Ferramenta de Gerenciamento

Yuri Franklin1 Luis Fernando Nuss2

yuri.fr@uol.com.br luisnuss@hotmail.com
1 Associao Educacional Dom Bosco (AEDB), Faculdade de Engenharia de Resende - Resende, RJ, Brasil
2 Associao Educacional Dom Bosco (AEDB), Faculdade de Engenharia de Resende - Resende, RJ, Brasil

Resumo

Neste trabalho apresentaremos o plano de ao ou 5W2H como um produto

gerencial e sua flexibilidade em adaptar-se conforme as necessidades gerenciais na
realizao de tarefas de um planejamento, sendo as mesmas devidamente priorizadas e
listadas por ordem cronolgica e, mostrar que um bom gerenciamento est em se
estabelecer um bom plano de ao para toda meta que se queira atingir. uma prtica
que permite, a qualquer momento, saber os dados mais importantes do projeto e orientar
as diversas aes que devero ser implementadas, servindo como referncia de
decises e permitindo um acompanhamento do seu desenvolvimento, pois apesar de ser
considerada uma ferramenta de carter gerencial, ela se aplica perfeitamente realidade
das equipes de aprimoramento e conduo de suas atividades, tendo como princpio
assegurar que uma operao seja executada sem nenhuma dvida por parte de gerentes
ou dos operadores. Tambm ser demonstrado sua utilizao em um exemplo
vivenciado pelos graduandos do curso de Engenharia de Produo Automotiva no
desenvolvimento de um projeto.
Palavras-chave: Produto Gerencial, Plano de ao.

Introduo

Chamamos de Plano de Ao ao produto de um planejamento capaz de orientar

as diversas aes que devero ser implementadas. Serve como referncia s decises,
permitindo que seja feito o acompanhamento do desenvolvimento do projeto. um
documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que
sero mobilizados para a execuo daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O
Plano de Ao de um projeto especifica aes, atividades, tarefas e recursos,
logicamente encadeados, tendo em vista maximizar a eficincia na realizao dos
objetivos do projeto. Apesar de ser considerada uma ferramenta de carter gerencial, ela
se aplica, perfeitamente, realidade das equipes de aprimoramento no planejamento e
conduo de suas atividades. o conjunto de aes com respectivos prazos, pessoas
responsveis e os recursos necessrios para chegar a um resultado proposto. utilizado
durante a seguinte seqncia do processo de planejamento:

Estabelea com clareza aonde voc quer chegar (meta, fim, resultado, efeito,...) com
seu item de controle.
 Levante informaes sobre o tema em questo.
Verifique as causas que o esto impedindo de chegar l (anlise).
Proponha aes ou contramedidas contra cada causa importante (isto o plano).

Objetivo

Mostrar mtodo para execuo de tarefas de planejamento ou de melhoria;

Mostrar as adaptaes e flexibilidade do plano de ao.

Desenvolvimento

Plano de ao ou 5W2H

O plano de ao talvez seja o instrumento mais utilizado na previso e registro de

aes para desenvolvimento de projetos de melhoria. Isso se deve basicamente a:
- simplicidade de preenchimento
- necessidade de poucos dados para gesto
- feito a partir de textos, no requerendo nenhum software especial
- fcil entendimento dos dados
Com essa ferramenta voc tem um quadro completo da tua equipe e os dados
necessrios para implementar o projeto. Durante a execuo, o Plano de Ao permite a
voc saber quem quem, o que est fazendo e porque est fazendo. O plano
composto por:

Indicadores de resultado: meio para gerenciar o plano de ao e verificar se resultado

est sendo atingido. So eles que quantificam e qualificam o resultado. So fontes
importantes para a avaliao;
Ao: tudo de que necessitamos fazer para atingir o resultado proposto;
Prazo: data precisa em que o gerenciamento ser feito;
Responsvel: pessoa que nem sempre ter de realizar uma ao, mas ser
fundamental para que essa ao seja cumprida. O responsvel pela ao tem nome e
sobrenome, no pode ser o grupo todo;
Recursos: tudo de que necessitamos para realizar a ao. No apenas recursos
financeiros, mas custo, recursos de conhecimento, tempo em horas, infra-estrutura
(sala e material necessrio), recursos polticos, de organizao ou at uma ao
realizadora anteriormente.

