Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Word2 PDF
Word2 PDF
Word2 PDF
PROCESSADOR DE TEXTO
Funcionalidades Avançadas
FORMULÁRIOS .................................................................................................................. 23
MARCAS E NUMERAÇÃO.................................................................................................... 25
A PLICAR M ARCAS A UM T EXTO ............................................................................ 25
T RABALHAR COM N UMERAÇÃO ............................................................................ 25
TABELAS ............................................................................................................................ 27
I NSERÇÃO DE T ABELAS .......................................................................................27
P ERSONALIZAR T ABELAS .....................................................................................27
1
SELECÇÃO E MOVIMENTAÇÃO INTELIGENTES
C ONCEITOS
Um dos primeiros passos para utilizar correctamente o Microsoft Word é seleccionar texto de
forma eficaz. O “arrastar” torna-se, desta forma, um procedimento manual utilizado apenas
em último caso (quando tudo o resto falha ).
Nestes procedimentos utilizamos frequentemente a denominada área de selecção, que se
encontra na margem esquerda do texto, onde o ponteiro do rato se transforma numa seta:
Área de selecção
Outros Atalhos
2
FORMATAÇÕES AVANÇADAS
C ONCEITO
De forma geral, os utilizadores alteram o tipo, o tamanho e os efeitos de letra e pouco mais.
No entanto, o Word disponibiliza uma série de formatações adicionais muito úteis e que fazem
toda a diferença na profissionalização de documentos.
3
PROFISSIONALIZAR DOCUMENTOS
P ROCEDIMENTOS
Passos para visualizar parágrafos incorrectos de um documento
1. Aceder ao separador Base (Home)
2. Clicar no Inspector de documentos - - para visualizar os parágrafos incorrectos
do documento activo
Passos para remover parágrafos incorrectos de um documento
1. Aceder ao separador Base (Home)
2. Na área direita clicar em Substituir (Replace),ou utilizar tecla de atalho Ctrl+U (Ctrl+H)
3. Na área inferior da janela, clicar no botão Mais (More)
4. Clicar em Especial (Special) e seguidamente em Marca de Paragráfo (Paragraph
Mark) – o primeiro da lista
5. Este procedimento coloca o símbolo ^p na área Localizar (FindWhat). No entanto,
precisamos de dois e substituir por um, tal como indicado na imagem seguinte:
Nota– os passos 3 a 5 podem ser eliminados inserindo directamente na área de Localizar (Find)
um acento circunflexo e um p duas vezes (^p^p) e na área inferior colocar um só (^p)
6. Para terminar, clicar em Substituir Tudo (ReplaceAll) quantas vezes necessárias
até o Word repetir o mesmo nº de substituições (0 ou 1 consoante o documento)
4
A PLICAR E STILOS AO D OCUMENTO
C ONCEITO
Para iniciar a formatação de um texto, é fundamental utilizar estilos.Trabalhar com estilos é a
forma mais fácil de formatar rápida e eficazmente documentos.
Um estilo é um conjunto de formatações aplicado a vários textos que se querem com
formatações semelhantes. De forma geral os estilos mais usados são o Normal (o texto
corrido) e os Títulos (título 1, 2 e semelhantes).
P ROCEDIMENTOS
Passos para aplicar Estilos a um texto não formatado
1. Seleccionar todo o documento com triplo clique na área de selecção
2. Limpar a formatação, escolhendo uma das seguintes hipóteses:
Na área dos Estilos clicar sobre o Estilo Normal
No separador Base (Home), clicar sobre Limpar Formatação (Clear Formatting)
3. Aplicar Estilos de títulos:
a) Seleccionar o primeiro título
b) Formatá-lo de acordo com o Nível de título, escolhendo uma das hipóteses:
No separador Base (Home), clicar no botão Mais (More) da área Estilos
(Styles) e clicar sobre o Estilo pretendido
5
g) Ainda com o título seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o botão
direito sobre o estilo correspondente ao título seleccionado (Cabeçalho 1 ou
Heading 1, por exemplo)
h) Clicar em Actualizar X para corresponder à selecção (UpdateX to Match
Selection)
i) Repetir os passos 3 e 4 para todos os títulos e estilos utilizados no documento
Passos para aplicar Estilos a um texto já formatado
1. Seleccionar o primeiro parágrafo de texto corrido
2. Confirmar as formatações ou realizar alteraçõesàs formatações existentes, se
necessário
3. Ainda com o parágrafo seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o botão
direito sobre o Estilo Normal
