40 dicas para o Office XP

Graças ao novo conjunto de funções que entrega ao usuário, o Office XP

simplifica a forma de trabalhar de cada um, permite que as pessoas colaborem
nos documentos e trabalhem com outros usuários e possibilita a integração
permanente de serviços adicionais no Office. Este software de produtividade é o
complemento do sistema operacional Windows XP. Ambos possuem o apelido XP
que significa eXPeriência, ou seja, apelam à experiência do usuário com o
desempenho de seu computador e software.

A seguir, aprecie os 40 conselhos úteis que o Terra entrega a você, para que
possa tirar o máximo proveito do Office XP.

1. Como ordenar a barra de tarefas

Se você trabalha com vários documentos ao mesmo tempo, mude a
configuração para que a barra de tarefas mostre apenas um ícone para cada
programa Office.

- Vá até o menu Ferramentas do programa, selecione Opções e depois

Visualizar.

- Desative a opção barra de tarefas.

Obs. Esta opção não está disponível no WIndows NT 4.0

2. Crie um menu com os comandos mais usados

Independentemente da versão de Office XP que você esteja usando, pode fazer
com que este seja mais eficiente. Os subprogramas Word, Excel, PowerPoint e
Outlook oferecem a possibilidade de criar um menu personalizado dos comandos
que você mais usa. Aprenda:

- Vá até o menu Ferramentas, selecione Opções e escolha Comandos.

- No quadro de Categorias, selecione Novo Menu e arraste do quadro de
Comandos até o lugar na barra do menu ou na barra de ferramentas, onde você
quiser que ele apareça.
- Clique com o botão direito no Novo Menu e dê o nome que quiser, escrevendo-
o no quadro desenhado para ele no menu de acesso direto.
- Clique Enter.
Se quiser acrescentar um Novo comando ao menu, selecione uma categoria do
quadro de Categorias e arraste-o até o menu personalizado.

3. Edite conteúdos da Web com os programas do Office.

Você pode guardar conteúdos Web sem problemas em um documento do
FrontPage, Word ou Excel e personalizá-lo, se for necessário. Aprenda:

- Com o Internet Explorer 6, navegue até a página da Web cujos conteúdos você
quer personalizar.
- Na barra de ferramentas padrão, clique sobre a seta que aparece junto ao
botão de Edição e selecione o programa que vai utilizar na edição dos conteúdos
(por exemplo, escolha Editar com Microsoft Excel).
- Edite e guarde o documento no programa Office que escolheu.

Obs: em algumas páginas Web o botão de Edição pode não estar disponível;
versões anteriores do Internet Explorer oferecem opções diferentes.

4. Como usar um painel de tarefas flutuante

Para ajustar a largura do painel de tarefas, mova o ponteiro sobre a borda
esquerda, até que se transforme em uma seta com duas pontas. Clique sobre a
borda e arraste-a até que adquira a largura desejada.

Se você quer que flutue, faça clique duplo sobre a barra do título e então poderá
movê-lo a qualquer lugar da página. Para que volte à posição fixa, basta clicar
duas vezes novamente sobre a barra do título.

Se você quer ajustar o tamanho de um painel de tarefa flutuantes, mova o

ponteiro sobre qualquer uma das bordas até que ele vire uma seta com duas
pontas. Clique na borda e arraste-o até o tamanho desejado.

5. Crie hiperlinks com mais facilidade

Para adicionar com rapidez um hiperlink a um documento faça o seguinte:

Sublinhe o texto que deseja transformar em link e pressione Ctrl + K. Quando

aparecer a caixa de diálogo de Inserir hiperlink, assegure-se que o ponto de
inserção está no quadro de endereços. Comece a busca e abra a página Web
com a qual você quer estabelecer o vínculo. Clique em Aceitar.

Este truque pode ser usado em todos os programas Office, menos no Publisher.
Também funciona no Outlook, mas apenas se utilizarmos o Word como editor de
mensagens.

6. Imprima uma apresentação em branco e preto

Este processo não altera as cores nem o desenho da apresentação original
colorida. No menu Visualizar, escolha Cor ou escala de cinza, depois clique em
Escala de cinza ou Branco e preto puros.

Para ajustar o aspecto de algum objeto, clique com o botão secundário do

mouse no objeto, escolha Escala de cinza ou Configuração em branco e preto no
menu e, a seguir, clique na opção que quiser.