Todo Plano de Ao deve estar estruturado para permitir a rpida identificao dos
elementos necessrios implementao do projeto. Estes elementos bsicos podem ser
descritos pelo que se convencionou chamar 5W2H, porm, outras aplicaes podem
surgir dependendo apenas de sua necessidade e criatividade em usar a ferramenta, ou
seja, voc ter que definir. No h uma regra bsica; no h perguntas prontas.
Depender de cada projeto, de cada atividade, dos participantes do grupo.
 Atividade Who What Why How Where When How Much

WHO: Quem executar determinada atividade?

Quem depende da execuo dessa atividade?
Essa atividade depende de quem para ser iniciada?

WHAT: O que ser feito? Quais os resultados dessa atividade?

Quais atividades so dependentes dessa?
Quais atividades so necessria para o incio dessa?
Quais os insumos necessrios?

WHY: Por que essa atividade necessria?

Por que essa atividade no pode fundir com outra atividade?
Por que A, B e C foram escolhidos para executar essa atividade?

HOW: Como essa atividade ser executada?

Como acompanhar o desenvolvimento dessa atividade?
Como A, B e C vo interagir para executar essa atividade?

WHERE: Onde a atividade ser executada?

Onde sero feitas as reunies presenciais da equipe?

WHEN: Quando ser o incio da atividade?

Quando ser o trmino?
Quando sero as reunies presenciais?

HOW MUCH: Quanto custar essa atividade?

Quanto tempo est previsto para a atividade?

O plano de ao pode ser apresentado de vrias formas. Quando estruturado

como diagrama de rvore, possibilita melhor visualizao.

Ciclo PDCA para realizao do Plano de Ao simplificado

Existem vrias maneiras de se montar um plano de ao, uma delas o PDCA

que uma forma simples de realiz-lo, como mostrado abaixo.
 Grfico criado por Walter A. Shewhart que procura difundir a importncia do
Planejamento (Plan), boa Execuo (Do), a Verificao (Check) e a tomada de Aes
Corretivas (Act) quando do recebimento de algum trabalho. Essa ferramenta serve para
iniciar a atividade ou processo e serve tambm para manter e melhorar as metas e
resultados de um processo j existente, porm neste caso, inicia-se o ciclo a partir da
etapa de Verificao (Check). Dessa forma, voc precisar estar, constantemente,
girando o ciclo para cada atividade.
Os passos so os seguintes:

Plan (planeamento): estabelecer misso, viso, objetivos (metas), procedimentos

e processos (metodologias) necessrias para o atingimentos dos resultados.
Do (execuo): realizar, executar as atividades.
Check (verificao): monitorar e avaliar periodicamenteos resultados, avaliar
processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos,
especificaes e estado desejado, consolidando as informaes, eventualmente
confeccionando relatrios.
Act (agir): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios,
eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a
melhorar a qualidade, eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo
eventuais falhas.

No giro do PDCA devemos coletar dados, medir resultados compar-los com a

meta considerada e adotar aes apropriadas, portanto, no giro deste ciclo ser
necessrio empregar ferramentas apropriadas para a coleta, o processamento e a
disposio de dados, o que permitir a tomada de decises confiveis.

Grfico de Gantt
As desvantagens do plano de ao ficam por conta da difcil visualizao das
tarefas no tempo e eventuais problemas de conflito no uso de recursos. Essas
deficincias podem ser supridas com o uso de um grfico de Gantt. Criado em 1918 por
Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte-americano, o grfico de Gantt, tambm
conhecido como Cronograma de Barras, uma das ferramentas mais difundidas
mundialmente. As barras horizontais representam as duraes das atividades. Quanto
maior a barra, maior ser a durao de uma tarefa. As divises verticais representam as
unidades de tempo. Abaixo segue um exemplo do projeto em desenvolvimento AEDBaja.
O grupo a utilizar o plano de ao dever ter rumo e objetivo do trabalho a ser realizado
por outras ferramentas, como por exemplo, atravs de um diagrama de rvore, carta de
controle, diagrama de Pareto, histograma, etc...
So mostradas a seguir algumas ferramentas subsidiadas pelo plano de ao:

Diagrama de causa e efeito

O diagrama de causa-efeito, tambm conhecido como diagrama espinha de peixe

ou diagrama de Ishikawa (nome de seu idealizador), foi desenvolvido para representar a
relao entre um efeito e todas as possibilidades de causas, a qual pode contribuir para
esse efeito. uma tcnica muito boa para estabelecer relacionamentos entre opinies
levantadas em Brainstorming ou outra forma de levantamento de dados. O diagrama de
causa-efeito permite que sejam sugeridas possveis causas de um problema para que
sejam posteriormente confrontadas com os dados coletados. Quando bem detalhado
tomar a forma de uma espinha-de-peixe e da o nome alternativo. As causas principais
podem ser agrupadas sob quatro categorias conhecidas como os 4M: Mtodo, mo-de-
obra, material a mquina e, nas reas administrativas, talvez seja apropriado usar os 4P:
polticas, procedimentos, pessoal e planta. O diagrama pode ainda ser utilizado quando
for necessrio identificar, explorar e ressaltar todas as causas possveis de um problema
ou condio especfica. Para isso necessrio que inicialmente seja corretamente
definido o efeito que se deseja estudar. O 5W2H pode ser utilizado de modo que se saiba
exatamente o que o efeito, onde ele ocorre, quando acontece, quem percebe o
efeito, e deixando o porque e o como para ser objeto de debate entre os interessados
no estudo.
Abaixo temos um exemplo do diagrama de Ishikawa:

Diagrama de pareto

O diagrama de Pareto uma forma especial de grfico de barras verticais, que

permite determinar quais problemas resolver e qual a prioridade e utilizado quando se
quer mostrar entre vrios problemas ou condies, com o propsito de identificar a causa
bsica do problema, escolher o ponto de partida para a soluo ou avaliar um progresso
aps a implantao da soluo de um problema. Vilfredo Pareto, o criador desta tcnica
observou que era possvel estabelecer dois grupos de causas para a maioria dos
processos, sendo que uma grande quantidade de causas (ordem de 80%) contribui muito
pouco e uma pequena quantidade (ordem de 20%) contribui de forma predominante.
Abaixo temos um exemplo do grfico de Pareto:

Histograma

O histograma um grfico composto por retngulos justapostos em que base de

cada um deles corresponde ao intervalo de classe e a sua altura respectiva freqncia.
Quando o nmero de dados aumenta indefinidamente e o intervalo de classe tende a
zero, a distribuio de freqncia passa para uma distribuio de densidade de
probabilidades. A construo de histogramas tem carter preliminar em qualquer estudo
e um importante indicador da distribuio de dados. Podem indicar se uma distribuio
aproxima-se de uma funo normal. Os histogramas so especialmente usados quando
se pretende analisar um grande volume de dados, realando o impacto visual da
informao. Abaixo temos um exemplo de Histograma:

Depois de selecionado o grupo de causas de interesse se torna necessrio o

gerenciamento de atividades. Nesta etapa utiliza-se o 5W2H, de modo que se saiba o
que deve ser feito, quem deve faz-lo, para quando se deve fazer, ou mais, pois
dependendo de sua necessidade o plano de ao pode ser modificado de forma a
atender suas necessidades para execuo de medidas, verificao e etc...
Essas aes podem ser dirigidas da seguinte forma:

a) relacionar as aes a serem feitas (o qu) sem se preocupar com os outros detalhes;
b) agrupar as aes comuns, usando, por exemplo, diagrama de afinidade;
c) revisar as aes e completar com sua justificativa (por que) e onde ser
tomada/abrangncia (onde);
d) discutir, escolher e compensar os responsveis (quem), datas (quando);
e) solicitar que cada responsvel d uma idia de como pretende cumprir a ao (como)
e que faa uma estimativa de investimento (quanto);
f) colocar os dados num quadro e distribuir cpias aos envolvidos;
g) utilizar o plano para reunies de acompanhamento, cobrando os resultados das
tarefas.

