Administração|Noções de Administração

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Noções de Administração

Estrutura Organizacional

É a maneira pela qual as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas.

Organograma

Constitui a representação gráfica da estrutura organizacional.

Organizações ALTAS e ACHATADAS

ALTAS – mais niveis hierarquicos, verticalizado

ACHATADAS – menos niveis hierarquicos, horizontalizado

Organização Formal

Uma organização formal empresarial consiste em um conjunto de cargos funcionais e hierárquicos, orientados para
o objetivo econômico de produzir bens ou serviços.

Características básicas das organizações formais modernas

As principais características da organização formal são:

1. Divisão do Trabalho;

2. Especialização;

3. Hierarquia;

4. Distribuição autoridade e responsabilidade;

5. Racionalismo.

Divisão do Trabalho

Maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. automatizando
a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes.

Especialização;

Constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas,
atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e
escassos conhecimentos prévios.

Hierarquia;

Como decorrência das funções especializadas, surge inevitavelmente a de comando, para dirigir e controlar todas as
atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente.

Em toda organização formal existe uma hierarquia.

Distribuição autoridade e responsabilidade;

A autoridade é o fundamento da responsabilidade, dentro da organização formal, ela deve ser delimitada
explicitamente.
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Fayol dizia que a “autoridade” é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência, conceituando-a, ao mesmo
tempo, como poder formal e poder legitimado.

Racionalismo da Organização Formal

A formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de
que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional.

Características básicas das organizações formais tradicionais

- Linear

- Linha-Staff

- Funcional

Organização informal: surge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização
formal , através de relacionamentos interpessoais.

Exercícios

1- CESPE 2014 - A estrutura de uma organização divide-se em formal e informal. A estrutura informal é composta
pela rede de relações sociais e pessoais com ênfase em termos de autoridades e responsabilidades. A formal é
deliberadamente planejada e, de forma opcional, apresentada pelo organograma.

2- CESPE 2015 - As organizações são formadas por grupos de pessoas que buscam, deliberadamente, realizar um ou
mais objetivos em comum, a partir da coexistência de duas formas de estrutura: a formal e a informal.

3- CESPE 2015 - Em organizações formais contemporâneas, os dirigentes ocupam posição em uma hierarquia regida
por normas impessoais. A autoridade formal concedida a esses dirigentes não garante a liderança e a condução de
pessoas.

Funções da Administração

Podemos considerar a administração como a tarefa que possibilita alcançar objetivos previamente definidos, com
maior eficiência.

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1) Planejamento

O planejamento é a primeira função administrativa, define os objetivos para o futuro desempenho organizacional e
decide sobre os recursos e tarefas necessárias para alcançá-los adequadamente.

Trata-se de uma função administrativa que definem objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para
alcançá-los adequadamente. Como principal decorrência do planejamento estão os planos.

Filosofias do planejamento:

a)Planejamento conservador/ tradicional: Busca estabilidade e manutenção dos atuais cliente

b)Planejamento otimizante/ inovador: Busca a adaptabilidade e inovação

c)Planejamento adaptativo/ ofensivo: Voltado para o futuro da organização.

Características do Planejamento

- O planejamento deve ser contínuo e permanente

- Descentralizado, buscando a participação e o envolvimento das pessoas

Níveis do planejamento

1) Estratégico
2) Tático
3) Operacional

Exercícios

1- Cespe 2014 - O planejamento permite antever cenários e possibilita à empresa tomar atitudes proativas
em relação ao futuro.

2- Cespe 2014 - Como níveis de planejamento, tem-se os estratégicos, funcionais e operacionais.

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3 – Cespe 2014 - Dado o custo da implantação do planejamento nas organizações, não deve ele, após
encerrado, ser alterado, mesmo com a ocorrência de fatores antes não passíveis de consideração pela
equipe encarregada de fazê-lo

2)Organização

Relacionada com a atribuição e agrupamentos de tarefas em equipes ou departamentos, alocação de recursos

necessários nas equipes e nos departamentos.

