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DocuWare versão 6.6

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2
Conteúdo
1 Armazenamento de documentos 5
1.1 Digitalização e armazenamento ........................................................................ 5
1.1.1 PaperScan para Android .............................................................................................5
1.1.2 Exibir o número de páginas de documentos existentes na bandeja de documentos .5
1.1.3 Detectar documentos na bandeja de documentos usando o nome do documento ....6
1.1.4 Fornecer dados de índice no formato DocuWare Control ...........................................6

1.2 Imprimir e armazenar ......................................................................................... 7

1.2.1 Executar uma configuração do DocuWare Printer através do título do pedido ..........7
1.2.2 Comando “DocumentTray” alternativo do DocuWare Control .....................................7

1.3 Da bandeja de documentos ............................................................................... 7

1.3.1 Arquive de forma conveniente os documentos na mesma forma ...............................7
1.3.2 Ler códigos de barra com o One Click Indexing .........................................................8

1.4 Gestão de e-mail ................................................................................................ 9

1.4.1 Salvar o e-mail original ................................................................................................9
1.4.2 Segurança: Desativar o download automático de imagens ........................................9
1.4.3 Anexar um documento em um e-mail com o DocuWare Control ..............................10

2 Localizar e exibir documentos 11

2.1 Salvar pesquisas individuais .......................................................................... 11
2.2 Acesso mais rápido as pesquisas recentes ................................................... 12
2.3 Listas na visualização de texto ....................................................................... 12
2.4 Adaptar a lista de resultados para seus requisitos ....................................... 13
2.5 Classificar a lista de resultados por diversas colunas .................................. 13
2.6 Exibir de forma conveniente os documentos associados ............................ 14
2.7 Aprimoramento de imagem ............................................................................. 14
3 Fluxo de trabalho 15
3.1 Verificar, editar e liberar documentos ad hoc ................................................ 15
3.1.1 Carimbar com eficiência múltiplos documentos ........................................................15
3.1.2 Número de tarefas sempre na exibição .....................................................................15
3.1.3 Copiar o texto do documento texto para a área de transferência .............................16
3.1.4 Mesclar anotações .....................................................................................................16
3.1.5 Carimbo protegido por senha ....................................................................................17
3.1.6 Linhas à mão livre ......................................................................................................17

3
 3.2 Controlar processos administrativos complexos de forma profissional ..... 18
3.2.1 Configurar automaticamente o carimbo com decisões de formulário .......................18
3.2.2 Usar valores de índice em etapas automáticas.........................................................18
3.2.3 Preencher automaticamente com dados os campos de índice.................................19
3.2.4 Maior flexibilidade ao atribuir tarefas .........................................................................19
3.2.5 Definir horário de trabalho individual para sua organização .....................................19
3.2.6 Abrir tarefas a partir de notificações por e-mail .........................................................20
3.2.7 Integração de URL para listas de tarefas ..................................................................20
3.2.8 ID do usuário para atividades automáticas ...............................................................20

4 Novos recursos e aprimoramentos adicionais 21

4.1 Gerenciar o DocuWare..................................................................................... 21
4.1.1 Atualização segura através de simulação prévia ......................................................21
4.1.2 Bloquear tipos de arquivos potencialmente perigosos ..............................................21
4.1.3 Gerenciar de forma conveniente a organização e o sistema ....................................22
4.1.4 Conexão otimizada do Workflow Designer ................................................................22

4.2 Aprimoramentos no grau de utilização .......................................................... 23

4.2.1 Configurar o Intelligent Indexing – tornado mais fácil ...............................................23
4.2.2 Fácil classificação de elementos no DocuWare ........................................................24
4.2.3 Anexe um documento em um documento existente usando arrastar e soltar ..........24
4.2.4 Chamar o Scan App diretamente da bandeja de documentos..................................24
4.2.5 Fácil exibição das alterações de entradas de índice para o documento ..................25
4.2.6 Entrada ainda mais fácil no DocuWare para sistemas pequenos .............................25
4.2.7 Criar configurações de importação e impressão a partir do documento ...................25
4.2.8 Importar pedidos: Interface otimizada .......................................................................26
4.2.9 Abrir diretamente as configurações de digitalização otimizadas...............................27
4.2.10 Estabelecer uma conexão mais rápido ..................................................................27
4.2.11 Melhor detecção de códigos de barra para formatos mistos de retrato e
paisagem 28
4.2.12 Acesso mais rápido aos e-mails arquivados ..........................................................28
4.2.13 Trabalhar de forma conveniente com o Windows Explorer Client .........................29

4.3 Outras informações ......................................................................................... 30

4.3.1 Mudança para os requisitos do sistema ....................................................................30
4.3.2 Sua linha para a gestão do produto DocuWare ........................................................30
4.3.3 Login de visitante .......................................................................................................31
4.3.4 Separadores para a lista de resultados como um arquivo CSV de acordo com as
configurações regionais ............................................................................................31

4
 Armazenamento de documentos

1 Armazenamento de documentos

1.1 Digitalização e armazenamento

1.1.1 PaperScan para Android
Componente: PaperScan
O Scan app PaperScan gratuito está agora também disponível na versão para Android. O
PaperScan tira a foto automaticamente, assegurando que a digitalização seja facilmente
legível. Os documentos digitalizados podem ser carregados no Google Drive, Dropbox ou
DocuWare.
Aplicação: Documentos reportados imediatamente
O PaperScan é útil, por exemplo, para reportar com facilidade gastos de viagem. Digitalize
suas faturas de hotel diretamente após o check-out e carregue o documento na bandeja da
Contabilidade – é claro que a conexão com o DocuWare é um pré-requisito. Passagens
aéreas, recibo de gastos ou recibos de taxi podem todas ser arquivadas da mesma forma
quando de sua entrada e saída.
Benefícios
Alta qualidade de imagem da digitalização
Alinha as bordas
Recorta automaticamente o fundo
O PaperScan é gratuito

Como usar o PaperScan

O PaperScan pode ser baixado sem custo da PlayStore
(https://play.google.com/store/apps/details?id=com.docuware.android.paperscan) e
instalado em um Google Nexus 4, 5, 7, um Samsung Galaxy S4 GT-I9505, Galaxy S4 SCH-
I545, Galaxy S5 SM-G900F ou um HTC One ou Motorola Moto G xt1032. Inicie o aplicativo
e aponte a câmera para o documento. O aplicativo tira a foto automaticamente. Os arquivos
em formato PDF podem ser carregados para o Dropbox, Google Drive ou DocuWare
apertando apenas um botão.

