unipampa Universidade Federal do Pampa MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE PATRIMONIOApresentagao Dentre as diversas atribuigdes administrativas da UNIPAMPA esta a de efetuar a aquisigao, manutengao, controle desfazimento do seu alivo permanente. © Departamento Central de Patriménio, subordinado a Coordenadoria de Material e Patrimonio, ¢ © 6rgao administrative da Universidade responsavel por normatizar, planejar e executar as atividades de controle, guarda e distribuicao de materiais permanentes, bem como normatizar, orientar, acompanhar e fiscalizar a execugao destas atividades nas diversas unidades gestoras componentes da Universidade. Os Setores de Patriménio dos campi sao responsaveis pela administragao na sua respectiva jurisdigao. {A fungao controle patrimonial, engloba as atividades de recepgao, registro, controle, utiizagao, guarda, conservacao, ¢ desfazimento dos bens permanentes da Instituigao, no que diz respeito aos bens méveis @ iméveis. Desenvolvido polo sotor de patriménio, este manual segue uma linha de trabalhos que vem sendo realizados desde 2008 com o objetivo de organizar e regularizar o controle fisico dos bens méveis da Instituigao. Essa iniciativa atende & necessidade de proporcionar aos gestores © executores do patriménio uma melhor compreensao da natureza e da finalidade desta atividade. ‘A fungao deste manual 6 orientar as agées dos servidores da UNIPAMPA, responsaveis por gerenciar o controle patrimonial em suas unidades académicas e érgaos administrativos, de forma a tornar essa atividade mais dinamica, eficaz e adequada as atuiais politicas de gestao publica e de fiscalzagao externa Uma vez que a atvidade de controle patrimonial est& em constante renovagéo na busca de malhorias, tanto do ponto de vista da execugao quanto da reavaliago das necessidades, exigéncias inerentes a esfera patrimonial. O presente documento ¢ produto inacabado @ em permanente proceso de aperfeigoamento,2. MANUAL DE ADMINISTRAGAO DE PATRIMONIO 2.1 OBJETIVO Regulamentar © procedimento interno estabelecendo normas e disposigées necessérias para Administragéo do Patriménio representado pelos Bens Permanentes que integram o ativo imobilizado da Fundagao Universidade Federal do Pampa — unioampa, As operagées inerentes ao controle patrimonial estao amparadas na seguinte legislagao. Instrugao normativa nimero 205/88 da SEDAP — que 6 0 principal instrumento que rege o controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administragao Publica Federal, Nela estao descritas as principais atividades a serem desenvolvidas pelos érgaos componentes da Administragao Deoreto $8,658/80 — que regula o reaproveitamento, a movimentagao, a alienagao ¢ outras formas do desfazimento de material no ambito da Administragao Publica Federal 2.1.1 MATERIAL PERMANENTE Para ofeito deste manual, patriménio deve ser entendido como o conjunto de bens méveis & iméveis, também denominados, materiais permanentes. A lei n*. 4.820, art. 15, 2° de 1964 define como material permanente aquele com duragao superior a dois anos. De acordo com a Portaria n* 448 de 2002, Art. 3° define a adogao de cinco condigdes excludentes para a identificagao do material permanento, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem: = Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condigdes de funcionamento, no prazo maximo de dois anos; Il = fragilidado, cuja estrutura esteja sujeita a modificagao, por sor quebradigo ou doformavel, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; IIL - Perecibilidade, quando sujeito a modificagées (quimicas ou fisicas) ou que se deteriora ou perde sua caracteristica normal; IV — Incorporabilidade, quando destinado & incorporagao a outro bem, nao podende ser retirado sem prejuizo das caracteristicas do principal; \V—Transformabilidade, quando adauirido para fim de transformagao; Ar. 4 - Os componentes relacionados (nesta portaria) esgotam todos os tipos de bens materials ou servigos possiveis de serem adquirides ou contratados pela unipampa, Conforme © Manual de Despesa Nacional, observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, seu controle patrimonial devera