Nota fiscal: uma

obrigatoriedade
com muita história
Conheça mais sobre a nota fiscal:
a história, evolução, diferenças,
digitalização, suas vantagens e as
punições para quem não cumpre a lei.

Índice 1
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
Nota fiscal: uma
obrigatoriedade
ÍNDICE
com muita história
3 Introdução
Conheça mais sobre a nota
fiscal: a história, evolução,
diferenças, digitalização, suas 5 Capítulo 1 | O surgimento da nota fiscal
vantagens e as punições para
quem não cumpre a lei.
12 Capítulo 2 | Nem toda nota fiscal é igual

16 Capítulo 3 | Digital é mais rápido, mais econômico

e menos burocrático

19 Capítulo 4 | Penalidades para quem não cumpre a lei

23 Conclusão

25 Referências

Índice 2
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 INTRODUÇÃO Em maior ou menor medida, a nota fiscal está presente
na vida de todo mundo. Da mesma forma, muita gente
sabe que esse documento é extremamente importante.
Quem está mais por dentro das áreas financeira e
contábil tem uma visão mais ampla e consegue entender
melhor sobre a função desse documento.

Mas mesmo as donas de casa sabem que ele comprova

muita coisa. Um exemplo é a posse de um bem, na hora
de recorrer à garantia do produto, ou solicitar a troca dele
na loja.

Aqui vamos entender melhor sobre a história da nota

fiscal, o papel dela nos processos de uma empresa, de
que maneira ela atende a necessidades públicas e como
ela tem evoluído ao longo dos anos. Nessa evolução, será
que houve mudança de funções também?

Índice 3
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Neste passeio por essa área do mundo fiscal, vamos esclarecer as diferenças entre a nota
fiscal eletrônica e a tradicional, a de produtos e de serviços, as leis que envolvem ambos os
documentos e as penalidades que podem ser aplicadas às empresas que não cumprirem as
obrigatoriedades relacionadas a este assunto.

Então aproveite o conteúdo e boa leitura!

NOTA
FISCAL NOTA
FISCAL

Índice 4
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 CAPÍTULO 01 Antes de entendermos como surgiu a nota fiscal
no Brasil, precisamos lembrar por que ela existe: o
O surgimento documento serve para comprovar ações de compra e
da nota fiscal venda de mercadorias e serviços, doações, transferência
de bens, devoluções, enfim... Situações que exijam
arquivamento documental. Além dessa função prática,
que prova a posse de algo, ela também organiza a
apresentação dos valores que envolvem cada uma
dessas operações, auxiliando na coleta de impostos pelo
governo.

NOTA

Índice 5
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Aí, então, a gente começa a entender a necessidade de se regulamentar as vendas, prestações de
serviço, doações e transferências. Sem um documento que registrasse tudo isso, não seria possível
contabilizar os valores envolvidos e, assim, não haveria recolhimento. É uma forma de oficializar e
tributar as operações.

Foi então que o ministro da Fazenda e os secretários da Fazenda e das Finanças dos estados e
do Distrito Federal firmaram o que foi chamado de “Convênio ICMS s/nº de 15 de dezembro de
1970”. Esse acordo foi importante porque ele definiu as diretrizes para o recolhimento de impostos
federais (como o IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados), estaduais (como o que incide
sobre a Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual,
Intermunicipal e de Comunicações – mais conhecido como ICMS) e municipais (Imposto Sobre
Serviços de Qualquer Natureza – ISS) no mesmo documento: a nota fiscal.

Índice 6
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Inicialmente esse documento tinha formato de talão. Cada folha era preenchida à mão com um
papel carbono sobre outras duas cópias, resultando em quatro vias: uma para o cliente; uma para
quem emitia a nota; uma para a contabilização; e uma última que era mantida no talão. Daí a
necessidade de haver pessoas com uma caligrafia bem bonita e legível, pois alguma incompreensão
ou rasura, dependendo da informação que não tivesse ficado clara, era passível de punição.

O processo foi evoluindo até que se passou a fazer a emissão por via mecanográfica, com máquinas
manuais ou elétricas. Nesta fase, a caligrafia não era mais tão importante, mas a agilidade na
digitação era crucial, bem como a precisão. Erros ainda eram (e são até hoje) sinônimos de prejuízo.