É o processo de arranjar e alocar o trabalho, estabelecer a autoridade e os recursos entre os membros de uma
organização para que eles possam alcançar os objetivos organizacionais.

A organização visa estabelecer os meios e recursos necessários para possibilitar a realização do planejamento e
reflete como a organização ou empresa tenta cumprir os planos.

Pode ser:

a - Organização formal: divisão racional do trabalho, representada através do organograma.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Departamento significa uma área, uma divisão ou segmento distinto de uma empresa sobre o qual um gestor tem
autoridade para o desempenho de atividades específicas.

Tipos de Departamentalização
1. Por funções*
2. Por produtos ou serviços
3. Por localização geográfica
4. Por clientes
5. Por fases do processo (processamento)
6. Por projetos*
7. Matricial*

- 1. por funções
- Chamada de departamentalizacao funcional
- Consiste no agrupamento de tarefas e atividades de acordo comas funções principais da empresa.
- Divisão de trabalho
- Mais utilizado.

- Vantagens da Departamentalização funcional:

1.Chefia comum
2. Utilização das habilidades tecnicas das pessoas (especialização ocupacional)
3. Economia de escala
4. Atividade específica
5 Indicada em circunstâncias estáveis
6 Produtos ou serviços inalterados

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Desvantagens
1. Redução de cooperação entre departamentos
2. Inadequada quando existe tecnologia e circunstâncias externas mutáveis ou imprevistas
3. Foco individual ou departamentalizado e não no todo.

Por produtos ou serviços

Diferenciação e agrupamento de acordo com os resultados da organização, ou seja, produto ou serviço

realizado.

Divisão por produto executado ou realizado pela empresa.

Vantagens

1. Fixa a responsabilidade por produto. O departamento é avaliado por produto ou serviço.

2. Facilita a coordenação interdepartamental (quebra de barreiras funcionais)
3. Facilita a inovação, com cooperação e comunicação
4. Indicado para circunstâncias externas e mutáveis
5. Permite flexibilidade

Desvantagens

1.Eventual duplicação de recursos e de órgãos e consequente aumento do custo operacional

2 Contra-indicada para ambiente estáveis, por trazer elevado custo operacional
3. Insegurança da equipe

Departamentalização Geográfica

- Conhecida como departamentalização territorial, regional ou por localização geográfica.

- Agrupamento de atividades de acordo com a localização onde o trabalho será desempenhado

- Utilizada por organizações que cobrem grandes áreas geográficas e com mercados extensos.
- Atividades em diversas localidades diferentes.
- Multinacionais
- Utilizada por produção e vendas, financeiro não utilizada geralmente.

Vantagens

1. Organização depende de ajustes locais ou regionais

2. Fixar responsabilidades no local ou região.
3. Indicado para empresas varejistas, que tem funções certas (compras ou finanças) centralizadas
4. Autonomia local

Desvantagens

- Pode deixar a coordenação, planejmnto, execução ou controle da organização em segundo plano, em

virtude da autonomia das regionais.
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- Somente nas áreas de marketing e produção

Por cliente

- Agrupamento das atividades de acordo com o tipo de pessoa que o trabalho é executado.
- Características do cliente são a base para esta departamentalização

- Considerado um critério importante quando existe diferentes classes e características de clientes.

- Divide as unidades organizacionais para que cada uma delas possa servir um diferente cliente
- Diante de exigências diferentes de clientes, é a mais indicada.

