TREINAMENTO PARA SECRETÁRIAS (In Company)

PÚBLICO ALVO: Secretárias executivas e técnicas; assessoras;

profissionais que atendam executivos, gerentes, diretores;

OBJETIVOS DO CURSO:
 Demonstrar o papel estratégico de secretárias nas empresas e no novo
contexto do mercado de trabalho.
 Otimizar a performance das secretárias e amplitude de suas atividades e,
consequentemente, sua relação direta com os resultados das organizações.

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO:

1. Oratória para secretários

A arte de falar em público, se posicionar bem, utilizar o microfone de
maneira correta e despertar a atenção da plateia.

2. Dicas relevantes e avançadas sobre integração de ferramentas

Microsoft Office.
 O que mudou e realmente faz a diferença no novo Microsoft Office;
 Atalhos para facilitar e tornar mais prático o dia-a-dia do secretário;
 Integração entre, Word, Excel e PowerPoint.

3. Gerenciamento das finanças pessoais.

O objetivo desse tema é revelar ao público participante a importância de
zelar pela sua vida financeira, enxergar, desde sempre, o valor do amanhã e se
preparar para tanto e demonstrar planilha contendo exemplo de Orçamento
Doméstico.
 A necessidade de elaborar o Orçamento Doméstico e como
prepará-lo;
 Comprar à vista ou comprar a prazo?
 O crédito fácil pode ser uma armadilha e tem custo;
 Os principais tipos de aplicação financeira, caderneta de poupança,
CDB e os fundos de investimento;
  Dicas importantes sobre finanças pessoais.

4. Inovação para o profissional de Secretariado

 As transformações do nosso tempo e o impacto em produtos e
serviços;
 Conhecendo as ferramentas de inovação;
 Discussão de casos inovadores;
 Inovação como forma de pensar, como linguagem, aplicável em
qualquer área.

5. Os secretários como agentes de qualidade e melhoria

contínua.
 Aplicabilidade de conceitos industriais na área administrativa;
 Como os secretários podem atuar diretamente na disseminação e
acompanhamento de programas de Qualidade e melhoria contínua;
 Interação dos secretários com as unidades de negócio em prol da
melhoria contínua.

6. Pontos de vista do gestor e secretário: quais são os desafios

e vitórias dessa parceria de plena confiança?
Com foco em produtividade e resultados, boas práticas na administração
do tempo, comunicação assertiva, os secretários assumem atividades
estratégias e representam seus gestores perante a equipe e contatos externos.
Como o gestor avalia os resultados dessa aliança? Quais são suas impressões
e orientações para seus secretários?

7. Desafios do mercado de trabalho na era digital.

 Organizações Exponenciais;
 O que a era digital irá impactar nas empresas, carreiras e na sua
vida

8. Compliance para secretários e assistentes executivos:

orientações fundamentais no relacionamento com a equipe, clientes e
fornecedores nacionais e internacionais.
  Princípios fundamentais de Compliance e governança corporativa
para combater fraudes e garantir integridade nos relacionamentos comerciais;
 Orientações quando do contato com clientes e fornecedores
estrangeiros;
 Como os profissionais de Secretariado podem disseminar as
práticas de Compliance nas suas organizações?;
 De que maneira proceder ao receberem presentes e brindes?

9. Estudo de caso: lições aprendidas e competências

imprescindíveis para secretária executiva de presidentes e CEOs.
 Recursos para garantir produtividade e eficácia;
 Postura da secretária da presidência perante ao seu gestor, toda a
equipe interna e contatos
 externos;
 A regência das atividades, tomada de decisão e soluções para
otimizar o tempo do principal executivo da organização.

10. Competências e desafios na rotina dos secretários que

assessoram gestores de áreas distintas.
A competência para realização de multitarefas é uma das atribuições
essenciais aos secretários. Mas como isso pode ser eficiente? Com uma extensa
gama de atividades no cotidiano e contato frequente com diversas áreas da
corporação, a versatilidade é imprescindível para o desempenho de sua função.
Especialmente quando os secretários se reportam para mais de um executivo, o
que é muito frequente. Diante disso, debateremos sobre orientações para
organizar o tempo diante das demandas da áreas e perfis dos gestores,
comportamento e flexibilidade para lidar com públicos diversos.

11. Foco na segurança de informação e patrimonial dos diretores,

presidentes e CEOs.
 Preparação para os secretários de alta direção lidarem com a
segurança de gestores;
 Uso de biometria e outros recursos com senha para acesso ao
escritório;
  Como definir os fornecedores de soluções e itens de segurança,
como a blindagem de carros;
 Comunicação alinhada com os prestadores de serviço de
segurança.

12. Procedimentos e recomendações para organização de

eventos de diversos portes
 O que muda no planejamento de eventos de acordo com o porte?
 Briefing com a área que solicita o evento;
 Gestão de fornecedores e logística do evento.

Local do treinamento:
Na sala de treinamento específica (mini auditório) da empresa.

Data do treinamento: 17 a 21 de julho de 2017, das 7h00 ao 12h00.

Intervalo: 15 minutos (9h45 ás 10h00)
Duração: 25 horas
 Cronograma:
Dia Conteúdo
17 de julho 1, 2 e 3
18 de julho 4e5
19 de julho 6e7
20 de julho 8, 9 e 10
21 de julho 11 e 12

Material didático.
O curso será apostilado, porém o profissional deverá trazer material para
anotações.
Para realizações das atividades como dinâmicas, jogos e testes a
empresa fornecerá.

Recursos necessários:
O palestrante necessitará de um data show, computador, quadro branco
e flip chart.

