PRÊMIO PMO DO ANO 2015

Responsável pela aplicação: Andrea Pavei Schmoeller

Email: andrea@pti.org.br
Telefone: (45)3576-7163
Endereço: Avenida Tancredo Neves, 6731, Itaipu, 85867-900, Foz do Iguaçu, PR
Seção 1: Descrição do PMO

A seguir será apresentado um breve histórico da instituição, em seguida será exposto

o escopo de influência do PMO-FPTI, sua abordagem e forma de atuação, sua missão
e visão, seu posicionamento na estrutura organizacional da FPTI, e, além disso, os
principais serviços prestados.
A Fundação Parque Tecnológico Itaipu - FPTI foi fundada em 2003 com finalidade de
atender a nova missão da Itaipu Binacional com ações relacionadas ao
desenvolvimento territorial, por meio de atividades que propiciassem os avanços
institucional, científico, tecnológico e de inovação, promovendo a difusão do
conhecimento, da capacitação profissional, além de, gerar empresas1, trabalho e
renda.
A fim de promover o avanço em gerenciamento de projetos (GP) a FPTI foi uma das
primeiras instituições a constituir um PMO nas regiões oeste do Paraná e trinacional2,
onde em 2006 iniciaram-se as atividades do PMO – FPTI. Com escopo de influência
corporativa e visão geral dos projetos da organização, o PMO vem gerenciando a
interdependência entre estes de forma alinhada à estratégia da instituição e por isso a
FPTI atualmente destaca-se por ser um ambiente de constante desenvolvimento na
região, atuando também no processo de modernização da Usina de Itaipu.
Neste momento o PMO-FPTI atua de forma tática, visto que tem suas
responsabilidades e papéis claramente definidos, e o trabalho é realizado com o apoio
para entrega de projetos, integrando metodologia de GP e utilizando a ferramenta
BASI3 de forma compartilhada com as equipes de projetos.
Recentemente o PMO-FPTI realizou uma revisão estratégica com a participação de
toda a equipe, onde a missão e visão foram atualizadas:
 Missão: Contribuir para o sucesso do portfólio da FPTI, fortalecendo o
relacionamento entre partes interessadas e disseminando boas práticas de
gerenciamento de projetos.
 Visão: Ser referência em gerenciamento de projetos no Brasil.
Dentro da estrutura da instituição o PMO-FPTI está ligado, e reporta-se diretamente à
alta direção técnica da instituição (conforme organograma abaixo). Atualmente a área
conta com uma reduzida4, porém eficiente equipe, composta por dez membros: uma
gerente, duas analistas, um estagiário, cinco bolsistas de Desenvolvimento
Tecnológico e Inovação – DTI, e um Bolsista de Iniciação Científica – IC. Esta equipe
é responsável por prestar suporte aos projetos, em capacitação, além de fornecer
ferramentas e técnicas para aplicação do GP.

1
O FPTI fomenta a cultura empreendedora e as etapas de desenvolvimento de um negócio
através das incubadoras empresariais.
2
Foz do Iguaçu Localiza-se em uma região de fronteira entre Brasil, Paraguai e Argentina.
3
Ferramenta de GP customizada para a FPTI.
4
Vale ressaltar que alguns projetos vêm integrando analistas de projetos diretamente, devido à
experiência positiva com a condução das atividades realizada pelo PMO-FPTI.
Imagem 01: Estrutura Organizacional Fundação Parque Tecnológico Itaipu

