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Anexo
e-ARQ Brasil
MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS
INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE
DOCUMENTOS
2009
dezembro
Verso 1.1
CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N 32, DE 17 DE MAIO DE 2010
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de
suas atribuies, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n 5, da
Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, em cumprimento do art. 2, pargrafo
nico, da Resoluo do CONARQ n 25, de 27 de abril de 2007, e de conformidade com a deliberao do
Plenrio em sua 55 reunio ordinria, realizada no dia 15 de dezembro de 2009, RESOLVE:
Art. 1 Aprovar a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil, prevista pelo art. 2, pargrafo
nico, da Resoluo do CONARQ n 25, de 2007.
Art. 2 O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos - e-ARQ Brasil, em sua verso 1.1, ser publicado e disponibilizado no stio do CONARQ
em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br .
Art. 3 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 93, de 18 de maio de 2010 - Seo 1]
CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ
Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de
suas atribuies, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria n. 5,
da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, e de conformidade com a
deliberao do Plenrio em sua 43 reunio ordinria, realizada no dia 04 de dezembro de 2006, e
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informao est
registrada;
Considerando que a gesto arquivstica de documentos, independente da forma ou do suporte
adotados, tem por objetivo garantir a produo, a manuteno, a preservao de documentos arquivsticos
confiveis, autnticos e compreensveis, bem como o acesso a estes;
Considerando que as organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais
produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital e que governos, organizaes e
cidados dependem do documento digital como fonte de prova e informao, bem como de garantia de
direitos;
Considerando que o artigo 3 da Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004, prev a
implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, com a especificao de
requisitos e de metadados para garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos
arquivsticos;
RESOLVE:
Art. 1 Recomendar aos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR
a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil, Verso 1.0, aprovado na 43 reunio plenria do CONARQ, realizada no dia 4 de
dezembro de 2006, de que trata esta Resoluo, disponibilizada em pdf na pgina web do CONARQ,
www.conarq.arquivonacional.gov.br.
1 Considera-se gesto arquivstica de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2 Consideram-se requisitos o conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a
fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.
3 Considera-se sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos o sistema
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivsticos em
ambiente eletrnico.
Art. 2 O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantao da gesto arquivstica de
documentos, fornecer especificaes tcnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisio
e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentes da plataforma tecnolgica em que
forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no pargrafo 3 do art. 3 da Resoluo n 20, de 16 de
julho de 2004.
Pargrafo nico. Os metadados mencionados no caput desse artigo sero includos na prxima
verso.
Art. 3 O e-ARQ Brasil aplicvel para os sistemas que produzem e mantm somente
documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais ao mesmo
tempo.
1 Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referncias nos
metadados.
2 Para documentos digitais, o sistema inclui os prprios documentos.
Art. 4 O CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, poder
subsidiar os rgos e entidades integrantes do SINAR na aplicao do e-ARQ Brasil.
Art. 5 Caber ao CONARQ, por intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos, proceder atualizao peridica do e-ARQ Brasil.
Art. 6 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Oficial da Unio, Edio n 81, de 27 de abril de 2007 - Seo 1]
e-ARQ Brasil
Brasil
Modelo de Requisitos
e-ARQ Brasil
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos
Verso 1.1
Adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos
em dezembro de 2009
Rio de Janeiro
| 2011
Presidenta da Repblica
Dilma Rousseff
Ministro da Justia
Alzira Reis
Capa
ISBN: 978-85-60207-30-5
e-ARQ Brasil
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos
de 2008
Colaboradores
Adriana Lampert Berwanger, Carmem Clia Vieira dos Santos, Eliane de Mello Miranda, Emiliano Medeiros,
Ftima Lcia Gazen de Mesquita, Leonice Geni Rpke, Luciana Baggio Bortolotto, Marcelo Bernardes, Norma
Helena Kunrath e Vanessa Berwanger Sandri (ministrio pblico do rio grande do sul); Albano Oliveira, Aurora
Freixo, Pablo Soledade, Ricardo Andrade e Tarsio Cavalcante (grupo de estudos sobre cultura, representao e
informao digital/instituto de cincia da informao da universidade federal da bahia); Alraune Reinke da Paz, Andresa
de Moraes e Castro e Sebastiana Coelho Costa (secretaria de arquivo do senado federal); Claudia Martinez Bandeira
Oliveira; Jackson Guterres dos Santos; Jairo Fonseca; Kathya S. O. Campelo Bezerra; Katia de Pdua Thomaz;
Luiz Fernando Duarte de Almeida; Marcelo Breganhola; Nelson da Silva e Ricardo Felipe Custdio (laboratrio
de segurana em computao da rede nacional de ensino e pesquisa labsec/rnp); Nicir Maria Gomes Chaves; Patricia Dias
de Rossi; Snia Reimo; Ana Ctia Ferreira Viana, Danielle da Silva Rocha, Fabianne Gonalves, Ivonete Pereira
Tavares e Vilma Jesus de Oliveira (centro de documentao e histrico da aeronutica e museu aeroespacial/comando da
aeronutica/ministrio da defesa)
O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes (CPqD) apoiou o Arquivo Nacional na redao
dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, usabilidade,
interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.
e-Arq Brasil
Sumrio
Introduo
1 Objetivos
12
2 mbito e utilizao
12
3 Limites da especificao
13
13
4.1 Normas
13
13
14
14
14
5 Organizao da especificao
14
Parte I
Gesto arquivstica de documentos
16
1 Consideraes iniciais
16
17
19
4 Designao de responsabilidades
19
20
arquivstica de documentos
21
22
25
26
6.1 Captura
26
6.1.1
Registro
27
6.1.2
Classificao
28
6.1.3
Indexao
28
6.1.4
29
6.1.5
Arquivamento
29
29
31
31
6.5 Armazenamento
34
6.6 Preservao
35
e-Arq Brasil
36
36
36
37
38
7.5 Glossrio
38
38
Parte ii
Especificao de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos (sigad)
39
aspectos de funcionalidade
39
39
40
41
42
43
44
45
46
47
49
3 Captura
49
50
53
53
54
54
55
4 Avaliao e destinao
4.1 Configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos
56
58
59
4.4 Eliminao
60
61
56
62
62
62
64
e-Arq Brasil
6 Segurana
66
66
67
70
71
73
6.6 Criptografia
74
75
75
6.9 Autoproteo
76
77
7 Armazenamento
78
7.1 Durabilidade
79
7.2 Capacidade
80
81
8 Preservao
81
83
83
84
9 Funes administrativas
84
85
11 Usabilidade
85
12 Interoperabilidade
88
13 Disponibilidade
89
14 Desempenho e escalabilidade
89
metadados
90
1 Documento
97
2 Evento de gesto
112
3 Classe
114
4 Agente
116
5 Componente digital
116
6 Evento de preservao
122
glossrio
123
referncias
133
e-Arq Brasil
Introduo
Neste documento, apresentado um Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos e-ARQ Brasil, elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos. No perodo de 2004 a 2006, foram redigidas a
Parte I e a seo Aspectos de funcionalidade da Parte II e, entre 2007 e 2009, foi elaborado o esquema
de metadados, que complementa a Parte II.
Este trabalho foi desenvolvido considerando a existncia de um importante legado de documentos em
formato digital, que vem sendo tratado por especialistas de diversas reas, entre as quais arquivologia
e tecnologia da informao. Esses especialistas conceituam o documento arquivstico e o documento
arquivstico digital para poder analisar e propor solues que enfrentem os desafios trazidos por este formato.
Inicialmente, importante explicitar as definies de documento arquivstico e documento arquivstico
digital estabelecidas pela CTDE. Essas definies, assim como outros conceitos aqui utilizados, encontramse no Glossrio.
O que documento arquivstico?
Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade dos documentos.
e-Arq Brasil
e-Arq Brasil
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada),
armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalizao,
automao de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, no como componentes obrigatrios.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos (SIGAD)
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de vida dos
documentos, desde a produo at a destinao final, seguindo os princpios da gesto arquivstica de
documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os documentos e de garantir a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivsticos, ou seja,
seu valor como fonte de prova das atividades do rgo produtor.
O SIGAD aplicvel em sistemas hbridos, isto , que utilizam documentos digitais e documentos
convencionais.
Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle
de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos
que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e
no digitais confiveis e autnticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos
digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras,
mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados.
Com base nestas definies, podemos tecer as seguintes consideraes:
Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade,
orgnica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relao que reflete as atividades
da instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o
conceito arquivstico de ciclo de vida2 dos documentos;
Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua concepo
tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.
Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD
captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de
documentos arquivsticos;
captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes
O ciclo de vida refere-se s sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produo, tramitao, uso, avaliao,
arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao).
Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como, por exemplo, um relatrio
acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm disso, h que se
considerar a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
Ver Glossrio.
e-Arq Brasil
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de exportao;
gesto de preservao dos documentos.
A especificao dos requisitos e dos metadados a serem implementados em um SIGAD ser tratada na
Parte II deste documento.
1 Objetivos
Orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais;
Fornecer especificaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a
mbito e utilizao
O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um j
existente, cuja atividade principal seja a gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil aplicvel aos sistemas que produzem e mantm somente documentos digitais e aos
que compreendem documentos digitais e convencionais. Com relao aos documentos convencionais,
o sistema inclui apenas o registro das referncias nos metadados, j no caso dos documentos digitais,
o sistema inclui os prprios documentos.
Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos, o e-ARQ Brasil
aplicvel aos setores pblico e privado de qualquer esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes
tipos de documentos arquivsticos. Destina-se, igualmente, aos documentos relativos s atividades-meio
e s atividades-fim de um rgo ou entidade e no se restringe a um ramo de atividade especfica. Pode
ser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual, municipal, dos poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio, a fim de uniformizar o desenvolvimento e aquisio de sistemas que
visam produzir e manter documentos arquivsticos em formato digital.
O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a:
fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com
os requisitos exigidos;
profissionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo desses servios a partir
de fornecimento de software;
potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como material auxiliar para
de documentos;
instituies acadmicas: como recurso de ensino.
Todo o contedo deste documento est em consonncia com a poltica do Conselho Nacional de Arquivos,
que verifica a proteo especial dos documentos de arquivo e, particularmente, a preservao do
12
e-Arq Brasil
patrimnio arquivstico digital. As orientaes, polticas e especificaes contidas neste documento esto
alinhadas com a necessidade de garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e
mantidos de forma confivel, autntica, e permaneam acessveis.
O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries sua reproduo nem
utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode ser feita em qualquer suporte, sem
necessidade de autorizao especfica, desde que sejam mencionados os crditos ao Conselho Nacional
de Arquivos. O uso do material, no todo ou em parte, com fins depreciativos ser objeto de tratamento
jurdico por parte do Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo do Ministrio
da Justia, detentor dos direitos autorais.
proibida a utilizao do todo ou de parte do contedo deste documento para fins comerciais.
Limites da especificao
O e-ARQ Brasil compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas de atuao,
ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o e-ARQ Brasil sozinho no abrange todos os
requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos
digitais. As organizaes possuem exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser
levadas em conta ao se adotar este modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades,
os documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento e,
dependendo da situao, acrescentar requisitos especficos e/ou assegurar que os requisitos listados
aqui como facultativos ou altamente desejveis possam ser classificados como obrigatrios. Alm
disso, o sucesso da implementao depende de uma srie de decises, que vo exigir a adoo de
uma poltica arquivstica abrangente que no se limita, pura e simplesmente, a selecionar um software
ou adaptar um j existente.
O e-ARQ Brasil, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de documentos, deixa a
critrio de cada organizao ou grupo de organizaes a deciso de como adot-lo, se de forma modular
ou completa. Por ltimo, cabe ressaltar que o presente documento foi elaborado para profissionais das
reas de administrao, de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre eles
para que a implementao seja bem-sucedida.
4.1
Normas
a)
b)
c)
Sobre preservao:
ISO 14721 Reference model for an open archival information system (OAIS), 2003
d)
Sobre metadados:
4.2
13
atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica.
Resoluo do CONARQ n. 20, de 16 de julho de 2004
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos
dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
4.3
Design criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-STD, 2002
MoReq Modelo de requisitos para a gesto de arquivos electrnicos, 2002
Requirements for electronic records management systems: Functional requirements, United King-
dom, 2002
4.4
initiatives/erm-overview.html>
INTERPARES Project. Disponvel em: <http://www.interpares.org>
Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponvel em: <http://
www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm>
Organizao da especificao
O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I, Gesto arquivstica de documentos, pretende
fornecer um arcabouo para que cada rgo ou entidade possa desenvolver um programa de gesto
arquivstica de documentos, e a Parte II, Especificao de requisitos para sistemas informatizados de
gesto arquivstica de documentos, descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD.
A Parte I contm sete captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da implantao
do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos
instrumentos utilizados na gesto de documentos.
A Parte II est organizada em Aspectos de funcionalidade, Metadados, Glossrio e Referncias. Os
Aspectos de funcionalidade contm catorze captulos, divididos em sees, e tratam de organizao de
documentos (incluindo o plano de classificao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao
da informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, e requisitos
adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos correspondentes quela
seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a
classificao dos nveis de obrigatoriedade. O esquema de metadados apresenta elementos relacionados
a quatro tipos de entidades: documento, classe, agente e componente digital.
14
e-Arq Brasil
e-Arq Brasil
15
Parte I
Consideraes iniciais
Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso militar, e
comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do capitalismo central. At a
dcada de 1970, o uso do computador era limitado aos especialistas devido necessidade do domnio
de estruturas complexas de hardware (componentes fsicos do sistema computacional) e de software
(programas). Eram os tempos do CPD Centro de Processamento de Dados, cujos profissionais atuavam
completamente separados do restante da instituio.
Os anos 80 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. Os
primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades informatizadas. O desenvolvimento
de programas amigveis e a reduo dos custos da tecnologia levaram disseminao do uso dos
microcomputadores. Essa disseminao foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, que
evoluiu, rapidamente, das redes locais (local area network LAN) para as metropolitanas, nacionais e
globais, sendo a Internet a maior delas.
O avano das tecnologias de informao e comunicao (TIC), a partir dos anos 90, muda radicalmente
os mecanismos de registro e comunicao da informao nas instituies pblicas e privadas. Os
documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio convencional,
assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados
em suportes magnticos e pticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para
se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os
convencionais, comea a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento
eletrnico de documentos (GED).
Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens no que se refere produo, transmisso,
armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A simplicidade de criao e
transmisso de documentos traz como consequncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos
administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas. A facilidade de acesso acarreta,
s vezes, intervenes no autorizadas que podem resultar na adulterao ou perda dos documentos.
A rpida obsolescncia tecnolgica (software, hardware e formato) e a degradao das mdias digitais
dificultam a preservao de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Estes e outros
problemas requerem a adoo de medidas preventivas para minimiz-los.
Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em instrumentos
fundamentais para a tomada de deciso e para a prestao de contas de rgos ou entidades, e, num
segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se
necessria a adoo de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade
desses documentos, bem como o acesso contnuo a eles. Isso s possvel com a implantao de um
programa de gesto arquivstica de documentos.
Com a difuso dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o principal foco de
estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados
Unidos, Canad, Europa e Austrlia resultaram na reviso de conceitos arquivsticos, na definio de
diretrizes de gesto e na especificao de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gesto
arquivstica de documentos.
A gesto arquivstica compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies
arquivsticas5 em assegurar que a documentao produzida seja o registro fiel das suas atividades e que
os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos s instituies arquivsticas.
A partir da dcada de 50, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi estabelecido nos Estados
Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o acesso aos documentos e regular
sua eliminao ou guarda permanente.
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Entende-se por instituio arquivstica aquela que tem como finalidade a guarda, preservao, acesso e divulgao de
documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao.
e-Arq Brasil
No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da lei n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a
gesto de documentos na administrao pblica federal.
O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela lei n. 8.159, de 1991, tem por finalidade definir a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e exercer orientao normativa, visando a gesto
documental e a proteo especial aos documentos de arquivo.6 um rgo colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, composto por plenrio, cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais.
Do plenrio participam o diretor-geral do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito
Federal, dos arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia, das
associaes de arquivistas e das instituies profissionais que atuam nas reas de ensino, pesquisa,
preservao ou acesso a fontes documentais.
O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) tem o CONARQ como rgo central e composto pelo Arquivo
Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, e pelos arquivos
estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas
de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade
implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos
documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.7
Foi, portanto, no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) redigiu e elaborou o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos e-ARQ Brasil.
informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa
histrica;
manter a memria corporativa e coletiva.
Para que tenham essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confiveis, autnticos,
acessveis e compreensveis, o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto
arquivstica de documentos, que permitir a sua preservao.
A CTDE define gesto arquivstica de documentos8 como o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos
em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos, est a teoria de que os documentos passam
por trs idades, a saber:
Entende-se gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos, ressaltando a caracterstica
arquivstica desta gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de documentos.
e-Arq Brasil
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corrente: os documentos que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas
so objeto de consultas frequentes; eles so conservados nos locais onde foram produzidos sob a
responsabilidade do rgo produtor;
intermediria: os documentos que no so mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Publicaes D. Quixote,
1994, p. 118.
18
e-Arq Brasil
rgos e entidades devem definir uma poltica de gesto arquivstica de documentos que tenha por
objetivo produzir, manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis e compreensveis,
de maneira a apoiar suas funes e atividades.
Essa poltica iniciada com uma declarao oficial de intenes que especifica, de forma resumida,
como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir as linhas gerais do
programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para que essas intenes sejam
alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada em todos os nveis dos rgos e entidades.
No entanto, a declarao por si s no garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a
poltica ser bem-sucedida, so fundamentais o apoio da direo superior e a alocao dos recursos
necessrios para sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho
ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um responsvel
pelo cumprimento da poltica e pela implementao do programa de gesto arquivstica.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise do
perfil institucional, isto , de seu contexto jurdico-administrativo, estrutura organizacional,
misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os
mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, deve estar articulada s demais polticas
informacionais existentes no rgo ou entidade, tais como polticas de sistemas e de segurana da
informao.
fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto arquivstica de
documentos a ser implantada na instituio. Para tanto, deve ser feito um trabalho de conscientizao
sobre a relevncia dessa gesto e sobre o papel de cada um na produo e manuteno de documentos
confiveis e autnticos.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar
as autoridades envolvidas no programa de gesto, de forma que, por exemplo, quando for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por
essas aes.
Designao de responsabilidades
19
O programa de gesto arquivstica de documentos deve ter como base a poltica arquivstica e a
designao de responsabilidades definidas anteriormente, alm do contexto jurdico-administrativo,
de forma que esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente.
O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o estabelecimento das
diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, o desenho do sistema de gesto
arquivstica de documentos e a elaborao de instrumentos e manuais.
No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas:
levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;
levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsticos dos no arquivsticos;
levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos
e informaes;
definio, a partir do levantamento da produo documental, dos tipos de documentos que devem ser
ciclo de vida;
definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos;
definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos para acesso, uso e transmisso dos documentos;
definio do ambiente tecnolgico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos,
padres e protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e preservao de documentos,
integrando, quando possvel, os sistemas legados;
definio da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, que compreende
e-Arq Brasil
5.1
O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de exigncias, tanto
em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio funcionamento:
O documento arquivstico deve:
refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ao implementada;
conter os metadados necessrios para documentar a ao;
ser capaz de apoiar as atividades;
prestar contas das atividades realizadas.
for necessrio;
garantir as seguintes qualidades do documento arquivstico: organicidade, unicidade, confiabilidade,
autenticidade e acessibilidade.
A cada uma das qualidades do documento arquivstico corresponde um novo conjunto de exigncias a
serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme especificado a seguir:
a) Organicidade
O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que mantm com
os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e atividades. Os documentos
arquivsticos no so coletados artificialmente, mas esto ligados uns aos outros por um elo que se
materializa no plano de classificao, que os contextualiza no conjunto ao qual pertencem. Os documentos
arquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas.
Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes entre os
documentos e a sequncia das atividades realizadas, por meio da aplicao de um plano de classificao.
b) Unicidade
O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cpias em
um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas
relaes com os demais documentos do grupo sempre nico.
Exigncia: O programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento
individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.
c)
Confiabilidade12
Um documento arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu
contedo. Para tanto, h que ser dotado de completeza13 e ter seus procedimentos de produo bem
12 Confiabilidade sinnimo de fidedignidade, traduo do termo em ingls reliability. Reliability is conferred to records by
the controls exercised on the creation and by the completeness of their form. DURANTI, Luciana. The InterPARES Project.
In: Authentic records in the electronic age. Vancouver: University of British Columbia, 2000, p. 12, nota 2.
13 Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos
pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar consequncias (ver Glossrio).
e-Arq Brasil
21
Autenticidade
Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independentemente de se tratar de
minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto
a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso
do documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da
mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no
momento de sua produo. Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e
preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.
Exigncia: Para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica
tem que garantir sua identidade14 e integridade.15 Para tanto, deve implementar e documentar polticas e
procedimentos que controlem a transmisso, manuteno, avaliao, destinao e preservao dos documentos,
garantindo que eles estejam protegidos contra acrscimo, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos.
e)
Acessibilidade
Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso
de documentos para outros sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser
capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresent-lo com a mesma forma que
tinha no momento de sua produo.
5.2
14 Identidade refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais. Esses atributosse
constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
15 Integridade refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo
ou alterao no autorizada nem documentada.
22
e-Arq Brasil
b)
Consiste em identificar, documentar e classificar cada funo e atividade, bem como em identificar e
documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos.
O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou entidade faz e
como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com sua misso e suas atividades. O
modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento,
acesso e destinao dos documentos. Essa definio particularmente importante em ambientes
eletrnicos, onde os documentos adequados no so capturados e mantidos se o sistema no for
projetado para isso.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
esquema de classificao das funes e atividades;
mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais os documentos so produzidos ou recebidos
documentos.
c)
Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que
melhor satisfaa cada funo ou atividade desempenhada e definir quem est autorizado a produzir
cada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas e os
riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico.
O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos de fato necessrios sejam produzidos,
que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma completa e correta.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos;
relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento
arquivstico;
documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno
de documentos, ou seja, definindo quais documentos devem ser produzidos, que forma documental
devem apresentar e os nveis de permisso de acesso.
d)
avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de
documentos arquivsticos.
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23
e)
arquivsticos;
documento a ser encaminhado administrao recomendando a elaborao de um projeto de
de dados;
especificaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos como software e
e-Arq Brasil
g)
material de treinamento;
documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas;
relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos.
h)
Monitoramento e ajuste
5.3
Quando um SIGAD suspenso ou extinto, deve ficar acessvel para consulta, e novos documentos no
devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, eles podero ser removidos de acordo com
as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas.
e-Arq Brasil
25
O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, inclusive os planos de converso
ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero necessrias verificao de
autenticidade e manuteno da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso ou extinto.
6.1
Captura
e-Arq Brasil
6.1.1 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto arquivstica por
meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em um SIGAD, essa
descrio informativa corresponde atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo
sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao.
Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto arquivstica
de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo pelo sistema, o documento pode receber
tambm um nmero nico do processo/dossi a que pertence.
As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos
documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao,
recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro,
atribuindo-lhes nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto, e procedendo
distribuio dos documentos nas unidades destinatrias.
Na administrao pblica, em determinados casos, documentos formam processos, os quais devem ser
autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou conjunto de documentos que
exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o
registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de parmetros
estabelecidos por normas que garantam sua unicidade e integridade.
Nesse sentido, devem ser seguidas as recomendaes e normas especficas existentes para a utilizao
dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da administrao pblica, que regulamentam
o registro, autuao e outros procedimentos relativos aos processos e demais documentos oficiais.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios:
nmero identificador atribudo pelo sistema;
data e hora do registro;
ttulo ou descrio abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeiam um documento
arquivstico;
produtor: nome da pessoa fsica ou jurdica responsvel pela produo do documento arquivstico;
autor: nome da pessoa fsica com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome da
qual ou sob cujo comando o documento emitido;
redator: nome da pessoa fsica responsvel pela redao do documento;
originador: identificao da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico ou login em
que o documento gerado ou enviado.
O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas a respeito do documento em questo e
de outros a ele relacionados, tais como:
data de produo;
data e hora de transmisso e recebimento;
destinatrio (com identificao do cargo): organizao ou pessoa para quem o documento foi dirigido;
espcie documental: diviso de gnero documental que rene tipos de documentos por seu formato.
So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto, memorando, ofcio, planta, relatrio;
classificao de acordo com o cdigo de classificao;16
associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma
atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;
formato, software e verso em que o documento foi produzido ou capturado;
e-Arq Brasil
27
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos arquivsticos e de selecionar
a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir de um plano de classificao elaborado
pelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a atribuio de cdigo aos documentos.
A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossis)
e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para isso,
deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o
uso da informao nele contida. A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
Os objetivos da classificao so:
estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;
assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;
auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a determinada funo ou
atividade;
possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam
transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos:
identificar a ao ou atividade registrada no/pelo documento;
localizar a ao ou atividade no plano de classificao;
comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada unidade que
gerou o documento;
aplicar as normas/regras de classificao ao documento.
6.1.3 Indexao
28
e-Arq Brasil
documentao anexada.
A indexao tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos
documentos, e pode ser feita de forma manual ou automtica.
6.1.4 Atribuio de restrio de acesso
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se
so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislao estabelece graus de sigilo
a serem atribudos a cada documento.
Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios
ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas
estaro sujeitos a restries de acesso, conforme legislao em vigor.
A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificao
de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade, e envolve os seguintes passos:
identificar a ao ou atividade que o documento registra;
identificar a unidade administrativa qual o documento pertence;
verificar as precaues de segurana e o grau de sigilo;
atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento;
registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto arquivstica de documentos.
6.1.5 Arquivamento
Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com
o plano de classificao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando mtodos adequados,
de forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.
No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado
em uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, juntamente com outros a ele relacionados e ordenados
conforme critrios previamente estipulados. Esse agrupamento conecta o documento a outros sobre o
mesmo assunto, funo ou atividade.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel deve controlar os ttulos das pastas. Colocar
um documento em uma pasta um processo consciente de determinar sua classificao e arquiv-lo
em uma sequncia predefinida. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados
sequencialmente, como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser
controladas por mecanismos predefinidos.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais dever tambm controlar os ttulos das
pastas ou diretrios nos quais os documentos foram armazenados procurando fazer as conexes
existentes entre os vrios objetos digitais a partir de uma codificao identificadora nica. Os
documentos digitais arquivados em repositrios organizados podem ser datados e numerados
sequencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser
controladas por mecanismos predefinidos.
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos
convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao lgica e fsica, como,
por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital, como suporte e contedo
so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico (suporte), lgico (software
e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar significa armazenar o objeto digital,
mantendo sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos digitais.
6.2
A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite
racionalizar o acmulo de documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos
arquivos permanentes.
e-Arq Brasil
29
30
e-Arq Brasil
Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde
aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao serem transferidos, os
documentos devem ser acompanhados de listagem de transferncia.
A transferncia pode ser realizada de duas formas:
transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do rgo ou entidade que
produziu o documento;
transferncia para uma instituio arquivstica, que ficar responsvel pela custdia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob custdia de um rgo ou entidade diferente do que os
produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de mant-los e gerenci-los de
forma adequada, garantindo sua destinao final, preservao e acesso. Todas essas obrigaes devem
estar formalizadas em um contrato firmado entre o rgo ou entidade que produziu os documentos e
o responsvel por sua custdia.
Recolhimento
Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdio arquivstica
a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que
permitam sua identificao e controle, segundo a legislao vigente.20
Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para instituio arquivstica
que impliquem na transposio desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado
devem adotar providncias no que diz respeito a:
compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituio arquivstica
recebedora;
documentao tcnica necessria para interpretar o documento digital (processamento e estrutura
dos dados);
instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos digitais e informaes que
possibilitem a presuno de autenticidade dos documentos recolhidos instituio arquivstica;
informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.
6.3
O sistema de gesto arquivstica deve prever funes de recuperao e acesso aos documentos
e s informaes neles contidas, de forma a facilitar a conduo das atividades e satisfazer os
requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. A recuperao inclui pesquisa, localizao
e apresentao dos documentos.
