MANUAL DE ORIENTAGAO E PROCEDIMENTOS \ J Wey ARRAI NTABILIacces Foteabi pasde 1 1.1 - PROFISSIONAIS E MEIOS DE COMUNICAGAO NOSSA EMPRESA Abaixo apresentamos relaco de meios de comunicagao, departamentos e responsavels, especializacdes e assuntos tratados em cada departamento. Tel.: (11) 3802 1614 / Fax: (11) 3892-1611 Assessoria e Consultoria - marcos@arraiscontabilidade.com.br Depto. Pessoal - danielli@arraiscontabilidade.com.br Legalizagées - paralegal@arraiscontabilidade.com.br Administracao - marcos@arraiscontabilidade.com.br Depto. Fiscal - contabil.fiscal@arraiscontabilidade.com.br Depto. Contabil - contabil fiscal@arraiscontabilidade.com.br Gerencia - marcos@arraiscontabilidade.com.br Intermet Website: www arraiscontabilidade.com.br / E-mail: contato@arraiscontabilidade.com.br 1.2 - COMPETENCIAS DE CADA DEPARTAMENTO Identificamos a seguir os assuntos tratados e servigos executados em cada departamento Departamento Pessoa! Admissdes, rescisdes, folhas de pagamentos, calcul € apuracao de encargos trabalhistas, obrigagdes mensais € anuais como, RAIS, CAGED Informe de Rendimentos e demais assuntos previdencidrios e trabalhistas. Departamento Fiscal: Notas Fiscais (EntradalSaida/Servicos), apuragdo de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e apuracao de livros e demais obrigagGes mensais € anuais do ICMS, IPI e ISS e demais tributos. Departamento Contabil: Balancetes, balangos, documentos contabeis, livros, Didrio/RazSo/Corrego Monetéria/Declaragéo de Imposto de Renda Pessoa Juridica e demais assuntos contabeis, Departamento Paralegal: Alteragdes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certiddes negativas e fichas cadastrais. Assessoria: Crientagdo tributaria, contabil, fiscal, trabalhista e juridica, atendimento a cliente em geral ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 118: Paulo / SP CEP: 051Consultoria: Duvidas sobre preenchimento de notas, calculo de guias em atraso, informagdo sobre vencimento de impostos & contribuiedes, dividas sobre folha de pagamento, € informacées de toda rotina operacional vinculada aos servigos contratados com nossa empresa. 2- DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS A NOSSA ORGANIZAGAO CONTABIL Com a finalidade de orientar V.Sas., elaboramos alguns procedimentos dirgidos aos documentos fiscais contabeis, a fim de que possamos atendé-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais. 2.1 - DEPARTAMENTO FISCAL: 1. As notas fiseais de compras de mercadorias, matérias primas, ativo imobilizado, e as de vendas ¢ prestacdo de servigos, devem ser ordenadas e enviacdas ou serdo retiradas no inicio de cada més, para registro e/ou classificagao € posterior contabilizacao, 2. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos deverdo ser enviados por xerox, na qual seja legivel a autenticagao bancarla, ou deve ser anctada a data de pagamento. 2.2 - DEPARTAMENTO PESSOAL: 1. Rescisdes contratuais, recibos de férias . comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comissbes ¢ variaveis de salarios, documentos para registro de empregados, etc., devem ser encaminhados sempre em tempo habil para que se possa proceder ao processamento das rotinas, conforme prazos mencionados no item 4 deste 2.3 ~ DEPARTAMENTO CONTABIL: 1. Extratos Bancdrios: verificar a seqUéncia da movimentagso da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o periodo faltante, ou solicitar um extrato mensal (pelo computador); 2. Depésito Bancério: anexar cépia do comprovante da origem. Por exemplo, recebimento de duplicata, anexar Copia desta 3. Avisos de Cobranca: anexar cépias das duplicatas; 4, Enviar todos os avisos bancétros, tais como: despesas, transferéncias, aplicagées, débitos, crécitos, ete.; 5, Contratos de seguros, empréstimos, financiamentos, ete., enviar uma cépia do contrato ¢ do pagamento das parcelas, 6. Despesas com condugdo € correio: usar 0 vale despesas para cada item — importante fornecer os vales transporte em especie: 7. Despesas com refeicBes, gasolina, élcool, material de limpeza, brindes, conservacao, manutencao, e outras pequenas despesas somente poderao ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal consumidor ou Nota fiscal de serviges: 8. Os recebimentos de duplivatas por caixa, anexar cépia da mesma 2o depésito ou anotar a data do recebimento ro verso; 9, OBSERVACOES, Ticket de maquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos, notas de controle intemo, despesas particulares (s6cios) nao devem ser enviadas, pois nao possuem valor contébil As despesas particulares dos sécios nao devem ser pagas pela empresa 3- DOCUMENTOS LEGAIS (Qs documentos legais de constituicdo da pessoa juridica, que devem ser guardados em pastas proprias, 2 disposig&o da fiscalizagao ou para utilizacdo no cumprimento de obrigacdes acessérias, sao os seguintes: 3.1 - PRINCIPAIS. 3.1.1 —Contrato Social, Ata de Fundagdo ou Estatuto Social ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576WY acces Foteabi pasde 3.1.2 - Alteragées Contratuais e Atas de Assembleias Gerais; 3.1.3 - CADESP - Declaragdo Cadastral - Secretaria da Fazenda; 3.1.4 - Cartao do CNPJ) 3.1.5 - Cartéo de Inscricao na Prefeitura - FOC ~ CCM 3.1.6 - Matricula no INSS; 3.2 - ACESSORIOS 3.2.1 ~Ficha de Cadastro Nacional de Empresas ~ Junta Comercial; 3.2.2 -Ficha de Inscrigao no CNPU; 3.2.3 - Fichas de Alteracao no CNPJ: 3.2.4 - Fichas de Alteracao da DECA: 3.2.5 - Ficha de Inscrigao na Prefeitura Municipal; 3.26 - Guias de Alteracao na Prefeitura: 3.2.7 - Inscrigdo em rgdios de Fiscalizacao Especificos; 3.2.8 - Termo de Op¢do pelo SIMPLES 3.2.9 - Alvaras de Funcionamento; 3.2.10 - CADAN ~ Cadastro de Anincios 3.3. - DE AFIXAGAO OBRIGATORIA 3.3.1 - LEGISLACAO FEDERAL 1 — TRIBUTARIA’ PLACA |NDICATIVA DA OPGAO PELO “SIMPLES” Obrigatios 20 cumprimento: empresas optantes do “ 2.- SAUDE PUBLICA’ PLACA INDICATIVA DA PROIBIGAO DE VENDA DE CIGARROS PARA MENORES (Obrigatios 20 cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros imples Nacional 3- TRABALHISTA a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTECAO AOS MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores, b) ESCALA DE REVEZAMENTO Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso ©) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema d) QUADRO DE HORARIO Obrigados a0 cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que no adotarem registros manuals, mecanicos ou eletronicos individualizados de controle de horario, ) SEGURANCA DO TRABALHO. Avisos ¢ placas referentes a manuten¢do, armazenagem e manuseio de materiais; materials perigosos e insalubres; instalagBes elétricas; interdi¢ao de uso; construcdo civil; explosivos: localizago de extintores; carga maxima de equipamentos e caldeiras 4 - DEFESA DO CONSUMIDOR CONDIGOES DE VENDA A PRAZO (prego a vista; taxa de juros ao més, quando prefixada; taxa de juros ao més que sera acrescida 20 indice pactuado, quando pés-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que nao poder exceder a 2%. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais os prestadores de servigos. Disponibilizar Cédigo de Defesa do Consumider. 