1.1.2 Exibir o número de páginas de documentos existentes na bandeja

de documentos
Componente: Web Client
Os números de páginas dos documentos individuais são exibidos na vista da tabela da
bandeja de documentos.
Aplicação
Você deseja saber se a separação de páginas foi feita corretamente durante uma
digitalização? É só examinar a vista da tabela para ver quantas páginas o documento tem.
Benefícios
Boa visão geral
Fácil verificação com êxito ao digitalizar com a separação de página

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 Armazenamento de documentos

Como usar a função

Configurações da bandeja de documentos > Vista da tabela

1.1.3 Detectar documentos na bandeja de documentos usando o nome

do documento
Componente: DocuWare Desktop Apps
Para os documentos que você armazena na bandeja de documentos do DocuWare Desktop
Apps, o nome do documento também é exibido. Isso é copiado do campo com o indicador
"Nome do documento”.
Aplicação
Digitalize diversas faturas com o DocuWare Scan que são divididas com códigos de barra e
as importe em sua bandeja de documentos. Os números da fatura, ou seja, os códigos de
barra nas faturas, são exibidos como nomes de documento. Isso permite identificar os
documentos instantaneamente.
Benefícios
Trabalhe mais rápido com o DocuWare Desktop Apps

1.1.4 Fornecer dados de índice no formato DocuWare Control

Componente: Configurações de importação
Você pode agora importar documentos de aplicativos externos de uma forma na qual os
dados de indexação sejam também fornecidos com os documentos como arquivos XML no
formato DocuWare Control.
Aplicação
Seu provedor de serviços de digitalização lhe fornece os arquivos de seus documentos
digitalizados com os dados de indexação.
Você importa os documentos de outros aplicativos, por exemplo, seu ERP.
Benefícios
Armazenamento mais rápido dos documentos
Nenhum esforço necessário para indexar

Como definir a função

Na página “Importar”, você pode encontrar a nova área "Metadados".

Para obter mais informações sobre o formato, consulte o Centro de Conhecimento
DocuWare (http://help.docuware.com/pt/#t60631).

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 Armazenamento de documentos

1.2 Imprimir e armazenar

1.2.1 Executar uma configuração do DocuWare Printer através do título
do pedido
Componente: DocuWare Printer
Como um critério para executar uma configuração, você também pode usar o título do
pedido de impressão. Isso é importante, por exemplo, se você não deseja identificar o
aplicativo de impressão ao imprimir de um aplicativo de 32 bits em um sistema de 64 bits.

Ative a função na etapa “Identificação" da configuração.

Benefícios
Trabalho flexível em diferentes ambientes

1.2.2 Comando “DocumentTray” alternativo do DocuWare Control

Componente: DocuWare Printer
Como uma alternativa ao comando Basket, você também pode selecionar uma bandeja de
documentos de destino com o comando DocumentTray. Para definir a bandeja de
documentos, insira o nome da bandeja de documentos como um valor.
Exemplo de identificador:
<dwControl:DocumentTray name="Inbox"/>

1.3 Da bandeja de documentos

1.3.1 Arquive de forma conveniente os documentos na mesma forma
Componente: Web Client
Caso você tenha uma lista de resultados aberta em uma área de trabalho, e uma bandeja de
documentos na segunda, poderá mover um documento da bandeja de documentos para um
na lista de resultados usando arrastar e soltar. O documento da bandeja de documentos é
então arquivado da mesma forma que o documento na lista de resultados, isto é, no mesmo
gabinete de arquivos com as mesmas palavras de índice.
No entanto, se o documento da bandeja de documentos já tiver palavras índice (por
exemplo, através do DocuWare Import), elas não serão sobrescritas. Somente os campos
de índice vazios são preenchidos de acordo com os documentos na lista de resultados.

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 Armazenamento de documentos

Aplicação
Você arquivou seu catálogo de produtos e gostaria de arquivar uma nova versão. Ele deve
ter as mesmas palavras de índice para que os colegas possam achar o catálogo como
usual. Chame o catálogo antigo na lista e mova o novo catálogo da bandeja de documentos
para a entrada da lista. A caixa de diálogo preenchida é aberta - basta confirmar isso e você
terá completado a tarefa. Se necessário, você pode é claro adaptar o número da versão
caso haja uma na caixa de diálogo de armazenamento.
Benefícios
Indexação consistente tornada fácil
Trabalho intuitivo com arrastar e soltar

1.3.2 Ler códigos de barra com o One Click Indexing

Componente: Web Client
O One Click Indexing pode agora ler códigos de barra e copiá-los como um valor apropriado
na caixa de diálogo de Armazenamento.
Para fazer isso, você precisa da licença do Barcode & Forms, e o código de barras precisa
ter sido processado no DocuWare - por exemplo, ao digitalizar com o aplicativo DocuWare
Scan, e também como DocuWare Import quando todos os tipos de códigos de barra são
lidos de acordo com a configuração.
Aplicação: Usar códigos de barra para o arquivamento manual
Você pode digitalizar seus documentos de entrada com o aplicativo DocuWare Scan para
sua bandeja de documentos para arquivá-los. Se você desejar também usar códigos de
barra que estejam em documentos como valores de índice no DocuWare. Caso existam
diversos códigos de barra no documento, especifique para cada documento quais valores de
códigos de barra devem ser copiados para quais campos de índice.
Benefícios
Basta usar os valores de códigos de barra como entradas de índice
Ler os códigos de barra a despeito das configurações de importação
Selecionar os código de barras a serem usados separadamente

Como usar a função

Visualizador > área Ferramentas > One Click Indexing (ativado durante o
armazenamento por padrão)

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 Armazenamento de documentos

1.4 Gestão de e-mail

1.4.1 Salvar o e-mail original
Componente: Connect to Mail
Os e-mails do Google Mail e Microsoft Exchange podem ser arquivados no DocuWare em
seu formato original EML ou como um PDF.
Aplicação: Arquivar e-mails sem conversão
Se os e-mails forem salvos no formato original EML, eles não precisam ser convertidos. Isso
torna o arquivamento muito mais rápido de um lado, e do outro, exclui os erros ao exibir o e-
mail convertido.
Benefícios
Os e-mail originais são arquivados mais rápido, já que não há a necessidade de
converter
A visualização original do e-mail arquivado é retida

Como definir a função

Se os e-mails são arquivados como originais ou convertidos para PDF, isso é definido no
DocuWare Configuration em Geral > Connect to Mail. As opções EML e PDF estão
disponíveis nos assistentes de configuração de armazenamento.

