NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Professor Petronio Castro

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ARQUIVOLOGIA
PROGRAMA: Noções de Arquivologia.
- Conceitos Fundamentais de Arquivologia.
- Ciclo Vital dos Documentos.
- Organização do Arquivo.
- Gestão de Documentos.
- Protocolo.
- Noções de Arquivo Permanente.
UNIDADE 01:
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Arquivo:
arquivo é o conjunto de documentos CRIADOS e
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma pessoa física ou
jurídica, pública ou privada, caracterizado pela
natureza orgânica de sua acumulação e conservado por
essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de
prova ou informação.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos
antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO,
SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada
(papel, CD, fita, microfilme)
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um
suporte material
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO
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DICAS:
1- Conjunto de documentos = ACERVO
2- Embora não seja palpável, um “disco virtual” é
considerado um suporte para as informações nele
registradas.
3- Os arquivos derivam dos documentos criados e
recebidos tanto pela atividade-meio quanto pela
atividade-fim da organização.
Do conceito de arquivo, podemos deduzir três
características básicas:
1– Exclusividade de criação e recepção por uma
repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não
se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de
manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
2– Origem no curso de suas atividades. Os documentos
devem servir de prova de transações realizadas.
3– Há um caráter orgânico que liga o documento aos
outros do mesmo conjunto. Um documento,
destacado de seu conjunto, do todo à que pertence,
significa muito menos do que quando em conjunto.
DICA:
O documento é considerado orgânico ou não, de acordo
com a relação que guarda com o conjunto de
documentos que formam o arquivo.
Fundo de Arquivo:
Um fundo nada mais é do que o conjunto de
documentos de uma mesma proveniência (origem).
O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos
documentos em função do fato de a entidade
produtora continuar em atividade; e, fechado se não
recebe acréscimos de documentos, em função de a
entidade produtora não se encontrar mais em
atividade.
Contexto Arquivístico:
Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os
fatores ambientais que determinam como os
documentos são gerados, estruturados, administrados e
interpretados.
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Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados
pelo contexto sóciopolítico, cultural e econômico. Ou
seja, a situação da sociedade no tempo em que os
documentos foram gerados.
Documento Oficial:
Documento oficial é aquele emanado do poder público
ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada,
pode emitir um documento oficial, que serve de prova
das transações realizadas.
 Distinção entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou
pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para
garantir a consecução de seus objetivos.
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria
impresso e NÃO produzido pela instituição em que está
inserida. Normalmente constituída de coleções
temáticas e seus documentos são adquiridos por meio
de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA.

Arquivo Biblioteca
Atenção:
Objetivo Funcional Cultural
Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos
porque, em se tratando de fundos (conjunto de Formas de Compra
documentos de uma mesma proveniência), é ingresso dos Produção
Doação
fundamental a relação orgânica entre seus elementos. documentos na Recebimento
Não se compreende o documento de arquivo fora do instituição Permuta
meio genético que o produziu. Único exemplar
Quantidade de Numerosos
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente (ou 1 exemplar e exemplares
exemplares de
dentro das funções e atividades de uma administração. um nº limitado
cada documento
de cópias)

 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do
Arquivo
Função do Arquivo: Guardar e organizar os
documentos, tornando disponíveis as informações
mantidas sob sua guarda.
DICA:
ARQUIVO PÚBLICO é um conjunto de documentos
acumulados em decorrência das funções executivas,
legislativas e judiciárias do poder público no âmbito
federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de
documentos de entidades de direito privado
encarregadas de serviços públicos.

Finalidades do Arquivo: A sua finalidade principal é

servir à Administração e com o decorrer do tempo
adquire uma finalidade secundária que é servir a
História.

