Manual de Normas e Procedimentos Adm e Financas - Gerencia Adm Finac PDF

Manual de Normas e
Procedimentos
Administrao e Finanas.
Gerncia Administrativa
Financeira.
Referncia:
Verso:
1.2
Data:
02 de Abril de 2015
201
Manual de Procedimento rea de Administrao e

Finanas.
Sumrio
Contas a pagar e contas a receber. ...............................................................................................

............................... 4
Objetivo e representao.................................................................................................
................................
............................................. 4
Definies contas a receber e contas a pagar. ................................................................
........................................... 5
Procedimentos cobrana, contas a receber. ................................................................
.............................................. 6
Cobrana em carteira. ................................................................................................
................................
................................................... 6
Procedimentos contas a pagar. ................................................................................................
.................................. 9
Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento. ........................................................
................................
9
Passos: ................................................................
................................................................................................
........................................... 9
Efetivao dos Pagamentos. ................................................................................................
................................
....................................... 10
Registro dos Pagamentos no Sistema. ................................................................
........................................................ 10
OBS.: Pagamento a Fornecedores. ..............................................................................................
.............................. 13
Agenda de Pagamentos vinculada ao oramento. ................................................................
................................... 13
Controle e Guarda de Talonrios e Cheque. ................................................................
............................................... 14
Procedimentos de Adiantamentos de Viagem.................................................................
Viagem.
........................................... 14
Procedimentos de Reembolso de Despesas. ................................................................
.............................................. 14
Contas Correntes Conciliao.................................................................................................
.................................. 15
Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar. ................................................................
............................................. 15
Captulo -Tesouraria. ................................................................................................
................................
................................................... 16
Captulo Cobrana. ................................................................................................
................................
................................................... 16
................................
........................................... 16
Fatos da cobrana. ................................................................................................
................................
...................................................... 19
Procedimentos. ...........................................................................................................................
................................
........................... 20
No Contemplados. ................................................................................................
................................
..................................................... 21
Contemplados. ............................................................................................................................
................................
............................ 23
Contemplados com crdito pendente. ................................................................
....................................................... 25
Recuperao de cotas de no contemplados. ................................................................
............................................ 26
Unilance Administradora de Consrcios LTDA 02/04/2015
Pgina 2

Finanas.
Outras funes do departamento. ..............................................................................................
.............................. 26
Captulo Compras. ................................................................................................
................................
.................................................... 26
................................
........................................... 26
Organograma rea de Administrao e Finanas. ................................................................
...................................... 27
Definies. ................................................................................................................................
................................
................................... 27
Principais atribuies: ................................................................................................
................................
................................................. 27
Rotinas de Compras. ................................................................................................
................................
................................................... 28
Cadastro e controle
ontrole de fornecedores. ................................................................
........................................................ 29
Formulrio (proposio).................................................................................................
................................
............................................. 29
CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP). ................................................
................................
32
PESQUISA DE MERCADO. ................................................................................................
................................
............................................ 32
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Finanas.
Contas a pagar e contas a receber.
Objetivo e representao.
O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas de contas a
pagar e receber.
Iniciamos por representar a estrutura de contas a pagar e a estrutura de contas
a receber que fazem parte da Gerncia Administrativa Financeira
inanceira do Consrcio
UNILANCE e esto baseadas
baseada na estrutura organizacional da organizao. Sua
representao a seguinte:
Organograma:rea de
e Administrao e Finanas.
Finanas
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Finanas.
Definies contas a receber e contas a pagar.
Entendem-se
se por contas a receber no Consrcio UNILANCE,, todos os valores
recebidos pelos grupos so ttulo de venda dos servios de administrao de cotas de
consrcio, e todos os valores recebidos pela Administradora so a ttulo da
administrao dos grupos
os de consrcios e outras taxas de servio.
servio. Entende-se
Entende
como
contas a pagar o pagamento de ttulos (duplicatas, boletos bancrios e outros ttulos
de crdito ou de recebimento a vista) diversos no Consrcio UNILANCE que
corresponde a compra de servios profissionais,
prof
produtos, mo de obra,
obra salrios, bem
como toda a estrutura operacional da organizao.
A funo destas estruturas, alm de realizar as aes de recebimento ou
pagamento envolve a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a
sugesto de melhorias e mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle
documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o
atendimento a Gerncia Administrativa Financeira. A figura seguinte representa o
macro fluxo dos processos de cobrana
cobran recebimentos.
Incio
Contas a Receber
Recebimentos
diversos
Depsito bancrio
Baixa Eletrnica
Internet
Conferncias
pagamentos e
recebimentos
Relatrios de
movimentaoTesouraria
Fim
Macro Fluxo:Recebimentos.
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Finanas.
Procedimentos cobrana, contas a receber.
As cobranas de contas a receber esto divididas em dois grupos:
a) Cobrana em carteira.
carteira
b) Cobrana por boletos / slips.
c) Cobrana por dbito automtico com autorizao do cliente.
Cobrana em carteira.1
Sempre que ocorre uma venda de cota de grupo de consrcio em atividade, o
(a) vendedor (a) recebe do cliente a parcela inicial que poder ser em espcie ou em
cheque, e a entrada na administradora
administradora poder ser feito atravs da entrega do
dinheiro/cheque ou atravs de um deposito bancrio.
bancrio. O pagamento poder ser
realizado nas seguintes formas:
1. Pagamento em espcie;
2. Pagamento por depsito na conta do Consrcio (conforme indicado no
contrato);
3. Pagamento
nto com cheque prprio;
OBS.: Todo
odo o pagamento em cheque deve ser nominal ao UNILANCE e cruzado.
Todo o recebimento ocorrido na Unidade Central ser encaminhado ao banco
atravs de boleto bancrio, mediante envio a agncia bancria por meio de malotes.
malotes A
atividade de encaminhar os valores recebidos para o banco especificado o
pagamento da primeira parcela. Esta uma atividade que o Consrcio UNILANCE,
realiza para seus clientes como uma gentileza, e que garante e confirma assim a
venda contratao do consrcio.
A conferncia dos depsitos se dar via sistema informtico, seguindo o
seguinte procedimento:
1. O responsvel pela conferncia dever acessar a internet, usar o sistema de
internet banking do banco onde foram realizados os pagamentos;
pagamentos
2. Proceder
der a baixa do arquivo (realizar o download) que contm as informaes
da conta corrente, e;
3.
Entrar2 (upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informtico

