VIII ENANCIB Encontro Nacional de Pesquisa em Cincia da Informao

28 a 31 de outubro de 2007 Salvador Bahia Brasil

GT 4 Gesto da Informao e do Conhecimento nas Organizaes

Comunicao oral

PLANEJAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAO:

Aspectos tericos e elementos essenciais da estratgia e da implementao
INFORMATION SYSTEMS PLANNING:
Theoretical aspects and essential elements of strategy and implementation
Rogrio Henrique de Arajo Jr. (PPGCInf/UnB1, araujojr@unb.br)
Lillian Alvares (PPGCInf/UnB, lillianalvares@unb.br)
Resumo: Apresenta os principais aspectos tericos e metodolgicos da rea de planejamento e como ele integrado s necessidades dos sistemas de informao. No contexto de evoluo do planejamento, a pesquisa aponta
os modelos referenciais e as variveis ambientais que exercem presso no processo de tomada de deciso tendo
como ponto central as necessidades dos usurios. Finaliza indicando os elementos essenciais para o planejamento de sistemas de informao cujo objetivo a ser atendido deve observar a necessidade de monitoramento
ambiental para atendimento da demanda.
Palavras-chave: Planejamento de Sistemas de Informao. Teoria de Planejamento. Informao para Tomada
de Deciso. Necessidade do Usurio.
Abstract: The work presents the main methodological and theoretical aspects of planning and how it is
integrated with the necessities of the information systems. Concerning the evolution of planning, the project
points out the reference models and environmental varieties that put pressure on the decision making process,
taking into consideration mainly the necessities of users. It ends indicating the essential elements for the
planning of information systems which goal is to observe the necessity of environmental monitoring for
answering the demands.
Keywords: Information Systems Planning. Planning Theory. Information for Decision Making. Necessity of
User.

PPGCInf/UnB Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da Universidade de Braslia

1. Introduo
O planejamento configura-se como um dos instrumentos gerenciais mais importantes
no processo administrativo e, como tal, imprescindvel quando a organizao considera em
seu desenvolvimento futuro, aes que devem ser realizadas a fim de garantir insero competitiva em seu mercado de atuao. Na concepo que ser apresentada como modelo para
planejar, o diagnstico situacional o marco para a transformao do futuro de uma organizao ou sistema com vistas ao seu alinhamento estratgico.
Os sistemas de informao, por sua vez, representam hoje para as organizaes o requisito central para a organizao, controle e gesto de grande quantidade de dados e papis
que vo adquirir valor para os processos decisrios, se organizados e disponibilizados em uma
estrutura que contemple: coleta de dados de entrada, processamento dos dados e informaes
de sada. Ainda, na concepo que ser apresentada para os sistemas de informao, o amplo
conhecimento do perfil de consumo da informao dos usurios, bem como o levantamento
de suas necessidades de informao devero ser o objetivo a ser alcanado, pois o contexto de
ampla competio das organizaes exige a cada momento decises proativas centradas nas
demandas dos usurios em tempos cada vez mais exguos.
Planejar sistemas de informao estabelecer, sob bases slidas, o futuro desenho do
modelo de gesto da informao que ir subsidiar a organizao em seu desenvolvimento.
Portanto, uma atividade estratgica, uma escolha fundamental que ir se relacionar com a
misso e os objetivos organizacionais.
Os objetivos do presente trabalho so apresentar a concepo do planejamento que
considera amplamente o desenvolvimento futuro da organizao e o seu papel na definio,
ou redefinio de sistemas de informao com foco nas necessidades informacionais de seus
usurios.
2. A concepo do planejamento
Muitos conceitos foram propostos para o planejamento e em todos a preparao do desenvolvimento futuro das organizaes um pressuposto central. Para Robbins (2001) planejamento uma funo gerencial que engloba a definio das metas de uma corporao, o estabelecimento de uma estratgia global para alcanar estas metas e o desenvolvimento de uma
hierarquia de planos para integrar e coordenar atividades. Oliveira (1999) afirma que o planejamento possui caractersticas suficientes para obter importncia estratgica para qualquer
empreendimento organizacional. Dentre elas esto:
Estar ligado ao desenvolvimento futuro das organizaes, antecipando-se aos
acontecimentos.
Promover a tomada de deciso de forma ordenada.
Preocupar-se com as mudanas do meio ambiente externo, bem como com a correta
utilizao dos recursos internos disponveis.
Identificar necessidades de mudana na postura organizacional, alm de promover um
processo interno de mudanas. E
Preocupar-se com a cultura organizacional.
Cada uma destas caractersticas responde pela reflexo que deve ser promovida no
mbito das organizaes sobre o que se pretende realizar no horizonte de desenvolvimento
futuro. A anlise interna e externa da ambincia corporativa deve gerar como resultado um
diagnstico estratgico do posicionamento competitivo de empresas e/ou sistemas, com base
neste levantamento pode-se partir para o conceito de planejamento proposto por Oliveira

