Gestão de

Compras
 Conceitos

 Obtenção dos insumos necessários à manutenção da

operacionalidade da organização.
 Comprar materiais com qualidade correta, na quantidade
certa, no instante certo e ao preço correto, da fonte certa,
para entrega no local correto (Definição clássica: HEINRITZ,
FARREL, 1951).
 Significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na
quantidade especificada e no prazo necessário, a um preço
justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação
da empresa (VIANA, 2008, p. 172).
 Etapas
 Preparação do processo – recebimento dos documentos e
montagem do processo de compras
 Planejamento da compra – indicação de fornecedores e
elaboração das condições gerais e específicas de compras
 Seleção de fornecedores – seleção de fornecedores para a
respectiva concorrência, considerando-se a avaliação de cada
fornecedor;
 Concorrência – expedição da consulta, abertura, análise e
avaliação de propostas e negociação com fornecedores.
 Contratação – julgamento da concorrência, por meio da
equalização das propostas, negociação com o fornecedor
vencedor e acertar o pedido.
 Controle de entrega – recebimento do material e respectivo
encerramento do processo.
Fluxo Básico da Compra
Início

Preparação dos processos

Planejamento de compra

Elaboração de Condições
Análise dos Fornecedores Seleção de fornecedores
Gerais

Concorrência

Avaliação
Fluxo Básico da Compra

Negociação

Autorização de
Contratação Contrato de Longo Prazo
Fornecimento

Diligenciamento

Recebimento

Encerramento do Processo

Fim
1- Preparação do
Processo
 Ocorre a partir do “sinal da demanda”, que é a forma
sob a qual a informação chega à área de compras
para desencadear o processo de aquisição do bem
material ou patrimonial.
 No caso de um bem material as formas mais comuns
são:
-solicitação de -Ponto de pedido;
compras; -Caixeiro-viajante;
-MRP; -Contratos de
-Just in time; fornecimento.
-reposição periódica.
 Solicitação de Compras
 Inicia quando qualquer pessoa/setor manifesta a
necessidade de comprar um item para uso em benefício da
empresa;
 A solicitação de compras é enviada a área de compras que
providenciará a compra do material.
 Sistema Just in time

 É um método de produção com o objetivo de

disponibilizar os materiais requeridos pela
manufatura apenas quando forem necessários
para que o custo de estoque seja menor.
 É a base do toyotismo ou lean production
(produção enxuta): primeiro se vende para depois
obter a matéria-prima e iniciar a produção.
 Sistema de Reposição
Periódica
 Utilizado para determinados itens de estoque em
que depois de decorrido um intervalo de tempo
preestabelecido, um novo pedido de compras
para um certo item é emitido;
 Para se saber quanto pedir no dia da emissão é
necessário verificar a quantidade ainda existente
em estoque.

Quantidade a ser pedida = estoque máximo –

estoque atual
 Sistema de Reposição Contínua

 Também denominado “ponto de pedido” é o mais

popular método utilizado nas fábricas;
 Consiste em disparar o processo de compra
quando o estoque de um certo item atinge um
nível previamente determinado.
Sistema caixeiro-viajante
Precisando de
algo? Vai levar
alguma coisa
hoje?
 Contratos de
Fornecimento
 As compras são iniciadas em função de uma
necessidade de produção.
 Quando o material se faz necessário, o próprio
sistema de computador emite e envia uma ordem
de compra via EDI – Intercâmbio Eletrônico de
Dados.
2- Planejamento de Compras
e Seleção de Fornecedores
 Compra normal
- Procedimento adotado quando o prazo for
compatível para obter as melhores
condições comerciais e técnicas na
aquisição de materiais.
 Compra em emergência
- Acontece quando a empresa falha na
elaboração do planejamento ou no
atendimento de necessidade oriunda de
problemas operacionais.
 Formas de Comprar

 Por meio de concorrências repetitivas

- Procedimento adotado para os pedidos de
compra, independentemente da análise do
comportamento periódico em que
acontecem.
 Por meio de contratos de longo prazo
- Procedimento adotado para fornecimento de
materiais de consumo regular, com vigência
por determinado período de tempo, para
entregas parceladas, por meio de autorização
(objetivo é tentar ganhar alguma vantagem!)
 Manual de Compras

 É instituído na maioria das grandes empresas.

