Project Management Office Escritrio de Projetos

Hebert Dacorrgio Heidenreich

Escritrio de Projetos Ps-Graduao em Gesto de Projetos
Fundao Armando Alvares Penteado - FAAP
hdacorregio@gmail.com

Resumo Este artigo apresenta um breve estudo sobre as funes e modelos e implementao do
Project Management Office no ambito de empresas voltadas a projetos. Artigo apresentado como
parte da avaliao da disciplina Escritrio de Projetos do Curso de Ps-Graduao em Gesto de
Projetos da Fundao Armando Alvares Penteado.

(Palavras-chave: PMO, Escritrio de Projetos, Modelos, Implementao)

Introduo Atualmente considerado pelo Project

A idia central atribuda ao
estabelecimento do que convencionou-se
chamar de Project Management Office ou
Escritrio de Projetos, a execuo de
projetos de maneira mais eficinte em termos
de prazo e oramento, melhorando a
satisfao do cliente associada a estes
projetos.
O PMO procura atingir tais objetivos
estabelecendo ferramentas que: proporcionem
a correta execuo de projetos (em termos da
forma de como os projetos devem ser
executados), a execuo dos projetos
corretos (em termos de que projetos executar)
e os recursos corretos a serem utilizados
pelos projetos, em termos do planejamento
organizacional para a capacidade atual e
futura organizacional.
Contexto
Muitas pesquisas relacionadas a
performance em projetos indicam que uma
pequena parcela destes so concludos dentro
do binmio oramento x prazo. Uma pesquisa
do instituto KPMG em meados dos anos 90
indicou que aproximadamente 70% destas
falhas podem ser atribudas ao gerenciamento
de projetos e processos associados.
Foi neste cenrio que os primeiros
PMOs foram constitudos, principalmente para
projetos de cunho militar, que alm de garantir
questes relacionadas a oramento e prazo
em projetos extremamente volumosos,
questes como retido a requisitos
governamentais devem ser observados.
Management Institute PMI, como fator
preponderante para a excelncia operacional
em operaes voltadas a gesto de projetos.
Desenvolvimento
Para que os projetos sejam
executados de maneira correta, o PMO atua
como uma central de monitoramento e
superviso, como se fosse um orgo
fiscalizador, de forma idnea em relao aos
participantes efetivos do projeto, verificand.o
se os padres estabelecidos dentro da
organizao para as mais diversas reas
(riscos, qualidade, compras entre outros)
esto sendo seguidos.
Tambm estabelece um repositrio de
Padres e Melhores prticas, incluindo
modelos de projeto, documentaes,
processos e uma base de dados de lies
aprendidas.
Nisto, procura estabelecer um
ambiente de comunicao eficiente que
permita que as informaes e experiencias
das pessoas em contato com o projeto sejam
coletadas e registradas, promovendo tambm
um ambiente de integrao aonde equipes
multidisciplinares possam atuar de forma a
analisar vrios aspectos dos projetos atravs
de diferentes enfoques e experincias.
Tambm sua funo atuar de forma
a promover a comunicao, como facilitador
do aprendizado analisando o perfil e
necessidades da equipe de projetos,
promovendo sesses constantes de
treinamento e feedback.
 Project Management
Office Escritrio de Verso: 1
Projetos
No obstante, deve atuar de forma a
reduzir o risco empresarial atravs da anlise
de portfolio e interdependencia dos projetos,
coordenando a implantao de ferramentas de
gerenciamento de projetos, facilitando a
comunicao de status dos projetos de
maneira clara e eficiente a todos os
colaboradores e stackholders envolvidos.
Como j enaltecido, o Escritrio de
Projetos tambm tem como finalidade a
correta gesto de portfolio, ou seja, fazer os
projetos corretos. Atualmente pode-se dizer
que a proliferao de projetos de forma
indiscriminada, tem tirado o foco das
organizaes de projetos que realmente
seriam interessantes a mesma, uma vez que
os projetos competem pelos mesmos
recursos.
Os recursos sobrecarregados passam
a ser o caminho critico do projeto interferindo
na eficiencia dos outros que acabam
aguardando por entradas vindas destes.
Tambm este tipo de sobrecarga costuma criar
um overhead pois cada vez que um recurso
deste muda entre projetos, existe um tempo
no produtivo para que este possa tomar
conhecimento de todas as informaes
necessrias devido a discrepancia possvel
existente entre diferentes projetos.
Nesta conjuntura o PMO deve pontuar
os projetos em diferentes perperctivas
alinhando o que melhor se encaixa
considerando as vrias disciplinas do
conhecimento ao perfil e recursos
organizacionais.
Neste contexto que se insere a funo
de utilizar os recursos corretos. O PMO deve
atuar pr-ativamente no intuito de informar aos
diversos departamentos dentro da
organizao possveis futuros projetos e
recursos necessrios, fazendo estudo de
cenrios avaliando os possveis impactos,
dando inputs ao planejamento estratgico.
De certa forma o Escritrio de Projetos
acaba atuando no sentido de gerenciar o risco
inerente a implementao de projetos
realizando tambm comparaes de
desempenho entre os diversos j executados.
O Estabelecimento de um PMO deve
ser feito com apoio total e irrestrito dos altos
nveis grenciais de maneira clara a todos os
colaboradores. Sem isso qualquer esforo
realizado est fadado ao fracasso. Este apoio
e investimentos associados so considerados
Escritrio de Projetos FAAP Ps-Graduao
fatores crticos e necessrios a excelencia na
execuo de projetos.
A implementao deve considerar o
atual momento da organizao, como esta
gere seus processos internos e como est
baseada sua estrutura organizacional. Isto
fator decisivo na definio do tipo, e
caractersticas do modelo a ser implementado.
A definio da localizao no algo
trivial, visto que podem existir multiplos locais
aonde projetos so executados e
