Você está na página 1de 31

APOSTILA OPENOFFICE CALC

APOSTILA
OPENOFFICE CALC

Elaborada pelos técnicos de TI:


Gustavo Gurgel Nóbrega
Aton Gomes Gondim
Casa da Indústria

Fortaleza - 2005

1
APOSTILA OPENOFFICE CALC

Sumário
INTRODUÇÃO....................................................................................................................................3
MENU ARQUIVO .............................................................................................................................. 4
MENU EDITAR.................................................................................................................................10
MENU EXIBIR.................................................................................................................................. 14
MENU INSERIR................................................................................................................................17
MENU FORMATAR......................................................................................................................... 20
MENU FERRAMENTAS.................................................................................................................. 24
MENU DADOS..................................................................................................................................28

2
APOSTILA OPENOFFICE CALC

INTRODUÇÃO

Percebendo as mudanças que estão ocorrendo no mercado e no cenário tecnológico


atual, a adoção de um sistema gratuito de software capaz de substituir os atuais programas
de aluguel tornou-se uma necessidade.

Grandes empresas persuadiram os usuários de seus programas a ficarem


completamente dependentes destes. Aproveitando-se desta dependência, passaram a
fornecer sistema que se resumem a programas de aluguel, forçando-nos a pagar anualmente
uma nova licença ou a comprar a nova versão de seu software.

Surgiram iniciativas em todo o mundo para a substituição dos softwares pagos por
gratuitos, sempre visando a melhoria e o pleno uso da capacidade de programas e
computadores.

Entre esses sistemas, destaca-se o OpenOffice. Sua capacidade executar as mesmas


(e até mais) funções de seus concorrentes pagos tornou-o um titã diante de seus gigantescos
adversários. E pode-se dizer que a batalha está bem equilibrada.

Devido ao seu comprometimento a sempre melhorar, a adoção do OpenOffice


sequer necessita de bom-senso.

Cabe a nós, agora, apenas aprender com ele.

3
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU ARQUIVO

1 - Criar uma nova planilha


Permite criar um novo arquivo de planilha. Como o Openoffice é uma suite integrada, clicando em
Novo Documento é possível abrir um novo documento de qualquer programa do OpenOffice.

2 - Abrir

Será aberta uma janela


solicitando a localização do
documento. Se o documento
não estiver disponível na pasta
corrente será necessário
localizá-lo.

3 – Documentos recentes
Listagem dos últimos documentos utilizados.

4 – Assistentes
Modelos são arquivos pré-definidos como por exemplo, cartas e memorandos. Existe duas formas
de acessa-los: pelo Assistente, que possibilita a criação de modelos e pelo ítem Modelos, que
possibilita a criação de modelos personalizados, ambos acionados pelo comando Barra de menu
Arquivo. A diferença entre as duas opções é que o menu Assistentes lhe auxilia, desde o começo a
fazer o seu modelo.

4
APOSTILA OPENOFFICE CALC

5 – Fechar
Fecha apenas o documento. Se o documento não estiver salvo, antes de fechá-lo, será aberta uma
janela com, as opções de: Salvar o documento(Salvar); não salvar(Descartar); ou cancelar o
fechamento do documento(Cancelar);

6 – Salvar
Salva as alterações realizadas no documento que está sendo editado. Caso o arquivo esteja sendo
salvo pela primeira vez será aberta a caixa de diálogo Salvar Como com os seguinte campos:
Nome do arquivo: nome que será dado ao arquivo;
Salvar como tipo: neste campo pode-se salvar o arquivo com uma outra extensão, isto é, é possível
salvá-lo com vários formatos diferentes, tais como no Excel 95 ou Excel 2000.

Dica: Deve-se salvar o documento no formato do Excel (.xls) no caso da necessidade de se abrir o
arquivo num micro que não possua o Openoffice instalado.

Salvar com senha:


Um recurso importante é o de Salvar o arquivo utilizando uma senha. Para isso, é só marcar a
opção Salvar com senha, na tela de Salvar como.

Obs: Não é possível Salvar com senha caso o arquivo seja .xls, a extensão do Microsoft Excel.

7 – Salvar como
Salva as alterações realizadas no
documento que está sendo editado
permitindo alterações no nome do
arquivo e na sua extensão.