ser feito baseado na relagdo custo/beneficio desse controle.Nosse sentido, a Constituigdo Federal prevé 0 Principio da Economicidade (artigo 70), que se traduz na relagao custo-beneficio, assim, os controles devem ser suprimidos quando apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco. Assim, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu beneficio, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relagao/carga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, nao havendo necessidade de controle por meio de numero patrimonial. No entanto, esses bens deverao estar registrados contablimente no patriménio da entidade, Da mesma forma, se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido & durabilidade, quantidade utiizada ou valor relevante, também devera ser controlado por meio de relagao-carga, @ incorporado ao patriménio da entidade. 2.1.2 CONTROLE PATRIMOIAL, © controle patrimonial se dé através do registro adequado de todos os bens méveis © Iméveis, adquiridos por recursos orgamentarios © nao orcamentarios, que estéo A disposigéo da Universidade Federal para a realizagao de suas atividades. A operagao de entrada é realizada através do TOMBAMENTO, as alocagées internas sao realzadas através da TRANSFERENCIA 0 da MOVIMENTAGAO, 0 a oporagao do saida 6 realzada através da BAIXA do bons. 2.1.3 TOMBAMENTO Tombamento é 0 processo de inclusao (entrada) de um bem permanente no controle patrimonial dda Universidade e, om alguns casos, no seu balango contabil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituigéo, apresentara igualmente um aporte de recursos no balanco patrimonial. ‘Sao considerados documentos habeis para racebimentos, em tais casos rotineiros: ‘a. Nota fiscal, Nota Fiscal de Importagao propria e Fatura; b. Tormo de Cessao, Doagao o Doclaragao exarada no processo de permuta; ©. Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferéncia; ‘Apés © ato de recebimento do bem permanente pelo setor de patriménio dos campi, a 1? via da Nota Fiscal ou equivalents devera ser carimbada ¢ atestada, e logo apés, enviada com um memorando para o Departamento Central de Patriménio, localizado na Reitoria. ‘Apés 0 recebimento da Nota fiscal ou equivalente pelo DOP, este setor enviaré o Termo de Responsabilidade com as suas respectivas plaquetas, sempre no dia 15 © 30 de cada més. A desctigao do bem no Termo de Responsabilidade & a mesma da Nota fiscal e/ou do empenho, (© memorando de envio deverd indicar, se possivel, 0 responsével pelo bem e descricao do bem E de responsabilidade dos campi ficarem com a cépia da nota fiscal para controle interno.A afixagao da plaqueta deverd ocorrer logo apés 0 recobimento das plaquelas, sendo executada pelo responsavel pelo controle patrimonial da unidade. (© ndimero de tombo deveré permanecer inalterado até a baixa do bem permanente. 2.1.4 RECEBIMENTO (© material que apenas depender de conferéncia com os termos do pedido e do documento de entraga, seré recebido e aceito pelo encarregado do patriménio ou por servidor designado para esse fim, Quando necessério, 0 exame de recebimento deverd ser feito por professor ou técnico especializado, quando o material permanente possuir caracteristicas de diffel identiticagao. Quando 0 material nao corresponder com exatidao ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou deteitos, o encarregado do recebimento providenciara junto ao fornecedor a regulatizacao da entraga para efeito de aceitagao. No caso de acervo bibliogratico, que deverd ser recebido pela Coordenadoria do Sistema de Bibliotecas, somente ser encaminhada ao Departamento Central de Patriménic a documentacao habil para regular a incorporagao deste acervo, 2.1.5 TERMO DE RESPONSABILIDADE AIN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que: *Nenhum equipamento ou material permanente poderd ser distribuido & unidade requisitante sem a respectiva carga, gue se efetiva com 0 compatente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatério...” Para fins deste manual, considera-se: ‘a. Carga: a efetiva responsabilidade pela guarda @ uso de material pelo seu consignatario; b. Descarga: a transferéncia desta