Fonte: Acervo FPTI

A atuação do PMO-FPTI acontece sob três vertentes: Metodologia, Ferramentas e

Pessoas, pois se acredita que esta seja a melhor forma de apoiar os projetos,
disseminar as boas práticas de gerenciamento em projetos, e garantir a
sustentabilidade do PMO.
Acredita-se que êxito do PMO-FPTI e dos projetos estão relacionados com a
dedicação dos colaboradores e demais envolvidos, por isso, pessoas, ou seja, a
equipe é a vertente mais importante da sua atuação, o que justifica o investimento em
recursos humanos, através de algumas ações como: contratação de treinamentos in
company, desenvolvimento de um curso de GP EAD5 (Anexo B), programa de bolsas,
que promove uma atuação descentralizada, onde os bolsistas funcionam como elo
entre o PMO, os gerentes e as equipes técnicas, apoiando as etapas de iniciação,
planejamento, execução, monitoramento e encerramento dos projetos.
Com uma carteira de cerca de cem projetos em 2015, os principais serviços prestados
pelo PMO-FPTI são: o aprimoramento contínuo da ferramenta BASI, customizada às
necessidades da instituição, a implantação da metodologia de GP, que atualmente
conta com vinte e nove processos (Anexo C), a consolidação das informações de
projetos e convênios, apoio na concepção de projetos, a facilitação da articulação
entre as áreas, apoio ao planejamento estratégico institucional, programa de bolsas do
PMO-FPTI, curso EAD e semipresencial de GP, e treinamentos internos e externos
(Anexo D), disseminando a cultura de GP.

5
Ensino à Distância.
Seção 2: Inovações do PMO e Melhores Práticas

Nesta seção serão apresentados os principais desafios encontrados antes da

implementação do PMO-FPTI, que compreende o período entre 2003 e 2006, na
sequência serão destacados os principais fatos durante a sua estruturação, que
aconteceu a partir de meados de 2006, e finalmente a sua consolidação que se deu a
partir de 2012, e como alguns destes desafios foram superados através de algumas
práticas implementadas nos últimos dois anos, e seus impactos no sucesso
organizacional.
No período entre 2003 e 2006 o principal desafio encontrado era assessorar
estrategicamente a diretoria da FPTI na articulação de novos projetos principalmente
junto à sua mantenedora, a Itaipu Binacional, visando contribuir para o
desenvolvimento regional, de forma sustentada. Outro desafio que pode ser apontado
era a resistência por parte dos colaboradores, que viam a metodologia como uma
mudança burocrática e não entendiam sua importância ou seus benefícios.
Durante 2006, período em que o PMO-FPTI era estruturado para acompanhar o
crescimento dos projetos na FPTI não havia visão e missão estratégicas bem
definidas, e o PMO também não estava voltado para a disseminação da cultura de GP.
No decorrer dos anos, foram adotadas diversas ações que visavam fortalecer o PMO-
FPTI, porém eram todas independentes e não havia apoio efetivo da direção.
Entre 2006 e 2011 cinco gerentes passaram pelo PMO-FPTI, sendo três no ano de
2011, e a cada nova gestão surgia um novo modelo de governança, demandando
tempo para que este se adequasse a realidade da FPTI, principalmente no que
tangem os processos, o andamento dos projetos, e o alinhamento às expectativas em
relação à área.
As pessoas contratadas eram especialistas, geralmente certificados por algum
instituto, vindos de grandes metrópoles, com muitos anos de experiência de mercado
em grandes empresas onde o GP era aplicado e os resultados eram alcançados, o
que gerava muita expectativa em torno do trabalho que realizariam no PMO-FPTI, e
esta atuação era por vezes incompatível com o grau de maturidade da instituição.
Em paralelo a isso, a FPTI estava investindo na formação de profissionais de GP,
através do apoio financeiro para que cursassem MBA 6 na área, foram vinte e cinco
cursos custeados pela organização e acreditava-se que estas pessoas seriam
facilitadoras da disseminação da metodologia.
A partir de meados de 2012 a FPTI ampliava sua atuação, e com isso crescia a
demanda por novos projetos para o PMO-FPTI, no entanto o modelo de gestão
praticado não atendia as necessidades de informações estratégicas solicitadas pela
diretoria, que precisava ter um controle efetivo sobre projetos desenvolvidos na
instituição.
No quadro abaixo é possível ver a evolução no número de profissionais7 envolvidos
direta ou indiretamente nos projetos, e o número de convênios8 firmados com a FPTI,
que representam parcerias proponentes de novos projetos.

