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Professores:
Mônica Mara
Tathiana da Silva
Resende
2011
Excel Avançado
O Excel possui inúmeras funções que facilitam muito o nosso trabalho. Há momentos
em que apenas referenciar uma célula não resolve nosso problema ou não oferece a
solução desejada, sendo necessário buscar informações em uma sequência de células,
a fim de encontrar aquele dado que atende às nossas necessidades. Se a procura for
feita verticalmente, devemos usar a função PROCV.
A sintaxe da função PROCV (procura vertical) é a seguinte (é a mesma no Excel 2003
e Excel 2007):
PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;intervalo)
= PROCV(BuscaOQue;TabeladeBusca;Coluna;lógico)
Onde:
valor_procurado: é o critério utilizado na procura
matriz_tabela: é todo o intervalo de dados, compreendendo linhas e colunas
núm_índice_coluna: é a coluna que contém o valor a ser retornado. A primeira coluna
tem valor 1, a segunda 2, a terceira 3, e assim sucessivamente.
intervalo: define a precisão da procura. Pode ser 0 ou 1. Sendo:
0: retorna um valor exato
1: retorna um valor aproximado
Nota: o valor a ser procurado sempre deve estar na primeira coluna, caso contrário a
função PROCV não irá funcionar.
Tutorial PROCV
1. Monte a seguinte estrutura no seu Excel 2007 ou 2003:
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2.1. Se preferir, use o assistente de função (vá até a aba “Fórmulas”, no Excel 2007,
em seguida clique em “Inserir função” e pesquise pela função PROCV). Confira a tela
do assistente:
4. Se tudo deu certo, na célula E4 você estará vendo a mensagem #N/D. Essa
mensagem de erro está aparecendo porque ainda não definimos o valor a ser
procurado. Então vamos informar um valor. Na célula D4, digite o número 1, e veja o
resultado.
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Formulários
4) Aperte OK
Pronto, agora você pode acessar a guia Desenvolvedor na Faixa de Opções, e inserir
seus formulários normalmente.
Muitas pessoas que se interessam pelo Excel tem dúvidas quanto a criação de
formulários no Excel 2007. Um formulário permite a entrada de dados numa planilha,
clicando nas opções ao invés de digitar tudo. É possível criar menus drop down, botões
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de opção, caixas de combinação e muito mais. Tudo com comandos pré-definidos.
Esse processo além de mais prático, pois evita a digitação, é também mais seguro,
pelo fato de o usuário acrescentar o valor preestabelecido.
Selecione de A1 até J22 para criar um fundo do formulário. Isso é opcional mas fica
bem mais bonito.
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Escolha uma cor para o fundo do formulário.
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Selecione o intervalo de A1 até J1 e depois clique no botão Mesclar e Centralizar. Esse
marcado em vermelho...
Agora você pode digitar um título (Rótulo de Colunas) para seu trabalho. Que tal
"Venda de Computador"?
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Clique no início (à esquerda) do fundo azul, segure apertado e arraste até definir o
tamanho desejado para a caixa de grupo dependendo dos elementos que serão
inseridos nela.
Clique sobre o nome Caixa de Grupo e renomeie a caixa para Processador
Nessa caixa de grupo, iremos inserir os botões de opções para escolha do
Processador. Lembrando que esse botão de opção é de seleção única. Ou seja,
usando o botão de opção só é possível marcar um item por vez. Até porque nesse
caso, um computador não teria dois processadores então optamos por apenas um item
assinalado nessa caixa de grupo.
Clique no Botão de Opção...
Desenhe esse botão dentro da caixa de grupo (isso é muito importante porque faz com
que a opção seja reconhecida como componente da caixa de grupo) o botão da
primeira opção para escolha do Processador.
Digite um nome para a opção e posicione no inicio da lista.
Todo o processo deverá ser repetido em cada opção dessa caixa para os outros
modelos de Processadores.
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Você pode dimensionar a caixa de grupo clicando no contorno e depois usando as
alças (bolinhas brancas) para aumentar e diminuir. Para movimentar e alinhar pelo
teclado, clique com o botão direito do mouse na borda da caixa, clique depois botão
esquerdo (também na borda) e use as setas de direção do teclado. Para remover a
seleção clique fora da caixa.