implementados, com caractersticas diversas
entre si.
Dentre as formas mais presentes na
literatura podemos citar:
Equipe de Projetos Autnoma, que
baseia-se muito na experincia do lder do
projeto e normalmente est estabelecida em
projetos no dependentes com o resto da
empresa, destinando-se a um fim bastante
especfico. uma forma particularmente
centralizada aonde todas as disciplinas esto
a cargo de uma nica figura, extremamente
dependente de sua experincia e nvel de
apoio que este indivduo tem por parte dos
diversos stackholders;
Escritrio de Suporte de Projetos, que
trata-se de um estrutura que funciona como
unidade de apoio operacional ao gestor de
PMO, constituindo-se sua extenso funcional,
atuando na prestao de servios auxiliares.
Estes servios esto presentes em
diversas atividades tais como no planejamento
de projeto e cronograma, provimento de
recursos tcnicos, preparao e administrao
de contratos, administrao de escopo de
mudana, avaliao de projetos, gesto de
documentao entre outros.
Esta estrutura por definio por
demais complexa e dependendo do tipo de
organizao pode estar presente
departamentalmente ou corporativamente,
podendo atuar de forma consultiva,
promovendo capacitao e disseminando as
melhores prticas, bem como de forma
executiva atuando pontualmente com recursos
chave para o desenvolvimento do(s) projeto(s)
dentro das diversas reas de negcio.
O que de suma importancia salientar
que devido ao seu cunho de extremo
suporte, este deve ser constiudo de recursos
especializados em cada rea de abrangncia,
bem como dotado de recursos tcnicos e de
Pagina 2 of 5
 Project Management
Office Escritrio de Verso: 1
Projetos
infra-estrutura compatveis com as
necessidades da empresa.
Centro de Excelncia de Gesto de
Projetos um tipo de estrutura voltado a
organizaes que possuem projetos de
natureza diversas, aonde o Escritrio possui
relevncia especfica em termos gerenciais,
porm no assumindo responsabilidade pelo
frutos do mesmo. Sua atuao muito mais
focada em prover uma slida base de
informaes diretamente as partes
interessadas no estando presente no
comando do projeto especificamente,
configurando-se em um ncleo de
conhecimento.
Toda a organizao, inclusive os
membros do PMO devem compreender o
PMO como ferramenta que est ali para
suportar os projetos da empresa e no como
um nvel de gerncia adicional para o qual os
departamentos tem que se reportar.
As melhores prticas devem ser
registradas e comunicadas dentro da
organizao de forma eficiente. Normalmente
estas esto contidas em arquivos diversos,
como comunicaes internas, emails entre
outros e cabe ao PMO desenvolver
mecanismos para evidenciar tais praticas,
refin-las de forma a possibilitar a criao de
padres e a aplicao em reas diversas se
possvel. Tamm torna-se uma oportunidade
de colocar o trabalho dos colaboradores em
evidncia, proporcionando seu
reconhecimento.
O esforo inicial necessrio ao
convencimento organizacional para a processos organizacionais.
utilizao das ferramentas de gerenciamento
disponibilizadas pelo Escritrio de Projetos
grande. O estabelecimento de habilidades em
recursos chaves como caminho crtico e
balanceamento de recursos, bem como
tambm o comprometimento da equipe do
Escritrio no suprimento de um servio rpido,
de fcil acesso e de qualidade para a
maximizao de valor em projetos correntes,
constituem fatores bsicos para que os
gerentes de projetos adotem as solues
proporcionadas.
Muitos autores crem que no existe
uma receita de como fazer a implementao
de um escritrio de projetos, mas sim que
existem diretrizes ou etapas pela qual a
implementao deve seguir.
Escritrio de Projetos FAAP Ps-Graduao
A primeira etapa constitui uma etapa
de planejamento, aonde deve ser apontado
um gerente de projetos, experiente com a
realidade da organizao, juntamente com
uma comisso de colaboradores que tenha a
capacidade de determinar, nos moldes da
organizao, a melhor forma de PMO a ser
utilizada estabelecendo tambm as atribuies
iniciais do mesmo, alinhando sempre ao
oramento disponvel a esta tarefa.
A partir disto, durante o planejamento,
a equipe deve definir as competncias
necesrias ao PMO, elaborar um plano de
comunicao robusto para as prximas fases
e analisar e mitigar os possveis riscos
atrelados a implantao do escritrio de
projetos.
Durante a implantao, so
requisitados os recursos fsicos e
instrumentais, sendo estabelecidas as
instalaes, softwares, as estruturas
documentais necessrias aos registros a
serem realizados bem como a escolha de
piloto(s) para a implantao do Escritrio de
Projetos.
Durante o que alguns convencionam
chamar de Operao, onde efetivamente
so validados os processos estabelecidos e
de que forma a organizao est provendo
entradas para os mesmos. Alguns podem
dizer que trata-se ainda da implementao,
mas alguns procuram diferenciar esta parte
para estabelecer um marco aonde o PMO
efetivamente inicia sua fase de prestao de
servios interagindo mais efetivamente nos
Aps a fase de implantao ter
ocorrido de maneira efetiva, como na maioria
dos processos nas mais diversas reas, inicia-
se um processo de monitoramento e melhoria
contnua. Neste feita uma contnua anlise
do que fora estabelecido e continuamente
verificando as tendencias organizacionais,
para que as mudanas necessrias sejam
planejadas.
Obviamente um obstculo a
implementao do escritrio a cultura
organizacional. O correto estabelecimento dos
stackholders e o entendimento de seus
assuntos de interesse so fatores cruciais, por
isso o envolvimento dos colaboradores,
obviamente de diferentes formas em cada
uma das etapas de importancia evidente,
Pagina 3 of 5
 Project Management
Office Escritrio de Verso: 1
Projetos