Em um SIGAD, a apresentao dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de apresentao, como monitor de vdeo, impressora, caixa de som etc. No mbito do sistema
de gesto arquivstica de documentos, a pesquisa feita utilizando-se instrumentos de busca, como
guias, inventrios, catlogos, repertrios e ndices. J em um SIGAD, a pesquisa se faz por meio de
parmetros predefinidos, selecionados entre as informaes coletadas no momento do registro do
documento e entre os metadados a ele associados.
Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm que ser submetidos a
controles de acesso e segurana, que sero especificados a seguir.
6.4
O sistema de gesto arquivstica deve prever controles de acesso e procedimentos de segurana que
garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de
controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usurios e caractersticas
de acesso aos dados, e a manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de segurana.
e-Arq Brasil
31
Alm disso, tambm devem ser levados em conta exigncias e procedimentos de segurana da
infraestrutura das instalaes.
Controle de acesso
O sistema de gesto arquivstica precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por usurio e/ou
grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
restrio de acesso aos documentos;
exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se
so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos,21 existem regras, normas e
legislao22 que estabelecem diferentes razes e graus de sigilo a serem atribudos a cada documento, alm
de definirem as autoridades competentes para faz-lo (ver seo 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso).
Os documentos relativos ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas, como, por exemplo, dossis funcionais e pronturios mdicos, esto sujeitos a
restries de acesso, conforme legislao especfica.
Um sistema de gesto arquivstica deve impedir que usurios no autorizados tenham acesso aos
documentos classificados como sigilosos, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei, bem
como queles tidos como originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos
depende de regulamentao interna do rgo ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso deve ser um processo contnuo em todos
os sistemas de gesto arquivstica de documentos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados.
A gesto desse uso inclui:
identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , do que cada um pode acessar;
identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos documentos classificados e aos
originalmente sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualizao, impresso,
transmisso e cpia para a rea de transferncia), com identificao de usurio, data, hora e, se
possvel, estao de trabalho;
reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que tem por objetivo
verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento
do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do rgo ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de auditoria
A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes
ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no SIGAD.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos dentro de um
SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento, recuperao da
informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a data e a hora, e as
32
e-Arq Brasil
aes realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes sobre o cumprimento
das polticas e regras da gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade, e serve para:
identificar os autores de cada operao realizada nos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD;
garantir a segurana e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo rgo ou entidade, devem ser
implementadas aes de rastreamento, de forma a:
determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes registradas no documento;
atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ao;
registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que ocorreu.
Cpias de segurana
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivsticos e
dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de perda devido a sinistro,
falha no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do suporte. Esses mecanismos
devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou entidade.
Em sistemas de gesto arquivstica de documentos convencionais, pode-se prever a reproduo de
documentos em outros suportes como medida de segurana, como, por exemplo, pelos processos de
microfilmagem e digitalizao.
Nos sistemas de gesto arquivstica de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realizao
de cpias de segurana (becape, do ingls backup). Esse processo consiste na realizao de cpias
peridicas das informaes com o propsito de restaurao posterior, em caso de perda devido a falhas
de software, hardware ou mesmo acidentes. O processo reverso ao backup a restaurao (restore), que
consiste em recuperar as informaes para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente.
Como o objetivo restaurar o sistema em caso de falhas, as informaes no so armazenadas por
perodos muito longos (normalmente, at um ano). Dessa forma, o procedimento de cpias de segurana
no pode ser confundido com uma estratgia de preservao de longo prazo.
Segurana da infraestrutura
A natureza das medidas de segurana da infraestrutura de instalaes do acervo digital diz respeito a
requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas medidas devem
considerar os seguintes aspectos:
as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos
documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estvel de energia eltrica. Deve haver controle contnuo para verificar se essas condies
esto sendo atendidas;
equipamentos contra incndio devem estar presentes em toda a rea de instalao e de acordo com
as normas de segurana estabelecidas;
os equipamentos contra incndio devem ser verificados periodicamente e substitudos antes do trmino
da vida til prevista;
o rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de
manuteno peridica, seguindo a legislao e as normas tcnicas estabelecidas;
a rea reservada instalao do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o
acesso s informaes;
as salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle
eletrnico de acesso;
para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm de estar de acordo
com as atribuies individuais e as regras de segurana do rgo ou entidade.
e-Arq Brasil
33
6.5
Armazenamento
23 Valor calculado a partir dos dados que permite verificar se houve alterao.
34
e-Arq Brasil
6.6
Preservao
Os documentos arquivsticos tm de se manter acessveis e utilizveis pelo tempo que for necessrio,
garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devem ser asseguradas as caractersticas
dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoo de estratgias institucionais e
tcnicas proativas de produo e preservao que garantam sua perenidade. Essas estratgias so
estabelecidas por uma poltica de preservao.
Tradicionalmente, a preservao de documentos arquivsticos concentra-se na obteno da estabilidade
do suporte da informao. Nos documentos convencionais, contedo e suporte esto intrinsecamente
ligados, de modo que a manuteno do suporte garante a preservao do documento. Por outro lado,
nos documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso, que pode implicar mudana
de suporte e formato, bem como atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital
e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem intervenes peridicas.
As estratgias de preservao de documentos arquivsticos devem ser selecionadas com base em sua
capacidade de manter as caractersticas desses documentos e na avaliao custo-benefcio. Podem incluir
monitoramento e controle ambiental, restries de acesso, cuidados no manuseio direto e obteno de
suportes e materiais mais durveis (papel, tinta, disco ptico, fita magntica).
No caso especfico dos documentos digitais, essas estratgias incluem a preveno da obsolescncia
tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos de migrao, como atualizao
(refreshing) e converso.24
Outras tcnicas utilizadas na preservao de documentos digitais so emulao, encapsulamento e
preservao da tecnologia. A adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como
medida de preservao recomendvel e necessria.
Qualquer que seja a estratgia de preservao adotada, preciso documentar os procedimentos e as
estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponveis outros procedimentos para preservar
documentos digitais por longos perodos.
24 Ver Glossrio.
e-Arq Brasil
35
As estratgias de preservao de documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formuladas
e integradas ao SIGAD desde a fase de elaborao do projeto do sistema. S assim ser possvel garantir
o uso e o acesso aos documentos digitais durante todo o perodo previsto para sua guarda.
7.1
7.2
36
e-Arq Brasil
alm de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliao
e outros que se faam necessrios.
No setor pblico, a aplicao da tabela de temporalidade e destinao deve estar condicionada sua
aprovao pela instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia.
A tabela de temporalidade e destinao deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim. Sua
estrutura bsica deve apresentar os seguintes itens:
identificador de classe;
prazos de guarda nas fases corrente e intermediria;
destinao final (eliminao ou guarda permanente);
observaes necessrias a sua aplicao.
Deve-se elaborar um ndice alfabtico para agilizar a localizao dos assuntos no plano ou cdigo e na tabela.
A definio dos prazos de guarda no sistema de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou
entidade tem por finalidade:
conservar os documentos necessrios ao cumprimento de obrigaes legais e de prestao de contas;
conservar os documentos importantes para a memria corporativa;
eliminar os documentos que no so mais necessrios;
atender s necessidades e interesses de pessoas ou instituies externas ao rgo ou entidade por
meio das seguintes aes:
identificao dos interesses legtimos de terceiros na preservao dos documentos arquivsticos.
Os interessados podem ser pessoas e organizaes afetadas pelas aes ou decises do rgo
ou entidade ou que precisam dos seus documentos arquivsticos para cumprir suas funes
como auditores, entidades investigativas, autoridades arquivsticas ou pesquisadores;
identificao e avaliao dos ganhos legais, financeiros, polticos, sociais e outros que o rgo
ou entidade possa ter na preservao dos documentos arquivsticos para servir aos interesses
da pesquisa e da sociedade como um todo;
cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivstica, na sua esfera de competncia.
O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente corresponde ao perodo em que o documento
frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais.
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediria corresponde ao perodo em que o documento
ainda necessrio administrao, porm com uso pouco frequente, podendo, ento, ser transferido
para depsitos em outro local, embora permanea disposio do rgo produtor.
7.3
O rgo ou entidade deve elaborar um manual com o objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante
produo, tramitao, arquivamento e destinao dos documentos arquivsticos, de acordo com as normas e
a legislao vigente. Esse manual deve contemplar todos os tipos de documentos necessrios conduo das
atividades do rgo ou entidade, independentemente do suporte, incluindo atividades-meio e atividades-fim.
O manual pode compreender os seguintes pontos:
definio e identificao de todos os documentos arquivsticos produzidos e identificao e separao dos
documentos no arquivsticos, como documentos pessoais, cpias extras, publicaes, entre outros;
classificao dos documentos de acordo com a atividade desenvolvida;
classificao dos documentos quanto a segurana e sigilo, e sua desclassificao;
estabelecimento da forma documental no que diz respeito a logomarca, ttulo, numerao, local, data,
origem, destinatrio, assunto, anexos, normas de redao, formas de tratamento, assinatura, regras
de digitao, rubrica, autenticao (selo, carimbo, carimbo de tempo, assinatura digital) etc.;
procedimentos para captura, registro, autuao, recebimento, tramitao, distribuio, expedio e
reproduo dos documentos;
e-Arq Brasil
37
7.4
7.5
Glossrio
Glossrio um vocabulrio afeito a uma rea especfica do conhecimento, que envolve definies
conceituais, dispostas em ordem alfabtica. Num glossrio, os termos no guardam relaes entre si.
Um glossrio pode estar anexo ao plano de classificao e tabela de temporalidade e destinao, bem
como ao manual de gesto.
7.6
A indexao dos documentos pode ser limitada terminologia estabelecida no plano de classificao ou
a outros controles adequados complexidade dos documentos do rgo ou entidade, como vocabulrio
controlado ou tesauro.
Vocabulrio controlado um conjunto normalizado de termos que serve para indexao e recuperao da
informao. Permite controlar a terminologia utilizada na indexao, estabelecendo os termos aceitos pelo rgo
ou entidade e controlando o uso de sinnimos, homnimos, abreviaturas e acrnimos. O significado dos termos
no definido, mas apenas algumas associaes entre eles, como, por exemplo, a relao entre sinnimos.
Tesauro uma lista controlada de termos ligados por meio de relaes semnticas, hierrquicas,
associativas ou de equivalncia que cobre uma rea especfica do conhecimento. Em um tesauro, o
significado do termo e as relaes hierrquicas com outros termos so explicitados.
38
e-Arq Brasil
Parte II
Aspectos de funcionalidade
classe
classe
classe
classe
subclasse
subclasse
subclasse
subclasse
grupo
grupo
subgrupo
unidade de
arquivamento
unidade de
arquivamento
unidade de
arquivamento
item documental
item documental
item documental
26 Unidade de arquivamento o documento considerado para fins de classificao, arranjo, armazenamento e notao. Uma
unidade de arquivamento pode ser um dossi, processo ou pasta em que estejam reunidos documentos sob o mesmo cdigo de classificao, como, por exemplo, as folhas de ponto de determinado ano, relatrios de atividades de um perodo
especfico ou atas de reunio.
27 Daqui em diante, nesta seo, deve-se entender classe como um termo genrico que inclui os demais nveis do plano de
classificao, isto , subclasse, grupo e subgrupo.
28 A Resoluo do CONARQ n. 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ
n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas.
e-Arq Brasil
39
1.1
Os requisitos desta seo referem-se s funcionalidades do sistema para apoiar a configurao do plano
de classificao no SIGAD, ou seja, como desenhar um plano de classificao em um SIGAD.
Referncia
Requisito
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7
AD
1.1.8
1.1.9
Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma classe que tenha documentos
nela classificados. Essa eliminao pode ocorrer a partir do momento em que
todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados,
e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido
reclassificados.
1.1.10
1.1.11
Obrig29
40
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
1.1.12
AD
1.1.13
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe.
Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente quela classe.
Por exemplo:
MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL PERMANENTE:COMPRA
MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL DE CONSUMO:COMPRA
1.1.14
1.1.15
1.1.16
AD
1.1.17
1.1.18
AD
1.2
Obrig
Referncia
Requisito
1.2.1
1.2.2
1.2.3
e-Arq Brasil
Obrig
41
Referncia
Requisito
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.2.7
AD
1.2.8
1.2.9
1.2.10
AD
1.2.11
AD
1.2.12
1.3
Obrig
Referncia
Requisito
1.3.1
1.3.2
1.3.3
42
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
1.3.4
1.3.5
AD
1.3.6
1.3.7
1.4
A formao e manuteno de processos no setor pblico obedecem a regras especficas, que os diferenciam dos dossis e apoiam a preservao de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras est
previsto em normas e legislao especfica, que devero ser respeitadas pelo rgo ou entidade, de
acordo com sua esfera e mbito de atuao.
Esta seo inclui requisitos especficos para a gesto dos processos, aplicveis caso o SIGAD capture
esse tipo de documento.
Referncia
Requisito
Obrig
1.4.1
1.4.2
AD
1.4.3
1.4.4
30 Ver Glossrio.
e-Arq Brasil
43
Referncia
Requisito
1.4.5
1.4.6
1.4.7
1.4.8
1.4.9
1.4.10
1.5
Obrig
Referncia
Requisito
Obrig
1.5.1
AD
1.5.2
AD
1.5.3
31 Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos a outro processo considerado principal, desde que pertenam ao mesmo interessado e contenham o mesmo assunto.
32 Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, mantendo cada um a sua numerao especfica, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, tendo ou no o mesmo interessado.
33 Na administrao pblica federal, o processo arquivado; o que se encerra a ao.
44
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
1.5.4
1.5.5
AD
1.5.6
1.5.7
Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio
de procedimentos regulamentares e apenas por usurios autorizados.
1.5.8
1.5.9
1.6
Referncia
Requisito
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
e-Arq Brasil
Obrig
45
Referncia
Requisito
Obrig
1.6.6
1.6.7
1.6.8
1.6.9
Os requisitos desta seo tratam apenas dos casos em que o SIGAD inclui recursos de automao de
fluxo de trabalho (workflow).34 Eles abrangem funes para controle do fluxo de trabalho e atribuio de
metadados para registro da tramitao dos documentos, incluindo-se o status do documento (minuta,
original ou cpia).
Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender:
tramitao do documento antes do seu registro/captura;
tramitao aps seu registro/captura;
As tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o controle
automatizado de um programa. So geralmente usadas para:
gesto de processos ou tarefas, tais como registro e destinao de documentos e dossis/processos;
verificao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do registro;
encaminhamento de documentos ou dossis/processos, de forma controlada, de um usurio para outro,
com a identificao das aes a serem realizadas, como: verificar documento e aprovar nova verso;
comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento arquivstico;
distribuio de documentos ou dossis/processos;
publicao de documentos ou dossis/processos na web.
Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivduo especfico, um grupo de trabalho ou
mesmo um software. Um participante o responsvel pela realizao de uma tarefa estabelecida
ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. Caso o participante seja um indivduo, a tarefa
direcionada a um usurio com uma identificao especfica. Se o participante for um grupo de
trabalho, a tarefa dirigida ao grupo (formado por vrios usurios, cada um com sua identificao
no sistema). A tarefa tem que ser distribuda entre os usurios do grupo, e, aps ser cumprida por
um membro desse grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante um software,
a tarefa direcionada a uma funo de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o
documento ao fluxo previsto.
34 Ver Glossrio.
46
e-Arq Brasil
2.1
Referncia
Requisito
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
AD
2.1.5
2.1.6
AD
2.1.7
2.1.8
2.1.9
AD
2.1.10
AD
2.1.11
AD
2.1.12
e-Arq Brasil
Obrig
47
Referncia
Requisito
Obrig
2.1.13
2.1.14
2.1.15
AD
2.1.16
2.1.17
AD
2.1.18
AD
2.1.19
2.1.20
2.1.21
AD
2.1.22
AD
48
e-Arq Brasil
2.2
Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio de seu recurso de fluxo de trabalho, estabelecer o status do
documento, isto , se uma minuta, original ou cpia. No caso dos documentos digitais, esse status
estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD. Assim, por exemplo:
um documento criado no espao individual ou do grupo, mas no transmitido, uma minuta;
um documento transmitido do espao individual ou do grupo para o espao gerencial, onde no
pode mais ser alterado, e deste para fora da instituio, ser sempre recebido como um original e
armazenado no espao de origem (individual, do grupo ou gerencial) como uma ltima minuta. Isso
porque a transmisso acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmisso) que
o tornam mais completo;
um documento enviado do espao individual para o do grupo, para receber comentrios, uma minuta,
que deve ter seu nmero de verses devidamente controlado;
quando um usurio autorizado recupera um documento do espao gerencial e o armazena em seu
prprio espao, ele cria uma cpia. O mesmo acontece nos casos em que o usurio reencaminha um
documento para outro usurio.
Referncia
Requisito
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
Obrig
Captura
A captura consiste em declarar um documento como documento arquivstico ao incorpor-lo num SIGAD
por meio das aes de registro, classificao, indexao, atribuio de metadados e arquivamento.
O arquivamento envolve procedimentos diferentes no que diz respeito aos documentos digitais e
convencionais. Enquanto os primeiros so arquivados dentro do SIGAD, os convencionais seguem a
forma tradicional, isto , em pastas ou equivalentes, sendo referenciados no SIGAD. Caso um documento
convencional seja acompanhado de anexos digitais armazenados em mdia mvel (disquete, discos
pticos ou ptico-magnticos, fitas magnticas etc.), esses anexos podem ser mantidos tanto no SIGAD
como nas referidas mdias.
A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas:
captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato
especficos (.doc, .pdf, .rtf) o registro inicial feito pelo usurio ao capturar o documento para o SIGAD;
captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada ao
SIGAD o registro e a anexao ao sistema de gesto podem ser automticos, complementados pelo
usurio do SIGAD;
captura em lote incluso, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro
SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas dirias, dossis, processos.
e-Arq Brasil
49
3.1
Procedimentos gerais
Referncia
Requisito
Obrig
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
35 Palavra ou frase que nomeia uma unidade arquivstica. Pode ser formal, quando aparece explicitamente na unidade arquivstica que est sendo descrita, ou atribuda.
36 Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome
da qual ou sob cujo comando o documento emitido.
37 Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do documento.
38 Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento gerado ou enviado.
50
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
3.1.6
3.1.7
3.1.8
3.1.9
3.1.10
3.1.11
AD
3.1.12
3.1.13
3.1.14
AD
e-Arq Brasil
51
Referncia
Requisito
Obrig
3.1.15
AD
3.1.16
3.1.17
3.1.18
Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o SIGAD tem que
permitir que os usurios selecionem pelo menos uma das seguintes aes:
registrar todas as verses do documento como um s documento
arquivstico;
registrar uma nica verso do documento como um documento
arquivstico;
registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como
um documento arquivstico.
3.1.19
AD
3.1.20
AD
3.1.21
3.1.22
52
e-Arq Brasil
3.2
Captura em lote
Referncia
Requisito
3.2.1
3.3
Obrig
O
O correio eletrnico um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros
documentos digitais por meio de redes de computadores. As caractersticas do correio eletrnico podem
dificultar o seu gerenciamento. Assim, um SIGAD tem que permitir controles de gesto para:
capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos;
dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados.
Observao: este ltimo procedimento requer que os usurios avaliem a pertinncia e importncia dos
itens, bem como a possibilidade de eles no serem capturados.
Referncia
Requisito
3.3.1
3.3.2
3.3.3
AD
e-Arq Brasil
Obrig
53
3.4
Referncia
Requisito
Obrig
3.4.1
3.4.2
Referncia
Requisito
3.5.1
Obrig
O
39 A estrutura dos documentos refere-se a um ou mais arquivos que compem o documento, conforme exemplificado
no item 3.5.3.
54
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
3.5.2
AD
3.5.3
3.5.4
3.6
Obrig
Referncia
Requisito
3.6.1
3.6.2
3.6.3
e-Arq Brasil
Obrig
55
Referncia
Requisito
3.6.4
AD
3.6.5
AD
Obrig
Avaliao e destinao
Os requisitos desta seo referem-se aos procedimentos de avaliao e destinao dos documentos
gerenciados pelo SIGAD.
No contexto de um SIGAD, a avaliao dos documentos refere-se aplicao da tabela de temporalidade
e destinao de documentos. Essa tabela define o prazo pelo qual os documentos tm que ser mantidos
em um SIGAD e a destinao dos mesmos aps esse prazo, ou seja, recolhimento ou eliminao.
Para cumprir a destinao prevista na tabela de temporalidade e destinao, um documento deve ser
exportado do SIGAD. Alm disso, um SIGAD pode exportar documentos para outro sistema por outras
razes, como cumprimento de trmite e migrao.
Esta seo estabelece requisitos para a configurao e aplicao da tabela de temporalidade e destinao
de documentos no SIGAD e para a exportao e eliminao de documentos desse sistema.
4.1
Referncia
Requisito
Obrig
4.1.1
4.1.2
4.1.3
40 A Resoluo do Conarq n. 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do Conarq
n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas.
56
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
4.1.4
4.1.5
4.1.6
Um SIGAD tem que prever que a definio dos prazos de guarda seja
expressa por:
um nmero inteiro de dias ou
um nmero inteiro de meses ou
um nmero inteiro de anos ou
uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias.
4.1.7
Um SIGAD tem que limitar a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) da tabela de temporalidade e destinao de documentos
a usurios autorizados.
4.1.8
4.1.9
AD
4.1.10
AD
4.1.11
e-Arq Brasil
Obrig
57
4.2
Referncia
Requisito
4.2.1
4.2.2
Para cada dossi/processo, um SIGAD tem que acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados para a classe qual pertence.
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
AD
4.2.7
4.2.8
4.2.9
58
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
4.3
Exportao de documentos
Um SIGAD deve ter capacidade de exportar documentos para apoiar as aes de transferncia e
recolhimento de documentos, ou ainda para realizar uma migrao ou enviar uma cpia para outro
local ou sistema.
Em alguns casos os documentos sero eliminados do SIGAD aps a exportao; em outros, sero
mantidos. Em todos os casos, absolutamente necessrio que as aes sejam executadas de maneira
controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha de auditoria e verificando-se os documentos
relacionados.
Referncia
Requisito
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
AD
4.3.5
AD
4.3.6
e-Arq Brasil
Obrig
59
Referncia
Requisito
4.3.7
4.3.8
4.3.9
4.3.10
Um SIGAD tem que gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos e dossis/processos digitais que esto sendo exportados.
Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao
para transferncia ou recolhimento a uma instituio arquivstica pblica.
Nesse caso, a listagem dever ser produzida no formato estabelecido pela
instituio arquivstica recebedora.
4.3.11
AD
4.3.12
4.3.13
AD
4.3.14
Um SIGAD deve permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez.
AD
4.4
Obrig
Eliminao
A eliminao de documentos arquivsticos deve ser realizada de acordo com o previsto na tabela de temporalidade
e destinao de documentos, aps a avaliao dos documentos e de acordo com a legislao vigente.41
Da mesma forma que a exportao, as aes para eliminao de documentos arquivsticos em um SIGAD
tm de ser executadas de forma controlada, fazendo-se registro nos metadados e trilha de auditoria e
verificando-se os documentos relacionados.
Referncia
Requisito
4.4.1
Obrig
O
41 Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e Resolues do Conarq n. 5, 7 e 20, bem como a legislao especfica das esferas
municipal e estadual e poderes da Unio.
60
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
4.4.2
4.4.3
4.4.4
AD
4.4.5
4.4.6
4.4.7
AD
4.4.8
4.4.9
4.5
Obrig
Os documentos arquivsticos convencionais e os hbridos gerenciados pelo SIGAD devem ter os procedimentos de avaliao e destinao controlados pelo SIGAD, da mesma forma que os documentos digitais.
Referncia
Requisito
4.5.1
4.5.2
Um SIGAD tem que acompanhar os prazos de guarda dos documentos convencionais e deve dar incio aos procedimentos de eliminao ou transferncia desses documentos, tomando em considerao suas especificidades.
e-Arq Brasil
Obrig
61
Referncia
Requisito
4.5.3
Um SIGAD tem que alertar o administrador sobre a existncia e a localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido
que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado.
4.5.4
AD
Obrig
Um SIGAD precisa prover funcionalidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
arquivsticos com o objetivo de permitir o acesso a eles.
Todas essas funcionalidades tm de ser submetidas aos controles de acesso descritos na seo 6
Segurana.
5.1
Aspectos gerais
Referncia
Requisito
5.1.1
5.1.2
AD
5.1.3
AD
5.2
Obrig
Pesquisa e localizao
Referncia
Requisito
5.2.1
5.2.2
62
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
5.2.3
5.2.4
AD
5.2.5
5.2.6
5.2.7
AD
5.2.8
AD
5.2.9
5.2.10
Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres curinga e de truncamento direita para pesquisa de metadados.
Por exemplo, o argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil
e Brazil, e o argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo,
Arquivstica.
AD
5.2.11
AD
5.2.12
AD
5.2.13
AD
5.2.14
AD
5.2.15
AD
42 Os metadados de gesto so aqueles que apoiam a gesto arquivstica do documento, tais como temporalidade e destinao prevista, cdigo de classificao, entre outros.
e-Arq Brasil
63
Referncia
Requisito
5.2.16
AD
5.2.17
Um SIGAD tem que permitir a pesquisa e recuperao de uma unidade de arquivamento completa e exibir a lista de todos os documentos que a compem, como uma unidade e num nico processo
de recuperao.
5.2.18
5.3
Obrig
Um SIGAD pode conter documentos arquivsticos com os mais diversos formatos e estruturas, e deve
ter a capacidade de apresentar esses documentos ao usurio sem adulter-los, seja exibindo-os na tela
do computador, imprimindo ou emitindo som.
O sistema deve informar os programas (softwares) adicionais necessrios e a configurao adequada,
como, por exemplo, plug-in e configurao de navegador.
Referncia
Requisito
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
AD
5.3.5
Um SIGAD deve permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos
e funes como:
seleo da ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados;
determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos em
cada tela;
estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa;
armazenamento dos resultados de uma pesquisa;
definio dos metadados a serem exibidos nas listas de resultados
de pesquisa.
AD
64
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
5.3.6
AD
5.3.7
5.3.8
5.3.9
5.3.10
5.3.11
5.3.12
5.3.13
5.3.14
5.3.15
AD
5.3.16
5.3.17
5.3.18
AD
e-Arq Brasil
Obrig
65
Referncia
Requisito
5.3.19
5.3.20
AD
Obrig
Segurana
Esta seo contm um conjunto de requisitos para servios de segurana: cpias de segurana, controle
de acesso (tanto baseado em papis de usurio como em grupos de usurios), classes de sigilo, trilhas
de auditoria de sistemas, criptografia para sigilo, assinatura digital e marcas dgua digitais.
Os requisitos de identificao, autenticao de usurio e trilhas de auditoria devem integrar qualquer
SIGAD. Polticas de segurana especficas podero definir o rigor, maior ou menor, do tratamento dos
demais requisitos.
No que diz respeito ao controle de acesso, esta especificao contempla trs tipos de requisitos:
de controle de acesso baseado em papis de usurio;
de controle de acesso por grupos;
de classificao quanto ao grau de sigilo.
Os trs tipos de controle de acesso podem ser combinados e os requisitos de administrao de controle
de acesso devem ser adaptados a cada tipo mencionado antes ou a uma combinao deles, de acordo
com a legislao vigente.
Quanto ao uso da tecnologia de criptografia, tanto para sigilo como para autenticao, o rigor dos requisitos
est sujeito legislao vigente e poltica de segurana especfica. Muitas vezes, a criptografia usada
como mecanismo de apoio ao controle de acesso para reforar o sigilo das informaes. Os requisitos de
assinatura digital e certificao digital so necessrios para aquelas organizaes em que documentos
so assinados digitalmente ou para as verificaes eletrnicas de autenticidade.
Esses requisitos no esgotam o tema segurana da informao, pois a segurana integral sistmica e
abrange no somente a tecnologia, mas tambm pessoas, processos e legislao.
