Conselho Internacional de Arquivos

Conselho Internacional de Arquivos

Princpios de Acesso aos Arquivos

orientao tcnica para gesto de
arquivos com restries

Conselho Internacional de Arquivos

Princpios de Acesso aos Arquivos:

orientao tcnica para gesto de arquivos com restries

Conselho Internacional de Arquivos

Comit de Boas Prticas e Normas
Grupo de Trabalho sobre Acesso
1o de fevereiro de 2014

Copyright Conselho Internacional de Arquivos

Copyright 2014 Arquivo Nacional
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Diagramao e capa
Tania Maria Cuba Bittencourt
O original deste documento a verso em ingls. A presente traduo apenas um documento
de referncia.
No um documento oficial.

Conselho Internacional de Arquivos. Comit de Boas Prticas e Normas.

Grupo de Trabalho sobre Acesso.
Princpios de acesso aos arquivos: orientao tcnica para gesto de
arquivos com restries [recurso eletrnico] / Conselho Internacional de
Arquivos ; [Traduo de Silvia Ninita de Moura Estevo e Vitor Manoel
Marques da Fonseca]. -- Dados eletrnicos. -- Rio de Janeiro : Arquivo
Nacional, 2014.
Dados eletrnicos (1 arquivo : 618 Kb). -- (Publicaes Tcnicas ; 58)
Sistema requerido : Adobe Acrobat Reader.
ISBN 978-85-60207-63-3
1. Arquivos Acesso. I. Estevo, Silvia Ninita de Moura, trad. II.
Fonseca, Vitor Manoel Marques da, trad. III. Ttulo. IV. Srie.
CDD 025.171

SUMRIO

Introduo

A. Informar o pblico sobre os arquivos

B. Desenvolver uma poltica de acesso

C. Acordar restries de acesso na ocasio da transferncia

D. Controlar o acesso fsico aos documentos sob restrio

E. Permitir equipe acesso aos documentos sob restrio para realizao

do trabalho arquivstico

10

F. Descrever documentos sob restrio

10

G. Responder a pedidos de acesso a documentos sob restrio

11

H. Tomar decises sobre acesso

13

I. Implementar restries de acesso

14

J. Documentar as decises sobre acesso

16

K. Rever restries de acesso

17

L. Liberar documento anteriormente restrito

17

Apndice A. Exemplo de poltica de acesso para uma instituio arquivstica

19

Apndice B. Exemplo de checklist de deciso: etapas preliminares

na determinao do acesso

23

Apndice C. Exemplo de guia-fora (aviso de restrio): item singular

24

Apndice D. Exemplo de guia-fora (aviso de restrio): itens mltiplos em

um dossi/processo

25

Apndice E. Exemplo de guia-fora (aviso de restrio): definies

26

Introduo

Princpios de acesso aos arquivos, adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos em

agosto de 2012, oferece orientao para aqueles envolvidos com o desenvolvimento,
reviso ou implementao de decises para liberao ou restrio de documentos em
instituies arquivsticas. Baseados nas normas internacionais e nas boas prticas, esses
princpios foram adotados aps um longo perodo de consulta internacional.
Os Princpios so necessariamente gerais. Eles incentivam o uso mais amplo possvel
dos arquivos, baseado no conjunto de leis, regulaes e acordos com os quais atuam os
arquivos. Eles estimulam os arquivistas a serem proativos e a informar o pblico sobre
a disponibilidade dos documentos para uso.
Apesar disso, os Princpios reconhecem que h documentos que devem ser removidos
do acesso pblico por um perodo de tempo. O modo como essa remoo administrada
frequentemente controverso, seja em relao aos produtores dos documentos,
seja com o pblico em geral. Os arquivistas funcionam como guardies, e precisam
assegurar tanto comunidade usuria quanto s entidades que impem restries
que essas so adequadamente aplicadas. Esta Orientao tcnica acredita que, se as
instituies arquivsticas adotarem boas prticas quando os documentos precisarem
estar sob restrio, elas podero reduzir a necessidade de restringir volumes massivos
de documentos.
A mudana global para arquivamento digital afeta o acesso aos arquivos. Entretanto,
muitos documentos sobre os quais os arquivistas rotineiramente tomam decises de
acesso esto em papel ou em formatos audiovisuais. Desenvolver uma poltica de acesso e
estabelecer determinaes bsicas de acesso o mesmo, no importa qual seja o formato
dos documentos. A diferena ocorre em aspectos tcnicos de administrao do acesso:
o processo de edio (remoo) da informao e os meios de proteo da informao
restrita. Esta Orientao recomenda diversas opes para edio tanto de documentos
em papel quanto digitais.
Esta Orientao volta-se para a limitada parcela de documentos legitimamente restritos
em uma instituio arquivstica. Fundamenta-se no objetivo principal dos Princpios, como
definido no pargrafo de abertura:
Os documentos so preservados para uso pelas geraes atuais e futuras.
O servio de acesso conecta arquivos ao pblico; fornece informao aos
usurios sobre a instituio e seu acervo; influencia o pblico quanto
confiana nos custodiadores das instituies arquivsticas e no servio que
prestam. Os arquivistas apoiam uma cultura de abertura, mas aceitam
restries conforme exigido pela legislao e outras autoridades, pela
tica, ou por exigncia dos doadores. Quando as restries so inevitveis,
devem ser claras e limitadas em abrangncia e durao. Os arquivistas
encorajam as partes responsveis a formular claramente mandatos e
regras consistentes para acesso aos documentos, mas, na ausncia de
4

orientaes inequvocas, viabilizam o acesso apropriado, considerando a

tica profissional, a equidade, a justia e os requisitos legais. Os arquivistas
garantem que as restries sejam aplicadas justa e razoavelmente, e
proporcionam o uso mais amplo possvel dos documentos por meio do
monitoramento das restries e da imediata revogao daquelas que no
se justificam mais. Os arquivistas aderem aos Princpios de acesso aos
arquivos ao formular e implementar polticas de acesso.