Vantagens

- Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico

- Quando o cliente é mais importante que os produtos ou serviços, que são adaptados a ele.
- Equipe voltada para a satisafação do cliente
- ex. Loja varejo

Desvantagens

1. Demais atividades da organização podem se tornar secundárias.

2. Objetivos podem ser deixados de lado (lucro, produtividade, etc)

Por processo

- Denominada Departamentalização por fase do processo, processamento ou equipamento

- Utilizada por industrias
- Agrupamento se faz por meio da sequência do processo produtivo

Vantagens

- Busca vantagens economicas

- Tecnologia busca ser a referência para o agrupamento

Desvantagens

.Falta de flexibilidade e adaptabilidade na organização

Por Projetos

-Agrupamento de atividades de acordo com as saídas e os outputs (resultados) da organização.

Utilizada por organizações de grande porte, com produtos que demandem grande concentração de recursos
e tempo de produção.

Vantagens

- Em última instancia, podemos considerar uma departamentalização temporária por produto.

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- Concentra grandes e diferentes recursos em uma atividade complexa com prazos definidos

Desvantagens

- Considerando as características do projeto de tempo determinado, pode acarretar no desligamento de

membros após seu término.
- Ansiedade e angustia dado a imprevisibilidade de emprego futuro.

- Matricial
- Ela evoluiu a partir da Departamentalização Funcional tradicional, aliada a dinamicidade das estruturas de
projeto ou produto

Exercicios

1) Cespe 2014 - Caso um servidor do tribunal de contas, subordinado ao gerente da área de recursos humanos,
esteja provisoriamente vinculado a um projeto para melhoria no atendimento ao cidadão e subordinado,
simultaneamente, a outro gerente, tem-se, nesse caso, um exemplo de departamentalização do tipo.

a)funcional.

b)geográfica.

c)matricial.

d)por processos.

e)linear.

2) CESPE 2013 - A subordinação única e forte dos subordinados a um único chefe é uma característica da
departamentalização matricial

3- CESPE 2015 - O modelo matricial é um tipo de estrutura resultante da integração de dois tipos de organogramas:
o modelo tradicional de estrutura funcional e o modelo de estrutura organizado por projeto.

3) DIREÇÃO

A direção representa a colocação em marcha daquilo que foi planejado e organizado. A direção é a função
administrativa que envolve o uso de influência para ativar e motivar as pessoas a alcançarem os objetivos
organizacionais. Ela envolve influenciação, comunicação, orientação, motivação e liderança das pessoas para
desempenhar as tarefas essenciais.

3) DIREÇÃO

Deve:

- Dirigir os esforços coletivos para um propósito comum;

- Comunicar e negociar com as pessoas para obter consenso;

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- Orientar as pessoas e obter consonância;

- Liderar as pessoas;

- Motivar as pessoas.

Princípios básicos de direção

Principio da unidade de comando

Principio da Delegação

Principio da Amplitude de controle ou Principio da coordenação

4)Controle

Representa o acompanhamento, a monitoração e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se tudo

está acontecendo de acordo com o planejado, organizado e dirigido.

Está intimamente associada com o planejamento. Ao planejamento cabe definir objetivos a se alcançar; ao controle
cabem as atividades de estabelecer os padrões de desempenho, manter registros de processos e resultados
alcançados (pontos de controle), avaliar resultados e estabelecer as medidas necessárias.

Composto por 4 fases: (Chiavenato)

1)Estabelecimento de padrões ou critérios;

2)Observação do desempenho;

3)Comparação do desempenho com o padrão estabelecido;

4)Ação corretiva para corrigir o desvio entre o desempenho atual e o desempenho esperado.

Características:

-Maleabilidade: possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de alterações nos planos e nas regras.

-Instantaneidade: acusar o mais depressa possível as faltas e os erros verificados.

-Correção: permitir a reparação das faltas e dos erros, evitando-se sua repetição.

Exercícios

1-CESPE 2012 - Da perspectiva do processo organizacional, a etapa do controle implica na

a) decisão sobre os objetivos e a definição de planos para alcançá-los

b) disponibilização de recursos para atingir os objetivos

c) atribuição de autoridade e responsabilidade

d) comunicação e motivação do pessoal

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e) definição de padrões para medir desempenho.