8 – Salvar tudo
Salva as alterações realizadas em
todos os documentos abertos no
momento.

5
APOSTILA OPENOFFICE CALC

9 – Recarregar
Possibilita abrir a última versão salva do arquivo que estiver em edição ( Não salva as mudanças ).

10 – Versões
Esse recurso é bastante útil quando se deseja manter o controle sobre as versões de um documento.

Na tela clique em Salvar nova versão para salvar uma nova versão.

Em seguida, adiciona-se um comentario, que ficará visível no campo observações da tela anterior.

11 – Exportar como pdf


Semelhante ao comando Salvar Como, pórem só salva em .PDF ou .XHTML

12 – Enviar
Este ítem é composto de 8 partes, vamos citar os dois mais importantes ( que são semelhantes):
1 – Documento como e-mail - Possibilia enviar o documento de duas formas: em formato
SXW e em formato PDF. Ao selecionar um destes itens será aberta a tela do correio eletrônico
( Outlook Express por exemplo ) para o envio do arquivo por email.
2 – Documento como anexo de PDF - Exporta o documento para PDF e seguida o envia por e-
mail

13 – Propriedades
Edita as propriedades do documento.

Na primeira aba, são mostradas


propriedades gerias do arquivo como a
extensão do arquivo, qual o diretório o
aqruivo está guardado, seu tamanho, a
data da sua criação e da sua
modificação, o tempo total de edição e
o número da revisão. Clicando no
botão excluir , os dados referente a
criação e alteração do arquivo serão
apagados.

6
APOSTILA OPENOFFICE CALC

Na segunda aba, podemos inserir


informações adicionais como título,
assunto,palavra-chave ou uma
descrição.

Na aba de número três, é possível


adicionar informações personalizadas
sobre o documento.

A quarta aba define as opções de


atualização e redirecionamento para
uma página HTML.

7
APOSTILA OPENOFFICE CALC

Na última aba são exibidas


informações sobre o conteúdo do
arquivo: número de planilhas, número
de células e número de páginas.

14 – Assinaturas digitais
Esta caixa de diálogo adiciona e remove assinaturas digitais do documento. Esta assinatura digital é
um serviço pago que permite lhe identificar e certificar a pessoa que lê seu documento de que o
mesmo é realmente seu.

15 – Modelos
Permite organizar e editar os modelos, bem como salvar o arquivo atual como um modelo. Este
ítem possui quatro sub-opções:
1 - Gerenciamento de modelos
Abre a caixa de diálogo Gerenciamento de modelos, que permite organizar modelos e
definir modelos padrão.
2 - Fonte do Catálogo de Endereços
Edite as atribuições de campo e a fonte de dados de seu catálogo de endereços.
3 - Salvamento (Modelos)
Salva o documento atual como um modelo.
4- Editar
Abre uma caixa de diálogo onde você pode selecionar um modelo para edição.

8
APOSTILA OPENOFFICE CALC

16 – Visualizar página
Permite verificar como o documento será impresso.

17 – Imprimir
Imprime o documento.

No campo nome selecione a


impressora que irá imprimir o
documento. O botão propriedades
ajusta as configurações da impressora

Intervalo de impressão permite


escolher que páginas deverão ser
impressas.

9
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU EDITAR

01 - Desfazer

Reverte o último comando ou a última entrada digitada. Para selecionar o comando que você deseja
reverter, clique na seta ao lado do ícone Desfazer na barra Padrão.

02 - Refazer

Reverte a ação do último comando Desfazer. Para selecionar a etapa Desfazer que você deseja
reverter, clique na seta ao lado do ícone Refazer na barra de ferramentas Padrão.

03 - Repetir

Repete o último comando.

04 - Cortar / Copiar / Colar

Remove e copia / copia / insere o conteúdo da área de transferência na posição do cursor e substitui
o texto ou os objetos selecionados.

05 - Colar Especial

Insere o conteúdo da área de transferência no arquivo atual em um formato que você pode
especificar.

06 - Selecionar tudo

Seleciona todo o conteúdo do arquivo, quadro ou objeto de texto atual.

10
APOSTILA OPENOFFICE CALC

07 - Alterações

Lista os comandos que estão disponíveis para rastrear as alterações em seu arquivo.