utilizado pela empresa (sistema operacional).
Entende-se
se por carteira os ttulos (boletos e outros) que esto de posse da unidade
cobradora. Diz-se
se que a cobrana em carteira quando o ttulo fica em poder do emitente para ser
pago diretamente a ele e no a um banco.
2 Entrar: realizar o input das informaes recebidas no banco de dados do sistema financeiro e
no sistema operacional.
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Finanas.
Tais informaes so confrontadas com os
os dados dos clientes onde se
identifica o grupo, a cota, o nome do cliente, o nmero da parcela, a data de
vencimento e o valor. As informaes includas no sistema podem ser consultadas
pelos envolvidos, ou seja, a rea comercial, a rea de operaes e a rea financeira.
Caso haja discrepncias o responsvel emite relatrio das mesmas.
As discrepncias podem ser:
1. No recebimento.
2. Identificao de valores, mas no identificam grupo/cota.
3. Identificao de valores, mas no identifica consorciado.
4. Outro tipo de
e no identificao.
Em qualquer um dos casos acima, deve o responsvel pela atividade enviar
informaes a rea comercial para providencias.
Os valores arrecadados so includos no sistema operacional com o desconto
da taxa de administrao. Neste sentido,
sentido, os valores de taxa de administrao so
inseridos no sistema financeiro manualmente, ou seja, sem integrao.
A estrutura de controle baseia-se
baseia se na validao dos dados recebidos da rea
comercial e na conferencia dos valores recebidos. O controle testa a quantidade de
contratos, a numerao e valores, bem como a quantidade de pagamentos a serem
enviados ao banco (depsito).
Os processos podem ser observados no fluxo seguinte.
Comercial gerao de
contratos e
boletos
Contemplam a venda do consrcio

Gerao de boletos de cobrana
Encaminhamento ao setor financeiro
Verificao e validao de informaes sobre
consorciados
Gerao de contratos(operaes)
Recepo e
conferncia
Contemplam acesso a internet

internet.
Download de arquivo bancrio.
Verificao e validao de informaes sobre
pagamentos validando grupo,
grupo cota, consorciado e
parcela.
Ao de devoluo, comunicao em caso de
discrepncias.
Fazer quadro na ordem sequencial.

sequencial
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Finanas.
Contas a Receber
Relatrios diversos
Comercial gerao de
contratos e
boletos
Tesouraria
Envio ao agente
arrecadador
No
Fim
Pagamentos
realizados
Sim
Recepo e
conferncia
No
Dados Ok
Sim
Upload
Sistema
operacional e
sistema
financeiro
Fluxograma do setor de Contas a Receber.
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Finanas.
Procedimentos contas a pagar.

A rea de contas a pagar do Consrcio UNILANCE,, responsvel pelos
pelo
pagamentos a fornecedores, empregados e outros que se relacionam com a empresa
de forma eventual ou continuamente.
Est baseada em dois conceitos:
Preparao dos processos de pagamento.

pagamento
Efetivao dos pagamentos.
pagamentos
Preparao e Liberao dos Documentos para

par Pagamento.
Esta fase tem a funo de receber das reas do Consrcio UNILANCE a
documentao de despesas a serem pagas,
pagas, conferindo as autorizaes, notas e
outros documentos autorizadores vinculados.
vinculados
Os documentos que daro respaldo ao processo de pagamento
pagamen so:
Passos:
Formulrio
lrio Solicitao de Pagamentos.
Documento interno de Adiantamento
Adiantamento e de Reembolso de Despesas.
Nota Fiscal e Ordem de Compra.
Boleto Bancrio.
Carns.
Recibos.
Duplicatas, etc.
Avisos de Lanamento.
Faturas de servios pblicos (telefonia, energia eltrica, gua e esgoto);
Outros.
Receber documentos para pagamentos, verificando
ndo os documentos
correlatos que deram
de
origem a cobrana (contrato, nota fiscal de servio
se
ou
produto, etc.).
Incluir documentos no sistema.
Verificar se as Solicitaes de Pagamento esto aprovadas pela Gerncia;
Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de despesas

adotados pelo Consrcio UNILANCE,, especialmente aqueles envolvendo
despesas com viagens e outras despesas de funcionrios,
funcionrios, conferindo
conferind os
clculos.
Obter parecer da Diretoria/Gerncia em despesas ainda no avaliadas ou

aprovadas retornar
etornar casos incorretos Gerncia
Gerncia da rea que efetuou a
despesa.
Identificar os fornecedores no cadastrados e registr-los

registr los no sistema de
Contas a Pagar, seguindo
s
o procedimento estabelecido pela organizao.
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Finanas.
Emitir relatrio de pagamentos dirio (pode ser em tela).
Efetivao dos Pagamentos.