(1999) que a formulao sistemtica de um conjunto de decises, devidamente integrado,

que expressa os propsitos de uma empresa e condiciona os meios para alcan-los.
O planejamento lida com o futuro. Para abordar a complexidade do desenvolvimento
corporativo, todo o processo necessitar de estratgias para ligar a situao atual s pretenses
de amanh. Da a razo de se associar planejamento com estratgia.
A estratgia detm um propsito claro junto ao planejamento, o de consubstanciar as
aes para o correto uso dos recursos organizacionais (internos e externos) disponveis em
prol do atingimento dos objetivos pr-estabelecidos. A estratgia pode ser definida como um
conjunto de aes e abordagens que a gerncia utiliza para atingir os objetivos de desempenho
das organizaes (THOMPSON JR. & STRICKLAND III, 2002) ou ainda, planos da alta administrao para alcanar resultados consistentes com a misso e os objetivos gerais da organizao (WRIGHT, KROLL e PARNELL, 2000).
2.1 O contexto do planejamento
Atualmente, planejamento e estratgia so considerados como um nico modelo de
gesto chamado de administrao estratgica. A administrao estratgica se desenvolveu a
partir da dcada de 60 do sculo XX com o chamado planejamento a longo prazo que considerava posicionamentos competitivos de longa durao por meio de planos operacionais e
oramentos plurianuais. O arranjo do desenvolvimento organizacional de longo prazo estava
assentado em previses economtricas e na preocupao com estratgias de diversificao,
onde produtos e mercados eram as balizas usadas. O que ensejou a etapa seguinte, j nas dcadas de 70 e 80, foi a pouca flexibilidade da viso de longo prazo que desconsiderava riscos.
O planejamento estratgico, etapa seguinte ao planejamento de longo prazo, se desenvolveu dentro da perspectiva da qualidade total (dcadas de 70 e 80), onde as estratgias de
desenvolvimento das organizaes estavam voltadas para uma ampla segmentao dos mercados e, como tal, buscavam ampliar a viso estratgica para o que se convencionou chamar
de prospeco, ou seja, busca de conseqncias futuras para as decises tomadas no presente.
Neste perodo, as organizaes investiram em tcnicas de monitoramento e prospeco ambiental. Como exemplo, podemos tomar o Benchmarking para focalizar as melhores prticas e
desempenhos do mercado e as anlises situacionais com a tcnica SWOT, sigla em ingls para
a anlise de foras e fraquezas no ambiente interno e oportunidades e ameaas no ambiente
externo s organizaes.
A etapa que atualmente vigora na administrao, remodelou o planejamento incorporando-o estratgia. Com isso, a partir da dcada de 80, a formulao e operacionalizao da
estratgia passou a ser o paradigma do modelo de gesto com o foco na anlise competitiva
para o correto gerenciamento de mudanas. Outro fator distintivo desta etapa a preocupao
em difundir internamente a estratgia corporativa e com isso transformar funcionrios em
colaboradores.
Cabe ressaltar que as etapas do desenvolvimento da viso estratgica so cumulativas,
o que significa dizer que nenhuma viso foi descartada, mas adaptada para novas realidades
ambientais. Tcnicas como Cenrios, SWOT e Benchmarking continuam sendo amplamente
utilizadas para o diagnstico estratgico. Da mesma forma, previses economtricas ou matrizes de anlise de portflios de produtos e servios, tpicas do planejamento de longo prazo,
ainda guardam sua utilidade em tempos de administrao estratgica.
2.2 O modelos de planejamento
O modelo de planejamento a ser usado no mbito dos sistemas de informao baseiase no diagnstico da situao atual, onde as aes a serem desenvolvidas e a escolha da estratgia esto condicionadas realidade dos sistemas de informao nas organizaes. Com isso,
a primeira etapa que deve prevalecer o exame e contextualizao dos objetivos destes siste-