4. Clicar em Actualizar Normal para corresponder à selecção (Update Normal to
Match Selection)
5. Seleccionar o primeiro título
6. Se necessário, confirmar formatações (nomeadamente o manter com o seguinte)
ou alterar as mesmas
7. Ainda com o título seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o botão
direito sobre o estilo correspondente ao título seleccionado (Cabeçalho 1 ou
Heading 1, por exemplo)
8. Clicar em Actualizar X para corresponder à selecção (UpdateX to Match Selection)
9. Repetir os passos 5a8 para todos os estilos utilizados no documento
P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir números de página
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)
2. Clicar sobre Número de Página (PageNumbers)
3. Posicionar o cursor sobre a indicação da posição onde é pretendido colocar o
número de página (Início, Fim ou Margens)
4. Clicar sobre o número de página pretendido
5. A área de cabeçalho e rodapé ficará activa
6. Seleccionar o número de página e colocar a formatação correcta – mesmo tipo de
letra que o estilo normal, mas dois pontos abaixo a nível de tamanho (ou seja se o
estilo normal é Calibri 12, o número de página ficará Calibri 10 ou 9)
7. Clicar duas vezes na área do texto para fechar a área de cabeçalho e rodapé
6
Passos para inserir cabeçalhos
1. Aceder ao separador Inserir (Insert) / Cabeçalho (Header) /Editar Cabeçalho
(EditHeader)
2. Inserir o texto pretendido
3. Realizar as formatações recomendadas de cabeçalho:
Mesmo tipo de letra que o estilo normal
Tamanho de letra dois pontos abaixo do estilo normal (se o texto está a 12, o
cabeçalho ficará a 10/9)
Alinhado à direita -
P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Índices
1. Aplicar estilos de títulos (procedimento indicado na página nº 6)
2. Aceder ao separador Referências (References) /Indice (Table of contents)
3. Clicar sobre o Índice pretendido
Passos para actualizar Índices
1. Quando se alteram nºs de página e/ou capítulos, é fundamental actualizar o índice
para que evidencie as novas alterações. Existem várias formas de o conseguir:
Direito do rato sobre o Índice Actualizar Campo (Update Field)
Separador Referências (References)/Actualizar Índice (Update Table of
Contents)
No próprio índice, no campo superior esquerdo, Actualizar Índice (Update
Table of Contents)
2. Surgirá a seguinte mensagem:
7
Passos para modificar o aspecto dos Índices
Quando o índice é efectuado nem sempre o seu aspecto corresponde ao pretendido. Neste
caso, e tal como de texto se tratasse, é possível configurar os estilos do índice para a
formatação ser exactamente a pretendida e, desta forma, sempre que criar ou actualizar o
índice, ele assumirá exactamente o aspecto pretendido
1. Aceder ao Painel de Estilos, clicando, no separador Base (Home), sobre a setinha
do canto inferior direito na área de Estilos (Styles)
I NSERIR C APA
C ONCEITO
Em versões anteriores, inserir uma capa num documento era um processo moroso e
complexo. Nesta nova versão é bastante rápido como iremos ver se de seguida.
P ROCEDIMENTOS
Passos para Inserir uma capa
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Folha de Rosto (Cover Page)
2. Clicar sobre a opção pretendida
3. Inserir as informações pretendidas
4. Realizar as alterações desejadas
Passos para Alterar uma capa
1. Realizar os mesmos passos que no procedimento anterior – o Word substitui a
capa anterior pela nova
Passos para Remover uma capa
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Folha de Rosto (Cover Page)
2. Clicar Remover Folha de Rosto Actual (Remove Current Cover Page)
8
TRABALHO COM IMAGENS
I NSERIR I MAGENS
C ONCEITO
Frequentemente é necessário inserir imagens em documentos para ilustrar um conceito, uma
ideia ou, simplesmente, para colocar o logotipo do instituto no documento.
P ROCEDIMENTOS
Passos para Inserir uma Imagem do Ficheiro
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Imagem(Picture)
2. Abrir a Pasta onde está localizada a imagem pretendida
3. Clicar duas vezes sobre a mesma
Passos para Inserir uma Imagem do Clipart
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Clipart(Clipart)
2. No painel que surgiu do lado direito, inserir a palavra que melhor descreve a
imagem pretendida
3. Premir a tecla Enter ou premir o botão Ir (Go)
4. Clicar, nos resultados da procura, na imagem pretendida
F ORMATAR IMAGENS
C ONCEITO
Na nova versão é extremamente fácil formatar imagens graças ao separador específico de
imagem – o Formatar (Format).