Para selecionar vários objetos, mantenha pressionada a tecla Shift enquanto

clica com o botão secundário do mouse em cada objeto, escolha Escala de cinzas
ou Configuração em branco e preto puro no menu contextual e, a seguir, clique
na opção desejada.

Obs: podem ser aplicadas diferentes configurações de escala de cinzas ou de

branco e preto a objetos do mesmo slide.

7. Instalar ou remover componentes individuais do Office

Se está instalado un programa do Microsoft Office a partir de um servidor de
arquivos de rede ou uma pasta compartilhada, deve-se instalar ou remover
componentes a partir desta localização.

Se o programa do Office está instalado a partir do CD-ROM e se atribui uma

nova letra para designar a unidade de CD-ROM desde a instalação, volte a
realizar a instalação a partir do CD-ROM.

Se está executando arquivos de um programa de Office a partir do CD-ROM,

deve desinstalar o programa do Office para reinstalá-lo do CD-ROM.

Saia de todos os programas.

No Painel de Controle do Windows, clique duas vezes sobre o ícone Adicionoar

ou Remover programas. Siga um destes procedimentos:

Para Windows 2000 y Windows Millennium Edition:

Se o programa está instalado com parte do Microsoft Office, clique em Microsoft

Office, no quadro Programas instalados e, a seguir, clique em Alterar.

Se o programa foi instalado individualmente, clique no nome do programa no

quadro Programas instalados e, a seguir, clique no botão Alterar.

Para Windows 98 y Windows NT 4.0:

Se o programa está instalado com parte do Microsoft Office, clique em Microsoft

Office, na ficha Instalar ou desinstalar e clique no botão Adicionoar ou Remover.

Se o programa foi instalado individualmente, clique no nome do programa na

ficha Instalar ou desinstalar e clique no botão Adicionar ou Remover.

Siga as instruções da tela.

8. Mude a aparência de um tema da Ajuda

Alguns dos conteúdos deste tema podem não ser aplicáveis a certos idiomas.
Abra a janela de ajuda: no menu de Ajuda, clique em Ajuda de Microsoft nome
do programa.

Se aparecer o Assistente do Office, clique em Opções no globo de Ajudante e

desmarque Utilizar o Assistente do Office. Clique em Aceitar para fechar a caixa
de diálogo e, no menu de Ajuda, clique outra vez em Microsoft nome do
programa.

Na janela Ajuda, clique em Opções, e em seguida em Opções de Internet. Na

ficha Geral, clique em Acessibilidade e a seguir em Ignorar as cores
especificadas nas páginas Web. Clique em Aceitar.

Na caixa de diálogos Opções de Internet, siga um dos dois procedimentos a

seguir:

- Mudar a cor de fundo ou o texto da Ajuda:

Na ficha Geral, clique em Cores e selecione as opções que desejar.
Na ficha Geral, clique em Fontes e selecione as opções que desejar.

Obs: Se mudar a fonte e a cor de fundo dos temas da Ajuda na janela Ajudda, a
mudança também afetará a fonte e a cor de fundo quando você acessar uma
página da Web no Internet Explorer.

9. Imprima um tema da Ajuda

Siga um dos procedimentos:

Para imprimir o tema atual, na janela Ajuda clique em Imprimir. Selecione as

opções de impressão que desejar.

Para imprimir um conjunto de temas, na janela Ajuda clique na ficha Conteúdo.

Se não estiver visível, clique em Exibir para aparecer o painel de exploração.
Selecione o título que deseja imprimir e clique em Imprimir.

Para imprimir só a página atual, clique em Imprimir o tópico selecionado.

Para imprimir todos os tópicos do título selecionado, clique em Imprimir o título

selecionado e todos os subtópicos. Selecione as opções de impressão que
desejar.

10. Desative as marcas inteligentes

No menu Ferramentas, clique em Opções de Autocorreção. Clique na ficha
Marcas inteligentes.

Desative Mostrar os botões de ações das marcas inteligentes. Clique em Aceitar.

Note que a desativação de qualquer um dos botões de marcas inteligentes

acontece em todos os programas do Office que tenham esta opção. Ou seja, se
desativar no Word, o mesmo acontecerá no PowerPoint.