A partir da década de 1990, o computador começou, aos poucos, a substituir as máquinas de

escrever, processando os dados de forma eletrônica. Ainda assim, tudo continuava sendo impresso.
Para completar, uma exigência muito conhecida das empresas e contabilidades continuava sendo
obrigatória: a AIDF.

Índice 7
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 NOTA

to riz açã o de Im pr ess ão de D ocu m ent os Fi sca is. Er a um a

AIDF era a sigla para Au zen da ou da s Fi na nç as de cad a est ado
confirmação dada pela sec ret ari a est ad ua l da Fa
to riz an do a im pr ess ão do s ta lões de no ta fis ca l. Co m ess e
ou do Distrito Federal au ca a im press ão da s fol ha s. N esses
ok em mãos, a empresa so lic it ava a um a gr áfi
da s as inf or m açõ es e da do s pa ra fin ali da de s fis ca is. Es se
impressos, era m inseri m ent o tivess e va lid ad e. Se nã o, ele
procedimento era indisp en sá vel pa ra qu e o docu
e a em pr esa po de ria ser acu sad a at é de son eg açã o.
não significava nada

Depois de muito tempo guardando papel, começou-se a pensar em uma forma de fiscalização que
reduzisse os custos que envolvem a Nota Fiscal, mas não diminuísse a quantidade de informações
contidas nela.

Índice 8
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Diante dessas necessidades, foi realizado em Salvador (BA), em julho de 2004, o primeiro Encontro
Nacional de Administradores Tributários (ENAT), com a presença dos titulares das administrações
tributárias federal, estaduais e do Distrito Federal, dos municípios e capitais. Alguns meses depois,
em abril de 2005, um segundo encontro ocorreu em São Paulo para colocar em prática o que havia
sido decidido no encontro anterior.

A realidade da emissão de Notas Fiscais em 2005:

Eram emitidos, pelo menos, 60 milhões de documentos por mês

Digitalizar era a solução para as seguintes questões:

Redução dos custos de armazenagem dos papéis

Índice 9
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Redução dos custos de impressão e envio dos documentos

Para o governo, facilidade de trocar e cruzar informações para fiscalização

Possibilidade de auditorias eletrônicas

Aumento da competitividade brasileira

Redução do “Custo Brasil”

Padronização e melhoria da qualidade das informações

Índice 10
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Em março de 2006 ocorreu o lançamento do projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em
setembro do mesmo ano foram emitidos os primeiros documentos com validade jurídica neste
formato. Em 2007, a emissão do documento de forma eletrônica ainda era facultativa, mas até 2010
todas as empresas tiveram que se adequar conforme seu respectivo Código Nacional de Atividade
Econômica (CNAE).

Índice 11
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 CAPÍTULO 02 Se a nota fiscal existe, como uma das finalidades, para
organizar o recolhimento de impostos, elas também
Nem toda precisam ser divididas de acordo com a atividade, para
nota fiscal que o tributo pago por determinada transação seja
é igual próprio dela.

Vamos descomplicar: existe imposto para serviço e

imposto para produto. Você não pode pagar imposto
de serviço se está oferecendo um produto. A situação
inversa funciona da mesma maneira. Então as notas
fiscais também precisam seguir essa lógica, com exceção
do Distrito Federal (DF). Por não existir prefeitura, lá a
NF-e é também utilizada para serviços, conhecida como
“nota conjugada”.

Índice 12
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Se a empresa presta serviços, ela vai precisar emitir uma Nota Fiscal de Serviços (NFS-e). Nela, o
imposto a ser pago é o ISS. Este é um tributo pago ao município. Por conta disso, a empresa emitente
precisa estar inscrita na Prefeitura Municipal.

NFS-e Agora se a atividade for venda de produtos, ela vai precisar emitir uma
Nota Fiscal (NF-e). Os impostos que incidem sobre esta transação são
o ICMS (estadual) e o IPI (federal). Neste caso, a inscrição da empresa
emitente precisa ser feita na Secretaria de Estado da Fazenda ou
Finanças, ou no órgão correspondente no Distrito Federal.

Com a informatização dos processos de emissão de nota fiscal, e

por consequência a geração desses documentos por via eletrônica
(como explicaremos mais adiante), as práticas mudaram de um
tempo para cá. Mas é essa forma mais moderna que consideraremos,
NF-e já que a legislação também orienta para a atualização, embora a
obrigatoriedade dependa de regulamentações municipais.