P ROCEDIMENTOS
Passos para Remover Fundos de Imagens
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no botão Remover Fundo (Remove Background)
3. Ajustar a área da imagem, arrastando os quadradinhos ou os círculos até apanhar
toda a área pretendida
4. As áreas a rosa são as que não ficarão na imagem final, as áreas que ficarão
assumirão a sua cor normal
5. Clicar no botão Marcar Áreas a Incluir (Mark Areas to Keep) e marca-las fazendo
pequenas linhas sobre todas as áreas que se pretendam manter, mas que estejam
a rosa, para as incluir na imagem final
6. Clicar no botão Marcar Áreas a Remover (Mark Areas to Remove) e marca-las
fazendo pequenas linhas sobre todas as áreas que se pretendam remover, mas
que estejam com cor normal
7. Clicar em Manter alterações (Keep Changes) para ver o resultado final
9
Passos para movimentar livremente Imagens
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no botão Moldar Texto (WrapText) – o cãozinho
3. Seleccionar a opção Em frente ao texto (In Front of Text) para movimentar
livremente a imagem (pode também utilizar-se a opção Justo (Tight) para a
imagem se adaptar ao texto circundante)
Passos para movimentar Imagens
1. Clicar sem largar no meio da imagem
2. Arrastar para o local desejado
Passos para redimensionar Imagens
1. Clicar uma vez em cima da imagem pretendida
2. Arrastar os círculos dos cantos até atingir o tamanho pretendido (neste
procedimento a tecla CTRL dá uma ajuda fabulosa )
Passos para alterar o aspecto geral da imagem
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no na opção pretendida:
Correcções (Corrections) – Permite ajustar Nitidez, Luminosidade e Constraste
Cor (Color) – Permite recolorir a imagem ou definir uma das cores como
transparente
Efeitos Artísticos (Artistic Efects) – Transformam a imagem, aplicando
diferentes efeitos artísticos
Estilos de Imagem (Picture Styles) – Aplicar um estilo de imagem que contem
sombra, novas formas e outros efeitos
Passos para cortar imagens
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o
Formatar (Format)
2. Clicar no botão Recortar (Crop)
3. Ajustar as marcas pretas dos cantos até atingir o tamanho desejado
4. Clicar fora da imagem para terminar o procedimento
10
I NSERIR Í NDICE DE F IGURAS
C ONCEITO
Quando são inseridas imagens, gráficos, tabelas ou outro tipo de objecto pode ser benéfico
acompanha-los do índice respectivo, para que o leitor consiga facilmente aceder aos mesmos.
P ROCEDIMENTOS
Passos para legendar figuras
1. Clicar com o botão direito do rato sobre a imagem, Inserir Legenda (Insert
Caption)
2. Na área do Nome (Label), seleccionar o nome pretendido (se o nome escolhido
não consta da lista, clicar em Novo nome (New Label), inserir o novo nome e
voltar ao início deste ponto)
11
TRABALHO COM REFERÊNCIAS AVANÇADAS
N OTAS DE R ODAPÉ
C ONCEITO
As notas de rodapé são um recurso valioso para transmitir informações adicionais no decorrer
do texto1.
P ROCEDIMENTOS
Passos para Inserir Notas de Rodapé
1. Colocar o cursor no final da palavra onde pretende inserir a nota (pode,
igualmente, seleccionar a palavra com duplo clique)
2. Aceder a Referências (References)/Inserir Nota de Rodapé (Insert Footnote)
3. O cursor ficará automaticamente posicionado de forma a ser possível inserir o
texto pretendido na nota. A numeração é automática
R EFERÊNCIAS C RUZADAS
C ONCEITO
Frequentemente é necessário, num texto, fazer referência a outro texto, título, imagem
presente noutra localização do documento. Quando este procedimento é manual, basta
alterar uma página para ser necessário alterar, uma a uma, estas referências.
Com documentos profissionalizados é possível trabalhar com referências cruzadas automáticas,
que se actualizam quando o ficheiro é aberto ou impresso, poupando horas ao utilizador.
1
As informações geralmente incluem referências bibliográficas, traduções ou indicações de fontes
externas e ficam com este aspecto
12
P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir referências cruzadas
1. Colocar o ponteiro do rato onde é pretendido inserir a referência
2. Separador Referências (References), Referência cruzada (Cross Reference)
3. Na opção Tipo de referência (Type of reference), seleccionar o tipo de referência
pretendido
4. Na opção Inserir referência a (Insert reference to) escolher a opçãopretendida
5. Na secção inferior da janela, clicar sobre o que pretende inserir em cabeçalho ou
rodapé
6. Premir o botão Inserir (Insert)
B IBLIOGRAFIAS
C ONCEITO
Quem passou horas a fazer bibliografias manualmente reconhecerá melhor que ninguémesta
maravilhosa recente aquisição do Microsoft Word – a possibilidade de fazer Bibliografias
automaticamente.
