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SInAE
Sistema
Integrado de
Administrao
Escolar
Fevereiro - 2006
Sumrio
INTRODUO ...................................................................................................................... 2
INSTALAO ...................................................................................................................... 6
Pr-requisitos ................................................................................................................... 6
Senha ............................................................................................................................... 6
Observao ......................................................................................................................
Vale ressaltar, que optou-se por criar um Manual simplificado onde no houve a preocupao de
detalhar de forma exaustiva o significado de cada tela, menu ou campo, uma vez que os Municpios que
firmarem convnio para implantao desse sistema, recebero as orientaes complementares
necessrias. Nessa oportunidade o Manual de Instalao e Operao ser utilizado como instrumento
de apoio para o treinamento operacional do SInAE.
Este sistema pode contribuir fortemente para a melhoria da qualidade nas escolas e, por conseqncia,
para a melhoria das condies de vida das pessoas que lhes so afetas (alunos, professores,
funcionrios, pais, comunidade).
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Apresentao dos Mdulos
O Sistema Integrado de Administrao Escolar (SInAE) constitudo de oito mdulos: cinco mdulos
principais: Acadmico, Financeiro, Patrimnio, Pessoal e Materiais; dois mdulos de configuraes:
Configuraes da Escola e Configuraes do MEC; e um mdulo gerencial. Evidentemente, cada escola,
conjunto de escolas ou mesmo a prpria secretaria de educao adotar o uso daqueles que atendam
s suas expectativas e necessidades gerenciais no estando obrigada, assim, a utilizar todos os
mdulos. A partir daqui apresentado um conjunto de funes bsicas de cada um dos mdulos.
Mdulo Acadmico - responsvel pelo gerenciamento e pelo apoio administrativo das atividades de
registro acadmico. As suas principais atribuies so:
Matrcula dos alunos por srie ou em disciplinas isoladas (para o caso dos cursos que seguem o
regime no-seriado). O sistema de matrcula em disciplinas isoladas permite, ainda, a inscrio em
disciplina de dependncia;
Cadastro de turmas oferecidas em cada ano letivo. Essa funo permite o cadastro de informaes
bsicas acerca de cada turma oferecida pela escola e/ou pela rede, como turno, capacidade, horrio,
local de realizao das aulas e professor responsvel;
Formao de quadros de aula a partir dos dados curriculares das turmas;
Transferncias de alunos de turma e de escola;
Gerao e impresso automtica de dirios de classe para lanamento de notas (ou conceitos) e de
freqncia;
Controle da freqncia e da avaliao dos alunos por disciplina. Permite ainda o clculo da mdia final
por disciplina;
Gerao e impresso de toda a documentao do aluno, como transferncia, histrico escolar, boletins
de notas, atestado e declaraes diversas;
Gerao de relatrios referentes ao histrico dos alunos nos ltimos anos; ficha cadastral contendo os
dados pessoais dos alunos; lista dos alunos cadastrados na escola sem estarem matriculados em
nenhuma turma; atas de resultados parciais e finais do aluno; boletim apresentando as notas/conceitos
dos alunos, bem como sua freqncia em cada uma das disciplinas; dirios de nota/conceito, de faltas;
lista de alunos por turma, onde informada, tambm, a situao especfica de cada aluno, por exemplo:
transferido, cancelado, aprovado, reprovado; lista dos professores em uma determinada disciplina;
quadro de aulas, etc.
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Armazenamento dos currculos dos diversos cursos, inclusive com o contedo programtico de cada
disciplina;
Gera relatrios relativos ao horrio de funcionamento da escola; lista dos cursos, das disciplinas, dos
turnos, das atividades, das dependncias da escola, das unidades executoras, etc.