mas que devero estar de acordo, por sua vez, com a misso e objetivos da organizao que os
hospeda.
A seguir apresentamos uma das possibilidades de modelo de administrao estratgica:
OPORTUNIDADES E AMEAAS DO AMBIENTE EXTERNO

Macroambiente

Ambiente Setorial

AMBIENTE INTERNO

Recursos, Misso Organizacional e Objetivos da Empresa

PROCESSO DE ALINHAMENTO ESTRATGICO

FORMULAO DE ESTRATGIAS
Formulao de Estratgias
Empresariais
Formulao de
Estratgias de
Unidades de negcio
Formulao de
Estratgias funcionais

IMPLEMENTAO DE ESTRATGIAS

Estrutura Organizacional
Liderana, Poder e Cultura Organizacional

CONTROLE ESTRATGICO

Processo de Controle Estratgico e Desempenho

Figura 1 Modelo de administrao estratgica

(Fonte: adaptado de Wright, Kroll & Parnell, 2000)

A considerao dos objetivos do sistema de informao permite iniciar o processo de

planejamento por meio de uma proposta de integrao do seu ambiente de tarefa ao ambiente
organizacional. Entretanto, importante assinalar que os ambientes so limitados presses
externas (restries) que influenciam e transformam no desenvolvimento futuro os objetivos
organizacionais. A figura 2 ilustra esta situao:

Meio ambiente
externo

NEGCIO

PRESSES
MISSO

PRESSES

OBJETIVOS

DESAFIO
S

METAS

Meio ambiente
interno

PRESSES

DESAFIO
S

METAS

ESTRATGIA

BASES PARA O
PLANEJAMENTO

PRESSES

Figura 2- Presses no processo de planejamento

O modelo de planejamento deve ser sistemtico, ou seja, no se aplica apenas em uma
situao especfica ou apenas durante um determinado tempo, devendo ser adotado como uma
soluo contnua em que os resultados alcanados, ao final, reiniciam um novo processo.
Tambm no se planeja apenas quando se tem problemas, mas para o aperfeioamento contnuo dos objetivos e resultados esperados com vistas ao pleno desenvolvimento organizacional.
Segundo Chan (2000) devemos antes de iniciar o planejamento responder duas perguntas: a) H a percepo imediata de que o sistema de informao falho? e b) Percebe-se
claramente pelas pessoas na organizao, a presena de falhas ou a necessidade de mudanas
na estratgia de distribuio da informao?
Responder a estes questionamentos estabelecer uma conexo entre a realidade objetiva e o processo de planejamento que agora ser modelado.
O modelo de planejamento proposto por Chan (2000), possui quatro etapas:
Etapa filosfica: consiste na declarao de princpios e valores que explicitam as opes da organizao ao construir o planejamento. A definio da misso que fundamenta e
impulsiona a criatividade de uma organizao e as macro polticas que surgem como uma
conseqncia lgica. A ao fundamental na consecuo desta primeira etapa responder aos
seguintes questionamentos:
Como pretende atuar a organizao em seu mercado?
O que pretende fazer?