3.3.2-LEGISLACAO ESTADUAL 1- TRIBUTARIA CARTAZ "SONEGAR E CRIME” Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot — TevFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 912876 Paulo / SP CEP: 05133-002acces Foteabi pasde 2- DEFESA DO CONSUMIDOR CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREGOS DE ORGAOS (POLICIA CIVIL, PROCON e IPEM) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comercials e de prestagao de servicos. 3-FISCALIZACAO SANITARIA - . CARTAZ DE INDIGAGAO DO ORGAO SANITARIO DE FISCALIZAGAO Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de géneros alimenticios, abertos a presenca do pubblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Saude, diretamente ou por 6raao delegado, OBSERVACGES. 10s produtos expostos 2o publico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus precos obrigatoriamente afixados no préprio produto, de forma visivel ao consumidor. 2- Consulte nossa empresa sobre outras especificagdes dos mencionados cartazes e documentos que devem ser afxados 3 - Consuite nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de afixacéo obrigatoria no ambito da legislagao ‘municipal. 4 RECURSOS HUMANOS ~ DEPARTAMENTO PESSOAL 4.1 - Culdados Especiais © cumprimento das obrigacdes trabalhistas e do recolhimento dos encargos socials requer especial atencao, seja pela peculiar condigdo da relacdo entre a empresa e seus empregades ou pela exiguidade de prazos para a execugdo das muitas rotinas envolvidas, aliados as severas multas quando de sua nao observancia utra questéo de enorme importancia € quanto ao aspecto das varias fontes da legisiagao que nortelam a materia Alem da propria CLT € de varios outros Regulamentos especificos, sempre devera ser verificada a Convencao Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto porque, no mais das vezes, So asseguratios direitos © vantagens, multas vezes enormemente varidvels de uma para outra categoria de trabainadores. Evidentemente, por tudo isto, as consideragdes aqui expressas no esgotam o assunto. Sempre que surgirem dlividas, recomendamos entrar em contato com o nosso departamento de pessoal. Abalxo listamos as ocorréncias prazos mais comuns dentro dessa area de atividade: 4.2- Admissao de Funcionarios A legislagao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do funcionério. Deve-se evitar, sempre que possivel, a contratago ou demiss4o no periodo em que a folha de pagamento estela sendo processada, ou seja, apds 0 dia 20 de cada més 4.2.4 Documentos Para a Admissdo CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdencia Social (original) Ficha de Admiss&o — solicite por e-mail ao nosso departamento Atestado do Exame Médico Admissional 2 Fotos 3x4 Cépia da Cédula de Identidade (RG) Copia do CPF Cépia do Titulo de Eleitor Cépia da Carteira Nacional de Habilitacdo (CNH) - para os motoristas Copia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista Cépia da Certido de Casamento Copia das Certiddes de Nascimento dos filhos e dependentes, Copia do Carta da Crianca dos filhos menores de 14 anos Relacdo de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade. Na Ficha de Admissao devergo constar no minimo os principais dados do funcionairio, tais como: Nome, Enderego, Estado Civil, Fungo, Salério (por més, hora ou tarefa) e horario de trabalho. ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 Vila Mangalot — TelFax: (11) 3892-16111 7763 8841/1 Paulo / SP CEP: 051 912876As cépias de documentos fornecidas deverdo ser devolvidas ao empregado, apds sua utiizago, no prazo maximo de 5 (cinco) dias, tendoem vista ser crime a reten¢do de documentos, ainda que sob a forma de cépia (Lei 5553/68). A.tnica excecdo ¢ quanto @ copia do Cartao da Crianga, que devera permanecer anexa a Ficha de Salario Familia ara eventual prova junto a fiscalizagéo. A CTPS deve ser devolvida em, no maximo, 48 horas. 4.2.2 - Contrato de Experiéncia Quando da contratagao, 0 procedimento indicado € 0 de que o contrato de experiéncia seja firmado por escrito. A sua falta torna 0 contrato por prazo indeterminado, com o énus da necessidade de concessao do aviso-prévio para dispensa do empregado e da multa de 40% do FGTS, se houver interesse na extingao do contrato de trabalho O contrato de experiéncia pode ser prorrogado uma Unica vez. O prazo maximo considerado como experimental € de noventa dias. O mais comum é que se contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se 0 periodo de experiéncia por outro, de mais quarenta e cinco dias. Prazo diferente podera ser determinado por convengao coletiva de trabalho. Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionario, 0 contrato de experiéneia ndo pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente 2 necessidade da concess4o de aviso-prévio e do pagamento da multa de 40% do FGTS para a rescisdo contratual. 4,3 - Rescisao do Contrato de Trabalho 4.3.4 - Aviso Prévio © aviso prévio devera ser concedido pela parte que provoca a rescisdo do contrato de trabalho e tem a duragao de 30 dias, Durante 0 aviso prévio, caso a rescisao tenha sido promovida pelo empregador, o horario normal do empregado ser reduzido de duas horas diarias, podendo a reducao ser convertida em auséncias de sete dias corridos. Se a resciso for promovida pelo empregado e 0 mesmo nao conceder 0 aviso prévio 20 empregador, este poderd descontar os salarioscorrespondentes ao prazo respectivo desde que o empregado ja tenha novo contrato de trablaho firmado em outra empresa, visto que o aviso prévio é um direito Irrenunciavel do trabalhador. prazo para a quitaedo e homologaeao ¢ o primeiro dia ttl apés o término do aviso prévio trabalhado. Caso 0 aviso prévio seja indenizado, o prazo passa a ser 0 décimo dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servigo na empresa haverd necessidade de homologagao no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministerio do Trabalho. 4.3.2 — Documentos Necessarios - Empregados com menos de 1 ano: Termo de Rescisdo de Contrato; CTPS-Carteira de Trabalho ¢ Previdencia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados, Aviso Prévio; CD-Comuni¢ado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego: Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador): Atestado Médico Demissional Aviso de dispensa eletrdnico do Conectividade Social Empregados com mais de 1 ano: Termo de Rescisdo de Contrato; Cheque administrative nominal 20 ex-funcionério — no valor das verbas rescisérias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depésito bancario - 0 valor devera estar disponivel ao trabalhador até a data maxima. CTPS-Carteira de Trabalho e Previdéncia Social: Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Comprovante de Aviso Prévio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego: Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador). Atestado Médico Demissional 06 ultimas guias do FGTS - GFIP; GRFP paga ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576GRs das contribuicdes sindical, assistencial e confederativa do empregado ~ referentes ao exercicio: Carta de Preposto; Aviso de dispensa eletrénico do Conectividade Social. 