PRQUA 001 PROCEDIMENTO PARA CONTROLE DE

DADOS E DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
2. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
3. CONDIES GERAIS
4. CONDIES ESPECFICAS
5. FORMULRIOS UTILIZADOS

1. OBJETIVO

Definir a sistemtica de controle dos documentos e dados que influenciam na

qualidade, descrevendo o mtodo de emisso, controle, distribuio, reviso e
arquivamento dos mesmos, a fim de garantir a documentao e registro do
sistema da qualidade implantado.

2. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

2.1. ITQUA01 Instruo de Trabalho para Elaborao de documentos.

3. CONDIES GERAIS

So definidos como documentos da qualidade: Manual da Qualidade,

Procedimentos, Instrues de Trabalho e Planos da Qualidade.
Normas Tcnicas e Especificaes dos Clientes tambm so considerados
documentos da Qualidade, mas por serem de origem externa so tratados em
um item especfico deste procedimento.
Todo documento da qualidade deve ser controlado, recebendo uma
identificao e indicao da reviso em que se encontra. No caso de
documentos eletrnicos, deve ser feito backup dos mesmos de acordo com a
Instruo de Trabalho ITQUA01. No caso de documentos em forma fsica sero
protegidos para assegurar que permaneam legveis e prontamente
identificveis.

4. CONDIES ESPECFICAS

4.1. Elaborao e Aprovao dos Documentos

Quando algum setor da empresa julgar necessria a elaborao de algum

documento visando a melhoria do sistema da qualidade, este deve entrar em
consenso com o Representante da Direo para anlise e aprovao. Esta
anlise deve verificar se o documento em questo realmente necessrio, se
ir atender a rotina dos setores envolvidos e se atende os requisitos da norma
NBR ISO 9001:2000. Um documento tambm pode ser elaborado quando o
Representante da Direo julgar necessria a melhoria do processo de
trabalho da............................
O documento elaborado deve conter, no mnimo, identificao, paginao,
ttulo, cpia, data da elaborao e reviso, que deve ser iniciada em 0 (zero).

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DADOS E DOCUMENTOS

Os documentos da qualidade devem ser aprovados pelo Representante da

Direo ou pelo Diretor, aps consenso com os setores envolvidos.
Os documentos da qualidade podem estar disponveis para os colaboradores
em forma fsica (impressos) ou eletrnica (rede de microcomputadores).
Documentos impressos sem aprovao so considerados invlidos para o
Sistema da Qualidade.
Os documentos so de propriedade da........., sendo proibida a sua reproduo
total ou parcial, sem prvia autorizao da mesma.

4.2. Controle e Distribuio dos Documentos

4.2.1. Documentos Impressos

A responsabilidade pela distribuio dos documentos deve ser do RD, que

deve manter um arquivo com todos os documentos originais, atualizados e
aprovados. Todos os setores da empresa devem possuir local especfico para o
armazenamento dos documentos da qualidade respectivos ao setor. Quando
utilizadas pastas, as mesmas devem ser identificadas, de modo que o RD
possa controlar os documentos existentes em cada uma. A distribuio dos
documentos deve ser executada atravs do formulrio de controle de
distribuio de documentos da qualidade (FOQUA05). Deve ser indicada a
cpia do documento constante em cada setor. Todo recebimento de documento
implica em um visto no controle de distribuio, do responsvel pelo setor,
evidenciando assim o recebimento de documento novo ou revisado, bem como
o seu consenso. Os documentos distribudos internamente devem receber
identificao de cpia controlada, contendo o nmero da cpia.
O RD deve manter uma lista-mestra atualizada de todos os documentos da
qualidade, contendo identificao, reviso e data de atualizao.
Quando a ZINCOSUL necessitar enviar algum documento da qualidade para
clientes, fornecedores ou rgo certificador, este deve ser identificado como
cpia no controlada.

4.2.2. Documentos em meio eletrnico

Os documentos podem ser acessados via meio eletrnico nos setores que
possuem acesso rede de microcomputadores. O acesso deve ser apenas
para leitura do documento, sendo que apenas a Garantia da Qualidade e o
Representante da Direo, devem possuir acesso para alterao dos
documentos.

Todo documento disponvel na rede de microcomputadores deve ser

considerado aprovado e na reviso atual.

4.3. Alteraes dos Documentos

Devem ser feitas pelas mesmas funes e setores que realizaram a anlise e
aprovao dos originais. Aps consenso da alterao do documento entre os
setores envolvidos, o mesmo deve ser atualizado.

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DADOS E DOCUMENTOS

As partes do texto revisadas devem ser descritas no final de cada documento

para se identificar a ltima alterao efetuada, exceto os documentos com
iniciais FO (formulrio) e documentos que sofram reviso geral no seu
contedo,
Ao entregar um documento revisado para os setores (cpia fsica), a Garantia
da Qualidade deve recolher a reviso anterior e elimin-la. Quando o
responsvel pelo setor do documento revisado julgar importante o acervo
tcnico da reviso anterior, a Garantia da Qualidade deve arquivar o respectivo
documento original e identific-lo como "obsoleto" em todas as pginas.
Toda alterao, ou seja, reviso implica na atualizao da lista-mestra de
Documentos da Qualidade.

4.4. Controle de Documentos Externos

a) Controle de Normas Tcnicas

As Normas Tcnicas sero utilizadas na reviso adequada s necessidades

da........., salvo pedido contrrio feito pelo cliente, sendo que o controle de
atualizaes deve ser feito pelo cliente, em intervalos no qual ele julgar
necessrio. Quando aplicvel a Garantia da Qualidade deve passar aos
setores envolvidos uma comunicao interna especificando as alteraes
(quando houver). O laboratrio deve controlar atualizaes de normas relativas
a ensaios realizados e especificaes de matria-prima. As Normas Tcnicas
aplicveis a -------------- so aquelas apresentadas como requisitos do cliente.

b) Especificaes de clientes

As especificaes e/ou desenhos de clientes devem ser controlados pelo

laboratrio e RD ou colaborador designado por ele. Quando o cliente requisitar
alteraes na especificao e/ou desenho de algum produto, deve-se substituir
a reviso anterior pela atual, devendo ser mantida em arquivo a especificao
e/ou desenho anterior, at a entrega e aprovao por parte do cliente do
produto final.
O laboratrio controla atualizaes de normas relativas a ensaios realizados e
especificaes de matria-prima e controla atualizaes de desenhos e
informaes provenientes do cliente.

5. FORMULRIOS UTILIZADOS

5.1. Controle de Distribuio de documentos da Qualidade FOQUA-01

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