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1. Introdução
O mercado cada vez mais competitivo está impactando na redução da margem de lucro das
empresas. Esta redução ocorre para atender às exigências do cliente, gerando assim, a
necessidade de altos investimentos no nível de serviço oferecido. Estes investimentos,
normalmente não são revertidos em receita, portanto acarretam aumento de despesas. Outro
fator que causa esta redução do lucro é que para a empresa continuar competitiva deve reduzir
seu preço para igualar-se aos que são praticados no mercado.
Esta redução da margem de lucro faz com que pequenos detalhes como otimização dos
recursos disponíveis, gestão de materiais, diminuição do tempo de ciclo, redução de
movimentações e eficiência produtiva, se tornem fatores importantes para o sucesso da
empresa, por isto estes detalhes passaram a ter atenção especial por parte da gestão da
produção e processo.
A gestão da produção e processo, portanto, ganharam importância não só nas empresas de
grande porte, mas também de médio e pequeno. Os empresários passaram a enxergá-las como
investimentos em informações para tomada de decisão e não mais como despesas
desnecessárias, Vollmann (2006) menciona que a preocupação com o Planejamento e
Controle da Produção (PCP) tem uma presença maior nas grandes empresas.
Neste trabalho observou-se a necessidade de uma pequena empresa em realizar uma boa
gestão da produção sem realizar grandes investimentos. O artigo comprova que é possível
realizá-la com a fusão entre dois softwares (Excel e MS Project), com baixa relação custo x
benefício para a empresa, porque são softwares de fácil aquisição, baixo custo de manutenção
e com resultado satisfatório no desempenho das atividades do PCP.
Desse modo, este artigo teve como objetivo propor a implantação de um sistema de PCP em
Excel integrado com o MS Project a fim de realizar uma gestão da produção eficiente sem
grandes investimentos.
1. Revisão teórica
1.1. Planejamento e controle da produção (PCP)
O PCP tornou-se um dos setores importantes dentro de uma organização. Segundo Vollmann
et al. (2006), muitas empresas perderam grandes oportunidades por não ter um PCP bem
estruturado capaz de responder rapidamente as mudanças de cenários.
O sistema de PCP tem como objetivo principal gerenciar todos os fluxos de materiais e a
utilização de recursos (equipamentos e pessoas), respondendo as necessidades do cliente com
base na capacidade produtiva da empresa, dos fornecedores e até mesmo dos clientes
(VOLLMANN et al., 2006).
O PCP exerce suas atividades em todos os níveis hierárquicos: curto, médio e longo prazo. O
período de longo prazo está mais voltado para a estratégia da empresa através do
planejamento estratégico da produção, baseado na estimativa de vendas e nas disponibilidades
de recursos financeiros e produtivos, neste ponto o planejamento é realizado nas famílias de
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produtos. No âmbito de médio prazo o PCP atua através do Plano Mestre de Produção (PMP),
neste ponto, o planejamento já é bem mais detalhado com base nas previsões de vendas e nos
pedidos já confirmados e considerando os produtos finais. No curto prazo é realizada a
programação da produção, administração dos estoques, sequenciamento, emitindo e liberando
as ordens de compras, fabricação e montagem, assim como o acompanhamento e controle da
produção e gerando o relatório de avaliação e desempenho. (TUBINO, 2007)
O PCP trabalha em todos os níveis recebendo informações de diversas áreas da empresa e
transformando-as em relatórios, planejamento ou ordens. Conforme demonstra a Figura 1, o
marketing informa a previsão das vendas e os pedidos em carteira, sendo utilizados no
planejamento como a previsão de demanda.
A previsão de demanda é definida por Tubino (2007) como a principal informação empregada
na elaboração das atividades de planejamento e controle. A Engenharia de produtos fornece a
estrutura do produto (lista de materiais, desenhos, modificações) utilizada para a “explosão”
do produto no planejamento das necessidades de materiais. A Engenharia de processos
informa os roteiros de produção e seus lead times para realizar a alocação de cada tarefa em
seu recurso necessário considerando a sua capacidade. O setor de qualidade transmite o índice
de refugo, para que o PCP no planejamento considere a quantidade de perda durante o
processo. A manutenção informa os planos de manutenção, a disponibilidade e confiabilidade
dos equipamentos para programar as possíveis paradas previstas na produção e também a
devida atenção em relação à parada para quebra de equipamentos e, por fim, os suprimentos
definem os lead times dos fornecedores para que o PCP possa realizar as ordens de compra
garantindo que o material requerido esteja no momento necessário de sua utilização.