Pagamentos
Em D-1
1 do vencimento:
Organizar os pagamentos, transferncias, Docs. e depsitos, com a

respectiva documentao
documenta para solicitar as assinaturas.
No dia do vencimento, as solicitaes devero ser retiradas do follow-up,

follow
identificadas por nmeros de documentos e pagas atravs de emisso de
cheques, ou em casos especiais, atravs de TED Transferncia
Eletrnica Disponvel ou DOC.
Se o pagamento for efetuado diretamente ao fornecedor,os

fornecedor,
cheques
devero
o ser entregues mediante recibo.
Todos
os
pagamentos
efetuados
devero
estar
respaldados
por
comprovantes legais.
Ponto de controle:Verificao
controle:
dos comprovantes legais.
Registro dos Pagamentos no Sistema.

Sistema
Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivao no Sistema

de Contas a Pagar Sistema Financeiro do Consrcio.
A documentao dever ser arquivada para realizao da conciliao

bancria e contabilizao.
Ponto de controle: Validao
dos
itens
emisso
de
arquivados
relatrio
de
pagamentos.
Fluxos.
As figuras seguintes representam os seguintes processos:
Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento.

Pagamento
Efetivao dos Pagamentos.

Pagamentos
Registro dos Pagamentos no Sistema.

Sistema
Detalhamento dos processos vinculados.
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Finanas.
Preparao e liberao de pagamento.
pagamento
Incio
Receber
Documentos
Input no sistema
financeiro
Classificar
documentos
No
Despesas
Aprovadas
Solicitar
autoriazao
Sim
Cadastra
fornecedor
No
No
Fornecedor
cadastrado?
Sim
Realizar
pagamento
Sim
Autorizao
Concedida?
Fluxograma: Setor
etor de Contas a Pagar.
Pgina 11

Finanas.
Preparao e liberao de pagamentos incluso de fornecedores.

A
Gerar Baixas
Contata
Gestor /
Fornecedor
Emitir Relatrio
Obter justiticativa
fim
Autorizao de pagamento.
Solicitar
autoriazao
Contatar o solicitante do produto ou servio

servio.
Obter autorizao do gestor para o valor.
valor
Depois da autorizao do gestor da rea obter
autorizao da dir
dir. financeira ou Diretor Presidente
Avaliar a capacidade financeira do dia tesouraria
Se no for possvel pagamento contatar fornecedor e
informar solicitante
solicitante, caso contrrio pagar.
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Finanas.
Recepo e classificao de documentos.
documentos
Receber
Documentos
Recepo de documentos pelo

setor.
Avaliao dos documentos quanto
a rasura, tributos, etc..
Arquivo na pasta calendrio (por
data de vencimento).
Preparar (listagem) documentos
para incluso no sistema.
sistema
Classificar
documentos
Classificar documentos quanto a tipo de fornecedor;

fornecedor
Classificar por data;
Verificar origem dos documentos
Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de
despesas
adotados
pelo
Consrcio
UNILANCE,
especialmente aqueles envolvendo despesas com viagens e
outras despesas de funcionrios,
funcionrios conferindo os clculos.
Realizao (efetivao) de pagamento.

pagamento
Contata
Gestor /
Fornecedor
Realizar
pagamento
Selecionar ttulos para pagamento no sistema

sistema;
Acessar a internet via qualquer browser
browser;
Acessar o stio de internet da instituio bancria
que ser ao gente pagador;
Seguir as instrues do site proceder ao
pagamento;
Notar que quando o ttulo est vinculado ao DDA
DDA,
necessria a autorizao do profissional UNILIANCE
UNILIANCE;
Emitir cpia fsica ou digital dos pagamentos
pagamentos;
Se os pagamentos forem em lote
lote, emitir
comprovantes e gerar arquivo para baixa no sistema
informtico sistema financeiro
Caso o ttulo no possua autorizao para pagamento no

momento, contatar o fornecedor e informar do atraso
atraso;
Contatar o responsvel pela contratao do servio ou
compra de material ou equipamento e informar do atraso;
atraso
Contatar o gestor da rea contratante para pedir liberao/
liberao
autorizao de pagamento;
pagamento
Solicitar ao gerente/diretor
gerente
financeiro autorizao para
pagamento.
OBS.: Pagamento a Fornecedores.

Fornecedores
As contas a pagar devero vir acompanhadas de Solicitao de

Pagamento, devidamente assinadas pela rea solicitante.
S sero pagos os ttulos que possurem a devida ordem de compra, ou

que foram
oram emitidos mediante contrato.
Os ttulos devero ser entregues com antecedncia mnima de 24 horas.