08 - Comparar Documento

Compara o documento atual com um documento que você seleciona.

09 - Localizar e Substituir

Procura ou substitui textos ou formatos no documento atual.

10 - Navegador

Ativa e desativa o Navegador. O Navegador é uma janela encaixável.

11 - Cabeçalhos e Rodapés

Permite que você defina e formate cabeçalhos e rodapés.

12 - Preencher

Preenche automaticamente as células com conteúdo.

13 - Excluir Conteúdo

Especifica o conteúdo a ser excluído de uma célula ou de um intervalo de células. Antes da


exclusão, você deve primeiro selecionar a célula ou o intervalo.

11
APOSTILA OPENOFFICE CALC

14 - Excluir Células

Exclui completamente as células, as colunas ou as linhas selecionadas. As células abaixo ou à


direita das células excluídas preencherão o espaço.

15 - Planilha

Edite comandos para planilhas inteiras.

16 - Excluir quebra manual

Escolha o tipo de quebra manual que você deseja excluir.

17 - Links

Permite a edição das propriedades de cada link no documento atual, incluindo o caminho para o
arquivo de origem. Este comando não estará disponível se o documento atual não contiver links
para outros arquivos.

18 - Plug-in

Permite a edição de plug-ins no seu arquivo. Escolha este comando para ativar ou desativar este
recurso. Quando ativado, aparecerá uma marca de seleção ao lado do comando, e você verá
comandos para editar o plug-in em seu menu de contexto. Quando desativado, você verá comandos
para controlar o plug-in no menu de contexto.

19 - Mapa de Imagem

Permite que você anexe URLs a áreas específicas, denominadas pontos de acesso, em uma figura ou
em um grupo de figuras. Um mapa de imagem é um grupo com um ou mais pontos de acesso.

12
APOSTILA OPENOFFICE CALC

20 - Objeto

Permite a edição de um objeto selecionado no arquivo inserido com o comando Inserir - Objeto.

13
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU EXIBIR

1 – Normal
Mostra a exibição normal da planilha.

2 – Visualizar quebra de página


Exiba as quebras de página e os intervalos de impressão na planilha. Escolha Exibir - Normal para
desativar este modo.

3 – Barras de ferramentas
Permite ao usuário escolher qual(is) barra(s) de ferramentas ele deseja demonstrada(s) na tela.
Para selecionar a barra desejada, clique Exibir – Barras de Ferramentas e escolha-a. Neste menu
também é possível personalizar sua própria barra de ferramentas, clicando em Personalizar.
Funciona de modo parecido com o Personalizar do MS Word e do Writer. Veja a figura abaixo:

14
APOSTILA OPENOFFICE CALC

4 – Barra de fórmulas
Mostra ou oculta a barra de fórmulas, utilizada para inserir e editar fórmulas.

5 – Barra de status
Se selecionada, esta opção possibilita a exibição da barra de status, que fica na parte inferior da
janela do OpenOffice. Esta barra informa o número de páginas total e atual, informa o estilo sendo
utilizado, o zoom em uso e outras características que serão descritas posteriormente.

6 – Status do método de entrada


Ainda não implementada na versão 2.0 beta.

7 – Cabeçalhos de linhas e colunas


Exibe os cabeçalhos de colunas e linhas ao ser marcada.

8 – Realce de valor
Realça valores numéricos da planilha.
As células de texto serão realçadas pela cor preta, as células numéricas, pela cor azul e todos os
demais tipos de célula (como, fórmulas, valores lógicos e datas), pela cor verde.

9 – Fontes de dados
Mostra uma janela de navegação para exploração de um certo banco de dados que vá servir como
fonte para o documento em edição.

10 – Tela inteira
Faz com que o documento ocupe toda a área da tela do computador, permitindo melhor visualização
do documento.

15
APOSTILA OPENOFFICE CALC

11 – Zoom
Define o zoom a ser aplicado na tela para visualizar o documento, permitindo ver pequenos detalhes
ou à distância.

16
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU INSERIR

01 - Quebra manual

Este comando insere quebras manuais de linhas ou colunas para assegurar que os dados sejam
impressos de forma correta. Você pode inserir uma quebra de página horizontal acima ou uma
quebra de página vertical à esquerda da célula ativa.