Tabela 01: Quantidade de Convênios e Recursos Humanos

6
Sigla em inglês: Master of Business Administration, equivalente a um mestrado profissional,
no entanto em Foz do Iguaçu e em outros lugares do país temos esta modalidade apenas
considerada como Lattu Sensu, ou seja, nível de especialização.
7
Consideramos: Colaboradores, estagiários, voluntários e menores aprendizes.
8
Os convênios não representam o número de projetos. Um convênio pode, e em geral têm,
mais de um projeto relativo a determinado tema.
 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Convênios 13 30 20 18 30 30 38
Colaboradores 71 113 153 183 283 321 317
Fontes: Acervo FPTI, 2015.
Devido ao aumento da demanda de projetos viabilizados pelos convênios firmados
entre 2010 e 2012 verificou-se a necessidade de contratar uma consultoria externa,
que seria responsável por apoiar algumas iniciativas como, elaborar uma nova
metodologia de GP, construída de acordo com a realidade da FPTI, preparar a
especificação técnica para o desenvolvimento de uma ferramenta customizada à
necessidade da organização e algumas ações de capacitação.
Embora o cenário fosse promissor ainda havia muita resistência à metodologia, em
grande parte devido ao pouco conhecimento dos profissionais sobre GP, além disso, o
PMO-FPTI possuía uma equipe reduzida, sendo apenas um gerente e dois analistas
na época.
No final de 2012 iniciou-se a consolidação do PMO-FPTI com a substituição na
direção técnica, e o profissional que passou a ocupar o cargo é um grande
incentivador das práticas de GP, portanto apoiava o trabalho do PMO-FPTI com
relação à disseminação da cultura de GP visando o aumento da maturidade da FPTI,
respaldando ações como, formação de competências da equipe, elaboração do
software de GP e educação corporativa.
Em 2013 o PMO-FPTI enfrentava dificuldades para encontrar profissionais experientes
no mercado, e visando mudar este cenário foi estruturado um programa de bolsas em
Desenvolvimento Tecnológico e Inovação (DTI-II), onde participavam profissionais
com pós-graduação concluída ou em andamento em GP.
Inicialmente foram abertas dez vagas e apenas seis foram preenchidas, estes
bolsistas participavam constantemente de capacitações, e atuavam disseminando a
metodologia de GP através da utilização do software BASI, templates entre outras
ferramentas e técnicas. Atualmente a equipe conta com cinco bolsistas DTI-II, um
bolsista de iniciação científica, um estagiário, duas analistas, e uma gerente.
Para disseminar o conhecimento dentro da FPTI foi desenvolvido também um
treinamento semipresencial, onde foram selecionados dezesseis gestores e cada um
deles foi instruído a escolher um membro de sua equipe para participar da primeira
turma que iniciou em fevereiro de 2014. O conteúdo foi transmitido com o uso de
tecnologias de EAD e oficinas práticas onde os participantes foram divididos em
pequenos grupos de acordo com os projetos que estão desenvolvendo para a
aplicação dos conhecimentos adquiridos.
Além do curso, identificou-se que o uso de procedimentos mais práticos, como a
aplicação do Project Model Canvas tem contribuído para a aceitação do GP da
instituição, por isso, são realizados workshops e treinamentos de utilização da
ferramenta sempre que solicitado, e isto tem demonstrado ganhos no envolvimento
das partes interessadas e no trabalho em equipe para a concepção dos projetos.
Outra ação que merece destaque é o GP Oeste (Anexo E), cuja terceira edição foi
promovida em agosto de 2015. O evento realizado pelo PMO-FPTI trouxe workshops
de alta qualidade e palestrantes renomados em suas áreas de atuação. Prestigiou a
produção científica na região com apresentação de artigos e cases profissionais, que
contou com o apoio da revista Mundo PM, para seleção e possível publicação de
trabalhos.
Entre tantas ações o GP Oeste contribuiu muito para tornar a FPTI referência em
disseminação das práticas de GP na região, e ainda vale ressaltar que a realização do
evento, assim como a instituição não possui fins lucrativos, mas enxerga valor,
sobretudo em desenvolver a região através da oferta destes conhecimentos. Com
quase duzentos participantes, o evento teve avaliação bastante positiva na pesquisa
de satisfação, conforme o gráfico abaixo, e tudo indica que serão realizadas outras
edições.