Em casos excepcionais sero aceitas situaes e que houve atraso no
envio do boleto
to de cobrana, cujo valor dever ser aprovisionado.
Agenda de Pagamentos vinculada ao oramento.
Provisionar os pagamentos atravs das solicitaes recebidas das reas do

Consrcio UNILANCE.
UNILANCE
Quando houver incidncia de reteno de impostos, devero ser tomadas

providncias tambm para o agendamento dos respectivos recolhimentos.
Atualmente as taxas so:
Imposto de Renda 1,5%
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Finanas.
PIS/COFINS/CSLL 4,65%
ISS 2,5%
Manter Follow--up
up das Solicitaes de Pagamento recebidas das reas do
Consrcio UNILANCE.
UNILANCE
Controle e Guarda de Talonrios e Cheque.

Cheque
O estoque dos talonrios de cheque dever ser mantido em cofre
cofre com acesso
restrito Tesouraria. Os cheques devero ser sempre preenchidos mquina e
devero ser regularmente conferidos.
Depois do lanamento dos dados do cheque no respectivo Livro de
Controle de Emisso de Cheques, devero
dever
ser obtidas a assinatura
assinatu da
Diretoria ou do Procurador, com as devidas justificativas do motivo de sua
emisso.
Ao cancelar um cheque emitido, dever ser recortada a sua
numerao e colada na linha respectiva do Livro de Controle de Emisso de
Cheques, com especificao do motivo
mot do cancelamento.
Procedimentos de Adiantamentos
diantamentos de Viagem.
Adiantamento o valor depositado na conta do funcionrio ou entregue em
espcie mediante recibo, para fazer frente a despesas relativas a viagens quando em
servio a favor do Consrcio UNILANCE. O processo o seguinte:
O adiantamento dever ser solicitado com 24 horas de antecedncia, ou

em casos excepcionais, at as 10:00 horas do dia;
Deve ser solicitado em formulrio prprio, contendo as devidas assinaturas,

com preenchimento correto;
O acerto do adiantamento dever ser efetuado no mximo at 3 (trs) dias

aps o retorno da viagem, ficando bloqueado para novos adiantamentos
at a regularizao.
No sero aceitos recibos sem identificao.
Procedimentos de Reembolso de Despesas.

Despesas
Reembolso de despesas a devoluo de valores gastos pelos empregados do
Consrcio UNILANCE, quando as mesmas forem relativas a compras de produtos
e/ou servios em aes ou tarefas que sejam vinculadas a empresa. O processo o
seguinte
Deve ser solicitado

solicitado em formulrio prprio, com as devidas assinaturas e
preenchido corretamente, com os respectivos comprovantes;
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Finanas.
Nas situaes permitidas, os vales devero ser solicitados previamente

pelo funcionrio.
Aps o preenchimento dos documentos e anexao de comprovantes

com
devem os mesmos ser entregues na tesouraria ou rea responsvel pelo
reembolso.
No sero aceitos comprovantes sem identificao ou rasurados.
Contas Correntes Conciliao.

Conciliao
Efetuar conciliao diria das contas correntes do Consrcio UNILANCE,
confrontando com as emisses e baixas de cheques ocorridas no dia, atravs de
integrao entre o Sistema Operacional e o Sistema Financeiro,, objetivando o controle
dos recursos financeiros do Consrcio UNILANCE.
Verificar a correta integrao entre os sistemas,
sistemas, atravs de emisso de
relatrio, confrontando com a planilha Resumo dos Pagamentos do Dia recebida da
rea de Contas a Pagar.
No caso de divergncia, devero ser apurados os motivos e devero ser
procedidas as devidas regularizaes.
Devero ser verificadas
rificadas as situaes de cheques emitidos e no compensados no
perodo de 10 dias. Na ocorrncia, contatar o respectivo favorecido e apurar os
motivos.
A documentao pertinente dever ser arquivada conforme prazo legal.
Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar.
Tirar extratos das contas correntes dos Bancos.
Conciliar os saldos dos extratos com os saldos do Sistema Financeiro.
Verificar saldo para os pagamentos do dia seguinte. Em seguida, passar o

excedente para o agente financeiro pr-definido
pr
pela gerncia
ncia financeira,
para ser aplicado
do (transferncia entre contas).
A rea de Contas a Receber dever verificar os cheques pr-datados

pr
recebidos em cobrana que vencem no dia, para que
que sejam efetuados os
depsitos.
Preencher os cheques
ch
para os pagamentos do dia.
Conferir os pagamentos futuros, lanar os valores no Sistema Financeiro e

guardar os documentos
umentos na pasta de vencimentos.
Pgina 15

Finanas.
Captulo -Tesouraria.
A tesouraria do Consrcio UNILANCE estruturada em dois setores. A
gerncia financeira e a rea de contas a pagar e receber. O processo todo est
baseado no uso de ferramentas automatizadas por sistemas informticos3. Assim
temos um programa que gere as cobranas e outro os pagamentos, tambm
ta
utilizam
um programa para acesso a internet (web browser padro).
O processo todo est baseado nos sistemas operacional e financeiro.
Os valores a receber so includos no sistema operacional (cotas de
consrcios, taxas, multas, juros, etc.) e os valores
valores a pagar so includos no sistema
financeiro (contas a pagar da administradora).
Os saldos das contas Taxa
de administrao so includos no sistema