6.1
Cpias de segurana
Referncia
Requisito
6.1.1
6.1.2
66
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
6.1.3
AD
6.1.4
AD
6.1.5
AD
6.1.6
AD
6.1.7
6.1.8
AD
6.1.9
AD
6.2
Obrig
Controle de acesso
Esta seo trata dos requisitos de identificao e autenticao de usurios, controle de acesso baseado em grupos de usurios e em papis de usurios, bem como dos requisitos comuns a qualquer
tipo de controle de acesso.
Identificao e autenticao de usurios
Os requisitos abaixo tratam do mapeamento da identidade do usurio legtimo e das permisses concedidas
a ele, imediatamente aps sua autenticao.
Usurios acessam dados, metadados e funes via interface do programa. A associao entre identidade
do usurio e autorizaes de acesso feita durante a fase de identificao e autenticao do usurio
por meio da interface do programa, com base nas credenciais de autenticao.
Referncia
Requisito
6.2.1
Para implementar o controle de acesso, um SIGAD tem que manter pelo menos
os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana:
identificador do usurio;
autorizaes de acesso;
credenciais de autenticao.
Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina etc.) so exemplos de credenciais de autenticao.
6.2.2
e-Arq Brasil
Obrig
67
Referncia
Requisito
Obrig
6.2.3
6.2.4
As credenciais de autenticao s devem ser alteradas pelo usurio proprietrio ou pelo administrador, com a anuncia do proprietrio e em
conformidade com a poltica de segurana.
AD
Referncia
Requisito
6.2.5
6.2.6
Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento arquivstico, volume ou dossi/processo especfico a que no tenha direito de
acesso, um SIGAD deve fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao):
mostrar o ttulo e os metadados do documento;
demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento, mas no
o respectivo ttulo nem outro metadado;
no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a sua
existncia.
Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O
requisito da terceira opo (isto , a mais rigorosa) implica que um SIGAD tem que excluir esses documentos de qualquer listagem de resultados de pesquisa. Esse procedimento , normalmente, adequado para
documentos que requeiram elevado grau de segurana e sigilo.
O SIGAD deve ser capaz de registrar e informar tentativas indevidas de
acesso.
Este requisito se aplica tanto a pesquisas em metadados quanto a pesquisas no prprio documento (texto livre).
AD
6.2.7
Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar permisses associadas a papis de usurios,
grupos de usurios ou usurios individuais.
6.2.8
Um SIGAD deve implementar, imediatamente, alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos
digitais.
AD
6.2.9
AD
6.2.10
AD
68
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
6.2.11
Um SIGAD tem que implementar a poltica de controle de acesso a documentos por grupos de usurios considerando:
a identidade do usurio e sua participao em grupos;
os atributos de segurana, associados ao documento arquivstico digital, s classes e/ou aos dossis/processos.
6.2.12
6.2.13
6.2.14
Um SIGAD pode permitir que alguns usurios estipulem que outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter acesso aos documentos sob
sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo administrador,
de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade.
Referncia
Requisito
6.2.15
6.2.16
6.2.17
O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser concedido somente se a permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos papis associados ao usurio.
6.2.18
Um SIGAD tem que impedir que um usurio assuma papis com direitos
conflitantes.
6.2.19
e-Arq Brasil
Obrig
69
6.3
Os requisitos descritos nesta seo referem-se ao acesso aos documentos arquivsticos, com base na classificao
do grau de sigilo, bem como restrio de acesso informao sensvel. Informao sensvel pode estar relacionada honra e privacidade de pessoas ou a questes estratgicas e de segredo corporativo. Os requisitos
so flexveis para atender tanto s organizaes privadas como aos rgos pblicos. Os documentos produzidos
pelos rgos da administrao pblica esto sujeitos aos graus de sigilo definidos na legislao vigente.
Estes requisitos so aplicveis s organizaes em que o teor dos documentos produzidos e recebidos exige sigilo.
Referncia
Requisito
6.3.1
6.3.2
Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana:
grau de sigilo do documento;
credencial de segurana do usurio.
O grau de sigilo tem que estar associado credencial de segurana.
6.3.3
6.3.4
6.3.5
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos a partir de fontes externas ao SIGAD.
6.3.6
AD
6.3.7
Um SIGAD tem que permitir que um dos itens abaixo seja selecionado
durante a configurao:
graus de sigilo a serem atribudos a classes e dossis/processos;
classes e dossis/processos sem grau de sigilo.
6.3.8
6.3.9
Um SIGAD tem que garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de
segurana pertinente para receber o documento.
6.3.10
6.3.11
70
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
6.3.12
Um SIGAD tem que permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento.
6.3.13
AD
6.3.14
6.3.15
Um SIGAD tem que implementar metadados nos nveis de dossi, documento ou extrato de documento para controlar o acesso informao sensvel.
6.4
Obrig
Trilhas de auditoria
Referncia
Requisito
6.4.1
6.4.2
6.4.3
AD
e-Arq Brasil
Obrig
71
Referncia
Requisito
6.4.4
6.4.5
AD
6.4.6
6.4.7
6.4.8
AD
6.4.9
AD
6.4.10
Um SIGAD deve ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nelas, indicar a possvel
violao da segurana.
AD
6.4.11
Um SIGAD deve garantir pelo menos as seguintes regras para monitorao dos eventos auditados:
acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas
de login com erro (autenticao malsucedida), conforme especificado
pela poltica de segurana;
ocorrncia de vrios login simultneos do mesmo usurio em locais
(computadores) diferentes;
login do usurio fora do horrio autorizado, aps logoff no perodo normal.
AD
6.4.12
Um SIGAD tem que fornecer relatrios sobre as aes que afetam classes, unidades de arquivamento e documentos, em ordem cronolgica
e organizados por:
documento arquivstico, unidade de arquivamento ou classe;
usurio;
tipo de ao ou operao.
6.4.13
Um SIGAD pode fornecer relatrios referentes a aes que afetem documentos e dossis/processos organizados por posto de trabalho (nos casos em que
for tecnicamente adequado), endereo de rede ou outra interface de acesso.
Alguns sistemas podem oferecer diversas interfaces de acesso aos documentos. Por exemplo, interface web externa, interface da intranet e interface desktop. Pode ser interessante o registro da interface de acesso usada.
72
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
6.4.14
6.4.15
6.5
Obrig
Assinaturas digitais
Assinatura digital uma sequncia de bits que usa algoritmos especficos, chaves criptogrficas e
certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento. Certificao digital uma tcnica, baseada em uma infraestrutura de chaves pblicas, de
garantia da validade de assinaturas digitais.
O uso de assinaturas digitais e de certificao digital na administrao pblica foi padronizado e
normalizado com a criao da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
Os requisitos s so aplicveis quando h necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar
autenticao, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade).
Referncia
Requisito
6.5.1
Um SIGAD deve ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital.
AD
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.5.5
AD
6.5.6
AD
6.5.7
AD
e-Arq Brasil
Obrig
73
Referncia
Requisito
6.5.8
6.6
Obrig
AD
Criptografia
Referncia
Requisito
Obrig
6.6.1
6.6.2
6.6.3
6.6.4
AD
6.6.5
74
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
6.6.6
6.6.7
AD
6.7
Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e
caractersticas, e so utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem,
no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimido
mediante a utilizao de um algoritmo ou de uma chave protegida. Tecnologias semelhantes podem
ser aplicadas a sons e imagens em movimento digitalizadas.
O SIGAD pode manter, recuperar e assimilar novas tecnologias de marcas dgua.
Estes requisitos s so aplicveis s organizaes em que so usadas marcas dgua digitais.
Referncia
Requisito
6.7.1
Um SIGAD tem que ser capaz de recuperar informao contida em marcas dgua digitais.
6.7.2
6.7.3
Um SIGAD deve possuir arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas no que se refere plataforma de gerao e deteco de
marca dgua digital.
AD
6.8
Obrig
Acompanhamento de transferncia
Durante seu ciclo de vida, os documentos arquivsticos digitais e seus respectivos metadados podem
ser transferidos de uma mdia de suporte, ou de um local, para outro, medida que seu uso decresce
e/ou se modifica. Essa transferncia tanto pode ser interna, implicando, por exemplo, o deslocamento
de armazenamento on-line para armazenamento off-line, como externa, envolvendo o deslocamento
para outra instituio. necessrio um recurso de acompanhamento a fim de se registrar a mudana
de local, para facilitar o acesso e cumprir requisitos regulamentares.
e-Arq Brasil
75
Referncia
Requisito
6.8.1
AD
6.8.2
6.8.3
6.9
Obrig
Autoproteo
Referncia
Requisito
6.9.1
AD
6.9.2
Um SIGAD deve ter dispositivos e procedimentos que reduzam a possibilidade de erros, falhas e descontinuidades no seu funcionamento, capazes de causar danos ou perdas aos documentos arquivsticos digitais.
AD
6.9.3
Aps falha ou descontinuidade do sistema, quando a recuperao automtica no for possvel, um SIGAD tem que ser capaz de entrar em
modo de manuteno, no qual oferecida a possibilidade de restaurar o
sistema para um estado seguro.
Na restaurao ao estado seguro, um SIGAD deve ser capaz de garantir
a recuperao de perdas ocorridas, inclusive dos documentos de transaes mais recentes.
6.9.4
AD
6.9.5
76
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
6.9.6
Um SIGAD tem que preservar um estado seguro de funcionamento, interrompendo completamente a interao com usurios comuns, quando
ocorrer um dos erros a seguir:
falha de comunicao entre cliente e servidor;
perda de integridade das informaes de controle de acesso;
falta de espao para registro nas trilhas de auditoria.
6.9.7
AD
6.9.8
Um SIGAD deve detectar o reenvio de dados de autenticao e segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O evento deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com o sistema remoto/usurio
e considerando o usurio fora do sistema.
AD
6.9.9
Referncia
Requisito
6.10.1
6.10.2
AD
e-Arq Brasil
Obrig
77
Referncia
Requisito
6.10.3
6.10.4
6.10.5
6.10.6
AD
6.10.7
6.10.8
6.10.9
AD
6.10.10
Obrig
Armazenamento
A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnolgica que permita
a preservao e a recuperao de longo prazo dos documentos arquivsticos. Por isso, essa estrutura
deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informaes sobre segurana,
direitos de acesso e usurios, entre outros), trilhas de auditoria e cpias de segurana. Do ponto de vista
fsico, tais informaes residem em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos.
A arquitetura tecnolgica para gerenciamento de arquivos digitais deve ser planejada e dimensionada de
acordo com a misso e as competncias da organizao. Alm disso, os equipamentos devem adequar78
e-Arq Brasil
se s caractersticas on-line ou off-line das operaes. Operaes on-line so aquelas que s podem ser
realizadas atravs do SIGAD, ao passo que operaes off-line podem ser executadas em outros sistemas
computacionais, pois esto desvinculadas do funcionamento do SIGAD.
Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento que garantam a integridade dos
documentos arquivsticos digitais.
Os itens a seguir enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios de
durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento.
7.1
Durabilidade
Referncia
Requisito
Obrig
7.1.1
AD
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.1.5
7.1.6
AD
7.1.7
AD
7.1.8
AD
45 MTBF (mean time between failure, ou tempo mdio entre falhas, um valor relativo ao perodo mdio entre as falhas de
um sistema ou dispositivo, que permite a avaliao de sua confiabilidade ou vida til.
e-Arq Brasil
79
Referncia
Requisito
7.1.9
7.2
Obrig
O
Capacidade
Referncia
Requisito
7.2.1
7.2.2
7.2.3
Um SIGAD deve permitir ao administrador configurar os limites de capacidade de armazenamento dos diversos dispositivos.
AD
7.2.4
AD
7.2.5
AD
7.2.6
AD
80
Obrig
e-Arq Brasil
7.3
Efetividade de armazenamento
Referncia
Requisito
7.3.1
AD
7.3.2
7.3.3
7.3.4
AD
7.3.5
Obrig
Preservao
81
outros equivalentes, supostamente melhores, ou, ainda, ter sua verso atualizada para correo de bugs
ou acrscimo de novas funcionalidades. importante notar que os fornecedores de software deixam de
prestar suporte a verses mais antigas de seus produtos.
Os formatos tambm sofrem alteraes, muitas vezes devido a mudanas ocorridas nos programas
(softwares) aos quais esto associados. Novos programas podem ser compatveis com os formatos antigos, mas podem apresentar incorrees durante operaes de leitura e escrita de dados nesses formatos.
Estas so algumas das tcnicas comumente utilizadas para evitar os riscos provenientes da obsolescncia tecnolgica:
preservao da tecnologia: evita a necessidade imediata de implementao de novos sistemas.
Porm, a manuteno e a integrao com outros sistemas podem tornar-se problemticas ao longo
do tempo. A preservao do hardware, em especial, uma alternativa cara, mesmo nas situaes em
que compartilhado por mais de um usurio. Alm disso, essa alternativa no exequvel no longo
prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversvel, ficando completamente
indisponvel.
emulao: a simulao de determinado hardware ou software por meio de software. Permite que
um computador moderno, possivelmente mais barato e de fcil manuteno, possa executar programas
(softwares) antigos, desenvolvidos, originalmente, para outra plataforma. Para evitar possveis perdas
de informao e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de perda de
informaes e funcionalidades aumenta medida que so utilizadas diversas camadas de emulao,
como resultado da aplicao desta tcnica repetidas vezes.
converso de dados: empregada quando os formatos tornam-se obsoletos. Os dados em formatos
antigos so convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo
no est livre de problemas, podendo resultar em perda de informaes e funcionalidades. A converso de
dados tambm pode ser utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, consequentemente,
de sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao.
migrao: a migrao para novos sistemas realizada no caso de obsolescncia de hardware, software
ou formatos. Envolve, inclusive, converso de dados. Pode abranger grande quantidade de elementos
hardware, software e formatos e, dessa forma, apresentar maior complexidade de planejamento
e execuo. Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para o acompanhamento das
mudanas decorrentes da evoluo tecnolgica. A migrao, assim como a emulao e a converso de
dados, apresenta riscos quanto integridade e funcionalidade dos documentos arquivsticos digitais,
por isso deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico.
Embora os problemas de degradao dos suportes e obsolescncia tecnolgica possam ser contornados
com conhecimento tcnico e uso de mtodos de preservao, sua soluo pode ser muito dispendiosa.