Exemplo resolvido

Neste exemplo ser utilizado um projeto que est sendo vivenciado pelos
graduandos de engenharia da Associao Educacional Dom Bosco (AEDB) que
objetivam um projeto de construo de um veculo off road para uma competio entre
instituies educacionais promovida pelo SAE Brasil.

O projeto que pretendemos desenvolver encontra-se em fase de desenvolvimento

do produto. Na figura abaixo esto representadas todas as etapas do projeto a ser
desenvolvido.

Modelo Prottipo Pr Srie

Planejamento Estratgico

Desenvolvimento do Produto
Desenvolvimento do Processo
Homologao
Lanamento

Concepo Projeto Construo Teste Competio

Aps ter sido feito o planejamento por etapas, onde se tambm se definiu
estrutura, e um cronograma de fases o plano de ao por sua flexibilidade e adaptao
se demonstra eficiente no gerenciamento do projeto, pois com ele temos a ao (tarefa)
a ser realizada, o responsvel por realiz-la, prazo de execuo e o status. Dessa forma
 possvel direcionar os objetivos, acompanhar o andamento do projeto, e verificar se
todos esto atingindo suas metas. Abaixo segue a ilustrao do plano de ao utilizado:

Nmero
PLANO DE AO
002/07
Projeto AEDBaja
Item Data Ao Responsvel Departamento Prazo Status
1 5/mai Definio de componentes com lista para realizao de cotao. Nuss / Robson / Thiago Engenharia / QA 30/jun Em andamento
Elaborao de apresentao p / patrocinadores e ofcios
2 5/mai Felipe Nunes Marketing 19/mai Concluido
formalizados pela faculdade.
3 5/mai Limite para assinatura do termo de compromisso. Todos Todos 19/mai Concluido
4 5/mai Elaborao de termo de contribuio financeira. Felipe Nunes / Renato Marketing 19/mai Concluido
5 5/mai Acompanhamento e controle dos prazos. Nar / Yuri Planejamento Imediato Em andamento

Obs:Todos integrantes acima far uma apresentao a engenharia mostrando vrios tipos de componentes com suas dimenses, finalidade, vantagens e desvantagens para ser
determinar os mesmos.

Concluso

Foi apresentado neste trabalho o mtodo 5W2H conhecido como plano de ao,
sendo mostrado que mesmo tendo difcil visualizao das tarefas no tempo e eventuais
problemas de conflito no uso de recursos, se demonstra uma eficaz ferramenta gerencial
quando utilizada em projetos ou como subsidio de outras ferramentas de melhoria de
processos j existentes, sendo capaz de orientar, acompanhar e verificar tarefas a serem
realizadas.
Consideraes a serem feitas a utilizao do plano de ao:
A implementao do plano de ao est relacionada ao bom gerenciamento ou
gesto para a adaptao do mesmo dependendo de sua necessidade e
criatividade em usar essa ferramenta.
O mesmo estruturado para permitir a rpida identificao dos elementos
necessrios implementao do projeto, sendo que tais aes dever ter rumo e
objetivo do trabalho a ser realizado por outras ferramentas, como por exemplo,
atravs de um diagrama de rvore, carta de controle, diagrama de Pareto,
histograma, etc...

Referncias

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: Gerenciamento da rotina de trabalho do dia-a-

dia. Rio de Janeiro: Bloch, 1994.

BRASSARD, Michael. The Memory Jogger. Rio de Janeiro: Quality Mark Editora
Ltda, 1985.

www.sebraeesp.com.br Acessado em 12/05/2007

www.wiebiz.com.br/gente/silvio - Acessado em 12/05/2007

www.cefetam.edu.br/downloads/plano_ao_2006.pdf - Acessado em 12/05/2007

www.wikipedia.org/wiki/ciclo_PDCA - Acessado em 20/05/2007