4.3.3 - Cuidados Especiais na Dispensa Convém lembrar que nos casos em que a rescisdo de contrato se opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizagdo adicional correspondente ao valor de um més do salario do empregado. Da mesma forma, é necessério sempre consultar a Convencao Coletiva aplicavel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados,tais como situagdes especiais de estabilidade (funcionario em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de servico, gestantes, etc.) 4.4—Feérias 4.4.4 — Férias Normais e Coletivas A cada periodo de 12 meses 0 trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de férias, sem prejuizo de sua Temuneracao. A Constituicdo de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salério normal, a titulo de férias, Além disso, 0 empregado pode, ainda, converter 10 dias de suas férias em abono pecuniario. 4.4.2 -Concessao A época da concessao das férias € a de melhor conveniéncia para o empregador. Contudo, se vencidos 2 periodos de aquisi¢ao, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro periodo em dobro. ‘Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as férlas podergo ser concedidas em 2 periodos, um dos quais no podera ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, tera direito a férias coincidentes com as férias escolares, 4.4.3 - Férias Coletivas Poderdo ser concedidas férias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um estabelecimento especifico da empresa. Neste caso, devera ser feita comunicagao com no minimo 15 dias de antecedéncia ao Ministério do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, além da afixagdo de avisos nos locais de trabalho. 4.4.4 — Comunicagao e Anotagao As férias deverao ser comunicadlas por escrito ao empregado com antecedéncia minima de trinta dias. A concessao das férias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das mesmas. 4.4.5 — Perda do Direito Nao tera direito a férias 0 empregado que no curso do periodo aquisitive permanecer em licenca remunerada por mals de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdéncia Social por mais de 6 meses, ainda que descontinuos Nao pode ser procedido desconto de faltas a titulo de férias. Contudo, haverd redugo do periodo de gozo, sempre que 0 funcionério tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o periodo aquisitivo, 4.4.6 — Pagamento © pagamento das férias devera ser efetuado até 2 dias antes do inicio do respectivo periodo. 4.5 - Horatio de Trabalho 4.5.1 — Duracao ‘A duraco normal da jomnada de trabalho no deverd ser superior a 8 horas diarias, se no fixado outro limite inferior 1no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogagao ou compensa¢do. ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°9125764.5.2 Trabalho Noturno O trabalho entre as 22 horas de um dia e as 05 horas do dia seguinte 6 considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno ¢ computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturma é remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal. Outros limites podem ser fxados por conveneao coletiva de trabalho, 4.5.3 - Trabalho aos Domingos © trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especificas, requer autorizacdo prévia dos orgaos do Ministério do Trabalho © 0 cumprimento das demais posturas da legislacao local. A remuneracao das horas trabalhadas aos domingos € no minimo 100% superior as horas normais. 4.5.4 —Horas Extras A jomada poderd ser aumentada em até 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletive. Neste caso, a remuneracao minima das horas extras ¢ 50% superior a da hora normal. Contudo, muitas das convencdes coletivas tém fixado este percentual em patamares superiores. S4o permitidas no maximo 52 horas extras mensais, 4.5.5 — Controle de Ponto ‘As empresas com mais de 10 empregados deverao manter controle de frequéncia através de livro ou registro de onto, que demonstre a hora de entrada e saida dos funcionarios. Devera ainda conter pré-assinalado o horério de almoco € portar a assinatura do empregado, Lembramos que ha Convengées Coletivas que exigem a anotacao do ponte para qualquer nlimero de empregados, o que é um procedimento recomendavel. 4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentacao ‘Sempre que a jormada de trabalho for superior a 6 horas continuas deverd ser concedido um intervalo minimo de 1 hora para repouso e alimentacao Este intervalo nao € computado na duraco do trabalho e nao deverd ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previséo dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a 6 horas, devera ser observado intervalo minimo de 15 minutos. Ha, ainda, situagdes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. 4.5.7 -Intervalo entre jornadas Qintervalo entre as jomadas de trabalho nao pode ser inferior a 11 horas. 4.5.8 — Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas Embora a Constituigao Federal estabeleca que homens e mulheres so iguais em direitos e deveres, pela propria iferenga natural existente, a legislagao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo © periodo para amamentacao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especials assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convengbes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos & jomadas especificas, até pelas condig&es proprias de determinadas atividades e taretas. 4.6 — Remuneragao 4.6.4 — Pagamento dos salarios A periodicidade do pagamento de salérios n8o pode ser superior a 1 més, devendo ser efetuado até 0 5° dia util do més subsequente ao vencido (sabado é considerado dia uti). 4.6.2 - Adiantamento Salarial ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576‘A quase totalidade das convengGes coletivas e 05 préprios usos e costumes do mercado determinam a concessao de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que é efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1 4.6.3 — Itens que integram os salarios Além do valor fixo estipulado, deverdo ser considerados para efeito de remuneracdo também as comissdes, percentagens, gratiicagdes, didrias para viagens quando excedentes a 50% do salario do empregado, e abonos, 4.6.4 — Garantias Allel estabelece a impossibilidade de redue&o salarial. Da mesma forma, ndo pode haver desigualdade de salérios entre dois funcionérios com ciferenga de tempo de servico na mesma funcao inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeigao técnica, na mesma localidade. o chamado paradigma 4.6.5 — Vale-Transporte © beneficio do vale-transporte consiste na antecipagao € parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados para 0 deslocamento ao local de trabalho. £ devido aos trabalnadores em geral e devera ser entregue em espécie, E custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salario do empregado, Sua aquisigao deve ser comprovada através de recibo emitide pelas empresas autorizadas a venda deste. O pagamento deste de outros beneficios em dinheiro podera ser considerado parte integrante do salario, 4.6.6 - Outras vantagens e beneficios Se por liberalidade ditada pela politica de RH da empresa, ou ainda por determinagao de acordo individual ou acordo ou convencao coletiva forem concedidos beneficios in natura, os mesmos nao podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supressao. Os exemplos mais usuais de beneficios e vantagens adicionais sao: Ticket Refeicao Cesta Basica Assisténcia Médica 4,7 = 13° Salario 4.7.4 -Normas Gerais A todo trabalhadior é assegurado 0 pagamento de uma gratiicagao até o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13° Salario, O décimo terceiro salario € devido a razao de 1/12 da remuneragao do més de dezembro, por més de servigo, do ano correspondente. Para este efeito, s80 considerados como més completo as fracdes iguais ou superiores a 15 dias, O adiantamento de 50% do 13° salario € devido até o ultimo dia ttl do més de novembro de cada ano. 4.7.2. Antecipado por ocasiao da concessao de férias A primeira parcela do décimo terceiro salério podera ser paga por ocasiso da concessao das férias, sempre que 0 empregado assim o solicitar até 31 de janeiro do ano a que se refere. 4.1.3 - Prazo para Pagamento Se a primeira parcela nao for paga juntamente com a remuneragdo das férias, a mesma devera ser quitada até dia 30 de noverbro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a Segunda parcela deverd ser paga até o dia 20 de dezembro do respectivo ano. 4.8 - Obrigagdes Legais em Geral 4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576A legisiacao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeco do Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verifieacdo e eventuais anotagdes dos autos de infracao e dos termos de ocorréncia. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados deverdo ser apresentados @ fiscalizagao, sempre que solicitadcs. 4.8.2 - Normas Regulamentadoras Com o fim de criar regulamentos de Seguranga , Higiene e Medicina do Trabalho, foram instituldas as NR - Normas Regulamentadoras. As mesmas dispdem sobre varios aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade € periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos: PCMSO — Programa de Controle Médico de Satide Ocupacional PPRA — Programa de Prevencao de Riscos Ambientais CIPA — Comissao Interna de Prevencao de Acidentes EPI —Equipamentos de Protegao Individual 4.8.3 — Estojo de Primeiros Socorros © empregador deverd manter em cada um de seus estabelecimentos o material necessario a prestagéo de primeiros socorros, de acordo com 0 risco da atividade. Este material deve ser guardado em local adequado € 08 cuidados de pessoa treinada para esse fim 4,9 - INSCRIGAO DOS SOCIOS OU DIRETORES NA PREVIDENCIA SOCIAL, ‘So segurados obrigatérios da previdéncia social, na qualidade de contribuintes individuais, as seguintes pessoas fisicas: diretor no empregado e o membro de conselho de administracao na sociedade andnima: todos os sdcios, nas sociedades em nome coletivo € de capital e industria; 0 sécio administrador € © sécio cotista que recebam remuneraeao decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de responsabilidade limitada, urbana ou rural. Para tais segurados filiados até 28.11.99, a contribuig&o previdenciaria sera correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de uma escala de salarios-base, dividida em classes variaveis entre RS 300,00 e RS 2.668, 15 (tabela de 01/2006), cuja progressao decorre do tempo de contribuicdo em cada uma delas. O contribuinte individual inscrito apés 28.11.98, devera contribuir obrigatoriamente com 20% sobre o valor total da remuneragao percebida decorrente do trabalho (pr6-labore) limitados aos valores acima 4.10 - Penalidades ‘As multas por inffacdo @ legisiacdo trabalhista ¢ previdenciaria poderdo variar entre 7.5657 ¢ 7.565,6943 UFIR dependendo da Infracao. Consulte sempre nossa organizagao contabil 5 - SERVIGOS DE TERCEIROS Toda e qualquer atividade empresarial pode utlizar-se de servicos contratados de tercelros, a saber: 5.1 Pessoas Fisicas Pessoas Fisicas inscritas so aquelas que estdo registradas como auténomas nas Prefeituras Municipais, e junto 20 INSS, e devem apresentar RPS (recibo de prestagao de servi¢os), Nota Fiscal de Servigos ou Recibos. Os culdados na contratagdo desses profissionais Sd 05 seguintes: Exigir, € se preciso emit 0 competente RPS (recibo de prestagdo de servicos), descrevendo adequadamente os servigos prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servicos, incluindo RG, CPF, endereco completo, pols essas informacdes serdo necessérias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatérios; Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido, quando couber, de acordo com a tabela de incidéncia desse tributo e exigir a declaracdo de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim 0 exigirem: valor bruto dos servigos prestados deve ser incluido na base de célculo do INSS a fim de garantir 0 recolhimento da quota previdenciaria ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576Descontar e recolher outros valores referentes a retengdes de impostos na fonte, quando couber. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante as legislagdes previdenciarias e trabalhista A legisiaeao trabalhista e previdencidria podera interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vinculo empregaticio, se a relacdo apresentar as caracteristicas prdprias para tanto, implicando em sérios riscos de ages trabalhistas ou autuagdes administrativas, sendo necessarios cuidados especiais na administragao desses casos 5.2 Pessoas Juridicas A empresa que se utiizar da contratagao de servigos prestados por pessoas juridicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaboracdo de contrato de prestagao de servigos, estabelecendo todas as condigdes basicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, aiém das demais situacSes; Exigit a devida nota fiscal de servigos ou documento habit Exigir recito de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados Verifcar se a prestagao de servico esta sujelta a retengao do Imposto de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades , bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto-retengdo e demais retencdes como ISS, PISICOFINS/CSLL (as consultas devem ser feitas através de nossa consultoria) Verifcar se a prestacao de servicos esta sujelta a retencao do INSS nos casos previstos em lel, que é de 11%, € em caso afirmativo descontar e recolher 0 valor desse imposto. 6 - DOCUMENTOS REFERENTES A MOVIMENTAGAO BANCARIA Um bom controle da documentagao que envolve as movimentagdes e operagdes bancérias é imprescindivel para a realizagao de um bom trabalho de contabllidade, uma vez que estas operagdes representam a quase totalidade da movimentaeao contabil e financeira das empresas. Essas operacdes s4o as seguintes Pagamentos Recebimentos: Empréstimos Bancarios; Descontos de Titulos Cobranga Bancaria Leasing Despesas Bancarias; Outras operacses. 