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Apostila de Análise de Sistemas 1

Apostila de Análise
de Sistemas 1 Conceitos básicos

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Apostila de Análise de Sistemas 1

Capítulo 1 – Conceitos básicos sobre análise de sistemas


A importância da informação

A princípio, as informações, de uma maneira geral, eram catalisadas com o uso do computador sem
a preocupação de haver ou não redundâncias de tais informações. Por isso, era comum nas
empresas, existirem diversos arquivos com informações repetidas, o que dificultava ao usuário a sua
atualização.

Praticamente, o que ocorria na informatização de grande parte das empresas, era transferir
operações manuais para os computadores sem se preocupar com a racionalização e administração
de tais informações.

Entretanto, com a nova filosofia empresarial apoiada na performance dos processos administrativos
e produtivos, bem como na qualidade e eficácia dos serviços executados, as atividades relacionadas
a processamento de dados, sobretudo o gerenciamento de informações, estão ganhando o seu espaço
merecido.

As informações mais confiáveis e mais rápidas servem como base para tomadas de decisões a todo
instante nas empresas de uma forma geral.

Evidentemente, para se tomar decisões corretas, é indispensável se trabalhar com dados e


informações o mais atualizado possível.

Com tudo isso, o computador tornou-se uma poderosa ferramenta de trabalho nas mãos da maioria
dos profissionais de qualquer área de atuação.

O conceito de sistema

A grande maioria dos sistemas existentes é construída e administrada pelo homem, objetivando
sempre um fim específico que normalmente está explícito no seu próprio nome. Imagine um
sistema de processamento de dados que dá suporte à gerência do departamento de folha de
paramento de uma empresa, fazendo todos os cálculos necessários da respectiva folha de
pagamento, emitindo os relatórios gerenciais e os demonstrativos individuais
de cada funcionário, além de consultas diversas e mais uma infinidade de processos.

Outras idéias de sistemas podem ser imaginadas como o sistema político de um país, ou o nosso
sistema respiratório, entre outros. Todas essas visões na verdade, definem sistemas, contudo,
focalizam casos particulares. Entretanto, visto de forma genérica, podemos definir sistema como um
conjunto de partes
que interagem, visando um objetivo específico.

Em processamento de dados, podemos conceituar sistema como sendo:

“Um conjunto de programas e rotinas de computação, que operando de forma conjunta,


realizam um objetivo específico.”

Além disso, observando de forma cuidadosa e detalhada, iremos concluir que os sistemas que
conhecemos são estruturados de tal forma que dentro de um grande sistema, existe sempre um
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conjunto de sistemas menores que podem ser chamados de subsistemas. Portanto, existe sempre
uma hierarquia dentre as diversas funções de um determinado sistema, seja ele de qualquer
natureza.

Quando se raciocina ao nível de sistema, é importante destacar alguns fatores que o influenciam de
forma direta ou indiretamente.

Os principais fatores de um sistema

Principais Objetivos do Sistema

Na maioria das vezes, existe uma distância muito grande entre os objetivos declarados e os
objetivos reais. Os objetivos declarados em todas e quaisquer situações são excelentes, contudo, na
prática não é bem assim, apesar de sempre existirem as exceções.

Existem casos em que a diretoria de uma empresa fixa os objetivos a serem alcançados, inclusive as
diretrizes a serem seguidas, mas por um motivo ou outro, estas são distorcidas e muitas vezes sem o
propósito de prejudicar a organização.

Portanto, para se avaliarem objetivos de sistema, é indispensável que se conviva com os


problemas e soluções diárias naquele ambiente de trabalho; agindo assim, chegará
aconclusões realmente corretas. Com isso é possível sair da teoria para se obter a situação “real”
do sistema.

Concluindo-se, o analista deve começar obtendo informações verbais, registrando-as e após suas
considerações, fazer as devidas confrontações com o que acontece na prática.

Ambiente do Sistema

O ambiente de sistemas é constituído por uma infinidade de fatores, que influenciam de uma forma
direta ou indiretamente no funcionamento de um determinado sistema. Esses fatores podem ser
internos ou externos ao sistema.

Os fatores internos são aqueles que fazem parte do próprio sistema e os fatores externos são os
que mesmo estando fora podem provocar algum tipo de influência no seu desempenho.