1.4.2 Segurança: Desativar o download automático de imagens

Componente: Connect to Mail
O administrador do sistema pode definir se as imagens de um e-mail a ser arquivado podem
ser automaticamente baixadas. Por padrão, a função é desativada por questões de
segurança.
Aplicação: Proteja seus funcionários contra e-mails com phishing
Os remetentes de spam podem ocultar imagens em e-mails no formato HTML que são
invisíveis a primeira vista. Se elas forem automaticamente baixadas no arquivamento, o
spambot sabe que o endereço de e-mail está ativo. Há o perigo de que o remetente do
spam possa utilizá-la para phishing, por exemplo. Para prevenir isso, o download automático
de imagens é desativado por padrão no Connect to Mail do DocuWare 6.6.
Benefícios
Proteção contra o rastreamento através de imagens baixadas
Proteção contra e-mails com phishing
Economiza espaço de armazenamento com menos imagens

Como definir a função

O download automático de imagens é desativado por padrão no Connect to Mail. Isso é
exibido nos assistentes de configurações de armazenamento. Os administradores do
DocuWare podem definir o download automático e o tamanho máximo do arquivo e a
duração do download de imagens de e-mails a serem arquivados usando o arquivo
C2mail.settings, que pode ser encontrado no diretório do programa DocuWare > Connect to
Mail.

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 Armazenamento de documentos

1.4.3 Anexar um documento em um e-mail com o DocuWare Control

Componente: DocuWare Printer
Caso você crie um documento com o DocuWare Printer, agora também é possível anexá-lo
a um novo e-mail e enviá-lo usando o comando do DocuWare Control.
Aplicação
Basta escrever o comando de texto invisível “E-mail” na fonte do DocuWare Control em seu
modelo de documento. Ao processar o documento, abra seu cliente de e-mail com o
documento anexado. Você pode então determinar o assunto, conteúdo e o nome do
documento.
Exemplo de identificador:
<dwControl:Email to="receiver@domain.com" subject=”Fatura 321"
attachmentName="invoice321" body=”Prezado cliente,&#10; Por favor encontre em anexo
sua fatura nº 321. Você poderia fazer o favor de pagar a
mesma.&#10;Cordialmente,&#10;The Company" newlineMarker="&#10;" />
Benefícios
Prático para o envio eletrônico de faturas.
O cliente de e-mail é aberto automaticamente

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 Localizar e exibir documentos

2 Localizar e exibir documentos

2.1 Salvar pesquisas individuais

Componentes: Web Client e Task Manager
As pesquisas individuais que você com frequência precisa, agora podem ser salvas para
que estejam disponíveis ao desejar criar uma lista no DocuWare. Salve um link na área de
trabalho ou armazene a pesquisa como um favorito no navegador.
Aplicações
Você precisa de informações de suas listas de preços a todo momento. Para assegurar que
você esteja sempre trabalhando com as versões válidas, não salve os documentos
localmente - sempre execute uma pesquisa por “Lista de preços” e “válida”. Você pode
agora salvar esta pesquisa no DocuWare se preferir como um link na área de trabalho ou
como um favorito em seu navegador. Seja qual for sua opção, basta um clique para acessar
os documentos desejados. Isso economiza tempo de ter que constantemente inserir os
mesmos termos de pesquisa.
Também é prático salvar a pesquisa se os documentos que você precisa processar podem
ser sempre identificados usando palavras de índice específicas. Isso permite criar listas
individuais para sua tarefa. E, mesmo se você continuamente precisa acessar um
documento para atualizar o mesmo, esta função é muito útil.
Benefícios
Os documentos podem ser rapidamente editados na visualização
Acesso mais fácil aos documentos frequentemente necessários
Crie você mesmo listas individuais de documentos

Como usar a função

A despeito de como você deseja salvar a pesquisa, execute primeiro a pesquisa da forma
normal que faria para que possa receber a lista de resultados desejada.
 Salvar uma pesquisa como uma lista no DocuWare
Abrir as configurações da lista de resultados > Salvar a pesquisa atual . A seguir,
insira um nome para esta pesquisa que será listado para as listas.
 Salvar uma pesquisa como um link na área de trabalho
Mova o mouse sobre o ícone do link no título da lista de resultados. O ponteiro do
mouse muda e você pode mover o ícone para a área de trabalho com arrastar e soltar.
 Salvar uma pesquisa como um favorito no navegador
Como acima, use o mouse para exibir o ícone do link e, a seguir, mova o mesmo para
a nova aba em seu navegador com arrastar e soltar. Os resultados da pesquisa serão
exibidos na nova aba. Você pode salvar as mesmas com facilidade, como com qualquer
site, como um favorito no navegador.
Como um pré-requisito para esta função, você precisa de uma licença do Task Manager.