 Define o alcance da função de compra e seus
métodos, servindo de orientação da política de
compras da empresa, e norteando e delimitando
as atribuições e responsabilidades do comprador.
Cadastro de
Fornecedores
 Cadastro de Fornecedores

 Significa qualificar e avaliar o desempenho de

fornecedores de materiais e serviços.
 Significa não somente ter uma lista de
fornecedores, mas ter informações sobre eles
atualizadas e confiáveis.
Premissas do cadastro de
fornecedores

Qualidade

Cadastro de Fornecedores
Preço Prazo
 Critérios de cadastramento

 Critérios políticos
- São definidos pela administração da empresa. Ex:
comprar só de fornecedores de um Estado.
 Critérios técnicos
- Envolvem as carências de abastecimento, na
procura de desenvolvimento de novas alternativas
de fornecimento, visando, por exemplo, evitar a
exclusividade.
 Critérios legais
- Aplicados às empresas estatais, autárquicas e do
serviço púbico
 Classificação dos
Fornecedores
 As empresas cadastradas são classificadas em relação a
classe de materiais de sua linha, originando os grupos de
compra, que visa facilitar o processo de seleção dos
fornecedores para a concorrência.
 Seleção e Avaliação de
Fornecedores
 A seleção de fornecedores ocorre entre os
fornecedores cadastrados, segundo critérios da
empresa.
 A avaliação constante e sistemática dos
fornecedores quanto ao desempenho de seus
fornecimentos, é realizada por meio dos critérios:
- Desempenho comercial;
- Cumprimento de prazos de entrega;
- Qualidade do produto;
- Desempenho do produto em serviço.
3. Concorrência
 Concorrência
 A concorrência é o procedimento inicial para a
aquisição de materiais e serviços, por meio de
consulta formal ao mercado, compreendendo a
expedição de consulta aos fornecedores,
abertura, análise e avaliação de propostas.
 A formalização se dá com a coleta de preços e
outras informações junto aos fornecedores
interessados.
 Modalidades de Coleta de
Preços

 Coleta de preços normal

- Adotada na maioria das compras para a reposição
de estoque, quando o prazo referente às
necessidades da empresa for compatível para o
trâmite normal.

 Coleta de preços em emergência

- Adotada quando o prazo referente às
necessidades da empresa for incompatível para o
trâmite normal.
 Dispensa de Concorrência

 É admitida nos casos em que se caracterizem:

- Pequenos valores (até um limite);
- Conveniência administrativa (não há recursos para
gerenciar);
- Concorrência sem resposta (não há retorno durante
a concorrência);
- Fornecedor exclusivo;
- Compra de imóvel (critérios diferenciados de
materiais móveis).
 Etapas da Concorrência
 A concorrência é processada por meio das seguintes
etapas:
 Montagem do processo;
 Estipulação das datas de devolução das propostas e
da reunião de abertura;
 Expedição e endereçamento de coletas de preço a
cada concorrente;
 Recepção das propostas dos fornecedores;
 Abertura dos envelopes que contém as propostas;
 Avaliação das propostas;
 Negociação;
 Adjudicação – representa a celebração do contrato de
compra.
 Proposta de
fornecedores
 A maioria das empresas adotam a prática de
aceitar a proposta de fornecimento no formulário
de coleta de preços.
 A proposta de fornecimento deve conter de forma
clara e precisa:
- As condições comerciais: preço, prazo de
entrega, frete, embalagem, condições de
pagamento, descontos, fórmula de reajuste de
preços, multas contratuais, garantia e assistência
técnica;
- E também as condições específicas sobre a
confirmação dos requisitos técnicos, ou sobre
alternativas possíveis de fornecimento.
 4. Avaliação da
concorrência
 Aberto os envelopes das propostas, faz-se a avaliação, a
análise e o julgamento, elegendo o vencedor da
concorrência.
 5. Negociação
 Trata-se do processo intermediário entre a
concorrência e a contratação.
 A negociação visa obter o maior proveito possível
à empresa na aquisição de produtos e serviços.
6. CONTRATAÇÃO
 Celebração do Contrato de
Compra
 A adjudicação é a última etapa do processo de
aquisição e representa a garantia mútua por
meio da celebração do contrato de compra
firmado entre comprador e vendedor.
 São instrumentos para a adjudicação:
- Autorização de fornecimento;
- Contrato de longo prazo.
 7. Diligenciamento
 Visa garantir o cumprimento das cláusulas
contratuais, em especial quanto aos prazos de
entrega, acompanhando, documentando e
fiscalizando as encomendas pendentes,
observados os interesses da empresa.
 O Diligenciamento atua de três maneiras
diferenciadas:
- Atuação preventiva (evitar que ocorram atrasos);
- Atuação curativa (evitar que atrasos ocorridos não
sejam longos);
- Procedimentos especiais (atuação
preventiva/curativa em relação à materiais
especiais).
 8. Recebimento