P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Bibliografias automáticas
A. Inserir Fontes
1. Aceder a Separador Referências (References), Inserir Citação (Insert Citation)
2. Clicar em Adicionar Nova Fonte (Add New Source)
3. No Tipo de Fonte(TypeofSource), escolher o tipo mais adequado
4. Preencher as restantes informações e, para terminar, clicar em OK
B. Inserir Citação
1. Aceder a Separador Referências (References), Inserir Citação (Insert Citation)
2. Clicar na fonte que se pretende citar
C. Inserir Bibliografia
1. Seleccionar, no grupo Citações e Bibliografia (Citations & Bibliography), o Estilo
(Style) pretendido para a Bibliografia
2. Clicar no botão Bibliografia (Bibliography)
3. Se pretender uma Bibliografia de todas as fontes inseridas, clicar em Bibliografia
(Bibliography)
4. Se pretender uma Bibliografia apenas das fontes citadas, clicar em Obras Citadas
(Works Cited)
13
UTILIZAR SECÇÕES PARA PERSONALIZAR CABEÇALHOS
C ONCEITO
Quando é pretendido que cada capítulo tenha o seu próprio cabeçalho, muitas vezes criam-se
vários documentos para o conseguir. Com a criação de secções este procedimento torna-se
mais imediato.
Neste caso é fundamental ter em conta que antes das secções convém inserir os números de
página e que a capa, a ser inserida, só pode ser inserida no final deste processo.
P ROCEDIMENTOS
Passos para personalizar cabeçalhos mediante os capítulos
A. Criar Secções
1. Abrir o documento pretendido
2. Aceder a Ver (View), Duas Páginas (Two Pages)
3. Inserir o número de páginas no documento (ver na página nº 7)
4. Colocar o cursor no fim do texto da primeira secção. Exemplo:
B. Personalizar Cabeçalhos
1. Aceder, se necessário, à última página ({Ctrl} + {End})
2. Aceder a Inserir (Insert), Cabeçalho (Header), Editar Cabeçalho (Edit Header) para
activara área de cabeçalho
3. Clicar no último cabeçalho. Repare que tem a indicação Igual ao da secção
anterior (Same as previous):
14
4. Para personalizar os cabeçalhos, é necessário desactivar esta opção. Clicar no
separador Estrutura (Design) – será o último de todos – e desactivar a opção Ligar
ao anterior (Link to previous)
5. A ligação entre este cabeçalho e o anterior foi quebrada, e a indicação Igual ao da
secção anterior (Same as previous) desapareceu
6. Confirmar que a opção Diferente na 1ª Página (Differente on first page) está
inactiva (caso esteja activa, desactive-a)
7. Realizar todos os passos do procedimento B para desligar todas as secções e
passar ao procedimento seguinte
15
IMPRESSÃO EM SÉRIE
P ROCEDIMENTOS
Passos para criar documentos em série
16
5. Clicar, na parte inferior do Painel, na opção Seguinte: Iniciar o documento (Next:
Starting document)
6. O próximo passo será indicar qual o documento principal que deseja utilizar para a
impressão em série, clicando na opção correcta. De forma geral a opção Utilizar o
documento actual (Use the current document) não só está activa como é a que se
pretende
7. Clicar sobre Seguinte: Seleccionar Destinatários (Next: Select recipients) para
avançar para o Passo 3
8. Seleccionar qual a origem de dados que pretende utilizar:
Utilizar uma lista existente (Use an existing list) para utilizar um ficheiro como
origem de dados. Depois clicar em Procurar (Browse) para indicar a localização
da mesma
Seleccionar contactos do Outlook (Select from Outlook contacts) para utilizar
contactos como origem de dados. Depois clique em Escolher a pasta de
contactos (Choose Contacts Folder) para indicar a pasta a utilizar
9. Surgiu automaticamente a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série
(Mail Merge Recipients), onde pode efectuar diversas acções:
Retirar destinatários da lista: desactive as caixas de opção dos destinatários
que pretende excluir
Ordenar a origem de dados: pode ordenar os dados clicando uma vez no
campo pretendido (os dados serão ordenados ascendentemente) ou optar por
uma ordenação por vários campos. Para o conseguir é necessário clicar, na
parte inferior do painel, na opção Ordenar (Sort), especificar os campos de
ordenação, a ordem e clicar em OK
Filtrar a origem de dados: para efectuar uma filtragem simples, clique na seta
ao lado do campo e seleccione uma das opções. Para realizar uma filtragem
avançada, por critérios (por exemplo, seleccionar os clientes que moram em
Lisboa, ou os que têm mais de 18 anos) clique na opção Filtro (Sort), escolha o