Figura 1 - Fluxo de informações PCP. Fonte: Integração, flexibilidade e qualidade: os caminhos para um novo
paradigma. Fonte: Martins e Sacomano (1994)
1.2. Planejamento
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Esta é uma das etapas do PCP mais complicadas porque exige alinhar diversas informações de
recursos variados, com capacidades produtivas diferentes e o pessoal com habilidades
distintas. Neste ponto de alinhar estas informações, que Excel fica limitado e o MS Project
consegue suprir estas limitações com competência (SLACK et al., 2009)
Essa complexidade da programação da produção é citada por Slack et al. (2009) sendo que o
número de possíveis configurações da produção aumenta rapidamente à medida que o número
de atividades e processos aumentam, explicando de forma genérica para n trabalhos há n!(n
fatorial) maneiras diferentes de configuração da produção.
Conforme Fuchigami (2005), a natureza combinatória da programação é a primeira
característica que a torna uma das atividades mais difíceis do PCP, porque o número de
soluções possíveis cresce quando aumenta a variedade de tarefas, operações ou máquina.
A melhor utilização dos recursos é determinada durante a programação, portanto ela é um dos
principais fatores responsáveis pelo desempenho da empresa, uma boa programação significa
que todos os recursos disponíveis na empresa estão sendo utilizado de forma eficiente,
conforme afirma Stevenson (2001) uma programação bem elaborada gera uma vantagem
competitiva, enquanto uma programação malfeita gera uma desvantagem competitiva.
Um dos principais pontos da programação é a administração do estoque e é definido por
Tubino (2007) como o planejamento e controle de todos os itens de produtos da empresa,
matéria-prima, insumos, produtos em elaboração e produtos acabados, assim como definir o
tamanho do lote e a forma de reposição do estoque. A administração do estoque é importante
para programação a fim de garantir que não ocorra nenhuma parada do recurso por falta de
material a ser processado.
No sequenciamento da programação é determinada qual tarefa deve iniciar primeiro na
máquina ou no centro trabalho. Os critérios deste sequenciamento variam conforme a política
da empresa e seu segmento. Existem diversos critérios, citados por Chase et al. (2006) como:
FCFS (first come, first served): Primeira tarefa que entra, primeiro a ser
atendida/executada;
SOT (shortest operating time): Executar primeiro a tarefa com o menor tempo de
operação;
DDATE (due date – earlist due date first): Executar primeiro a tarefa com data de
entrega mais próxima;
STR (slack time remaining): Executar primeiro a tarefa com folga mais curta;
STR/OP (slack time remaining per operation): São executados primeiro a tarefa com o
tempo de folga mais curto por números de operações;
CR (critical ration): A tarefa com a menor razão crítica é executada primeira;
LCFS (last come, first served): Última tarefa que entra, primeira a ser
atendido/executada e
Ordem Aleatória: O supervisor e/ou operador escolhe qual tarefa executar primeiro.
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decisões em relação ao processo fabril era baseada na experiência do diretor e não nas
informações da real situação da indústria.
2ª Fase:
Na segunda fase foi realizado o desenvolvimento do sistema Excel com MS Project. Foi
desenvolvido o sistema baseado na literatura buscando adequar as particularidades da empresa
Durante o desenvolvimento deste sistema em Excel, pode-se notar algumas limitações nas
suas funções, principalmente na complexidade de realizar a programação, no momento de
organizar as tarefas levando em consideração diversas informações tais como a capacidade
produtiva, predecessores, disponibilidade do recurso, tempo de entrega, entre outros. O MS
Project, além de suprir estas limitações, oferece também diversos outros recursos como
gráficos e relatórios que permitem ao programador verificar a situação atual da programação,
identificar possíveis problemas futuros e tomar decisões de ajustes na configuração da
produção.
