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Captura
Captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando
ele passa a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode
ser includo num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado.
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e
ento capturado, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro,
a captura pode prever a introduo de outros metadados, tais como data e hora da produo, da
transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do
destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de
detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e
do seu contexto jurdico-administrativo. Os metadados so essenciais para identificar o documento
arquivstico de maneira inequvoca e mostrar sua relao com os outros documentos.
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto
arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em
um SIGAD, essa descrio informativa corresponde atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao.
Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindolhes nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto, e procedendo
distribuio dos documentos nas unidades destinatrias.
Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos
arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir
de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a
atribuio de cdigo aos documentos. A classificao deve tomar por base o contedo do
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A
classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em referencial
bsico para sua recuperao.
OBJETIVOS DA CLASSIFICAO
Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo.
Auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a determinada funo ou
atividade.
Possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam
transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
Indexao
Indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao. Ela tem como
objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, e pode ser
feita de forma manual ou automtica.
Arquivamento
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento
dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao
lgica e fsica, como, por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital,
como suporte e contedo so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico
(suporte), lgico (software e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar significa
armazenar o objeto digital, mantendo sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos
digitais.
Controle de acesso
O sistema de gesto arquivstica precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por
usurio e/ou grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados. A gesto desse uso inclui:
identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , do que cada um pode
acessar;
identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos documentos
sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualizao,
impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia), com identificao de usurio, data,
hora e, se possvel, estao de trabalho;
reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana
que tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de
controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do
rgo ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de auditoria
A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o
rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no
sistema.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos
dentro de um SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento,
recuperao da informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a
data e a hora, e as aes realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes
Cpias de segurana
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos
arquivsticos e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de
perda devido a sinistro, falha no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do
suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou
entidade.
O SIGAD deve prover meios de realizao de cpias de segurana (backup). Esse
processo consiste na realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de
restaurao posterior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidentes.
O processo reverso ao backup a restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes
para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente.
Segurana da infraestrutura
A natureza das medidas de segurana da infraestrutura de instalaes do acervo digital
diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas
medidas devem considerar os seguintes aspectos:
MEDIDAS DE SEGURANA DA INFRAESTRUTURA DE INSTALAES
As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos
documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estvel de energia eltrica. Deve haver controle contnuo para verificar se essas
condies esto sendo atendidas.
Equipamentos contra incndio devem estar presentes em toda a rea de instalao e de acordo
com as normas de segurana estabelecidas.
Os equipamentos contra incndio devem ser verificados periodicamente e substitudos antes do
trmino da vida til prevista.
O rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de
manuteno peridica, seguindo a legislao e as normas tcnicas estabelecidas.
A rea reservada instalao do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o
acesso s informaes.
As salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter
controle eletrnico de acesso.
Para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm de estar de acordo
com as atribuies individuais e as regras de segurana do rgo ou entidade.
Armazenamento
As consideraes e aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos
convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e
destinao.
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um
armazenamento criterioso desde o momento da sua produo, para garantir sua preservao no
longo prazo.
No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de
polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de maneira a garantir sua
autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem
detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos.
Os fatores mais importantes para a seleo das opes de armazenamento para
documentos digitais so:
a capacidade dos dispositivos de armazenamento;
segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos,
computadores) devero prever a limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, o
controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco de entrada no autorizada. O depsito
deve estar localizado em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser
previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (cpias de
segurana e segurana da infraestrutura);
caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso,
grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a
adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos
como controle e verificao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes para prevenir
danos aos documentos.
importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao
formato e quantidade de documentos. As reas de depsito devem ter amplitude adequada,
estabilidade de temperatura e de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao
(istopos radioativos, toxinas, mofo) e infestao de insetos ou micro-organismos. Os documentos
digitais devem passar, periodicamente, pela troca de suporte, isto , as informaes contidas num
suporte devem ser transferidas para outro. Essa tcnica denominada atualizao (refreshing).
Workflow
Workflow uma tecnologia vocacionada para a automao de processos de trabalho.
Este sistema permite que vrios utilizadores interajam entre si atravs em um fluxo de trabalho
computorizado e pr-definido, melhorando os processos da instituio por meio da realizao de
tarefas de forma coordenada e sequencial.