Como exemplo, podemos citar o sistema respiratório de um indivíduo que vive numa grande cidade.
A qualidade do ar que ele respira diariamente não faz parte do seu sistema respiratório, mas, pode
influenciar no seu funcionamento.

Recursos Utilizados pelo Sistema

Para o desenvolvimento de um determinado sistema, bem como, para implementações em um


sistema em funcionamento, sem sombra de dúvidas, é indispensável a utilização de dinheiro,
computadores, pessoal especializado, formulários, salas e outros suprimento em geral.

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Sem esses meios, é óbvio que o sistema não pode nem mesmo existir, portanto a esse conjunto de
fatores, chamamos de recursos utilizados pelo sistema.

Controles do Sistema

Em todo e qualquer sistema, para que as informações geradas mereçam um certo grau de
confiabilidade, devem ser definidos controles para entrada de dados. É claro que se os dados de
entrada estiverem corretos, as informações de saída deverão ser corretas.

É indispensável que se faça consistência dos dados de entrada, que se determine parâmetros para
validar os dados de entrada. Por exemplo, se o sistema permite a entrada de nomes em branco, datas
inválidas, valores fora de uma determinada faixa, ou seja, valores inconsistentes, dá para se
imaginar como serão as informações de saída.

Diante dessas situações, torna-se muito importante uma profunda análise de dados de entrada para
garantir informações de saída corretas.

Sistemas de Informações

Em toda e qualquer organização empresarial, seus administradores necessitam tomar decisões a


todo instante, dependendo de cada situação e é claro, sempre baseados em informações que chegam
às suas mãos.

Normalmente, essas informações são canalizadas através de diversos meios, variando pouca coisa
de empresa para empresa. Os meios mais comuns para essas operações são:

1. Comunicações internas;
2. Cartas;
3. Relatórios;
4. Terminais eletrônicos e outros.

Evidentemente, é importantíssimo que tais informações mereçam uma grande


confiabilidade, caso contrário, perdem totalmente os seus sentidos. É melhor não ter informações do
que tê-las de forma incorreta ou desatualizada.

O sistema de informação de qualquer empresa é de extrema importância, inclusive para sua própria
sobrevivência. e podemos conceituá-lo como sendo um conjunto de fatores coordenados que
geram informações de qualquer natureza e com alguma finalidade prática.
As informações, de uma maneira geral, podem ser classificadas conforme a sua origem em internas
e externas. as informações internas são aquelas geradas dentro da própria empresa no seu dia-a-dia
e as externas são as que vêm de fora, como exemplo, temos os extratos bancários, correspondência
diversas, notícias obtidas por meio de rádio e televisão, entrevistas entre outros.

As empresas normalmente são constituídas por departamentos e setores que funcionam


hierarquicamente coordenados, gerando informações de grande importância para a sua própria
sobrevivência. Essas informações geradas dentro da própria empresa são exemplos de informações
internas.

O Analista de Sistemas

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Na prática, o analista de sistemas, é um solucionador de problemas, por isso sua função é


relativamente complexa. O seu trabalho serve de apoio à tomada de decisões na empresa.

É evidente que para o exercício de responsabilidade de tal envergadura, o analista de sistemas


necessita de uma sólida visão empresarial, além de outras características desejáveis que
complementassem a sua formação profissional e acadêmica.

As principais características desejáveis ao analista de sistemas são:

1. Conhecimento teórico e prático de informática;


2. Boa visão de organização;
3. Bom senso em suas decisões;
4. Visão de conjunto;
5. Comunicabilidade e sociabilidade;
6. Boa receptividade no trato com pessoas de todos os níveis;
7. Humildade e
8. Visar um único objetivo

Na figura acima, vemos um pequeno exemplo de um diagrama de fluxo de dados para a


manutenção do cadastro de um sistema de contas a pagar.

É bom ressaltar que as técnicas e ferramentas da análise estruturada de sistemas estão em constante
evolução, e, portanto o futuro analista de sistemas não deve decorá-las, mas entender a filosofia de
trabalho.

Essa filosofia envolve a construção de um sistema começando do geral para o particular, isto é,
constrói-se o esqueleto global do sistema e depois por refinamentos sucessivos vai-se chegando a
um detalhamento maior. Essa metodologia é largamente conhecida como projeto TOP-DOWN.

