Checklist: Boas práticas no planeamento em MsProject

Tendo por base as boas práticas comentadas na formação, considere a utilização da checklist abaixo para o
ajudar na realização de futuros planos temporais em MsProject

Pré-planeamento
Procure, e na eventualidade de já existir, tome como base para o seu planeamento o template interno da
Novabase correspondente à framework em que o seu projecto se enquadra. Caso não exista, inicie o seu
planeamento a partir de um ficheiro em branco
Active a opção “Effort Driven” e configurar o Default Task Type para “Fixed Units”
Garanta a coerência nos horários dos dias entre o calendário do projecto e o default das actividades
Defina feriados e outras excepções nos Calendários do Projecto
Indique a data de início do projecto
Planeamento
Defina as actividades do projecto, não esquecendo as boas práticas na sua definição
• Deve incluir todo o trabalho do projecto
• A componente da Gestão de Projecto deve estar explícita
• Tem de existir decomposição
• Nomes nos produtos/entregáveis e Verbos nas actividades
• Ter um nível de detalhe que permita estimar tempo e custo com o grau de precisão desejado
Defina os milestones e deadlines do projecto em número apropriado à dimensão e complexidade do
projecto
Defina o tipo de sequenciações e os desfasamentos temporais existentes no relacionamento entre as
actividades
Altere o task type de alguma tarefa específica para a qual não seja aplicável o conceito de Fixed Units
Estime e indique no MsProject o esforço associado a cada uma das actividades definidas
Associe ao projecto (criando os mesmos na Resource Sheet) e posteriormente aloque às actividades os
recursos que irá considerar para efeitos de planeamento do projecto
Não se esqueça de indicar as disponibilidades de cada recurso e indicar no seu calendários próprio as indisponibilidades já
conhecidas (ex: férias)
Elimine eventuais sobrealocações existentes
Pode primeiro utilizar a função de “Level Now” do MsProject com a opção de nivelar apenas de acordo com as folgas existentes.
Os casos que a ferramenta não tenha conseguido resolver terão de ser corrigidos manualmente
 Identifique o caminho crítico do seu projecto
Procure optimizar o seu plano, tanto do ponto de vista temporal como de custo
Lembre-se que ao alterar algumas das características do seu planeamento no âmbito desta optimização poderá ter que refazer
alguns dos pontos anteriores (ex: alguns recursos aparecem em novas situações de sobre-alocação)
Grave a baseline do seu projecto
Controlo
Actualize a informação de desempenho do projecto, privilegiando a actualização dos campos “Actual
Work” e “Remaining Work” (ou “% Work Complete” em alternativa)
Verifique actuais desvios existentes aos objectivos do projecto e tome acções correctivas para garantir uma
recuperação futura
A origem dos desvios podem ser derrapagens na execução das tarefas, alterações ao âmbito, indisponibilidade de recursos, etc…