Respeitosamente,
O Grupo de Trabalho sobre Princpios de Acesso aos Arquivos
Trudy Huskamp Peterson (Presidente)
Sarah Choy
Victoras Domarkas
Silvia Moura
Maggie Shapley

A. Informar o pblico sobre os arquivos

1 O Princpio 1 de Princpios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de

Arquivos afirma que Entidades pblicas e privadas devem abrir seus arquivos o
mais amplamente possvel. Para promover e facilitar o acesso, o pblico precisa
de informao sobre os arquivos e a instituio que os detm. No nvel bsico, a
informao inclui o nome da instituio, horrio de funcionamento e detalhes para
contato, como a rua e o endereo postal ou eletrnico onde os usurios em potencial
podem fazer uma solicitao. Essa informao pode ser publicada no website, em
um boletim ou em um diretrio. O endereo deve ser indicado com clareza para
direcionar os novos usurios ao lugar correto.
2 A informao geral sobre os documentos deve ser fornecida gratuitamente. Isso
inclui quaisquer polticas que afetem o uso pblico dos arquivos, como uma poltica
de acesso (ver Seo B a seguir) e uma poltica de aquisio. Publicada on-line ou
impressa, a informao compreende uma declarao clara sobre quais documentos
podem ser acessados e por quem, e indica equvocos comuns. Por exemplo, pode
conter declaraes como qualquer cidado desse pas pode requerer acesso ou
voc no precisa ser estudante dessa universidade para acessar os documentos.
3 A instituio oferece gratuitamente instrumentos de pesquisa descritivos para os
documentos disponveis consulta, em cpias impressas ou on-line. Os instrumentos
de pesquisa so mantidos atualizados e obedecem s normas internacionais de
descrio. Tanto quanto possvel, as descries sobre os arquivos que tenham sido
recebidos pela instituio, mas ainda no processados, e mesmo os documentos que
estiverem fechados ao acesso devem ser includos nos instrumentos de pesquisa
(ver Seo F).
4 O Princpio 3 de Princpios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de
Arquivos declara que Instituies custodiadoras de arquivos adotam uma abordagem
proativa para acesso. A promoo ativa realizada por uma instituio arquivstica ou
por arquivistas individualmente ajuda a garantir que um amplo segmento do pblico
em geral receba informao sobre a instituio arquivstica e seu acervo. As atividades
de divulgao podem incluir exposies (inclusive virtuais e on-line), websites,
publicaes impressas e eletrnicas, boletins digitais ou por correio tradicional,
programas educativos, visitas guiadas, eventos de mdia e transmisses (como a
notcia de documentos recm-liberados), participao de arquivistas em conferncias,
publicao de documentos importantes por meio da digitalizao ou edies em facsmile, e o uso de mdia social. Essas atividades podem ser realizadas em cooperao
com outras instituies, como, por exemplo, a participao em eventos locais, a
preparao conjunta de instrumentos de pesquisa e a contribuio em portais para
arquivos dispersos. Informar arquivistas sobre acervos de instituies arquivsticas,
que no as suas prprias, aumenta a probabilidade de questes que no podem ser
respondidas sejam encaminhadas a instituies que tenham documentos relevantes
para a resposta.

B. Desenvolver uma poltica de acesso

5 O Princpio 2 de Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de

Arquivos, afirma que Instituies que facultam o acesso do pblico a qualquer parte
de seus arquivos divulgam a poltica de acesso. O mesmo princpio ressalta que
uma poltica de acesso escrita, baseada na presuno da abertura. Se alguns
documentos do acervo de uma instituio custodiadora devam estar sob restrio,
as restries precisam ser claramente escritas, de modo a permitir que o pblico
possa compreend-las e imprimir consistncia sua aplicao, e a poltica de acesso
estabelece a base sobre a qual as decises de acesso so tomadas.
6 O Princpio 4 de Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de
Arquivos, estabelece que As restries so impostas por legislao ou por poltica
institucional, da instituio arquivstica ou sua instncia superior, ou por um doador.
A poltica de acesso refere-se a quaisquer leis, regulaes, decretos e decises
judiciais, polticas e regras internas e acordos de doao que se aplicam aos arquivos.
Pode tambm referir-se aos Princpios de acesso aos arquivos.
a) Leis e regulaes incluem legislao especfica sobre arquivos; atos sobre liberdade
de informao, de proteo privacidade e proteo de dados; legislao referente
a assuntos no relacionados a arquivos contendo disposies sobre acesso ou sigilo;
e legislao aplicvel a entidades do setor privado, como corporaes, instituies
educacionais e cartrios pblicos, que compreende disposies especficas sobre
acesso ou sigilo.
b) Decretos e decises judiciais abrangem decretos executivos, como aqueles relativos
ao segredo no Poder Executivo, bem como sentenas e decises judiciais com amplo
impacto sobre documentos, como decises de jris ou juzes de instruo interpretando
a norma para acesso aos documentos.
c) As polticas e normas internas incluem polticas internas, diretivas, resolues e
regras que tanto se aplicam instituio arquivstica quanto s decises de um conselho
ou corpo diretivo, estatutos de universidades e de organizaes de cunho religioso.
d) Acordos de doao so documentos legalmente exigidos que definem os termos,
direitos e responsabilidades entre a instituio arquivstica e a entidade externa ou
indivduo quanto a documentos doados. Eles incluem termos de doao, testamentos,
cartas de doao e acordos de depsito.

7 Os instrumentos que governam a poltica de acesso, citados no item 6, variam

segundo o tipo de instituio arquivstica.
a) A poltica de acesso para uma instituio arquivstica governamental baseia-se em
leis e suas interpretaes, regulaes, decretos, polticas e normas internas. Se
a instituio arquivstica governamental for autorizada a aceitar doaes do setor
privado, os acordos de doao tambm faro parte do quadro da poltica de acesso.
b) A poltica de acesso para uma instituio arquivstica subordinada a uma entidade
no governamental, como um arquivo dentro de uma empresa ou de uma instituio
religiosa, baseia-se originalmente em polticas e normas internas, e se a instituio
7

arquivstica aceitar doaes, nos acordos de doao. Se leis nacionais ou locais se

aplicarem entidade, essas sero incorporadas poltica de acesso.
c) A poltica de acesso para uma instituio arquivstica no governamental que existe
independentemente de uma instncia superior ou cujo objetivo principal seja a
obteno de doaes baseia-se, sobretudo, em sua poltica, normas internas e
acordos/contratos de doao. Se uma lei se aplicar a instituies arquivsticas no
governamentais (por exemplo, em alguns pases as leis de proteo de dados se
aplicam a instituies do setor privado), esta ser incorporada poltica de acesso.

8 O Princpio 4 de Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de

Arquivos, distingue entre restries gerais e especficas; ambas esto includas na
poltica de acesso.
a) Restries gerais aplicam-se a tipos especficos de informao ou a classes designadas
de documentos onde quer que sejam encontrados nos arquivos.
b) Restries especficas so discriminadas pela entidade transferidora e aplicam-se
somente aos documentos de um produtor ou de um doador em particular. A poltica de
acesso inclui uma referncia genrica a restries especficas para alertar os usurios
de que essas restries existem, uma vez que mencionar cada restrio especfica
tornaria a poltica complicada e confusa, o que no recomendado.

