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As organizações de saúde são consideradas complexas por causa do seu alto grau de
especialização ou divisão de tarefas. Quanto mais complexa for uma organização,
maiores são os problemas de comunicação, coordenação e controle.
Este curso foi criado com o intuito de esclarecer sobre os aspectos do atendimento em
saúde. Por ser um atendimento diferenciado e de rotina muito intensa, exige de todos os
colaboradores características que são indispensáveis para este tipo de atendimento. Não
posso deixar de esclarecer que os clientes da área de saúde são especiais, carentes e com
as emoções comprometidas.
Observamos que a maioria dos profissionais de atendimento desta área não tem
treinamento adequado. Falam alto, comentam assuntos pessoais em voz alta, riem sem
se dar conta de que estão num ambiente de saúde. Nos corredores, queixam-se das
condições de trabalho, do baixo salário e das dificuldades. São inseguros e medrosos:
quando são confrontados por um cliente se sentem acuados e respondem às pressões
com rancor. Não raro atrasam a entrada, cancelam as consultas, não avisam atraso do
médico, adotando assim uma postura vingativa. Não tem prazer em trabalhar, estão
sempre de mau humor, não demonstram iniciativa e se sentem profundamente
aborrecidos quando é chamada atenção. Continuam falando ao telefone quando um
cliente se aproxima em busca de informação. Não assumem erros e colocam a culpa nos
outros e nos processo.
Por isso o que veremos nesse curso são temas ligados a excelência no atendimento em
saúde, sem qualidade será impossível manter-se no mercado. A aplicação deste curso
tem sido aprovada pelos Hospitais e Clínicas que o conhecem e o adotam como
processo de trabalho, fazendo que seus profissionais se tornem altamente competitivos.
Notamos que sua aplicação tem trazido aumento da motivação, redução da rotatividade
e uma equipe mais unida.
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Você precisa dispor de uma performance voltada para as competências emocionais, que
se constroem com base em valores, desejos, defesas, etc.
Um Atendimento Exemplar
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Quando um cliente aparece numa clínica ou num hospital, ele não vai apenas
para resolver um problema de saúde, mas para criar amizades, confiança e
sentimentos positivos. Para obter sucesso no trabalho é necessário valorizar o
que faz. Caso contrário ninguém vai lhe dar esse valor. Sua valorização começa
por você.
Além de queixas de sua saúde, o paciente, carrega todo um complexo social, geralmente
ignorado pela maioria dos profissionais de saúde. Para ser empático é importante ter um
verdadeiro interesse pelos outros, incentivando-os a lhe contar as histórias deles e a
compartilhar a visão que eles tem do mundo. Ouça e observe atentamente. Assim, você
pode vivenciar as emoções da outra pessoa.
Busque dentro de si emoções semelhantes ao que a outra pessoa está sentindo. Quando
você é capaz de comunicar que entendeu o que a outra pessoa revela, ela se abre e lhe
conta tudo, e no fim ainda dirá que você leu seus pensamentos.
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Sua função é essencialmente utilitária, o que significa que deve ser usado na medida
do tempo para estabelecer a comunicação, evitando-se longas conversas
desnecessárias, principalmente em ambiente de trabalho.
Considerando-se que as pessoas que se comuniquem por telefone não se vêem, não
podendo, portanto, observar reações e expressões faciais. É o tom de voz e a
linguagem que estabelece a simpatia do interlocutor. Uma voz alegre e profissional
causa boa impressão, ao contrário daquela seca e distante.
Recomendações Úteis
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Todo indivíduo como ser social tem suas necessidades, sejam elas econômicas, de auto-
realização, status ou, no mínimo, fisiológicas e de segurança. Depende de um emprego e
ter um salário é e sempre foi uma necessidade de todos nós.
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A questão do que é “certo” e “errado” é muito relativa. O que pode ser considerado
certo para uns, poder ser errado para outros.
Quando na nossa empresa, existe um cartaz escrito “você em primeiro lugar!”, estamos
diante de um conteúdo ético. Então, quando não colocamos nosso cliente em primeiro
lugar, estamos indo contra os princípios éticos de nossa empresa. Será que passar um
cliente à frente do outro, ou deixar que um “cliente importante” seja atendido primeiro,
é um comportamento ético?
O tom de voz deve ser acolhedor, convidativo, deve transmitir que estamos realmente
interessados em atender aquela pessoa e não simplesmente, fazendo as atividades
mecanicamente, por pura obrigação.