campo pelo qual pretende filtrar, seleccione o operador de comparação, insira
o valor pelo qual pretende filtrar e clique sobre OK
Localizar Duplicados: Para se assegurar que a base de dados não contém dados
repetidos é necessário utilizar esta funcionalidade. Basta clicar na opção
Localizar Duplicados (Find Duplicates), que serão indicados todos os dados
duplicados, a existirem
Localizar Destinatário: Pode ser necessário confirmar a existência de um
determinado dado ou consultar as suas informações. Se for o caso pode
utilizar esta funcionalidade, clicando na opção Localizar Destinatário (Find
Recipient), escrevendo o que pretende localizar e indicar o campo em que essa
informação se encontra
10. Quando terminar o passo anterior, clicar em OK e depois em Seguinte: Escrever a
Carta (Next: Write your letter) para avançar para o Passo 4
11. Inserir os campos de série no documento:
a) Colocar o cursor onde pretende inserir o campo
b) Clicar sobre a opção Mais Itens (More Itens), seleccionar o campo e clicar no
botão Inserir (Insert) para o inserir no documento. O nome do campo
aparecerá com aspas duplas («Morada», por exemplo). Pode também fazer
duplo clique em cima do nome do campo que o mesmo é inserido
automaticamente
c) Repetir os dois passos anteriores para todos os outros campos de série
17
12. Clicar sobre a opção Seguinte: Pré-Visualizar as suas cartas (Next: Preview your
letters) para avançar para o Passo 5
13. Pré-visualizar o resultado para cada destinatário fazendo clique sobre os botões
Anterior ( ) e Seguinte ( )
14. Esta fase é a última em que pode realizar alterações ao texto e/ou às formatações
do documento. Use-a bem.
15. Clicar sobre Seguinte: Concluir a Intercalação (Complete the Merge) para avançar
para o Passo 6
16. Criar um documento com todos os resultados, clicando sobre Editar Cartas
Individuais (Edit individual letters) e, de seguida, em OK
17. Guardar os documentos pretendidos
P ROCEDIMENTOS
Passos para enviar emails em série
B. Criar o E-Mail
1. Abrir o Word
2. Escrever o texto para enviar com o E-Mail (se pretender incluir a assinatura é
necessário copiá-la de uma mensagem do Outlook)
3. Aplicar as formatações desejadas (tipo de letra, alinhamentos de texto, espaço
entre linhas)
18
4. Gravar o documento com nome e localização conhecida (Os meus documentos,
por exemplo)
5. No Separador Mailings (Mailings) clicar no botão Iniciar Impressão em Série (Start
Mail Merge), Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard)
6. No painel que surgiu do lado direito, activar a opção Mensagens de correio
electrónico (E-mail messages)
1. Escolher, na parte inferior do painel, a opção Seguinte: Iniciar o documento (Next:
Starting document)
7. Activar a opção Utilizar o documento actual (Use the current document)
8. Escolher a opção Seguinte: Seleccionar Destinatários (Next: Select recipients)
9. Activar a opção Utilizar uma lista existente (Use an existing list) (se existirem já os
contactos nos endereços do Outlook é possível utilizar a opção Seleccionar
contactos do Outlook (Select from Outlook contacts))
10. Clicar na opção Procurar (Browse)
11. Abrir a pasta onde está o documento criado no passo 1, a tabela dos dados a
utilizar, seleccionar o ficheiro criado no passo 1 e clicar no botão Abrir (Open)
12. Irá surgir a janela Destinatários da Impressão em Série (Mail Merge Recipients).
Se pretender retirar algum dos destinatários ou fazer alterações à lista, esta é a
altura indicada (procedimento indicado na página nº 19). Quando tiver terminado
ou pretender prosseguir clique no botão OK
13. Escolher a opção Seguinte: Escrever a mens. c. electr. (Write the Email)
C. Atribuir campos
1. Colocar o cursor onde pretende que seja inserida a primeira informação (Nome,
por exemplo)
2. Clicar na opção Mais Itens (More Itens)
3. Introduzir os campos pretendidos na localização desejada clicando duas vezes no
campo ou seleccionando e escolhendo a opção Inserir (Insert)
4. Repetir os passos anteriores para todas as indicações necessárias (para o Título e
Apelido, por exemplo)
5. Clicar na opção Seguinte, Pré-visualizar as mensagens de correio electrónico
(Preview your e-mail messages)
19
C RIAÇÃO DE E NVELOPES E E TIQUETAS EM S ÉRIE
C ONCEITO
O conceito é o mesmo que anteriormente, criar centenas de envelopes e/ou etiquetas com
informações personalizadas mas com um só passo .
