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EXCEL AVANÇADO

1ª SEMANA
MARCELO ALUISIO SILVA DE OLIVEIRA

PA
APRESENTAÇÃO

O Curso de Excel Avançado é um curso em que há um pré-


requisito de já conhecer Excel a fim de fazer apenas a parte
avançada deste curso quem não sabe ou tem pouco
conhecimento de Excel pode ter muitas dificuldades para
desenvolver os novos conceitos que vai encontrar aqui. Vamos
fazer uma parte avançada do Excel, mas não programada para
que não exista dificuldade em demasia para seguir o curso.

Há muitas situações onde o Excel é o seu aliado mais bacana,


quando se trata de lidar com tabelas e relacionar seus dados
para descobrir e extrair informações que vão ser muito úteis no
seu dia a dia.

A SECTI - Secretaria da Ciência, Tecnologia, Inovação e Educação


Profissional vem com o projeto OportunidadES oferecer diversos
cursos de formação, dando novas oportunidades e formando o

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cidadão que procura aperfeiçoar seu conhecimento melhorando
suas oportunidades na vida. Então a todos um bom estudo, com
novas OportunidadES sempre.

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INTRODUÇÃO

Este curso tem duração de 4 semanas e nesta primeira faremos


uma revisão de conteúdo de Excel e prepararemos algumas
formatações de células. Vamos verificar, também, o quanto
podemos personalizar formatação de células.

O EXCEL

A ferramenta para criação de planilhas eletrônicas da Microsoft é


o Excel, mas o que vem ser uma planilha eletrônica?

Planilha eletrônica, planilha de cálculo ou folha de cálculo é um


tipo de programa de computador que utiliza tabelas para
realização de cálculos ou apresentação de dados. Cada tabela é
formada por uma grade composta de linhas e colunas. O nome
“eletrônica” se deve a sua implementação por meio de
programas de computador.

Os trabalhos de simulação e projeção de resultados, sendo

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executados na forma tradicional, implicam no uso de tabelas,
lápis, calculadoras e borracha para apagar possíveis erros. O ato
de preparar as simulações, avaliar as tendências e fazer
projeções pode ser longo e trabalhoso.

Em 1978, um aluno da Escola de Administração da Universidade


de Harvard, chamado Daniel Bricklin percebeu que seu mestre de
finanças gastava muito tempo para modificar e realizar, no
quadro negro, novos cálculos, que estavam dispostos em colunas
e linhas, criando desta forma uma tabela e, e quando ele
alterava uma variável, todos os dados referentes deveriam ser
atualizados também! Neste momento o professor tinha de
calcular cada fórmula, o que provocava bastante demora.

Bricklin, juntamente com seu amigo e programador Robert


Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro negro
do professor. Tratava-se da primeira Planilha Eletrônica! Os dois
então fundaram a empresa VisCorp, em que o produto
desenvolvido era o VisiCalc.

Pessoas que desenvolvem métodos complexos de análise

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desejam ver imediatamente os resultados.

A velocidade e a independência do microcomputador são


instrumentos ideais para os gerentes, analistas e pessoas que
desejam visualizar as informações tabuladas.

Aplicativos para este tipo de atividade quando bem


desenvolvidos, podem simular rapidamente várias situações,
ligar as linhas e colunas da tabela tradicional, que hora
chamamos de planilha eletrônica, com as mesmas fórmulas que
são utilizadas no cálculo manual.

A partir de uma Planilha contendo alguns dados selecionados,


poderá ser criado um gráfico pressionando apenas uma tecla de
função, o que nos dá uma grande velocidade de resposta, se o
usuário for mais experiente poderá criar cerca de 100 gráficos
pré-definidos.

Sistema constituído por uma tabela, composta de linhas


(identificadas por números) e colunas (identificadas por letras)
que, em cuja interseção pode-se estipular valores, fórmulas e

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funções com possibilidades de serem manipuladas, para a
obtenção dos resultados desejados.

À medida que se altera um valor da planilha, todos os cálculos


que envolvem o valor alterado serão recalculados
automaticamente.

Existem vários softwares que fazem planilhas eletrônicas, mas


nós vamos usar o software mais encontrado em todos os
computadores que é o Microsoft Excel. E usaremos a versão
2016 (existem diversas versões como 2003, 2007, 2010, 2013,
2016, 365) a versão utilizada está como uma das versões finais
entre as versões e são muito parecidas a partir do Excel 2007.

Mas qual o motivo de escolhermos o Excel?

Porque é o principal software de planilhas eletrônicas entre as


empresas quando se trata de operações financeiras e
contabilísticas. Também, as planilhas eletrônicas são muito
cobradas em concursos.