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 Localizar e exibir documentos

2.2 Acesso mais rápido as pesquisas recentes

Componente: Web Client
As últimas cinco pesquisas são automaticamente salvas e podem ser convenientemente
chamadas novamente.
Aplicação
Você precisa com rapidez dos documentos que pesquisou recentemente no gabinete de
arquivos? Então, basta chamar as pesquisas recentes, escolher a apropriada, e seus
documentos estarão lá.
Benefícios
Chamada ainda mais fácil dos documentos necessários
Não há a necessidade de inserir as palavras de pesquisa para um pesquisa recente

Como usar a função

Na navegação principal Pesquisar >Pesquisa recente

2.3 Listas na visualização de texto

Componente: Web Client
Para listas e listas de resultados, há um tipo adicional de exibição, a visualização de texto.
Aqui, adicionalmente a miniatura e o nome do arquivo, a primeira seção do texto que contém
a palavra de pesquisa também é mostrada durante a pesquisa de texto completo. A palavra
de pesquisa também é realçada.
Se você não estiver executando uma pesquisa de texto completo, ao invés da seção de
texto, o início do texto é mostrado.
Aplicação
Use a pesquisa de texto completo para localizar um documento. A nova visualização ajuda
se você deseja identificar o documento pelo contexto textual ao invés de pelas palavras de
índice entre os documentos que coincidem com a pesquisa.
Benefícios
Visualize o conteúdo do documento que já esteja na lista de resultados
Localize os documentos necessários com maior rapidez

Como usar a função

Configurações da lista (de resultados) > Visualização de texto

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 Localizar e exibir documentos

2.4 Adaptar a lista de resultados para seus requisitos

Componente: Web Client
Adapte a lista de resultados com a qual trabalha para suas necessidades individuais para
sempre ter as informações que sejam importantes em sua exibição.
Aplicação
Você trabalha com listas de resultados que têm muitas colunas? Elas são importantes para
seus colegas, mas não para você? Em suas configurações pessoais, basta adaptar a lista
de resultados para seus requisitos, desativar todas as colunas não relevantes, e ordenar as
colunas para que as que são mais importantes para você estejam no início. Isso fornece
uma visão geral mais clara, tornando seu trabalho ainda mais fácil.
Benefícios
Lista de resultados mais clara
Localizar documentos com mais rapidez
Basta adaptar a interface do usuário para os requisitos individuais

Como usar a função

Menu principal > Configurações > Pesquisar > área Lista de resultados > para a lista de
resultados desejada

2.5 Classificar a lista de resultados por diversas colunas

Componente: Web Client
As listas de resultados também podem ser ordenadas por diversas colunas para uma melhor
visão geral.
Aplicação
Você tem uma lista de resultados mais longa que deseja ordenar com precisão, por
exemplo, por cliente, tipo de documento ou data.
Benefícios
Melhor visão geral, principalmente com listas de resultados mais longas
Localize os documentos necessários com maior rapidez

Como definir a função

Ordene a lista de resultados como usual ao clicar no cabeçalho de coluna relevante. Este é
seu primeiro nível de classificação. Para níveis adicionais de classificação, mantenha
pressionada a tecla Shift e, a seguir, clique nos cabeçalhos de coluna desejados.

13
 Localizar e exibir documentos

2.6 Exibir de forma conveniente os documentos

associados
Componente: Web Client
Os documentos vinculados ao documento no momento exibido no visualizador também
podem ser chamados a partir do visualizador.
Aplicação
Você tem uma fatura aberta no visualizador. Usando o link de documentos anteriormente
definido que é exibido na barra de ferramentas do visualizador, abra a estimativa de custo
associada ou a nota de entrega correspondente.
Benefícios
Exibir de forma fácil os documentos associados

Como usar a função

Barra de ferramentas Visualizador > área Links

2.7 Aprimoramento de imagem

Componente: Web Client
O aprimoramento automático da imagem pode ser executado no visualizador, que gira o
documento corretamente e/ou o alinha. Para fazer isso, um novo documento é gerado que
substitui o antigo.
Aplicação
Durante a digitalização um documento é acidentalmente distorcido e é então também
exibido distorcido no visualizador. O aprimoramento da imagem permite que você o
endireite, tornando-o mais fácil de ler.
Benefícios
Os documentos são mais fáceis de ler

Como usar a função

Barra de ferramentas Visualizador > área Exibir > Aprimorar imagem .

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 Fluxo de trabalho

3 Fluxo de trabalho

3.1 Verificar, editar e liberar documentos ad hoc

3.1.1 Carimbar com eficiência múltiplos documentos
Componente: Web Client
Para carimbar, há duas novas opções: exiba o carimbo permanentemente e após carimbar
abra imediatamente o próximo documento da lista atual/bandeja de documentos atual.
Aplicação
Em sua lista, você recebe todas as contas a pagar que envia para os respectivos gerentes
de departamento para liberação ao carimbar. As novas opções ajudam a concluir seu
trabalho mais rápido: assim que você tiver definido um carimbo e ter inserido o gerente de
departamento, o próximo documento na lista é automaticamente aberto e o carimbo estará
imediatamente ativo novamente. Basta inserir o nome do gerente.
Benefícios
Maior eficiência ao trabalhar com um grande número de documentos
Ajuda ao usuário otimizada

Como usar a função

As opções de carimbo são definidas no DocuWare Administration; o usuário do carimbo não
precisa fazer nada.
DocuWare Administration > Geral > Carimbo > Geral >Abrir automaticamente o próximo
documento e Manter o carimbo ativo
Como um pré-requisito para as novas opções, salvar automático o carimbo deve ser ativado.

3.1.2 Número de tarefas sempre na exibição

Componente: Web Client
Todas as listas têm um contador em seu cabeçalho que mostra quantos documentos a lista
contém. Se novos documentos forem adicionados, você pode ver isso imediatamente já que
eles estão marcados em vermelho.
Aplicação
Quando você abre o DocuWare, você pode ver no menu suspenso das listas quantos
documentos suas próprias listas contêm e se novos documentos foram adicionados desde
seu último acesso às listas. Isso ajuda a manter o acompanhamento de suas tarefas atuais.
Benefícios
Visão geral aprimorada das tarefas futuras

Como usar a função

O contador é sempre incluído nos cabeçalhos das listas individuais e também no menu
suspenso das listas.

15
 Fluxo de trabalho

3.1.3 Copiar o texto do documento texto para a área de transferência

Componente: Web Client
Similar ao One Click Indexing, que você usa para transferir texto, números e dados para a
caixa de diálogo de armazenamento, com a nova função é possível copiar o conteúdo do
documento para a área de transferência e continuar a usá-lo em qualquer outro aplicativo.
Aplicação
Você deseja transferir os itens de diversas faturas arquivadas para uma lista. Para fazer
isso, chame as faturas apropriadas do gabinete de arquivos e ative a ferramenta
Visualizador Copiar texto para a área de transferência . Basta mover o mouse sobre as
zonas de texto necessárias; elas são então realçadas em verde e copiadas para a área de
transferência. A seguir, adicione o conteúdo da área de transferência em sua lista.
Mantenha pressionada a tecla Ctrl para também copiar diversas zonas de texto para a área
de transferência de uma só vez.
Benefícios
Transfira com facilidade texto de documento no DocuWare para quaisquer outros
aplicativos

Como usar a função

Barra de ferramentas Visualizador > área Ferramentas > Copiar texto na área de
transferência .
Pré-requisito: Que o Edit & Send App esteja instalado.

