ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

“Pegue dois gerentes e de a eles o mesmo número de trabalhadores, e faça com que
esses trabalhadores sejam iguais em todos os aspectos. Faça ambos os gerentes
levantarem igualmente cedo, irem igualmente tarde para a cama, serem igualmente
ativos, sóbrios e trabalhadores, e, mesmo assim, durante o decorrer de um ano, um
deles, sem forçar mais seus subordinados que o outro, terá realizado muito mais
trabalho. “
George Washington (1732-1799)

Tempo, como poder administrá-lo para obter melhores resultados e produtividade?

Cinco características do tempo:

1. A oferta é totalmente inelástica, ou seja, não importa o tamanho da demanda,
pois a oferta nunca aumenta.
2. É totalmente irrestituível, pois o tempo de ontem se foi para sempre.
3. É totalmente perecível, porque além de não poder ser armazenado, não tem
preço.
4. Não pode ser alugá-lo ou comprado.
5. Está sempre em falta.

Logo, para melhorar o uso do tempo, é necessário planejar as próprias atividades. Para
faze-lo, é preciso descobrir como o tempo é gasto.

Primeira Atividade

O propósito desta atividade é poder comparar onde você pensa que gasta o tempo,
com como você realmente o gasta. Ao completar a ​Segunda Atividade​, terá que
comparar seus resultados, com os resultados desta atividade.
Durante alguns minutos, pensa nas atividades em que seu tempo é gasto e registre as
informações na tabela a seguir.

Tipo de Atividade Tempo (%)

1. Telefone - buscando informações
2. Telefone - fornecendo
informações
3. Freqüentando reuniões
4. Trabalho técnico
5. Treinando outros
 6. Trabalho gerencial
7. Tempo Livre
8. Outro

Que tipo de tempo você precisa?

O tempo livre é o tempo que você pode administrar segundo a sua própria escolha, e
por isto é o que você precisa conseguir.

A figura a seguir apresenta as várias categorias de tempo gastas em administração.

Na parte inferior são apresentadas três categorias básicas de tarefas:

● impostas pelo superior;
● impostas pela organização; e
● auto-impostas.
As únicas que não implicam em penalidades se não forem executadas, são as
auto-impostas, pois somente você sabe que as tem. A geração de tarefas
auto-impostas é diretamente proporcional ao sucesso na carreira.
Verificando como o nosso tempo é gasto, podemos classificar em três categorias:
● do funcionário – quando o tempo para fazer as tarefas é gasto por você, mesmo
que você tenha um nível hierárquico elevado na organização;
● da supervisão – quando o que você faz é muito e você tem que passar parte das
tarefas a outros, para conseguir realizar mais do que realizaria sozinho.
● da gerência – quando delega responsabilidade e autoridade para que os outros
façam as tarefas (categoria de tempo executivo).

Este último é o tempo relevante, pois segundo a própria definição, administrar é “ obter
resultados através dos outros.”
Ainda examinando a figura, uma das principais razões da falta de tempo dos gerentes,
é permitir que os subordinados tomem o seu tempo, “roubando” o seu tempo livre.

Distribuição do Tempo
No nível mas baixo de gerência, cerca de 70% do tempo é usado fazendo e 30%
administrando por delegação.
A um nível intermediário, a proporção é de 50-50.
Subindo ainda mais a partição de tempo deve ser de 70-30.
Na presidência esta partição deve ser de 90% administrando por delegação e somente
10% fazendo.
É claro que os valores são indicativos. Outra observação é que em uma organização
pequena e enxuta, as proporções de tempo fazendo aumentam.

Usando Melhor o Tempo

São duas as etapas a serem seguidas para melhor utilizar o tempo:
registrar o tempo, e, planejar e administrar o tempo.

Registro do Tempo
Para administrar o tempo é primeiro necessário saber onde está sendo gasto. Para
faze-lo vamos realizar uma segunda atividade, onde fazendo cópias do diário a seguir,
você vai registrar o seu tempo por pelo menos uma semana em seguida (o ideal são
duas semanas). Após a análise você ficará provavelmente surpreso com tempo que
gasta para as pessoas (conversando), como o seu tempo está fragmentado em vez de
ser gasto em blocos, com a parte significativa de tempo não produtivo e que menos de
25% do seu tempo é livre.

Segunda Atividade
Dia da Semana:​ ​Data:

Tempo Nome Assunto Código

8:15
8:30
8:45
9:00
10:00
10:15
10:30
10:45
11:00
11.15
11:30
11:45
12:00
12:15
12:30
12:45
13:00
13:15
13:30
13:45
14:00
14.15
14:30
14.45
15:00
15:15
15.30
15.45
16:00
16:15
16:30
16:45
17:00
17.15
17.30
17:45
18:00
18.15
18:30
Códigos: (A) perdi tempo; (B) poderia ter planejado melhor o tempo; (C) outro pode
fazer isso, (D) tempo demais.
Compare com os resultados da primeira atividade.