9 As declaraes de restrio geral definem as categorias de restrio e indicam

quaisquer excees. As restries so identificadas por nmero e ttulo descritivo
breve e fornecem detalhes suficientes sobre as circunstncias em que so aplicadas,
para garantir que os usurios entendam a natureza do material restrito. Exemplos de
restries comuns so documentos contendo informaes cuja divulgao constituiria
uma violao claramente injustificada da privacidade de uma pessoa viva; documentos
restritos por lei, decreto ou deciso judicial e documentos contendo informaes
confidenciais sobre negcios e finanas.
10 As excees s restries gerais so apresentadas na poltica de acesso, por
exemplo, quando as pessoas podem ter acesso excepcional aos documentos referentes
a si mesmas ou aos que elas tenham produzido.
11 A poltica de acesso tambm abarca procedimentos administrativos, como a forma
de solicitar o acesso e de recorrer de uma deciso de acesso. Normas de prestao
de servios, como o prazo para uma resposta a um pedido, podem ser especificadas.
12 A poltica de acesso aprovada pelo alto escalo da instituio arquivstica ou pela
instncia administrativa que a subordina. Por exemplo, em instituies arquivsticas
no governamentais, um conselho de diretores ou uma autoridade superior pode
autorizar a poltica de acesso.
13 O Apndice A um exemplo de poltica de acesso.

C. Acordar restries de acesso na ocasio da transferncia

14 O Princpio 4 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, afirma que Instituies custodiadoras asseguram que restries de
acesso sejam claras e de durao determinada, baseadas em legislao pertinente,
reconhecem o direito de privacidade e respeitam os direitos dos proprietrios de
documentos privados. As restries de acesso precisam ser discutidas e acordadas
entre a instituio arquivstica e a organizao ou pessoa transferidora antes ou no
momento que os documentos forem transferidos, e devem ser as mais especficas e
mnimas possveis. A poltica geral de acesso da instituio arquivstica constituir
a base dessas discusses. Quaisquer restries especficas devem ser listadas no
documento de transferncia.
15 Em instituies arquivsticas pblicas, o documento de transferncia pode
simplesmente afirmar que os documentos esto sujeitos legislao arquivstica
ou outra pertinente, que os documentos ficaro restritos por um perodo de tempo
definido e ento analisados para possvel liberao, ou que estaro restritos por um
perodo de tempo definido e automaticamente liberados ao seu trmino. O documento
de transferncia estabelece se os documentos esto sob restries de segurana
nacional, se esto sujeitos a disposies legais especficas ou a decises judiciais,
ou se contm informaes que atentem contra a privacidade de algum.
16 Em instituies arquivsticas privadas, cujo objetivo principal preservar os
documentos da instncia superior, o documento de transferncia pode simplesmente
confirmar que os documentos estaro, a partir daquele momento, sob custdia da
instituio arquivstica e sujeitos sua poltica de acesso.
17 Para aceitar doaes de documentos de um indivduo ou de uma organizao,
o arquivista e o doador discutem a poltica de acesso da instituio arquivstica, a
natureza dos documentos propostos para doao e a maneira de aplicar a eles a
poltica de acesso. O doador pode solicitar que itens ou categorias especficas de
material sejam restritos por um perodo ou at que um determinado evento ocorra,
como a morte de uma pessoa nominada. O doador pode pedir para ser consultado
antes de os documentos restritos serem abertos, seja para indivduos especficos ou
para uso geral. Tais condies podem ser difceis de administrar (elas dependem,
por exemplo, do doador responder a comunicaes) e deveriam ser desencorajadas,
mas, se necessrias, permaneceriam vlidas apenas por um tempo limitado ou at a
ocorrncia de um evento especfico. As condies de acesso acordadas para a doao
so formalizadas no instrumento de doao.
D. Controlar o acesso fsico aos documentos sob restrio
18 O acesso fsico s reas de armazenamento dos documentos controlado para
limitar a oportunidade de acesso informao restrita por pessoas no autorizadas.
19 A manuteno dos documentos restritos numa rea separada reduz a probabilidade
de eles serem inadvertidamente usados em servio de referncia. Para documentos
9

em papel ou audiovisuais, esta pode ser uma sala ou uma rea separada dentro
de um depsito comum; neste caso, a rea pode ser cercada ou receber estantes
deslizantes trancadas para prevenir o acesso no autorizado. Para documentos digitais,
isso exige firewalls e depsito ou espao de segurana separado.
20 Documentos classificados como de segurana nacional podem exigir medidas e
protocolos adicionais de segurana, como, por exemplo, a presena de dois membros
da equipe quando for aberta uma cmara de segurana ou a assinatura de um registro
que especifique data e hora de entrada de cada pessoa para um propsito especfico.
21 O acesso informao sobre a localizao do material dentro do depsito restrito
aos membros da equipe que precisam buscar os documentos para fins oficiais. Essa
restrio pode incluir o registro da localizao na estante de determinados documentos
e o registro digital de localizao, que deveria ser protegido por senha regularmente
alterada e conhecida apenas por aqueles que precisam da informao.
E. Permitir equipe acesso aos documentos sob restrio para realizao
do trabalho arquivstico
22 O Princpio 9 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, estabelece que Arquivistas tm acesso a todos os arquivos fechados e
neles realizam o trabalho arquivstico necessrio. Os membros da equipe tm acesso
ao acervo com informaes restritas, a fim de organizar e descrever documentos,
realizar atividades de preservao e implementar as restries de acesso. Se os
membros da equipe precisam trabalhar com documentos considerados de segurana
nacional ou outros especialmente protegidos, eles cumprem os procedimentos que
os autorizam a manuse-los.
23 Somente os membros da equipe cujas funes exijam acesso a informaes
restritas tm acesso a ela (o princpio da necessidade de saber). Isso reduz a
possibilidade de liberao no autorizada de informaes restritas. Analisando os
processos envolvidos na identificao e implementao das decises de acesso,
as instituies arquivsticas podem organizar seu trabalho e limitar o nmero de
funcionrios que necessitem manusear documentos restritos.
24 Os membros da equipe no divulgam informaes restritas a que tenham acesso
em razo de seu trabalho. Eles podem ser solicitados a assinar um acordo de no
abertura ou uma clusula de sigilo pode ser includa em seus contratos de trabalho.
Os membros da equipe em instituies arquivsticas pblicas podem estar submetidos
legislao mais geral ou a regulamentos para funcionrios do governo (por
exemplo, um Official Secrets Act) que incluam severas sanes, como a demisso,
se a informao restrita for divulgada.

F. Descrever documentos sob restrio

25 O Princpio 2 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, afirma que Instituies custodiadoras de arquivos tornam pblica a
10

existncia dos arquivos, inclusive a de documentos fechados ao acesso, e divulgam

a existncia de restries que afetam os arquivos. Por meio da descrio dos
documentos, os usurios podero verificar se existe ou no uma srie especfica,
uma unidade de arquivamento, item ou parte de um item, mesmo quando fora do
alcance do pblico. As condies de acesso aplicadas aos documentos so declaradas
nos instrumentos de pesquisa, usando o elemento 4.1 da Norma Geral Internacional
de Descrio Arquivstica (ISAD(G),1 Condies de acesso, incluindo:
a) natureza da restrio que se aplica, inclusive se ela baseada somente na data do
documento ou no seu contedo (sem revelar a informao restrita);
b) a extenso do perodo de classificao e a data ou evento que desencadear a
liberao do documento;
c) a autoridade para a restrio, se legislao, regulamento ou acordo legal com o
doador.