DICA:
1- Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR
à ADMINISTRAÇÃO

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 Classificação dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS.
Segundo o(a):
1) Entidade Mantenedora: (Público ou Privado)
2) Natureza dos documentos: (Especial ou
Especializado)
3) Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e
Permanente)
4) Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central)
1) Quanto à Entidade Mantenedora (natureza da
entidade): Podem ser Público ou Privado
- Público: São aqueles mantidos por órgãos dos
Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF.
Também são considerados públicos os Arquivos das
Fundações Públicas e Empresas Públicas.
- Privado: São aqueles mantidos por instituição de
caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo
das Lojas Renner, arquivo da TV Brasília.
DICA:
1- Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão:
Públicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou
Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os
institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem
ser entendidos como Arquivos Privados.
2) Quanto à Natureza dos documentos: Podem ser
Especiais ou Especializados
Especiais: São arquivos que guardam documentos
com formas físicas variadas (suporte) e que
necessitam de armazenamento, registro,
acondicionamento e conservação sob condições
especiais.
Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme
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Especializados: São arquivos que mantêm em sua
guarda documentos de determinada área do
conhecimento (um assunto específico).
Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico,
Arquivos de Engenharia.
3) Quanto ao Estágio de Evolução: Podem ser
Corrente, Intermediário e Permanente
Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os
documentos mais novos e mais utilizados pela
instituição. No Arquivo Corrente os documentos
possuem grande freqüência de uso, possuem fim
administrativo.
É a fase em que os documentos são criados.
Nesta fase os documentos tramitam bastante e são
muito consultados. Os arquivos correntes se
localizam nos próprios setores que
produzem/recebem os documentos (Arquivos
Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo
Central/Geral).
Arquivo Intermediário: São os Arquivos que
guardam os documentos menos utilizados pela
instituição. No Arquivo Intermediário os documentos
possuem baixa freqüência de uso, mas ainda
possuem fim administrativo.
O Arquivo Intermediário também pode ser
denominado por LIMBO ou PURGATÓRIO.
É a fase em que os documentos ainda têm valor
administrativo mas são pouco consultados. Permite
que os setores otimizem seu espaço e não há
necessidade de serem conservados próximos aos
setores;
Nesta fase, os documentos aguardam sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente).
Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam
os documentos que, já tendo cumprido seu fim
administrativo, sua função administrativa, agora são
preservados, conservados, pelo seu valor histórico
para a Instituição.
DICA:
1- Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS
poderão ser eliminados
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4) Quanto à Extensão de sua atuação: Podem ser  Filmográficos

Arquivos Setoriais ou Centrais
Documentos cuja informação esteja em forma de
imagem em movimento (com ou sem som).
Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no setores Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos
que utilizam os documentos, onde ficam os documentos
do uso do dia a dia. É um Arquivo descentralizado. Cada
setor de trabalho possui o seu.  Informáticos ou digitais
Documentos gravados em meio digital e que, por isso,
necessitam de equipamentos eletrônicos para serem
Arquivos Centrais (Gerais): São aqueles localizados fora
lidos.
do local de trabalho, e acumulam em um único local,
documentos de provenientes dos diversos setores da Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word
instituição, de forma centralizada.

 Cartográficos
 Classificação dos Documentos Documentos que representem, de forma reduzida, uma
área maior.

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Ex.: Mapas e Plantas

Classificação:
 Gênero  Micrográficos
 Espécie / Tipologia Documental Documentos em microformas.
 Forma Ex.: Microfilmes e microfichas
 Formato
 Natureza do Assunto
2) Quanto à Espécie/Tipologia documental:
1) Quanto ao Gênero:
Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal
de um documento. As instituições possuem diversas
 Escritos ou Textuais
espécies.
Documentos cuja informação esteja escrita ou
Ex.: Ofício, memorando, declaração, certidão.
impressa.
Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões
Tipologia documental é a denominação que se dá
quando reunimos determinada espécie à função ou
 Iconográficos atividade que o documento irá exercer.
Documentos cuja informação esteja em forma de Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão
imagem estática. de nascimento.
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho
e gravuras
Veja mais exemplos:
Espécie Tipologia
 Sonoros
Contrato  Contrato de locação
Documentos cuja informação esteja em forma de
Alvará  Alvará de funcionamento
som/áudio.
Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete Certidão  Certidão de nascimento