3.1.4 Mesclar anotações

Componente: Web Client
Você pode mesclar os níveis de anotação com o documento e desta forma afixar
permanentemente todas as anotações e carimbos no documento. Para fazer isso, um novo
documento é criado que substitui o antigo.
Aplicação
Como parte da aprovação da fatura, a fatura correspondente é processada por diversos
colegas: carimbada, comentada e realçada. Como essas anotações são importantes para
posteriormente rastrear as etapas do processamento da fatura, no final do processo de
aprovação, você pode mesclar as anotações com o documento. Elas são então sempre
vinculadas com o documento e não mais podem ser ocultadas, não importa em qual
programa a fatura é aberta.
Benefícios
Anotações sempre visíveis
Rastrear de forma permanente as etapas

Como usar a função

Barra de ferramentas Visualizador > área Exibir > Mesclar anotações .

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 Fluxo de trabalho

3.1.5 Carimbo protegido por senha

Componente: Web Client
Você tem a opção de integrar uma consulta de senha antes de configurar um carimbo. Para
poder definir o carimbo em um documento, o usuário deve inserir sua senha DocuWare.
Aplicação
Mesmo se não for uma prática padrão em sua empresa de sempre bloquear seu
computador ao deixar sua estação de trabalho, você pode assegurar com a consulta de
senha que somente os usuários autorizados possam definir um determinado carimbo.
Adicionalmente, isso garante que o usuário do DocuWare que inseriu o carimbo é a pessoa
que o definiu. Esta função de segurança é uma opção para carimbos com assinatura, por
exemplo.
Benefícios
Maior segurança, principalmente para processos com base em carimbo

Como usar a função

As opções de carimbo são definidas no DocuWare Administration; ao usuário do carimbo a
senha é automaticamente solicitada.
DocuWare Administration > Geral > Carimbo > Geral >Senha necessária

3.1.6 Linhas à mão livre

Componente: Web Client
Para a anotações em sobreposições, a linha à mão livre está disponível como uma nova
ferramenta. Particularmente em telas de toque, ela pode ser usada para assinar
documentos.
Benefícios
Assinar documentos de forma digital com facilidade
Qualquer forma de linha é possível como anotações

Como usar a função

Barra de ferramentas Visualizador > área Anotações > Linha à mão livre .

17
 Fluxo de trabalho

3.2 Controlar processos administrativos complexos de

forma profissional
3.2.1 Configurar automaticamente o carimbo com decisões de
formulário
Componente: Workflow Manager
Se uma decisão for feita em um formulário, isso também pode ser automaticamente
completado com um carimbo no documento.
Aplicação
Você libera uma fatura no formulário da tarefa ao clicar no botão Aceitar. No mesmo
momento, um carimbo é definido com seu nome, data e a nota “Aceito”.
Benefícios
Prova de processamento ótica no documento de forma única

Como definir a função

Você pode ativar a opção de carimbo automático para cada tarefa em Decisões >
Configurações de carimbo.

3.2.2 Usar valores de índice em etapas automáticas

Componente: Workflow Manager
Para as tarefas, você pode agora atribuir valores de índice para variáveis globais e,
portanto, usar os valores de índice em etapas automáticas.
Aplicação
Na configuração do fluxo de trabalho para solicitações de férias, atribua o valor Armazenado
por para uma variável global. A informação sobre quem armazenou a solicitação relevante
pode ser usada para decidir automaticamente no fluxo de trabalho qual gerente de
departamento deve verificar a solicitação.
Benefícios
Os documentos são processados de forma mais ágil

Onde definir a função

Na caixa de diálogo para a atividade Atribuir dados em Tipo de destino e Detalhes do
destino.

18
 Fluxo de trabalho

3.2.3 Preencher automaticamente com dados os campos de índice

Componente: Workflow Manager
Agora é possível que os dados sejam automaticamente escritos nos campos de índice.
Aplicação
No fluxo de trabalho para as contas a pagar, você também pode salvar o status da fatura
nos dados do índice. Isso permite que os usuários que não fazem parte do fluxo de trabalho
também possam ver o status atual da fatura.
Benefícios
Visualizar em tarefas do fluxo de trabalho, mesmo para usuários que de fato não fazem
parte do fluxo de trabalho

Onde definir a função

Na caixa de diálogo para a atividade Atribuir dados em Tipo de destino e Detalhes do
destino.

3.2.4 Maior flexibilidade ao atribuir tarefas

Componente: Workflow Manager
Agora, uma tarefa também pode ser atribuída com uma variável
 para um usuário, para que uma tarefa vá para um funcionário específico. Por exemplo,
uma solicitação de ausência deve ser enviada ao funcionário que a submeteu após o
processamento pelo gerente do departamento.
 para diversas funções simultaneamente, para que diversas pessoas possam atender a
tarefa.
Benefícios
Maior flexibilidade ao atribuir tarefas

Onde definir a função

Na caixa de diálogo Atividades Atribuir para, Tarefa e Tarefa paralela.

3.2.5 Definir horário de trabalho individual para sua organização

Componente: Workflow Manager
Horário de trabalho individual e feriados públicos e regulamentos de férias podem agora ser
definidos de forma precisa para sua organização.
Aplicação
Por exemplo, você define que o horário de trabalho principal para sua organização é de
08:00 as 17:00 e as férias da empresa ocorrem de 1 a 14 de agosto. Você pode também
definir os feriados públicos que se aplicam à sua região.

19
 Fluxo de trabalho

Benefícios
Tarefas não executadas não expiram em feriados públicos
Nenhuma carga adicional de trabalho para os controladores devido aos prazos sendo
vencidos, por exemplo, devido a feriados públicos

Como definir a função

Você pode descobrir como definir o calendário no DocuWare Administration (veja
"Gerenciar de forma conveniente a organização e o sistema" na página 22).