P ROCEDIMENTOS
Passos para criar Envelopes em Série
1. Abrir um documento Novo
2. Iniciar o Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard), opção Envelopes (Envelopes)
3. Clicar sobre Opções de Envelope (Envelope Options) para especificar as
configurações pretendidas:
Escolha o Tamanho de envelope (Envelope Size) do envelope que irá utilizar
No separador Opções de impressão (Printing Options) pode escolher como o
envelope deverá ser inserido para ser impresso
4. Seleccionar a Base de Dados como habitualmente e passar ao passo seguinte
5. Inserir os campos respectivos (assegure-se que o cursor se encontra na caixa de
texto do Destinatário caso contrário irá fazer uma impressão em série no
Remetente) e preencher o Remetente no canto superior esquerdo
6. Pré-Visualizar os resultados e garantir que a formatação e disposição do texto
tanto do Remetente como do Destinatário está como pretendido. Terminar o
processo
Procedimento para fazer impressão em série em etiquetas
1. Abrir um documento Novo
2. Aceder a Mailings (Mailings), botão Iniciar Impressão em Série (Start Mail
Merge);
3. Clicar sobre Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail
Merge Wizard) para abrir o Painel de Tarefas (Task Pane) correspondente
4. Seleccionar Etiquetas (Labels) e fazer clique sobre Seguinte: Iniciar o documento
(Next: Starting document)
5. Clicar sobre Opções de Etiqueta (Label Options) para especificar as configurações
pretendidas:
Escolher os Fornecedores de etiquetas (Label Vendors) que irá utilizar
Indicar qual o Número de produto (Produt Number) das suas etiquetas
(confirme do lado direito se o tamanho que surge indicado é o correcto)
Aceder ao botão Nova etiqueta (New Label) para definir uma nova, caso as
etiquetas que pretenda utilizar não existam na lista disponível
6. Clicar em OK, depois em Seguinte: Seleccionar Destinatários (Next: Select
recipients) e seleccionar os destinatários
7. Clicar sobre Seguinte: Preparar as etiquetas (Arrange your labels)
8. Inserir os campos de impressão em série na primeira etiqueta da página (utilizando
a opção Mais Itens (More items)), a única onde não aparece a informação Registo
seguinte (Next Record)
9. No painel de tarefas, clicar sobre Actualizar todas as etiquetas (Update all labels)
para copiar os campos de impressão em série para as outras etiquetas
20
10. Pré-visualizar o resultado e terminar o processo, guardando ou imprimindo as
etiquetas resultantes da impressão em série
21
MODELOS DO WORD
C ONCEITO
Os Modelos do Word são ferramentas fabulosas na criação de documentos que se usam
frequentemente.
De forma geral, um formulário de pedido de férias ou despesas é alterado n vezes e as
alterações são gravados no documento original.
O Modelo é um tipo de ficheiro especial a partir do qual se criam documentos em branco, com
a estrutura e formatação do Modelo. Desta forma o Modelo é como se fosse o pai de todos os
documentos criados a partir dele, mas nunca é alterado.
A Microsoft disponibiliza vários modelos fantásticos para nossa utilização.
P ROCEDIMENTOS
Passos para abrir um Modelo da Microsoft
1. Abrir o Word, se necessário
2. No canto superior esquerdo, clicar em Ficheiro (File), área Novo (New)
3. No painel que surgiu do lado direito, clicar uma vez numa das seguintes opções:
Modelos de Exemplo (na primeira linha de opções)
Uma das categorias que tenha surgido na área inferior do painel – Calendários, pe
4. Quando encontrar um modelo interessante, basta clicar sobre o mesmo duas
vezes para o Word o abrir ou transferir da Internet
Passos para aceder à Biblioteca de Estilos Online
1. Abrir o site www.Google.pt e pesquisar a expressão Modelos Microsoft
2. Aparecerá logo na primeira opção o site Modelos – Office.com, clique no mesmo
3. No topo da janela clicar em Word
4. Navegar no site até localizar o Modelo pretendido
5. Quando encontrar um Modelo interessante, clicar em Transferir
Passos para Criar um Modelo Personalizado
1. Criar o Documento base e, depois, clicar em Ficheiro (File), Guardar Como (Save
As)
2. Na área Guardar com o tipo (Save as Type), Modelo do Word (Word Template)
3. Dar um novo ao Modelo e indicar a pasta pretendida para o mesmo (pode ser uma
pasta de rede, para vários utilizadores terem acesso ao Modelo
4. Clicar em Guardar (Save) para terminar o procedimento
Passos para criar um Documento com base num Modelo Personalizado
1. Abrir a pasta onde foi guardado o Modelo
2. Clicar 2 vezes em cima do modelo, para abrir um documento igual ao respectivo modelo
Passos para Alterar um Modelo Personalizado
1. Abrir a pasta onde foi guardado o Modelo e clicar em cima do ficheiro do Modelo
com o botão direito do rato, Abrir (Open)
2. Realizar as opções pretendidas, guardar as alterações e fechar o documento
3. Clicar duas vezes em cima do modelo para testar as novas alterações
22
FORMULÁRIOS
C ONCEITO
Os formulários são uma ferramenta do Microsoft Word que nos permite criar documentos em
que os utilizadores podem inserir informações pessoais ou outras, evitando o preenchimento
em papel e o tratamento moroso do mesmo, uma vez que as informações podem ser copiadas
directamente para uma tabela para serem tratadas.