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3) Quanto à Forma:
É classificação relacionada quanto à forma do seu
estágio de preparação do documento. São as formas
documentais.
Ex.: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia.
4) Quanto ao Formato:
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto
físico, independente da informação nele registrada.
Ex.: Ficha, livro, caderno, pergaminho.
5) Quanto à Natureza do assunto:
Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são
classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
Ostensivos = ordinários
É a classificação dada ao documento cuja
divulgação não prejudica a administração. O
documento ostensivo pode ser de livre
conhecimento.
Sigilosos
Documentos que, por sua natureza, devem ser de
conhecimento restrito, e requerem medidas
especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação.
ATENÇÃO! Para a prova de concurso duas situações
podem ser cobradas: Classificação pela obra da
Professora Marilena Leite Paes (Arquivo: Teoria e
Prática - FGV) ou pela Lei de Acesso à Informação.
Vejamos cada uma das situações:
1ª SITUAÇÃO: Classificação pela obra da Professora
Marilena Leite Paes (Arquivo: Teoria e Prática - FGV):
O Documento classificado como sigiloso será
diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. São 4 os graus de
sigilo:
 Ultra-secreto: Assuntos que requerem
excepcional grau de segurança e cujo teor só
devem se do conhecimento de pessoas
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intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
 Secreto: Assuntos que requerem alto grau
de segurança e cujo teor podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio, são autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente.
 Confidencial: Assuntos que, embora não
requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não autorizada
pode ser prejudicial a um individuo ou criar
embaraços administrativos.
 Reservado: Assuntos que não devem ser do
conhecimento do público em geral.
2ª SITUAÇÃO: Classificação pela Lei de Acesso à
Informação. Nesse caso são apenas 3 os graus de
sigilo:
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.
Regula o acesso a informações previsto no
inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do
art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de
5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras
providências.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades
públicas, observado o seu teor e em razão de sua
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
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EXERCÍCIOS
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
ERRADAS
01. (2006/CLDF) Arquivo é o conjunto de documentos
produzidos e recebidos por pessoa física ou
jurídica, pública ou privada. É conservado por essas
pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova
ou informação.
02. (2006/Cespe–TCE/AC) Arquivo é o conjunto de
documentos reunidos por acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas
ou privadas.
03. (CESPE–ANVISA- Técnico Administrativo–2007) O
caráter orgânico é uma das características básicas
dos arquivos.
04. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário /
Administrativa - 2009 – Adaptada) - Arquivo é o
conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta.
05. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário /
Administrativa - 2009–Adaptada) Os documentos
de arquivo são provas de transações realizadas nas
organizações.
06. (2008/Cespe–SECAD-TO) A principal finalidade dos
arquivos é servir à administração, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base para o
conhecimento da história.
07. (2008/Cespe–MPE/ AM) O arquivo, cujo principal
objetivo é ser um instrumento de apoio à
administração, constitui com o decorrer do tempo,
base do conhecimento da historia da instituição a
que pertence.
08. (2008/Cespe–MPE/RR) O arquivo é produzido com
objetivos culturais.
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09. (2008/Cespe–MPE/RR) Os documentos nos
arquivos existem em numerosos exemplares.
10. (2008/Cespe–MPE/RR) Os documentos de um
arquivo são colecionados de fontes diversas,
adquiridos por compra ou doação.
11. (2006/Cespe–TCE/AC) Segundo as entidades
criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos
classificam-se em públicos, institucionais,
comerciais e pessoais.
12. (2008/Cespe–TJDFT) Quanto à natureza dos
documentos, denomina-se arquivo especial o tipo
de arquivo que guarda documentos com formas
físicas variadas e que necessitam de
armazenamento, registro, acondicionamento e
conservação sob condições especiais.
13. (2003/Cespe–CREA-DF) Arquivos médicos são
considerados especializados.
14. (2008/Cespe–SECAD-TO) Os arquivos podem ser
divididos em: correntes, semipermanentes e
permanentes.
15. (2005/Cespe–PRG-DF) Os estágios de vida dos
documentos arquivísticos cumprem um ciclo de
três fases.
16. (2008/ Cespe – DFTRANS) A unidade de arquivo
destinada a receber documentos do arquivo
corrente de diversas unidades vinculadas à mesma
instituição é classificada como arquivo setorial.
17. (2008/Cespe–DFTRANS) Ofícios impressos, plantas
de quadras residenciais e fotografias de pistas de
circulação de veículos são classificados, quanto ao
gênero, como documentos textuais, cartográficos e
filmográficos, respectivamente.
18. (2008/Cespe–SECAD-TO) Papel, microfilme e papel
fotográfico são gêneros documentais.
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19. (2007/Cespe–Pref. Mun. Vitoria/ES) Documentos UNIDADE 02:

do gênero iconográfico são aqueles que contém
Ciclo Vital dos Documentos
imagens estáticas.