Instruções para o uso do Registro de Tempo

Listar a data e as metas do dia em termos de resultados, e não de atividades.
Registrar o que for significativo em termos de resultados durante cada período de 15
minutos. Registre imediatamente, senão pode perder algum dado se deixar para
depois.
Imediatamente após completar o registro, responda às seguintes perguntas.
O estabelecimento de metas e horários diários para a conclusão de tarefas melhorou a
minha eficácia? Por quê?
Qual o maior período de tempo sem interrupção?
Em ordem de importância, quais as interrupções foram mais custosas?
O que pode ser feito para eliminá-las ou controlá-las?
a. Quais as chamadas telefônicas foram desnecessárias?
b. Quais as chamadas telefônicas poderiam ter sido mais curtas ou mais eficazes?
c. Quais visitas foram desnecessárias?
d. Quais visitas poderiam ter sido mais curtas ou mais eficazes?
Quanto tempo foi gasto em reuniões?
a. Quanto foi necessário?
b. Como poderia se realizar mais em menos tempo?
Você registrou “ atividades” ou “resultados”?
Quantas de suas metas diárias contribuíram diretamente para as suas metas e
objetivas de longo prazo?
Uma tendência pela ”autocorreção” surgiu enquanto você registrava suas ações?
Quais duas ou três medidas você poderia tomar desde já para melhorar sua eficácia?

A seguir deve-se localizar com precisão o tempo perdido de seu registro, através de
algumas perguntas-teste para todas as atividades:
● O que aconteceria se isso não fosse feito?
● Quais dessas atividades poderiam ser tão bem-feitas, se não melhor, por outra
pessoa?
● O modelo de tempo contínuo que é usado em uma atividade acontece em
dosagem de conta-gotas ou em blocos?

É preciso aceitar o fato de que grande parte do nosso tempo é gasto em coisas que
aparentemente não precisam ser feitas, mas que contribuem pouco ou nada. Este
conceito é conhecido como 10-90, ou seja, o conceito indica que um número muito
pequeno de evento (cerca de 10%) é responsável pela maioria dos resutados (cerca de
90%). Ver esquematicamente na figura a seguir.
Planejamento e Administração do Tempo
Para que as tarefas tenham um mínimo de eficácia, é necessário um dado período de
tempo, isto é chamado de “ conceito bloco”. Logo, quais as atividades realmente
importantes para as quais precisos de blocos de tempo, quão grandes são estes bloco?
Segue um método para administração de tempo:
● Fazer um plano diário.
● Estabelecer prazos: se eles não forem cumpridos, você saberá que seu tempo
está sendo perdido.
● Se possível, reserve algum tempo diariamente para pensar e criar. Normalmente
as primeiras horas do dia são as melhores.
● Concentre-se em fazer uma coisa por vez (blocos).
● Faça um balanço das tarefas importantes e das tarefas necessárias.
Tire um descanso de cinco ou dez minutos a cada duas horas. Relaxe os músculos e a
mente, e depois comece com uma outra atividade (ver esquema).
Se quiser dimensionar as barreiras ao tempo para planejar, liste algumas das
atividades que consomem o tempo:

Após completar a lista de atividades que consomem tempo, liste as formas para
arranjar tempo para planejar.

A figura abaixo apresenta 35 atividades que gastam tempo nas funções de

administração.
Existem três abordagens para usar o tempo de forma mais vantajosa: produção,
administração e delegação.

● Produção
Separar o essencial do não essencial.
Ser persistente.
Aprender a trabalhar em qualquer lugar.
Use os momentos de folga para trabalhar.
Não perder tempo com coisas insignificantes.

● Administração
A administração tem haver com a implementação do trabalho, é a preparação do que é
necessário para se realizar os encargos designados.
Planeje o tempo.
Após um dia de trabalho, anote as seis tarefas mais umportantes para o dia seguinte.
Enumere-as em ordem de importância.
No dia seguinte, ataque em ordem as tarefas. Não se preocupe se não conseguir fazer
todas as tarefas.
Faça o que foi mostrado anteriormente a cada dia de trabalho. Faça com que seus
funcionários façam a mesma coisa.
Organiza as pequenas coisas. Se puder organizá-las bem poupará tempo para atacar
as maiores: telefone, correspondência, relatórios e treinamento da equipe.
Treine para a perfeição (não deixe de lado o que é difícil).
Fazer correto da primeira vez.
Desenvolva bons hábitos de trabalho.

● Delegação
É a terceira e derradeira chave para o uso correto do tempo.
Obtenha a ajuda das pessoas. Saiba qual a terefa que pode delegar com segurança e
a quem pode delegar.
“O melhor executivo é aquele que tem bom senso o suficiente para escolher pessoas
boas para fazer o que ele quer que seja feito e autocontrole suficiente para não se
intrometer enquanto elas estão fazendo o que foi pedido.”
Theodore Roosevelt
Mantenha em mente:
Sucesso é a realização progressiva de metas sucessivas e de idéias que valem a pena.
Cada dia é um tijolo a mais com o qual pessoa constrói a torre da vida.
Para avançar para a posição desejada, não se desvie de suas metas e cresça cada dia
mais com relação à competência e à habilidade.
Como regra, as promoções não são dadas para as pessoas: as pessoas se
autopromovem ao se tornarem grande demais para o seu trabalho atual, e ao
identificarem atividades melhores e maiores que almejam conseguir.

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Mistral Consultoria SC Ltda.