6.1 - Pagamentos Estas operacdes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de qualquer natureza, através da rede bancaria, prética absolutamente usual nos dias de hoje, com altemativas que vo desde um cheque até procedimentos via Intemet @ os chamados "Internet banking”. Independente da forma adotada para 0s pagamentos banearios que toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cépia do documento de pagamento (copia de cheque, recibo eletronico, etc.) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, titulo, depésito, guias de recolhimento de impostos e contribuigdes. etc.) 6.2 - Recebimentos Estas operagdes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza, incluindo depésitos de titulos provenientes de vendas de bens e servicos, antecipacdes de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancérios a esse titulo devem ser documentados de forma a permitir @ clara identificagao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizedo por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..) Os depésitos bancarios devem ter indicagdo no seu verso ou em documento apartado, de todas informagdes necessérias ao seu bom controle. ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576Qs demais “créditos” ocorridos na movimentagéo bancaria (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro © 0s eventuais ‘valores a identiicar’ devem ser objeto de controles internos que definam em curto espago de tempo como traté-los nos registros financeiros e contabeis. 6.3 - Empréstimos Bancarios Estas operagdes compreendem todas as formas de empréstimos que podem ser obtidos junto ao mercado financeiro departamento financeiro deve documentar de maneira fim de dar ciéncia a todos os envolvides, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do empréstimo: Prazos de vencimento; Prazos de caréncia’ Encargos (juros, spread, ete..) Garantias; Outras que julgar conveniente. Esse resumo sumario, anexado @ cépia do contrato deve ser encaminhado @ nossa empresa para que tenhamos subsidios adequados ao registro correto das operagdes. uma 2s principais caracteristicas de cada contrato, a 7 -DESPESAS E CUSTOS Este tépico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabiliza¢do das despesas/custos, e como documenta-la perante a legislagao fiscal 7.1- As despesasicustos realizadas deverdo estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa € devem ser comprovadas por meio de documentacdo idénea, notas fiseais ou recibos , emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor. discriminagdo dos itens ou servigos e sua devida quitacao. Ex.: Nunca deveremos langar despesas de manutengdo de veiculos, se a empresa nao possul absolutamente nenhum veiculo. 7.2. Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteneao pela fonte pagadora de IRRF/INSSIISSIPIS! COFINS /CSLL, devendo ser enviadas em tempo hébil a nossa organizagdo contabil para calculo dos mesmos. Ex Recibo de aluguel, RPS — recibo de prestacdo de servigos, determinadas Notas Fiscais de Prestagao de Servigos, ete 7.3- As empresas comerciais e industriais deverao enviar cépias das contas de luz e telefone nossa organizagao contabil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveltamento do crédito fiscal de ICMS. 7.4-A legisiagao nao aceita nota fiscal simplificada ou tiquete de caixa como documento comprobatorio de despesa, Somente 0 cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos 40 reconhecicos pela legislago 7.5- Se possivel, todas as despesas ¢ custos deverdo ser pagas com cheque nominal 7.6- Para empresas que mantém atividade extema na realizaco de seus negécios ou manutengdo em seus clientes, € permitido a elaboragdo de “relatério periédico de despesas’, contendo todas as atividades efetuadas naquele periodo (clientes visitados, distancia em Km se for no mesmo municipio ou proximo, taxi, refeigées, gorjetas, passagens aéreas quando utlizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. 7.7- Para despesas e custos de manutengao permanente e periédica, exigit contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manuten¢ao dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, ete OBSERVACAO: Qualquer duvida que eventualmente aparega_na apresentagdo dos documentos para serem langados em despesas/custos, etc., consulte sempre 0 nosso Depto, Contabil 8, ESTOQUES 8.1 - CONCEITO O estoque € representado pelo conjunto de: matérias primas, produtos em fabricacao, produtos prontos, material de aplicacao e material de embalagem, nas industrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais. 8.2 - INVENTARIO ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Olveira Fretas, 1181 ~ Sala 3 - Vila Mangalot - Sao Paulo / SP CEP: 05133 TelFax: (11) 3892-1611/ 7763 8841 / ID: 7°912576Os produtos e mercaderias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros € os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do periodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributario do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discrminacao, preco Uunitario e valor total Essa relagdo servira para a escriturago do Livro de Registro de Inventario, obrigatério peta legislacao federal ¢ estadual, © necessario para a apuragao do resultado do exercicio (lucro ou prejuiz0). Para a avaliacao dos estoques, de matérias primase mercadorias, regra geral, utiiza-se 0 custo médio ponderado, ou 0 “PEPS’ (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porém existem outros métodos aceitos pela legisia¢o, bem como outras formas de avaliacao praticacias em situacdes especificas. Consulte nosso departamento contabil no caso de dlivida sobre o melhor método. A legislagao do Estado de Sao Paulo concede prazo de 60 dias para a escrituracao do estoque no Livro de Registro de Inventario, enquanto a legislacao federal € vaga quando determina que 0 “o inventario sera escriturado no término do periods”. A falta de escrituragdo do Livro de Registro de Inventario e do livro de Controle da Produgao e do Estoque, sujeitam o contribuinte a multa elevada O iinventario fisico (contagem dos estogues existentes no fim do periodo) deve coincidir com a apuracao eseritural (estoque inicial, mais compras no periodo, menos vendas no mesmo periodo, igual a estoque final) e as possivels diferengas devem ser justificadas sob pena de autuagao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) S20 aceitos pela legisla¢ao, variando em conformidade com 0 produto ou mercadoria ou em razao de situagdes especiais. Consulte nosso departamento contabil para maiores esclarecimentos. A destruigao de produtos ou mercadorias inserviveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente a Receita Federal, e 0s impostos creditados por ocasiéo da compra, deverao ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construgao a ser aplicatlo nas obras no exereicio seguinte, bem como, os iméveis prontos e ainda no vendidos, devergo também ser relacionados no Livro de Registro de Inventério, para fins de registro e apuragdo de resultado no fim do exercicio Os bens que compée o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veiculos, ete., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventario, 9- COMPRAS, TRANSFERENCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS. As compras de matérias-primas, mercadorias e materials secundarios irdo gerar para as empresas crécitos tributarios passiveis de compensacdo, de acordo com o tipo e ramo de atividade ‘AS compras deverdo ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informagdes previstas na legislacao, tais como: tipo da operagdo, dados do adquirente, condigdes de pagamento, descrigdo dos produtos e gestaques dos impostos incidentes, nao esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria E vedada a utlizacdo de alguns cupons fiscais, tiquetes emitidos por caixas registradores © notas fiscais simplficadas 9.1 - ESCRITURAGAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais de compras devergo ser escrituradas em livros proprios. Para tanto faz-se necessario 0 envio periédico da primeira via, @ organizac&o contabil, sob protocolo especial para esse fim, conforme 0 acordado no contrato de prestagdo de servicos. 