20. (2006/Cespe–INPI) Fotografias, slides, desenhos e

gravuras são classificados como micrográficos. Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades

21. (2008/Cespe–Pref. Vila Velha/ES) Ofícios, cartas,

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou
telegramas, avisos e memorandos são espécies de
Ciclo Vital dos documentos para classificar os estágios
documentos.
ou fases pelas quais passam os documentos dentro de
uma instituição. (Corrente, Intermediário e
22. (2008/Cespe–FUB Arquivista) Alvará, ata, auto, Permanente)
regulamento, solicitação e passaporte são
exemplos de tipologias documentais.
1ª idade Corrente
2ª idade Intermediário
23. (2008/Cespe–Pref. Vila Velha/ES) Pronunciamento,
proposta, precatório, laudo, informe, convite e 3ª idade Permanente
telegrama são exemplos de tipologias
documentais.
1) Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído
de documentos em curso ou consultados
24. (2008/Cespe–MPE/RR) Os documentos sigilosos frequentemente, ou seja, em tramitação ou não,
devem ser de conhecimento restrito, e requerem conservados nos escritórios ou nas repartições que os
medidas especiais de salvaguarda para sua receberam e os produziram ou em dependências
custodia e divulgação. próximas de fácil acesso. São os documentos mais
utilizados, que frequentemente são consultados.
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
25. (2008/Cespe–MPE/RR) Documentos ostensivos são
os documentos tramitam bastante de um setor para
aqueles que, além de exigirem um alto grau de
outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores
segurança, apresentam teor ou características que
para atingirem a finalidade para a qual foram criados.
só devem ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Características:
26. (2004/Cespe–Cohab/Bauru) Quanto à natureza do - Alto grau da freqüência de uso.
assunto, os documentos classificam-se em
- Documentos em curso.
ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os
documentos cuja divulgação não prejudica a - Necessitam estar próximos aos usuários/setores de
administração; sigilosos são os que devem ter trabalho.
conhecimento restrito, pois requerem medidas - Serve à Administração.
especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação (restritos).
GABARITO 2) Arquivo de segunda idade ou intermediário,
constituído de documentos que deixaram de ser
01. C 06. C 11. C 16. E 21. C 26. C frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os
02. C 07. C 12. C 17. E 22. E receberam e os produziram podem ainda solicitá-los,
para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
03. C 08. E 13. C 18. E 23. E problema novamente focalizado.
04. E 09. E 14. E 19. C 24. C Não há necessidade de serem conservados próximos
05. C 10. E 15. C 20. E 25. E aos escritórios.

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A permanência dos documentos nesses arquivos é
transitória (guarda transitória). Por isso, são também
chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os
documentos ficam aguardando sua destinação final.
Características:
- Baixo grau da freqüência de uso.
- Não necessitam estar próximos aos usuários/setores
de trabalho.
- A permanência nessa fase é transitória.
- Aguardam destinação final.
- Serve à Administração.
3) Arquivo de terceira idade ou permanente,
constituído de documentos que perderam todo valor de
natureza administrativa, que se conservam em razão de
seu valor histórico e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução, sendo
esporadicamente utilizados.
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas
duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam,
ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados,
na primeira idade mais frequentemente, na segunda
idade, com pouca frequência.
Características:
- Documentos que não possuem valor de natureza
administrativa, mas que são conservados pelo seu valor
histórico.
- Permitem conhecer a história da Instituição.
- Revelam a origem e constituição da Instituição.
- Serve à história.
A teoria das 3 idades encontrou amparo em
nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados define no art. 8º que os
documentos públicos são identificados como
correntes, intermediários e permanentes.
Segundo a referida lei, consideram-se
documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas frequentes.
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Os documentos intermediários são aqueles que,
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Por sua vez, documentos permanentes, são os
conjuntos de documentos de valor histórico que devem
ser definitivamente preservados.
O art. 10 dispõe que os documentos de valor
permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Inalienável - Não pode ser vendido ou cedido.
Imprescritível - Não perde o seu efeito pela passagem
do tempo, pelo decorrer do prazo.
DICA:
Arquivo em Depósito - É possível a existência de
documentos no arquivo permanente, mas que não
pertençam ao seu acervo. É o arquivo em depósito que
é o conjunto de documentos colocados sob a guarda de
um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu
acervo.
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS
Avaliação de documentos é o processo de análise de
documentos de arquivo que consiste na identificação de
valores para os documentos (primário e secundário).
Com base nesses valores e na análise do ciclo de vida
dos documentos, torna-se possível estabelecer prazos
para sua guarda e a destinação final, de forma a
contribuir para racionalização e o aumento da eficiência
administrativa.
Objetivos da avaliação de documentos:
• reduzir, ao essencial, a massa documental dos
arquivos;
• aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação dos documentos
de valor permanente;
• controlar o processo de produção documental,
orientando o emprego de suportes adequados ao
registro da informação;
• ampliar o espaço físico para arquivamento.
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Efetivação da Avaliação: • reunião de informações sobre o sistema de