 A quem se destina os produtos e servios da organizao?

A resposta para as perguntas devem conduzir a organizao na formulao de seus
objetivos, a partir da descrio dos servios e produtos oferecidos, como so desenvolvidos e
quais so os seus clientes;
Etapa analtica: consiste na preciso da realidade especfica de atuao das organizaes por meio de uma anlise dos seus meios ambientes interno e externo. Este conhecimento
imprescindvel para situar a atividade de gesto da informao na realidade concreta dos
mtodos e processos organizacionais.
a) Anlise interna: corresponde avaliao das carncias, fraquezas e foras. As carncias so os valores, recursos ou qualidades necessrias para o alcance dos objetivos. Como
exemplo, podemos citar uma organizao que no possui um servio de informao de apoio
s suas atividades. As fraquezas so valores negativos presentes em todas as empresas que se
colocam como obstculo ao seu desenvolvimento. Como exemplo, podemos ter uma organizao que tenha um servio de informao sustentado por profissionais no especializados no
manejo da informao. As foras so os valores que a organizao possui e que servem para
alcanar os objetivos pr-estabelecidos. Uma fora informacional pode ser a existncia de
uma Intranet na organizao;
b) Anlise externa: corresponde a avaliao das oportunidades, problemas e ameaas.
As oportunidades so foras ambientais que podem favorecer, por meio de aes, o desenvolvimento da organizao. Uma informao sobre a necessidade concreta de desenho de uma
nova embalagem para um determinado produto um exemplo de oportunidade. As ameaas
so situaes de risco que paralisam ou interrompem definitivamente o fluxo informacional.
Etapa de elaborao do plano: a sinergia entre as etapas anteriores deve ser a motivao inicial para a formulao de um plano diretor de desenvolvimento do sistema de informao. Plano este que deve possuir objetivos, estratgias e planos de ao; e
Etapa de avaliao e controle: consiste na execuo de toda as atividades propostas,
bem como o seu controle e a sua retroalimentao. A finalidade desta etapa est em corrigir o
desenrolar das aes planejadas conforme as exigncias contidas nos objetivos pr-estabelecidos.
3. A concepo de sistema de informao
A concepo de um sistema de informao deve estar baseada no pressuposto de que a
informao um recurso estratgico gesto, ela deve desempenhar um papel especialmente
importante no desenvolvimento de esforos para criar e manter a diferenciao de produtos e
servios. No momento de interao com o cliente, a informao torna-se um instrumento essencial para a personalizao do servio, que pode evoluir para nichos de mercado, centrados
em grupos de usurios, ou at considerar cada usurio de forma individualizada, sendo o indivduo um nicho de mercado.
Assim sendo, os sistemas de informao devem reduzir a incerteza e aumentar o conhecimento, por meio do acesso s informaes, sobre a ambincia que os envolve, particularmente nos insumos que recebem. Tais insumos, sejam de natureza financeira, material ou
de demanda, devem ser conhecidos, calculados e antecipados.
Nos sistemas informacionais, assim como nas organizaes, o processo decisrio tem
origem na identificao de problemas ou oportunidades, na coleta e anlise de dados e informaes sobre estes problemas/oportunidades e na converso dessa informao em ao. Baseando-se na anlise global desses elementos, o administrador obtm informao

(TARAPANOFF, MIRANDA & ARAJO JR., 2002). A figura a seguir ilustra os passos envolvidos no processo decisrio:

Estabelecer
Objetivos
Identificao
do
Problema
Determinar quando os objetivos
no esto sendo alcanados