Para dar um efeito de 3D, clique com o botão direito do mouse no contorno da caixa,
escolha Formatar Controle.
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Na terceira caixa de Grupo, os Acessórios: Crie a caixa de Grupo, defina um tamanho
para caber seis opções de Acessórios. Essas opções serão escolhidas com uma caixa
de Seleção. Clique na Caixa de Seleção. Clique dentro da caixa de grupo Acessórios e
digite os nomes, faça os alinhamentos.
Importante: A caixa de seleção de uma opção, não deve sobresecrever outra, senão
selecionará as duas opções simultaneamente na hora de utilizar o formulário.
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Agora: Os cálculos
Clique com o botão direito sobre o item AMD Athlon XP e escolha Formatar Controle.
Na opção Valor está habilitado Não Selecionado que corresponde a atual situação
botão do processador AMD Athlon XP.
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Clique no botão Recolher (o botão com setinha vermelha) para associar a opção do
botão com uma célula. Clique na célula O4 para inserção do digito de controle da
opção. Clique no botão Recolher novamente para retornar à tela anterior e confirme
OK.
Se for marcada a segunda opção da lista (Intel Core2Duo) aparecerá o número 2 nessa
mesma célula indicando que agora a segunda opção da Caixa de Grupo foi escolhida
pelo usuário.
O que são e para que servem os Dígitos de Controle: Na caixa Processador, o primeiro
item da lista é AMD Athlon XP. Se essa opção for escolhida com um clique do mouse,
a célula do dígito de controle deve registrar o número 1, se for escolhido Intel
Core2Duo, que é a segunda opção da caixa, a célula do dígito de controle deve
registrar o número 2 e assim sucessivamente, não importando quantos itens existem
dentro da caixa grupo.
Apenas as opções devem ser criadas na ordem em que estarão na caixa de grupo,
pois esse dígito de controle resulta na ordem crescente de criação da opção.
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Para a Caixa de Grupo Memórias, repita os procedimentos anteriores: Clique com o
botão direito sobre o item 2 Gb e escolha Formatar Controle.
Na opção Valor está habilitado Não Selecionado que corresponde a atual situação
botão da memória de 2Gb DDR2
Clique no botão Recolher (o botão com setinha vermelha ) para associar o opção do
botão com uma célula. Clique na célula O8 para inserção do digito de controle da
opção. Clique no botão Recolher novamente para retornar à tela anterior e confirme
OK.
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escolha. Nesse caso, é necessário clicar botão direito e escolher cada célula de
controle individualmente.
Ex: Ao clicar com o botão direito em Web Cam, escolher a célula ao lado de Web Cam
na base de dados, como exemplo da figura acima, clicar botão direito em Pen-drive e
escolher a célula ao lado de Pen-Drive na base para o controle e assim por diante.
No final teremos o valor lógico VERDADEIRO para os itens assinalados na lista e
FALSO para os itens não assinalados.
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Agora as fórmulas:
Clique na célula em branco ao lado da palavra processador e digite:
=SE(O4=1;N4;SE(O4=2;N5;N6))
Que diz o seguinte:
Se a célula O4 for igual a 1, então insira aqui o valor contido em N4, SE a célula O4 for
igual a 2, então insira aqui o valor contido em N5, SENÃO, insira o valor de N6.
Se marcarmos a primeira opção do formulário, então a célula de controle vai registrar 1
e se for 1 o valor é de O4 ou seja R$190,00....Se for 2, então é R$ 258,00 senão R$
289,00.
Clique na célula em branco ao lado da palavra Memórias e digite:
=SE(O8=1;N8;SE(O8=2;N9;N10))
Se a célula O8 for igual a 1, então insira aqui o valor contido em N8, SE a célula O8 for
igual a 2, então insira aqui o valor contido em N9, SENÃO, insira o valor de N10.
Agora vamos às fórmulas para verificar a validação das Caixas de Seleção dos
Acessórios, onde a resposta é Verdadeiro para os itens habilitados e Falso para os
itens não habilitados.