classificação adotado, os tipos de documentos e
Com base na teoria das três idades, a aplicação dos
assuntos neles contidos;
critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de • reunião de dados relativos à quantificação, freqüência
eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou de uso e taxa de crescimento dos documentos;
probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo
• análise das condições de armazenamento, estado de
intermediário de documentos que não tenham sido
conservação e custo de manutenção dos depósitos de
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
arquivo;
processo de avaliação e seleção nesta fase de
arquivamento é extremamente oneroso do ponto de • levantamento dos atos referentes a processos de
vista técnico e gerencial. eliminação efetuados anteriormente;
• análise do perfil dos usuários do arquivo.
Composição da Equipe Técnica (Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos):
A complexidade e abrangência de conhecimentos
Valor do Documento
exigidos pelo processo de avaliação de documentos de
arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios
de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas
O documento só é guardado, preservado pela
áreas profissionais (equipe multidisciplinar).
instituição, porque possui algum valor. Esse valor pode
Como justificativa para esta exigência, verifica-se a ser Administrativo ou Histórico.
necessidade de se identificar a utilidade das
informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa
de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas VALOR PRIMÁRIO:
integradas por : O valor primário é atribuído ao documento em função
• arquivista ou responsável pela guarda dos do interesse que possa ter para a entidade produtora,
documentos; levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais, fiscais etc.
• profissionais das unidades organizacionais às quais se
referem os documentos a serem avaliados, com
profundo conhecimento das atividades Valor Primário = Valor Administrativo
desempenhadas;
- Dar suporte/apoio às atividades da instituição.
• profissional ligado à área de pesquisa de que trata o
acervo; - É um valor temporário, pois em determinado
momento o valor administrativo irá acabar.
• profissional da área financeira;
- Todo documento nasce com valor administrativo.
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de
que tratam os documentos, objeto de avaliação - Finalidade: Servir à Administração.
(historiador, economista, engenheiro, sociólogo,
médico, estatístico etc.).
VALOR SECUNDÁRIO:
O valor secundário é atribuído a um documento em
Pré-requisitos para realizar a Avaliação: função do interesse que possa ter para a entidade
• apoio da administração superior a que esteja produtora e outros usuários, tendo em vista a sua
subordinado o arquivo; utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi
originalmente produzido. O valor histórico do
• conhecimento da estrutura e do funcionamento do documento enquadra-se na definição de valor
órgão, considerando, inclusive, sua evolução histórica; secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm
• levantamento da bibliografia necessária; valor histórico, portanto, tem valor secundário.
• conhecimento das atividades típicas de gestão de Valor Secundário = Valor Histórico
documentos e arquivos permanentes;

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- Documento que perdeu seu valor administrativo, mas Atenção!

adquiriu valor histórico.
Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que
- Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário
própria instituição devem ser mantidos por X anos, a questão estará
- Finalidade: Servir à História errada.