O Ciclo de Vida de um Sistema

Introdução

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O ciclo de vida de um sistema passa por três estágios que são bastante distintos e determinados pelo
analista. O estágio inicial ocorre quando surge a primeira idéia da necessidade do sistema, isto é, a
sua concepção. Depois, o sistema passa pelo estágio de seu desenvolvimento e em seguida pela sua
vida útil.

Para se ter uma idéia mais concreta, podemos comparar por analogia, a análise, projeto e
desenvolvimento de um sistema de processamento eletrônico de dados à construção de um edifício.

Normalmente, quando da construção de um prédio de apartamentos, por exemplo, o engenheiro


responsável pela obra fazendo um esquema geral de como será desenvolvido o seu trabalho.

Esse esboço nada mais é do que um rascunho do que será construído e ao mesmo tempo o
planejamento da construção em termos lógicos.

Nessa fase, se houver necessidade de algum tipo de alteração no projeto, o custo será relativamente
baixo porque tudo ainda está no papel.

Com esse estudo às mãos, dá para se ter uma visualização de como será o edifício construído,
portanto, este é de suma importância para o construtor.

Dando continuidade ao trabalho, o engenheiro constrói a planta do edifício, detalhando tudo o que
deverá ser feito e em seguida a obra poderá ser iniciada. Nessas circunstâncias, a representação
gráfica do prédio está pronta, permitindo que se “enxergue” como será a obra depois de construída,
inclusive com uma série de detalhes de acabamento interno e externo.

Observe que no caso explanado, existe uma seqüência lógica de fases a ser seguida de acordo com
uma metodologia da engenharia, bem como, de normas técnicas da arte de construir.

Esse trabalho exige bastante criatividade e bom senso.


Cada etapa da construção deve ser rigorosamente seguida mesmo despretensiosamente, é óbvio que
muitos detalhes acabam sendo omitidos e quando descobertos, provavelmente será tarde demais.

Estrutura do Processo de Análise

A construção de um sistema eletrônico de processamento de dados deve ser executada, seguindo


uma metodologia criativa, partindo de um ponto inicial e progredindo gradativamente. Essa
metodologia largamente utilizada atualmente, é conhecida como análise e projeto estruturado de
sistemas e se embasa numa filosofia de trabalho metódico, gradual e sobre tudo disciplinado.

Portanto, há necessidade de um bom planejamento de atividades para que o sistema seja


desenvolvido num período de tempo razoável e com um desempenho aceitável.

Para facilitar o trabalho de desenvolvimento de um sistema, o analista deverá ter em mente as


seguintes fases:

_ Concepção do sistema
_ Estudo de viabilidade

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_ Processo de análise
_ Projeto do sistema
_ Projeto detalhado
_ Implementação
_ Manutenção

Na figura abaixo, temos um esquema que demonstra o ciclo de vida de um sistema.

Cada uma dessas fases são distintas e permitem um desenvolvimento gradual e coordenado da
construção de um sistema.

Concepção do Sistema

Essa fase pode ser considerada como o embrião do sistema e requer que a alta administração da
empresa esteja empenhada em resolver o problema existente, caso contrário, o nosso sistema não
consegue sair do papel.

Nessa fase, o analista faz uma estimativa grosseira de custos, pois, como o processo, está na fase
inicial, é impossível provisionar o custo do investimento.
Para definir o problema, apresentando soluções alternativas, normalmente é concedido ao analista
um prazo de dois a três dias, dependendo do tipo e complexidade do sistema proposto.

Após esse estudo realizado de uma forma um tanto superficial, o analista apresenta um relatório à
alta administração da empresa, propondo soluções e mostrando de forma expositiva qual é a
situação real das principais necessidades.

É imprescindível que o analista defina com bastante clareza quais são os principais objetivos a
serem atingidos com o seu projeto para que o sistema não pare por aqui.
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Estudo de Viabilidade

Essa fase tem por objetivo mostrar à alta administração da empresa se vale a pena ou não prosseguir
o trabalho de solução do problema detectado, significando, portanto, demonstrar sucintamente se é
conveniente continuar o projeto.

Trata-se de uma fase em que o analista tem de “vender” a sua idéia à empresa, e por isso a
habilidade de tal profissional é de extrema importância.

