO
TIPOLOGIA
OBSERVAES
DATA-LIMITE
Data ____/___/_____
Data ____/____/_____
_______________________
____________________________________
62
MODELO B
rgo Expedidor.
Municpio/UF:
Email:
Grau de Instruo:
Sexo:( )F ( )M
Estado Civil:
Cd. de Classificao:
N do Documento:
Nome/ Ttulo:
Aos ____ dias do ms de ___________ do ano de _____ foi realizada transferncia de
responsabilidade do documento supra citado, que, em decorrncia de trmino de prazo de
guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos seria eliminado.
Responsabilizo-me
me integralmente e a qualquer tempo pela adequada utilizao das
informaes contidas nos documentos que sero de minha guarda. Estou ciente de que
posso vir a ser responsabilizado por danos morais e materiais decorrentes da utilizao,
reproduo ou
u divulgao indevida dessas informaes. Isento a Administrao Pblica
Estadual, o rgo ou entidade ou seus servidores de qualquer responsabilidade a este
respeito.
Assinatura do Cedente
Assinatura do Requerente
Requ
63
MODELO C
64
MODELO D
LISTAGEM N:_________
<RGO/ENTIDADE>
FOLHA N:___________
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO
CDIGO
TIPOLOGIA
OBSERVAES
DATA-LIMITE
Data ____/___/_____
Data ____/____/_____
_______________________
____________________________________
Responsvel pela
Transferncia
65
MODELO E
Datas limite
Quantidade
Observao
66
MODELO F
LISTAGEM N:_________
<RGO/ENTIDADE>
FOLHA N:___________
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO
CDIGO
TIPOLOGIA
OBSERVAES
DATA-LIMITE
Data ____/___/_____
Data ____/____/_____
_______________________
____________________________________
Responsvel pelo
recolhimento
67
MODELO G
68
69
de
de xxxx.
_____________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXX
Diretor Geral do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro
APERJ
_____________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Nome do responsvel pelo rgo que est realizando o recolhimento
TESTEMUNHAS:
1NOME:
CPF:
2NOME:
CPF:
70
MODELO H
MODELO I
72
MODELO J
DOCUMENTO DE ARRECADAO
(artigo 231, do Livro VI)
DO
ESTADO
DO
RIO
DE
JANEIRO
(DARJ)
.
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
CAMPO CDIGOS DE RECEITA
01 Preencher com o N. da ICMS
Inscrio
no
Cadastro
de 021-3
ICMS
NORMAL
Contribuintes do Estado do Rio de 022-1
ICMS
ESTIMATIVA
Janeiro.
023-0 - ICMS SUBSTITUIO TRIBUTRIA
024-8
ICMS
IMPORTAO
027-2
ICMS
AQS.AT.FIXO
OU
MAT.FORA
02 Preencher com o Cdigo de
ESTADO
Receita, conforme tabela.
028-0
ICMS
PARCELAMENTO
030-2
- ICMS
AUTO
DE
INFRAO
03 Indicar o N. do CNPJ ou CPF
032-9 - ICMS PETRLEO E DERIVADOS COMB.
do contribuinte responsvel pelo
LUB.
recolhimento, conforme o caso.
033-7
ICMS
ENERGIA
ELTRICA
034-5
ICMS
COMUNICAES
04 Indicar o N. do auto de 036-1 - ICMS SERVIOS DE TRANSPORTE
infrao, do RQP (Parcelamento), 037-0
ICMS
OUTROS
Certido da Inscrio em Dvida 039-6
- ICMS
AUTO
DE
INFRAO
Ativa, Declarao de Importao, PARCELAMENTO
RENAVAM ou Guia de Controle ITD
101-5
ITD
BENS
MVEIS
73
102-3
ITD
BENS
IMVEIS
107-4
ITD
AUTO
DE
INFRAO
ITD
AUTO
DE
INFRAO
05 Apor o ms e ano, no formato 108-2
MM AAAA, referente ocorrncia PARCELAMENTO
ITD
PARCELAMENTO
do fato gerador do tributo ou 109-0
nmero da parcela quando for
parcelamento.