Palestrante:
Será convidada a Magali Amorim Mata.
 Mestranda em Comunicação e Cultura Midiática pela Universidade
Paulista – UNIP
 Pós graduação (latu sensu) em Propaganda & Marketing pela
Escola Superior de Propaganda e Marketing – ESPM-SP
 Bacharel como Secretário Executivo Bilingue pela Pontifícia
Universidade Católica – PUC-SP
 Tem vinte e quatro anos no Assessoramento e Atendimento a
Executivos em Empresas Multinacionais de Grande Porte em diferentes
segmentos
 Professora-colaboradora do Livro Gestão Secretarial com a
redação de dois capítulos: “Postura Profissional” e “O Papel do Secretário
Executivo na Estrutura Organizacional e na Condução das Relações Humanas”
(em fase de publicação).
 VÍDEOS

Você é Multitarefas?
https://www.youtube.com/watch?v=uFEb5mMfC-Q

Ser multitarefa é eficiente?

https://www.youtube.com/watch?v=BYitbyLgUu8

Vídeo que ajudará a entender melhor o conteúdo 10 (Competências e

desafios na rotina dos secretários que assessoram gestores de áreas
distintas).

DINÂMICA DE GRUPO

OBJETIVOS:
1. Desenvolver a comunicação verbal e oratória.
2. Estimular a participação de todos os participantes, evitar interrupções e
conversas paralelas, melhorar a capacidade de síntese e aproveitamento
do tempo e oportunidades.
3. Essa dinâmica vai de encontro ao conteúdo 1 (Oratória para secretários).

TEMPO: 15’ (varia de acordo com a quantidade de participantes. Essa

estimativa de tempo contempla apenas a atividade de aquecimento, não a
discussão do tema em si).
MATERIAL:
Cronômetro, preferencialmente os usados em cozinha para preparação
de alimentos ou um que tenha um alarme alto e perceptível.
DESCRIÇÃO: O coordenador explica ao grupo que fará uma atividade
para exercitar suas habilidades de argumentação e comunicação.
DESENVOLVIMENTO:
1. O facilitador pede para que o grupo se disponha em círculo e coloca o
cronometro em lugar visível, por exemplo em 1 cadeira a sua frente de modo que
fique dentro do círculo.
 2. Apresenta o tema a ser discutido pelo grupo e diz que com base nesse
tema cada participante deverá contar uma experiência ou o que entende sobre
ele ou apresentar dúvidas que tem sobre esse tema, etc. Porém, diz que existem
algumas regras a serem seguidas:
Cada participante terá apenas 30 segundos para fazer sua exposição.
Ninguém, em hipótese alguma, pode ultrapassar o tempo estipulado. Se
a pessoa não terminou sua exposição deve parar no ponto em que estava.
Enquanto cada um está usando seus 30 segundos, não pode ser
interrompido, portanto, todos os outros membros do grupo devem manter-se em
silêncio.
Se a pessoa que está falando terminar antes do tempo, todos devem
manter-se em silêncio até o final deste tempo, esperando o soar do alarme.
O facilitador se certifica que todos entenderam as regras e inicia então a
atividade, indicando ou solicitando voluntários e marcando os 30”.
Nota: Muitos irão interromper, fazer perguntas, conversar, etc., mas cabe
ao facilitador não permitir que isso aconteça, atuando de modo sutil para não
prejudicar o andamento da atividade.
3.Após todos terem exposto seus argumentos, dúvidas ou experiências,
iniciar a discussão.
Nota: É importante que o que foi levantado sobre o tema seja listado na
lousa ou quadro, durante as exposições. Se o facilitador estiver sozinho, pode
pedir um voluntário do grupo para que execute essa tarefa.
DISCUSSÃO:
Diz ao grupo que irão discutir primeiro a atividade em si, depois irão
retornar para a discussão do tema.
Discussão sobre a atividade em si.
Perguntar:
. O que acharam da atividade?
. Que dificuldades encontraram? Irão aparecer respostas como:
- Fiquei muito ansioso e acabei por falar muito rápido e sobrou tempo.
- O tempo é muito pequeno para fazer essa exposição. Se tivesse mais
tempo seria melhor, etc.
 - O que aconteceu? Existiram pessoas que extrapolaram o tempo? Que
terminaram muito antes? Que não conseguiram se conter e mantiveram
conversas paralelas ou interromperam a pessoa que estava falando?
Conclusões da atividade:
Concluir com o grupo que:
Geralmente as pessoas terminam antes do tempo e dizem depois que
precisavam de mais tempo, pois não tem o sentido e a percepção real do tempo,
ou por se sentirem ansiosas, ou afobadas, etc.
Por sermos curiosos e impulsivos, tendemos a não nos conter,
interrompendo a pessoa, ou mantendo conversas paralelas.
Que tendemos a não aproveitar, adequadamente o tempo que nos é dado,
ou por falta de planejamento e estratégia ou por pura ansiedade. Ou até mesmo
por não buscar ocupar os “espaços” e oportunidades que nos aparecem ou são
oferecidos, por achar que não somos capazes, ou não merecermos, ou não
termos as habilidades que são requeridas, etc.
Que o planejamento e parar para pensar no assunto nos ajuda a sermos
mais concisos, sintéticos, claros e objetivos.
Que, muitas vezes, não temos o hábito, paciência e respeito necessário
para ouvir.
Discussão sobre o tema:
Após o término da discussão da atividade de aquecimento, partir para a
discussão do tema, utilizando-se de recursos e técnicas para tal.
Obs: É importante ressaltar que essa técnica ajuda muito a melhorar a
participação do grupo e enriquece a discussão, pois podem ser utilizados os
comentários, dúvidas e exemplos levantados na fase do aquecimento, que todos
deram como contribuição.