02 – Células

Abre a caixa de diálogo Inserir células, na qual você pode inserir novas células de acordo com as
opções especificadas.

03 - Linhas

Insere uma nova linha acima da célula ativa. O número de linhas inseridas corresponderá ao número
de linhas selecionadas. As linhas existentes são movidas para baixo.

04 - Colunas

Insere uma nova coluna à esquerda da célula ativa.O número de colunas inseridas corresponde ao
número de colunas selecionadas. As colunas existentes são deslocadas para a direita.

05 - Planilha

Define as opções a serem usadas para a inserção de uma nova planilha. Você pode criar uma nova
planilha ou inserir uma já existente a partir de um arquivo.

06 - Planilha do arquivo

17
APOSTILA OPENOFFICE CALC
Insere uma folha a partir de um arquivo de planilha diferente.

07 - Vincular a dados externos

Insere dados de um arquivo HTML, Calc ou Excel na planilha atual como um link. Os dados devem
estar localizados em um intervalo nomeado.

08 - Caractere Especial

Insere os caracteres especiais a partir das fontes instaladas.

09 - Hyperlink

Abre uma caixa de diálogo que permite que você crie e edite hyperlinks.

10 - Função

Abre o Assistente de Funções, que ajuda a criar fórmulas de modo interativo.

11 - Lista de Funções

Este comando abre a janela Lista de funções, que exibe todas as funções que podem ser inseridas
no documento.

12 - Nomes

Permite que você nomeie as diferentes seções do documento de planilha. Isso permite navegar
facilmente pelos documentos de planilha e localizar informações específicas.

18
APOSTILA OPENOFFICE CALC

13 - Nota

Insere uma nota na posição atual do cursor. Para exibir ou editar o conteúdo de uma nota, selecione-
a e escolha este comando.

14 - Figura

Selecione a origem da figura que deseja inserir.

15 - Filme e som

Insere um arquivo de vídeo ou de som no documento.

16 - Objetos

Insere um objeto em seu documento. Para filmes e sons, use Inserir - Filme e som.

17 - Gráfico

Cria um gráfico no documento atual. Para usar um intervalo de células como a fonte de dados do
seu gráfico, selecione as células e, em seguida, escolha este comando.

18 - Quadro Flutuante

Insere um quadro flutuante no documento atual. Os quadros flutuantes são usados em documentos
HTML para exibir o conteúdo de outro arquivo.

19
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU FORMATAR

1 - Formatação padrão

Faz com que o texto selecionado volte para a formatação dada como padrão. Inicialmente, esta
formatação consiste em texto alinhado à esquerda, fonte Arial, tamanho 10 e se for número
alinhamento à direita.

2 - Células
Permite que você especifique diversas opções de formatação e aplique atributos às células
selecionadas. Nesta janela, são permitidas alterações como formato dos números, escolha da fonte,
sua posição e o plano de fundo da célula.

3 - Linha

Define a altura da linha e oculta ou mostra as linhas selecionadas.

4 - Coluna

Define a largura da coluna e oculta ou mostra as colunas selecionadas.

5 - Planilha

Define o nome da planilha e oculta ou mostra as planilhas selecionadas.

6 - Mesclar células

Combina as células selecionadas em uma única célula ou divide as células mescladas.

20
APOSTILA OPENOFFICE CALC

7 - Página

Abre uma caixa de diálogo na qual você pode definir a aparência de todas as páginas do documento.

8 - Intervalos de impressão

Gerencia intervalos de impressão. Somente serão incluídas células dentro de intervalos de


impressão.

9 - Caractere

Muda a fonte e a formatação de fonte dos caracteres selecionados.

10 - Parágrafo

Modifica o formato do parágrafo atual, por exemplo, alinhamento e recuo.

11 - Alterar capitalização

Altera o uso de maiúsculas e minúsculas nos caracteres selecionados ou, se o cursor estiver em uma
palavra, altera o uso de maiúsculas e minúsculas de todos os caracteres nela.

12 - Estilos e formatação

Usa a janela Estilos e formatação para atribuir estilos a seções de objetos e texto. Você pode
atualizar estilos, modificando os existentes ou criando novos.