Selecionar
Problemas

Seleo do
Problema

Estabelecer
Objetivos
Soluo do
Problema
Escolher a melhor alternativa

Implementar
a Soluo

Modificar se
necessrio

Figura 3 - Passos no processo de tomada de deciso

(Fonte: Tarapanoff; Miranda & Arajo Jr., 2002)
A relao estreita que existe entre os sistemas de informao e o processo decisrio
do conta do propsito destes sistemas. Estes devem ter sua misso e os seus objetivos calcados na misso e nos objetivos da organizao que os hospeda. Tal prerrogativa essencial
para que os resultados apresentados estejam em conformidade com as necessidades de informao de todos os componentes dentro das organizaes.
Entretanto, para que o sistema de informao esteja voltado para as necessidades informacionais de seus usurios, alm de misso e objetivos em conformidade, dever estabelecer aquilo que OBrien (2000) chamou de requisitos da qualidade da informao adaptada
neste trabalho:
Tabela 1- Requisitos da qualidade da informao
Requisitos da Qualidade da Informao e Seus Pressupostos

Em relao ao tempo
Disponibilidade: a informao deve ser disponibilizada quando for necessria;
Atualizao: a informao necessita estar atualizada quando for demandada;
Freqncia: a informao deve ser disponibilizada sempre que requerida; e
Perodo: a informao deve ser disponibilizada em relao ao passado e ao presente, alm de ser proativa no atendimento das necessidades informacionais.

Em relao ao contedo
Preciso: a informao no deve conter erros e estar em conformidade com as
necessidades de informao dos usurios;
Conciso: toda a informao necessria deve ser disponibilizada;
Amplitude: a informao pode ser especfica ou geral, dependendo da demanda;
Performance: a informao pode ter o seu contedo voltado para o relato da
performance de um sistema.
Em relao forma
Clareza: a informao deve ser disponibilizada de uma forma clara e de fcil compreenso;
Completeza: a informao deve ser disponibilizada na ntegra ou sintetizada, conforme a demanda;
Formato: a informao deve ser disponibilizada em um formato que a torne
inteligvel e esteja de acordo com os requisitos de acesso dos usurios.
Fonte: adaptado de OBrien, 2000.
A prospeco de dados uma outra modalidade que pode ajudar na composio de
sistemas de informao voltados para as necessidades de informao dos usurios e acoplados
ao escopo de diagnstico estratgico, caro ao processo de panejamento.
Alm do que, se consideramos que o amadurecimento, durante a evoluo dos sistemas de informao, incorporou o atendimento das necessidades de informao dos usurios
como medida de qualidade dos produtos e servios ofertados, a prospeco deve ser utilizada
como modelo de monitoramento da ambincia organizacional que hospeda os sistemas informacionais.
Durante a gesto destes sistemas importante a opo por modelos de exame ambiental mais convenientes, j que adoo deste ou daquele tipo de exame, pode revelar caractersticas qualitativas de reatividade e/ou proatividade2 dos sistemas no atendimento das demandas informacionais.
O exame ambiental classificado de trs formas, segundo Certo & Peter (1993):
a) Sistemas irregulares de exame: so estudos ambientais dirigidos feitos quando alguma crise est para acontecer. S devem ser incorporados ao modelo de exame em situaes
extremas e jamais como uma prtica corriqueira. Sistemas dotados de modelos de monitoramento irregulares, revelam uma postura reativa e deficitria no atendimento das demandas dos
usurios. Por outro lado, a montagem de sistemticas irregulares de exame tem custo menor e
muitas vezes compatveis com a capacidade financeira de micro e pequenas empresas;
b) Sistemas regulares de exame: baseiam-se em revises regulares do ambiente e dos
seus componentes. So modelos intermedirios de monitoramento que congregam custos relativamente baixos, sem no entanto, comprometer, por completo, a proatividade que deve
existir no exame das necessidades de informao dos usurios dos sistemas de informao; e
c) Sistemas contnuos de exame: monitoram sistematicamente os componentes do ambiente organizacional. Modelo ideal para gerar proatividade nas decises relativas ao comportamento de consumo da informao das reas usurias dos sistemas de informao. Permitem ao sistemas informacionais a oferta de produtos e servios mais adequados s realidades ambientais das organizaes que competem por um mercado altamente voltil que exige
decises assertivas em prazos cada vez mais curtos. Todavia, a montagem de sistemas cont2