Existem dois tipos de formulários – os formulários Clássicos e os formulários Modernos. A
tabela seguinte exemplifica as vantagens de um e de outro:
P ROCEDIMENTOS
Passos para activar o separador Programador
1. Direito do rato no nome de um separador, o Base (Home), por exemplo
2. Personalizar o Friso (Customize the Ribbon)
3. Na área do lado direito, activar a cruzinha do Programador (Developer)
4. Clique sobre o botão pretendido e, depois, em OK
Passos para criar um “Formulário Moderno”
1. Abrir o Word, se necessário
2. Inserir os títulos das informações que irão constar no formulário (Nome, Contacto,
Género, etc)
3. Posicionar o ponteiro do rato à frente da primeira informação inserida no ponto
anterior
4. Aceder ao separador Programador (Developer)
5. Na área de controlos, clicar sobre o tipo de controlo pretendido:
23
Passos para criar um “Formulário Clássico”
1. Abrir o Word, se necessário
2. Inserir os títulos das informações que irão constar no formulário (Nome, Contacto,
Género, etc)
3. Posicionar o ponteiro do rato à frente da primeira informação inserida no ponto
anterior
4. Aceder ao separador Programador (Developer)
5. Clicar no botão Ferramentas Legadas (Legacy Tools) -
6. Na área de controlos, clicar sobre o tipo de controlo pretendido:
Para inserir texto simples, clicar em
24
MARCAS E NUMERAÇÃO
P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Marcas e numeração
1. Seleccionar o texto que irá conter as Marcas ou Numeração
2. No separador Base (Home), clicar na setinha do botão Marcas (Bullets) -
3. Clicar sobre a marca pretendida ou, em alternativa, clicar em Definir Nova Marca
de Lista (Define New Bullet) para inserir uma Imagem (Picture) ou Símbolo
(Symbol)
Passos para parar ou interromper as Marcas e numeração
1. Seleccionar o texto ao qual se pretende retirar a numeração
2. Clicar sobre o botão Marcas (Bullets) -
P ROCEDIMENTOS
Passos para inserir Numeração Simples em texto
1. Seleccionar o texto que irá conter as Marcas ou Numeração
2. No separador Base (Home) clicar na setinha da opção Numeração (Numbering)
25
Utilizar as teclas de atalho Tab (por cima do CapsLock) para aumentar avanço e
Shift + Tab para diminuir o avanço
Passos para parar ou interromper a numeração
1. Seleccionar o texto ao qual se pretende retirar a numeração
2. Clicar sobre o botão activo da área de numeração ( ou )
Passos para, após um intervalo, continuar a Numeração (Simples ou Destacada)
anteriormente utilizada
1. Seleccionar o texto que contém a primeira numeração
2. Copiar a formatação do mesmo, utilizando uma das seguintes alternativas:
Clicar duas vezes no Pincel de Formatação (Format Painter), localizado no
Separador Base (Home)
Premir a combinação de teclas CTRL + SHIFT + C
3. Seleccionar o texto que irá continuar a numeração seguinte, o que está depois do
intervalo de texto
4. Colar a formatação ao mesmo, utilizando uma das seguintes alternativas:
Passar com o Pincel de Formatação (Format Painter) por cima do texto (o
ideal é utilizar a área de selecção)
Premir a combinação de teclas CTRL + SHIFT + V
5. Premir a tecla ESC para apagar a formatação da memória
Passos para reiniciar uma Numeração (Simples ou Destacada)
1. Localizar no documento uma numeração que esteja incorrecta:
2. Clicar com o botão direito sobre o número que deseja que recomece como
número 1 ou A
3. Escolher a opção Reiniciar em 1 (Restart at 1)
26
TABELAS
C ONCEITO
Para apresentar determinados dados, a tabela é sem dúvida a melhor opção. De facto o Excel é
o melhor programa para a conseguir, mas o Microsoft Word também permite a inserção,
alteração e configuração de tabelas de forma bastante intuitiva.