O segredo é atender com um sorriso nos lábios e disposição mental e afetiva para ajudar
quem nos procura, ter consciência da importância do trabalho e superar a expectativa do
cliente. Mesmo estando cansado, é importante receber o cliente com a mesma energia
em que atendeu o primeiro.
Estas informações, muitas vezes, os clientes não têm o mínimo interesse de verem
repassadas para outras pessoas. Assuntos pessoais da saúde física e mental dos pacientes
não devem ser comentados nem com os parceiros de trabalho.
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Na área de saúde é fundamental saber lidar com gente. Observamos que a todo o
momento surgem conflitos originados de uma atitude não compreendida. É preciso
levar em conta a importância do processo comunicativo na empresa.
Nossas mensagens são interpretadas não apenas pelo que falamos, mas também pelo
modo como nos comportamos. “Não importa o que você fala, mas o que o outro
entende”, lembra, Hélio Nascimento, diretor da ONG Renascer Brasil. A comunicação
se torna difícil porque a maioria dos estímulos é transmitida por sinais e não por
símbolos. As pessoas têm um conjunto próprio de idéias, valores, experiências,
atribuindo a cada sinal um significado não só denotativo, mas, principalmente,
conotativo.
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Agenda
A agenda é o livro em que se anotam as consultas marcadas pelos clientes. A
agenda pode ser tanto quanto manual, como também informatizada.
A agenda digital, por sua vez, substitui com imensas vantagens a agenda em
papel, normalmente apagada e riscada em função das freqüentes alterações das
consultas. Com a agenda informatizada, podem-se ter visões diárias, semanais, mensais
e anuais das atividades agendadas na clínica ou consultório, de pacientes agendados ou
faltantes, por médico u por toda a clínica. Essa agenda permite, ainda, reagendamentos
automáticos de pacientes individuais ou em grupo para horários ou dias mais
convenientes. Uma agenda informatizada possibilita a geração de diversos relatórios
que, em última análise, espelham a atividade do consultório.
Anote sempre o nome completo do cliente, seu telefone e o seu plano de saúde.
A anotação do telefone é importante caso haja algum imprevisto, para que você possa
ligar para agendar outra data com o cliente. Às vezes é necessário que se cancele a
consulta devido a algum problema ocorrido, por parte do plano, ou por parte do médico
ou Entidade. Assim quando você coloca o nome do Plano de Saúde ao lado do nome do
cliente, você está evitando que o cliente vá até a consulta e não possa ser atendido.
Cada especialidade médica tem um tempo médio de atendimento. Por isso é
necessário que entre uma consulta e outra reserve alguns minutos de folga para atrasos,
ou urgências que não foram marcadas.
Outros procedimentos importantes são:
- Sugerir horários para o cliente;
- Sempre fazer uso da escuta ativa;
- Sempre repetir para o Cliente a data da consulta.
A recepção deverá ter uma agenda com os telefones e endereços dos convênios,
seria muito bom uma agenda só para este tipo de consulta:
- Número do plantão 24horas;
- Número para pedidos de autorização e senhas.
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Atendimento de Emergência
Não esqueça que este paciente chega com um acompanhante, chame a equipe de
emergência e fique com o acompanhante.
A equipe deve estar em sintonia: Recepção, enfermagem, médicos e setor de
internação, sem esta sintonia o setor afetado será o faturamento. Cabe ressaltar que os
procedimentos depende da conduta da Administração. É fundamental que a
recepcionista entenda as normas da empresa.
Atendimento na Pediatria
As crianças não tem o entendimento da espera, por isso acabam tumultuando o
bom andamento da sua recepção através das mães.
Como evitar?
- Lápis de cor / giz de cera
- Papel
- Massinhas
- Brinquedos, etc
OBS.: O ato de ficar em uma sala de espera com mais de duas pessoas é constrangedor.
Exames Complementares
É necessário que o recepcionista tenha conhecimento dos exames solicitados
bem como a sua preparação. No momento da sua admissão você receberá o devido
treinamento e todas essas informações lhe serão passadas.
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CONCLUSÃO
Os clientes não são apenas importantes para a sua empresa, eles são a sua empresa. Sem
eles, você não tem nada. Se você quer ser o número um, deve ouvir o que eles dizem e
aprender com eles, porque com o tempo, eles vão dizer tudo o que você precisa saber
para ser um profissional de sucesso. O objetivo mínimo deve ser satisfazer o seu cliente.
Isso exige que entendamos as necessidades e as expectativas de nossos clientes e nos
esforçamos para satisfazê-las.
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