para que os mesmos tomem para si o tigos-tecnicos/35.html>. Acesso em: 4

processo de mudana.
As qualidades de liderana tambm
so evidentes aos colaboradores do Escritrio
de Projetos e experincia nos assuntos
imprescindvel, uma vez que este tem que
transitar em vrios nveis e esferas da
organizao.
Discusses e Concluses
maio 2012.
Sobre o Autor:
Hebert Dacorrgio Heidenreich
hdacorregio@gmail.com
Engenheiro e Administrador de
Empresas. Atualmente exerce
funo de Engenheiro Lider em
empresa do setor de leo e Gs.

A importncia da
implementao de escritrios de projetos em
organizaes voltadas a este claramente
evidente.
Pode-se notar a clara influncia que
esta ferramenta pode ter para a padronizao,
racionalizao e reduo de recursos e custos
associados a projetos.
Tambm destaca-se como de grande
importancia da nfase da comunicao e
apoio da alta gerncia e seus impactos
decorrentes.

Referncias

DURANS, Clovis Renato. O que um

escritrio de projetos "PMO".
Disponvel em:
<http://www.administradores.com.br/inf
orme-se/artigos/o-que-e-um-escritorio-
de-projetos-pmo/27254/>. Acesso em:
4 maio 2012.

MELLO, Andr Manchester de.

Diretrizes Essenciais na Implantao
de um PMO. Disponvel em:
<http://www.ogerente.com.br/novo/arti
gos_ler.php?
canal=14&canallocal=46&canalsub2=14
8&id=182>. Acesso em: 3 maio 2012.

O QUE Um Pmo E Suas Principais

Contribuies Disponvel em:
<.br/novo/artigos_ler.php?
canal=14&canallocal=46&canalsub2=14
8&id=182>. Acesso em: 3 maio 2012.

PMO - Project Management Office

Disponvel em:
<http://www.primeinf.com.br/noticias/ar

Escritrio de Projetos FAAP Ps-Graduao Pagina 4 of 5

 Project Management
Office Escritrio de Verso: 1
Projetos

Histrico de Reviso
Data Verso Descrio Autor Realizado
08/05/2012 1 Verso Inicial H.Heidenreich <S/N>

Escritrio de Projetos FAAP Ps-Graduao Pagina 5 of 5