Por isso, a preocupao com a preservao deve existir desde a concepo do SIGAD e a escolha de sua
base tecnolgica. De modo geral, recomenda-se o uso de suportes de alta qualidade e com previso de
vida til adequada aos propsitos de preservao, o monitoramento contnuo dos avanos tecnolgicos
e da degradao do suporte, a adoo de formatos abertos e a busca por solues independentes de
hardware, software e fornecedor.
As estratgias e procedimentos de preservao devem ser bem definidos, documentados e, periodicamente, revisados. importante destacar que as aes de preservao so contnuas e devem ser
implementadas desde a produo dos documentos at sua destinao final.
Nesta seo, no se pretende apresentar procedimentos de preservao preestabelecidos ou argumentar em favor de uma tcnica especfica. Os requisitos foram organizados em aspectos fsicos,
lgicos e gerais. Levando em conta esses aspectos, cada organizao deve desenvolver e implementar sua prpria estratgia de preservao de documentos arquivsticos digitais, da forma mais
adequada sua realidade e de acordo com as diretrizes fornecidas pela instituio arquivstica em
sua esfera de competncia.
82
e-Arq Brasil
8.1
Aspectos fsicos
Referncia
Requisito
8.1.1
8.1.2
AD
8.1.3
Um SIGAD tem que permitir o controle da vida til dos suportes para
auxiliar no processo de atualizao.
8.1.4
AD
8.2
Obrig
Aspectos lgicos
Referncia
Requisito
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.2.5
AD
8.2.6
AD
8.2.7
8.2.8
e-Arq Brasil
Obrig
83
8.3
Aspectos gerais
Referncia
Requisito
Obrig
8.3.1
8.3.2
AD
8.3.3
8.3.4
Um SIGAD deve utilizar normas amplamente aceitas, descritas em especificaes abertas e disponveis publicamente, no que se refere a estruturas para codificao, armazenamento e banco de dados.
AD
8.3.5
Um SIGAD deve evitar o uso de estruturas proprietrias para codificao, armazenamento ou banco de dados. Caso venha a utiliz-las, devem estar plenamente documentadas, e essa documentao, disponvel
para o administrador.
AD
8.3.6
Um SIGAD tem que gerir metadados relativos preservao dos documentos e seus respectivos componentes.
9 Funes administrativas
Referncia
Requisito
9.1.1
Um SIGAD tem que permitir que os administradores, de maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem, visualizem e reconfigurem os
parmetros do sistema e os atributos dos usurios.
9.1.2
Um SIGAD tem que fornecer relatrios flexveis para que o administrador possa gerenciar os documentos e seu uso. Esses relatrios devem
apresentar, no mnimo:
quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos (tempo, classe, unidade administrativa
etc.);
estatsticas de transaes relativas a dossis/processos, volumes e
itens;
atividades por usurio.
9.1.3
84
Obrig
e-Arq Brasil
10
Um SIGAD tem que cumprir a legislao e as regulamentaes vigentes. Setores de atividades distintos apresentam requisitos legislativos e regulamentares diferenciados. Sendo assim, todos os requisitos desta seo
so genricos e tm que ser adaptados realidade de cada rgo produtor de documentos arquivsticos.46
Referncia
Requisito
Obrig
10.1.1
Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas pertinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor probatrio dos
documentos arquivsticos.
10.1.2
Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e as normas especficas para gesto e acesso de documentos arquivsticos.
10.1.3
Um SIGAD tem que estar em conformidade com requisitos regulamentares especficos e cdigos de boa prtica necessrios para a execuo
de determinadas atividades.
Este requisito pode ser personalizado para cada contexto, como, por
exemplo, sade, justia, educao, previdncia.
11 Usabilidade
Um sistema de software com boa usabilidade47 deve apoiar a realizao de tarefas simples, diretas e
objetivas, que garantam as metas de produtividade e qualidade de trabalho do usurio. Se os usurios
de um SIGAD encontrarem inmeras dificuldades de operao, sua efetiva implantao pode fracassar,
ocasionando desperdcio de recursos.
Para se obter maior grau de usabilidade, deve-se pensar no usurio e em suas necessidades de utilizao,
o que significa criar um sistema fcil de entender, de operar, e que siga padres de boas prticas tcnicas j
conhecidas e bem estabelecidas. A usabilidade depende, diretamente, das tarefas especficas que os usurios
realizam por meio do sistema, bem como do nvel de conhecimento desse sistema pelos usurios envolvidos.
As recomendaes para boa usabilidade esto associadas ao contexto operacional do sistema, aos diferentes
tipos de usurios, tarefas, ambientes fsicos e organizacionais. Ao se elaborar a descrio das caractersticas
de um SIGAD, deve-se considerar a facilidade de utilizao da interface, tipos de usurios, facilidade na
execuo de tarefas, uso de equipamentos adequados, ergonomia, ambiente e contexto de uso.
Referncia
Requisito
Obrig
11.1.1
AD
11.1.2
AD
11.1.3
AD
46 Para obter informaes sobre a legislao arquivstica brasileira, consulte a seo Legislao Arquivistica Brasileira, disponvel em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>.
47 Uma das caractersticas de qualidade em uso do software a usabilidade, conforme a norma ISO/IEC 9126:1991 Information technology Software product evaluation: quality characteristics and guidelines for their use, 1991.
e-Arq Brasil
85
Referncia
Requisito
11.1.4
AD
11.1.5
Toda mensagem de erro produzida pelo SIGAD deve ser clara e significativa, de modo a permitir que o usurio se recupere do erro ou cancele
a operao.
AD
11.1.6
A interface de um SIGAD deve seguir padres preestabelecidos e consolidados como boas prticas de projeto grfico.
Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao de padro de identidade visual (ligado marca da instituio ou a alguma
legislao especfica do estado, municpio ou rgo federal), bem como
de guias de estilo para implementao e verificao da padronizao da
interface.
Exemplo: Em 2000, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou o documento Diretrizes gerais para a construo de websites de
instituies arquivsticas, que procura fornecer um referencial bsico
s entidades interessadas em criar ou redefinir seus stios na internet.
AD
11.1.7
AD
11.1.8
AD
11.1.9
AD
11.1.10
AD
11.1.11
AD
11.1.12
Sempre que um SIGAD permitir o uso de janelas, deve admitir sua movimentao, redimensionamento e gravao das modificaes da aparncia, possibilitando a personalizao por perfil de usurio.
AD
11.1.13
AD
86
Obrig
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
Obrig
11.1.14
AD
11.1.15
A interface de um SIGAD com o usurio deve ser adequada a adaptaes e personalizaes que permitam sua utilizao por usurios
com necessidades especiais. Essas opes devem ser compatveis
com software especializado que possa vir a ser acoplado (por exemplo,
leitores de tela para cegos), bem como seguir orientaes especficas de
acessibilidade de interface.
Para ambientes e stios apoiados na web, importante seguir orientaes especficas de acessibilidade.48
desejvel que o padro considerado possa ser verificado por meio da
aplicao de uma validao manual ou automtica, de preferncia visando obteno de certificao de acessibilidade.
AD
11.1.16
Um SIGAD deve permitir a realizao de transaes ou tarefas mais frequentemente executadas com um pequeno nmero de interaes (por
exemplo, cliques de mouse) e sem mudanas excessivas de contexto.
AD
11.1.17
Um SIGAD deve estar fortemente integrado ao sistema de correio eletrnico da organizao, de forma a permitir a gerao de mensagens
com possibilidade de manipular documentos digitais, sem necessidade
de sair do SIGAD.
Este requisito deve estar de acordo com as normas de segurana.
AD
11.1.18
AD
11.1.19
AD
11.1.20
11.1.21
AD
11.1.22
Um SIGAD deve disponibilizar pelo menos dois papis de acesso diferenciados, um para usurio final e outro para administrador de sistema.
AD
e-Arq Brasil
87
Referncia
Requisito
11.1.23
AD
11.1.24
Um SIGAD tem que restringir o acesso s funcionalidades administrativas e impossibilitar sua visualizao pelo usurio final.
Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada
nos menus e possuem efeito nulo quando acionadas.
O acesso s operaes indisponveis restringido pela configurao dos
menus, que no apresentam essas operaes ao usurio sem permisso
para execut-las.
11.1.25
AD
12
Obrig
Interoperabilidade
A adoo de regras e padres de comunicao j consolidados permite a consulta entre sistemas heterogneos sem que o usurio perceba as operaes envolvidas, convergindo para uma relao sinrgica
entre as partes.
Esta seo estabelece requisitos mnimos para que um SIGAD possa interoperar com outros sistemas
de informao, inclusive sistemas legados, respeitando normas de segurana de acordo com padres
abertos de interoperabilidade.
Por interoperabilidade, entende-se o intercmbio coerente de informaes e servios entre sistemas.
A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer componente ou produto usado nos
pontos de interligao por outro de especificao similar, sem comprometimento das funcionalidades
do sistema.49 Isto se faz por meio do uso de regras e padres de comunicao.
O governo brasileiro definiu a arquitetura e-PING Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico,
visando interoperabilidade nas diversas esferas do poder pblico.50 Nos rgos e entidades da
administrao pblica federal, o SIGAD tem que adotar a arquitetura e-PING a fim de aumentar a
viabilidade tcnica no intercmbio de informaes entre sistemas.
49 <http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/publicacao/noticia.wsp?tmp.noticia=241>
50 A arquitetura e-PING do governo brasileiro est disponvel em <http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>
88
e-Arq Brasil
Referncia
Requisito
12.1.1
Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGAD, permitindo, pelo menos, consulta, recuperao, importao e exportao de
documentos e seus metadados.
As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao vigente
e a poltica de segurana.
AD
12.1.2
Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros sistemas por meio
de padres abertos de interoperabilidade.
Por exemplo, padres abertos como os estabelecidos pela e-PING, XML
e Dublin Core.
AD
12.1.3
13
Obrig
Disponibilidade
Referncia
Requisito
13.1.1
14
Obrig
O
Desempenho e escalabilidade
Os requisitos de desempenho enfocam a eficincia no atendimento aos usurios, de acordo com suas
expectativas quanto ao tempo de resposta. Os tempos de resposta so influenciados por fatores externos
ao SIGAD, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de trfego de dados e dimensionamento
dos servidores e estaes de trabalho.
Em um SIGAD, entende-se escalabilidade como a capacidade de um sistema responder a um aumento do
nmero de usurios e do volume de documentos arquivsticos, mantendo o desempenho de suas respostas.
Para tanto, faz-se necessrio que a cada aumento de hardware corresponda um aumento de desempenho.
Esses acrscimos de hardware podem se dar pelo aumento de hosts (escalabilidade horizontal) ou de
memria RAM, ou do poder de processamento dos hosts existentes (escalabilidade vertical).
Referncia
Requisito
14.1.1
AD
14.1.2
Um SIGAD deve ser expansvel at comportar um nmero mximo, preestabelecido, de usurios simultneos, provendo a continuidade efetiva dos servios.
AD
e-Arq Brasil
Obrig
89
Referncia
Requisito
Obrig
14.1.3
14.1.4
Um SIGAD deve ser escalvel, a fim de permitir adaptao a organizaes de diferentes tamanhos e complexidades.
AD
14.1.5
AD
Metadados
A concepo adotada neste trabalho baseou-se na definio do termo metadado conforme estabelecido
no Glossrio da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos,
isto , dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivsticos ao longo do tempo.
As premissas que nortearam a elaborao deste esquema de metadados foram:
a complementao dos requisitos do SIGAD, compreendendo a identificao de documentos (documentos simples, processos ou dossis, que podem se apresentar em formato convencional, hbrido
ou digital) e as aes de gerenciamento do seu ciclo de vida;
o aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares j consagrados por organismos
nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas. Optamos por nos aproximar do modelo em desenvolvimento pelo Grupo de Trabalho de Padro de Metadados do Governo
Eletrnico (e-PMG), integrante dos Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico (e-PING).
a especificao de um esquema de metadados em termos conceituais, e no o detalhamento visando
implementao.
Metodologia
A especificao deste esquema de metadados envolveu quatro etapas:
identificao dos metadados referidos no e-ARQ Brasil;
complementao dos metadados a partir de normas e referncias bibliogrficas das reas de arquivologia e diplomtica;
90
e-Arq Brasil
e-Arq Brasil
91
classe
documento
evento
de gesto
agente
componente
digital
evento de
preservao
e-Arq Brasil
Cada documento est relacionado a um ou mais componentes digitais. Um componente digital pode
conter informaes relativas a um ou mais documentos.
Uma srie de eventos de preservao ocorre nos componentes digitais para permitir o acesso continuado ao longo do tempo e deve ser registrada pelo SIGAD. Cada componente digital est relacionado
a uma srie de eventos de preservao.
Evento de preservao refere-se s aes de preservao realizadas nos documentos arquivsticos
digitais, tais como migrao (atualizao, converso), compresso, validao, decifrao.
Evento de preservao relaciona-se com o componente digital e com o agente responsvel pela ao
de preservao.
O documento arquivstico digital a apresentao, em formato acessvel ao ser humano, de um ou
vrios componentes digitais que esto relacionados entre si. Alm disso, como mencionado acima, os
documentos arquivsticos digitais relacionam-se formando agregaes conceituais, isto , processos e
dossis. Um processo ou dossi pode conter um ou mais volumes. Um volume pode conter um ou mais
documentos. Cada documento composto por um ou mais componentes digitais.
