10 PASSOS

PARA UMA REUNIO MAIS PRODUTIVA

SUMRIO

1
Introduo
1. Marque com antecedncia
2. Estabelea incio e fim
3. Faa uma pauta prvia
4. Faa a pauta completa
5. Priorize participaes
6. Sugira que desliguem o celular
7. Evite entrar em detalhes prticos
8. Estimule a participao equilibrada
9. Deixe assuntos extras para outra reunio
10. Faa uma ata

10 PASSOS PARA UMA REUNIO MAIS PRODUTIVA PROJECT BUILDER

Introduo
Reunies so momentos preciosos e importantes para o andamento de um
projeto. No entanto, so tambm ralos por onde escoam a produtividade da
equipe e a sua. Sempre tem a pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela
que monopoliza a discusso e no d oportunidade aos outros darem sua opinio.
O tempo das pessoas envolvidas em reunies custa muito caro, especialmente
quando envolve a diretoria. preciso botar esse custo na ponta do lpis para
comprovar a necessidade de encontros mais objetivos. Entendemos que reunies
so um mal necessrio. Para melhor aproveitamento delas, vamos listar 10
passos para tornar esses encontros mais produtivos.
Antes de tudo, analise se a reunio realmente necessria. Em alguns casos, um
simples e-mail ou contato por telefone pode resolver. Em tempos de facilidade de
uso dos comunicadores gratuitos distncia via web (Google Hangout, Skype,
etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for imprescindvel,
sugerimos um planejamento prvio e uma coordenao atenta, para que os
assuntos sejam discutidos em ordem de prioridade, e no de polmica que gera.
Vamos aos 10 passos:

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1. Marque com antecedncia

No adianta marcar uma reunio para daqui a meia hora. Os envolvidos no tero
tempo de se preparar e o encontro, provavelmente, ser improdutivo. D tempo
para que os participantes tomem cincia da pauta para que possam contribuir
presencialmente.

2. Estabelea incio e fim

Geralmente, as reunies tm horrio para comear, mas no para acabar. O papo
se estende e, quando voc se d conta, Foram para o ralo horas preciosas de sua
equipe. Deixe claro no agendamento do encontro qual o horrio previsto para
encerrar a reunio. A pauta deve ser pensada para se encaixar entre uma
atividade e outra. Com prazo para terminar, as pessoas internalizam a
necessidade de ser mais objetivas.

3. Faa uma pauta prvia

Identificada a necessidade da reunio, faa uma lista simples dos assuntos que
sero discutidos em grupo e trace um objetivo para o encontro. Pode ser
comunicar uma alterao, fazer brainstorming ou tomar uma deciso. No precisa
entrar em muitos detalhes nesse momento.

A pauta prvia serve para que os convidados a participar saibam do que se

trata, analisem a importncia de estarem presentes, verifiquem em suas
agendas a possibilidade de comparecimento e se preparem para o debate.

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4. Faa a pauta completa

Com todos os confirmados, agora possvel fazer uma pauta mais detalhada.
Acrescente as sugestes de assuntos que os convidados tenham enviado, se for o
caso. Faa a lista dos participantes, d o horrio de incio e fim e informe o local.

Caso seja um lugar novo, esclarea como chegar ou d referncias e dicas de onde
estacionar, por exemplo. Recomende que as pessoas cheguem minutos antes para
evitar atrasos. Importante: sempre comece a reunio no horrio agendado. Isso
educa os atrasadinhos a no repetir o comportamento.

5. Priorize participaes
Em determinadas reunies, nem todos os convidados precisam estar presentes
durante todo o perodo do encontro. s vezes, s interessa um ponto ou outro.
Com a pauta bem desenhada, voc pode convidar e dispensar pessoas de
momentos em que no so necessrias. Quanto mais gente envolvida, maior a
complexidade da discusso.

Evite perdas de tempo com debates infrutferos. Priorize a participao de quem

est diretamente envolvido no assunto. H casos em que a leitura da ata j basta
para o entendimento do que foi decidido. Importante: no exclua os tcnicos para
que a diretoria no tome decises fora da realidade prtica do negcio.

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6. Sugira que desliguem o

celular
As reunies tm tanta fama de ser improdutivas que bastante comum as
pessoas levarem seus celulares para tratar de outros assuntos alheios ao encontro
presencial em que esto. Isso uma perda de tempo absurda, alm de ser
deselegante com os outros. Se o grupo decidiu reunir-se, de bom tom que todos
estejam concentrados naquela atividade.
Claro que no d para contar apenas com o bom senso. Ento deixe claras as
regras logo de incio: pode atender o celular ou no, prefervel deixar o aparelho
desligado, ou somente o envio de mensagens permitido. Esclarea que para o
bem de todos.

7. Evite entrar em detalhes

prticos
Logo aps a tomada de uma deciso, bastante tentador para os tcnicos discutir
como ser feita a implantao. No fuja da pauta! Se o objetivo da reunio era
discutir o que fazer e no como fazer, esclarea educadamente aos
participantes e agende uma prxima reunio para detalhar o assunto. Mas no
deixe que a empolgao tome conta, ou vocs no vero o fim do encontro to
cedo.

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8. Estimule a participao
equilibrada
Por questo de caractersticas pessoais, uns gostam de falar mais e outros no se
sentem to vontade para dar sua opinio. Fique atento ao andamento do
debate. Evite que pessoas dominem a discusso e estimule que os mais calados
contribuam com seus pontos de vista. Procure equilibrar a conversa.

9. Deixe assuntos extras para

outra reunio
A dinmica do encontro possibilita que apaream outros assuntos que no
estavam previstos anteriormente na pauta. Mesmo que sejam bastante
pertinentes e envolvam diretamente os participantes da reunio, no fuja da
pauta. Agende para um outro momento a discusso sobre os assuntos que
surgiram.
10 PASSOS PARA UMA REUNIO MAIS PRODUTIVA PROJECT BUILDER

10. Faa uma ata

No preciosismo. Fazer atas de reunies de suma importncia para que o
encontro presencial vire um documento que possa balizar aes e ser comunicado
aos que no estavam presentes. Voc ficar agradecido por ter esse registro.
Tenha um secretrio da reunio.
Pode ser um dos presentes ou um convidado especfico para isso. Ele deve:
acompanhar a pauta, anotar as decises e comunicar aos presentes seus registros
ao final, se possvel. Defina se a ata ser assinada pelos participantes, se ser
divulgada ou no. Um modelo interessante de ata contm as seguintes partes:
assunto; objetivo ou motivo; informaes de data, hora e local; participantes;
itens discutidos, encaminhamentos e responsabilidades.

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