3ª Fase:
Na terceira fase foi proposta a implantação do sistema de PCP em Excel integrado com o MS
Project. Fez-se a implantação do sistema e posteriormente foram coletadas as informações
através dos formulários e relatórios e a análise destas informações de forma estatística.
A programação é iniciada no Excel que realiza a explosão dos processos produtivos, gerando
tarefas a serem realizadas em cada recurso e com padronização para exportar para o MS
Project. O Excel tem bastante facilidade para gerar estas tarefas na primeira etapa da
programação, tendo em vista que é um software desenvolvido pela Microsoft para o sistema
operacional Windows e é uma ferramenta de planilha eletrônica com diversas funções para
cálculo. Porém, na segunda etapa da programação, que consiste nas organizações das tarefas
determinando o momento inicial e final de cada uma, ele tem muitas limitações quando se
trata de alinhar as várias tarefas em conjuntos e alocadas em diversos recursos e suas
restrições.
A complexidade de informações a serem consideradas e os cálculos que devem ser
executados, tornam a utilização do Excel muito difícil e o resultado não muito satisfatório.
Neste ponto, a integração com o MS Project é necessária, importando as tarefas a programar
que foram geradas pelo Excel.
O MS Project é um software também desenvolvido pela Microsoft com o objetivo de
gerenciar um projeto, realizar um planejamento, controlar o progresso e custos do projeto.
Existem diversos recursos, tais como os relatórios e gráficos que permitem realizar este
gerenciamento.
No MS Project, o programador tem condições de redistribuir os recursos através de uma
função do programa de forma automática, que leva em consideração a disponibilidade de hora
de cada recurso, assim como a predecessora de cada tarefa e suas prioridades. O programa
fornece também diversas funções como relatório da utilização dos recursos que permite
visualizar os gargalos, caminhos críticos e recursos ociosos, inclusive simular de forma fácil
qual o impacto na programação, caso os recursos gargalos façam horas extras ou acréscimo de
um turno.
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Figura 2 – Informação das OP´s no MS Project. Fonte: Sistema Excel com MS Project
O gráfico de Gantt permite uma visão de toda a programação com resumo das informações de
cada tarefa e pode-se observar quando um recurso fica ocioso aguardando material para
processar ou qual é o recurso que está atrasando toda a programação. No relatório “Uso da
Tarefa”, é possível analisar em cada recurso qual o tempo de cada tarefa e seu custo.
Nesta etapa da programação, o MS Project realiza todas estas funções de forma muita mais
fácil e prática do que o Excel. O programador pode realizar a programação com uma gama
maior de ferramentas e informações na tomada de decisão de priorização de cada tarefa a ser
produzida, com aumento de disponibilidade de recursos, além de simular facilmente várias
configurações da linha de produção.
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3. Considerações finais
O trabalho demonstra a importância de realizar uma gestão da produção eficiente e que o
sucesso da empresa está ligado diretamente a esta gestão, isto porque atua em todos os
âmbitos da empresa: estratégico, tático e operacional.
Neste trabalho, ficou comprovado que se pode realizar uma gestão da produção eficiente sem
grandes investimentos, utilizando uma fusão entre dois softwares como Excel e MS Project de
custos baixos. No estudo de caso, a empresa FASE necessitou investir no software MS
Project, tendo em vista que o Excel veio instalado na compra de todos os computadores.
O custo x benefício alcançado foi satisfatório porque sem realizar grandes investimentos o
diretor da empresa tem, após a implantação, informações para a tomada de decisão, além é
claro da otimização de todos os seus recursos, diminuindo assim os seus custos, tornando a
empresa mais competitiva no mercado.
Ficou evidente que somente o sistema não é garantia para o sucesso da empresa, pois apenas
dá suporte ao gerenciamento da produção, depende muito da equipe responsável pela
manipulação do sistema e das decisões tomadas.
Analisando que o sistema atingiu o primeiro objetivo, realizar a programação e o controle da
produção, existe outras possibilidades de melhorias:
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Referências
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