9.2 CLASSIFICAGAO A melhor classificagao de uma compra, sem sombra de duvida, € realizada pelo proprio comprador, pois este sabe ara que e porqué a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizagao de um carimbo proprio para este fim 9.3 - CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS Por determinagdo legal e para atender aos aspectos gerencials, as compras devergo ser controladas separadamente em: & vista e a prazo ‘As compras a vista deverdo ser acompanhadas da cdpia do cheque utiizado para o pagamento, se pagas por este melo ou com uma anotagao da utlizago de dinhelro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utlizagao de um carimbo proprio, esclarecendo quanto @ sua quitagao. Salientamos que a simples referencia de venda a vista, nao quita a nota fiscal 9.4 - TRANSFERENCIAS E REMESSAS Os recebimentos de mercadorias em transferéncias de depésitos ou fiiais, e os recebimentos por remessas de ou ara conserto ou industrializagao, previstos na legislagao vigente deverao receber uma orientagao especial de nossa organizaeao contabil 9.5 - DEVOLUCOES DE COMPRAS As devoluedes de compras devem receber um tratamento proprio, nos termos da legislac&o fiscal, devendo receber uma orientacao especial de nossa organizaco contabil 410. IMOBILIZADO - AQUISIGAO E VENDA 10.1 - CONCEITO Imobilizado € 0 conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: iméveis (terrenos, edificios e construgées), maquinas, computadores, mévels, instalagdes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. 402- aquisigho Na compra de bens € direitos exija o comprovante da aquisi¢o (nota fiscal, escritura, recibo, etc.) © original ou uma cépia devera ser enviada @ nossa organizacao contabil para registro fiscal e contabil. Se tiver qualquer divida sobre o documento, consulte um dos nossos sécios. Na compra de veiculo de pessoa juridica , tite uma cépia da nota fiscal, e na compra de particular, tite uma cépia autenticada, frente e verso, do documento de transferéncia apés 0 reconhecimento da firma e antes de envid-lo para efetivar a transferéncia Na aquisigo de bens pelo valor residual ao t&rmino do arrendamento (leasing), exija, também, a nota fiscal correspondente. Nao se esqueca que a nota fiscal é comprovante de venda, no é comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua seguranca Quando a compra for de valor significativo: imovel, veicule, maquina, ete. Consulte-nos sobre as implicagdes legais e tributdrias e sobre as diversas modalidades de aquisigao: a vista, a prazo, financiada, leasing, ete., antes de efetivar 0 negécio, Antes de iniciar a construgao ou reforma de imével. consulte-nos, pois além de diversas exigéncias burocraticas ha incidéncia de tributos e contribuigdes (INSS, FGTS, ISS etc.) 10.3 - VENDA Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejulzo, Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre 0 valor do bem a ser vendido pois ele pode ter sotrido alteragdes em razio de atualizacdes e depreciagdes. ‘Se houver lucro haverd tributagao em conformidade com o regime tributario escolhido pelo contribuinte. Na venda de veiculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cépia do documento de transferéncia apos assina-io e reconhecer a firma e antes de entrega-lo ao comprador. Toda venda deverd estar amparada por documentacao propria, tal como: contrato ou escritura para bens iméveis, nota fiscal ou recibo para bens méveis e direitos, além de outros especificos para determinadas operacdes No caso de bens sinistrados cuja indenizactio for paga por companhia de seguro , enviar original ou cépia do omprovante do valor recebido. E recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para 0 ativo imobilizado. 41- VENDAS E CIRCULAGAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAGAO DE SERVICOS ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sdo Paulo / SP CEP: 05133 TeVFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: 7°912576 002acces Foteabi pasde As vendas de produtos , mercadorias e servigos irdo gerar para as empresas, a obrigago de pagamento de varios impostos , tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E CONFINS; e, Se optante pela modalidade do lucro presumido as vendas comporao a base de calculo para a apuracdo do IRPJ ( imposto de renda da pessoa juridica ) e da CSLL ( contribuigdo social sobre 0 lucro liquide ); € Se optante pelo Simples , as ME ou EPP, pagardo esse imposto com base nas suas vendas. As notas fiscais deverao ser emitidas em conformidade com a a legislagdo vigente, em modelos proprios, destacando-se principalmente 0 tipo de operacdo, os dados do adquirente, as condigoes de pagamento, os produtos comercializados € os impostos incidentes na referida operacao. O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento espeefico. 11.4 - ESCRITURAGAO DOS LIVROS FISCAIS AAs notas fiscais, bem como 0s cupons fiscais deverdo ser eseriturados em livros préprios. Para tanto, faz-se necessario o envio periédico de uma via dos respectivos documentos ou resumo diario dos equipamentos proprios de cupons fiscais, a nossa organizacao contabil,utilizando-se um protocolo especial para esse fim, obedecendo 2 periodicidade estabelecida em nosso Contrato de Prestacao de Servigos. 41.2 - PRESTADORAS DE SERVICOS Algumas atividades de servicos deverdo destacar 0 Imposto de Renda, PIS, COFINS, CSLL e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servigos , nos termos de legislagdes especificas, consulte nosso departamento fiscal ‘As empresas dispensadas da emissao da nota fiscal deverao emitir 0 recibo ou documento equivalente em pelo ‘menos 2 vias enviando uma cépia para nossa organiza¢&o contabil para o devido registro contabll 41.3 - TRANSFERENCIAS E REMESSAS As transferéncias para depésitos ou filiais, bem como as remessas para beneficiamento, conserto ou retomo de remessas recebidas anteriormente, ficam obrigadas a situacdes especificas, devendo ser consultada a organizagao contabil, sobre os aspectos tributarios e consideragdes especiais. 