13 - AutoFormatação

Use este comando para aplicar a AutoFormatação em uma área selecionada da planilha ou para
definir suas próprias opções de AutoFormatação.

21
APOSTILA OPENOFFICE CALC

14 - Formatação Condicional

Escolha Formatação condicional para definir estilos de formato dependendo de certas condições.

15 - Ancorar

Define as opções de ancoramento para o objeto selecionado.

16 - Alinhamento (objetos)

Alinha os objetos selecionados, um em relação ao outro.

17 - Alinhamento (objetos de texto)

Define as opções de alinhamento para a seleção atual.

18 - Dispor

Altera a ordem de empilhamento do(s) objeto(s) selecionado(s).

19 - Inverter

Inverte o objeto selecionado, horizontalmente ou verticalmente.

20 - Grupo

Agrupa os objetos selecionados de forma que possam ser movidos ou formatados como um único
objeto.

22
APOSTILA OPENOFFICE CALC

21 - Controle

Abre uma caixa de diálogo que permite editar as propriedades de um controle selecionado.

22 - Formulário

Nesta caixa de diálogo, você pode especificar, entre outras coisas, a fonte de dados e os eventos de
todo o formulário.

23
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU FERRAMENTAS

1 - Verificação ortográfica

Verifica a ortografia manualmente.

2 – Idioma

Abre um submenu em que você pode escolher comandos específicos do idioma.

3 - Detetive

Esse comando ativa o Detetive de planilha. Com o Detetive, você pode rastrear as dependências da
célula de fórmula atual nas células da planilha. Este menu se divide em:

Rastrear precedentes

Esta função mostra o relacionamento entre a célula atual que contém a fórmula e as células usadas
na fórmula.

Remover precedentes

Exclui um nível de setas de rastreamento que foram inseridas com o comando Rastrear precedentes.

Rastrear dependentes

Desenha setas rastreadoras que unem a célula ativa às fórmulas que utilizam os valores da célula
ativa.

Remover dependentes

Exclui um nível de setas rastreadoras criadas com Rastrear dependentes.

Remover todos os rastros

Remove todas as setas rastreadoras da planilha.

24
APOSTILA OPENOFFICE CALC
Rastrear erro

Desenha setas rastreadoras que unem a célula ativa a todas as células precedentes, causando um
valor de erro em uma célula selecionada.

Marcar dados inválidos

Marca todas as células na planilha que contêm valores fora das regras de validação.

Atualizar traços

Redesenha todos os traços na planilha. Quando os traços são redesenhados, as fórmulas modificadas
são levadas em consideração.

AutoAtualizar

Atualiza automaticamente todos os traços na planilha toda vez que você modifica uma fórmula.

Modo de preenchimento

Ativa o modo de preenchimento do Detetive. O ponteiro do mouse se transformará em um símbolo


especial e, quando você clicar em qualquer célula, será exibido um rastreamento que mostra as suas
células precedentes. Para sair desse modo, pressione a tecla Esc ou clique no comando Sair do
modo de preenchimento no menu de contexto.

4 - AutoCorreção

Define as opções para a substituição automática de texto à medida que você digita.

5 - Atingir Meta

Abre uma caixa de diálogo na qual você pode resolver uma equação com uma variável. Após uma
pesquisa bem-sucedida, uma caixa de diálogo será aberta com os resultados, permitindo que você
aplique o resultado e o valor de destino diretamente dentro da célula.

6 - Cenários

Define um cenário para a área de planilha selecionada.

25
APOSTILA OPENOFFICE CALC

7 - Proteger documento

O comando Proteger documento impede que sejam feitas alterações nas células das planilhas ou nas
planilhas de um documento. Você também tem a opção de definir uma senha. Se resolver fazer isso,
a remoção da proteção só será possível se o usuário digitar a senha correta.

8 - Conteúdo de célula

Abre um submenu com comandos para calcular tabelas e ativar a AutoEntrada.

9 - Galeria

Abre a Galeria, onde você poderá selecionar figuras e sons para inserir em seu documento.

10 - Media Player

Abre a janela do Media Player, em que você pode visualizar arquivos de filme e som e inseri-los no
documento atual.

11 - Macros

Permite gravar, organizar e edite macros.