26 Informaes gerais sobre as condies de acesso podem ser dadas nos nveis de
fundo ou srie, como sujeito regra dos 30 anos ou dossis/processos relacionados
com os resultados dos alunos esto sujeitos restrio geral 2. Informaes
especficas no dossi ou em nvel de item indicam se o material est aberto ao acesso,
no todo ou em parte, ou totalmente fechado.
27 Itens restritos devem ser descritos nos instrumentos de pesquisa, para que
os usurios possam solicitar que a deciso de restrio seja revista. Contudo, o
instrumento de pesquisa disponvel publicamente no revela informaes restritas.
Se a identidade de uma pessoa for o elemento restrito, o nome da pessoa no ttulo
original do dossi/processo deve ser substitudo por palavras que indiquem que o
nome restrito e foi removido, por exemplo, Denncias de atividade criminosa de
[nome restrito]. Se toda palavra no ttulo for restrita, ento os outros elementos de
informao sobre o dossi/processo (nmero, datas-limite etc.) devem aparecer no
instrumento de pesquisa, sendo o ttulo substitudo por uma frase do tipo O ttulo
deste arquivo restrito.
G. Responder a pedidos de acesso a documentos sob restrio
28 O Princpio 5 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, estabelece que Arquivos so disponibilizados em condies de acesso
igualitrias e justas. Quando um pedido de acesso recebido, o arquivista verifica
se o material aberto para uso pblico. O Apndice B apresenta um exemplo de
checklist das etapas preliminares para deciso sobre a determinao do acesso.

1. N. trad.: No Brasil, dispe-se tanto da traduo da ISAD(g), quanto da Norma Brasileira de

Descrio Arquivstica (Nobrade), que possui o mesmo elemento de descrio. Cf.: CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Nobrade: Norma Brasileira de Descrio Arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. Disponvel em: www.arquivonacional.gov.br.
11

29 Se o documento no estiver aberto, o arquivista determina se o solicitante

elegvel para acesso com base em uma das excees restrio estabelecidas na
poltica de acesso. So algumas excees:
a) O Princpio 6 dos Princpios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de Arquivos
afirma que Instituies custodiadoras de arquivos garantem que vtimas de crimes graves
segundo as leis internacionais tenham acesso a documentos que proporcionam a evidncia
necessria afirmao de seus direitos humanos e prova de sua violao, mesmo se esses
documentos estiverem fechados ao pblico em geral. As pessoas elegveis para acesso com
base nessa exceo devem atender aos critrios estabelecidos na verso atualizada dos
Princpios para a proteo e promoo dos direitos humanos atravs da ao de combate
impunidade do Alto Comissariado das Naes Unidas para os Direitos Humanos.
b) A pessoa para quem o acesso concedido especificamente na legislao (por exemplo,
uma lei pode indicar que um adotado pode ver o processo sobre sua adoo, mas o processo
est fechado ao pblico em geral).
c) Diretores e funcionrios do rgo de origem dos documentos ou de seu sucessor na
funo que necessitam da informao no desempenho de suas funes oficiais.
d) Em alguns pases, os funcionrios pblicos tm o direito de ter acesso aos registros
por eles produzidos ou recebidos no mbito das atribuies de seu servio. A legislao
em vigor ou os regulamentos internos do governo talvez precisem ser consultados, e a
opinio do empregador anterior obtida, para determinar se a pessoa que solicita ver os
documentos alegando tal disposio est autorizada a faz-lo.
e) Algumas instituies arquivsticas permitem o uso de documentos restritos para fins de
pesquisa mdica estatstica ou quantitativa, se o pesquisador fornecer garantia por escrito
de que as informaes sero utilizadas exclusivamente para investigao, estatstica ou
relatrio e que nenhuma informao identificvel individualmente ser divulgada pelo
trabalho do pesquisador.
f) Pessoas que procuram acesso aos documentos classificados por segurana nacional
devem obter uma declarao de autorizao de acesso da agncia que os classificou.

30 Todos os usurios dos arquivos devem apresentar alguma forma de identificao

e fornecer nome, endereo e informaes para contato. Pessoas que solicitem acesso
a informaes restritas com base em uma exceo devem apresentar credenciais que
sejam suficientes para determinar se ela est qualificada para a exceo.
31 Um instrumento de transferncia pode exigir que a instituio arquivstica consulte
o produtor ou o doador antes que o acesso ao documento transferido seja permitido.
Ao receber um pedido de acesso a documentos que exigem consulta prvia, a
instituio arquivstica abre um dossi de rastreamento para o pedido, indicando a
data em que foi feito, o nome do usurio, data em que o pedido foi enviado para o
produtor/doador, a resposta, e a data em que o usurio foi notificado da deciso.
32 A instituio arquivstica deve manter um registro de pedidos de acesso a
documentos restritos, incluindo a identidade do usurio, quaisquer revises realizadas
12

e os resultados delas. Essa informao ficar disponvel apenas para a equipe e

ser armazenada em uma parte segura de banco de dados ou arquivos de papel da
instituio arquivstica. As informaes pessoais obtidas no processo de verificao
de credenciais sero tratadas de acordo com a legislao de privacidade ou poltica
interna; a legislao de proteo de dados pode controlar o perodo de tempo que
essa informao ser retida e quaisquer outras utilizaes que dela se faam.
33 O Princpio 8 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de
Arquivos, estabelece que Instituies custodiadoras de arquivos garantem que as
restries operacionais no impeam o acesso aos arquivos. Pedidos de acesso so
processados sem discriminao com base na raa, sexo, religio, crena ou condio
social dos solicitantes. As pessoas com deficincia, analfabetos ou desfavorecidos
e que de outra forma teriam dificuldades significativas no uso de arquivos recebem
assistncia para garantir que tenham as mesmas oportunidades de se beneficiar de
acesso aos documentos.