financeiro de forma manual. Este ao receber tais valores gera o encontro de contas
(receber X pagar) gerando um saldo dirio. Este saldo o caixa disponvel para
pagamentos.
A Tesouraria a responsvel por informar a rea de contas a pagar o saldo
dirio, as contas que podem ser movimentadas, a quantidade de capital ou dinheiro
que deve ser mantido em caixa e a poro que deve ser colocada em aplicaes
financeiras.
A Tesouraria responsvel por gerar informaes para que a gerncia
administrativo-financeira possa desenvolver o oramento anual e informar as reas os
seus limites de gastos.
Captulo Cobrana.
O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas da
d
cobrana para consorciados contemplados, no contemplados e contemplados com
crdito pendente. Iniciamos por representar a estrutura da rea de cobrana
cob
que faz
Os dois sistemas so o Sistema Operacional do Consrcio e sistema
financeiro, so as descries e como so conhecidos os programas informticos

envolvidos na gesto da
a tesouraria. O primeiro controla as questes de grupos e seus
recebimentos, o segundo controla o movimento dos valores pagos e recebidos. Os
dados advindos do sistema operacional so includos no sistema financeiro
manualmente.
Pgina 16

Finanas.
parte da Gerncia Administrativa Financeira
F
do Consrcio UNILANCE e est baseada
na estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:
Organograma: rea
rea administrao e Finanas.
O processo de cobrana iniciado a partir

partir do segundo vencimento de parcelas
de consorciados, ou seja, com datas de atraso (inadimplncia) superior a 31 dias.
As informaes sobre devedores so retiradas do sistema informtico no
formato de relatrio, e estas so tratadas para formar uma planilha eletrnica com
informaes categorizadas de acordo com o seguinte modelo:
CC1 Contemplados
Contemp
com uma Parcela em Atraso.
CC2 Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.
CP1 - Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcela

Parcel em Atraso.
Pgina 17

Finanas.
CP2 - Contemplados com Crdito Pendente com duas Parcelas ou Mais em

Atraso.
contemp
com uma Parcela em Atraso.
NC1 No contemplados
NC2 - No contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.
dirio. E o processo de cobrana idem, seguindo s mesmas

mes
O relatrio dirio.
premissas de cobrana das parcelas, ou seja, acompanhando as datas de vencimento
das parcelas normais. As datas so as seguintes:
Dia 9 de cada ms.
Dia 14 de cada ms.
Dia 20 de cada ms.
O processo simplificado representado pelo fluxo abaixo:
Fluxograma setor de Cobrana.
Pgina 18

Finanas.
A cobrana atua tanto em processos para consorciados contemplados como
para no contemplados.
Os processos vinculados (correspondncia e jurdico) podem ser observados
nos comentrios seguintes:
Status do
Consorciado
Contemplados com uma parcela em atraso

atraso;
Contemplados com Crdito Pendente com duas Parcelas

ou Mais em Atraso.
Atraso
No comtemplados com uma parcela em atraso

atraso;
Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso

Atraso;
Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcela
em Atraso;
Atraso
No comtemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso

Atraso.
Envio de
correspondncia
carta
registrada
O contato com o cliente realizado com base em dados

cadastrais contidos no sistema informtico.
informtico As primeiras
tentativas so realizadas por telefone, e caso o telefone seja
mvel 9celular
celular) enviada uma mensagem de texto. Aps trs
tentativas envia
envia-se correspondncia com carta registrada
informando do dbito e dos procedimentos para pagamento.
Fatos da cobrana.
A realizao da cobrana se d para a recuperao de clientes e reforo de

caixa.
A cobrana um fator de segurana para a realizao

realizao das assembleias de
grupos.
O processo de cobrana iniciado com inadimplncia superior a 31 dias.
A tentativa
entativa negativa de contato com o cliente contemplado gera a cobrana
externa, ou seja, processo pr-judicial.
pr
Clientes contemplados com status de crdito pendente

pendente tero o crdito
cancelado.
Pgina 19

Finanas.
Considera o status do consorciado conforme definies acima.
O cancelamento
ancelamento do contrato
cont
deve partir do consorciado.
Procedimentos.
Para que se inicie a cobrana os profissionais da rea se baseiam no relatrio
de pendncia geral. Este relatrio emitido pelo sistema informtico utilizado na
organizao. A figura seguinte
seguinte expressa s informaes contidas no relatrio.
Figura: relatrio CP2
Figura:Extrato relatrio NC2.
Pgina 20

Finanas.
Figura: Extrato relatrio CC2.
A partir destess relatrios, os profissionais geram uma ficha de controle (data,

hora, contato, proposta) em planilha eletrnica para acompanhamento e gesto.
Separam-se
se os consorciados contemplados dos consorciados no contemplados. O
processo
rocesso de cobrana distinto.
No Contemplados.
O processo de cobrana de no contemplados visa recuperao do cliente.
Os profissionais da cobrana geram uma planilha a partir da base de dados do
sistema operacional, considerando as datas de vencimento acima elencadas. A partir
das informaes iniciam o contato com os clientes com parcelas em atraso.
Inicia-se
se ento o processo
processo de contato e comunicao com o cliente
consorciado inadimplente.
A primeira tentativa de contato realizada por telefone (utilizando-se
(utilizando
os dados
cadastrais da ficha do cliente). So realizadas normalmente trs tentativas. Caso
sejam infrutferas emitida
tida uma correspondncia (na modalidade de carta registrada)
para o endereo constante do cadastro do consorciado inadimplente.
Esta correspondncia uma carta informando do dbito e da possibilidade de
acerto da(s) parcela(s) em atraso, que se torna um pr-acordo;
acordo; informa tambm que
caso no haja pagamento ou interesse por parte do consorciado inadimplente o
mesmo dever pronunciar--se quanto ao cancelamento.
Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso sejam
positivos, ser emitido
o boleto e encaminhado atravs de E-mail
E mail ou Fax, com a data do
vencimento
encimento estipulado no Pr-Acordo.
Pr
Pgina 21

