ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de análise

Disciplina:Fundamentos de Gerenciamento
Módulo: 1 a 6
de Projetos

Aluno:Ana Beatriz Tonello Turma:5

Tarefa: Atividade Individual 1 – Case CCC – Evento Musical em Porto Alegre

Características do projeto

OO O evento musical promovido pela CCC em Porto Alegre (show com as principais
bandas de rock dos anos 80) é claramente um projeto. Encaixa-se na definição de
projeto do Project Management Institute (PMI), que atesta que “um projeto é um esforço
temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. Outra
definição para projeto é “uma organização temporária na qual recursos são alocados
para gerar algum tipo de benefício para sua organização mantenedora” (Jamieson e
Morris, 2016). Pode-se também dizer que um projeto deve ser elaborado de forma
progressiva, com um orçamento pré-definido e realizado por pessoas.

Primeiramente, o evento pode ser caracterizado como um projeto, pois possui

datas definidas de início e término. O início é marcado no momento em que o termo de
abertura do projeto (TAP) é aprovado pela CCC junto aos stakeholders e o término
marcado pela formalização do encerramento do evento (avaliação de desempenho,
desmobilização das equipes, feedback do público e outras partes envolvidas e relatório
de lições aprendidas). Este projeto também entrega um produto único. Por mais que
fossem realizados eventos idênticos, com o mesmo propósito, a mesma motivação, a
mesma empresa patrocinando, as mesmas equipes e partes interessadas, os projetos
nunca seriam idênticos. Os riscos podem mudar, o orçamento, os imprevistos, o
público, todo eles não seriam o mesmo. Esses fatores e outros tornariam cada evento
único.

Outra característica importante que vale ser mencionada é o que motivou o projeto
e como a empresa patrocinadora (CCC) seria beneficiada. Neste caso, o patrocínio do

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evento musical foi motivado por uma demanda geral do mercado e um dos objetivos é
alcançar um público além do público habitual. Isso geraria uma vantagem competitiva
no mercado, fazendo com que um número maior de possíveis consumidores conheça
os produtos da empresa e gere um apelo cultural e social. Como todo projeto, este
evento também foi elaborado progressivamente e constituído de fases. Podem ser
citadas: a escolha do local que irá sediar o evento, elaboração do orçamento, a escolha
dos tipos de alimentos que serão servidos, a divulgação, montagem da estrutura e
escolhas das apresentações.

Baseado nas definições de projeto, análise do case e caracteristicas descritas nos

paragráfos anteriores, pode-se concluir que o evento promovido pela CCC é um projeto.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada

fase
Projetos são entidades vivas, orgânicas e finitas, possuindo, portanto, seu
próprio ciclo de vida. É coerente dividir esse ciclo de vida em grupos de
processamento que vão desde a concepção até o encerramento do projeto -
iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento. Essa
estrutura é descrita no PMBOK Guide, do Project Management Institute e será
utilizado como base para realização dessa parte da tarefa.
As fases de um projeto não são necessariamente sequenciais. Podem se
sobrepor e dentro de cada fase encontram-se todos os grupos de processo.
Para uma análise de caso mais simplificada, o case será divido em 3 fases:
pré evento, evento e pós evento. Em cada uma dessas fases, um conjunto de
atividades relacionadas será descrito e relacionado com possíveis processos de
gerenciamento.
Fase 1: Pré Evento
Nesta fase o principal objetivo da DT Produçoes, como executora, é
desenvolver o termo de abertura do projeto (TAP) com as principais informações
para a aprovação ou não da CCC (principal patrocinador) e elaborar a lista dos
stalkeholders. Devido ao fato de as informações do TAP ainda não serem
detalhadas, pois a aprovação do projeto não é certa, esta são de alto nível. Inclusive

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essa é a fase que possui os riscos mais altos, porque ainda existem várias incertezas
em relação ao projeto. No termo de abertura deve conter informações sobre o que
motivou o evento, definir o publico alvo, local, data e horário do evento. Após
aprovação, o gerente de projetos da DT ganha poder para alocar recursos e dar início
ao planejamento do projeto. Durante o planejamento o projeto deve ser estruturado
e informações como orçamento, estratégia de marketing, identidade visual, definir
atividades e funcionários que serão mobilizados devem ser definidos.
Possíveis processos de gerenciamento: Desenvolver o termo de abertura do
projeto, identificar as partes interessadas, planejar o gerenciamento do cronograma,
definir atividades, sequenciar atividades, estimar as durações das atividades,
desenvolver cronograma, planejar o gerenciamento de custos, estimar custos,
planejar o gerenciamento dos recursos.