Para a construção de todo e qualquer sistema, a empresa terá de investir e logicamente buscará o
retorno do investimento.

Estudar a viabilidade significa apresentar alternativas para a empresa tomar importantes decisões.

Esse estudo deve ser realizado pelo analista em conjunto com o usuário e a administração da
empresa que sem vias de dúvidas, deverão estar emprenhados na solução do problema. A equipe de
análise deverá apresentar um relatório detalhado, demonstrando custos e benefícios que suas
alternativas trarão à empresa.

As principais atividades que compõem um estudo de viabilidade são:

_ A definição das características principais do sistema.


_ A determinação das principais necessidades de saídas, incluindo os tempos de resposta.

_ A análise do organograma da organização, distribuição geográfica etc., dos


departamentos envolvidos.

_ A determinação dos tipos de dados e da estimativa de volumes.

_ A consideração das alternativas possíveis para atender às necessidades do(s) usuário(s).

Exame de outros sistemas que atendam a necessidades semelhantes.

Preparo de estimativas grosseiras dos prováveis custos de implantação e dos


custos operacionais gerais para cada alternativa apresentada.

_ A documentação do estudo de viabilidade em relatório para o usuário e para a administração da


organização.

Os custos decorrentes da construção de um sistema ou da otimização de um já em funcionamento,


refletem principalmente nos seguintes itens:

_ A verificação da adequação das exigências do sistema aos objetivos da


organização.
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_ Aumento no quadro de pessoal do CPD


_ Aumento no quadro do pessoal usuário
_ Aquisição de novos equipamentos
_ Ampliação das instalações
_ Outros custos

Os benefícios obtidos por meio de um novo sistema recaem naturalmente em três


categorias:

_ Economias Diretas - são os custos que se reduzem ou se eliminam, como resultado de um novo
sistema. Como por exemplo:

_ Redução do quadro de pessoal

_ Eliminação de algumas despesas específicas, como selos do correio, artigos e máquinas de


escritório.

_ Redução dos custos ocasionados por processos mais eficientes.

_ Benefícios Mensuráveis - são aumentos bem definidos do dinheiro da organização, conseguidos


por meio de alguma característica do novo sistema.

Como exemplo, podemos citar o aumento do capital de giro obtido através da


redução dos níveis de estoques.
Benefícios Intangíveis - toda e qualquer aplicação encerra conseqüências
proveitosas, difíceis de serem avaliadas em termos monetários.

Freqüentemente, o benefício pode ser descrito como “melhor informação”. Os


benefícios que a melhor informação pode trazer, por exemplo, sobre o crédito
dos clientes traz para a organização são potencialmente duplos:

_ Volume crescente das vendas


_ Redução das contas incobráveis
Uma vez completada a análise de custos e benefícios, surge o teste crucial:

O RETORNO DO INVESTIMENTO.

Saber se a combinação dos dois fatores torna a proposição do sistema aceitável para a companhia. O
termo “aceitável” tem naturalmente que ser definido.

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Se os critérios forem estritamente financeiros, estabelece-se uma base clara para a decisão. A forma
usual de fazê-lo é verificando o período de

recuperação do investimento.

Esse período de recuperação nada mais é do que o intervalo de tempo decorrido entre o início da
operação do novo sistema e o ponto em que todos os custos investidos e correntes forem
recuperados através dos benefícios do novo sistema. Hoje, dá-se um prazo médio de dezoito meses,
dependendo da complexidade do sistema, para se realizar essa avaliação.

Processo de Análise

Consiste em fazer um levantamento de dados e fatos para descobrir o que realmente precisa ser
feito. É o conhecimento do problema pelo analista. Nesta fase, o usuário vai discutir o seu problema
diretamente com o pessoal de análise e ao mesmo tempo fazer uma avaliação do
sistema existente.

Deve haver um grande entrosamento entre o analista e o usuário, possibilitando assim o


desenvolvimento de um modelo lógico do sistema. A partir do momento que o analista conhece o
problema do usuário, basta transformar as suas necessidades em especificações técnicas para
continuar o seu trabalho.