11. Comprovação de erros

O botão Erro aparece quando uma entrada de uma célula infringe um conjunto
de regras para fórmulas. Por exemplo, se você escrever um cálculo que implica
uma divisão por zero, aparecerá uma marca verde no extremo superior
esquerdo da célula. Ao clicar na célula marcada, aparecerá o botão Erro.

Várias opções serão oferecidas ao clicar na seta de extensão. As duas primeiras

facilitam a melhor solução para o erro. As outras cinco são ações padrão para
fórmulas.

Para desativar a comprovação de erros, no menu Ferramentas clique em

Opções. Clique na ficha Comprovação de Erros. Desmarque a caixa Habilitar
comprovação de erros em segundo plano. Clique em Aceitar.

Botão Opções de Autocorreção:

Nos programas PowerPoint, Word e Outlook, o botão Opções de autocorreção

aparece quando o programa realiza uma correção automática e você retrocede o
ponteiro ou o coloca sobre a dita correção automática.
Por exemplo, você terminou de escrever uma lista numerada, mas a função
Autocorreção numea também a linha seguinte e você pressiona tecla voltar para
apagar o número. O botão Opções de Autocorreção aparece e oferece três
opções: desfazer a mudança (voltar ao texto anterior), refazer a autocorreção
ou criar uma exceção para este caso específico.

Para controlar as opções de autocorreção, ajuste as seleções da caixa de diálogo

Autocorreção

12. Guarde e restaure a configuração específica do Office XP

Feche todos os programas do Office que se encontrem em execução. No menu
Iniciar, escolha Programas, Ferramentas do Microsoft Office e, em seguida,
clique em Assistente para guardar minha configuração. Siga as instruções que
aparecem na tela para usar o Assistente.

Agora, cada aplicativo Office tem uma aba de segurança única.

As opções de segurança para cada aplicação agora estão disponíveis em uma só

aba em Ferramentas>Opções. Isto permite ao usuário chegar facilmente às suas
opções de segurança sem ter que ir a várias localizações.

Em qualquer um dos aplicativos Office selecione Opções do menu Ferramentas.

Selecione a aba segurança.

13. Busque certificados revogados no Office XP

Para arquivos assinados (documentos, apresentações ou livros de trabalho):

Um arquivo assinado conterá o ícone da firma (um carimbo, um selo ou o logo)

na barra de status.

No menu Ferramentas, clique em Opções. Clique na ficha Segurança. Clique em

Assinaturas Digitais.

Para ver os detalhes de um certificado determinado, selecione o nome do

assinante e clique em Ver certificado.

14. Feche o painel de tarefas no Office XP

O painel de tarefas é uma área do Office XP que mostra os comandos utilizados
mais comumente. Se você não deseja utilizar o painel, pode fechá-lo durante a
sessão atual do programa. Você também pode desativá-lo para que ele não
apareça quando iniciar um programa do Office XP.

Para fechar o painel durante a sessão atual do programa:

No canto superior direito do painel de tarefas, clique em Fechar.

Obs: para ter de volta o painel de tarefas durante a sessão atual do programa,
clique em Painel de tarefas do menu Visualizar. (No Access, selecone Barras de
ferramentas no menu Visualizar e, em seguida, clique em Painel de tarefas).
15. Evite que o Painel de tarefas se abra ao iniciar um programa
No meu Ferramentas, clique em Opções. Na ficha Vista, sob Mostrar, desmarque
Painel de tarefas de inicio check box (no FrontPage, na ficha Geral, sob Inicio,
desmarque a opção Painel de tarefas ao iniciar).

Obs: Só se pode desativar o painel de tarefas no programa em que se está

trabalhando. Por exemplo, se você fechar o painel de tarefas no Access, ele não
será fechado no Excel.

16. Crie macros de voz

Office XP não permite criar macros ativadas por voz, mas é possível combinar o
reconhecimento de voz com uma macro de aplicações do Office XP para ter o
mesmo resultado.

Digamos que você queira criar um comando que lhe permita adicionar seu
endereço em um documento de Word. Siga este processo de três fases (note: o
processo funciona em quase todas as aplicações do Office XP, mas há algumas
diferenças no Outlook).

Crie uma macro que registre as ações e/ou a entrada de texto. Vá até
Ferramentas>Macro>Registrar nova macro para começar.