41.4 - DEVOLUGOES DE VENDAS A legisiagdo preve condigdes e especificacdes legais proprias as devoluedes de vendas, devendo ser consultada a organizac&o contabil, sobre os aspectos tributarios e consideracdes especiais 42- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Este t6pico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais s&0 0s principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidaeao e guarda desses documentos. 12.1- Estela atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure paga-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se n&o 0 fizer fique ciente de que incidiré multa, juros de mora e correcdo a ser aplicado na efetiva liquidaco do tributo, bem como de eventuais notificagbes & fiscalizagdes que poderao ccorrer em fungo do ndo pagamento do mesmo. Use habitualmente nosso e-mails, 12.2. Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no més imediatamente anterior, para que se efetue o lancamento de baixa das mesmas, 12.3. Apresentamos adiante relaco dos principais tributos classificados por esfera de govemo, cédigo e vencimento: TRIBUTOS FEDERAIS CODIGO VENCIMENTO IRPJ- LUCRO REAL 5993 consultar CSSL-LUCRO REAL 2484 consultar ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot — TevFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: Paulo / SP CEP: 051 125WY acces Foteabi pasde IRPJ TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2089 consultar CSSL TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2372 consultar IPI = 10 DECENDIO 1097 consultar IPI ~20 DECENDIO 1097 consultar IPI — 30 DECENDIO 1097 consultar SIMPLES FEDERAL 6108 consultar COFINS 2172 consultar PIS — FATURAMENTO 8109 consultar INSS ~ GPS/Contrib. Individual 1007 consuttar INSS - GPS/Empresa 2100 consultar INSS ~ GPS/Empresa - Simples 2003 consultar IRRF- SISERVICOS PRESTADOS PJ A PJ 1708 consultar IRRF- SICOMISSOES DE PJ APJ 8045 consultar IRRF- S/ALUGUEIS 3208 consultar IRRF- S/SALARIO OU PRO-LABORE 0561 consultar IRRF- SISERVICOS PRESTADOS PF A PJ 0588 consultar * consultar vencimentos em nosso site ou por telefone OBS: ANTECIPA-SE 0 recolhimento dos tributes federais quando o vencimento cair em feriado ou fim de semana, EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE TRIBUTOS ESTADUAIS CODIGO VENCIMENTO ICMS- REGIME PERIODICO DE APURAGAO 046-2 consultar ICMS- ESTIMATIVA 060-7 consultar ICMS- SIMPLES (EPPA OU EPPS) 046.2 consultar * consultar vencimentos em nosso telefone. TRIBUTOS MUNICIPAIS PERIODO VENCIMENTO ISS. SOBRE FATURAMENTO MENSAL consultar ISS - SOC. CIVIL PROF. REGULAMENT. ANUAL consultar * consultar vencimentos em nosso telefone. IMPORTANTE: DUVIDAS NA CONFERENCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC SERAO OBJETO DE CONSULTA A NOSSA ORGANIZAGAO CONTABIL. 43 ARQUIVO Qs documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos: Documentos Contabeis Documentos Legais 43.1 - DOCUMENTOS CONTABEIS Os documentos contabeis devem ser arquivados em ordem cronolégica de data , em alguns casos em ordem cronolégica de langamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por més . por trimestre ou por ano , de conformidade com 0 volume de documentos de cada empresa, Os principais documentos contabeis 80 = notas de compra/servigos ~notas de vendasiservigos ~ extratos bancarios - duplicatas pagas - comprovantes de despesas/custos - c6pias de cheques = comprovantes de débitos/créditos bancarios - outros documentos contabilizados 413.2 - DOCUMENTOS LEGAIS (Qs documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot — TevFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: Paulo / SP CEP: 051 125distintos 100 - FEDERAL 200 - ESTADUAL 300 - MUNICIPAL 400 - MINISTERIO DO TRABALHO. 800 - CONTRATOS 600 - INSS 700 - SINDICAL 800 - DIVERSOS Por sua vez, cada setor é divididlo em 100 - FEDERAL 101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 102 - Declarago do Imposto de Renda - Pessoa Juridica 103 - Ficha de Alteragao do CNPJ 104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ 105 - Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF 106 - Comunicagdes de Aumento de Capital 107 - Demonstrativos dos Duodécimos 108 - CAIF. 108 - Comunicagbes de IPI e IRPJ 110 - DIRF 111 - Cartéo do CNPJ 112 -Notificagdes - Auto de Infragoes 113 - Baixa do CNPJ 114 - Certido Negativa por Encerramento de Atividades 115 - Programa de Alimentag&io a0 Trabalhador 116 -DNER 117 - Defesas 118 - Utilidade Publica 119 - Parcelamentos 120 - Termo de Opgo ~ Simples Nacional 121 - Autorizagao co DAC 122 -IPEM 123 - Divisdo de Censura de Diversbes Publicas 124 - CADE - SDE 200 - ESTADUAL, 201 - Deciaragao Cadastral (DECA) 202 - Deciaracao para Codificacdo de Atividade Econémica (DECAE) 203 - Declaragao do Movimento Econémico Fiscal (DEMF) 204 - indice de Particiagao dos Municipios (DIPAM) 205 - Licenga da CETESB 206 - Demonstrative das Operagées Interestaduals 207 - Certidao Negativa do ICM 208 - Autorizacao para Confeccdo de Notas Fiscais 208 - Auto de infragao 210 - Parcelamento do ICM 211 - Nofificagdes 212 - FIC -Ficha de Inscri¢&o do Contribuinte 213 - Deciaracdes 214 - Alvara de Utiizagao - Seor. Saude 215 - Modelos de Notas Fiscais. 218 - Comprovacao ZONA FRANCA, ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot — TevFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: Paulo / SP CEP: 05133-002 912876WY acces Foteabi pasde 217 - Conselho Regional de Educacéo 218 - Secretaria de Seguranca Publica (Registro Arma) 219 - IBDF - IBAMA 220 - Defesas 221 - Licenga da Diviso do Exercicio Profissional 222 - Utilidade Publica 223 - Deciaragao de Microempresa 224 - Laudos Técnicos 225 - Pedido! Comunicaeao Uso Processamento de Dados 226 - Vigilancia Sani 300 - MUNICIPAL 301 - Guia de Inscrigdo ou Atualizagao 302 - Ficha de Inseriggo no CCM 303 - Taxas de Licenca 304 - Certiddo Negativa do ISS 305 - Deciaraeao Anual do Movimento Econémico (DAME) 308 - Cadastramento de Aniincios (CADAN) 307 - Pedido de Vistoria 308 - Comunicados 308 - Imposto Predial 310 - Auto de Infrag&o e Intimagao 311 - Autorizaeao para Impressao de Notas Fiscais 312 - Habite-se / Auto Vistoria 313 - Alvard de Funcionamento 314 - Defesas, 315 - Utilidade Publica 316 - Declaragao de Microempresa 317 - Parcelamentos 318 - Cancelamentos 318 - CONTRU/FICAM 320 - Regime Especial 400 - MINISTERIO DO TRABALHO 401 - Cadastro de Empresas 402 - Relagao de Empregados Menores 403 - RAIS / DCPIS 404 -CIPA 405 - Certificacios de Aprendizagem SENAI 406 - Reclamagdes Travalhistas - Defesas 407 - Notificagdes! Processos/ Autos de Infrac&o 408 - Certificados de Aprovagao das Instalacdes - CAI/DI 409 - Defesas 410 - Acordo de Compensagao 411 - Laudos Técnicos 412-CAGED 500 - CONTRATOS: 01 - Contrato Social - Ata de Constituico 502 - Alteragées de Contrato 503 - Contrato de Locacao 504 - Contrato de Uso de Veiculos 505 - Cadastro da JUCESP 506 - Contrato de Assessoria ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot — TevFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: SP CEP: 05133-002WY acces Foteabi pasde 507 - Contrato de Prestacao de Servigos 508 - Reunides 509 - Publicagdes em Jornais 510-Atas 511 - Contratos Diversos 512 - Comprovante de Caueao de Locacao 513 - Certidao Breve Relato - JUCESP. 