O conceito de proatividade est relacionado antecipao a uma situao determinada, ou seja, envolve a
previso das expectativas e a concretizao da demanda latente antes da demanda expressa (Arajo Jr., 1998).

nuos de exame elevam os custos e podem, se no forem bem aproveitados na gerao de vantagem competitiva, comprometer rapidamente a relao custo versus benefcio, inviabilizando
assim, a sua continuidade.
3.1 O contexto dos sistemas de informao
A evoluo dos sistemas de informao acompanharam duas tendncias claras, de
acordo com OBrien (2000):
A expanso na abrangncia e na precedncia do papel desempenhado pelos sistemas de
informao nos negcios e na administrao estratgica; e
A expanso do uso sistemtico de produtos e servios ofertados pelos sistemas de
informao no contexto da administrao estratgica.
Estas duas tendncias marcaram, a partir da dcada de 50 do sculo XX, a transformao dos ento chamados sistemas de processamento eletrnico de dados, que por sua vez,
ocupavam-se de tarefas relativas ao processamento de transaes, manuteno de registros em
bases de dados e aplicativos na administrao contbil e financeira das empresas, em sistemas
de informaes gerenciais j na dcada de 60.
Os sistemas de informaes gerenciais eram criados e mantidos por planos diretores
que se ocupavam do desenho de relatrios administrativos. Foi tambm neste perodo que a
sua capacidade de subsidiar processos decisrios nas organizaes tornou-se uma tendncia
que, mais tarde, viria a se consolidar na dcada de 70 com os chamados sistemas de apoio
deciso.
Os sistemas de apoio deciso estavam subdivididos em sistemas de apoio ao processo decisrio propriamente dito e sistemas de apoio gesto administrativa. De toda a
forma, as solues de apoio, segundo OBrien (2000), eram eminentemente interativas e ad
hoc ao processo de tomada de deciso. Esta foi a principal linha de transformao e desenvolvimento destes sistemas.
Entre o incio e o final da dcada de 80 os sistemas de informao, alm de consolidar
o seu papel de apoio deciso, criaram novos mecanismos de oferta de informao mais especializada. A sua aproximao com as necessidades de informao dos usurios ganhou
fora por intermdio de produtos e servios estratgicos para gerar vantagem competitiva.
Neste perodo os modelos de exame ambiental passaram a fazer parte da gesto da informao
nas organizaes, fazendo surgir os chamados sistemas de informao executiva.
No perodo compreendido pelo incio da dcada de 90 at 2000, os sistemas de informao passaram a congregar toda a potencialidade das tecnologias da informao e comunicao. A partir da, sistemas de informao interconectados e a possibilidade de administrar
estrategicamente os recursos informacionais disponveis na Internet e Intranet, acabaram por
dar outra dimenso prpria informao.
3.2 Modelos de identificao de necessidades de informao
Para a montagem e a administrao de um sistema de informao necessrio que os
responsveis realizem um estudo bsico de necessidades de informao na empresa. Somente
por meio de um estudo desta natureza os gerentes podero oferecer sistemas de informao
em condies de subsidiar as decises de uma organizao. O conhecimento do perfil de
consumidor da informao dar as diretrizes para: seleo, coleta e anlise dos dados que
integraro o sistema.
Isto tornar possvel utilizar estes dados em proveito do desenvolvimento e aprimoramento organizacional.

Para uma melhor compreenso das questes em torno das necessidades de informao
expressas pelos usurios podemos nos pautar no modelo disposto na Figura 4 a seguir:
7.

