GESTÃO DE TEMPO NA ADVOCACIA

7 dicas que, se utilizadas imediatamente, farão a sua produtividade

aumentar nas próximas 24h!

Produtividade inteligente é trabalhar com menos esforço e mais resultado. É ter

um verdadeiro equilíbrio entre o tempo livre e as realizações.

Quantas foram as vezes que você chegou em seu escritório, tomou 5 cafezinhos
seguidos, atendeu todas as chamadas, olhou o WhatsApp mais de 10x, recebeu
notificações do instagram, fez reunião de 1h ou mais, navegou pela internet e
mesmo cumprindo um ou dois prazos, foi para casa no final do dia com a sensação
de que nada produziu ou pior, com a sensação de que precisa de mais do que 24h
para finalizar suas tarefas.

Nos últimos anos, milhares de advogados, donos dos mais variados portes de
escritórios, tem sofrido na busca por uma solução definitiva, algo que possa ser
definido como uma estratégia padrão, que seja capaz de gerar resultados
contínuos em produtividade e geração de tempo livre.

Porém, encontrar técnicas ideais que funcionem todos os dias e com todos os
perfis de advogados, tem sido mais difícil que descobrir a fórmula da Coca-Cola. O
desafio é que durante essa busca, milhares de escritórios tem desperdiçado
grandes quantias financeiras em equipes subaproveitadas e muitos advogados
tem perdido um tempo valioso que dificilmente será recuperado.

Conheci um advogado que mantinha um hábito de responder mensagens de seus

clientes quase que imediatamente por medo de perde-lo, e por essa razão
mantinha o e-mail sempre aberto e atualizando de 5 em 5 minutos. O grande erro é
pensar que o cliente decidirá encerrar o contrato por ausência de resposta, a
verdade é que se manter ocupado, o caso do meu cliente, o tornou improdutivo, ou
seja, ele não tinha tempo suficiente para produzir com maestria as defesas
daquele cliente o demandara e logo o contrato foi encerrado.

Pois bem, será que o problema realmente é a falta de tempo? Ou o seu dia está
cheio de ocupações e cada vez mais distante da produção?

Existe um grande problema sobre o mistério da produtividade, chama-se clareza.

Você sabia (ou tinha clareza) que as tarefas de nosso dia a dia podem ser
divididas em duas? São elas:

- Tarefas de produção: aquelas que te levam para cada vez mais próximo das suas
realizações

- Tarefas de ocupação: aquelas que te distraem e te mantem no mesmo lugar

parecendo que esta “secando gelo”

Lembram daquele colega que tomou 5 cafezinhos seguidos, atendeu todas as

chamadas, olhou o WhatsApp mais de 10x, recebeu notificações do instagram, fez
reunião de 1h ou mais? Ele é o exemplo de um problema real e que certamente
você está se identificando em algum ponto.

Milhares de advogados brasileiros tem enfrentado sérias dificuldades na

condução dos seus escritórios, isso tem custado recursos financeiros e
principalmente o recurso tempo.

Afinal, manter-se ocupado não é manter-se produtivo!

Não se desespere! Vivemos na era digital e o que não faltam são estímulos,
distração e coisas para nos manter OCUPADOS, o grande ponto chave será
aprender a lidar com tanta informação.

POR ISSO, O QUE EU VOU TE ENSINAR AGORA, PODE MUDAR O RUMO DO SEU
ESCRITÓRIO E DA SUA VIDA.

Siga o passo a passo desse e-book e o seu dia na advocacia será muito mais
produtivo e feliz.

DICA N. 1 - tenha clareza e mapeei suas atividades

Faça uma lista de todas as atividades do seu dia. Pegue agora mesmo um
papel e anote todas as tarefas que você costuma fazer durante o seu dia
e as divida entre: produção ou ocupação. Após mapear as suas tarefas,
veja em que você esta gastando mais tempo e energia.

Faz total sentido que seja em ocupação, caso contrário você não teria se
interessado pelo tema desse e-book.

O grande ponto é que agora existe a clareza das suas tarefas e de como
o seu tempo esta sendo gasto.