responsabilidade; Devido ao fato de a Unipampa ser uma universidade multi campi, haverd um lapso de tempo entre © recebimento do material e 0 recebimento das plaquetas pelo érgao central. Entretanto, isto nao fexime a rasponsabilidade do setor de patriménio local de controlar @ fixar as plaquetas nos respectivos bens, © Termo de Responsabilidade seré emitido, exclusivamente, pelo Departamento Central de Patriménio, em duas vias, e deverdo ser assinadas pelo Responsavel pela guarda e conservacao, do bem. Uma via sera arquivada no setor de patriménio dos campi e a outra sera entregue ao Departamento Central de Patriménio (vide anexo 2) no prazo maximo de 30 dias; Vide abaixo os responsaveis pela assinatura dos Termos de Responsabilidade: a, O responsavel pelos livros sera 0 bibliotecario do campus b. © responsavel pelos demais bens permanente sera o coordenador administrativo, ‘oordenador de curso ou o diretor do campus:A carga de um bem 6 estabolecida através do Termo de Responsabilidade. O servidor responsavel pelo bem patrimonial respondera por sua guarda, movimentagao, utiizagao e conservagao. ‘Segundo IN 205/88, na item 10.7, todo servidor ao ser desvinculado do cargo, fungao ou emprogo, devera passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, @ 0 setor de patriménio da sua jurisdi¢ao providenciaré um novo Termo. Os sorvidores tempordrios (professores visitantes, substitutos, estagiarios, alunos @ contratados) nao poderdo ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, os equipamentos por eles ullizados sero de responsabilidade da chefia da unidade, nao estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem piblico, 2.1.5.1 TERMO DE RESPOSABILIDADE SOLIDARIO (© Termo de Responsabilidade Interno 6 subordinado ao Termo de Responsabilidade © sora ermitido, quando 0 responsavel citado no item 2.1.5, letra b, passar a carga para o real detentor/usuario do bem. Ele sora omitido quando o material oxigir maiores cuidados, tais como materials de laboratérios © pesauisas, e sera controlado pelo setor de patriménio local 2.1.6 TERMO DE TRASFERENCIA, A transferéncia constitui na mudanga de responsabilidade pela guarda e conservagao de um bem permanente e ocorre nas seguintes situagdes: ‘a, Quando um bem é transferido de um local de guarda para outro, Em fungao da descentralizagéo da Unipampa, quando houver transferéneia entre os campi, sera ‘ermitido um novo Termo de Responsabilidado; (Vide anexo 3). 2.1.7 MOVIMENTAGAO OU EMPRESTIMO Este processo consiste na saida de um bem de seu local de guarda para manutengao ou ‘empréstimo, sendo emitida a Nota de Movimentagao (vide anexo 4). No caso de empréstimo, devera haver uma data provavel de devolugao do bem, que nao podera exceder a 10 dias ttols. © requisitante de empréstimo de material sob a responsabilidade do patriménio devera buscar entregar o bem na sala do patriménio ou local designado para isso no campus e, respectivamente, assinar a Nota de Movimentagao.2.1.8 INVENTARIO Inventétio fisico é o instrumento de controle que permite 0 ajuste dos dados escriturais com o saldo fisico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, 0 levantamento da situagdo dos bens em uso @ a necessidade de manutengao ou reparos, a verificagdo da disponibilidade dos bens da unidade, bem como 0 saneamento do acervo. Os inventarios fisicos de cunho gerencial deverdo ser efetuados por comiss4o designada pela Reitora, uma vez por ano ou, se necessario, em qualquer época, por iniciativa do Departamento Central de Patriménio ou da unidade gestora local. Os trabalhos serao divididos, sendo coordenada pelo DCP, junto com uma Comissao Especial de Inventario composta de és servidores © Subcomissées em cada Unidade Académico- ‘Administrativa composta de dois servidores, designados polas autoridades compotentes através do Determinagao de Servigo, © prazo para a conclusao do inventério anual 6 de setenta e cinco dias © as atividades destas comissées serdo prioritarias em relagao as demais atividades dos servidores que a integram. 