SECRETARIA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO

PORTARIA NORMATIVA N 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002 (*)

Dispe sobre os procedimentos gerais para

utilizao dos servios de protocolo, no
mbito da Administrao Pblica Federal,
para os rgos e entidades integrantes do
Sistema de Servios Gerais - SISG.

A SECRETRIA-ADJUNTA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO,

DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO, no uso das atribuies
conferidas pelo Decreto s/n, de 3 de novembro de 1999 e pelo Decreto n 3.858 de 5 de junho de
2001 e tendo em vista o disposto na Portaria/MP n 171, de 28 de dezembro de 1999, RESOLVE:
Art. 1 Dispor sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no
mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de
Servios Gerais - SISG, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa.
Art. 2 Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicao.
RENATA VILHENA
ANEXO
PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE
PROTOCOLO
1.OBJETIVO
Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes gesto de
processos e correspondncia, com a finalidade de criar bases para a implantao de sistemas
informatizados unificados no mbito a que se destina.
2.CONCEITOS E DEFINIES
Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definies:
AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO
o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser
observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis
financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades
organizacionais de uma instituio.
CORRESPONDNCIA
toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos
processos.
Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e
particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo ou entidade.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da Administrao
Pblica Federal.
b) Oficial e particular
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou
entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas
privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre
autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo
central ou setorial do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da
Administrao Pblica Federal.
DESAPENSAO
a separao fsica de processos apensados.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS
a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da
Administrao ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO - a separao de parte da documentao de um ou mais
processos para formao de novo processo o desmembramento de processo depender de
autorizao e instrues especficas do rgo interessado.
DESPACHO - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe
submetido apreciao
o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador,
servidor pblico ou no.
 DILIGNCIA - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIO
a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada.
DOCUMENTO
toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova
e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar.
De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser
caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza, conforme descrito a seguir.
a) Caracterizao quanto ao gnero
Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis,
contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis
Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado,
contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos),
desenhos e gravuras Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e
fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses
variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vdeomagnticas Documentos
sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos.
Ex.: discos e fitas audiomagnticas Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico
resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.: rolo,
microficha, jaqueta e carto janela;
Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.
b) Caracterizao quanto espcie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e
deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento,
regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo,
despacho decisrio, lei;
Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio
Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento
sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao
Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado,
certido, atestado, cpia autntica ou idntica Atos de ajuste: So representados por acordos em que
a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Ex: tratado, convnio, contrato,
termos (transao, ajuste etc.) e,
Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo.
Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos,
notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
c) Caracterizao quanto natureza
Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou
caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao ntima com seu
estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua
responsabilidade funcional;
 Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a
rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e das Casas
do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas; pedidos de
exonerao ou dispensa; demisso; auxlio funeral; dirias para afastamento da Instituio; folhas
de pagamento; outros que, por convenincia da Administrao ou por fora de lei, exijam
tramitao preferencial.
Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito; Documentos
Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral.
FOLHA DO PROCESSO - So as duas faces de uma pgina do processo.
INTERESSADO - Pessoa fsica ou instituio que ser objeto de anlise do processo.
JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo;
realiza-se por Anexao ou Apensao.
JUNTADA POR ANEXAO
a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um)
outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que
contenham o mesmo assunto.
JUNTADA POR APENSAO
a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao
estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro
referente solicitao de reviso de percepo, para subsidi-lo, caracterizando a apensao do
processo acessrio ao processo principal.
NUMERAO DE PEAS - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
PGINA DO PROCESSO - cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
PEA DO PROCESSO - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:
Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros.
PROCEDNCIA - A instituio que originou o documento.
PROCESSO - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais
detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou,
ainda, instrues para pagamento de despesas assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
PROCESSO ACESSRIO
o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir
a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROTOCOLO CENTRAL - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos
procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL - a unidade localizada junto aos setores especficos dos
rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de
documentos no mbito da rea a qual se vincula tem a finalidade de descentralizar as atividades do
protocolo central.
REGISTRO
a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a
movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais, aos interessados.
 TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS - uma nota utilizada para informar
sobre a retirada de pea(s) de um processo pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE DESAPENSAO - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de
dois ou mais processos apensados pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE ENCERRAMENTO - uma nota utilizada para registrar o encerramento do
processo pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA - uma nota utilizada para registrar a
juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA - uma nota utilizada para registrar a
retirada de folha(s) ou pea(s) do processo pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada
do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de
uma pea pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TRAMITAO
a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de
sistema prprio.
3.RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial
dever observar:
a)se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso
em que dever ser anexado o instrumento de procurao;
b)se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c)se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo;
d)se a correspondncia ser autuada ou no;
A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados
correspondncia ou processo, conforme o caso.
Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos
protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos.
4.PROCEDIMENTOS COM RELAO CORRESPONDNCIA
a)Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema
prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de
ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso.
A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central
do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios
prprios para efetuar a entrega.
A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial;
Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no
canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da
correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a
empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir:
 Ex.:

Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa

que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no
ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis.
b)A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo central ou
setorial do rgo ou entidade.
A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou
setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio.
c)Correspondncia Recebida e expedida
Correspondncia Recebida
A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo ou entidade
da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio.
O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade
pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao
remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo.
As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo
setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio.
d)Correspondncia Expedida
O controle da expedio de correspondncia caber ao respectivo protocolo setorial,
responsvel pela numerao, que dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada
ano.
O protocolo central do rgo ou da entidade manter um controle da expedio de
correspondncia, a fim de informar aos usurios, sua localizao, em tempo real.
5.PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS
5.1AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO
 A autuao, tambm chamada formao de processo, obedecer a seguinte rotina:
a)Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a
ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do
conjunto;
b)Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo;
c)Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo;
d)Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do
servidor que estiver numerando o processo);
e)Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;
f)Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado;
g)Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento,
a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras
informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade;
h)Conferir o registro e a numerao das folhas;
i)Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica
correspondente, do rgo ou entidade;
j)O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser
descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente.
A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada em
sistema prprio e encaminhada unidade de destino.
A autuao de documentos classificados como "SECRETO", "CONFIDENCIAL" ou
"RESERVADO" ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os
demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a
autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o
carimbo correspondente ao grau de sigilo.
As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir
em peas de processo.
No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites
para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,
desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo.
A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos
caracterizados como urgentes.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto,
pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f
pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.
5.2 NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser
utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina,
recebendo, a primeira folha, o nmero 1.
O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual
para cada pea que o constituir.
A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas
pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido
diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar.
 Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha
de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior
direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s
tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo falhas,
prosseguir com a seqncia numrica existente;
Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de
despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final
do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utilizar somente a frente da folha de
despacho, no permitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de
insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de
despacho, apondo o carimbo "Em branco".
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de
qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo a inutilizar,
renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia.
Exemplo:

5.3JUNTADA
A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.
5.3.1JUNTADA POR ANEXAO
A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre os processos
a serem anexados.
A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal
e um ou mais como acessrios.
 Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:
Processo Principal Processo Acessrio
Inqurito
Recurso contra deciso de Inqurito
Administrativo
Auto de Infrao Defesa contra Auto de Infrao
Aquisio de
Prestao de Contas
Material
Licena sem
Cancelamento de Licena
vencimentos
Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do
processo acessrio.
Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver "TERMO DE RETIRADA DE
PEA", na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente pea
desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no "TERMO
DE RESSALVA" a ser lavrado imediatamente aps o "TERMO DE JUNTADA".
A metodologia adotada para juntada por anexao :
a)Colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal;
b)Retirar a capa do processo acessrio, sobrepondo-a capa do processo principal e
manter os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto;
c)Renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j
existente no principal;
d)Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO' na ltima folha do processo
mais antigo;
e)Anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado;
f)Registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.
5.3.2JUNTADA POR APENSAO
Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia:
a)manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o
nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;
b)manter as folhas de cada processo com sua numerao original;
c)lavrar o 'TERMO DE JUNTADA POR APENSAO' na ltima folha do processo mais
antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar;
d)anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo apensado;
e)Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.
5.4DESAPENSAO
Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da
unidade onde se encontrarem.
A desapensao ocorrer antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensao ser:
a)separar os processos;
b)lavrar o "TERMO DE DESAPENSAO' no processo que solicitou a juntada;
c)tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao;
d)apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
e) registrar em sistema prprio, a desapensao.
 A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo protocolo
central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho de seu
dirigente.
5.5DESENTRANHAMENTO DE PEAS
A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante despacho
prvio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo despacho, o
"TERMO DE DESENTRANHAMENTO".
Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo de
desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas
ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento,
apondo-se o carimbo de desentranhamento.
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.
5.6DESMEMBRAMENTO DE PEAS
A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer
mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o "TERMO DE
DESMEMBRAMENTO", conforme metodologia a seguir:
a)Retirar os documentos que constituiro outro processo;
b)Apor o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO" no local onde foram retirados os
documentos;
c)Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas
pginas.
5.7DILIGNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica
Federal, ser devolvido ao protocolo central do rgo ou da entidade, para que convoque o
interessado afim de, no prazo mximo de trinta dias, cumprir a exigncia.
A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao
Pblica Federal e ser feita atravs de correspondncia expedida pelo setor de comunicao do
rgo ou entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel anexar ao
processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que determinou a diligncia.
5.8ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME
SUBSEQNTE
5.8.1O encerramento dos processos ser:
a)Por indeferimento do pleito;
b)Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela
decorrentes;
c)Pela expressa desistncia do interessado;
d)Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por
omisso da parte interessada.
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes
observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm.
Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta
norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes.
No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que
exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume.
 Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento
contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento
de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos
respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de
continuidade, no volume subseqente.
A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume,
da seguinte forma:
No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- "TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME", devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme
abaixo.
5.8.2ABERTURA DO VOLUME SUBSEQENTE
No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- "TERMO DE ABERTURA DE
VOLUME" devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior.
A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou
setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa,
certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes
devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero
apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a
palavra "anexo".
5.9RECONSTITUIO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar
conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao imediata,
mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela
reconstituio do processo observar o seguinte procedimento:
a)Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de
uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do
desaparecimento ou extravio do processo;
b)Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete
autorizar a reconstituio do processo;
c)Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de
documentos que o constituam;
d)Apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo,
constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras informaes julgadas
necessrias;
e)Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo;
f)Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o
atual.
6.CARIMBOS
Os carimbos sugeridos nesta norma podero ser emitidos por via informatizada, nos casos
dos rgos e entidades que utilizam sistemas prprios de protocolo, com medidas definidas pela
convenincia de cada instituio, preservando as recomendaes quanto s informaes, conforme
os exemplos a seguir.
6.1CONFERE COM O ORIGINAL
 O carimbo "confere com o original" ser utilizado para autenticar a reproduo do
documento ou peas de processo, cujos originais so imprescindveis Administrao.
Esse carimbo tem a identificao do rgo ou entidade onde o documento est sendo
autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:
a)data da autenticao;
b)assinatura do servidor.
Exemplo:

6.2CONFERIDO
O carimbo "conferido" ser usado nas unidades de protocolo para registrar a quantidade de
folhas ou peas inseridas no processo, quando da autuao.
Os campos prprios desse carimbo sero preenchidos com as seguintes informaes:
a)quantidade de peas que constituem o processo;
c)rubrica do servidor e sigla do rgo autuado.
Exemplo:

6.3CONFIDENCIAL
O carimbo "confidencial" ser utilizado para facilitar a identificao do documento ou
processo cujo teor somente ser conhecido por servidor autorizado.
Usaro o carimbo "confidencial", os servidores competentes para classificar o documento
como tal.
 Esse carimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo,
precedido da assinatura do servidor que o classificou.
As unidades de protocolo tambm usaro esse carimbo aps a autuao de documento
classificado como "confidencial", observados os procedimentos definidos nesta norma.
Exemplo:

6.6DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA
O carimbo "devoluo de correspondncia" ser usado pelos rgos e entidades, para
comunicar ao servio dos correios a no localizao do interessado.
Exemplo:

6.7EM BRANCO
Ao autuar um processo, apor o carimbo "EM BRANCO", em pginas e espaos que no
contenham informaes.
Exemplo:

6.8NUMERAO DE FOLHA OU PEA

O carimbo de "numerao de folha ou pea" ser utilizado para registrar a incluso de uma
ou mais peas no processo.
Caber ao protocolo central ou setorial do rgo ou entidade que inserir uma ou mais
folhas, bem como peas no processo, fazer a aposio do carimbo de "numerao de folha ou pea",
preenchendo com os seguintes dados:
a)nmero da folha ou pea;
b)rubrica do servidor que fez as anotaes;
O nome do rgo ou entidade dever circundar o carimbo.
Os rgos ou entidades sero representados por abreviaturas, na palavra inicial, conforme
detalhado abaixo, seguido de seu respectivo nome, constando, tambm, volta do carimbo, a sigla
da unidade especfica que tenha autuado o processo ou inserido peas.
Exemplo:
 Agncia - A.
Fundao - F.
Instituto - I.
Ministrio - M.
Secretaria - S.
Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados
no centro da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
Exemplo:

6.9NUMERADOR-DATADOR
O carimbo "numerador-datador" ser usado para registrar, em ordem numrico-
cronolgica, os processos formados pelas unidades de protocolo.
Esse carimbo registrar, no processo, os seguintes elementos:
a)nome ou sigla da unidade administrativa responsvel pela autuao;
b)nmero do processo;
c)data da autuao.
 Ser opcional, a cada rgo, a utilizao do carimbo numerador-datador.
6.10RESERVADO
O carimbo "reservado" ser usado para caracterizar os documentos cujo assunto no deva
ser do conhecimento do pblico em geral.
Usaro o carimbo "reservado", os servidores competentes para classificar o documento
como tal.
Esse carimbo ser aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou
processo, precedido da assinatura e identificao do servidor que o classificou.
As unidades de protocolo tambm devero usar este carimbo aps a autuao de
documento classificado como "reservado", observados os procedimentos definidos nesta norma.
Exemplo:

6.11SECRETO
O carimbo "secreto" ser utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato
requeira alto grau de segurana e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores
diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio.
Podero usar o carimbo de "secreto", exclusivamente, os servidores competentes para
classificar o documento como tal.
Esse carimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo,
precedido da assinatura e identificao do servidor que o classificou.
As unidades de protocolo tambm devero usar este carimbo aps a autuao de
documento classificado como "secreto", observados os procedimentos definidos nesta norma.
Exemplo:

6.12TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de volume.
Exemplo:
 6.13TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, no encerramento de volume.
Exemplo:

6.14TERMO DE DESAPENSAO
Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a desapensao de
processos.
Exemplo:
 6.15TERMO DE JUNTADA POR APENSAO
Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, na juntada por apensao.
Exemplo:

6.16TERMO DE RESSALVA
Este termo ser lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexao
de processos, for constatada a ausncia de pea(s) em um dos processos anexados.
Exemplo:

6.17URGENTE
 O carimbo "urgente" ser usado em documentos cuja tramitao requeira maior celeridade
que a rotineira.
Usaro o carimbo "urgente" os servidores competentes para classificar o documento como
tal.
Esse carimbo ser aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado.
Exemplo:

7.DISPOSIES FINAIS
7.1Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrio
com relao s informaes neles contidas.
7.2Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando cuidados de higiene
no seu manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras necessrias com simetria, utilizar
material adequado, como cola apropriada, evitar uso de grampos metlicos, clips, preservar
informaes ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc.
7.3Caber a cada rgo ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional das
aes destinadas ao servio de protocolo, detalhando as rotinas e procedimentos, com base nesta
norma.
7.4Cada rgo ou entidade dever ter uma comisso credenciada, com competncia para
receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados.
7.5Caber a cada rgo ou entidade definir sua prpria estrutura de protocolo,
determinando quanto existncia de protocolo central e/ou setorial.
7.6As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto ao Departamento de Logstica e
Servios Gerais, subordinado Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do Ministrio
do Planejamento, Oramento e Gesto.
(*) Republicada por ter sado com incorreo, do original, no D.O.U. de 23-12-2002,
Seo 1.
(Of. El. n 525/02)
D.O.U., 23/12/2002
REP., 27/12/2002