O diagrama abaixo ilustra os relacionamentos entre documentos arquivsticos e entre um documento
arquivstico e seus componentes digitais.
processo/dossi
volume 1
doc. 1
componente
digital a
volume 2
doc. n papel
componente
digital b
componente
digital c
doc. 1
componente
digital d
volume n
doc. n
componente
digital e
doc. 1
componente
digital f
doc. n
componente
digital g
componente
digital n
Documento
1.1
Identificador do documento
1.2
Nmero do documento
1.3
Nmero do protocolo
1.4
Identificador do processo/dossi
1.5
Nmero do processo/dossi
1.6
Identificador do volume
1.7
Nmero do volume
1.8
Tipo de meio
1.9
Status
1.10
Identificador de verso
1.11
Ttulo
1.12
Descrio
1.13
Assunto
1.14
Autor
1.15
Destinatrio
1.16 Originador
1.17
e-Arq Brasil
Redator
93
1.18
1.19
Interessado
Procedncia
1.20
1.21
Gnero
1.22
Espcie
1.23
Tipo
1.24
Idioma
1.25
Quantidade de folhas/pgina
1.26
1.27
Indicao de anexos
1.28
1.29
Nveis de acesso
1.30
Data de produo
1.31
Classe
1.32
Destinao prevista
1.33
Prazo de guarda
1.34 Localizao
Evento de gesto
2.1
Captura
2.2
Tramitao
2.3
Transferncia
2.4
Recolhimento
2.5
Eliminao
2.6
Abertura_processo/dossi
2.7
Encerramento_processo/dossi
2.8
Reabertura_processo/dossi
2.9
Abertura_volume
2.10
Encerramento_volume
2.11
Juntada_anexao
2.12
Juntada_apensao
2.13
Desapensao
2.14
Desentranhamento
2.15
Desmembramento
2.16
Classificao_sigilo
2.17
Desclassificao_sigilo
2.18
Reclassificao_sigilo
Classe
3.1
3.1.1 Classe_nome
3.1.2 Classe_cdigo
3.1.3 Classe_subordinao
3.2
3.2.1 Classe_cdigo
94
Descrio de classe
e-Arq Brasil
3.2.4
3.2.8 Observaes
Agente
4.1
Nome
4.2
Identificador
4.3
Autorizao de acesso
4.4
Credenciais de autenticao
4.5
Relao
4.6
Status do agente
Componente digital
5.1
5.2
Nome original
5.3
Caractersticas tcnicas
5.5
Armazenamento
5.6
Ambiente de software
5.7
Ambiente de hardware
5.8
Dependncias
5.9
5.10 Fixidade
Evento de preservao
6.1
Compresso
6.2
Decifrao
6.3
6.4
Verificao de fixidade
6.5
Clculo hash
6.6
Migrao
6.7
Replicao
6.8
Verificao de vrus
6.9
Validao
Para os elementos de metadados referentes identificao do documento, foi elaborada uma ficha
individual que detalha cada elemento e apresenta as seguintes informaes:
Designao
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo | dossi
Volume
Documento
Nota de aplicao
Exemplos
Requisito
e-Arq Brasil
95
Designao
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
Exemplos
Requisito
96
e-Arq Brasil
Documento
1.1
Identificador do documento
Designao
Identificador do documento
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
e-Arq Brasil
97
1.2
Nmero do documento
Designao
Nmero do documento
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
OA
Nota de
aplicao
Exemplos
Mem.119/COAD/DIRHU;
Ofcio n. 78/2008/GABIN-NA;
Aviso 123/2008-SCT-PR.
Requisito
3.1.10
1.3
Nmero do protocolo
Designao
Nmero do protocolo
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
No se aplica
Volume
No se aplica
Documento
OA
Nota de
aplicao
Exemplos
Carta: AB/11.000/2008;
Processo n. 0400.001412/2000-26.
Requisito
3.1.10
98
e-Arq Brasil
1.4
Identificador do processo/dossi
Designao
Identificador do processo/dossi
Definio
Identificador nico atribudo ao processo ou dossi no ato de sua captura para o SIGAD.
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
O
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
1.5
Nmero do processo/dossi
Designao
Nmero do processo/dossi
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
F
Documento
NA
Ver elemento 1.2
(Nmero do documento)
Nota de
aplicao
Exemplos
Processo n. 0032.000125/2008;
Processo n. 0400.001412/2000-26.
Requisito
3.1.10
e-Arq Brasil
99
1.6
Identificador do volume
Designao
Identificador do volume
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Volume
O
Documento
O
(Identificador
do processo/dossi)
(Identificador do documento)
Nota de
aplicao
Requisito
1.7
Nmero do volume
Designao
Nmero do volume
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
O
Documento
NA
Ver elemento 1.2
(Nmero do documento)
Nota de
aplicao
Requisito
1.8
Tipo de meio
Designao
Tipo de meio
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
O
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
100
e-Arq Brasil
1.9
Status
Designao
Status
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
2.2.1
Identificador de verso
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
OA
Nota de
aplicao
Requisito
1.11 Ttulo
Designao
Ttulo
Definio
Objetivo
Identificar o documento.
Servir como elemento de acesso ao documento.
Aplica-se a
Processo/dossi
F
Volume
NA
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
e-Arq Brasil
Documento
O
101
1.12 Descrio
Designao
Descrio
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
F
Volume
NA
Documento
F
Nota de
aplicao
Cada instituio dever fixar critrios e modelos com elementos bsicos para a
elaborao da descrio.
Exemplos
Requisito
3.1.5 / 3.1.11
1.13 Assunto
Designao
Assunto
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
F
Volume
NA
Nota de
aplicao
Requisito
Documento
F
1.14 Autor
Designao
Autor
Definio
Pessoa fsica ou jurdica com autoridade para emitir o documento e em cujo nome
ou sob cuja ordem ou responsabilidade o documento emitido.
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
3.1.5 / 5.2.6
102
e-Arq Brasil
1.15 Destinatrio
Designao
Destinatrio
Definio
Pessoa fsica e/ou jurdica a quem foi dirigida a informao contida no documento.
Pode ser nominal ou geral:
nominal: pessoas especficas;
geral: refere-se a uma entidade maior, indeterminada. Ex.: cidados, povo,
estudantes, a quem possa interessar, a todos os envolvidos.
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
F
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
3.1.5
1.16 Originador
Designao
Originador
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
3.1.5 / 5.2.6
e-Arq Brasil
103
1.17 Redator
Designao
Redator
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
3.1.5 / 5.2.6
1.18 Interessado
Designao
Interessado
Definio
Objetivo
Facilitar a pesquisa.
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
NA
Nota de
aplicao
Exemplos
Jos da Silva;
987.745.465-73 (CPF);
59873/0001-38 (CNPJ);
8783000238 (nmero de matrcula).
Requisito
3.1.6 / 5.2.6
104
e-Arq Brasil
1.19 Procedncia
Designao
Procedncia
Definio
Origem do registro do documento, isto , instituio legitimamente responsvel pela autuao e/ou registro do processo/dossi.
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
OA
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
Designao
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Exemplos
Um relatrio de atividades pode ser composto por diversas sees, sendo que
cada uma delas constitui um arquivo separado. Entretanto, todos esses arquivos
integram-se para a representao completa do documento.
A mesma situao aplica-se a documentos estruturados em bases de dados ou,
ainda, a documentos multimdia.
Requisito
e-Arq Brasil
105
1.21 Gnero
Designao
Gnero
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
F
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
3.1.5
1.22 Espcie
Designao
Espcie
Definio
Indica a espcie documental, ou seja, a configurao da informao no documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
F
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
3.1.5
106
e-Arq Brasil
1.23 Tipo
Designao
Tipo
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
F
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
3.1.5
1.24 Idioma
Designao
Idioma
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Nota de
aplicao
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
F
Requisito
e-Arq Brasil
107
Designao
Quantidade de folhas/pginas
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
O
Documento
F
Nota de
aplicao
Requisito
Designao
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
NA
Nota de
aplicao
Requisito
1.4.3
Designao
Indicao de anexos
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Requisito
108
Processo/dossi
NA
Volume
NA
Documento
O
3.15
e-Arq Brasil
Designao
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
OA
Volume
NA
Documento
OA
Nota de
aplicao
Requisito
Designao
Nveis de acesso
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
3.1.5 / 6.3.1
e-Arq Brasil
109
Data de produo
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
1.31 Classe
Designao
Classe
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
Destinao prevista
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
52 O termo classe dever ser entendido como designao genrica que inclui os demais nveis do plano de classificao, isto
, subclasse, grupo e subgrupo.
110
e-Arq Brasil
Designao
Prazo de guarda
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
O
Volume
NA
Documento
O
Nota de
aplicao
Requisito
1.34 Localizao
Designao
Localizao
Definio
Objetivo
Aplica-se a
Processo/dossi
OA
Volume
F
Documento
OA
Nota de
aplicao
Exemplos
Requisito
e-Arq Brasil
111
Evento de gesto
Evento
Definio e elementos
Aplica-se a
Processo|dossi
Req
Volume Documento
2.1 Captura
NA
3.1.5
3.1.16
3.2.1
3.3.1
3.4.1
6.4.1
2.2 Tramitao
NA
3.1.5
2.1.20
2.3 Transferncia
NA
4.1.4
6.8.3
2.4 Recolhimento
NA
4.1.4
2.5 Eliminao
NA
4.1.4
4.4.9
2.6 Abertura_
processo/dossi
NA
1.3.1
4.1.5
112
e-Arq Brasil
Evento
Definio e elementos
Aplica-se a
Processo|dossi
Req
Volume Documento
2.7 Encerramento_
processo/dossi
NA
1.3.1
1.4.9
2.8 Reabertura_
processo/dossi
NA
NA
1.4.10
2.9 Abertura_volume
NA
NA
1.5.4
1.5.5
1.5.8
2.10 Encerramento_
volume
NA
NA
1.5.5
1.5.7
1.5.8
1.5.9
2.11 Juntada_anexao
NA
NA
1.4.5
2.12 Juntada_
apensao
NA
NA
1.4.5
2.13 Desapensao
Registro da desapensao.
Registrar informaes tais como: data/
hora da desapensao, responsvel pela
desapensao, identificador do processo
que foi desapensado.
NA
NA
1.4.6
2.14 Desentranhamento
NA
1.4.7
2.15 Desmembramento
NA
NA
1.4.8
e-Arq Brasil
113
Evento
Definio e elementos
Aplica-se a
Processo|dossi
Req
Volume Documento
2.17 Desclassificao_
sigilo
NA
Ver
seo 6.3
2.18 Reclassificao_
sigilo
NA
Ver
seo 6.3
2.16 Classificao_sigilo
NA
1.6.8
Ver
seo 6.3
Classe
3.1
Descrio da classe
Elemento
Definio
3.1.1 Classe_nome
1.1.11
3.1.2 Classe_cdigo
Diviso de um plano ou cdigo de classificao, representada por um conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros convencionados.
Refere-se s classes, subclasses, grupos e subgrupos.
1.1.11
3.1.3 Classe_
subordinao
1.1.13
3.1.4 Registro
de abertura
1.1.4
3.1.5 Registro
de desativao
1.1.7
1.1.8
3.1.6 Reativao
de classe
1.1.4
3.1.7 Registro de
mudana de nome
de classe
1.1.5
114
Obrig
Req
e-Arq Brasil
Evento
Definio
Obrig
Req
3.1.8 Registro
de deslocamento
de classe
1.1.6
3.1.9 Registro
de extino
1.1.8
3.1.10 Indicador de
classe ativa/inativa
1.1.4
1.1.7
1.1.8
3.2
Elemento
Definio
3.2.1 Classe_cdigo
Identificador de classe.
Obrig
Req
4.1.3
4.1.3
4.1.3
4.1.3
4.1.3
Preservao ou eliminao.
4.1.3
3.2.7 Registro
de alterao
Registrar informaes tais como: data/hora da alterao, responsvel, identificador da classe que
teve prazo ou destinao alterada, descrio da
alterao (incluindo o prazo/destinao anterior).
4.1.7
4.1.8
4.1.9
3.2.8 Observaes
4.1.3
e-Arq Brasil
115
Agente
A tabela abaixo especifica a aplicao de cada elemento de metadado para cada um dos diferentes tipos
de agentes.
Evento
Definio
Aplica-se a
Usurio
Papel
Req
Grupo
4.1 Nome
6.2.1
4.2 Identificador
6.2.1
6.2.3
4.3 Autorizao
de acesso
6.2.1
6.2.3
6.2.8
4.4 Credenciais
de autenticao
NA
NA
6.2.1
6.2.4
4.5 Relao
4.6 Status do
agente
6.2.11
6.2.15
NA
O
O
O
O
NA
NA
O
O
NA
NA
O
6.2.1
Componente digital
5.1
Designao
Definio
Objetivo
Identificar de forma unvoca e persistente os componentes digitais armazenados no repositrio gerenciado pelo SIGAD. Cada componente digital mantido
no repositrio tem que possuir um identificador nico para relacion-lo aos
metadados descritivos e tcnicos de forma que o SIGAD possa gerenci-lo.
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
116
O
O identificador tem que ser nico no mbito do repositrio.
Devem ser registradas informaes sobre o tipo e o valor do identificador.
Caso seja utilizado somente um tipo de identificador no repositrio, no
necessrio explicit-lo, bastando registrar o valor do identificador.
e-Arq Brasil
Designao
Exemplos
Requisito
3.1.21
5.2
Nome original
Designao
Nome original
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
Exemplos
0078NR.TIF
Requisito
53 O Handle System um servio de informao que prov um identificador persistente em redes como a internet. Disponvel em: <www.handle.net>.
e-Arq Brasil
117
5.3
Caractersticas tcnicas
Designao
Caractersticas tcnicas
Definio
Propriedades tcnicas de um componente digital, aplicveis maioria dos formatos, tais como: nvel de composio, tamanho, software de criao e inibidores.
Objetivo
Obrigatoriedade
OA
Nota de aplicao
Nvel de composio informa se o componente digital est sujeito a algum nvel de compresso ou criptografia e qual este nvel. Nvel de composio <0>
(zero) indica que o componente digital no est sujeito a nenhum processo de
compresso ou criptografia. Nvel de composio <1> (um) ou maior indica que
o componente digital foi submetido a um ou mais processos de compresso ou
criptografia e que deve ser decodificado para que o documento possa ser acessado. Por exemplo, um arquivo A pode ser comprimido e gerar um arquivo B,
que por sua vez cifrado e gera um arquivo C. Para se ter acesso ao arquivo A
necessrio decifrar o arquivo C e depois descomprimir o arquivo B.
Tamanho informa o nmero de bytes do componente digital. Esta informao
til para garantir a previso de espao de memria suficiente para mover ou
processar arquivos, bem como para previso de capacidade de armazenamento.
Com relao ao software de criao, devem ser informados o nome da
aplicao, a verso e a data da criao.
Inibidores so recursos que inibem o acesso, uso ou migrao do componente digital. Devem ser informados o tipo de inibidor, o alvo e a chave de acesso.