2.1.9 BAIXA (© material considerado inservivel, para a reparticao, érgao ou entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como. 1. ocioso - quando, embora em perfeitas condigées de uso, nao estiver sendo aproveitado: b. recuperavel - quando sua recuperagao for possivel © orgar, no Ambito, a cinalienta por conto de sau valor de mercado; ©. antiaconémico - quando sua manutengao for onerosa, ou seu rendimento precario, em Virlude de uso prolongado, desgaste prematuro cu cbsoletismo; d. irrecuperavel - quando nao mais puder ser utiizado para o fim a que se destina devido a perda de suas caracteristicas ou em razao da inviabilidade econdmica de sua recuperacao. © material classificado como ocioso ou recuperdvel sera cedido a outros érgaos que dele necessitem. Como no inicio do processo 6 omitido 0 termo de responsabilidade, neste momento, j4 que o bem esta sendo baixado, sera emitido um novo termo transferindo-o do detentor para a area de patriménio, Sor criada uma “Comissao de Exame e Averiguacdo”, composta do trés servidores da universidade, que adotara os seguintes procedimentos: a. Verificar 0 estado do bem e principalmente se é susc poderé ter outra utlizacao; Se 0 bem tiver outra uilizagao, sugerir o novo destino a Ihe ser dado; Elaborar um termo de exame o averiguacao dos bens; s resultados serao apresentados em prazo nao superior a oito dias tteis; Solicitar prorrogacao do prazo para a apresentacao do relatério somente em caso de ‘extrama necessidade, a autoridade que a designou; Examinar os bens no local onde se encontram: 9. Solicitar que os bens que possuem partes Componentes estejam acompanhados delas para que se possa ter uma idéia corrata de sua forma e aplicagao primitivas; el ou nao de recuperagao, ou sefh. Recomendar quo os bens considerados em mau estado de conservagio e sem condigées do reparo ou transformagao sojam desrelacionados do Patriménio para posterior alienagao; |. Identifiear, no tocante a averiguacao, as causas dos estragos ou danos; i. Solicitar @ autoridade compotente a abertura de Sindicancia ou Inquérito Policial no intuito de apurar responsabilidades, nos casos de insersibilidade resultante de negligéncia, falta de Cuidado, imprevidéncia, ou havendo indicios de crime; A comissao poder constatar durante o sou trabalho a inexisténcia do bem motivado por: ‘a. Perda ou oxtravio, sendo conhecido o responsavel b, Perda ou extravio, sondo desconhecidas as causas; ¢. Furto ou roubo; Para esses casos sao tomadas decisdes dentro das praticas, reguiamentagées, estatutos, voltados a regras disciplinares dentro da Unipampa, conforme descrito no préximo item, 2.1.10 AUTORIDADE, RESPONSABILIDADE E INDENIZAGAO Cada area ou Unidade da estrutura organizacional da unipampa 6 diretamente responsavel pola guarda © bom uso dos bens relacionados & sua jurisdi¢ao, informando todas as operacdes para a manutengao e controle dos bens patrimoniais, consolidadas por meio da realizagao de inventarios fisicos, ‘Segundo a IN 205/88, todo servidor publico federal podera ser chamado A responsabilidade pelo dosaparecimento do material que Ihe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ov culposamente, causar a qualquer material, esteja ou nao sob sua guarda, E dever do servidor comunicar imediatamente, a quem de dreto, qualquer irregularidade ocorria como material entregue aos seus cuidados Em caso de oxtravio ou dano ao bem pilblico, que implicar em prejuizo de até 8.000 reais, poderé sor utiizada a Instrugao Normativa N¢ 4 da CGU para apuracao dos fatos. (© documento basico para ensejar exame do material e/ou averiguagao de causas da irrogularidade havida com 0 mesmo, sera a comunicagao do responsavel pelo bem, de maneira circunstanciada (vide anexo 5), por escrito, som prejuizo de particioagées verbais, quo, informalmente, antecioam a ciéncia, pelo administrador, dos fatos ocorridos. Recebida a comunicagao, o dirigente maximo da PROAD, apés a avaliagao da ocorréncia, enviar um relatério para o 6rgao responsavel, que podera: a) concluir que a perda das caracteristicas ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da agao do consignatério ou usuario; b) identificar, desde logo, 0 (s) responsavel (eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o(s) as providéncias constantes deste