2) FCC 2011 - Entre as funções administrativas no processo organizacional, o controle compreende a

a) emissão de ordens, instruções, comunicação, motivação, liderança e coordenação

b) definição de objetivos, o diagnóstico da situação e um prognóstico a partir das informações diagnosticadas

c) definição de missão, visão, metas estratégicas e cenários prospectivos

d) definição de padrões, avaliação do desempenho, comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação
corretiva.

e) definição de metas, controle de processos, correção de procedimentos e feedback do processo

3- CESPE 2015 - Comparar o desempenho alcançado com o previsto e adotar medidas corretivas são características
do processo de controle.

CULTURA ORGANIZACIONAL

“Conjunto de hábitos e crenças, estabelecidos por normas, valores, atitudes e expectativas, compartilhados entre os
membros da organização.”

Chiavenato

Características

Todo ser humano é dotado de cultura;

Todo ser humano faz parte de algum subsistema cultural

Julgamento de outras culturas, baseado na sua

Relativismo – crenças e atitudes só podem ser compreendidas quando avaliamos o contexto cultural.

Constitui o modo de pensar e agir que existe em uma organização.

Incidencia:

A Cultura Organizacional se expressa:

1) Maneira de executar seus negócios
2) Tratamento a clientes
3) Tratamento a funcionários
4) Grau de autonomia a equipes e colaboradores
5) Grau de lealdade

-Condiciona a administração das pessoas

-Interpreta a realidade organizacional

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- Modelagem para para lidar com questões organizacionais

Aspectos formais e informais

Aspectos formais/abertos

- Estrutura Organizacional

- Títulos, descrições de cargos

- Objetivos e Estratégias

- Tecnologias

- Políticas e diretrizes de pessoal

- Métodos e Procedimentos

- Medidas de produtividade física e financeirax

Aspectos informais/ ocultos

-Padrões de influência/poder

- Percepções e atitudes das pessoas

- Sentimentos e normas de grupos

- Valores/expectativas

- Padrões de interações informais

- Normas grupais

- Relações afetivas

MODELO DE SCHEIN

3 diferentes níveis:

1)Artefatos – coisas ou eventos que nos indiquem visual ou auditivamente características da cultura organizacional.

- Denominado 1 nivel.

- Superficial visível e perceptível.

Ex.: Vestimentas,linguagem ;

2) Valores compartilhados – valores originalmente relevantes que passa a ser importantes.

- Justificativa

3-Pressuposições básicas: Nível íntimo. São as crenças inconscientes, percepções e sentimentos que acabam
por orientar um forma da realização e do dia a dia nas organizações.
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Trata-se de um modelo que tornou-se uma influência para as teorias de Cultura Organizacional.
Baseia-se na idéia de que a Cultura de uma organização existe em três diferentes níveis, sendo eles:
- Artefatos: fatores visíveis
- Normas e valores: valores dos membros da organização
- Pressupostos: crenças, tabus.

CLIMA ORGANIZACIONAL
Está ligado a atmosfera psicológica da empresa
Não é único em toda organização e varia de acordo com o ambiente

É a qualidade ou propriedade do ambiente organizacional percebida ou experimentada pelos participantes

da empresa influenciando seu comportamento.

Características gerais:
- Intangível
- Perceptível
- Tem influência direta na motivação, desempenho e na satisfação

Sofre influências:
- Processo de comunicação
- Fatores motivacionais
- Decisões

- Clima é mutável
- Percepções sobre clima mudam

- Podemos dizer que o clima reflete a cultura organizacional

- Sofre influência de fatores externos

- O clima organizacional não é criado artificialmente.

- Podem existir ações e medidas que o readequem, mas não o determinem

Fatores que podem influenciar no clima

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1) Comunicação
2) Relacionamento
3) Cultura
4) Satisfação/Motivação

Clima inadequado:
- Desmotivação
- Alta Rotatividade
- Baixa produtividade

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