Personalize uma barra de ferramentas em Ferramentas>Personalizar e clicando

na aba Barras de ferramentas. Clique em Nova, escreva um nome para a barra
dentro do campo Barra de Ferramentas e clique em OK. Aparecerá a nova barra
de ferramentas. Arraste-e ao seu lugar com o resto das barras de ferramentas.

Por último, acrescente o novo botão de macro à barra de ferramentas

personalizada que acabou de criar. Clique na aba Comandos da caixa de diálogo
Personalizar. Na lista de Categorias, selecione Macros e arraste a nova macro
desde o quadro de comando da direita até a barra personalizada. Clique em
fechar o quadro personalizar.

Agora você pode ativar esta macro somente nomeando- (a do botão da barra de
ferrramentas).

17. Exporte certificados digitais

Se você utiliza certificados digitais para assinar arquivos ou macros no Microsoft
Office XP, é possível que em algumas ocasiões precise transferir estes
certificados a outro equipamento para poder utilizá-los também nesta segunda
máquina. Os exemplos abaixo descrevem ocasiões nas quais é possível que você
deseje transferir seus certificados:

- Deseja transferir todos os seus dados de um equipamento para o outro.

- Utiliza vários equipamentos e deseja usar os mesmos certificados em todos
eles.
- Utiliza certificados pessoais que não estão autenticados. Pode compartilhar
soluções personalizadas ou macros com outra pessoa que confia em você.

Cuidado: A chave privada autentica sua assinatura digital, portanto você deve
ter muito cuidado ao exportá-la. Por exemplo: é preferível que exporte sua
chave privada unicamente para equipamentos seguros aos quais você tenha
acesso exclusivo.

Exportar um certificado digital:

Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar, Configuração e depois clique
em Painel de Controle. Clique duas vezes em Opções de Internet.

Na ficha Conteúdo, em Certificados, clique em Certificados e depois selecione o

certificado que quer exportar. Clique em Exportar. Siga as instruções do
Assistente para exportar os certificados.

Quando for solicitado, clique em Examinar para selecionar uma localização e, a

seguir, escreva um nome de arquivos para o certificado exportado. O nome de
arquivo deve ter a extensão .pfx

Para transferir o certificado exportado a outro equipamento, você pode enviá-lo

dados anexados a um e-mail ou copiá-lo para um disco ou outra localização
compartilhada em um servidor.

Para importar o certificado, copie-o para uma pasta no novo equipamento, clique
duas vezes no certificado e siga as instruções do Assistente para importação.

18. Como utilizar o reconhecimento de voz

O Office XP inclui software de reconhecimento de voz, mas não instalará essa
característica no disco até que você escolha, Instalação Personalizada e abra as
Características Compartilhadas do Office > Entrada alternativa de usuário > Voz
e selecione "Executar de Meu Computador". Também se pode instalar esta
característica posteriormente.

A forma mais simples de acrescentar voz desde o Word 2000.

Selecionar Ferramentas>Voz e clicar em Sim quando for perguntado se quer
instalar a característica. É preciso ter o CD-ROM do Office XP, obviamente.

Se não tiver o Word instalado, é possível habilitar o reconhecimento de voz da

seguinte forma:

Iniciar > Configuração > Painel de Control e Adicionar/Remover Programas.

Na aba Instalar/Desinstalar, escolha Microsoft Office XP e clique em

Adicionar/Remover. Aparece o diálogo de instalação do Office XP. Selecione
Adicionar ou Remover Características e clique em Seguir.

Em Características para Instalar, clique no sinal (+) junto a Características

Compartilhadas de Office.

Clique no sinal (+) junto a Entrada Alternativa de Usuário, clique em Voz, e

escolha Executar de Meu PC" no menu

Clique em Atualizar.

19. Use a área de transferência do Office

A área de transferência melhorada permite copiar até 24 informações
(elementos) diferentes de uma só vez, através de todos os aplicativos do Office
ou da Web e arquivá-las no Painel de Tarefas.

Se já há 24 elementos e você copia outro, o elemento que foi copiado em

primeiro lugar (portanto, o que está há mais tempo na área de transferência)
será eliminado para dar lugar ao novo.

Copie ou corte os elementos como de costume. A área de transferência do Office

se ativa automaticamente quando o usuário copia ou corta um elemento.