1.
Problema no
estruturado

2.
Problema
claramente

Ao para
solucionar o
problema
claramente

5.
Comparao das
etapas 4 e 2

3.
Levantamento das
vrias facetas do
problema

6.
Ajustes e mudanas
necessrias

4.
Modelo de soluo

4a.
Compreenso clara
da questo

4b.
Estabelecimento da
estratgia de busca
em bases de dados
bibliogrficos

Figura 4- Modelo de soluo para as necessidades de informao dos usurios

(Fonte: adaptado de Checkland, 1999 apud Arajo Jr., 2005)
Outro modelo adaptado que pode ser empregado no gerenciamento das necessidades
de informao dos usurios est apoiado na concepo do CRM, sigla em ingls que significa
gerenciamento do relacionamento com o cliente. Neste modelo, a estratgia consiste na incluso dos seguintes elementos no levantamento de necessidades de informao:
Compreenso das necessidades dos clientes/usurios.
Antecipao das necessidades dos usurios. E
Administrao das necessidades dos usurios.
De acordo com Brown (2001), o ato de definir uma cultura de administrao do relacionamento com os clientes deve levar em conta a identificao e entendimento de suas necessidades. O mesmo pode ser dito ao se buscar a preciso de resposta a partir de feedbacks,
onde a aferio da satisfao dos usurios deve ser proporcional a identificao e compreenso de suas necessidades.

Na figura abaixo apresentado um processo tpico de gerenciamento de CRM para o

qual foi adaptada a posio do usurio:

Anlise e
refinamento

Interao com
os usurios

APRENDIZADO

AO

Descoberta de
conhecimento

Planejamento
do fluxo
informacional

Figura 5-O processo de gerenciamento de CRM

(Fonte: adaptado de Swift, 2000)
De acordo com Arajo Jr. (2005) outros tantos modelos foram propostos para demonstrar a importncia que tm a identificao e a compreenso das necessidades informacionais do usurio. Um destes modelos foi proposto por Wilson (1999) que podemos cotejar a
seguir:

USURIOS DA
INFORMAO

SATISFAO OU NO
SATISFAO

NECESSIDADE

IDENTIFICAO DO
USO DA INFORMAO

TROCA DE
INFORMAO

COMPORTAMENTO DA
INFORMAO

USO DA INFORMAO

USO DA INFORMAO
OUTRA PESSOA

SUCESSO

FALHA

TROCA DE
INFORMAO

Figura 6- Modelo de Wilson do comportamento da informao

(Fonte: Wilson, 1999 apud Arajo Jr. 2005)
Consideramos ainda o emprego do estudo bsico das necessidades de informao que
viabiliza um modelo global de avaliao e redesenho do sistema de informao. Este estudo
evita, segundo BIO (1996), uma atuao esparsa sem definio racional de prioridades em
oposio a um sistema integrado.
4. A proposta para o planejamento de sistemas de informao
Encaixar de forma operante os sistemas de informao na administrao estratgica
das organizaes o propsito do planejamento de sistemas de informao. Isto vai significar
que este sistema dever agregar trs elementos capitais:
Adaptao da misso e dos objetivos do sistema misso e objetivos da organizao em
que est inserido. Por meio de avaliaes peridicas das estatsticas de uso e da satisfao
das necessidades de informao dos usurios do sistema, coleta sistemtica de dados para
a atualizao dos perfis de consumo de informaes dos usurios, correo do modelo de
gesto estratgica proposto para hospedar o sistema de informao da organizao.
Ampla considerao das necessidades de informao dos usurios. Por meio de levantamentos minuciosos dos perfis de consumo da informao das organizaes e de seus colaboradores, estudo de suas necessidades de informao e a formatao de produtos e servios a serem disponibilizados no mbito da gesto da informao. E
Constante atualizao tecnolgica com o objetivo de equilibrar a relao custo versus
benefcio. Por meio do estabelecimento de processos de benchmarking e de monitoramento tecnolgico em uma rea de negcios especifica, monitoramento e mapeamento
sistemtico do estado da arte do desenvolvimento de tecnologias da informao e comunicao, com vistas promoo de atualizaes nos instrumentos de coleta dos dados,

nas concepes e ferramentas do processamento da informao e nos formatos de sada

das informaes a serem distribudas e disseminadas entre os usurios do sistema.
Os elementos citados devem fazer parte da misso e dos objetivos dos sistemas informacionais.
Por fim, apresentamos um modelo para o processo de planejamento de sistemas de informao:

Adaptao da
misso e dos
objetivos do
sistema misso
e objetivos da
organizao em
que est inserido

Constante
atualizao
tecnolgica com
o objetivo de
equilibrar a
relao custo
versus benefcio

MISSO
OBJETIVOS
Avalia
o externa

Avalia
o interna

Identificao
de ameaas e
oportunidades

Identificao
de foras e
fraquezas

Criao de opes de estratgias

Avaliao e escolha das estratgias

adequadas

Ampla
considerao das
necessidades de
informao dos
usurios

Montagem da diretriz estratgica

Implementao da
estratgia

Figura 7- Modelo para o processo de planejamento de sistemas de informao

5. Concluso
Um dos princpios do planejamento estratgico, de acordo com Oliveira (1999), o da
maior eficincia, eficcia e efetividade, onde a maximizao dos resultados e minimizao
das deficincias devem ser o objetivo a ser atingido.
O alinhamento estratgico deve estar pautado nesta direo, a partir da proposio de
caminhos para a organizao chegar ao estado futuro almejado. Por conseguinte, o planejamento de sistemas de informao deve estar integrado e voltado para a ordenao dos requi-

sitos organizacionais na realizao dos meios propostos, no caso um sistema que subsidie o
processo decisrio, atendendo proativamente s necessidades de informao de seus usurios.
Planejar sistemas de informao desenhar o modelo de gesto da informao que ir
apoiar a organizao em seu desenvolvimento, ou seja, coletar dados, process-los, analisar
informaes, formular estratgias apoiadas na anlise realizada e possibilitar a ao em conformidade com as estratgias definidas. Portanto, trata-se de uma atividade que dever ocupar-se das seguintes tarefas:
Coleta das informaes.
Armazenamento das informaes.
Processamento das informaes.
Promoo do acesso s informaes.
Organizao da informao.
Modelagem e anlise das informaes (GEENBERG, 2001).
O planejamento de sistemas de informao dever implementar mudanas tambm no
fluxo da informao de uma organizao, j que a agregao de valor e o prprio sistema de
informao devem ser considerados como elementos indispensveis na produo, organizao
e na transferncia da informao. Este fato invariavelmente impactar o cotidiano das decises empresariais, podendo aperfeioar todo o fluxo informacional pr-estabelecido.
As mudanas no fluxo da informao devero ocorrer a partir do planejamento do sistema informacional e influir diretamente sobre a rapidez e a confiabilidade no atendimento
das demandas por informao. Para Arajo Jr. (1998) o atendimento das demandas s poder
ser feito de forma confivel e rpida se o processo que o origina estiver dotado de informaes suficientes. Esta caracterstica dever estar ligada ao fluxo informacional da empresa,
que se reflete, basicamente, na comunicao interna e na determinao de prioridades nos
processos internos.
Finalmente, o planejamento de sistemas de informao dever proporcionar:
Maior ordenao e agilidade do processo decisrio no mbito da organizao que hospeda
o sistema de informao, tendo em vista a promoo da melhoria das tarefas propostas por
Greenberg (2001) para estes sistemas.
Correta identificao e localizao de necessidades de mudanas na estrutura dos sistemas
informacionais.
Adoo de uma postura proativa quanto ao desenvolvimento futuro dos sistemas de
informao. E
Estabelecimento do equilbrio entre foras, fraquezas, ameaas e oportunidades que desafiam a efetividade dos sistemas informacionais.
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