manual; ©) designar comissao especial para apuragdo da irregularidade, cujo relatério deveré abordar os Seguintes tépicos, orientando, assim, 0 julgamento quanto a responsabilidade do (s) envolvido(s) no evento: = accorréncia e suas circunstancias;- estado om que se encontra 0 material; - valor do material, de aquisi¢ao, arbitrado e valor de avaliagao; - possibilidade de recuperacao do material e, em caso negativo, se ha matéria-prima a aproveitar; - sugestao sobre o destino a ser dado ao material; ©, = grau de responsabilidade da(s) pessoa (s) envolvida (s). Caracterizada a existéncia de responsével (sis) pela avaria ou desaparecimento do material, ficard (20) esse (s)responsdvel (is) sujeito (s), conforme 0 caso e além de outras penas que foram julgadas cabives, a a) arcar com as dosposas de recuporagao do matorial; ou b) substtuir 0 material por outro com as mesmas caracteristicas; ou ¢) indenizar, em dinheiro, esse material, a prego de mercado, valor que devera ser apurado em processo regular através de comissdo especial designada polo dirigente maximo da Pré-Reitoria de Administragao ou da unidade equivalente, Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto”, “colegao”, suas pocas ou partes danificadas deverdo ser recuperadas ou substituidas por outras com as mesmas caracteristicas, ou na impossibilidade dessa recuperagao ou substituigéo, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem deste manual. ‘Quando nao for (em), de pronto, identificado(s) responsavel(cis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitara ao chefe imediatas providéncias para abertura de sindicdneias, por comissao incumbida de apurar responsabilidade pelo falo e comunicagao ao 6rg40 de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento A Fazenda Publica (ar.84, do Decreto-Lei n'200/67) Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, fungao ou emprego, devera passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de forga maior, quando: a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderd o servidor delegar a terceiros essa incumbéncia; ou b) nao tendo esse procedido na forma da alinea anterior, podera ser designado servidor do érgao, 0u institulda comissao especial polo dirigente do Departamento de Administragao ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferéncia e passagem do material. Cabera ao érgao cujo servidor estiver deixando 0 cargo, fungao ou emprego, tomar as providéncias preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu sustituto 0 sotor do controle do material permanente. A passagem de responsabilidade deverd ser feita obrigatoriamente, a vista da verificagao fisica de cada material permanente @ lavratura de novo Tormo de Responsabilidade, Na hipétese de ocorrer qualquer pendéncia ou irregularidade cabera ao dirigente do Departamento Central de Patriménio ou da unidade equivalente, juntamente com o departamento de Consultoria Juridica da Universidade, adotar as providéncias cabiveis necessérias & apuragao 9 imputagao de responsabilidade, 10FONTES DE REFERENCIA: DECRETO n* 99.658, de 30/10/1990. Legislagao Federal, Brasilia, 1990, INSTRUGAO NORMATIVA CGU nt 04 de 07/02/2008, Brasilia, Secretaria da Receita Federal 2008. INSTRUGAO NORMATIVA STN n* 205 de . Brasilia, Secretaria do Tesouro Nacional, 1988; PORTARIA STN n? 448 de 13/09/2002. Brasilia, Secretaria do Tesouro Nacional, 2002. Lei 4320 de 17/03/1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboragao @ controle dos orgamentos @ balangos da Unido, dos Estados, dos Municipios e Distrito Federal, Brasilia 1964) LEI n? 8666 de 21/06/1993. Estatui Normas Gorais sobre Licitagées o Contratos Administrativos no Ambito dos Poderes da Unido, dos Estados, do Distrito Federal ¢ dos Municipios. Manual de Patriménio, Universidade Federal de Minas Gerais. Bolo Horizonte, 2008. Santos, Gerson dos. Manual de Administragao de Patriméni )- Floriandpolis, 2002. liAnexos (Vide anexo 2) - Termo de Responsabilidade (Vide anexo 3) - Termo de Transferéncia (Vide anexo 4) - Nota de Movimentagao ou Empréstimo (Vide anexo 5) - Termo circunstanciado (Vide anexo 6) - Termo de Responsabilidade Interno 12