Índice 13
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 NOTA

Se rv iço s El etr ôn ica (N FS -e ) est á sen do de sen vol vid o de

O Projeto Nota Fiscal de (R FB ) e As soc iaç ão Br asi leira da s
forma integrada pela Re ceit a Fe de ra l do Br asi l
s Ca pi tais (A br asf ). A ob rig ato rie da de do do cu m ent o ne ste
Secretarias de Finanças da a cid ad e e do ta m an ho da em pr esa .
formato ainda não é unive rs al, de pe nd endo de cad
da de , no ent an to , sã o as m esm as da N F- e, qu e já est á se
As vantagens dessa modali
tornando obrigatória gradativa mente. on al pe la
arm az en ad a eletro nic am ent e em Am bie nt e N aci
A NFS-e é gerada e id ad e con ven iad a, pa ra do cu m ent ar
Receita Federal, pela pr efe it ur a ou po r ou tra ent
as operações de prestação de serviços.

Índice 14
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Assim sendo, é preciso deixar claro que o processo de emissão dos dois documentos – para serviços
e para produtos – é diferente. No caso da nota de serviços, é gerado um recibo provisório, enviado à
prefeitura, que gera a NFS-e e retorna ao contribuinte o Danfse (Documento Auxiliar de Nota Fiscal
de Serviços Eletrônica) em PDF. Também é preciso esclarecer que existem prefeituras que ainda não
usam a nota fiscal eletrônica. Além disso, entre as que usam, cada uma possui suas particularidades
quanto à emissão.

Já a Nota Fiscal de Produtos eletrônica (NF-e, que substitui

-e NF-e
os antigos modelos 1 e 1-A) é enviada diretamente para

NFS a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Para emitir o

documento, é preciso ter CNPJ, Inscrição Estadual, ser
credenciado na Sefaz e habilitado como emissor de nota
fiscal eletrônica em ambiente de produção.

Índice 15
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 CAPÍTULO 03 Agora que a gente já sabe mais sobre a história da nota
fiscal e a diferença entre dois tipos existentes, vamos
Digital é mais rápido, esclarecer um pouco sobre como fazer a emissão desses
mais econômico e documentos de forma eletrônica e o que a empresa
menos burocrático precisa ter para começar a emiti-los.

O primeiro passo é fazer a assinatura digital da empresa

por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras
(ICP). Isso quer dizer: comprar um Certificado Digital.
Além de obrigatório, ele garante a segurança das
transações pela rede, evitando fraudes que possam
prejudicar a empresa ou o cliente.

Índice 16
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Depois, no caso da Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e), é preciso fazer uma inscrição na
Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está estabelecida. Então vem a
hora de instalar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Para a emissão do documento
ficar mais rápida e fácil, o ideal é que o sistema de controle fiscal esteja integrado ao controle de
vendas.

O processo de emissão começa com a empresa, que gera o arquivo eletrônico da NF-e (XML). Esse
arquivo é transmitido pela internet à Sefaz, onde são feitas as validações prévias do arquivo para
que a Autorização de Uso seja posteriormente gerada.

Nas etapas finais, após autorizada, a Sefaz disponibiliza a consulta na internet dos dados da
operação para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrônico. O mesmo órgão
transmite o documento à Receita Federal. Por fim, é gerado e impresso o Documento Auxiliar de
Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que acompanha o produto. Esta é a única folha impressa em todo o
processo, para comprovar que a mercadoria está sendo transportada de modo regular.

Índice 17
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Nesse documento constam a chave de acesso e um código de barras que permite a confirmação das
informações nos postos fiscais.

Já para a Nota Fiscal de Serviços (NFS-e), além do cadastro junto à prefeitura e o retorno municipal
por meio do Danfse, os demais detalhes variam de acordo com cada município, que define por si
mesmo sua legislação tributária. A Receita Federal, como já mencionamos, está trabalhando para
integrar os processos.

NFS-e Receita NF-e

Federal

Índice 18
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 CAPÍTULO 04 Já que falamos bastante e explicamos até a história
da Nota Fiscal Eletrônica, também precisamos alertar
Penalidades para os cuidados necessários com a correta emissão do
para quem não documento. Isso porque as penalidades podem sondar
cumpre a lei uma empresa – seja fornecedora ou cliente – por até
cinco anos. Isso mesmo! Esse é o tempo que o Fisco tem
para multar todas as operações que foram realizadas
com alguma inconformidade.