Essas especificações técnicas correspondem à construção de um modelo lógico do sistema a ser


desenvolvido, utilizando-se de ferramentas de análise estruturada, tais como:

diagrama de fluxo de dados, dicionário de dados, descrição dos principais algoritmos entre
outros. É nessa etapa que se constrói um modelo lógico do sistema que pode sofrer modificações
após ser revisto em conjunto com o usuário, ou a administração da empresa, ou com ambos.
Projeto

Durante a fase do projeto, o analista vai assimilando exatamente o que deve ser feito, começando a
sair do lógico para o físico. Significa, portanto, que o analista de sistemas conhece o problema do
usuário e busca soluções alternativas, podendo apresentar diversas propostas.

Essas alternativas precisam levar em conta, principalmente, os custos e benefícios que serão
provocados pelo desenvolvimento e operação do novo sistema.

Entretanto, a escolha da melhor alternativa é bastante pessoal e deve obedecer a uma rigorosa
análise técnica e econômica, além do mais, depende da disponibilidade financeira e da visão
empresarial de cada empreendedor.

As propostas de soluções são elaboradas em forma de relatório e cada uma delas deverá discriminar
estimativa de custos e benefícios, bem como, um diagrama de fluxo de dados para cada alternativa,
além dos tipos de banco de dados ou arquivos a serem utilizados.

Após a apreciação das alternativas propostas, a alta administração da empresa fará a opção que
melhor se adequar à empresa.

Projeto Detalhado

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O projeto detalhado é uma das fases decisivas no desenvolvimento de um sistema, pois nessa fase, a
administração da empresa, programadores e analistas têm diretrizes básicas de como será resolvido
o problema.

Portanto, a essa altura, o analista de sistemas sabe tecnicamente o que deve ser feito e busca uma
forma para implementar o sistema. Como ponto de partida, é bom direcionar o seu trabalho para os
objetivos e principalmente para as funções do sistema.

Durante essa fase, é útil consultar o usuário sobre os tipos de relatórios que gostaria de receber, que
dados devem conter e em que ordem esses dados devem ser impressos para facilitar o seu trabalho.

Ainda durante a fase do projeto detalhado do sistema, utilizando-se uma abordagem estruturada, o
analista deverá definir todos os programas que comporão o sistema, de preferência, em conjunto
com os programadores.

Essas definições deverão conter as especificações necessárias para a codificação de cada programa.
Deverá ser construído um quadro hierárquico e um conjunto de quadros de entrada/processo/saída
para cada programa; obviamente os programadores orientar-se-ão através desses detalhamentos para
as suas respectivas codificações.

Para conclusão do projeto detalhado, o analista deverá fazer uma breve exposição ao o sistema,
dando ênfase à segurança de dados.
Finalizando essa etapa, todos os procedimentos, operações e codificação de programas deverão ser
documentados, montando assim o manual do sistema que deverá ser utilizado exclusivamente pelo
pessoal de processamento de dados. Por outro lado, deverá ser montado o manual do usuário que
deverá conter todos os procedimentos operacionais do sistema indispensáveis ao seu bom
funcionamento.

Nos primeiros meses de operação do novo sistema, deve-se realizar um processamento paralelo dos
dados, isto é, o sistema antigo e o novo deverão funcionar simultaneamente e os dados obtidos de
ambos, confrontados para se verificar se existem divergências de informações.

Manutenção

A manutenção de um sistema é a operação permanente que consiste na correção de possíveis erros e


na melhoria do seu desempenho.

Portanto, manutenção de sistemas significa apoio continuado ao usuário. Um sistema sem


manutenção tem vida curta.

usuário de como será o funcionamento de todo o sistema, permitindo-lhe a visualização de suas


principais funções.

Implementação

A fase de implementação é, na prática, a construção física do sistema proposto. A partir das


definições detalhadas dos programas, o programador passará a codificá-lo na linguagem de
programação escolhida.

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Os primeiros programas a serem codificados deverão ser os que farão o gerenciamento do sistema e
em seguida os demais. O ideal é que cada programa seja testado isoladamente e em conjunto com os
demais, observando o plano de testes previamente definidos na elaboração do
projeto detalhado.

Caso haja necessidade da instalação de novos equipamentos, nessa fase eles já devem ter sido
instalados e devidamente testados para evitar-se perda de tempo.