Clique na célula ao lado dos Acessórios e digite a fórmula com a função SOMASE:
=SOMASE(O12:O17;VERDADEIRO;N12:N17)
O Excel busca os valores Verdadeiros (habilitados) de O12 até O17 e quando os
encontrar, somará os valores correspondes nas mesmas linhas de N12 até N17.
Agora clique como botão direito do mouse no Botão de Opção A Vista e escolha
formatar controle.
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Escolha uma célula na base de dados que não esteja sendo usada e defina como
célula de controle da forma de pagamento. Pode ser P16, abaixo da lista das cidades.
Clique OK.
- A célula da entrada deixe em branco, afinal a gente não sabe quanto o cliente quer
pagar na entrada.
- Na célula Saldo, o cálculo do valor total da compra menos a entrada;
=SE(P16=2;F14-C16;0)
Se a célula P16 tiver o valor 2, então o cliente vai pagar em parcelas, então faça o
cálculo do valor da compra menos a entrada, senão deixe 0 (Zero)
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Na célula Número de Parcelas, deixe em branco mas vamos pôr uma validação para o
máximo de 10 parcelas Clique na célula em branco ao lado de Número de Parcelas e
clique na Guia Dados > Validação de Dados:
- Escolha um número inteiro...
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Na célula Valor Base da parcela, vamos apenas dividir o saldo pelo número de
parcelas:
=F16/I16
Nos Juros vamos aplicar três alíquotas diferentes, dependendo do número de parcelas:
De 2 a 4 = 1,75%
De 4 a 7 = 2,75%
De 7 a 10 = 3,5%
Olha a fórmula aí:
=SE(I16<4;1,99%;se(i16>=7;3,5%;2,75%))
SE o Número de Parcelas (I16) for menor que 4, então 1,99%
SE o Número de Parcelas (I16) for maior ou igual a 7, então 3,5%%
SENÃO ( se não for nenhuma das opções anteriores) 2,75%
No valor final da Parcelas, multiplique o valor base das parcelas pelo juro, mais o
próprio valor das parcelas. Resultará no valor base já adicionado o juro.
No Valor final da compra, use a fórmula:
=SE(P16=2;I18*I16+C16;C14)
SE a compra foi a prazo (P16 =2), então multiplique o I18 (Valor final das parcelas) pelo
I16 (quantidade de parcelas) e some ainda o C16 (a entrada), SENÃO mostre aqui o
valor do C14 (Valor à vista).
Para concluir o formulário precisamos inserir mais um controle chamado de Caixa de
Combinação para selecionar o local da entrega da mercadoria comprada. Na Guia
Desenvolvedor, clique em inserir e nos controles de formulário escolha Caixa de
Combinação.
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Clique com o botão direito do mouse sobre a caixa de combinação e escolha Formatar
Controle.
Configure as opções:
Intervalo de Entrada: Esse intervalo relaciona as células que contém a lista que fará
parte das opções da Caixa de Combinação. No nosso caso as cidades que serão
escolhidas com um clique do mouse.
Vínculo com a célula: Devemos indicar a célula que deverá exibir o dígito verificador
que indica o item selecionado na lista.
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Veja que Belo Horizonte é o quarto item da lista, então a célula registra 4. Esse tipo de
controle poderia ser usado aqui como um critério para cobrar frete de acordo com a
distãncia do cliente ou meramente informativo. A intenção aqui foi demonstrar como
funciona uma lista de formulário.
Após o trabalho concluído, desabilite a visualização das linhas de grade do Excel, elas
servem como guias no momento de organizar e alinhas as caixas, mas depois podem
ser desligadas. Clique na Guia Layout da Página, Opções de Planilha e desmarque a
opção Exibir nas linhas de Grade.
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Tabela Dinâmica
O programa Microsoft Excel é bastante utilizado por diversos tipos de pessoas e para
variadas finalidades. Com ele, é possível criar simples tabelas de horários escolares,
por exemplo, até mesmo complexos bancos de dados.
Contudo, no caso dos bancos de dados, quanto maior for o seu tamanho e a
quantidade de informações contidas, mais difícil será para gerenciá-lo e até mesmo
para realizar buscas por dados.