Finanas.
ATENO: O consorciado poder pedir parcelamento das parcelas em

aberto, em forma distinta do que costuma pagar em valores das parcelas definidas
pelo contrato
ontrato de consrcio. Por exemplo: suponha que possui um atraso de R$
2.500,00 (valores das parcelas R$ 750,00). Ele pode pedir parcelamento ou pagar
O profissional deve solicitar ao devedor uma cpia
cpia do comprovante de
pagamento para fins de controle (baixa do arquivo) e confrontao com a conciliao
bancria.
Pode acontecer de o consorciado desistir do contrato, devendo neste momento
o profissional do Consrcio UNILANCE informar que o mesmo deve enviar uma carta
com assinatura de prprio punho, solicitando o cancelamento do contrato de
consrcio. Lembramos que esta opo de cancelamento j est definida em contrato,
e, est vinculada ao atraso de pagamentos, ou seja, caso
caso o cliente esteja inadimplente
o Consrcio UNILANCE poder rescindir o contrato.
Observao:: Como o cliente de consrcio na fase pr-contemplao
pr contemplao um
investidor e, portanto credor da Instituio, a capacidade de cobrana se restringe
a recuperao dos pagamentos a serem efetuados para que o mesmo mantenha
as parcelas adimplentes e possa ao mesmo tempo concorrer ao sorteio do bem
consorciado.
Pgina 22

Finanas.
Fluxograma: No Contemplados.
Contemplados
Cobrana l
Incio
A
Estruturao e
emisso de
relatrio de
Status
Relatrios , NC1,
NC2
Envio de
proposta de
Recuperao
No
Pagamento
Efetuado
Montagem Planilha
de
acompanhamento
Processo
Cancelamento
Fim
Sim
Atualiza dados
Contato com o
cliente
Exclui clientes da
lista de
inadimplencia
No
Contato Positivo
Fim
Sim
Fluxograma: Setor de Cobrana.
Contemplados.
Os procedimentos de seleo de inadimplentes so os mesmos utilizados para
clientes no contemplados, sendo a diferena o status de contemplao, com ou
sem a posse do bem consorciado.
De mesmo modo que para clientes no contemplados, a primeira
primeira tentativa de
contato realizada por telefone (utilizando-se
(utilizando se os dados cadastrais da ficha do cliente).
So realizadas normalmente trs tentativas.
Caso o contato telefnico seja positivo, ser emitido boleto e encaminhado
atravs de E-mail
mail ou Fax, com
com a data do vencimento estipulado no Pr-Acordo.
Pr
Caso sejam infrutferas encaminha-se
encaminha se para assessoria de cobrana externa
para cobrana na modalidade pr-judicial.
pr
Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso sejam
positivos, ser emitido boleto e encaminhado atravs de E-mail
E mail ou Fax, com a data do
vencimento
encimento estipulado no Pr-Acordo.
Pr
Pgina 23

Finanas.
Aps todas as tentativas esgotadas enviado um relatrio e extrato do cliente
com parcelas em atraso aos escritrios de Assessoria Jurdica de Curitiba
Curiti
e So
Paulo, para que sejam notificados extrajudicialmente e/ou judicialmente.
judicialmente
Deve-se
se ter em conta que o cliente pode optar por devoluo dos bens
adquiridos e que estes trmites so tratados exclusivamente pela assessoria jurdica
do Consrcio UNILANCE.
Todas as informaes de contato so anexadas na planilha de controle (ou no
sistema informtico em uso na empresa). De a rea ainda realizar acompanhamento
acompanhamento
dirio dos retornos bancrios para confirmao dos acordos.
acordos
Aps a confirmao dos pagamentos os profissionais da rea devem validar a
excluso do nome do consorciado dos relatrios de inadimplentes.
Estes pagamentos so includos no sistema operacional do consrcio e
comporo os valores para definio do fluxo de caixa como receitas financeiras.
Pgina 24

Finanas.
As figuras seguintes representam graficamente o processo.
Fluxograma setor de Cobrana.
Os processos acima descritos atendem a Matriz e todas as filiais.Poder

ocorrer de haver mais de um escritrio jurdico, que ser considerado como regional,
devendo, entretanto seguir as mesmas premissas do escritrio jurdico principal.
Contemplados com crdito pendente.
pendente
O procedimento de cobrana para contemplados com crdito pendente se
assemelha ao anterior, sendo a diferena a perda do crdito por
por parte do consorciado
contemplado, retornando-o
o a condio de consorciado com parcelas em atraso, ou
seja, como se no tivesse sido contemplado por sorteio.
Pgina 25

Finanas.
Recuperao de cotas de no contemplados.