Para ver os elementos na área de transferência: no Painel de Tarefas, menu

Exibir, selecione Área de Transferência do Office.

Para selecionar um elemento individual da área de transferência, clique na seta

localizada junto ao elemento que deseja e clique em Selecionar. Se deseja
eliminar o elemento da área de transferência, clique em Excluir.

Pode-se selecionar elementos da área de transferência tantas vezes se queira.

Se você utiliza o comando Colar normal, será colado no arquivo o primeiro
elemento da área de transferência.

Ao clicar em Selecionar tudo, todo o conteúdo da área de transferência se colará

no arquivo de destino. Se clicar em Apagar tudo, todos os elementos serão
apagados da área de transferência.

Se não deseja utilizar a área de transferência, clique em Opções no painel de

tarefas do porta-arquivos e, a seguir, clique em Recolher sem mostrar área de
transferência.

20. Você está trabalhando com vários documentos e de repente o

computador desliga
O Office XP faz um auto-salvamento dos arquivos nos quais estava trabalhando
no momento em que ocorre algum problema. Esta ação se realiza em aplicações
como Word, Excel Access e PowerPoint.

Quando voltar a abrir qualquer aplicação, aparecerá a janela "Recuperar o

Documento", na qual poderá escolher os arquivos que deseja recuperar e
guardar.

21. Insira hiperlinks via teclado

Selecione o texto, gráfico ou objeto que deseja vincular.

Pressione Ctrl + K no teclado.

Na caixa de diálogo Inserir hiperlink, selecione as opções que deseja utilizar para
o link e clique em Aceitar.

22. Mantenha um seguimento nas bases de dados

Uma nova pasta em Meus Documentos, "Minhas fontes de dados", permite aos
usuários encontrar rapidamente uma conexão a uma base de dados ou outra
fonte de dados sem ter que perder tempo buscando-a
Na pasta Meus Documentos, selecione Minhas fontes de dados. Clique em
Conectar-se a uma nova fonte de dados e recorra ao Assistente.

Uma vez adicionada a fonte de dados, você poderá voltar a acessá-la facilmente
com apenas um clique no arquivo de fonte de dados criado.

23. Configure o PC de casa igual ao do trabalho

Com o assistente "Salvar minhas configurações", os usuários podem guardar
suas configurações diretamente em um arquivo no qual podem acessá-las
facilmente e aplicá-las a outra máquina. Os usuários já não precisam recriar
suas configurações um uma segunda máquina. Esta função inclusive poupa o
tempo já que os administradores podem, mover as configurações rapidamente
de uma máquina para outra.

Vá em Iniciar, selecione Programas, logo Ferramentas Microsoft Office e, por

último, o Assistente salvar minhas configurações". Siga os passos indicados.

24. Insira imagens no documento em que está trabalhando

Na Web estão disponíveis milhares de imagens, sons, fotografias e animações
clip-art que podem ser acessadas a partir de aplicativos do Office XP.

A Galeria Viva de Clip-art é atualizada mensalmente para que os usuários

possam ampliar constantemente as possibilidades de seu design.

A partir de qualquer das aplicações Office XP, selecione Imagem de Clip Art no
menu Inserir.

Aparece um painel de tarefas "Inserir imagem pré-definida". Você pode escrever

no campo "Buscar Texto" a imagem que deseja encontrar no computador ou na
Web.

25. Abra documentos Somente Leitura?

No Excel e no Word, selecione Abrir no menu Arquivo. Selecione o arquivo que
deseja abrir.

Selecione a seta logo abaixo do botão Abrir e escolha Abrir como somente
leitura.

A partir daí você também pode abrir o documento selecionado como uma cópia
ou também como Abrir e editar o documento.

26. O que fazer quando um aplicativo não responde

Os usuários podem optar por apagar um aplicativo que não está respondendo
enquanto se inicia a recuperação do documento. Também podem enviar o
problema à Microsoft ou ao seu departamento de informática corporativa ao
mesmo tempo.

Se uma aplicação não está respondendo, vá até o menu Iniciar do Windows.

Em programas, selecione Ferramentas Office.

Depois selecione Recuperação do aplicativo Office de Microsoft.

Selecione reiniciar ou finalizar o aplicativo.