Neste caso, você poderá criar tabelas dinâmicas para facilitar a comparação,
elaboração de relatórios e acesso aos dados de suas planilhas. Além disso, com ela
ficará mais fácil também a reordenação de linhas e colunas em suas tabelas.
O primeiro passo é abrir o arquivo com a tabela que você deseja transformar em tabela
dinâmica.
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Agora, clique na guia Inserir e depois em Tabela Dinâmica e então surgirá uma nova
janela em sua tela. Nela, você poderá alterar os campos que farão parte de sua nova
tabela e também definir o local aonde ela será criada (na mesma ou em uma nova
planilha).
Além dos campos em sua própria planilha, é possível também selecionar fontes
externas, para isso, clique em Usar uma fonte de dados externa e então escolha a
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partir de onde virão os dados de sua nova tabela dinâmica. Depois disso, clique em
OK.
Sua tabela dinâmica está pronta. A partir de agora, para acessar os valores e dados,
clique sobre a tabela e então selecione tudo o que deseja analisar.
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Com este tipo de tabela, você poderá comparar dados facilmente, como no exemplo
abaixo, quando foram selecionados os dados de somente três pessoas:
Ainda na barra do lado direito, você poderá mover os dados entre os campos Filtro de
Relatórios, Rótulos de Coluna, Rótulos de Linha e Valores.
Acessando as opções da tabela dinâmica (Tabela Dinâmica > Opções > Opções), você
poderá alterar algumas configurações de sua planilha, como impressão, definições de
exibição, layout, filtros e dados.
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Adicionando filtros
Para melhor analisar os dados, você pode adicionar filtros para poder reduzir a
visualização de dados a algo mais específico. Para isso, clique sobre a guia Rótulos de
Linha para que seja aberto o seu menu, depois vá em Filtro de Valores e escolha o tipo
de filtro que deseja aplicar.
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Veja um exemplo com o filtro É Maior do que aplicado com o valor 140.000:
Outro tipo de filtros são os Filtros de Rótulos, estes relativos aos rótulos da sua tabela.
No nosso exemplo, os rótulos são os meses. Esta função também será bem útil no
caso de tabelas com um grande número de dados e informações.
Você pode ainda utilizar seus próprios dados como filtros para comparação na tabela.
Por exemplo, arraste qualquer um dos dados da aba direita para o campo Filtro de
Relatório e então ele aparecerá em cima da sua tabela.
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Clique para abrir sua guia e então selecione o valor que deseja utilizar como referência.
Desta forma, você pode selecionar um ou vários itens (no caso de nosso exemplo,
meses) para filtrar e comparar com os demais dados informados na tabela.
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Gráfico Dinâmico
Considerações
Apesar de nosso exemplo ser uma tabela pequena, este recurso é bastante
interessante para bancos de dados com muitas informações, onde a simples
visualização é prejudicada pela grande quantidade de informações. De qualquer
maneira, este recurso é indicado para qualquer um que queira gerar relatórios de
maneira eficiente e precisa, sem que para isso tenha muito trabalho.
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Macros Excel
Clique na aba desenvolvedor, selecione o item “criar macro” no canto esquerdo. Esta é
uma macro de gravação, portanto, a caixa abaixo se abrirá:
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Tendo clicado no botão acima, será necessário atribuir a macro gravada a um botão
para que o mesmo execute sua macro. Para criar esse “botão”, você tem várias
opções:
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Escolhido o botão que receberá a macro, clique com o botão direito sobre o mesmo,
em seguida, clique em “atribuir macro”.
Toda macro é gravada dessa maneira, mas tenha cuidado, pois ela executará
exatamente o que foi gravado. Caso tenha feito alguma operação errada, você poderá
excluí-la e gravar novamente. No exemplo abaixo temos uma planilha com nomes e
endereços:
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Vamos criar uma macro que coloque em ordem crescente e outra que organize em
ordem decrescente. Primeiramente crie os botões que irão receber sua macro.
Ordem Ordem
Crescente Decrescente
Escolha o nome que dará para a macro, nesse caso: btn_ordenar_crescente. Lembre-
se que ao clicar em ok, sua gravação já está iniciada!