Os colaboradores tero a possibilidade de acompanhar a tramitao dos documentos e
o desenvolvimento das aes entre os vrios participantes do fluxo, o que contribuir para a
melhoria na realizao das atividades, a identificao dos gargalos, o controle dos prazos e o ganho
de qualidade ao produto final.
O workflow permite a execuo de processos de forma estruturada e isso aumenta a
confiana na realizao das tarefas e elimina incertezas na tramitao dos documentos.
N
T
A
S
Diminuio da necessidade circulao de documentos em papel e
tramitao automtica dos documentos.
D
O
W
O
R
K
O
W
Preservao Digital
No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica
de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente
em formato digital textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens,
gravaes sonoras, material grfico, pginas da web, etc.
Diante da crescente utilizao da Tecnologia da Informao e Comunicao na produo
de documentos arquivsticos, tona-se fundamental a preocupao com a preservao dos
documentos digitais gerados, uma vez que eles so bastante ameaados pela fragilidade do suporte
e pela obsolescncia tecnolgica.
As instituies precisam definir e implementar uma poltica de preservao digital, pois
esta que vai possibilitar a preservao dos documentos digitais produzidos. Por outro lado, sua
inexistncia ter como consequncia a perda do acervo ao longo do tempo, tendo em vista que a
ausncia de normas, padres, modelos, ambientes e procedimentos deixar os profissionais sem
uma diretriz institucional a ser seguida nos momentos crticos.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua
autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes
no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.
Os documentos arquivsticos tm de se manter acessveis e utilizveis pelo tempo que
for necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devem ser
asseguradas as caractersticas dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela
adoo de estratgias institucionais e tcnicas proativas de produo e preservao que garantam
sua perenidade.
Para os documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso,
que pode implicar mudana de suporte e formato, bem como atualizao do
ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia
tecnolgica de hardware, software e formato exigem intervenes peridicas.
FORMATOS ABERTOS
software).
Garantir o acesso ao documento, adotando padres de formatos abertos
ACESSIBILIDADE
ESTABILIDADE
SUPORTE A
METADADOS
ESPECIFICIDADE DO
FORMATO
INTEROPERABILIDADE
AUTENTICIDADE
informao contextual.
PROCESSABILIDADE
APRESENTAO
COMPATIBILIDADE
ESTABILIDADE
ACESSIBILIDADE
CONFIABILIDADE
QUALIDADE
CAPACIDADE
Backup
Backup a cpia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de recuperlos no caso de perda dos originais por motivo de pane, sinistro ou desgaste nos equipamentos.
A poltica de backup o primeiro passo para a preservao dos documentos digitais,
pois garante de forma ntegra e confivel a restaurao dos documentos digitais, sistemas
informatizados e bases de dados. O backup considerado um dos pilares da segurana e
confiabilidade da informao e uma ferramenta obrigatria para todas as reas de informtica. Sua
ausncia pode causar srios danos ao acervo digital quando da ocorrncia de falhas em
equipamentos, sistemas e no prprio suporte de armazenamento.
NORMAS E
PROCEDIMENTOS
CONSCIENTIZAO
DO USURIO
IMPLEMENTAO
REVISO PERIDICA
TRILHA DE
AUDITORIA
CONTROLE DE
ACESSO
METADADOS DE
PRESERVAO
EXPOSIO MNIMA
DO DOCUMENTO
DIGITAL
O estabelecimento de rotinas de rejuvenescimento e rotinas de
FERRAMENTAS DE
MIGRAO
Glossrio
A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, elaborou um glossrio que se atm aos
termos da Tecnologia da Informao e aos da Arquivologia relacionados a gesto e preservao de
documentos digitais.
Acervo - Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
Acessibilidade - Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um objeto digital.
Acesso - Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao.
Anexo - Um objeto digital que segue junto com uma mensagem de correio eletrnico ou um fluxo de
trabalho.
Anotao - Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua produo. Exemplo:
Urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classificao, temporalidade, data, hora e
local da transmisso, indicao de anexos e outros.
Armazenamento - Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil.
Arquivamento - 1. Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de
documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitao.
Arquivo - 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica
ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a
conservao e o acesso a documento arquivstico.
Arquivo digital - Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um programa de
computador e armazenada em suporte apropriado.
Assinatura digital - Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica,
que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do
documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o
signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da
integridade; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a
princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura.
Assinatura eletrnica - Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos
executados, adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente
assinatura manual do indivduo.