DICA: Destinação Final dos Documentos

1- O documento que possuir valor secundário poderá

ser recolhido ao Arquivo permanente Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá
2- O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser ao final ser encaminhado à sua destinação final. A
eliminado destinação final do documento irá ocorrer no momento
em que ele perder seu valor administrativo/valor
primário.
Idade do Frequência A destinação final somente pode ser a eliminação ou a
Valor Localização
arquivo de uso
guarda permanente:
Valor
Próximo aos Eliminação (descarte): Quando o documento que
Corrente predominante: Alta
escritórios perdeu o valor primário, não apresentar valor
Primário
secundário.
Valor
Distante dos Guarda Permanente: Quando o documento que
Intermediário predominante: Média
escritórios
Primário perdeu o valor primário, apresentar valor
secundário.
Apenas valor Distante dos
Permanente Baixa
Secundário escritórios

Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos é o período
em que o documento deve ser mantido nos arquivos
corrente e intermediário. Não existe prazo no arquivo
permanente, já que a guarda é definitiva.
O Prazo de guarda vincula-se à determinação do
valor do documento, de acordo com seguintes fatores:
 Freqüência do uso das informações
contidas nos documentos.
 Existência de leis ou decretos que regulem
a prescrição legal dos documentos (prazo
prescricional).
 Existências de outras fontes com as
mesmas informações (documentos
recapitulativos).
 Necessidade de guarda de documentos por
precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos precaucionais).
Seleção de Documentos
A seleção de documentos é realizada no âmbito dos
arquivos correntes e intermediários por técnicos
previamente orientados, seguindo o estabelecimento
na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de
avaliação.
A seleção é a separação física dos documentos de
acordo com a sua destinação:
• eliminação: trata-se da destruição dos
documentos cuja operacionalização dependerá
de seu volume, podendo ser levada a efeito
manualmente ou através de trituradoras;
• transferência: envio dos documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermediário,
acompanhados de listagem, onde aguardarão o
cumprimento dos prazos de guarda e a
destinação final;
• recolhimento: envio dos documentos do arquivo
corrente ou intermediário para o arquivo
permanente, com vistas à sua guarda
permanente e seu acesso público.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Tabela de Temporalidade de Documentos EXERCÍCIOS

Ciclo Vital dos Documentos

É o instrumento arquivístico resultante da etapa

de avaliação dos documentos.
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as
É o registro esquemático do ciclo de vida assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
documental do órgão, sendo elaborada após a análise ERRADAS
da documentação e aprovada pela autoridade
competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos
documentos no arquivo corrente, sua transferência ao 01. (Cespe/UnB) De acordo com o conhecimento
arquivo intermediário, os critérios para a arquivístico sistematizado, nas organizações, os
microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao documentos mais recentes e freqüentemente
arquivo permanente. consultados localizam-se nos arquivos
permanentes.

Exemplo de uma tabela de temporalidade de uma

determinada empresa: 02. (Cespe/UnB) O descarte deve ocorrer em todas as
Prazo de Guarda Destinação
fases do ciclo vital de documentos.
Código Assunto
Corrente Intermediária final

Planos e 03. (Cespe/UnB) O acervo de depósitos intermediários

Guarda
002 projetos de 5 anos 9 anos
Permanente é constituído de papéis que não estão mais em uso
trabalho
corrente, mas ainda podem ser solicitados por
Cursos Guarda quem os produziu ou recebeu.
022.11 5 anos -
internos Permanente
Folha de
024.1 5 anos 95 anos Eliminação
pagamento 04. (Cespe-EGPA) O arquivo em depósito é o conjunto
Escala de de documentos colocados sob a guarda de um
024.2 7 anos - Eliminação
Férias arquivo permanente, embora não pertençam ao
seu acervo.