A solução aqui não é o desespero! Mas sim, fazer duas perguntas:

1. O que eu fiz nas últimas semanas que não deveria estar fazendo
mais? (pergunta da libertação)
2. O que eu tenho que fazer para que na semana que vem eu não
esteja mais fazendo isso? (pergunta da implementação)

Faça a pergunta da libertação e em seguida faça a pergunta da

implementação e comece a mudar, se policiar, adquirir novo hábito
produtivo. Aqui é onde mora a sua persistência e ação.
DICA N. 2 – conheça o principal ladrão da produtividade

Você sabia que 90% das pessoas olham o seu e-mail para se ocupar e não para
produzir?

Não sabia?! Hoje, como você lida com os seus e-mails? Passa o dia inteiro
na frente do computador esperando as notificações? Responde o cliente
imediatamente? Fica atualizando o seu e-mail de 5 em 5 minutos?

PARE AGORA! SIM, PARE! Estamos falando do maior ladrão de

produtividade dos tempos modernos, isso mesmo.

Milla, não dá, eu trabalho com o meu e-mail e preciso responder consultas
jurídicas:

- ponto 1: você trabalha com a sua mente e com a criação de soluções

jurídicas para o cliente;
- ponto 2: o cliente não irá deixa-lo ou julgá-lo acaso você tenha horários
preestabelecidos para responder os seus e-mails, pelo contrário, ele
perceberá o quão organizado você é;
- ponto 3: o cliente te julgará pelo resultado que entregar e não pelo tempo
que levou para responder um e-mail dele.

Por outro lado, a partir do momento que você altera a verificação de e-

mail em tempo integral para blocos durante o dia, você se tornará muito
mais produtivo.

Por ex.: digamos que você decide que a partir de amanhã irá olhar sua
caixa de entrada apenas as 9h, 14h e 18h.

O que pior poderá acontecer nesse intervalo de tempo? Acaso algo

realmente urgente ocorra, o cliente irá te ligar.

“Se você não tem uma agenda e abre o seu e-mail a qualquer hora, você
vira agenda dos outros” Geronimo Theml

DICA N. 3 – sobre como lidar com o principal ladrão da produtividade

Você já definiu 3 horários para verificar e-mails durante o seu dia! Ótimo!
Mas eu te pergunto: você cultiva hábitos de RETRABALHO ao acessar o
seu e-mail? Ou seja, você abre, verifica do que se trata e deixa para
decidir depois?

Péssima escolha.
Ler e-mail e marcar como “não lido” é um PERIGO. Você também faz
isso?

A pessoa produtiva verifica os e-mails apenas uma única vez!

A solução para quebrar o hábito de retrabalho é:

PASSOS:
1. responder imediatamente;
2. tornar aquele e-mail uma tarefa;
3. deletar;
4. incluir numa pasta específica chamada: para ler / para estudar.

PRONTO! Agora sim! Depois dessa sequencia incrível de dicas, você já

ganhou, no mínimo, umas 2 horas do seu dia para fazer outras tarefas
importantes e produtivas!

DICA N. 4 – notificações na tela do seu smartphone

Essa tal de notificação atrapalha demais! Parece insignificante, mas é uma

verdadeira vilã, vou explicar o porquê.

Cientificamente falando, o ser humano demora de 20 a 30 minutos para retomar o

seu foco quando é distraído por algo. Agora imagine você se colocando na
armadilha das notificações a todo momento, ao terminar o dia, o seu tempo foi
basicamente dedicado para a tentativa de retomar o foco, sem contar com outras
tarefas que o mantém ocupado e não produtivo.

A solução é simples: desative TODAS as notificações do seu celular, isso mesmo,

TODAS e AGORA mesmo!

Reforço que se for algo urgente a pessoa irá te ligar. Tenha em mente que o
cliente que não obtiver sua resposta imediata, como de costume, irá te ligar. Avise
aos seus familiares que ao precisar de algo que não possa esperar, liguem!

A era digital nos traz atalhos em se tratando de pesquisa, de notícias, etc. Por
outro lado, nos prende em uma obesidade de informações que precisa ser filtrada
para que o seu trabalho produtivo, o seu desenvolvimento de tese e estratégias,
bem como o cumprimento de prazos siga como esperado.