Podemos encontrar vários cenários para de uso do MS Excel:

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➢ Contabilidade. Você pode usar os poderosos recursos de
cálculo do Excel em vários demonstrativos de contabilidade
financeira; por exemplo, de fluxo de caixa, de rendimentos
ou de lucros e perdas.
➢ Orçamento. Independentemente de as suas necessidades
serem pessoais ou relacionadas a negócios, você pode criar
qualquer tipo de orçamento no Excel; por exemplo, um
plano de orçamento de marketing, um orçamento de
evento ou de aposentadoria.
➢ Cobrança e vendas. O Excel também é útil para gerenciar
dados de cobrança e vendas, e você pode criar facilmente
os formulários de que precisa; por exemplo, notas fiscais de
vendas, guias de remessa ou pedidos de compra.
➢ Relatórios. Você pode criar muitos tipos de relatórios no
Excel que reflitam uma análise ou um resumo de dados;
por exemplo, relatórios que medem desempenho de
projeto, mostram variação entre resultados reais e
projetados, ou ainda relatórios que você pode usar para
previsão de dados.

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➢ Planejamento. O Excel é uma ótima ferramenta para criar
planos profissionais ou planejadores úteis; por exemplo,
um plano de aula semanal, de pesquisa de marketing, de
impostos para o final do ano, ou ainda planejadores que
ajudam a organizar refeições semanais, festas ou férias.
➢ Acompanhamento. Você pode usar o Excel para
acompanhamento de dados de uma folha de ponto ou de
uma lista; por exemplo, uma folha de ponto para
acompanhar o trabalho, ou uma lista de estoque que
mantém o controle de equipamentos.
➢ Usando calendários. Por causa de seu espaço de trabalho
semelhante a grades, o Excel é ideal para criar qualquer
tipo de calendário; por exemplo, um calendário acadêmico
para controlar atividades durante o ano escolar, um
calendário de ano fiscal para acompanhar eventos e etapas
comerciais.
As cinco principais funções do Excel são:

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➢ Planilhas: Você pode armazenar manipular, calcular e
analisar dados tais como números, textos e fórmulas. Pode
acrescentar gráfico diretamente em sua planilha,
elementos gráficos, tais como retângulos, linhas, caixas de
texto e botões. É possível utilizar formatos pré-definidos
em tabelas.
➢ Bancos de dados: você pode classificar pesquisar e
administrar facilmente uma grande quantidade de
informações utilizando operações de bancos de dados
padronizadas.
➢ Gráficos: você pode rapidamente apresentar de forma
visual seus dados. Além de escolher tipos pré-definidos de
gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da
maneira desejada.
➢ Apresentações: Você pode usar estilos de células,
ferramentas de desenho, galeria de gráficos e formatos de
tabela para criar apresentações de alta qualidade.

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➢ Macros: as tarefas que são frequentemente utilizadas
podem ser automatizadas pela criação e armazenamento
de suas próprias macros.

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Planilha no Excel

Vamos primeiro fazer uma planilha, lembre-se de que o curso é


de Excel Avançado, não vamos nos aprofundar nos detalhes de
como fazer uma planilha eletrônica, vamos apenas mostrar
algumas tabelas para podermos gerar partir para as funções e
macros nos exemplos pré-definidos.

Na planilha as tabelas com dados, números e cálculos são onde


estão nossas funções e diversas outras coisas que vamos
encontrar nesta planilha.

Quando você abre o Excel, é este ambiente que se apresenta


para você:

PA
1 3
2 4
5

6 7

8
9

Neste ambiente conforme a numeração vamos nos situar:

1 – Barra de ferramentas acesso rápido – comandos preferidos


próximos a você, vem instalado da forma como é mostrado, mas
pode ser personalizado como você quiser, é só clicar o botão
direito e escolher a ferramenta que se deseja acrescentar.

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2 – Abas de opções – explore o que o Excel pode te dar nestas
abas, onde você encontra comandos de formatação em geral.

3 – Identificação do usuário – faça login em seu sistema e


desfrute das opções de compartilhamento e armazenamento em
nuvem que a Microsoft dispõe.

4 – Partilhar planilha – convide outros usuários a participar e


colaborar com sua planilha, é uma ferramenta de produtividade
baseada na internet.

5 – Grupo de comandos – perceba que os comandos estão


agrupados e que tem um nome este grupo, está delimitado por
um retângulo e no canto inferior direito tem uma setinha
indicando que você pode entrar em um menu mais complexo
daqueles comandos agrupados.