Por outro lado, devem ser criados procedimentos de segurança e crítica de dados, bem como,
procedimentos de auditoria para o sistema, ressaltando a importância da integridade dos dados.

Deve-se também, proceder o teste piloto, que consiste na simulação de funcionamento de todo o
sistema em condições reais de operação. Caso haja a constatação de alguma falha no funcionamento
do sistema, esta deve ser corrigida, e retornado ao teste piloto acompanhado pelos usuários
principais.

Após a conclusão do teste, deverá ser aplicado um treinamento a todos os que irão utilizar
Capítulo 2 – Análise do sistema existente
Introdução

No estudo da viabilidade de se construir um novo sistema ou melhorar o que está em


funcionamento, é imprescindível conhecer com detalhes como são obtidas as informações para a
empresa, bem como estas são distribuídas e como é conduzida a sua utilização.

Este estudo visa avaliar até que ponto as necessidades da empresa estão sendo satisfeitas com o
sistema existente e quais são os principais pontos que podem e devem ser melhorados.

Para que essa avaliação seja a mais completa possível, o analista de sistemas deverá subdividir o
seu estudo nas seguintes etapas:

_ Análise da organização como um todo;


_ Verificação dos principais objetivos do sistema em funcionamento;
_ Análise de toda a documentação utilizada pelos setores em estudo;
_ Análise de procedimentos.

Análise da Organização como um todo

O conhecimento da organização como um todo é de fundamental importância porque dentro da cada


componente organizacional, existe a necessidade de informações específicas.

Para se fazer o estudo da organização, é necessário conhecer os objetivos do sistema existente e sua
relação com o sistema maior que é a própria organização.

Esse estudo deve ser iniciado pelo organograma geral da empresa, que por sua vez mostra a
estrutura organizacional “formal” existente.

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O analista de sistemas deve também conhecer a organização informal da empresa, obtendo dessa
forma uma visualização real do sistema em estudo e de toda a companhia.

Outro item importantíssimo que deve ser observado pelo analista de sistemas é não confundir fatos
com opiniões dos usuários.

Nessa etapa, o analista de sistemas, deve acompanhar as rotinas de trabalho dos funcionários dos
setores envolvidos, não no sentido de auditorar suas funções, mas observando somente o que lhe
interessa como profissional de processamento de dados. É bom deixar essa posição bastante clara
para os funcionários envolvidos, evitando-se assim constrangimentos desnecessários.

Ainda nessa fase, o analista de sistemas terá que verificar o que o sistema faz, seus arquivos, seus
relatórios, procedimentos, e analisar a eficiência e confiabilidade das informações por ele geradas.
Verificação dos Principais Objetivos do Sistema Existente

Se um sistema de processamento de dados e informações está operando em uma determinada


organização, significa que ele é útil em algum aspecto. A ineficiência de um sistema numa dada
empresa, tem origem em uma série de fatores, muitas vezes não muito visíveis para alguns
profissionais.

Descobrir os objetivos “reais” de um sistema e determinar até que ponto ele atende às necessidades
de seus usuários, não é tarefa fácil. Esse estudo deve ser realizado, fazendo consultas aos usuários,
levantamento de arquivos, análise das documentações, inclusive manuais e regulamentos internos.

Além disso, deverá ser estudado o fluxo de dados na empresa, localizando com isso a origem e o
destino de dados e informações, bem como, a inter-relação do sistema em estudo com toda a
organização.

Quando for analisada a origem de um documento ou informação, devem ser vistos também os
respectivos destinos, isto é, ver e analisar os dois lados para se tirar conclusões mais seguras e
sérias.

Análise de Documentação

A documentação utilizada por um determinado setor é constituída por relatórios e arquivos. Esses
relatórios são emitidos pelo setor e têm grande utilidade no seu dia-a-dia, ou então servem de
suporte de informações para outros setores.

De forma análoga, um arquivo mantido por um setor pode servir-lhe de consulta e portanto tem
grande valor.

Na prática, todo documento emitido pelo setor envolvido no estudo pode influir de forma direta ou
indiretamente no funcionamento do sistema existente.

Essa documentação toda deve ser analisada de forma detalhada e com o máximo cuidado possível.
É bom lembrar que é comum existirem informações importantes em relatórios aparentemente
desprezíveis e por isso nenhum deve ser excluído.

