B 2016 - COLUNA 311 - TRABALHO ACUMULADO E CRESCIMENTO

POR JANAINA FERREIRA

“Minha empresa demitiu 30% dos funcionários do meu setor. Achei que teria chances
para crescer, mas o trabalho acumulou e não estou conseguindo dar resultados. Ou
entrego as coisas no prazo ou faço direito. Como posso tirar proveito disso e crescer?”
Mariana, Tijuca

Rio - Você está sempre apressado, ocupado e pensa que isso é ser produtivo? Essa visão
pode estar equivocada. Para crescer profissionalmente é preciso organizar o trabalho, entregar
no prazo e não perder a qualidade. Veja algumas dicas para tirar proveito do gerenciamento do
tempo.

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Olá Mariana! Se você usa a maior parte do tempo resolvendo urgências, tem tarefas atrasadas
e quer tirar proveito dessa situação, a solução é gerenciar o tempo. Comece fazendo uma lista
priorizando suas atividades - classificando-as em urgentes ou importantes e definindo uma
ordem para elas.

Atividades urgentes são aquelas que têm prazo para serem cumpridas. Elas interrompem as
tarefas importantes e são danosas à produtividade, mas precisam ser executadas
imediatamente. Por exemplo, atender ao telefone.

Atividades importantes são essenciais, mas não têm prazo para entrega. São elas que
produzem resultados de valor para a empresa e para o profissional. Por exemplo, analisar o
relatório de vendas e fazer planejamento.

Em média, dedicamos apenas 30% do nosso tempo para atividades importantes, quando
deveríamos dedicar pelo menos 70%, pois elas agregam valor à empresa, trazem aprendizado
e resultados profissionais para quem as executa.

Mas como manter as urgências em um patamar de controle? Procure antever e incluir no

planejamento aquelas que se repetem.

E livre-se das “falsas” urgências: reuniões desnecessárias, mau uso de e-mails, etc. Trabalhe
com o e-mail fechado e abra a caixa de entrada quatro vezes ao dia, em horários fixos e pré-
estabelecidos. Esse hábito ajuda a economizar até 30% de tempo.

Também prefira resolver e alinhar problemas pessoalmente ou por telefone, usando o e-mail
apenas para registrar em poucas linhas o que foi acordado, se necessário.

No início, você precisará fazer um esforço para cumprir a distribuição do seu tempo total de
trabalho entre tarefas importantes e urgentes, mas valerá a pena!
Janaina Ferreira é coach e professora do Ibmec