H. Tomar decises sobre acesso

34 O Princpio 10 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, afirma que Arquivistas participam do processo de tomada de deciso
sobre acesso. A reviso do acesso o processo de seleo dos documentos para
determinar se quaisquer restries de acesso se aplicam. Ela realizada quando (a)
um usurio em potencial solicita acesso a itens que no tenham sido previamente
disponibilizados ao pblico ou (b) a instituio arquivstica determina que j se passou
tempo suficiente para que a necessidade de restringir a maioria dos documentos
tenha caducado.
35 Os princpios de gesto de risco podem ser aplicados ao processo de seleo: a
provenincia dos documentos, o assunto do dossi/processo, e a data e o formato
dos documentos podem indicar onde informaes restritas so suscetveis de serem
encontradas e se o exame detalhado dos documentos necessrio. Por exemplo,
alistamentos militares do sculo XIX de soldados falecidos no vo exigir seleo,
mas dossis/processos recentes de investigao sim; fotografias de florestas no
vo exigir seleo, mas fotografias atuais de instalaes militares sim. Amostras
de correspondncia de rotina e publicaes devem ser revisadas rapidamente para
confirmar que nenhuma informao restrita estranha foi includa. Documentos no
processados exigem uma anlise mais cuidadosa do que documentos processados.
36 O Princpio 5 dos Princpios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de
Arquivos estabelece: As determinaes de acesso so feitas o mais rapidamente
possvel aps o recebimento da solicitao. Arquivistas iniciam uma reviso de
documentos fechados, revendo todas as restries que se aplicam, incluindo as leis e
regulamentos, despachos e decises judiciais, polticas internas, restries especficas
e acordos com os doadores. Se os itens em anlise estiverem em um formato regular
(por exemplo, em um formulrio ou em uma ordem padro ou arquivados em um
dossi/processo estruturado), o revisor identifica os locais onde as informaes
13

potencialmente confidenciais tm provvel ocorrncia e concentra-se em analisar as

informaes a encontradas. Os arquivistas devem ler os dossis/processos atenta
e rapidamente para verificar se o documento passvel de ser restrito est ou pode
estar presente.
37 Quando informaes que podem precisar ser restritas forem encontradas, o
arquivista determina se as condies existentes eliminam a necessidade de restrio;
por exemplo, a informao j est legalmente em domnio pblico (a existncia de
cpias de processo judicial ou recortes da imprensa no dossi podem indicar isso) ou
a pessoa falecida (o obiturio publicado ou um dossi pessoal podem indicar isso).
38 Se possvel, outro membro da equipe faz uma segunda anlise. O segundo revisor
observa todos os itens propostos para a restrio, verifica as partes recomendadas
para a liberao e toma a deciso final de liberar ou reter. A segunda avaliao pode
no ser necessria se existir um precedente bem estabelecido de acesso ao tipo
de informao contida nos documentos. Se no for feita uma segunda reviso, o
supervisor do primeiro revisor ou outro funcionrio designado confirma a reteno
ou liberao.
39 prefervel que os membros da equipe que tomam as decises de acesso no sejam
os mesmos que trabalham no servio de referncia, para reduzir a possibilidade de
funcionrios, inadvertidamente, revelarem informaes restritas aos pesquisadores.
Em pequenas instituies arquivsticas, isso nem sempre possvel.

I. Implementar restries de acesso

40 Quando percebida a existncia de informao que deva ser restrita, arquivistas
asseguram-se de que o dossi/processo ou item que contm a informao (ou uma
parte do documento que possa ser facilmente separada) seja retirado dos documentos
disponveis para o pblico. Arquivistas limitam o volume de documentos restritos ao
essencialmente necessrio para proteger as informaes neles contidas. O membro
da equipe que completou a reviso pode fazer a retirada ou a edio do documento,
ou as decises sobre acesso podem ser passadas a outro membro da equipe que as
implemente.
41 Algumas instituies arquivsticas que no querem restringir o acesso aos
documentos fsicos, mas querem ter controle sobre o uso final da informao, exigem
que os usurios assinem um compromisso de no divulgao ou de submisso de um
rascunho para aprovao antes da publicao. Esta no uma prtica recomendvel,
porque cria um risco substancialmente maior de divulgao no autorizada de
informaes, especialmente se os pesquisadores tiverem autorizao para possuir
cpias de documentos restritos.
42 A primeira deciso saber se o item ser retido, no todo ou em parte. Diferentes
tcnicas fsicas so usadas para restringir as informaes em documentos em papel,
digitais e audiovisuais.
14

Documento em suporte papel

43 Se o item deve ser retido em sua totalidade ou se a poltica da instituio
arquivstica de reter um item inteiro, se h tanta informao nele a ser restrita
que o item reeditado se tornar enganoso ou ininteligvel, o arquivista prepara uma
guia-fora, coloca-a no lugar onde o item original se encontra no dossi/processo e
remove o item original. Se vrios documentos em um nico dossi so restritos, uma
nica guia-fora pode ser inserida no incio do dossi/processo, listando-se todos os
itens retirados. Ao preencher a guia-fora, o arquivista tem o cuidado de no revelar a
informao restrita ao registrar o ttulo, o autor e o destinatrio da correspondncia.
Exemplo de guias-fora encontram-se nos Apndices C e D, e uma definio dos termos
nelas utilizados no Apndice E.
44 Encobrir ou envelopar itens restritos (i.e., colocar itens restritos em envelopes,
mas deixando-os junto ao dossi/processo) no recomendvel, porque os envelopes
adicionam volume ao dossi/processo. A ao de encobrimento ou anexao pode
danificar o item, e os envelopes podem ficar soltos ou ser removidos por usurios,
expondo assim a informao restrita.
45 Quando parte de um item em papel pode ser disponibilizada, o arquivista faz uma
cpia do documento original (cpia A), remove as informaes restritas da cpia, e
faz uma cpia (cpia B) da cpia editada (cpia A). Toda edio feita em uma cpia,
nunca no original. Os arquivistas garantem que a cpia editada mostre claramente
onde, por que e com que autoridade a informao foi removida. Usar papel colorido
para a cpia B pode ajudar tanto os usurios quanto os arquivistas a distinguirem-na
de outras fotocpias e da cpia editada (cpia A).
46 Alguns mtodos comumente usados para editar itens em papel:
a) suprimir informaes restritas a partir da cpia A (o efeito rolo de piano), anotar
a pgina com a razo para as restries e copi-la (fotocpia ou digitalizao). til,
quando da cpia, colocar por trs da pgina com as supresses um papel distintamente
marcado ou colorido, de forma que as lacunas sejam fceis de ver na cpia B. As partes
retiradas so destrudas por meios seguros;
b) escurecer informaes restritas com uma tinta espessa na cpia A, anotar a razo das
restries, e fazer a cpia B (escurecer a cpia por si s pode no tornar suficientemente
ilegveis as informaes restritas. Nesse caso, faa uma segunda cpia);
c) para blocos de texto, colocar um pedao de papel sobre o bloco restrito na cpia A,
anotar a razo para as restries e fazer a cpia B;
d) digitalizar a pgina, editar eletronicamente a informao (ver pargrafo 49), anotar
a pgina e copi-la eletronicamente para um site de acesso pblico ou imprimi-la (a
cpia impressa pode ser escaneada e disponibilizada digitalmente). Isso elimina a
possibilidade de a informao eletronicamente reeditada ser restaurada pelo usurio.