3.2.6 Abrir tarefas a partir de notificações por e-mail

Componente: Workflow Manager
Você também pode abrir uma tarefa diretamente do e-mail que lhe notifica sobre a tarefa.
Benefícios
Acesso ainda mais rápido as tarefas

3.2.7 Integração de URL para listas de tarefas

Componente: Workflow Manager
A lista de tarefas agora pode ser integrada em cada aplicativo de terceiro por URL.
Aplicação
Finanças pode processar as faturas armazenadas no DocuWare diretamente de dentro do
ERP.
Benefícios
Trabalho mais rápido e fácil
Nenhuma alternância entre diferentes programas necessária

3.2.8 ID do usuário para atividades automáticas

Componente: Workflow Manager
Quando você cria um novo fluxo de trabalho, agora é preciso inserir o nome do usuário e
senha na etapa Geral. Caso sua ID de usuário tenha expirado, as instâncias do fluxo de
trabalho atual em andamento serão interrompidas e você receberá uma tarefa de fluxo de
trabalho para alterar a ID. Uma vez alterada, todas as instâncias continuam.
Para os fluxos de trabalho existentes, o nome de usuário não é necessário já que o gabinete
de arquivos para o qual o nome de usuário seria necessário não é automaticamente
acessado. Caso você altere um fluxo de trabalho existente e deseja publicá-lo novamente,
será solicitado a inserir um nome de usuário e senha.
Benefícios
Também é possível ter atividades automáticas que não requerem a interação com o
usuário (consulte, por exemplo, a nova função “Preencher automaticamente os
campos de índice com dados" (veja "Preencher automaticamente com dados os
campos de índice" na página 19)).

20
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.1 Gerenciar o DocuWare

4.1.1 Atualização segura através de simulação prévia
Componente: Instalação
Como parte de uma atualização, a Instalação do DocuWare fornece a opção de simular uma
atualização. Ela verifica se o banco de dados de seu sistema DocuWare existente pode ser
atualizado com êxito sem alterar o sistema em funcionamento. Se a simulação for concluída
sem percalços, não há nada que impeça uma atualização do sistema bem sucedida.
Benefícios
Maior segurança para atualizações
Evita tempo de parada do sistema

Como usar a função

Assistente de instalação > etapa Simulação de atualização

4.1.2 Bloquear tipos de arquivos potencialmente perigosos

Componente: DocuWare Administration
Os administradores podem bloquear tipos de arquivos potencialmente perigosos para uma
organização, para que eles não possam ser salvos no gabinete de arquivos ou na bandeja
de documentos.
Aplicação: Proteger os funcionários contra malware e vírus
Inicialmente, tipos de arquivos insuspeitos podem ocultar Trojans (Cavalos de Troia). Para
prevenir que estes tipos de malware sejam distribuídos através do gabinete de arquivos, o
DocuWare permite colocar determinados tipos de arquivos em uma lista negra. Por
exemplo, um e-mail com um anexo de arquivo vbs ou exe não pode ser arquivado.
Benefícios
Proteção contra vírus, Trojans (Cavalo de troia) e outras pestes
A listas negras podem ser definidas sem complementos

Como definir a função

Selecione uma lista com os tipos de arquivos a serem bloqueados no DocuWare
Administration em Organização > Geral > Tipos de arquivos restringidos. Uma nova lista de
tipos de arquivos pode ser criada em Organização > Geral > Extensões de arquivo.

21
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.1.3 Gerenciar de forma conveniente a organização e o sistema

Componente: DocuWare Administration
Os novos recursos a seguir simplificam o gerenciamento de organizações e do sistema
DocuWare:
 Ativar o Intelligent Indexing opcional
Ative ou desative o Intelligent Indexing Service para as organizações especificadas. Se
você desativar o Intelligent Indexing Service, seu arquivo XML não é excluído, portanto,
será possível reativar o serviço novamente se necessário. Sistema > Conexões de dados
> Conexões do Intelligent Indexing Service:
 Calendário para o Workflow Manager
Especifique os dias e as horas que podem ser aplicados como horas de trabalho gerais
na organização. Os feriados públicos e as horas livres aqui especificados não são
incluídos no fluxo de trabalho, mas são adicionados ao prazo. Mais informações também
podem ser encontradas em Horário de trabalho para a organização (veja "Definir
horário de trabalho individual para sua organização" na página 19). O horário de
trabalho é definido em Organização > Geral > Calendário
 Caixa de informações também para a estrutura em árvore
A caixa de informações na lista de resultados fornece uma visão geral detalhada dos
dados de índice de documentos individuais. Você também pode fazer alterações nas
entradas de índice na caixa de informações. A caixa de informações agora está
disponível para a visualização em árvore. Uma caixa de informações é adicionada
subsequentemente às visualizações em árvore existentes. Por padrão todos os campos
e os seus valores são visíveis para todos os usuários. Caso seja necessário, os direitos
de usuário deverão ser restritos com Alterar sequência de campo e Visível.
 Login de visitante
Se um usuário do DocuWare estiver aqui ativado como Login de visitante (na página
31), a opção “Conta de visitante” pode ser vista na caixa de diálogo Login do Web Client.
Os logins de visitante não requerem a entrada de um nome de usuário e senha. O
usuário visitante tem todos os direitos do usuário básico do DocuWare. Um usuário
visitante é possível por organização. Organização > Geral > Conexão Web

4.1.4 Conexão otimizada do Workflow Designer

Componente: Workflow Manager
A conexão entre o Workflow Designer e o Workflow Engine Server agora é executada
através do DocuWare Settings Service. Isso cria condições ainda melhores para uma
criptografia SSL segura.