contemplados
A recuperao se dar com as seguintes condies:
1. Entrada somente no mesmo grupo em que o consorciado participava.
participava
2. A entrada poder ser em cota nova ou cota em substituio (cancelamento
de outro consorciado).
consorciado)
3. O limite mnimo de cotas pagas a serem consideradas para recuperao
segue a tabela referencia abaixo:
a
GRUPO / COTA
PERCENTUAL
4. O consorciado somente poder ser recuperado apenas uma vez casos

distintos deve-se
se consultar a gerncia.
Outras funes do departamento.
departamento
Clientes que querem reduzir o valor das cotas (reduo do crdito

contratado).
Clientes que quere aumentar o valor das cotas (aumento do crdito

contratado).
Captulo Compras.
O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas de
compras. Iniciamos por representar a estrutura da rea de compras que faz parte da
Gerncia Administrativa Financeira
F
do Consrcio UNILANCE e est baseada na
estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:
Pgina 26

Finanas.
Organograma rea de Administrao e Finanas.
Definies.
Entende-se por compras no Consrcio UNILANCE, o procedimento de
aquisio de bens, produtos ou servios. Tem a funo de adquirir de acordo com
estas normas, pelos menores preos, dentro das melhores condies, e menor prazo,
a totalidade dos materiais necessrios para o perfeito funcionamento da empresa.
Principais atribuies:
Cadastro
stro e controle de fornecedores.
Controle e acompanhamento de pedidos (follow

(
up).
Controle da classificao dos clientes.

clientes
Pesquisa de mercado.
Execuo da compra.
Emisso
misso de relatrios gerenciais.
Especificaes tcnicas de produtos.*.
* Atividades dependentes e relacionadas a outras reas.

A lgica da boa compra adquirir o material necessrio, em tempo oportuno,
em quantidades convenientes e pelo menor preo.
Pgina 27

Finanas.
Cinco
inco fatores essenciais que devem estar intrnsecos em uma operao de
compra:
1. Preo.
2. Qualidade.
3. Quantidade.
4. Prazos de entregas.
5. Inspeo da mercadoria.
Os materiais, as matrias primas, os equipamentos, as mquinas, os
acessrios, os veculos, etc., custaram dinheiro, valem dinheiro, tero que ser zelados
como se dinheiro fosse.
A funo desta estrutura, alm de realizar as aes acima elencadas, envolve
a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a sugesto de melhorias e
mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o
desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa
Financeira.
Rotinas de Compras.
Compras recebe solicitao de compras das diversas reas contendo

c
as
especificaes do bem, produto ou servio.
servio
Realiza cotao de compras com pelo menos trs fornecedores.

fornecedores
Verifica tabela de valores fornecida pelos fornecedores e/ou cliente.
Solicita autorizao da gerncia de compras e/ou gerncia responsvel

re
pela
ela rea solicitante.
Faz pedido de empenho.
Efetua Pedido de Compra.
Envia uma via do Pedido de Compra para Almoxarifado ou rea de

recepo da mercadoria ou rea solicitante.
solicitante
Arquiva
va via para controle de entrega.
Envia processo finalizado para a gerncia

ncia que aprovou a compra.
Cadastra informaes no sistema (manual ou informtico)

informtico) da compra
realizada.
A cada quinze dias emite relatrio das compras realizadas para a gerncia
Administrativa Financeira e para a Diretoria.
Pgina 28

Finanas.
Cadastro e controle de fornecedores.
fornece
Cadastrar
adastrar de forma correta, onde os fornecedores possam ser avaliados no
que tange a sua sade financeira atravs de ndices de liquidez, registros em rgos
federais, estaduais e municipais, adimplncia de tributos
tributos e capacidade de
fornecimento, sistemas
stemas da qualidade, preo e outras condies, de acordo com as
seguintes regras:
A rea de compras far um cadastramento de todos fornecedores (materiais,

servios) em atividade;
Empresas no cadastradas, podero participar do processo de vendas mediante

m
autorizao da gerncia.
O cadastro poder ser realizado via documento fsico ou digital (neste caso
utilizando planilhas ou software
s
especfico).
A classificao se dar por tipo de bem,

bem, produto ou servio oferecido.
A rea dever estabelecer uma classificao

classificao dos fornecedores pontuando do
d mais
efetivo ao menos efetivo.
O cadastro dever ser revisto pelo menos a cada seis meses.
Formulrio (proposio)..
A
Departamento de Vendas
Assunto: Cadastro de Fornecedores
Com o intuito de manter atualizado o sistema
sistema de informaes de
fornecedores e produtos solicitamos a gentileza de preencher o questionrio abaixo,
com o maior nmero de informaes possveis, no prazo mximo de 20 (vinte) dias, a
contar da data do recebimento desta, sob pena de no poder participar de licitaes,
cartas convites ou quaisquer outras formas de compra procedida pelo
pel Consrcio
UNILANCE.
Nome
Fantasia:.............................................................................................................
Razo
Social:.................................................................................................................
..................................................................................................
Ramo
de
Atividade:........................................................................................................
Pgina 29

Finanas.
CGC/MF:...........................
CGC/MF:...............................................Inscrio
Estadual:...........................................
Inscrio Municipal:......................................................
N. do registro no rgo de certificao profissional (ex: CREA):........................
Endereo:..............................................................................................................
:..............................................................................................................
Cidade:...................................................................UF:...... CEP:..........................
Telefone(s):.................
Telefone(s):..............................................Fac-smile(s):.......................................
smile(s):.......................................
..............................................
........................................
Caixa Postal:............................. E-mail:................................................................