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Para ser feita a análise da documentação envolvendo o sistema em estudo, o analista de sistemas
deve dividi-lo em duas etapas, que são:

_ Análise de relatórios e
_ Análise de arquivos

Análise de relatórios

Esta etapa consiste em descobrir quais os relatórios emitidos pelo setor em estudo bem como,
levantar os principais dados e informações que podem influir no desempenho do sistema existente.

Conceitua-se relatório, como sendo todo e qualquer documento emitido pela empresa,
portanto cheques, notas fiscais e duplicatas são relatórios, além de uma infinidade de outros que
poderão ser verificados na prática.

Para se fazer esse levantamento, o analista de sistemas deve solicitar preferencialmente duas cópias
de cada relatório. Caso o impresso de um relatório seja procedido em formulário pré-impresso, é
útil conseguir uma cópia do respectivo formulário em branco e preenchido. Além disso, deverão ser
feitas anotações a respeito de cada relatório para facilitar a sua análise.

Para que a análise dos relatórios seja feita de forma bem clara e completa, é indispensável estudar
os seguintes aspectos:

_ Objetivos de cada relatório;


_ Seu conteúdo;
_ Número de cópias e o destino de cada cópia;
_ Periodicidade de emissão - se é diário, semanal, quinzenal, mensal, etc.;
_ Quais as informações mais utilizadas;
_ Controle de validade das informações, índices de erros, etc.;
_ Se existem relatórios semelhantes e se é possível agrupá-los em apenas um;
_ Se após o recebimento, o usuário faz algum tipo de complementação, cálculos, subtotais, etc.;
_ Qual o total de pessoal que participa da sua elaboração;
_ Quem é o responsável pela elaboração do relatório.

Análise de Arquivos

Para a análise dos arquivos de cada setor envolvido no sistema existente em operação, deverão ser
coletados os seguintes itens:

_ Nome do responsável pela manutenção e conservação do arquivo;


_ Objetivos do arquivo;
_ Principais informações nele contidas;
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_ Método de atualização e periodicidade;


_ Prazo de permanência dos dados no arquivo;
_ Relatórios que dependem dele para a sua confecção;
_ Número de fichas ou registros que compõem o arquivo;
_ Ordem de classificação de suas fichas ou registros;
_ Funções das pessoas que manipulam o arquivo e;

Tamanho do arquivo.
Análise de Procedimentos

Normalmente, os procedimentos operacionais de um sistema de processamento de dados, são


orientados por manuais que especificam como os trabalhos devem ser realizados. Essa regra não é
geral para todas as empresas, pois depende muito de sua estrutura e organização.

Para iniciar a etapa de análise de procedimentos, o analista de sistemas deve verificar se


existem manuais, diagramas ou outros documentos que mostram como os processos são realizados
ou deveriam ser realizados.

Após essa verificação, é imprescindível saber se essa documentação está atualizada ou apenas
mostra uma imagem distorcida do que realmente acontece.

Se os processos não estiverem devidamente documentados, o analista de sistemas deverá


acompanhar os trabalhos dos funcionários envolvidos, e inclusive ajudá-los a realizar tarefas que
possam lhes ser úteis para a sua análise.

Esse trabalho requer bastante profissionalismo e portanto deve ser levando de forma totalmente
documentada, mesmo que seja necessário um grande esforço de pesquisa, entrevistas, avaliações e
montagens de diagramas de fluxos de materiais e de dados.

Finalizando essa fase, o analista de sistemas deverá ter montado um relatório detalhado dos
levantamentos e análises efetuadas, contudo deverá tomar cuidado para que o seu trabalho não se
prenda simplesmente em documentar o sistema existente em operação na empresa.

Capítulo 3 – Técnicas para coleta de dados e fatos


Introdução

Durante as fases de estudo de viabilidade e análise do sistema existente, o analista de sistemas


precisa de dados, informações e fatos que irão ajudá-lo no projeto do novo sistema em estudo.

Na maioria das vezes, os elementos de que o analista de sistemas necessita não estão a sua
disposição de forma clara e objetiva.

Portanto, é indispensável procurar esses elementos “ir atrás”, seguindo uma metodologia de coleta
de informações basicamente padronizada para situações dessa natureza, permitindo assim um
trabalho ordenado e bem planejado.