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Selecione toda a planilha, vá até o menu “Dados”, clique em “classificar”, escolha a
coluna dos nomes, clique em crescente. Mande parar a macro, conforme seqüência
abaixo:
Feito isso, atribua a macro aos botões que criamos no início desse exercício. Clique
com o botão direito do mouse sobre o botão criado e selecione “atribuir macro” e
escolha o nome da marco que foi criada, clique em ok e ela já estará funcionando.
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Agora faça a mesma operação para colocar em ordem descrescente.
Você já aprendeu a criar gráficos, não é!? De posse da tabela fornecida, crie um gráfico
“pizza” em outra planilha. De volta à fonte das informações, crie um botão (ou uma
figura do clip art) para receber a macro que nos levará ao gráfico (menu Inserir)
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Inicie a gravação da macro seguindo os passos anteriormente fornecidos, clique na aba
da plan2 novamente e pare a gravação.
Ao iniciar a macro,
clique em Plan2 e
pare a gravação.
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Volte para Plan1 e atribua a macro ao botão que você criou no inicio desse exercício,
clique em ok e execute.
Agora faça um botão para voltar para a Plan1, seguindo os mesmos passos do botão
para ir ao gráfico.
Façamos um botão para ocultar e reexibir linhas. A criação da macro é feita da mesma
forma que as anteriores; ao iniciar a gravação da sua macro (não esquecendo de
renomear), selecione as linhas da tabela, clique com o botão direito e selecione ocultar.
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Tendo feito isso, pare a gravação da macro. Clique com o botão direito sobre o botão
criado e “atribuir macro”. Posteriormente crie um botão para reexibir, fazendo da
mesma forma, apenas selecionando reexibir ao invés de ocultar.
As macros de gravação são práticas e fáceis, sendo possível criar diversos tipos de
botões funcionais que facilitam grandemente a vida do usuário do Excel. É válido
lembrar que a macro executa exatamente aquilo que você gravar, portanto, se gravar
algo que não estava no escopo. a macro irá executar da mesma maneira, sendo
necessário apagar e regravar.
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Teclas de atalho
TECLA DESCRIÇÃO
CTRL+SHIFT+" Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a
célula ou a barra de fórmulas.
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CTRL+Menos (-) Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células
selecionadas.
CTRL+' Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para
a célula ou a barra de fórmulas.
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CTRL+N Aplica ou remove formatação em negrito.
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CTRL+R Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o
formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado
nas células à direita.
CTRL+B Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato
atual.
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Teclas de função
TECLA DESCRIÇÃO
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CTRL+F7 executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando
ela não está maximizada. Use as teclas de direção para mover a janela e,
quando terminar, pressione ENTER ou ESC para cancelar.
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macro utilizando o VBA (Visual Basic for Applications).
TECLA DESCRIÇÃO
TECLAS DE Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a
DIREÇÃO direita na planilha.
CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de
dadosatual em uma planilha.
SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma
célula.
CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à
última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula
ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção
para a próxima célula preenchida.
SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a
guia à esquerda ou à direita quando a Faixa de Opções está
selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas
teclas de direção alternam entre o menu principal e o submenu.
Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas
navegam entre os botões da guia.
SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o próximo
comando ou o comando anterior quando um menu ou submenu está
aberto. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada,
essas teclas navegam para cima ou para baixo no grupo da guia.
Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em
uma lista suspensa aberta ou entre opções em um grupo de opções
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SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista
suspensa selecionada.
END Move para a célula no canto inferior direito da janela quando SCROLL
LOCK está ativado.
Também seleciona o último comando no menu quando um menu ou
submenu fica visível.
CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada
mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se o cursor estiver na
barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto.
CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula
utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra
de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de
fórmulas da posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da
barra de fórmulas.
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botãoOK).
ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula.
CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a
entrada atual.
SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de
cima.
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pasta de trabalho.
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Referências
CINTO, Antonio Fernando; GÓES, Wilson Moraes, Excel Avançado, Editora: Novatec
http://coizaradas.blogspot.com/2010/04/como-criar-formularios-no-excel-2007.html, acessado em
25/08/207
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