514 - Xerox das Exigencias - JUCESP. 515 - Deciaraeao de Alienaeao de Participacdes Societarias 516 - Baixa de Firma Individual p/ Transformagao em LTDA 517 -Notficacdes, 518 - Defesas 519 - Recadastramento - Sao Paulo Firma 520 - Buscas JucespiCartorios 600 -INSS. 601 - Pedido de Matricula (Inicial) 602 - Certificado de Matricula 603 - Cépia Autenticada de Registros Contabeis (CARC) 604 - Certificado de Regularidade de Situacao 605 - Certificado de Quitagao 606 - Certifcado de Taxa de Seguro 607 - Demonstrative dos Salérios de Contribuigao 608 -C.B. 608 - Alteragées: Nome, Enderego, CGC 610 - Deciaracdes de Rendimento do INSS 611 - Comprovante Inscrigéio Contribuigo Individual 612 -Cames dos Sécios 613 - Recadastramento 614 - Autos de Infragao 615 - Defesas, 616-SESI 617 - Termo Acdo Fiscal ~ TAF 618 - Parcelamentos 700 - SINDICAL 701 - Contribuigo Sindical e Assistencial do Empregacor 702 - Conselho Regional de Farmacia 703 - Dissidios Coletivos 704 - Acordos 705 - SENAI - CIESP - FIESP 706 - FINAME 707 - Certiddes e Registros 708 -CRA 708 - CORCESP 710 - Consetho Regional de Contabilidade 711 -CRECI 712-CREA 713 - Correspondéncia Sindicato Patronal 714 - CONAR (Legislacdo e Processos) 715-SUSEP 718 - Certiddo Negativa de Débito Salarial 717 ~ Conselho Regional de Medicina 718-EMBRATUR 719 = Conselho Nacional do Cinema ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 Vila Mangalot — TelFax: (11) 3892-16111 7763 8841/1 SP CEP: 05133-002WY acces Foteabi pasde 800 - DIVERSOS 801 - CACEX 803 - Certidao de Registro de Capital Estrangeiro 804 - Procuracdes / Declaracdes 805 - Balangos e Balancetes 806 - Documentos dos Sécios ( xerox ) 807 - Marcas e Patentes 808 - Correspondéncias 809 - Consultas 810 - CertidSes Negativas - Forum - Cartorios - J. Federal - FGTS 811 -Escrituras 812 - Apuragao do Ativo Imobilizado - TELESP 813 -Ajustes de Balango 814 - Laudo de Avaliagao 815 - Relatorios, 816 - Inventario 817 Depésito Iniial 818 Cadastro de Fornecedores e Associagbes 819 Convocagdes 820 - Atestado de Residencia e Capacidade Técnica 821 - Cadastro de Bancos 822 - Mapas de Depreciacdes 823 - Alvards 824 - Seguros 825 - Carta de Fianga 826 —Eletrobras 827 - BNDES 828 - Consércios, As guias de recolhimento dos impostos e contribuigbes, bem como outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue: PASTA AI PASTA BI2 1- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apuragao e Recolhimento do ICMS 2- Guias de Recolhimento e Relacao dos Empregados do FGTS 10 - Guias de Apuragao e Recolhimento do IPI 3 Guias de Recolhimento do IRF, Pessoas Juridica e Contribui¢ao Social 11 - Orientagdes e Comunicados 4-Guias de Recolhimento do ISS 12 - Memos — Empresa Contabil 5 - Cadastro de Admissao e Demissa0 dos Empregados B- 6 - Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 14- 7. Guias de Recolhimento e Relagao dos Funcionarios de Contribuig&o Sindical e Assistencial 15 8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16- PASTA C/3 PASTA Did 17- Balangos 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendim 18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore 19- Cadastros e Declaracdes 27 - Documentos dos Auténomos ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot — TevFax: (11) 3892-1611/ 7763 6841 / ID: Paulo / SP CEP: 05133-002 912876WY acces Foteabi pasde 20- IBGE 28. 21- DCTF 23- 22. 30- 23. 31. 24. 32- PASTA EIS FUNCIONARIOS 33 40 - Empregados Desligados 34 40.4 - 35. 402- 36. 403 - aT 40.4- 38. 405 - 38. 408 - 407- 408 - 409 - 40.10- 13.3 - PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS A legisiagao estabelece diferentes prazos de manutengdo € guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situagdes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das varias normas legais e dos varios ramos envolvidos (societario, tributério, trabalhista, previdenciario, ete.) A Seguir 08 prazos para guarda de decumentos PRAZO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS - TABELA PRATICA TRABALHISTA/PREVIDENCIARIO DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO LEGAL Contrato de trabalho indeterminado a Recibo de pagamento de salario, de 5 anos at. 7°, XXIX, CFe art. 11 CLT férias, de 13° salério, controle de ponto. Termo de rescisao do contrato de 2 anos art. 7°, XXIX, CF trabalho Folha de pagamento 10 anos art. 225, |e § 5°, Dec. 3048/99 Livro ou ficha de registro de empregado indeterminado a) FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de 30 anos art. 23, § 5°, Lei 8036/90 Servigo Sumula 362 TST GFIP - Guia recolhimento do FGTS 30 anos art 23, § 5°, Lei 8036/90 Informacdes & Previdéncia Social ARRAIS CONTABILIDADE Rua Joaquim de Oliveira Freitas, 1181 - Sala 3 - Vila Mangalot - Sao Paulo / SP CEP: 05133-002 3 884 1 / 1D: 7°912576GRFC - Guia de recolhimento rescisorio do FGTS ¢ da contribuigao social GPS - Guia da Previdéncia Social ‘Contribuigao-sindical ‘CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados RAIS - Relagao Anual de Informagdes Socials TRIBUTARIO 4 fomcaby poses 30 anos 5 anos. 5 anos. 3 anos 5 anos. DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO LEGAL Notas fiscais recinos Livros fiscais IR - imposto de Renda SLL - Contribuigéo Social sobre Lucro Liquide PIS - Programa de Integragao Social COFINS - Contribuicgo para, Financiamento da Seguridade Social ICMS - Imposto sobre Girculagao de. Mercadoria @ Prestacdo de Sarvicos Declaragdes: DIFJ, DCTF, DACON DASN - Declaragao Anual do Simpias Nacional DIRF - Declaragao do Imposto Retido na Fonte Oliveira F TeiFax 5 anos. 5 anos. 5 anos. 5 anos (2) § anos (2) 5 anos (2) 5 anos 5 anos: Banos. 5 anos. ARRAIS CONTABILIDADE 1 — Sala 3- Vila Mangalat - S80 7753 8841 JD: °9 art. 23, § 5°, Lei 8036/90 (2) art 45, Lei 8.212791 cle simula vinculanta n® & STF arts, 578/579, CLT ele arts 173.8217 CTN art. 1°, § 2°, Portaria TEM 235/03 art. 9°, Portaria TEM 651/07 arts. 195 e 174, CTN arts. 195 8 174, CTN arts. 173/174, CTN arts, 33 6 45, Lei 6. 212/91 cic simula vinculante n° 8 STF arts, 33.2 45, Lei 8.212/01 cic simula vinculante n° 8 STF arts, 33.645, Lei 8212/91 ele simula vinculante n° 8 STF arts. 173/174, TN arts, 173/174, CTN arts. 173/174, GTN 6 art 28, LO 123/06 arts. 173/174, GTN e art 28, IN SRF 784/074 fomcaby poses Declaragao de Ajusie Anual - IRPF e 5 anos. arts, 173/174, CTN dedugses GIA - Guia de Infarmacdo @ Apuragdo. 5 anos. arts. 173/174, GTN e art. 9° icMs Partaria GAT 48/00 NOTAS! (1) Como tais documentos sao importantes pata comprovagso de tempo de servigo (art. 603 GLT cle art 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda per prazo indaterminado. (2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.12/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o Supremo Tribunal Federal declarou tals dispositivos inconstitucionais @ aditou a sumula vinculanta n° 8: ‘So Jnconsttucionals os paragrafo unico do amiga 5° do Decreto-ii . . 1569/77 € 08 amigos 45 @ 46 da Lei 8212/91, que watam de prescricdo e decadéncia de crédito tribotarion ARRAIS CONTABILIDADE la Mangalot ~ 830 753 9841 JD: P94 Rua Joaquim de Oliveira Fretas, 1 TeiFax