Cadastro das unidades executoras associadas escola, como caixas escolares, associaes de pais e
mestres, etc;
Cadastro das contas bancrias associadas escola;
Cadastro de projetos e convnios firmados pela escola com outras instituies, como o FNDE, o MEC e
outras;
Cadastro das contas de despesa que a escola realiza;
Execuo dos lanamentos de receita e despesa realizados pela escola. Procede ainda ao clculo
automtico dos saldos vinculados a cada projeto/convnio;
Gerao automtica de relatrios, tais como: lista dos projetos que enviam recursos financeiros para a
escola; lista das contas de despesas que sero utilizadas no projeto; lista de contas bancrias da escola
que sero utilizadas para movimentao dos projetos; lista dos fornecedores de materiais e servios
para a escola; balancete financeiro contendo o histrico das movimentaes financeiras das contas de
despesas da escola nos projetos cadastrados.
Mdulo de Materiais - responsvel pelo gerenciamento dos materiais de consumo utilizados pela
escola e que so estocados em almoxarifados. Este Mdulo tem as seguintes funes:
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Mdulo de Patrimnio - responsvel pelo gerenciamento dos bens patrimoniais pertencentes
escola. Suas principais atribuies so:
Cadastro dos bens patrimoniais existentes. Esse cadastro inclui caractersticas gerais do bem, tais
como: nmero de tombo, data de aquisio, documento de aquisio, localizao, etc;
Possibilidade de registrar a baixa de um bem patrimonial;
Gerao automtica de relatrios para fins de inventrio de bens da escola, tais como: lista dos bens
da escola; lista dos bens que tiveram baixa por no se encontrarem mais em uso; lista dos bens da
escola por dependncia onde se localizam; etc.
Mdulo de Pessoal - responsvel pelo controle bsico do corpo funcional da escola. Suas
principais funes so:
.Mdulo Gerencial - responsvel pelas informaes estatsticas e agrupamento de dados dos outros
mdulos. Esse mdulo apia o diretor da escola no controle de desempenho dos alunos e dos
professores. Suas principais funes so:
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Instalao
Pr-Requisitos Necessrios
Para instalao do SInAE necessrio os seguintes requisitos mnimos de hardware e software :
32 Mbytes de memria (mnimo);
1GByte de Disco Rgido (mnimo);
1 Unidade de CD-ROM;
100 Mbytes disponveis no Disco Rgido (mnimo);
Windows 95 ou superior (Para o Windows NT necessria a verso 4.0 ou superior e que o usurio
instalador seja o ADMINISTRADOR da mquina);
Processador com clock de 133Mhz (mnimo);
Impressora Jato de Tinta ou Laser.
Senha
Aps a instalao, o sistema possui um cdigo de usurio cadastrado. O cdigo do usurio "adm" e a
senha "adm. Esse usurio pode acessar todos os mdulos do sistema.
Observao
importante que usurio Administrador verifique aps a instalao do SINAE, se a fonte ODBC foi
configurada corretamente. A fonte que ser criada ter a denominao SAE com os drivers
correspondentes do Access direcionado para o arquivo C:\SINAE\ACCESS\SAE.mdb. Para o
funcionamento em rede a fonte ODBC (SAE) das mquinas clientes deve ser redirecionada para o
arquivo \\SINAE\ACCESS\SAE.mdb do servidor.
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Caractersticas da Interface Grfica
O acesso ao sistema feito por meio de um menu, cujos itens acionam as telas ou janelas
correspondentes. A janela principal a tela do menu.
Na parte superior de todas as janelas sempre apresentada uma barra de ferramentas que contm
botes com cones.
Insero sem limpar os campos Para inserir um novo registro utilizando as informaes do registro
da tela;
Insero limpando os campos da janela Para inserir um novo registro sem utilizar as informaes
do registro da tela;
Emisso de relatrios Para emitir os relatrios que esto disponveis em cada mdulo;
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Utilizao do Sistema
Operaes com registros
Nas telas onde podem ser feitos acessos a muitos registros, possvel obter apenas os registros com
as informaes desejadas.