MULTA

Índice 19
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 NOTA

no ta fis ca l nã o rec ae m ap en as pa ra quem a em ite.

As penalidades para erros na ter em rec eb ido um do cu m ent o fora
Os clientes ta mbém podem ser m ult ad os po r
sá ria atenç ão red ob ra da de to da s as pa rte s en volvid as,
das exigências. Então é neces ur an ça pa ra as em presa s.
além de tec no logias qu e gar an ta m seg

Para as empresas que são obrigadas a emitir a NF-e e ainda não estão fazendo suas transações com
este documento, a multa é de 50% do valor da operação. O destinatário paga 35% do mesmo valor,
tornando-se também responsável pela conduta fiscal do fornecedor.

É importante, ainda, seguir a ordem numérica da nota, assim como ocorria com a nota manual. Se
esse número for pulado, a empresa precisa comunicar à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz)
até o décimo dia do mês seguinte à operação. Não relatar esse “pulo” rende uma penalidade de R$
246,30.

Índice 20
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 A multa por não cancelamento da nota é de 10% sobre o valor da operação. E esse cancelamento
precisa ser feito em até 24 horas, com exceção de São Paulo, onde o prazo é maior.

Um cuidado indispensável deve ser tomado com o Danfe. Incompatibilidades nas informações
contidas neste documento e na NF-e acarretam em uma punição equivalente a 100% do valor da
operação. Divergências menores são multadas em R$ 328,40 por nota.

É extremamente importante que o documento seja enviado ao cliente, pois o não envio rende multa
de 50% do valor da venda. Como não há uma regra específica sobre a forma que o emissor deve
enviar a NF-e ao destinatário, ambos precisam entrar em acordo para evitar perder dinheiro com o
pagamento de penalidades.

Por fim, a área de contabilidade precisa estar atenta ao prazo determinado para apresentação do
SPED Fiscal. Descumprir essa regulamentação rende multa de R$ 5 mil por mês ou por fração, além
da impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.

Índice 21
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 A falta de Escrituração do Documento Fiscal de entrada é de 10% no valor da transação. O atraso na
Escrituração do Livro Fiscal é de 1% sobre os valores das operações do período.

MULTA
CUIDADO

Índice 22
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 CONCLUSÃO Toda mudança exige um período de adaptação.
Ter dificuldades na adaptação não significa que as
mudanças não foram boas. Claro, é preciso que todas
as partes envolvidas estejam dedicadas em fazer essas
transformações da forma mais agradável possível, para
que todos juntos alcancem os resultados esperados
e encontrem as vantagens que essas mudanças
prometem.

-e NF-e
NFS

Índice 23
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Sim, estamos falando da nota fiscal eletrônica. Para os que não estão dentro da obrigatoriedade,
vale pensar mais seriamente no assunto. Para os que tiveram que se adaptar por conta da lei,
visualizar as vantagens desse modelo ajuda a ter uma noção do quanto ela é benéfica. Nunca
é demais repetir: menos emissão de papel, facilidade no controle contábil, organização das
informações de forma mais fácil e rápida, redução de custos – especialmente com armazenamento
de documentos – e, claro, facilidade para o governo fiscalizar. Isso beneficia todo mundo: fornecedor,
cliente, governo e até a natureza!

O digital é uma realidade, ganha cada vez mais espaço e se confunde com a vida das pessoas. É
natural que esse universo alcance as áreas administrativas e contábeis das empresas. É preciso,
apenas, escolher os melhores parceiros para que essa caminhada seja de sucesso.

Índice 24
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 REFERÊNCIAS Receita Federal

Portal do Sistema Público de Escrituração Digital

Portal Contábeis

Nota Fiscal

Palácio do Planalto

Ministério da Fazenda

Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo

Universidade Federal de Santa Catarina

Universidade Federal do Rio Grande do Sul

Índice 25
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história
 Sobre o ContaAzul
O ContaAzul é o mais simples sistema de gestão
online para micro e pequenas empresas. Com Experimente gratuitamente agora!
ele você controla seu financeiro, suas vendas,
seu estoque e emite nota fiscal eletrônica sem
complicações. Além disso, nosso atendimento
de primeira está disponível para te ajudar
gratuitamente por telefone, e-mail e chat.
Telefone:
0800 600 0919

Central de Atendimento:
suporte@contaazul.com

Índice 26
Nota fiscal: uma obrigatoriedade com muita história