27. Comprima imagens e deixe seus arquivos mais leves

Você pode comprimir imagens dentro de seus arquivos Office XP.

Abra a barra de ferramentas "Imagens" e selecione a que deseja comprimir.

Clique no botão Comprimir Imagens da barra de ferramentas Imagens.

Você pode selecionar o uso que deseja dar ao arquivo (Web, impressão, imagens
para a tela, etc) e designar uma ou todas as imagens que devem ser otimizadas
no arquivo. Depois, as imagens se encolhem e comprimem de maneira que se
minimiza seu tamanho e seu peso sem reduzir a qualidade visual.

Onde estão as opções de segurança?

As opções de segurança para cada aplicação agora estão disponíveis sob um
único comando em Ferramentas>Opções. Isto permite acessá-las facilmente
sem ter que dirigir-se a vários lugares.

Em qualquer dos aplicativos Office selecione Opções do menu Ferramentas.

Selecione o marcador Segurança.

29. Privacidade nos documentos

Word, Excel e PowerPoint extraem vários tipos de informação pessoal dos
documentos, mantendo sua privacidade quando você não quer que outras
pessoas saibam quem criou ou modificou arquivos.

Selecione Ferramentas > Opções em qualquer destes aplicativos e clique em

Segurança.

Nas opções de Privacidade, marque Eliminar informação pessoal deste arquivo

ao salvar.

Quando salvar o arquivo, o Office apagará a informação pessoal ou a substituirá

por dados genéricos.

30. Como personalizar o Office

Agora é possível criar um arquivo de configurações personalizadas, incluindo
menu, barra de ferramentas e modificações de padrão. Armazene o arquivo
localmente ou em um servidor seguro e depois, quando for utilizar um
computador com Office XP com o qual não esteja acostumado, você poderá usar
esse arquivo de perfil e convertê-lo em uma "cópia" virtual do seu.

Para fazer seu perfil clique no menu Iniciar do Windows. Escolha Ferramentas de
Microsoft e clique em "Assistente Guardar minha Configuração". Siga as
instruções do Assistente.
Guarde esta configuração localmente, na rede da empresa ou em seu disco de
backup (o arquivo de configuração cabe num disquete).

Se o disco rígido do seu computador tiver problema e tiver que ser reinstalado o
Office, poderá restauras facilmente sua configuração a partir deste arquivo.

31. Reposicionar os painéis de tarefa

Os novos painés de tarefas do Office (janelas que contêm ferramentas
adequadas ao contexto) dão acesso a todo tipo de ferramentas de edição, mas
ocupam ocupam bastante espaço na tela e podem atrapalhar a visão. Você
pode mover os painéis de tarefas de qualquer aplicativo do Office da janela
principal e colocá-los em qualquer lugar da tela, assim como pode reduzir seu
tamanho.

Clique na parte superior do painel de tarefas e arraste-o para onde quiser. Na

próxima vez que executar este programa e aparecer o painel de tarefas, estará
onde você o deixou por último.

De fato, todos os programas do Office XP dão seguimento ao seu próprio painel

de tarefas. Assim, você pode movê-lo para lugares diferentes no Word e no
Excel, por exemplo, e eles aparecerão cada um no lugar em que você o deixou.
Assim, você não perde tempo reconfigurando a área de trabalho a cada vez que
inicia o aplicativo.

32. Ajuda no trabalho

Acesso fácil às tarefas importantes de maneira rápida e oportuna. Para ativar os
painéis de tarefa em cada programa faça o seguinte:

Vá ao menu Exibir e ative a opção Painéis de Tarefas.

Os Painéis de Tarefas se ativam automaticamente quando selecionamos algumas

opções que precisam de um assistente.

33. Não abra páginas Web inadvertidamente no Word

Ao selecionar texto que tenha links em um documento do Word, pode acontecer
de se abrir acidentalmente uma página Web ou um outro documento.

Com o Word 2002, você pode exercer mais controle sobre a função de links em
seu documento em: menu Ferramentas > Opções > Editar.

Marque Usar Ctrl + Clic para links.

34. Proteja suas apresentações de PowerPoint

Se quiser assegurar-se de que suas apresentações não sejam vistas e/ou
mudadas por outros usuários, o PowerPoint 2002 pode protegê-las enquanto
você trabalha nelas.