47 Se possvel, outro membro da equipe verificar a guia-fora e a cpia editada para

certificar que todas as informaes restritas foram removidas.
15

48 Os itens originais removidos do dossi/processo so mantidos em um dossi

paralelo, etiquetado com os ttulos do fundo, da srie e do dossi/processo original. O
dossi paralelo tanto reduz a possibilidade de os itens originais, contendo informaes
restritas, serem liberados para um usurio, como facilita a reintegrao final dos
itens (ver pargrafo 19).

Documentos digitais
49 A edio de documentos digitais requer bom conhecimento tcnico das propriedades
do software, para garantir que a excluso no seja revertida e as informaes editadas
recuperadas do arquivo digital fornecido ao usurio. Informaes excludas de um
item digital devem ser substitudas por uma marca que ocupe o mesmo espao do
texto original, para permitir ao usurio perceber a extenso da excluso. Se o item
requerido est numa base de dados e uma entrada, elemento, linha ou coluna precisa
ser restrita, depois da edio o usurio deve ser capaz de perceber que o elemento foi
retirado. Se o software disponvel na instituio arquivstica no permitir a excluso
segura e a reposio do espao, o arquivista deve escolher um meio alternativo de
edio, como a impresso do item (ou de um extrato, se o pedido for um segmento
de um dado estruturado) em papel, usar uma tcnica de edio em papel e digitalizar
o item editado.

J. Documentar as decises sobre acesso

50 Um registro de cada deciso de acesso mantido em um dossi de controle de
acesso, seja em papel ou em uma rea no pblica do sistema informatizado da
instituio arquivstica. O dossi de controle organizado por fundo ou srie. O
dossi de controle contm os documentos de trabalho sobre o processo de tomada
de deciso, uma cpia duplicada da(s) guia(s)-fora e a primeira cpia editada a
partir da qual a cpia de uso foi feita. Se a deciso de acesso foi difcil ou tiver sido
estabelecida anteriormente, til fazer cpias do item original, das cpias editadas e
da guia-fora e coloc-las em um dossi de exemplo para fins de treinamento. O dossi
de controle de acesso e o dossi de exemplo esto disponveis para os membros da
equipe apenas caso seja necessrio entender a questo.
51 A deciso de acesso documentada no instrumento de pesquisa disponvel ao
pblico como uma confirmao positiva da condio de acesso do documento. Por
exemplo, a apresentao do fundo pode sugerir que muitos dossis so restritos,
mas se foi determinado que um dossi especfico seria aberto ou fechado, a descrio
do dossi deve confirmar isso.
52 Se os documentos foram revisados porque um usurio os solicitou, o usurio ser
informado por escrito do resultado da reviso e da razo para a deciso, desde que
isso no comprometa a restrio de acesso imposta, e fornecida a informao sobre
os procedimentos de recurso.

16

K. Rever restries de acesso

53 O Princpio 7 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de
Arquivos, afirma que Usurios tm o direito de apelar de uma negao de acesso.
O procedimento de recurso com base na legislao ou normas internas deve estar
includo na poltica de acesso; uma boa prtica fornecer um calendrio para recursos
e respostas da instituio arquivstica ou de sua instncia superior. Aps uma deciso
final de recurso, a poltica de acesso pode proibir por um perodo que se realize outra
reviso. Por exemplo, aps a deciso de reteno, nenhuma nova reviso ser feita
no prazo de dois anos.
54 Outra pessoa que no aquela que fez a reviso inicial lida com a reviso do recurso;
pode ser algum da instituio arquivstica ou um membro da equipe da sua instncia
superior. A deciso sobre o recurso pode ser final ou, no caso de documentos pblicos,
passvel de recurso a um tribunal independente.
55 O usurio que solicitou a reviso de uma deciso de acesso informado, por
escrito, do resultado do recurso. Caso a resposta seja negativa e outro recurso seja
possvel, o usurio ser informado das etapas e prazos para isso.
56 Quando um rgo de apelao ou tribunal independente muda a deciso inicial
de restrio, arquivistas reveem decises de acesso com bases semelhantes para
verificar se mais documentos podem ser liberados. Precedentes estabelecidos pelo
processo de recurso esto documentados no dossi de exemplos; arquivistas podem
desenvolver diretrizes particulares sobre restries para auxiliar na sua aplicao
coerente.
57 O Princpio 10 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, estabelece que Os arquivistas monitoram as restries de acesso,
revendo documentos e eliminando restries no mais aplicveis. Arquivistas
reveem periodicamente os documentos restritos para determinar se quaisquer itens
podem ser liberados. Se a restrio baseada na data dos documentos, uma reviso
anual liberar qualquer documento que ingresse no perodo de acesso aberto.
Se o documento restrito por privacidade ou outros motivos, com um perodo
indeterminado, a instituio arquivstica realiza uma reviso interna peridica para
confirmar ou cancelar a restrio. Arquivistas tambm reveem itens restritos aps
eventos especficos, como a morte de uma pessoa que o tema/assunto da informao
restrita.

L. Liberar documento anteriormente restrito

58 O Princpio 5 dos Princpios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, afirma que Se um item classificado revisto e o acesso passa a ser
garantido a um integrante do pblico em geral, o item estar disponvel para todo o
pblico nos mesmos termos e condies.

17

59 Quando informaes restritas podem ser divulgadas, o processo de restrio de

acesso revertido:
a) recolocam-se os itens no dossi original;
b) se papel, removem-se as guias-fora (ou exclua da lista dos itens liberados, se uma
nica guia-fora tiver sido usada para vrios itens) e cpias editadas, e coloca-se no
dossi de controle de acesso;
c) registra-se a nova deciso de acesso em instrumentos de pesquisa de acesso pblico;
d) se a informao sobre o item estiver restrita no instrumento de pesquisa, restaurase a informao;
e) se cpias digitalizadas tiverem sido disponibilizadas on-line, adicione novas cpias
incluindo o contedo novamente liberado.

60 O resultado da reviso registrado no dossi de controle da instituio arquivstica:

o motivo pela qual a informao restrita foi liberada, sob qual razo, e a data em
que foi divulgada. A legislao de proteo de dados pode proibir a incluso da
identidade do usurio cujo pedido levou liberao das informaes. O dossi de
controle deve manter a evidncia de que os documentos eram restritos no passado
e ser conservado permanentemente.