22
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2 Aprimoramentos no grau de utilização

4.2.1 Configurar o Intelligent Indexing – tornado mais fácil
Componente: Intelligent Indexing
Você pode agora gerenciar de forma conveniente o Intelligent Indexing no DocuWare
Configuration.
Não importa o que você deseja definir em relação ao Intelligent Indexing, agora é possível
fazê-lo daqui. Por exemplo:
 Ativar o Intelligent Indexing
 Visualizar a cota utilizada e estender a cota
 Ativar o Intelligent Indexing para bandejas de documentos
 Renomear os tipos de documento para usuários específicos
 Integrar dados de origens externas

A configuração do Intelligent Indexing dentro do DocuWare Configuration

Benefícios
 Configure o Intelligent Indexing de forma rápida e fácil
 Complete a configuração em uma localização central
 Boa visão geral da cota

Como definir a função

DocuWare Configuration > Intelligent Indexing

23
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2.2 Fácil classificação de elementos no DocuWare

Componente: Web Client
Caso você tenha diversas bandejas de documentos abertas em uma área de trabalho, elas
são exibidas como guias. Você pode ordenar essas guias como desejar usando arrastar e
soltar.
A mesma coisa se aplica às múltiplas pesquisas e múltiplas listas.
Benefícios
Adaptar a área de trabalho para os requisitos individuais
Trabalhar de forma intuitiva

Como usar a função

Exiba uma guia ao manter o cursor do mouse sobre seu cabeçalho e, a seguir, mova a
mesma para a posição desejada usando arrastar e soltar.

4.2.3 Anexe um documento em um documento existente usando

arrastar e soltar
Componentes: Web Client, Workflow Manager
Mova um documento de forma intuitiva da bandeja de documentos para um documento na
lista de resultados ou lista de tarefas usando arrastar e soltar para poder anexar este
documento.
Aplicação
Você deseja anexar a nota de entrega em uma fatura que já foi arquivada. Digitalize a nota
de entrega para sua bandeja de documentos. Na segunda área de trabalho no DocuWare,
abra a lista de resultados que contém a fatura. Agora basta mover a nota de entrega para a
fatura correspondente. Caso necessário, você pode então adaptar a ordem na qual os
documentos são anexados.
De forma similar, você pode grampear a nota de entrega associada em uma conta a pagar
que recebeu em uma tarefa do fluxo de trabalho.
Benefícios
 Trabalho intuitivo com arrastar e soltar

4.2.4 Chamar o Scan App diretamente da bandeja de documentos

Componente: Web Client
O DocuWare Scan App agora pode ser convenientemente chamado usando o botão
Digitalizar no topo de cada bandeja de documentos. No Scan App, escolha a configuração
que deseja usar para digitalizar.
Benefícios
Acesso mais rápido ao Scan App

Como usar a função

Topo de cada bandeja de documento > botão Digitalizar ‘

24
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2.5 Fácil exibição das alterações de entradas de índice para o

documento
Componente: Web Client
Agora é possível abrir a caixa de diálogo Informações de um documento arquivado aberto
no visualizador, a partir do próprio visualizador para exibir as entradas de índice e alterá-las
conforme necessário.
Benefícios
As funções podem ser chamadas onde seu trabalho está focado

Como usar a função

Barra de ferramentas Visualizador > área Ferramentas > Editar entradas de índice .

4.2.6 Entrada ainda mais fácil no DocuWare para sistemas pequenos

Componente: Web Client
Se você somente ativou uma ou algumas bandejas de documentos, o nome da bandeja de
documentos é mostrado diretamente na navegação principal ao invés de “Bandejas de
documentos”.
O mesmo acontece para pesquisas e listas onde, ao invés destes dois termos, o nome do
gabinete de arquivos ou lista correspondente é exibido.
Benefícios
Entrada ainda mais fácil no DocuWare
Trabalho intuitivo, especialmente para pequenos sistemas DocuWare

4.2.7 Criar configurações de importação e impressão a partir do

documento
Componente: Web Client
A partir de um documento na bandeja de documentos, você pode iniciar diretamente uma
configuração de importação ou impressão e usar o documento correspondente como um
documento de exemplo para a configuração.
Um pré-requisito para isso é que o documento selecionado deve ser acessado na bandeja
de documentos pelo DocuWare Printer ou usando o DocuWare Import ou o Scan app.
Benefícios
Criar configurações com facilidade
Trabalhar de forma intuitiva

Como usar a função

Menu de contexto para o documento na bandeja de documentos > Para o DocuWare
Printer ou Para o DocuWare Import

25
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2.8 Importar pedidos: Interface otimizada

Componente: DocuWare Import App
A interface do Import app no DocuWare Desktop Apps foi agora projetada para ser ainda
mais amigável ao usuário.

Você pode ver o status de seus pedidos importados nas informações de status. Todos os
botões para iniciar ou parar pedidos podem ser facilmente encontrados no lado direito.
Benefícios
Mais claro e mais prático

26
 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2.9 Abrir diretamente as configurações de digitalização otimizadas

Componente: DocuWare Scan App
As configurações da digitalização podem ser encontradas na página Digitalizar como uma
área suspensa. Se você digitaliza em diversos documentos diferentes, poderá adaptar as
diferentes configurações consideravelmente mais rápido através do novo layout.

Benefícios
Trabalhar mais rápido e de forma mais flexível com o DocuWare Scan

4.2.10 Estabelecer uma conexão mais rápido

Componente: DocuWare Desktop Apps
Se como um novo usuário você abre o DocuWare Desktop Apps e se autentica através do
login do Windows, será estabelecida uma conexão padrão DocuWare para si. Quando você
autentica usando o login do DocuWare, receberá uma mensagem na bandeja do sistema
Windows e poderá inserir o nome de usuário e senha diretamente, sem ter que abrir o
DocuWare.
Benefícios
Trabalhe mais rápido com o DocuWare Desktop Apps

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 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2.11 Melhor detecção de códigos de barra para formatos mistos de

retrato e paisagem
Componentes: DocuWare Printer, Configurações de importação
Para que os códigos de barra sejam melhor detectados, toda a página pode agora ser
sempre usada para a leitura, a despeito de ser um documento no formato retrato ou
paisagem.