 A atividade de Recebimento intermedia as tarefas

de compra e pagamento ao fornecedor, sendo
de sua responsabilidade a conferência dos
materiais destinados à empresa.
DESAFIOS DO
SETOR
Padrão de compra do consumidor muda com
frequência.
Margens do setor são tradicionalmente baixas, não há
espaço para erros.
Acordos comerciais específicos que necessitam ser
monitorados.
Volatilidade e incerteza fazem com que muitas
empresas tenham o horizonte financeiro muito curto.
ACORDOS
COMERCIAIS

 Definição:
 São acordos que conferem situações especiais nas compras
devido a condições acordadas com os fornecedores.

 Exemplos de Acordo:
 Logística: Verba indenizatória pela utilização de espaço no CD
e do uso do transporte da empresa.
 Avaria: Verba indenizatória destinada a cobertura de
perdas, geradas por produtos recebidos sem condições de
revenda.
 Marketing: Geradopara pagamento de participação
de produtos em ações de mídia.
ACORDOS
COMERCIAIS
Como tratar os acordos no SAP BUSINESS ONE?
Dividimos os acordos entre AUTOMÁTICOS e MANUAIS.

•Acordos automáticos: possuem a mesma condição

e são recorrentes.

•Acordos manuais: provêm de negociações

específicas da área comercial com os fornecedores.
ACORDOS
COMERCIAIS

 Como funcionam os acordos manuais?

 A negociação de um acordo de
redução de custos é uma opção dentro
dos pedidos de compra.
 financeiro de contas a pagar com os
descontos negociados.

 Relatório de não conformidades:

• Pedido de compra x Nota fiscal de
entrada
4.0 – Negociando Preços

4.1 – Preço com Markup

◦O método de formação de preços mais tradicional consiste em
calcular o custo total unitário do produto e acrescentar uma
margem de lucro, também chamada markup.
 4.0 – Negociando Preços

4.3 – Planilha Aberta de Preço

◦Custo do Material:
◦Custo de matéria prima; (derivados de petróleo)
◦Custo de embalagem; (tinta aéreo)
◦Custo de transporte; (sistema de kanban)
◦Custo de mão de obra; (hora extra)

A solicitação da abertura dos custos se faz necessária, quando o

Fornecedor está solicitando um aumento de preço incomum, ou
o seu produto/serviço é muito necessário, mas está com o Preço
fora da realidade.
INDICADORES NA ÁREA
DE COMPRAS
 O aumento da importância da área de compras
nas empresas e sua natureza estratégica
geraram uma linha histórica de evolução com o
incremento da relevância do uso de indicadores
para mensurar o desempenho da função
compras, BAILY (2008).
- Saving (Orçado x
Comprado)

 Este indicador é um dos mais importantes no setor

de compras, pois é através dele que medida a
eficiência e capacidade de geração de lucro do
setor.
- Lead time de compra

Este indicador mede a eficiência operacional do

processo de compras apontando o tempo gasto
no atendimento das demandas de aquisição.
- Entrega no prazo

Este indicador mede a capacidade dos

fornecedores em cumprir os prazos de entrega
dos produtos e serviços contratados. Este é um
fator importante visto a programação das
atividades ligadas às datas de entrega.
% de erro das requisições

 Este indicador mede a capacidade técnica dos

solicitantes em fazer as requisições de compras,
segundo dados e parâmetros definidos pelos
procedimentos da empresa. Este indicador está
diretamente ligado à aprendizagem empresarial.
Cost Avoidance:

 Costuma-se usar o termo de “cost avoidance”

para toda ação feita por Compras (negociação,
troca de fornecedor, etc) que reduza um
impacto negativo de aumento de custos para a
Companhia. Assim por exemplo pode-se ter um
determinado segmento que esteja pleiteando
um aumento de preços de 10%. Compras,
através de ações, consegue reduzir a aplicação
do pleito para 5%, ou seja, conseguiu reduzir o
impacto nos custos da companhia embora ainda
exista uma aumento sobre a base atual.
GESTÃO ESTRATEGICA