12 - Gerenciador de pacotes

O Gerenciador de pacotes adiciona, remove, desativa, ativa e exporta extensões (pacotes) do


OpenOffice.org.

26
APOSTILA OPENOFFICE CALC

13 - Configurações do filtro XML

Abre a caixa de diálogo Configurações do filtro XML, onde você pode criar, editar, excluir e testar
filtros para importar e exportar arquivos XML.

14 - Configurar

Personaliza menus, teclas de atalho, barras de ferramentas e atribuições de macros do


OpenOffice.org para eventos.

15 - Opções

Este comando abre uma caixa de diálogo para configuração personalizada do programa.

27
APOSTILA OPENOFFICE CALC

MENU DADOS

1 – Definir Intervalo

Define um intervalo de banco de dados com base nas células selecionadas na planilha. Somente é
possível selecionar um intervalo de células retangular.

2 – Selecionar Intervalo

Seleciona um intervalo de banco de dados definido em Dados – Definir Intervalo.

3 – Classificar

Classifica as linhas selecionadas de acordo com as condições especificadas. O OpenOffice.org


reconhece e seleciona automaticamente os intervalos de banco de dados. Você não poderá
classificar os dados se as opções de alteração de registro estiverem ativadas.

4 – Filtro

Contém comandos de filtro. Reconhece automaticamente intervalos do banco de dados


predefinidos. Por exemplo, pode-se filtrar automaticamente o intervalo de células selecionado,
criando caixas de listagem de uma linha nas quais você pode escolher os itens que serão exibidos.
As seguintes opções de filtro estão disponíveis:
AutoFiltro

Filtra automaticamente o intervalo de células selecionado e cria caixas de listagem de uma linha nas
quais você pode escolher os itens que serão exibidos.

Filtro padrão

Permite definir as opções de filtragem.

Filtro avançado

Define um filtro que pode combinar até oito critérios de filtragem diferentes.

28
APOSTILA OPENOFFICE CALC

Remover filtro

Remove o filtro do intervalo de células selecionado.

Ocultar AutoFiltro

Oculta os botões de AutoFiltro no intervalo de células selecionado.

5 – Subtotais

Calcula os subtotais para as colunas selecionadas. O OpenOffice.org usa a função SOMA para
calcular automaticamente o subtotal e os valores totais gerais em um intervalo rotulado. Também é
possível utilizar outras funções para efetuar o cálculo. O OpenOffice.org reconhece
automaticamente uma área do banco de dados definida quando o cursor do mouse é colocado sobre
ela.

6 – Validade

Define quais dados são válidos para uma célula ou um intervalo de células selecionado.

7 – Operações Múltiplas

Aplica a mesma fórmula a células diferentes, mas com diferentes valores de parâmetro.

Na área Fórmulas, insira as referências das células que contêm as fórmulas que você deseja utilizar
na operação múltipla. Depois, insira a referência da célula de entrada que você deseja utilizar como
variável para as linhas na tabela de dados.

29
APOSTILA OPENOFFICE CALC

8 – Consolidar

Combina dados de um ou mais intervalos de células independentes e calcula um novo intervalo


usando a função especificada.

9 – Esquema

Você pode criar uma estrutura de tópicos para os dados e agrupar linhas e colunas de modo a poder
recolher e expandir os grupos com um único clique do mouse.

10 – Assistente de Dados

Uma tabela do Assistente de Dados fornece um resumo de grandes quantidades de dados. Você
pode reorganizar a tabela do Assistente de Dados para exibir resumos diferentes dos dados.

11 – Atualizar Intervalo

Atualiza um intervalo de dados inserido a partir de um banco de dados externo. Os dados da


planilha são atualizados para que correspondam aos dados do banco de dados externo.

30
APOSTILA OPENOFFICE CALC
BIBLIOGRAFIA

Ajuda do Sistema OpenOffice.org.

Fóruns dos sites da Federação das Indústrias do Estado do Ceará (www.sfiec.org.br) e do Grupo
OpenOffice.org (www.openoffice.org e www.openoffice.org.br).

Apostila de OpenOffice da Assembléia Legislativa de Minas Gerais.

Apostila de OpenOffice do Metrô de São Paulo.

31