6 – Endereço da célula ou seleção – neste local é apresentado


onde está a célula ativa ou a seleção demarcada, podemos nos
localizar através deste campo, também podemos digitar o local a
ir ou a seleção a fazer.

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7 – Barra de fórmulas – onde podemos digitar as fórmulas e
conteúdo de nossa planilha, depois da célula calculada é onde
aparece a fórmula utilizada em uma célula.

8 – Folhas de planilhas – onde são mostradas as planilhas feitas,


e clicando no “+” pode ser adicionada nova planilha, para alterar
o nome padrão um duplo click e a digitação do nome que se quer
resolvem.

9 – Barra de estado – mostra o controle de visualização assim


como forma de ver a planilha ativa.

Vejamos um detalhe da área onde ficam as tabelas, são


formadas por letras e números, letras para as colunas e números
para as linhas, a intercessão entre a coluna e linha mostram a
célula, cada uma tem um endereço, na imagem abaixo a célula
ativa (aquela que está marcada) é a célula A1 ou seja a célula da
coluna A com a linha 1. Quando fazemos seleção contígua a
delimitação das células é feita com dois pontos, exemplo A2:F5
está selecionado de A2 até F5 todas as células neste intervalo
estão contidas na seleção.

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Perceba que você usa a planilha para montar sua tabela, a célula
digitada com um texto maior que seu espaço é exibido na célula
seguinte (enquanto não houver nada na célula seguinte), os
números digitados são apresentados da forma mais simples
possível, assim como, as datas, as horas, telefones, etc. Tudo fica
no padrão, precisando formatar a célula (ou células) para exibir
como você deseja, como por exemplo digito em uma célula a
data 01/05/2017, mas gostaria que mostrasse 01 – maio – 17,
para que fique desta forma há de se fazer formatação de células.

Outro caso é o das fórmulas, quando você digita uma fórmula


(ou função do Excel) em uma célula e pressionar [enter], aparece
o resultado da fórmula na célula e a fórmula que foi usada só
pode ser visualizada na barra de fórmulas. Afinal na sua tabela o
que você quer ver é o resultado do cálculo e não como foi feito o

PA
cálculo.

Esta introdução é só para que você possa se situar das tabelas


que vão ser utilizadas ao longo do curso, vamos usar modelos
que vão ser explicativos com diversas funções enriquecendo o
exemplo usado e criando planilhas que se interligam em funções
e macros usadas no Excel, vamos poder estudar condições e
formas de formatação que serão a melhor forma de acertar as
células para trazer as informações que nos interessam.

Em nosso portal há o curso de Excel. Aproveite para fazer


quando houver a oferta, este curso depende do outro e você vai
acrescentar muito fazendo o curso de Excel.

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FORMATAÇÃO DE CÉLULAS

Para formatação de células usamos vários recursos, vamos


mostrar os mais personalizados para podermos ter conceitos
mais avançados.

Quando criamos uma nova planilha à preocupação inicial deve


ser sempre com as informações digitadas deixando para depois a
formatação das mesmas, depois de digitar seus dados
corretamente, realizar suas formulas, sua planilha estará pronta
para formatar. Em algumas Guias do Excel na parte inferior do
conjunto de ícones, temos uma seta onde podemos ter acesso
aos mais diferentes tipos de formatação em conjunto, facilitando
muito a atividade de formatar.

Vejamos, então, as formatações mais avançadas:

Para se chegar a esta janela abaixo clicamos onde está sinalizado


com a seta vermelha.

Esta mesma janela aparece quando clicamos nos outros símbolos


no canto de cada grupo de ícones.

Cada grupo tem um nome que aparece nos ícones da aba de

PA
menu de formatação é uma das abas da janela que aparece,
podemos então iniciar com qualquer um destes grupos.

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Números
Podemos formatar números das mais diferentes formas, casas
decimais, data, hora, porcentagem, texto, ou até mesmo
personalizar a exibição dos dados. Frisando a palavra exibição,
pois este procedimento altera visualmente uma informação e
não o seu conteúdo, motivo este que pode induzir a erros graves.
Tenha sempre a noção de que os valores do Excel podem ser
vistos na barra de fórmulas e sempre que possível coloque o
cursor na célula e verifique realmente o número descrito na
mesma.

Obs. Quando uma data ou uma formatação exige mais espaço


que a coluna possui, costumamos encontrar os valores escritos
assim:

Não quer dizer que não há valor ou que está errado, apenas que
neste caso, a largura da coluna A deve ser aumentada.

Para se formatar números de forma específica usamos a opção


personalizado. É possível descobrir a formatação de uma célula
clicando na célula e depois indo até a janela de formação de

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número. Conforme mostrado anteriormente.