 Com a velocidade do mercado, em termos de

lançamentos, o setor se obriga a uma análise
diferenciada dos fornecedores que compõe a
cadeia de abastecimento, tornando-os peça
fundamental para o sucesso do desenvolvimento
de novos produtos e/ou melhora na
rentabilidade.
INTEGRAÇÃO,
COLABORAÇÃO E
CONFIABILIDADE.
 Dessa maneira, a área deve estar alinhada ao
planejamento estratégico da empresa, focando:
• Objetivos estratégicos bem definidos e
alinhados com a estratégia corporativa; •
Desenvolvimento de fornecedores: definição de
critérios de prospecção e homologação; •
Aliança com fornecedores: integração,
estratificação (estratégicos); • Atuação
cooperativa: melhoria contínua com custos e
resultados compartilhados.
Como definir um
fornecedor estratégico?
 É importante que essa avaliação também siga o
histórico do fornecedor no cliente e sejam
considerados os pontos de Qualidade, Inovação,
Logística e Custos.
Diferenciais importantes no
relacionamento com o
cliente
 Prioridade em novos projetos (envolvimento); •
Atendimento diferenciado na logística, como
palletização padronizada e docas para exclusivo
recebimento; • Total integração com as áreas
envolvidas na sua operação (Qualidade,
Logística, Compras); • Aumento do volume de
negócios anual priorizado, caso haja aumento de
demanda; • Reconhecimento anual através de
premiação, de acordo com avaliação de todas
as áreas internas que mantenham relação; •
Participação de programas de melhoria
contínua, compartilhados para o seu
desenvolvimento.
POR QUE NEGOCIAR?

Busca de
Consenso
pessoas que não
conseguem fazer
acordos,
não conseguem
caminhar juntas!
ERROS CRÍTICOS NA
NEGOCIAÇÃO
(Michael Gibbs)
1. Preparação Inadequada
2. Ignorar o Princípio do Dar / Receber
3. Uso do Comportamento Intimidador
4. Impaciência
5. Perder a Paciência
6. Falar Muito e Ouvir Pouco
7. Discutir ao Invés de Ouvir
8. Ignorar o Conflito
MO ROMPER UM IMPASSE
 Mude a forma do dinheiro
( PRAZO / SINAL ).
 Mude um membro da equipe ou
seu líder.
 Adie uma parte difícil do acordo
para ser negociada mais tarde,
quando houver mais informações.
 Mude a disposição para repartir
prejuízos ou ganhos desconhecidos.
 Mude o prazo da ação exigida.
 Inclua procedimentos de
reclamação ou garantias.
MO ROMPER UM IMPASSE

 Enfatize o modo cooperativo ao

invés do modo competitivo (fazer
com que as pessoas percebam
seus interesses comuns, e o que
perderão caso não negociem).
 Mude o tipo de contrato.
 Mude a base de porcentagem.
Uma porcentagem menor de uma
base maior, ou uma porcentagem
maior de uma base menor, porém
mais previsível.
 Chame um mediador.
 Marque uma reunião de cúpula.
PREMISSAS PARA NEGOCIAÇÕES
ADEQUADAS
Planeje. Planeje em conjunto. Antecipe as
contra propostas.
Esclareça os objetivos e papéis de sua equipe
antes de encontrar seu interlocutor. Convoque
o apoio de sua Organização.
Encontre suas fontes de poder. Procure os
limites de poder da outra parte.
Ouça e compreenda.
Rebater aos superiores deles? Sempre que
possível. Usar experts?
Garantido! Conheça seus recursos. Use seus
recursos.
Negociação não significa dinheiro, produtos ou
serviços. Significa satisfação. Foco nas
necessidades e desejos.
PREMISSAS PARA NEGOCIAÇÕES
ADEQUADAS
Aprenda a abandonar uma
negociação e, depois, a voltar.
Compradores querem comprar.
Vendedores querem vender.
Negocie em profundidade. Ajude seu
interlocutor a negociar com as pessoas
da empresa dele.
Caso você tenha ido longe demais em
uma negociação renegocie.
No mínimo ouça com empatia.
Negociação é um processo contínuo,
não um evento estanque.
Sempre existe um passado, presente e
futuro.
Até a próxima !!

“ Os dias talvez sejam iguais para

um relógio, mas não para um
homem. A qualquer momento é
possível fazer a diferença.”
(Marcel Proust)