E ail:................................................................
Data de Fundao:....../....../...... Nmero Junta Comercial:..................................
Scios ou Diretores: .............................................................................................
......................................................................
............................................................................................
Gerente Comercial ou Representante na Regio:................................................
.............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Gerente Financeiro:..............................................................................................
No. Empregados:..................
..................
Principais Clientes:1)............................................................................................
2).........................................................................................
2)............................................................................................
3)............................................................................................
Principais Fornecedores:1)...................................................................................
2)..................................................................................
3)..................................................................................
Bancos que opera:1).............................................................................................
opera:1).............................................................................................
2)............................................................................................
3)............................................................................................
........................................................................................
Deve acompanhar este cadastro:
Cpia do Contrato Social

So
ou Registro Comercial.
Cpia
pia 02 (dois) ltimos Balanos.
Cpia de Balancete ltimos 06 (seis) meses.
Pgina 30

Finanas.
Cpia do Carto CGC.
Cpia da Inscrio Estadual, Municipal.
Cpia RG e CPF dos Administradores.

Administradores
Cpia do Registro em conselho de classe.

classe
Regularidade com Receita (Federal,Estadual e Municipal).
Prova de regularidade com Seguridade Social.

Social
Relao com toda linha de produo.

produo
Catlogos de especificaes tcnicas.

tcnicas
Lista de preo atualizada.
Consrcio UNILANCE - Compras

Rua Coronel Francisco Hoffmann dos Santos, 788.
788
CEP 81530-000
Bairro Jardim das Amricas
Curitiba, Estado do Paran, telefone no. (41) 3029-3002.
Pgina 31

Finanas.
CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP).

UP)
obrigao da rea de compras documentar para o acompanhamento e

fiscalizao das encomendas realizadas, a observncia dos prazos de entrega,
previamente combinados com os fornecedores, a quantidade e a qualidade dos
produtos fornecidos. Tal acompanhamento necessrio para a gerao dos ndices
de classificao
sificao dos fornecedores. As premissas bsicas so as seguintes:
Cabe ao Setor de Compras acompanhar o andamento dos materiais

adquiridos, no que se refere a prazo de entrega
entrega e qualidade dos mesmos.
Incluir multa por atraso na entrega em todos os contratos

os estipulados.
Preencher o controle de indicadores

i
para cada fornecedor.
Emitir um relatrio de controle sobre os pedidos

pedidos de compras a serem
executados.
Emitir um relatrio
relat das compras concludas.
PESQUISA DE MERCADO.
MERCADO
Tem por objetivo pesquisar o mercado de atuao de cada fornecedor
possibilitando obter no presente e em pocas futuras, condies de preo, qualidade e
prazo de entrega. As principais fontes para se obter estas informaes so: Guias
Telefnicos, Transportadoras, Concorrentes, Empregados, Bancos,
Bancos, Instituies
Governamentais, etc.
Pgina 32

Manual de Normas e Procedimentos Adm e Financas - Gerencia Adm Finac PDF

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Manual de Normas e

Manual de Procedimento rea de Administrao e

Contas a pagar e contas a receber. ...............................................................................................

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

Contas a pagar e contas a receber.

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

Entrar2 (upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informtico

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

Contemplam a venda do consrcio

Contemplam acesso a internet

Fazer quadro na ordem sequencial.

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

Fluxograma do setor de Contas a Receber.

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Manual de Procedimento rea de Administrao e

Procedimentos contas a pagar.

Preparao dos processos de pagamento.

Preparao e Liberao dos Documentos para

Incluir documentos no sistema.

Verificar se as Solicitaes de Pagamento esto aprovadas pela Gerncia;

Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de despesas

Obter parecer da Diretoria/Gerncia em despesas ainda no avaliadas ou

Identificar os fornecedores no cadastrados e registr-los

Unilance Administradora de Consrcios LTDA 02/04/2015

Manual de Procedimento rea de Administrao e

Emitir relatrio de pagamentos dirio (pode ser em tela).

Efetivao dos Pagamentos.

Organizar os pagamentos, transferncias, Docs. e depsitos, com a

No dia do vencimento, as solicitaes devero ser retiradas do follow-up,

Se o pagamento for efetuado diretamente ao fornecedor,os

Registro dos Pagamentos no Sistema.

Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivao no Sistema

A documentao dever ser arquivada para realizao da conciliao

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento.

Efetivao dos Pagamentos.

Registro dos Pagamentos no Sistema.

Detalhamento dos processos vinculados.

Unilance Administradora de Consrcios LTDA 02/04/2015

Manual de Procedimento rea de Administrao e

Unilance Administradora de Consrcios LTDA 02/04/2015

Manual de Procedimento rea de Administrao e

Preparao e liberao de pagamentos incluso de fornecedores.

Contatar o solicitante do produto ou servio

Unilance Administradora de Consrcios LTDA 02/04/2015

Manual de Procedimento rea de Administrao e

Recepo de documentos pelo

Classificar documentos quanto a tipo de fornecedor;

Realizao (efetivao) de pagamento.

Selecionar ttulos para pagamento no sistema

Caso o ttulo no possua autorizao para pagamento no

OBS.: Pagamento a Fornecedores.

As contas a pagar devero vir acompanhadas de Solicitao de

S sero pagos os ttulos que possurem a devida ordem de compra, ou

Os ttulos devero ser entregues com antecedncia mnima de 24 horas.

Agenda de Pagamentos vinculada ao oramento.