Além de desativar tudo de forma imediata, separe blocos do seu dia para olhar e
responder as mensagens do WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter e outras
redes sociais.

A regra é que sejam priorizadas apenas as redes sociais que te ajudam no

trabalho, as demais devem ser deixadas para blocos no final do dia ou até da
semana acaso não tenha muita utilidade. É possível utilizar os lembretes para
fazer essa divisão de blocos do dia.

DICA N. 5 – reunião e cafezinho

Essa dica é polemica! É preciso muita coragem para implementar, mas

considerando que você já aplicou as 4 dicas anteriores, tenho certeza que está
mentalmente preparado!

Quanto tempo você gasta em reuniões e cafezinhos? Pode ser aquela que o seu
chefe pediu, pode ser a que o cliente solicitou e também pode ser a que você
mesmo decidiu propor.

Pois bem, o grande objetivo aqui é fazer você refletir sobre o quanto as reuniões te
mantem ocupado versus o quanto elas realmente surtem o efeito desejado como
por exemplo: fechamento de contrato, finalização de estratégia, definição de tese
jurídica, etc.

“Sabe qual é a maior burrice? É fazer de forma eficiente o que não deveria estar
sendo feito”

Acaso seja realmente necessária a realização de uma reunião, a sugestão é a

seguinte:

- marque reuniões mais curtas e com horários fracionados, por exemplo, 25

minutos (tempo máximo);
- comece e termine no horário, seja pontual;
- entregue os tópicos da reunião com antecedência, para que haja preparação da
equipe ou do cliente;
- evite distrações e durante essas reuniões mais curtas, não permita o uso de
smartphones ou outros aparelhos que distraiam;
- seja objetivo, não puxe assunto de política ou esporte, por exemplo.

Importante lembrar que o tempo do outro possui igual valor se comparado ao seu
tempo, pensando assim, se colocando no lugar do outro, a pontualidade britânica
e a aceitação das dicas acima serão inevitáveis.
DICA N. 6 – monotarefa versus multitarefa

É comprovado cientificamente que: “QUEM FAZ 1 COISA DE CADA VEZ TEM 20%
MAIS DE PRODUTIVIDADE SE COMPARADO A PESSOAS QUE FAZEM TUDO AO
MESMO TEMPO”, ou seja, ser multitarefa é estatisticamente RUIM.

Sabendo disso, a forma de ganhar tempo é PRIORIZANDO TAREFAS.

Mas como, Milla? Siga o passo a passo abaixo:

1. “defina a prioridade de tarefas para que elas não definam por você”, ou seja,
planeje as suas tarefas na noite anterior;
2. mate primeiro as tarefas que estão te matando (aquela que te deixa
agoniado, e mesmo assim você procrastina!);
3. garanta que terão tarefas de produção (aquela que te leva na direção do seu
sonho) durante o seu dia;
4. celebre! comemore os pequenos cumprimentos de metas!

DICA N. 7 – DOIS APLICATIVOS PARA AUMENTAR O FOCO

Agora, a cereja do bolo!

1. strict work flow

É um APP que vai ser instalado no navegador Google Chrome e

bloqueará qualquer outra atividade que tire você do foco, como por
exemplo, vídeos no YouTube ou navegação desenfreada na internet.

O tempo é você quem definirá e após a produção, existe uma pausa

estratégica de 5 minutos para descanso.

(baixe agora mesmo)

2. speed controller (acelerar vídeos)

É um dos melhores APPs de produtividade que eu conheço, porque tem o

objetivo de acelerar a velocidade dos vídeos, ou seja, permite que uma
vídeo de estudo de 1h de duração se transforme em 30 minutos acaso seja
assistido na velocidade 2x

A velocidade dependerá da sua prática auditiva.

(baixe agora mesmo)

Agora você aprendeu como aumentar substancialmente a sua
produtividade e gerir com mais qualidade a sua advocacia.

E decidir que quer a minha ajuda na gestão do seu escritório, conheça o

meu site (www.millacerqueira.com.br) e veja como você pode fazer parte
da comunidade de advogados de alto valor.

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