Nas formatações personalizadas todos os elementos de texto


devem estar entre aspas “ “ por exemplo podemos ver a
formatação de um número para que se mostre os elementos de
um CPF: 000"."000"."000"-"00

Note que o número está sem formatação na barra de fórmulas,


na célula E2 aparece já no formato correto, e na janela aparece a
formatação utilizada.

Em nossa planilha modelo (que está no material complementar)


você encontra formatações personalizadas de data/hora,
números, valores monetários, etc.

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Alinhamento
Nesta opção podemos definir como será o alinhamento dos
dados na célula, este recurso pode auxiliar na disposição do
texto ou valores na planilha. Abaixo temos alguns exemplos
práticos de como utilizar esta caixa de diálogo em nossa planilha
modelo.

Aqui temos uma imagem de diversas formatações de


alinhamento que está na planilha modelo:

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Para ilustrar a formatação condicional vamos utilizar uma


planilha onde quer formatar três condições Nota menor que 4,
entre 4 e menor que 6 e maior que 6, vamos definir cores

PA
diferentes para cada tipo de intervalo.

Com a planilha já preenchida selecione as células para aplicar a


formatação condicional neste caso onde as notas foram
digitadas.

Neste caso são notas, vamos aplicar no texto de situação com as


mesmas cores que usamos nas notas.

Estes valores e formas de formatar podem ser diversas, por data,


por valores maiores, menores, iguais, etc. As formatações
também são diversas como negrito, itálico, bordas, cores de
texto e preenchimento entre outras que ficam disponíveis.

Acompanhe nas imagens e veja na planilha modelo que se


encontra no material complementar.

PA
Em formatação complementar veja que primeiro selecionamos e
depois clicamos no ícone de formatação condicional, lá vamos
clicar em nova regra para criar uma regra personalizada.

Veja a janela de opções:

A regra aplicada se acumula a outras regras, procure não fazer


regras que se sobreponham para não perder o efeito.

Quando estamos editando a regra escolhemos entre as suas


vária opções. Veja que vamos utilizar abaixo:

PA
O resultado das 3 regras que falamos no inicio é então este
abaixo:

PA
Não foi aplicada regra nenhuma nos valores da média.

SÉRIE DE DADOS

Nesta opção é possível definir uma lista para ser usada quando
arrastar uma célula.

Quando digitar na planilha Jan e arrastar a célula,


automaticamente aparecem Fev, Mar, Abr etc..

Pode-se incluir várias listas.

Existem duas maneiras de criar uma lista personalizada. Se a sua


lista personalizada for pequena, você pode digitar os valores
diretamente na caixa de diálogo. Se sua lista personalizada for
grande, você pode importá-la de um intervalo de células.

Criar uma lista personalizada digitando valores

Para Excel 2010 e posteriores, clique em Arquivo > Opções >


Avançado > Geral > Editar listas personalizadas.

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PA
Na caixa Listas Personalizadas, clique em NOVA LISTA e digite as
entradas na caixa Entradas da lista, começando com a primeira
entrada.

Pressione a tecla Enter após cada entrada.

Onde digitamos as listas ou importamos para que possamos


pegar esta lista de uma tabela.

REFERÊNCIA RELATIVA E ABSOLUTA

Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o


Excel entende que as fórmulas devem ser relativas, ou seja,
mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1

PA
sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por
diante.

Mas quando um determinado endereço deve permanecer


absoluto, antes de copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula
que queremos copiar.

Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as


linhas abaixo o endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo.

=A1*B$1

Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a


linha.

Depois de copiado, as fórmulas ficam assim:

=A2*B$1

=A3*B$1

=A4*B$1

=A5*B$1

Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a


mesma, ou seja, devemos colocar o símbolo $ na fórmula na
frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa.

Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras

PA
colunas, ficam assim:

=B1*B2

=C1*C2

=D1*D2

Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado,


fica assim:

=$A1*B2

=$A1*C2

Já para a célula ser totalmente referência absoluta tem que


colocar o cifrão antes da letra que identifica a coluna e antes do
número que identifica a linha. Para não precisar digitar o cifrão
basta apertar a tecla de função F4 que irá aparecer os cifrões
antes da letra (coluna) e antes do número (linha). Se apertar pela
segunda vez só irá aparecer o cifrão antes do número. Se apertar
pela terceira vez só irá aparecer o cifrão antes da letra.

Veja no exemplo o que faremos:

PA
Observe como ficou errado o segundo cálculo quando copiado:

Todos os cálculos quando copiados ficaram errados então agora


vamos consertar. O resultado será correto e melhor.

PA
Este exemplo está na planilha modelo.