No menu Ferramentas, clique em Opções e em Segurança.

Escolha uma senha e digite-a em Senha para Abrir ou Senha para Alterar,
dependendo se você deseja que outros não possam ver a apresentação e/ou não
possam modificá-la.
Clique em OK.

35. Conte as palavras enquanto trabalha

Se você precisa saber quantas palavras tem o seu documento, em vez de
empregar a função Contar palavras do menu Ferramentas, use a nova barra de
ferramentas contar palavras..

No menu Exibir, marque Barras de ferramentas e clique em Contar palavras.

Clique em voltar a contar para atualizar a conta quando desejar. Também é

possível ver o número de caracteres, linhas, páginas e parágrafos.

36. Continue a numeração de forma simples com as marcas inteligentes

Algumas vezes é necessário interromper uma lista numerada para introduzir un
parágrafo de texto regular. Para continuar rapidamente com a numeração no
parágrafo seguinte:

Clique em parágrafo de numeração na barra de ferramentas de Formato.

Quando aparecer a etiqueta de Opções de Autocorreção, selecione Continuar

numeração.

A numeração continuará a partir do ponto em que foi interrompida.

Observação: se o botão de Opções de Autocorreção não aparece

automaticamente, clique no menu de ferramentas das Opções de Autocorreção e
marque as caixas Mostrar opções de autocorreção.

Por último, clique na aba Formatar enquanto escreve e marque a caixa de listas
numeradas automática.

37. Sem lixo eletrônico

Rechace os emails que são lixo esvaziando a pasta Itens excluídos. Ao esvaziar a
pasta de Itens excluídos, o Microsoft Outlook 2002 oferece a opção de enviar ou
não enviar a confirmação de leitura solicitada pelo remetente (o Outlook 2002
também oferece esta opção depois que você recebe o email).

Muitos spammers (quem envia e-mails não solicitados) pedem a confirmação de

leitura ou a resposta apenas para assegurar-se de que o endereço de e-mail
está ativo O melhor que se pode fazer é descartar essas mensagens sem
repondê-las. Se os remetentes percebem que sua conta de correio eletrônico
não está ativa é bem provável que a eliminem da lista.

Nota: O Outlook 2002 inclui outras características que podem ser utilizadas para
limitar o lixo eletrônico na sua caixa postal.

38. Verifique o nível de segurança de macros

Abra o Word 2002, Microsoft Excel 2002 ou Microsoft PowerPoint 2002.

No menu Ferramentas, clique em Opções.

Clique em Segurança.

Em Segurança de macros, clique na ficha Nível de segurança e verifique se Alto

está ativado.

Se você recebe um arquivo (seja um livro, uma apresentação, um documento,

etc) que contém macros (uma macro pode gravar os cliques do mouse e as
teclas digitadas enquanto você trabalha e permitir reproduzí-los depois)
assinadas com um certificado revogado, o conteúdo pode não ser seguro. Por
isso, é importante manter o nível de segurança de macros em Alto.

39. Mude a cor de fundo de um organograma

Clique com o botão secundário do mouse no organograma (se você clicar em
uma forma do organograma dentro do marcador de posição, aparecerá outro
menu,clique em Formato do organograma.

Na ficha Cores e Linha, clique na lista de cor e siga um destes procedimentos:

Para alterar a cor para uma pré-determinada, clique em Automático.

Para escolher uma cor diferente, clique em uma das cores situadas abaixo de
Automático.

Para escolher entre outras cores, clique em mais cores, a seguir na ficha Padrão
e clique na cor que deseja. Também pode clicar na ficha Personalizado, para
mesclar sua própria cor.

Obs: Também pode selecionar Efeitos nesta lista para escolher entre opções
como degrade. textura, trama e imagem.

40. Coloque título em um organograma

Depois de inserir o organograma, clique no ícone Quadro de texto da barra de
ferramentas Desenho e arraste até o lugar onde quer colocar o título.

Na caixa de texto, digite o título do organograma.

No Word, arraste a caixa de texto para situá-la exatamente no lugar que

deseja.

No Excel ou PowerPoint, clique com o botão secundário do mouse na caixa de

texto e clique em Recortar.

Clique com o botão secundário do mouse dentro da borda do desenho do

organograma e clique em Pegar. Depois, arraste o texto para onde quer que o
título fique.