Gráfico 01: Pesquisa de satisfação GP Oeste

Fonte: Acervo FPTI, 2015.

Como uma das formas de atender o compromisso de desenvolver a região, nas

esferas pública ou privada, acredita-se que o GP tem um papel fundamental nesta
melhoria. Por este motivo o PMO-FPTI investe na promoção de eventos que
possibilitem a disseminação deste conhecimento, e apoia também as ações
desenvolvidas pelo grupo de voluntários do Branch Oeste, uma extensão do PMI -
Chapter Paraná na região, que assim como o PMO-FPTI também trabalha em prol da
divulgação deste conhecimento.
Seção 3: Impacto do PMO e Planos para o Futuro

A seguir serão apresentados os principais impactos do PMO-FPTI com relação a

satisfação dos clientes, aumento na produtividade, redução no ciclo de vida dos
projetos, crescimento e mudanças na cultura organizacional, além disso, serão
expostos os principais desafios encontrados, e as ações que serão implementadas
nos próximos doze meses a fim de aprimorar a sua atuação.
Nos últimos anos a atuação positiva do PMO-FPTI vem se consolidando entre as
equipes de projetos, o que pode ser traduzido pelo aumento da demanda
principalmente pelas fases de iniciação e planejamento dos projetos, indicando que
existe uma percepção de valor, e satisfação com os resultados alcançados com o
apoio desta estrutura, enquanto anteriormente o PMO-FPTI enfrentava resistência por
parte das equipes, que tinham uma imagem de burocracia e controle, e demandavam
apenas a resolução de problemas e contingência de riscos, o que gerava custos,
perda de tempo e retrabalho.
Atrelado também ao aumento da satisfação dos clientes, houve a ampliação da
produtividade da equipe do PMO-FPTI, que por sua vez esteve diretamente
relacionado com as capacitações, e com o aperfeiçoamento da ferramenta BASI
(Anexo A), a partir daí passou-se à enfrentar menos dificuldades na aplicação da
metodologia, e a desenvolver o trabalho de maneira mais eficiente.
A atuação do PMO-FPTI promoveu a integração de áreas como compras, convênios,
jurídico, entre outras, que passaram a participar na elaboração dos projetos. Estes
processos de suporte, que antes eram tratados de maneira independente, agora estão
conectados aos projetos, que passaram a reduzir o seu ciclo de vida, com um
planejamento bem estruturado, com menos atraso no cronograma e estouros de
orçamento, resultado da maior proximidade com as equipes de projetos, e a melhor
inserção da metodologia de GP.
Com uma maior profissionalização, tanto da equipe do PMO-FPTI, como das equipes
dos projetos, percebeu-se um aumento do número de projetos executados pela
instituição, passando de oitenta e cinco em 2014, para cento e vinte três em 2015.
Acredita-se que este aumento seja resultado da profissionalização e competências
comprovadas da equipe, que hoje conta com cinco PMP’s9 em um universo de
duzentos profissionais das equipes de projetos.
A mudança cultural hoje é percebida na instituição, onde se observa que cem por
cento dos projetos iniciam com a elaboração de um PM Canvas 10, e aproximadamente
noventa por cento da carteira de projetos utilizam a ferramenta BASI, além da
demanda constante por treinamentos sobre GP.
Vale ressaltar ainda que este resultado também é demonstrado pelas pesquisas de
avaliação da maturidade que utilizaram o modelo do professor Darci Prado, onde para
2014 obtivemos um indicador de 2,4, e com os esforços promovidos no decorrer do
ano de 2015 passamos a 2,8, ou seja, um acréscimo de 0,4 pontos.
Entretanto cabe mencionar ainda que a realidade da FPTI é diferente da maioria das
empresas privadas, no sentido de que nem sempre está orientada para o resultado,
mas sim em atender os anseios da mantenedora, ou das entidades financiadoras dos
projetos e pesquisas, além dos processos internos de prestação de contas, licitações,
contratações, entre outras particularidades que permeiam o cotidiano dos projetos, por