18

Apndice A
Exemplo de poltica de acesso para uma instituio arquivstica

Introduo
O Arquivo ***** est comprometido com o princpio de fornecer o mximo acesso
e em tornar os documentos disponveis para pesquisa pelos usurios garantindo
acesso igual e justo. de responsabilidade do Arquivo ***** equilibrar a necessidade
de acesso do pesquisador com as necessidades de confidencialidade de pessoas e
instituies cujas atividades estejam refletidas nos documentos. Consequentemente,
o uso de alguns documentos no Arquivo *****, em especial aqueles de data recente,
pode estar sujeito a restries.
O Arquivo ***** gerencia dois tipos de restrio. As restries gerais aplicam-se a
tipos especficos de informao ou a classes designadas de documentos, onde quer
que possam ser encontrados no acervo. As restries especficas so estabelecidas
pelo rgo transferidor ou pelo doador e se aplicam a um conjunto particular de
documentos, s vezes por um perodo determinado de tempo.

Princpios
mbito. Todos os documentos do/da *****, em qualquer formato fsico, que tenham
sido avaliados como permanentes, podem ser liberados para acesso pblico, a no
ser que contenham informaes que se insiram numa ou mais das categorias gerais
de restrio nesta poltica ou sejam regidos por uma restrio especfica.
Restries gerais. Documentos contendo as informaes a seguir so restritos, at
que o intervalo cronolgico seja longo o suficiente para, a juzo do diretor do Arquivo
***** ou outra autoridade competente, os interesses favorveis ao acesso superarem
aqueles a favor da confidencialidade. Estas restries gerais so estabelecidas de
acordo com _____________ (razo, como um estatuto ou uma ao de um conselho
administrativo), de __________ (data). [Nota: Se no existir uma nica razo, uma
linha para razo pode ser acrescentada s restries como parte c.] Estas restries
no se aplicam aos funcionrios regulares do Arquivo ***** no desempenho do
trabalho arquivstico normal com tais documentos.
Restrio geral 1. Documentos que contenham informaes cuja divulgao
constituiria uma violao claramente injustificada da privacidade de uma pessoa
viva.
a. Definio. Documentos que contenham informaes sobre uma pessoa viva
que revelem detalhes de natureza altamente pessoal, os quais, se liberados,
constituiriam uma clara e injustificada violao da privacidade, incluindo, mas
no apenas, aquelas sobre a sade fsica ou mental do indivduo, cuidados ou
tratamentos mdicos ou psiquitricos, e cujas informaes pessoais no se
saiba terem sido tornadas pblicas anteriormente.
b. Restries. Tais documentos somente podem ser abertos:
19

i.

Para o indivduo nomeado ou seu mandatrio/representante

autorizado, desde que no estejam sujeitos a quaisquer outras
restries gerais ou especficas; ou

ii.

Se o indivduo ou seu representante legal concordar com a sua

liberao; ou

iii.

Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou seu sucessor

na funo que tenham necessidade da informao para desempenho
de suas atribuies oficiais; ou

iv.

Para o doador dos documentos ou aquele por ele designado, de

acordo com disposies da escritura/termo de doao; ou

v.

Para pesquisadores com finalidade de pesquisa estatstica ou

quantitativa no campo da medicina ou psiquiatria, que tenham
fornecido ao Arquivo ***** garantia por escrito de que a informao
ser utilizada exclusivamente para os fins declarados e que nenhuma
informao de identificao individual ser divulgada em seus
trabalhos.

Restrio geral 2. Documentos restritos por lei, decreto ou ordem judicial.

a. Definio. Documentos que contenham informaes cujo acesso restrito por
lei, decreto ou ordem judicial.
b. Restries. Essas informaes somente podem ser divulgadas:
i. De acordo com as disposies de tal lei, decreto ou ordem judicial.
Restrio geral 3. Documentos contendo informaes empregatcias ou pessoais
confidenciais.
a. Definio. Documentos contendo informaes relativas nomeao, ocupao,
avaliao de desempenho, ao disciplinar e assuntos similares de pessoal.
b. Restries. Essas informaes somente podem ser abertas:
i.

Se forem uma declarao de servio resumida; ou

ii.

Se no identificarem indivduos em particular; ou

iii.

Se o indivduo ou seu representante legal concordar com a sua

liberao; ou

iv.

Se o indivduo falecido ou o intervalo cronolgico for longo o

suficiente para que se presuma morto; ou

v.

Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou seu

sucessor na funo que tenham necessidade das informaes para
o desempenho de suas atribuies oficiais; ou

vi.

Para o doador do material ou pessoa por ele designada, nos termos

do disposto na escritura/termo de doao.

Restrio geral 4. Documentos relacionados a investigaes.

a. Definio. Documentos que contenham informaes relacionadas ou compiladas
durante a investigao sobre indivduos ou organizaes.
b. Restries. Tais informaes somente podem ser abertas:
i.

20

Se sua liberao no interferir no prosseguimento do litgio ou

procedimentos similares e

ii.

Se fontes e informaes confidenciais no forem reveladas e

iii.

Se tcnicas investigativas confidenciais no forem descritas e

iv.

Se sua liberao no colocar em risco a segurana das pessoas,

incluindo a dos agentes da lei; ou

v.

Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou seu

sucessor na funo que tenham necessidade das informaes
para o desempenho de suas atribuies oficiais; ou

vi.

Para o doador dos documentos ou aquele por ele designado, nos

termos do disposto na escritura/termo de doao.

Restrio geral 5. Documentos que contenham informaes empresariais e

financeiras confidenciais.
a. Definio. Documentos contendo informaes secretas sobre transaes
comerciais e financeiras obtidas de fonte privada mediante entendimento
expresso ou implcito de confidencialidade, ou informaes preparadas ou
obtidas pelo governo para a regulao e superviso de instituies financeiras.
b. Restries. Tais informaes somente podem ser abertas:
i.

Se consistirem em totais ou sumrios estatsticos e no divulgarem a

fonte da informao ou identificarem individualmente as partes; ou

ii.

Se a parte com quem o relacionamento confidencial foi estabelecido

concordar com a sua liberao; ou

iii.

Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou o seu

sucessor na funo que tenham necessidade de informaes para
o desempenho de suas atribuies oficiais; ou

iv.

Para o doador dos documentos ou pessoa por ele designada, nos

termos do disposto na escritura/termo de doao; ou

v. Se o intervalo cronolgico for suficiente para que a liberao das

informaes no resulte em prejuzo substancial para a concorrncia
ou danoso s partes identificadas nos documentos.
Restrio geral 6. Documentos contendo informaes relacionadas ao processo
de tomada de decises confidenciais.
a. Definio. Documentos contendo informaes fornecidas em confiana
no perodo anterior a uma deciso, incluindo, mas no se limitando,
aconselhamento de advogados, mdicos, contadores pblicos e assessores.
b. Restries. Tais informaes somente podem ser abertas:
i.

Se a deciso foi tornada pblica e a natureza das determinaes

que conduziram deciso final conhecida; ou

ii.