Exemplos
Nvel de composio: 0
Tamanho: 345 k
Software de criao_nome: Microsoft Word
Software de criao_verso: 7
Software de criao_data: 2009-10-06
Inibidor_tipo: proteo por senha
Inibidor_alvo: impresso
Inibidor_chave: xyz
Requisito
Formato
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
O
Devem ser registrados, obrigatoriamente, o nome e a verso do formato.
Informaes adicionais sobre o formato tambm podem ser registradas.
Nos casos em que no for possvel identificar o formato, este deve ser
registrado como desconhecido.
Recomenda-se o uso de formas controladas para a designao do formato,
como bases de dados de registro de formato. Ex.: PRONOM,54 MIME.55
54 Servio de base de dados de formatos de arquivo gerenciada pelo The National Archives (TNA), do Reino Unido. Disponvel
em: <www.nationalarchives.gov.uk/pronom/>.
55 Lista de formatos comuns na internet disponvel em: <http://www.iana.org/assignments/media-types/index.html>.
118
e-Arq Brasil
Designao
Formato
Exemplos
Requisito
3.5.5
5.5
Armazenamento
Designao
Armazenamento
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
O
Caso o repositrio digital utilize um identificador como o handle, a localizao
estar implcita no identificador e no ser necessrio registr-la novamente.
Quanto ao suporte, devem ser registradas informaes a respeito do tipo de
suporte utilizado e sua vida til.
Exemplos
Requisito
5.6
6.1.7
Ambiente de software
Designao
Ambiente de software
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
Exemplos
Nome: Windows
Verso: XP
Tipo: sistema operacional
Documentao: manual do sistema
Nome: Word
Verso: 7
Tipo: editor de texto
Requisito
e-Arq Brasil
119
5.7
Ambiente de hardware
Designao
Ambiente de hardware
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
Exemplos
Requisito
5.8
Dependncias
Designao
Dependncias
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
OA
Nota de aplicao
Exemplos
Identificador_tipo: URI
Identificador_valor: <http://www.arquivonacional.gov.br/XYZ/DTD/ojns.dtd>
Requisito
120
e-Arq Brasil
5.9
Designao
Relacionamento
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
Exemplos
Requisito
F
As relaes estruturais so fundamentais para apresentar o documento ao
usurio. As relaes de derivao so importantes para documentar e controlar a origem do documento.
Devem ser registradas as seguintes informaes para cada relacionamento:
tipo de relao (estrutural ou derivao), identificao dos objetos relacionados, descrio da relao (por exemplo, parte de).
As instituies devem estabelecer os tipos de relacionamentos mais relevantes, que devero ser controlados nos metadados. Estas relaes podem ser
expressas das seguintes formas:
tem parte de, parte de;
tem fonte de (um componente digital uma verso de outro componente,
criado por uma transformao), fonte de (um componente derivado de
outro componente por um processo de transformao);
inclui, includo em (relao entre documento e componente digital).
Relatorio de atividades de 2009 inclui relat_2009.doc
relat_2009 fonte de relat_2009.zip
Ver seo 8 Preservao
5.10 Fixidade
Designao
Fixidade
Definio
Objetivo
Obrigatoriedade
Nota de aplicao
Requisito
e-Arq Brasil
121
Evento de preservao
Estas informaes referem-se a eventos de preservao ocorridos com o componente digital. Para cada evento,
so apresentados uma definio e os elementos de metadados que o caracterizam e que devem ser registrados.
importante notar que esta listagem mostra os eventos mais importantes de serem registrados. No se
esgotaram as possibilidades; os rgos e entidades podem incluir outros eventos que julgarem necessrios.
Evento
6.1 Compresso
Obrig
Req
OA
8.3.1
8.3.6
6.2 Decifrao
OA
6.6.3
6.6.6
8.3.1
8.3.6
6.3 Validao de
assinatura digital
Registro de validao da assinatura digital de um documento de acordo com o certificado digital deste.
Registrar informaes tais como: identificao da
validao, data da validao, agente responsvel
pela validao e resultados da validao.
OA
6.5.4
6.5.5
8.3.1
8.3.6
6.4 Verificao
de fixidade
Registro da verificao de fixidade de um documento, ou seja, se os recursos utilizados para garantir a fixidade (assinatura digital, marca dgua,
checksum etc.) no foram corrompidos.
Registrar informaes tais como: tipo de recurso
de autenticao, identificao da verificao, data
da verificao, agente responsvel pela verificao
e resultados da verificao.
OA
6.5.5
6.7.2
8.2.6
8.3.1
8.3.6
OA
6.9.9
8.3.1
8.3.6
6.6 Migrao
OA
3.1.5
8.3.1
8.3.6
6.7 Replicao
OA
6.10.7
8.3.1
8.3.6
OA
6.9.1
8.3.1
8.3.6
6.9 Validao
OA
Ver
seo 7.3
(Armazenamento)
122
e-Arq Brasil
Glossrio
AC
acervo
acessibilidade
acesso
anexo
Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio eletrnico ou com um fluxo de
trabalho (I) Attachment.
anotao
AR
armazenamento
arquivamento
arquivo
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada,
pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza dos suportes.
2 Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao
e o acesso a documentos.
Ver tambm arquivo digital
arquivo digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um programa de computador
e armazenada em suporte apropriado.
Ver tambm objeto digital
assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrnica resultante de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de
criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da
assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o signatrio seja o mesmo; b)
comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da integridade; d) assegurar
ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica
pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura.
Ver tambm assinatura eletrnica; certificado digital; criptografia
e-Arq Brasil
123
assinatura eletrnica
atualizao
Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua
codificao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte. (I) Refreshing;
(F) repiquage; (E) refrescamiento.
Ver tambm converso; migrao; reformatao
autenticao
Declarao de que um documento autntico, ou de que uma cpia reproduz fielmente o original,
feita num determinado momento por pessoa jurdica com autoridade para tal (servidor pblico,
notrio, autoridade certificadora).
Ver tambm autenticidade; certificado de autenticidade, carimbo digital de tempo
autenticidade
autoridade certificadora
autoridade de registro
Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais mediante processo de identificao
estabelecido nas prticas definidas na Infraestrutura de Chaves Pblicas (ICP).
Ver tambm certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP
avaliao
Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece seus prazos de guarda e sua
destinao de acordo com os valores que lhes so atribudos.
banco de dados
1 Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases relacionadas entre si,
de acordo com um modelo de dados; b) regras que definem as operaes vlidas sobre os dados
e garantem sua integridade.
2 Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de dados
e permite a realizao de operaes de manipulao de dados (incluso, alterao, excluso,
consulta) e administrativas (gesto de usurios, cpia e restaurao de dados, alteraes
no modelo de dados).
Ver tambm base de dados
base de dados
captura
124
e-Arq Brasil
Cdigo binrio, incorporado a um documento, que registra data e hora em que ocorreu um evento,
como criao, recebimento, leitura, modificao ou eliminao. uma forma de autenticao do
documento. (I) Timestamp; digital timestamp.
Ver tambm autenticao; autenticidade
categoria de sigilo
certificao digital
certificado de autenticidade
Declarao escrita em que se atesta a autenticidade das reprodues dos documentos arquivsticos
digitais, emitida pela instituio responsvel por sua preservao.
Ver tambm autenticao; autenticidade
certificado digital
Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora (AC), que se destina
a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma chave de
criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Ver tambm assinatura digital; chave privada; chave pblica
chave privada
Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos usada para criptografia assimtrica
e criada em conjunto com a chave pblica correspondente, que deve ser mantida em segredo
pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles
criptografados com a chave pblica correspondente.
Ver tambm assinatura digital; certificado digital; chave pblica
chave pblica
Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos usada para criptografia assimtrica
e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser
usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada
correspondente.
Ver tambm assinatura digital; certificado digital; chave privada
Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos, de sua produo guarda
permanente ou eliminao.
classificao
1
2
cdigo de classificao
e-Arq Brasil
125
completeza
componente digital
Objeto digital que parte de um ou mais documentos digitais e os metadados necessrios para
ordenar, estruturar ou manifestar seu contedo e forma, que requer determinadas aes de
preservao. (I) Digital component.
confiabilidade
contexto
contexto de procedimentos
Normas internas que regulam a produo, tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio.
Ver tambm contexto de provenincia; contexto documental; contexto jurdicoadministrativo; contexto tecnolgico
contexto de provenincia
contexto documental
Cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que situam o documento dentro do
conjunto a que pertence, ou seja, no fundo de arquivo.
Ver tambm contexto; contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto
jurdico-administrativo; contexto tecnolgico
contexto jurdico-administrativo
Leis e normas externas instituio produtora de documentos que controlam a conduo das
atividades desta mesma instituio.
Ver tambm contexto de procedimentos; contexto de provenincia; contexto documental;
contexto tecnolgico
contexto tecnolgico
controle de verso
126
e-Arq Brasil
converso
Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: a) converso de
dados: mudana de formato; b) converso de sistema computacional: mudana do modelo de
computador e de seus perifricos. (I) Conversion.
Ver tambm migrao; reformatao
correio eletrnico
Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrnicas e outros documentos digitais
por meio de redes de computadores. (I) E-mail.
Ver tambm mensagem eletrnica
credencial de segurana
criptografia
Mtodo de codificao de dados com base em algoritmo especfico e chave secreta, de forma que
somente os usurios autorizados possam restabelecer a forma original dos dados.
Ver tambm assinatura digital; chave privada; chave pblica; criptografia assimtrica;
criptografia simtrica; ICP
criptografia assimtrica
Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes que se relacionam, matematicamente, por meio de um algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave s possa ser decifrado
pela outra que forma com ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimtrica so
denominadas chave pblica e chave privada.
Ver tambm chave privada; chave pblica; criptografia simtrica
criptografia simtrica
Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de maneira que o texto seja cifrado e
decifrado com esta mesma chave.
Ver tambm criptografia assimtrica
custdia
dado
destinao
Deciso, com base na avaliao, sobre o encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminao.
Ver tambm eliminao; recolhimento
digitalizao
documento
e-Arq Brasil
127
documento arquivstico
Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prtica, como instrumento
ou resultado dessa atividade e retido para ao ou referncia. (I) Record.
Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivstico. (I) Digital record.
Ver tambm documento arquivstico; documento digital
Documento eletrnico reconhecido e tratado como documento arquivstico. (I) Electronic record.
Ver tambm documento arquivstico; documento eletrnico
documento digital
Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema
computacional. (I) Digital document.
documento eletrnico
dossi
Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto, que
constitui uma unidade.
Ver tambm dossi hbrido; processo
dossi hbrido
Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais. Exemplo: projetos arquitetnicos que
apresentam descrio em papel e plantas em disco ptico.
Ver tambm processo hbrido
elemento extrnseco
Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico. Exemplos: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro ou multimdia); selo, logomarca; assinatura
digital; links.
Ver tambm documento arquivstico; elemento intrnseco
elemento intrnseco
Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico. Exemplos: autor, destinatrio,
data, local, assinatura, assunto.
Ver tambm documento arquivstico; elemento extrnseco
eliminao
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para guarda
permanente.
e-mail
emulao
Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais para fazer
uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de uma obsoleta, aceitando as mesmas
entradas e produzindo as mesmas sadas.
exportao
128
e-Arq Brasil
forma documental
formato de arquivo
Especificao de regras e padres descritos, formalmente, para interpretao dos bits constituintes
de um arquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser: 1. aberto, quando as especificaes
so pblicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png); 2. fechado, quando as especificaes
no so divulgadas pelo proprietrio (p. ex.: .doc); 3. proprietrio, quando as especificaes
so definidas por uma organizao que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (p.
ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif); 4. padronizado, quando as especificaes so produzidas por um
organismo de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (p. ex.: .xml, .pdf/A).
(I) Format; (F) format; (E) formato.
grau de sigilo
Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele em razo da natureza do seu contedo,
com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-lo.
hardware
ICP
identificador nico
Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, processo ou item documental de maneira
a distingui-lo dos demais. (I) File identifier.
Ver tambm controle de verso; registro
informao
integridade
Estado dos documentos que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de corrupo
ou alterao no autorizada nem documentada.56
56 No confundir com integridade arquivstica, cujo objetivo, decorrente do princpio da provenincia, consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminaes indiscriminadas. Tambm chamado integridade do fundo (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 108).
e-Arq Brasil
129
item documental
Marca que serve para distinguir uma imagem digital com informao sobre sua provenincia e
caractersticas, utilizada para proteger a propriedade intelectual. As marcas dgua sobrepem,
no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou invisvel, que s pode ser
suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida. (I) Digital watermark.
mensagem eletrnica
Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrnico. s vezes,
vem acompanhado de anexos que so transmitidos com a mensagem.
metadados
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivsticos ao longo do tempo.
mdia
Ver suporte
migrao
Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem
acessados apesar das mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto
digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para
um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;
c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A
migrao pode ocorrer por converso, atualizao ou reformatao.
Ver tambm acessibilidade; converso; objeto digital; reformatao; atualizao
minuta
objeto digital
Uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do objeto e de seus metadados associados.
A anatomia do objeto digital percebida em trs nveis: 1. nvel fsico refere-se ao objeto
digital enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos suportes. Por
exemplo, no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia do estado de polaridades (negativa
e positiva) e, nos suportes pticos, a sequncia de estados de translucidez (transparncia e
opacidade); 2. nvel lgico refere-se ao objeto digital como um conjunto de sequncias de bits,
que constitui a base dos objetos conceituais; 3. nvel conceitual refere-se ao objeto digital
que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, como, por exemplo, o documento
visualizado na tela do computador. (I) Digital object.
Ver tambm arquivo digital
organicidade
original
plano de classificao
130
preservao digital
Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade
dos suportes, garantindo acesso e interpretao dos documentos digitais pelo tempo que for necessrio.
Ver tambm migrao; atualizao; emulao
processo
processo hbrido
programa de computador
Sequncia lgica de instrues que o computador capaz de executar para obter um resultado especfico.
recolhimento
recuperao da informao
reformatao
1
2
registro
sistema de informao
e-Arq Brasil
131
software
suporte
Base fsica sobre a qual a informao registrada. (I) Medium, storage medium.
tramitao
transferncia
trilha de auditoria
valor primrio
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora,
levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
valor secundrio
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade produtora
e outros usurios, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram,
originalmente, produzidos.
verso
132
e-Arq Brasil
Referncias
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