9
Profissionais certificados pelo PMI (Project Management Institute). PMP sigla em inglês para
Project Management Pofessional.
10
Ferramenta para a concepção de projetos em uma página elaborada pelo Professor
Finocchio.
isso cabe avaliar que perante estas singularidades, e a diversidade 11 de projetos que
são apoiados, o PMO-FPTI tem importante atuação.
Com isso atualmente os desafios mais importantes do PMO-FPTI são: buscar o
desenvolvimento da metodologia de gestão por benefícios, antes, durante e após o
encerramento dos projetos, além de alcançar uma atuação voltada a programas, onde
neste momento poucos esforços foram iniciados neste sentido. Paralelamente a isso
se busca manter a equipe motivada, e buscar aprimoramento constante das práticas
de GP.
Para os próximos doze meses são planejadas algumas ações como elaborar um plano
de ação baseado nos resultados da pesquisa de avaliação da maturidade, e concluir o
planejamento estratégico do PMO-FPTI, que utilizou a ferramenta PMO Tools12, ação
que já está em execução e será concluída até o início do próximo ano.
Também se pretende desenvolver uma metodologia de gerenciamento de portfólio,
pois a FPTI possui um fundo próprio de investimentos para projetos de P,D&I 13 e
demais projetos de melhorias, e por isso será necessário elaborar critérios e
processos para que se possam selecionar os projetos que sejam aderentes à
estratégia da instituição.
O Mapeamento dos Processos do PMO-FPTI também é uma ação prevista para o
próximo ano, buscando obter uma visão holística dos principais processos da
instituição que permeiam as atividades no PMO-FPTI, com intuito de melhor definir
papéis e responsabilidades, bem como a comunicação entre as áreas funcionais e
projetos.
O software BASI está noventa por cento concluído, portanto no próximo ano planeja-
se finalizar a ferramenta com as funcionalidades de projeto e portfólio, contemplando
todos os processos previstos para a metodologia de ambas.
Com relação aos recursos humanos existem três tipos de ações previstas para 2016,
que consistem em treinamentos de GP por níveis14 para os colaboradores da FPTI e
PMO-FPTI, além disso, para incentivar o uso das práticas de GP deverá ser criada
uma política de reconhecimento para gestores e projetos que aderirem às boas
práticas, e articular com o PMI-PR a aplicação da prova de certificação PMP in
company.
O sucesso da FPTI está diretamente ligado à sua capacidade de planejar, executar,
controlar e entregar seus projetos, baseada numa gestão profissional e responsável,
alcançando e respeitando prioritariamente os limites planejados de escopo, tempo,
custo e qualidade.
Com o PMO-FPTI Corporativo espera-se que as ações planejadas para 2016 e
apresentadas acima, impactem diretamente na boa condução dos projetos da
instituição, desde a estruturação de projetos que atentam a estratégia, captação de
novos projetos com parceiros, bem como a elevação da maturidade da instituição,
onde a meta é atingir um indicador de 3,5 em 2016.

11
Projetos de áreas como: Educação, Ciência & Tecnologia e Empreendedorismo entre outros.
12
PMO TOOLS - Ferramenta do Professor Américo Pinto.
13
Projetos de Desenvolvimento e Inovação.
14
Básico, intermediário e preparação para a certificação.
 Anexo A

Ferramenta de Gerenciamento de Projetos FPTI – BASI Project

Fonte: Acervo FPTI, 2015.

 Anexo B

Curso de Formação em Gerenciamento de Projetos – Modalidade EAD.

Fonte: Acervo FPTI, 2015.

 Anexo C

Mapa dos 29 Processos da Metodologia de Gerenciamento de Projetos.

Fonte: Acervo FPTI, 2015.

 Anexo D

Treinamento Interno em Gerenciamento de Projetos.

Fonte: Acervo FPTI, 2015.

 Anexo E

Divulgação Congresso de Gerenciamento de Projetos – GP Oeste 2015.

Fonte: Acervo FPTI, 2015.