Para fazer uma busca necessrio entrar no modo de Consulta (pressionar ESC e em seguida clicar no
boto - Busca de registros);
Preencher os campos com os dados a partir dos quais a busca ser feita (os campos onde possvel a
digitao campos habilitados);
Para buscar registros que comeam com a letra 'A', digite no campo Argumento de busca o valor A%
(busque registros que comecem com a letra A e ignore o texto adiante);
Para buscar registros que possuem 'ando' em qualquer parte do nome, digite %ando% (ignore o texto
antes de 'ando' e ignore o texto depois de 'ando);
Para buscar registros que terminem com 'o', digite %o (ignore o texto antes de 'o', busque os
registros que terminam com 'o').
OBS: FAZENDO UMA BUSCA COM TODOS OS CAMPOS EM BRANCO, A PESQUISA RETORNAR TODOS OS
REGISTROS DO BANCO. POSSVEL PERCORRER OS REGISTROS PARA ENCONTRAR O DADO DESEJADO.
Percorrendo os registros
Depois de feita a busca, a tela entra automaticamente no modo de Consulta onde possvel percorrer
os registros um a um.
Para percorrer os registros, utilize:
A partir dos dados mostrados na tela possvel fazer alteraes nos registros.
Para fazer alteraes necessrio:
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Para confirmar as alteraes:
Clique com o mouse no boto - Cancela operao localizado na barra de ferramentas, ou pressione
ESC.
Para realizar uma insero necessrio entrar no modo de Insero (pressionar ESC e em seguida
clicar no boto - Insero limpando os campos da janela);
possvel entrar no modo de Insero mantendo os dados atuais para tanto:
Clique no boto - Inserir registro (mantm dados atuais) localizado na barra de ferramentas.
Removendo registros
Estando com os dados na tela, possvel remover o registro corrente. O registro corrente o que est
sendo mostrado na tela.
Para deletar o registro corrente, basta:
Estar com o registro que deseja remover na tela;
O registro ser removido do banco de dados, mas continuar a ser mostrado na tela. Uma marca
indicando que o registro foi removido ser mostrada na Barra de Status localizada na parte inferior da
tela ;
O registro continua a ser mostrado na tela, pois possvel inseri-lo novamente. Para inserir o registro,
clique no boto -inserir registro (mantm dados atuais) localizado na barra de ferramentas.
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Emitindo relatrios
Para emitir os relatrios, basta:
Uma tela contendo alguns campos ser mostrada na tela. Esses campos so parmetros e devem ser
preenchidos com as informaes desejadas.
Cadastro Bsico
Para que as operaes do sistema possam ser utilizadas, necessrio que algumas informaes
bsicas sejam cadastradas.
O que cadastrar
Devem ser cadastrados os elementos que sero utilizados em outros cadastros ou que sero objetos de
operaes futuras no uso dirio do sistema. A seguir, so detalhados os passos que devem ser seguidos
para cadastrar os elementos bsicos para que o sistema possa funcionar de forma a atender as
necessidades mnimas da escola ou conjunto de escolas.
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PASSOS PARA O CADASTRO DOS ELEMENTOS BSICOS
Cadastrar, tambm:
1.3 - O rgo regional de educao;
1.4 - Os documentos oficiais da Escola;
1.5 - Os dados de identificao e caracterizao da Escola;
1.6 - Os tipos de dependncias;
1.7 - As dependncias existentes na Escola;
1.8 - Os turnos de funcionamento;
1.9 - Os cursos;
1.10 - As disciplinas;
1.11 - As grades curriculares;
1.12 - Os critrios de avaliao;
1.13 - O horrio operacional;
1.14- A(s) unidade(s) executora(s).
OBS: O cadastro da(s) unidade(s) executora(s) somente ser necessrio se a escola for utilizar o
Mdulo Financeiro.
A seguir so apresentadas as telas do sistema que sero utilizadas para atender ao cadastro das
informaes necessrias ao funcionamento do Mdulo de Configuraes da Escola de dos subsistemas
que dependem dessas informaes:
Esta tela permite consulta, insero, atualizao ou remoo dos dados de cada usurio. Cada usurio
pode ter acesso a um ou mais dos seguintes mdulos: acadmico, material, patrimnio, financeiro e
pessoal. O usurio administrador tem acesso a todos os mdulos.