FILTRO AVANÇADO

Você já conhece a aplicação de filtro, aquele que aparece as


setinhas no topo dos cabeçalhos de coluna e você escolhe o que
vai ver, vamos ver um novo modo de usar filtro, o filtro
avançado.

Quando o filtro não atender a sua necessidade, como, por


exemplo, havendo duas ou mais condições em um campo, você
pode aplicar o filtro avançado localizado na guia Dados, grupo
Classificar e Filtrar, opção Avançado.

PA
Exemplo: Filtro 1: será considerada a base de dados.

Vamos adicionar duas planilhas: Filtro 2 e Filtro 3.

Na Filtro 2, será a planilha de critério, onde serão criados os


critérios para o filtro avançado;

Por exemplo, na região, possui a região Sudeste.

PA
A Filtro 3, será a planilha para onde vai ser copiado o conteúdo
filtrado; para fazer o filtro avançado tem que começar nessa
planilha, então selecione a Filtro 3 e em seguida acesse a guia
Dados, grupo Classificar e Filtrar, opção Avançado. Será exibida
a janela como filtro avançado.

Marque a Ação Copiar para outro local. Em seguida, selecione


no campo Intervalo da lista o intervalo da planilha que possui
todos os dados, neste caso, a Filtro 1.

No campo Intervalo de critérios selecione as células da Filtro 2


que possui os dados do critério. No campo “Copiar para”,
marque a Filtro 3 a célula a1 e em seguida botão OK.

PA
O resultado que é uma planilha independente na Filtro 3 é:

PA
Caracteres curinga

Caracteres Curingas são utilizados para ampliar nosso escopo de


pesquisas. São úteis quando estamos procurando um grupo com
entradas semelhantes, mas não idênticas, ou quando não temos
uma boa recordação a respeito da informação completa.

Estes caracteres nos ajudam a filtrar um intervalo de células


utilizando não só critérios simples, mas também complexos,

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como no caso do filtro Avançado.

Suponhamos que numa planilha bem extensa, tenhamos que


pesquisar alguns dados, mas, não temos com exatidão todos os
critérios para efetuar nosso trabalho. Sabemos apenas a inicial
de um dos dados e o final do outro. Neste caso, a aplicação de
Caracteres Curingas será fundamental para elaborarmos o que
nos foi solicitado.

Os caracteres curingas a seguir podem ser usados como critérios


de comparação para filtros, e durante a pesquisa e substituição
de conteúdo.

PA
Para exemplo, faremos uso de uma tabela com poucos dados, a
fim de facilitar a compreensão, porém, este recurso pode ser
utilizado com inúmeros dados, por ser esta a real intenção do
Filtro Avançado. Para verificar, consulte a planilha modelo que
está preenchida conforme abaixo:

Dentro da planilha mostrada, gostaríamos de localizar 3 dados,


no entanto, só temos como ferramenta os itens descritos como
Critérios. “Através dos caracteres curingas nele informados,
sabemos que:

Na primeira coluna, precisamos encontrar nomes que terminem


com ão (Digite na célula A10 ="=*ão").

Na segunda coluna, acharemos um item que inicie com a

PA
informação "ce" (Digite na célula B11 ="=ce*").

Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, opção Avançado abrirá


uma janela de Filtro Avançado. Como mostrado já
anteriormente.

No campo Intervalo da lista no local será necessário criar o


intervalo da lista, que será toda a tabela A1 a C6. Em seguida, no
campo Intervalo de critérios devemos selecionar todos os
critérios que irão da célula A9 a C11.

Clicando no botão OK teremos o resultado da filtragem avançada


seguindo os critérios especificados através dos Caracteres
Curingas:

PA
Lembrando que nossos exemplos estão na planilha modelo no
material complementar.

Procure fazer outros testes exercite seus conhecimentos.

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REFERÊNCIAS

DONÁ, Alex Afonso. Material II – Apostila de Excel 2000.


Acessado em: http://www.administradores.com.br/artigos/
cotidiano/material-ii-apostila-excel-2000/28111/.

Formatando Dados. Acessado em: https://www.aprenderexcel.


com.br/2015/dicas/formatando-dados-como-cpf-rg-cnpj-
telefone-e-cep-no-excel.

Microsoft. Criar ou Excluir Listas Personalizadas. Acessado em:


https://support.office.com/pt-br/article/criar-ou-excluir-uma-
lista-personalizada-para-a-classifica%C3%A7%C3%A3o-e-o-
preenchimento-de-dados-d1cf624f-2d2b-44fa-814b-
ba213ec2fd61.

ESPÍRITO SANTO. Excel Avançado – Eixo: Conhecimento em


Rede. ESESP, 2016.

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