Atualizao de suporte - Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para
outro, sem mudar sua codificao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do
suporte.
Autenticao - Declarao de que um documento original autntico ou que uma cpia reproduz
fielmente o original feita por uma pessoa jurdica com autoridade para tal (servidor pblico,
notrio, autoridade certificadora) num determinado momento.
Autenticidade - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um
documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo.
Autoridade certificadora (AC) - Organizao que emite certificados digitais obedecendo s prticas
definidas na Infra-estrutura de Chaves Pblicas ICP.
Autoridade de registro (AR) - Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais,
mediante processo de identificao estabelecido nas prticas definidas na Infra-estrutura de ChavesPblicas ICP.
Avaliao - Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece seus prazos de guarda e
sua destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Banco de dados - 1. Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de
dados relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operaes
vlidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de Dados
SGBD: software que implementa o banco de dados e permite a realizao de operaes de
manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e administrativas (gesto de usurios,
cpia e restaurao de dados, alteraes no modelo de dados).
Base de dados - Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatao e
validao, e gerenciados por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados SGBD.
Cadeia de preservao - Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos
documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo.
Captura - Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio do registro,
classificao e arquivamento.
Carimbo digital de tempo - Cdigo binrio, incorporado a um documento, que registra a data e a
hora em que ocorreu um evento, tal como produo, recebimento, leitura, modificao ou
eliminao. uma forma de autenticao do documento.
Certificao digital - Atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo
estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e
uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certificado
digital por uma autoridade certificadora.
Contexto de procedimentos - Refere-se a normas internas que regulam a produo, tramitao, uso
e arquivamento dos documentos da instituio.
Contexto de provenincia - Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos internos que
identificam a instituio produtora de documentos.
Contexto documental - Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que
situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo.
Ver tambm: Contexto; contexto jurdico-administrativo; contexto de procedimentos; contexto de
provenincia; contexto tecnolgico.
Contexto jurdico-administrativo - Refere-se a leis e normas externas instituio produtora de
documentos as quais controlam a conduo das atividades dessa mesma instituio.
Contexto tecnolgico - Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que
envolve o documento.
Controle de verso - Conjunto de operaes que permite gerenciar as verses de um documento
arquivstico digital.
Converso - Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: a) converso
de dados: mudana de um formato para outro; b) converso de sistema computacional: mudana do
modelo de computador e de seus perifricos.
Correio eletrnico - Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros
documentos digitais por meio de rede de computadores.
Credencial de segurana - Um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias
de segurana segundo as quais o acesso concedido.
Criptografia - Mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e chave secreta, de
forma que somente os usurios autorizados possam restabelecer sua forma original.
Criptografia assimtrica - Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes entre si
que se relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por
uma chave apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia
assimtrica so denominadas chave pblica e chave.
Criptografia simtrica - Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de forma que o
texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave.
Custdia - Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de
vnculo de propriedade.
Dado - Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser
comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica.
Descrio - Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos
documentos arquivsticos para elaborao de instrumentos de pesquisa.
Destinao - Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para a
guarda permanente ou eliminao.
Digitalizao - Processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
Documento - Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o suporte.
Documento arquivstico - Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia.
Documento arquivstico digital - Documento digital reconhecido e tratado como um documento
arquivstico.
Documento arquivstico eletrnico - Documento eletrnico reconhecido e tratado como um
documento arquivstico.
Documento digital - Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel
por meio de sistema computacional. Informao registrada, codificada em forma analgica ou em
dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico.
DOI - Sistema para identificao persistente de objetos digitais em redes, bem como para o
intercmbio de informaes sobre propriedade intelectual desses objetos.
Dossi - Conjunto de documentos, relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar e/ou projeto,
que constitui uma unidade.
Dossi hbrido - Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais.
Elemento extrnseco - Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico.
Por exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual,grfico, sonoro ou multimdia);
selo, logomarca; assinatura digital; links; e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento intrnseco.
Elemento intrnseco - Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico.
Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento extrnseco.
Eliminao - Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente.
Emulao - Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais
para fazer uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de uma obsoleta, aceitando as
mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas.
Endereo de correio eletrnico - Nome nico de uma caixa postal eletrnica, de uma pessoa, grupo
ou organizao, associado a um servio de correio eletrnico. formado por um identificador (nome,
apelido, sigla ou cdigo), um sinal @ e o domnio do provedor do servio.