IPVA
IPVA
06 Indicar o valor atualizado da 150-3
151-1
IPVA
AUTO
DE
INFRAO
receita principal, ou nominal em
IPVA
AUTO
DE
INFRAO
alguns casos. Este valor est 152-0
sempre associado ao cdigo de PARCELAMENTO
TAXAS
receita informado no campo 02.
200-3 - TAXA DE SERVIOS ESTADUAIS
TAXA
JUDICIRIA
07 Indicar o valor correspondente 300-0
310-7 - TAXA AUTO DE INFRAO
atualizao monetria, caso ela seja
311-5 - TAXA AUTO DE INFRAO
cobrada de forma no associada ao
PARCELAMENTO
principal.
400-6
CUSTAS
EXTRAJUDICIAIS
DVIDA
ATIVA
08 Indicar o valor dos juros, 500-2
DVIDA
ATIVA
ICM
acrscimos moratrios e da multa 501-0 - DVIDA ATIVA ICM PARCELAMENTO
de mora somados.
502-9
DVIDA
ATIVA
ICMS
503-7 - DVIDA ATIVA ICMS PARCELAMENTO
09 Indicar o valor da multa em 507-0
DVIDA
ATIVA
OUTROS
decorrncia da infrao. Este valor 508-8
DVIDA
ATIVA
OUTROS
est sempre associado ao principal PARCELAMENTO
informado no campo 06, existindo 509-6 - DVIDA ATIVA TAXA JUDICIRIA
ou no.
MULTAS
542-8 - MULTA TRIBUNAL DE CONTAS
MULTA
PROCON/RJ
10 Preencher com o somatrio dos 545-2
551-7
MULTA
FORMAL
ICMS
campos 06 a 09.
552-5
MULTA
FORMAL
ITD
RECEITAS
11 Indicar o dia, ms e ano (no OUTRAS
formato DD/MM/AAAA) em que a 601-7 - ALUGUIS E ARRENDAMENTOS
602-5
FOROS
E
LAUDMIOS
receita dever ser recolhida.
604-1 - UTILIZAO SERVIDO DE USO BENS
PRPRIOS
12 Apor o nome, firma ou razo
801-0 - ALIENAO DE BENS MVEIS DO
social do contribuinte responsvel
ESTADO
pelo recolhimento.
802-8 - ALIENAO DE BENS IMVEIS DO
ESTADO
13 a 16 - Indicar dados completos 803-6 - PRODUTO DA REMISSO DE FORO
do endereo do contribuinte.
901-6 - SALRIO EDUCAO ESTADUAL
902-4 - INDENIZAES E RESTITUIES
17 Indicar, por extenso, o nome 903-2 - COMPENSAO RECURSOS HDRICOS
da receita relativa ao cdigo 905-9 - IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA
informado no campo 2.
FONTE
909-1 - DEPSITO OU FIANA EM DINHEIRO 18 Informaes complementares DIVERSOS
999-7 - OUTRAS RECEITAS
que se fizerem necessrias.
(Nota: Alterado pelo Decreto Estadual n. 28.674/2001, vigente a partir de 29.06.2001)
74
MODELO K
Local e data:
Assinatura do Declarante:
75
ANEXO II
ACESSO INFORMAO
FLUXOS DE PROCESSO DE
TRABALHO
76
77
OBS: Nesta etapa comea a contar o tempo de prazo de resposta, de acordo com o Decreto
Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal n 12.527, de
18 de novembro de 2011. O Protocolo deve seguir o Fluxograma III Controlar Prazo,
deste Manual.
2) Caso a informao seja pertinente aos documentos produzidos pelo seu rgo, verifica
se h necessidade de abertura de processo.
2.1) H necessidade da abertura do processo, encaminha a solicitao ao Protocolo para
abertura do processo.
2.2) Caso no seja necessria a abertura do processo, encaminha para atividade
Solicitar localizao do documento para rea.