No DocuWare Printer, ative a função nas etapas “Separação" e “Indexação" nas

Configurações de importação na etapa “Separação e na guia “Áreas de leitura e âncoras".
Benefícios
Processe documentos com formato misto de retrato e paisagem sem esforço adicional

4.2.12 Acesso mais rápido aos e-mails arquivados

Componente: Connect to Outlook
O DocuWare agora está ainda melhor integrado com o Microsoft Outlook. A interface do
usuário do Connect to Outlook foi otimizada.
Aplicação: Acesso mais rápido ao Connect to Outlook
Para que os e-mails possam ser rapidamente processados durante o trabalho diário no
escritório, a guia Iniciar do Connect to Outlook foi redesenhada. Você pode agora armazenar
diretamente da guia Iniciar e usar a pesquisa rápida sem mudar para a guia DocuWare. O
"Auto Login" faz o login do usuário no DocuWare quando o Outlook for iniciado. A conexão é
agora através do Desktop Apps.
Benefícios
Criar ou alterar as configurações de armazenamento e pesquisa rápida diretamente do
Connect to Outlook
Login automático através do Outlook: Login manual eliminado
A lista de resultados para a pesquisa rápida é diretamente exibida

Como usar a função

As alterações se aplicam ao Connect to Outlook com as versões do Microsoft Outlook 2010,
2013. Você pode acessar a guia ao clicar na pasta "DocuWare” ou diretamente da pasta
Iniciar do Outlook.

Nova guia para o Connect to Outlook: Os botões mais importantes, como o “Configuração,"
Auto-login, Pesquisa rápida e Armazenamento são aqui incorporados.

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 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.2.13 Trabalhar de forma conveniente com o Windows Explorer Client

Componente: Windows Explorer Client
O Windows Explorer Client usa a conexão do DocuWare Desktop Apps. A interface do
Windows Explorer Client também foi otimizada.
Aplicação: Gestão de documentos no ambiente usual
Seus funcionários podem trabalhar no Windows Explorer normalmente com os documentos
arquivados no DocuWare. Com o Windows Explorer Client revisado, isso é ainda melhor:
 Login automático: Quando o Windows Explorer usa a conexão do DocuWare Desktop, o
usuário somente tem de efetuar o login uma vez para o DocuWare.
 Copiar e mover documentos funciona como usual com o Windows Explorer usando
arrastar e soltar ou o menu de contexto. Os documentos podem ser movidos dentro de
um gabinete de arquivos, movidos para outro gabinete de arquivos ou podem ser
copiados. Os documentos são reindexados de acordo com a estrutura de pasta do
gabinete de arquivos de destino.
 Criar uma pasta: Novas pastas podem ser criadas no Windows Explorer Client e os
documentos podem ser salvos nas mesmas.
 Caixa de diálogo de armazenador padrão: A caixa de diálogo de armazenador padrão do
Windows Explorer Client é bastante idêntica a caixa de diálogo de armazenamento do
DocuWare Web Client.
 Caixa de informações também para a estrutura em árvore: No DocuWare Administration,
cada estrutura em árvore é atribuída à uma caixa de informações, da mesma forma que
uma caixa de diálogo de pesquisa. No Windows Explorer Client, o conteúdo da pasta do
DocuWare é exibido com essa estrutura em árvore. Se o usuário deseja alterar uma
entrada de índice, essa caixa de informações é aberta. Inicialmente todos os campos na
caixa de informações são visíveis para o usuário. Se os campos contêm informações
confidenciais, eles podem é claro ser removidos da vista da caixa de informações na
Administração.
Benefícios
Melhor desempenho
Login automático
Mover e copiar de forma conveniente os documentos
Operação padronizada do DocuWare Web Client e Windows Explorer Client

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 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

O Windows Explorer Client recém projetado permite que os documentos possam ser
movidos e copiados do menu de contexto.

4.3 Outras informações

4.3.1 Mudança para os requisitos do sistema
O MS SQL 2014 será suportado como um banco de dados adicional.
Você pode encontrar os requisitos completos de sistema aqui
(http://help.docuware.com/en/#t55049).

4.3.2 Sua linha para a gestão do produto DocuWare

Componentes: Web Client, DocuWare Desktop, Connect to Outlook, DocuWare
Configuration, Workflow Designer

Usando a função Postar uma ideia , você é enviado para o fórum de feedback do cliente
da DocuWare. Ali você pode nos informar sobre quais funcionalidades gostaria de ter no
DocuWare ou suas opiniões sobre nosso software. A gestão de produtos DocuWare
examina com regularidade as sugestões e as implementa nas versões subsequentes
sempre que possível.
Benefícios
Comunique com facilidade seus próprios desejos para o fabricante do software
Linha direta com a gestão de produtos DocuWare

Como usar a função

Dependendo do módulo no qual você se encontra ao clicar em Postar uma ideia , será
levado diretamente para o assunto correspondente no fórum. Aqui você pode localizar o
item de menu/botão:
Web Client > no menu principal
DocuWare Desktop > na barra de navegação
Connect to Outlook > no menu DocuWare
DocuWare Configuration > na barra de cabeçalho
Workflow Designer > na barra de cabeçalho

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 Novos recursos e aprimoramentos adicionais

4.3.3 Login de visitante

Componente: Web Client
O login de visitante no DocuWare é novamente possível.
Aplicação:
Você deseja fornecer materiais para parceiros comerciais que estão armazenados em seu
gabinete de arquivos do DocuWare. Com o login de visitante, você tem uma forma fácil de
concedê-los acesso ao seu sistema sem ter que definir contas de usuário separadas para
cada parceiro individual ou enviá-los dados de login.
Você define as permissões para o usuário visitante da mesma forma que define as
permissões de outros usuários do DocuWare.
Benefícios
Ativar o fácil acesso ao sistema para visitantes
Os visitantes não necessitam de uma ID de usuário
Um único usuário do DocuWare no sistema pode ser usado para todos os visitantes
Os direitos para o visitante são livremente definidos usando o usuário do DocuWare

Como usar a função

Caixa de diálogo Login > Conta de visitante

4.3.4 Separadores para a lista de resultados como um arquivo CSV de

acordo com as configurações regionais
Componente: Web Client
Dependendo do país selecionado para o formato de número no Web Client, um separador
correspondente é usado caso a lista de resultados seja exportada como um arquivo CSV.
Por exemplo, os formatos de número Alemão, o ponto e vírgula é usado como o separador,
para o Inglês (Estados Unidos) a vírgula é utilizada.
Benefícios
Nenhuma confusão entre separadores e caracteres normalmente usados em um campo
de índice
Mais fácil editar as listas de resultados em outros programas, por exemplo, Excel.

Como definir a função

Configuração do formato de número:
Menu principal > Minha Conta > Configurações gerais > Formato do número
Exportar a lista de resultados como um arquivo CSV:
Configurações da lista de resultados > Exportar como um arquivo CSV

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