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Considerando que se trata de uma etapa investigativa, os métodos mais importantes para a coleta de
informações sobre o sistema atual são:

_ As entrevistas e;
_ As pesquisas a arquivos, manuais de procedimentos operacionais,
administrativos e outros, bem como, a verificação de todos os tipos de
registros de informações existentes.

No período de entrevistas, é importante lembrar que todas as pessoas diretamente envolvidas no


sistema existente poderão responder as perguntas do analista, esclarecendo dúvidas e eliminando
ambigüidades.
As entrevistas devem ser iniciadas pelos gerentes dos departamentos envolvidos. Em seguida estas
devem ser dirigidas aos demais funcionários, obedecendo de preferência, a uma escala
hierarquicamente descendente.
Entrevistas

Sem dúvida, uma das fontes mais valiosas para a obtenção das informações de que o analista
precisa, é a entrevista. No entanto, essa metodologia exige uma série de cuidados e que não devem
ser negligenciados nem mesmo pelos profissionais mais experientes.

Antes mesmo de iniciar os levantamentos preliminares, o analista deve fazer um planejamento de


todo o seu trabalho, inviabilizando improvisações desnecessárias. É importante o trabalho racional e
metódico.

Por outro lado, um dos fatores que merece destaque nas entrevistas é o bom
relacionamento humano do analista de sistemas com os usuários.

Caso sejam negligenciadas as técnicas de relacionamento humano, o levantamento de dados poderá


ser um verdadeiro desastre.

Na verdade, as informações necessárias só serão obtidas, se o analista possuir “um verdadeiro jogo
de cintura” para conseguir conviver com idéias muitas vezes divergentes, sem entrar em confronto
com usuários, sejam eles de quaisquer níveis da empresa, caso contrário o seu trabalho nessa fase
poderá ser inútil. A arrogância deve ser devidamente controlada, todavia a humildade deve ser
dosada, evitando-se a ingenuidade e por conseguinte “a subordinação” do analista aos usuários, o
que pode comprometer todo o projeto do sistema em andamento.

Logo no decorrer, das primeiras entrevistas, o analista coletará uma grande quantidade de
informações, todavia de forma não muito clara e por isso deverão ser analisadas para se ter uma
visão geral do sistema em operação.

Planejamento de uma Entrevista

As entrevistas, de uma forma geral, têm um objetivo análogo, pois a maioria delas busca
informações de natureza específica para cada caso.

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Quando se trata de analisar o sistema existente e descobrir as reais necessidades da empresa em


termos de dados e informações, as entrevistas devem ser bem direcionadas as suas finalidades e não
deve ser esquecido nenhum dos seguintes pontos:

_ Marcar data e horário para a entrevista;


_ A preparação do entrevistador;
_ Comportamento do entrevistador;
_ A linguagem do entrevistador;
_ Separar fatos de opiniões;
_ Distinguir necessidades da empresa das necessidades dos usuários.

Pesquisas

Embora a entrevista seja uma das técnicas mais difundidas atualmente para o
levantamento de dados e fatos, é fundamental que o futuro analista de sistemas também saiba que
esta não é a única. As pesquisas à documentação da empresa também constituem uma grande fonte
de informações para o seu trabalho.

Na fase de levantamento de dados e fatos, se o analista fizer opção pela metodologia de pesquisa,
deve começar solicitando a todos os departamentos envolvidos cópias de todos os documentos
utilizados. Essa coletânea de documentos deverá conter um mínimo de dois jogos de cada
documento, sendo um preenchido e outro em branco.

Além da análise de relatórios em geral, manuais de procedimento administrativos e operacionais, o


analista deverá fazer uma análise de todos os arquivos existentes nos setores envolvidos.

Na maioria das vezes, a análise de dados e fatos é procedida utilizando-se de uma metodologia de
trabalho mista, isto é, entrevistas e pesquisas de forma basicamente simultânea.

Portanto, toda documentação existente deve ser analisada de forma bem detalhada e criteriosa,
evitando-se a perda de alguma informação de grande importância. É bom lembrar que para se fazer
essa avaliação, recomenda-se dividi-la em duas partes: análise de relatórios e análise de arquivos.
Conforme já visto em capítulo anterior.

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