Fase 2: Evento
Nesta fase o objetivo é executar o evento da forma mais objetiva possível. É
nessa fase onde o nível de atividades é maior e tem o seu ápice de custo. A influência
da CCC diminui um pouco e caso seja necessária alguma mudança, o custo é maior.
Todas as equipes devem estar cientes de suas funções e estar em sincronia, as
medições devem estar atualizadas para que possíveis riscos sejam identificados e
resolvidos, o credenciamento dos envolvidos e recepção dos convidados deve rápida
para evitar aglomerações, o cronograma deve ser seguido à risca para não causar
nenhum transtorno e a qualidade deve ser monitorada.
Possíveis processos de gerenciamento: Orientar e gerenciar o trabalho do
projeto Gerenciar a qualidade, adquirir recursos, gerenciar a equipe, gerenciar as
comunicações, implementar respostas aos riscos, monitorar e controlar o trabalho do
projeto, realizar o controle integrado de mudanças, controlar o cronograma,
monitorar os riscos
Fase 3: Pós Evento
Nesta fase o encerramento do evento será formalizado. Será realizado o
pagamento de todoso os funcionários, será analisado o feeback dos clientes, o
marketing pós evento e a desmobilização das equipes e da estrutura. Também será

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feito o Termo de Encerramento de Projeto, para que todas as lições aprendidas, erros
e acertos fiquem documentadas. O evento será encerrado dessa maneira.
Possíveis processos de gerenciamento: Encerrar o projeto ou a fase.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Após análise do perfil das empresas CCC e DT Produçoes realizada através das
informações disponibilizadas na descrição do case, pode-se assumir que a CCC
possui uma estrutura organizacional de perfil funcional e a DT Produçoes de perfil
projetizado.
A CCC pode ser considerada funcional por ser uma empresa familiar tradicional e
atuar em um setor consolidado no mercado de trabalho. Normalmente, empresas
com esse perfi são altamente hierarquizadas e possuem setores bem definidos e
super especializados. A figura 1 ilustra esse tipo de estrutura e possíveis setores da
empresa. Os funcionários estão divididos entre os diversos setores e estes possuem
habilidades semelhantes, fazendo com que a comunicação seja mais fácil e eficiente.
Entretanto, a comunicação entre setores diferentes não é tão eficiente, já que
possuem um certo nível de independência.

Figure 1 :Diagrama de Estrutura Funcional

Fonte: O Autor (2020)

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 Segundo Barcaui e Rego, “os projetos realizados em estruturas funcionais se
caracterizam por trabalhos colaterais, ou seja, realizados por equipes cuja função
está ligada às respectivas funções”. Nesses tipos de empresa não há carreira de
gerente de projetos. Ao final de cada projeto, os funcionários voltam às suas
respectivas funções. Por exemplo, os gestores e admistradores depois de gerirem o
lançamento de uma peça inédita junto aos estilistas, voltam às suas funções
habituais. Não há um gerente de projetos para gerir o lançamento de peças novas.
Já a empresa DT Produçoes, por ser uma empresa cujo serviço prestado é a
execução de eventos e cada evento é um projeto – como foi mencionado antes -
pode ser considerada projetizada.
Empresas com esse perfil possuem suas aréas funcionais bem claras. Há
também uma carreira para gerente de projetos e este tem uma alta autoridade e
exerce seu papel em tempo integral. Os funcionários são divididos de acordo com a
necessidade e demanda de cada projeto e são subordinados ao GP. Com essa
divisão, os funcionários da DT Produçoes que foram escalados para trabalhar na
produção do evento musical, conseguem se concentrar no mesmo objetivo e por não
haver outros departamentos, a comunicação com o restante do staff é mais efetiva.

Referências bibliográficas

AMIESON, A.; MORRIS, P. Implementing strategy through programmes and projects. In:
TURNER, Rodney (Ed.). Handbook of project management, 4. ed. Londres: Routledge,
2016.

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BARCAUI, André B.; REGO, Marcos L. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos. 1.ed.
Rio de Janeiro: FGV, 2019
CHECKLIST Para Eventos. Blog Even 3. Disponível em: <
https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/>. Acesso em: 25 de abril.
de 2020.

FREITAS, Carlos Augusto. Gestão de Projetos. 1. ed. São Paulo: FGV, 2020
Institute, P. M. (2017). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia
PMBOK, 6ª. Ed. Pensilvânia, EUA.