O usurio administrador o nico que tem acesso aos mdulos de Configuraes da Escola e
Configuraes do MEC.
Se o usurio for funcionrio da escola, ento possvel associar o usurio ao nmero do funcionrio.
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1.2 - Ativar a opo Permitir alterao de currculo;
Alem de poder ativar a opo Permitir a alterao de currculos esta tela permite a incluso de um texto
que ser includo nos histricos escolares gerados pelo sistema e a gerao do cdigo de cada aluno
automaticamente.
Logo aps a confirmao de insero de uma escola, o sistema pergunta se o usurio deseja cadastrar
a observao geral que ser includa nos histricos escolares, e quando a primeira insero de aluno for
iniciada, o sistema pergunta se o usurio deseja que o sistema gere o cdigo dos alunos
automaticamente e qual seria o nmero inicial.
Para alterao das opes, o usurio deve simplesmente alter-las clicando nos botes
correspondentes a cada uma das opes.
Pode-se colocar como observao: os conceitos, se a escola trabalha com eles, e suas faixas
numricas.
OBS: O campo Prefixo dos cdigos gerados pode ser preenchido com a sigla da escola.
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1.3 Cadastrar o rgo regional de educao;
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1.5 - Cadastrar os dados de identificao e caracterizao da Escola;
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1.7 - Cadastrar as dependncias existentes na Escola;
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1.10 - Cadastrar as disciplinas;
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1.13 - Cadastrar o horrio operacional.
OBS: O cadastro da(s) unidade(s) executora(s) somente ser necessrio se a escola for utilizar o
Mdulo Financeiro.
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PASSOS PARA O CADASTRO DOS ELEMENTOS BSICOS
2 - Mdulo Acadmico
A seguir so mostradas as telas do sistema que sero utilizadas para atender ao cadastro das
informaes necessrias ao funcionamento do Mdulo Acadmico:
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2.2 Cadastra as turmas;
OBS: A turma dever ser fechada aps a matrcula de todos os alunos. Os acertos de matrcula podero
ser feitos utilizando as opes de Acertos de Matrcula e Transferncias.
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PASSOS PARA O CADASTRO DOS ELEMENTOS BSICOS
3 Mdulo de Pessoal
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3.2 Cadastrar os funcionrios;
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3.4 Cadastrar as disciplinas que os professores esto habilitados a ministrar.
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PASSOS PARA O CADASTRO DOS ELEMENTOS BSICOS
4 Mdulo de Materiais
A seguir sero apresentadas as telas do sistema que atendero s necessidades apontadas acima.
4.2 Cadastrar os tipos de movimentos, ou seja, a forma com os materiais daro entrada/sada na
escola;
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4.3 Cadastrar os fornecedores;
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PASSOS PARA O CADASTRO DOS ELEMENTOS BSICOS
5 Mdulo de Patrimnio
5.1 Cadastrar os tipos de bens;
5.2 Cadastrar os bens da escola.
Abaixo esto as telas do sistema que sero utilizadas para atender ao cadastro das informaes
necessrias ao funcionamento do Mdulo de Patrimnio:
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PASSOS PARA O CADASTRO DOS ELEMENTOS BSICOS
6 Mdulo Financeiro
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6.3 Cadastrar as contas bancrias.
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OBSERVAES GERAIS
1- Quando o cadastro de funcionrios for descentralizado deve ser garantido que a matrcula seja
nica, caso contrrio se for necessrio importar esses dados para um banco de dados centralizado
os dados dos servidores com matrculas coincidentes no sero importados;
4- Para elaborar o quadro de aulas necessrio que os professores estejam cadastrados e com a
habilitao informada;
5- A mdia final somente ser mostrada no boletim se todas as notas das disciplinas forem lanadas;
7- Para montar o quadro de aulas necessrio que os professores estejam cadastrados no Mdulo
de Pessoal.
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