I NSERÇÃO DE T ABELAS
P ROCEDIMENTO
Passos para inserir Tabelas
1. Colocar o cursor onde pretende inserir a tabela
2. No separador Inserir (Insert), clicar sobre o botão Tabela (Table)
3. Movimentar o ponteiro do rato nos quadrados da grelha (cada quadradinho
representa uma célula) até ao número de colunas e linhas desejadas (a indicação
5x3, por exemplo, indica que a sua tabela irá ter 5 colunas e 3 linhas)
4. Quando surgir a indicação de colunas e linhas que pretende, clicar uma vez com o
botão esquerdo do rato
5. Inserir os dados pretendidos na tabela
Nota: Pode explorar a opção Tabelas Rápidas (Quick Tables) que lhe permite inserir tabelas já
pré-formatadas com dados inseridos, utilizados em situações específicas (calendários, listas de
itens, entre outras).
P ERSONALIZAR T ABELAS
P ROCEDIMENTOS
Técnicas para seleccionar Tabelas e seus Constituintes
Seleccionar Procedimento
Clicar no canto inferior esquerdo da célula, onde o ponteiro do rato assume a
Uma célula forma de seta negra na diagonal a apontar para o canto superior direito ( ).
Clicar na área de selecção à esquerda da linha, onde o ponteiro do rato assume a
Uma linha forma de uma seta a apontar para a direita
Clicar na grelha no topo da coluna, onde o cursor do rato se transforma numa
Uma coluna seta negra a apontar para baixo ( )
Clicar no quadrado que aparece no quadrado superior esquerdo da tabela ( ),
Toda a tabela
onde o ponteiro do rato assume a forma duma seta quádrupla
27
Seleccionar Procedimento
Um grupo de Clicar na primeira célula e arrastar até seleccionar todas as células pretendidas
células
Com o ponteiro do rato na margem esquerda, clicar e arrastar até seleccionar
Várias linhas todas as linhas pretendidas.
Com o ponteiro do rato por cima das colunas, clicar e arrastar até seleccionar
Várias colunas todas as colunas pretendidas.
28
3. Definir a nova altura na caixa correspondente, usando as setas ou escrevendo
directamente o valor:
Passos para redimensionar largura de colunas
1. Seleccionar a(s) coluna(s) às quais pretende definir um nova largura
2. Aceder ao separador Esquema (Layout) ao grupo Tamanho da Célula (Cell Size)
3. Definir a nova largura na caixa correspondente, usando as setas ou escrevendo
directamente o valor:
Passos para ajustar a tabela ao tamanho da janela
1. Colocar o cursor na tabela
2. Aceder ao separador Esquema (Layout), grupo Tamanho da Célula (Cell Size),
botão Ajuste Automático (AutoFit)
3. Clicar sobre Ajuste Automático ao Conteúdo (AutoFit Contents), para ajustar a tabela
aos seus conteúdos
4. Clicar sobre Ajuste Automático à Janela (AutoFit Window), para ajustar a tabela à
janela
29
2. Aceder ao final do separador Esquema (Layout), botão Repetir Cols. Cabeçalho
(Repeat Header Rows)
30
JUNTAR VÁRIOS DOCUMENTOS
C ONCEITO
Quando nos cabe a tarefa de juntar vários documentos, provenientes de diferentes fontes, a
possibilidade de os mesmos estarem “profissionalizados” é praticamente nula.
Ainda assim é possível, com a técnica que iremos analisar de seguida, tornar este
procedimento o menos moroso possível.
P ROCEDIMENTO
Passos para juntar vários documentos
1. Abrir o primeiro documento
2. Modificar, se necessário os estilos
3. Guardar o documento principal
4. Abrir o segundo documento a inserir no primeiro
5. Seleccionar todo o segundo documento com triplo clique na área de selecção
6. Copiar
7. Voltar ao documento inicial, CTRL + End para ir ao final do documento
8. Colar o texto do outro documento
9. No canto inferior da colagem, clicar em , que vai permitir aceder às
opções de colagem:
10. Clicar na última opção - - Manter Apenas o Texto (Keep Text Only)
11. Realizar os passo 4 a 10 para todos os documentos a juntar
12. Com todos os textos juntos, retirar paragrafos incorrectos
13. Aplicar os estilos de títulos
14. Fazer indice
15. Inserir Capa
16. Definir os retoques finais
31
PROTEGER DOCUMENTOS
Apesar de ser prática comum converter ficheiros do Word para PDF para garantir a segurança
dos mesmos, a verdade é que existem na Internet variados softwares que convertem PDFs
para Word, mesmo estando protegidos.
Nesse sentido é muitas vezes aconselhável enviar o documento em Word protegido com
palavra passe. Desta forma, o destinatário só conseguirá abrir, ler e imprimir o documento não
sendo sequer possível seleccionar uma única palavra.
3. Inserir a palavra passe pretendida na área Palavra passe para modificar (Password
to modify) e activar Recomendada só a leitura (Read Only recommended)
4. Repetir a palavra passe inserida
5. Premir OK para terminar o procedimento
32