Se o intervalo cronolgico for tal que a liberao das informaes

no impea a tomada de deciso atual; ou

iii.

Se o interesse pblico na divulgao prevalecer sobre a necessidade

continuada de confidencialidade.

Acesso igual e justo. Documentos que foram disponibilizados a uma pessoa do pblico
em geral estaro disponveis a todas as outras pessoas do pblico em geral, nos
mesmos termos e condies.
21

Acesso ao abrigo das disposies de Updated Set of Principles for the Protection and
Promotion of Human Rights through Action to Combat Impunity (2005) of the United
Nations High Commission on Human Rights [Conjunto atualizado de princpios para
a proteo e promoo dos direitos humanos atravs da luta contra a impunidade
(2005), do Alto Comissariado das Naes Unidas para os Direitos Humanos]: vtimas
de graves violaes dos direitos humanos segundo as normas internacionais tm
acesso a arquivos que forneam evidncias necessrias para fazer valer os seus
direitos e documentar as violaes, ainda que esses arquivos sejam fechados ao
pblico em geral.
Acesso para ex-funcionrios. Um ex-funcionrio de uma entidade cujos documentos
so mantidos no Arquivo ***** pode ter acesso aos documentos que ele ou ela
produziu, revisou, assinou ou recebeu, enquanto serviu como funcionrio da entidade.
Liberao anterior. Documentos que contm informaes includas em uma das
categorias anteriores e que oficialmente foram tornados pblicos antes de sua
transferncia para o Arquivo *****, independentemente do perodo, devem continuar
a ser pblicos.
Liberao parcial. Quando apenas algumas partes de um documento so sujeitas
restrio, as partes confidenciais sero editadas e o resto do documento, se possvel,
ser disponibilizado.

Administrao do acesso
Solicitao de pesquisa. Qualquer pessoa pode requerer o uso de documentos no
Arquivo *****. O requerente no obrigado a declarar as razes da solicitao
para ter acesso aos documentos. Se o pedido apresentado pela pessoa no for
suficientemente preciso para permitir a identificao dos documentos desejados,
o Arquivo **** notificar o requerente para esclarecer a solicitao, bem como o
auxiliar a faz-lo, por exemplo, fornecendo instrumentos de pesquisa.
Resposta inicial solicitao. Os pedidos de acesso so respondidos em 15 dias teis
a partir da data de seu recebimento.
Reproduo e taxas. Documentos divulgados podem ser reproduzidos para os
requerentes, desde que a condio de direito autoral do item permita a cpia. Os
custos de produo e envio das cpias podero ser cobrados ao requerente.
Recursos. Se o acesso for negado ou se o Arquivo ***** no responder no prazo de
20 (vinte) dias teis a contar do recebimento do pedido, o requerente pode recorrer
instncia recursal. A instncia recursal ***** ou seus representantes. O diretor
do Arquivo ***** serve como secretrio da instncia recursal. A deciso da instncia
recursal final.
Cumpra- se [data]. Assinada por [nome e cargo/funo]

22

Apndice B
Exemplo de checklist de deciso: etapas preliminares na determinao do acesso
1 Os documentos solicitados esto sob a custdia da instituio arquivstica?
Se sim, v para a pergunta 3. Se no:
2 A instituio arquivstica sabe qual instituio ou pessoa tem ou poderia ter
os documentos? Se sim, transferir o pedido ou informar o solicitante sobre a
entidade responsvel pela custdia dos documentos. Se no souber, escrever
ao solicitante informando que o paradeiro desconhecido.
3 Os documentos solicitados j so de acesso pblico? Se sim, informar o
solicitante que os documentos esto disponveis. Se no, ento:
4 Os documentos so restritos por um perodo determinado de tempo que ainda
no decorreu? Se sim, negar o pedido. Se no, ento:
5 Os documentos solicitados foram revistos para liberao nos ltimos dois anos
e o acesso foi negado? Se sim, negar o pedido. Se no, ento:
6 So esses documentos, primeira vista, restritos por disposio especfica
de lei, regulamento ou contrato/escritura/termo de doao? Se sim, negar
o pedido e fornecer informaes ao usurio sobre recursos. Se no, ento:
7 Comear a reviso.

23

Apndice C
Exemplo de guia-fora (aviso de restrio): item singular
Na reviso deste dossi/processo, o item identificado abaixo foi retirado de acordo com
a restrio registrada a seguir.
Fundo, seo:
Srie:
Ttulo do dossi/processo:
Espcie:
Data:
Para:
De:
Assunto:
Razo para restrio
___ (1) proteo privacidade de pessoa viva
___ (2) informao restrita por lei, decreto ou ordem judicial
___ (3) informao confidencial pessoal ou empregatcia
___ (4) informao relacionada a investigaes
___ (5) informao confidencial empresarial ou financeira
___ (6) tomada de deciso confidencial
___ (7) informao relacionada segurana nacional
Razo para a restrio na escritura/contrato/ termo de doao ________ [nmero da
clusula restritiva]
Retirado por:
Data:

24

25

Espcie
Data

Dossi/processo:

Srie:

Fundo, seo:

Correspondentes
Assunto
ou Ttulo

N. de
pginas

Exemplo de guia-fora (aviso de restrio): itens mltiplos em um dossi/processo

Apndice D

Classificao
Restrio n. Rubrica
(se aplicvel)

Data

Apndice E
Exemplo de guia-fora (aviso de restrio): definies
Espcie: Carta, memorando, memorando com anexo, radiograma, telegrama, relatrio,
e-mail, fotografia, mapa, fita cassete, fita de vdeo.
Para: Entidade para qual o documento endereado. Pode ser uma pessoa, uma
organizao ou arquive-se. Exceto se o nome da pessoa for muito curto, podendo o
nome completo ser registrado, use iniciais para o prenome e os nomes intermedirios e
escreva o sobrenome completo, por exemplo, T. H. Peterson.
De: Pessoa que fez o documento. Se um documento minutado por algum, mas
autorizado por outro, use o nome da pessoa que o autorizou.
Data: Use algarismos no formato ISO aaaa-mm-dd: 1981-04-14.
Ttulo e assunto: Ttulo dado pelo produtor ao documento e seu assunto. Para documentos
formais enviados com nmeros de controle, entre com o nmero de controle do produtor
e o ttulo. Se o assunto por si mesmo revelar a razo da restrio, omita a informao
restrita; por exemplo, Denncias de atividade criminosa de [nome restrito].
N. de pginas: Nmero de pginas com informao. Se ambas as pginas de uma nica
folha tm informao, ento 2.
Classificao: Marca de segurana nacional.
Restrio n.: Razo geral para a restrio, identificada por disposio especfica de lei,
regulamento ou contrato/escritura/termo de doao; por exemplo, Lei de Acesso
Informao art. xx ou Termo de doao, clusula 4.

26