OBS: O processo dever ser aberto conforme as orientaes do item 3.1.2 do Manual de
Gesto de Protocolo, que orienta quanto autuao de processos. Autua-se um processo
quando a natureza da ao dependa da deciso de duas ou mais pessoas. Dispensa-se a
composio de processo nos casos em que a deciso dependa de uma nica pessoa com
uma tramitao simples e breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades
do processo.
OBS: No caso do Requerimento no possuir processo autuado, a solicitao pode ser feita
por meio digital (e-mail, fax e etc...), mas em caso de processo autuado, a solicitao deve
ser por meio de Despacho.
79
Localizar documento
Recebe o Requerimento e verifica a informao a ser concedida ao Solicitante.
Verifica se a informao requerida possui documento:
1) Caso no exista o documento, segue para a atividade Informar inexistncia do
documento.
2) Caso o documento exista, verifica se pode ser localizado:
2.1) No foi localizado, segue para a atividade Informar inexistncia do documento.
2.2) Foi localizado, verifica se est classificado na Tabela de Temporalidade:
2.2.1) O documento no est classificado, segue para a atividade Classificar o
documento.
2.2.2) O documento est classificado, verifica o grau de sigilo. Se o documento for
sigiloso, segue para a atividade Informar o grau de sigilo. Caso no possua sigilo,
verifica a existncia de informaes pessoais. Caso possua, segue para a atividade
Tarjar documento.
2.2.3) Caso no haja informaes pessoais, segue para a atividade Entregar
documento.
DOCUMENTO FOI ELIMINADO
80
81
DOCUMENTO LIBERADO
82
2) Solicita a desclassificao do documento requerido, caso ele tenha sido indeferido por
ser um documento com grau de sigilo. Neste caso, segue as etapas do Fluxograma IV
Desclassificao.
83
84
85
86
87
Informar
vencimento
do
prazo
COMISSO
DE
GESTO
DE
DOCUMENTOS
Informa o vencimento do prazo do segundo aviso para o Superior do Setor
Responsvel pelo Documento.
89
90
Justificar
desclassificao
SETOR
RESPONSVEL
PELA
CLASSIFICAO
91
Justificar
no
desclassificao
SETOR
RESPONSVEL
PELA
CLASSIFICAO
Justifica a no desclassificao do documento conforme anlise do parecer da
Comisso de Gesto de Documentos.
92
93
Preencher
Sistema
de
Tipologia
SETOR
RESPONSVEL
PELO
DOCUMENTO
Preenche as informaes das atribuies do setor no Sistema de Tipologia de
Documentos (SITD).
IDENTIFICAO DA TIPOLOGIA DE DOCUMENTOS
Encaminhar
para
corroborao
COMISSO
DE
GESTO
DE
DOCUMENTOS
Aprova os documentos que foram preenchidos no Sistema de Tipologia de
Documentos (SITD) e encaminha para anlise da classificao.
94
ANLISE DE CLASSIFICAO
95
96
97
98
ANEXO III
PERGUNTAS FREQUENTES
99
art. 9)
"A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na
tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera
de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9. da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991". (Decreto Federal n 1799, de 30 de janeiro de 1996, art. 12, pargrafo
nico)
As Secretarias de Estado e demais Entidades da Administrao Direta e Indireta
devero apresentar, ..., proposta de Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade referente s atividades-fim da Administrao". (Decreto 42.002, de
24 de agosto de 2009)
7. A microfilmagem permite a eliminao imediata do documento original?
Resposta: No. A eliminao do documento original no pode ser feita apenas
porque foi microfilmado. A eliminao do documento original, bem como de sua
cpia em microfilme, depender de uma avaliao prvia que definir seu prazo de
guarda e destinao.
A eliminao de documentos, no setor pblico, obedece a procedimentos previstos
na legislao arquivstica especfica, que prev a constituio de Comisso de
Gesto de Documentos (CGD) e a elaborao de Tabela de Temporalidade de
Documentos. Conforme determina a legislao, caso o documento original seja
considerado de valor permanente, no poder ser eliminado mesmo havendo cpia
em microfilmes.
102
103
104
108