A partir dos dados apresentados na tabela

acima, podemos verificar a existência de QUATRO
situações.
002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada
essa fase ele será transferido para o Arquivo
Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda,
cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo
Permanente.
022.11 – O documento foi criado na fase corrente,
cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo
Permanente.
024.1 – O documento foi criado na fase corrente,
cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente
será transferido para o Arquivo Intermediário, onde
cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele
será eliminado.
024.2 – O documento foi criado na fase corrente,
cessada essa fase ele será eliminado sem passar pela
fase intermediária.
05. (Cespe-CDP) Arquivo corrente é o conjunto de
documentos que são consultados com pouca
frequencia, mas ainda podem ser solicitados por
quem os produziu ou recebeu.
06. (CESPE) Considerando a teoria das três idades, a
avaliação dos documentos de arquivo deve ser
realizada apenas no estágio corrente.
07. (2006/ Cespe – ANA) Avaliação de documentos é o
processo de análise de documentos de arquivo que
consiste na identificação de valores para os
documentos (primário e secundário). Com base
nesses valores e na analise do ciclo de vida dos
documentos, torna-se possível estabelecer prazos
para sua guarda ou eliminação, de forma a
contribuir para racionalização e o aumento da
eficiência administrativa.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

08. (2006/ Cespe – ANA) A avaliação de documentos 18. (2008/Cespe–DFTRANS Anal. Adm.) Os
de arquivo é tarefa que deve ser realizada por um documentos de guarda temporária devem ser
grupo multidisciplinar de profissionais, a comissão mantidos por cinco anos.
de avaliação de documentos.

19. (CESPE–TRE/MA-Técnico Judiciário/Administrativa-

09. (2006/ Cespe – MDS) A avaliação de documentos 2009–adaptada) Os documentos do arquivo
não fornece subsídios à fixação de prazos para intermediário são mantidos por conta dos prazos
guarda ou eliminação de documentos. prescricionais e precaucionais e aguardam a
destinação final: eliminação ou guarda
permanente.
10. (2006/ Cespe – MI) Os resultados esperados de um
processo de avaliação de arquivo incluem o
aumento do índice de recuperação da informação e 20. (2005/Cespe–TRE-MA) Uma das funções da tabela
a conquista de espaço físico. de temporalidade é indicar os prazos de
arquivamento dos documentos nas fases corrente
e intermediária.
11. (2005/ Cespe – TRE-MT) Cada setor e (ou)
departamento definirá os prazos de guarda para os
documentos produzidos internamente. GABARITO
01. E 06. C 11. E 16. C
12. (2004/ Cespe – FUNCAP/PA) A definição da guarda 02. E 07. C 12. E 17. E
ou do descarte de documentos diversos é
03. C 08. C 13. C 18. E
atribuição exclusiva da chefia.
04. C 09. E 14. C 19. C

13. (2004/ Cespe – UnB/Pol. Federal) A aplicação dos 05. E 10. C 15. E 20. C
critérios de avaliação possibilita ganho de espaço
físico.

14. (2008/Cespe–DF Trans Anal. Adm.) A eliminação

dos documentos pode ser feita, desde que, após a
extinção do valor primário (administrativo, legal ou
fiscal), os documentos não apresentem valor
secundário.

15. (2008/Cespe–DF Trans Anal. Adm.) Os documentos

de guarda temporária, via de regra, não tem valor
primário.

16. (2007/Cespe–UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor

primário pode ser encontrado nos documentos nas
fases corrente e intermediária.

17. (2007/Cespe–UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os

documentos que não possuem valor primário,
mesmo que tenham valor secundário, podem ser
eliminados.

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UNIDADE 03:
Organização do arquivo
Organização do Arquivo:
No momento em que uma organização toma a decisão
de organizar seu arquivo, é necessário que seja
realizada uma campanha de sensibilização envolvendo
os diversos níveis hierárquicos, com o objetivo de
envolver todos no projeto.
A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em
quatro etapas:
1 – Levantamento dos dados
2 – Análise dos dados coletados
3 – Planejamento
4 – Implantação e acompanhamento
1- Levantamento dos dados
São atividades de exame e coleta de informações
acerca da documentação do arquivo.
Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o
gênero dos documentos (textuais, iconográficos,
informáticos etc.), as espécies documentais (cartas,
faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de
conservação do acervo, os recursos humanos da
instituição, enfim, todo os dados relevantes para o
arquivo da instituição.
Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos
estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas. É necessário, nessa fase, conhecer os
dados relativos aos documentos que circulam na
instituição.
É necessário conhecer, também:
- A quantidade de servidores no arquivo, formação
profissional e escolaridade
- A quantidade de equipamento, modelo e estado de
uso
- A situação física do arquivo (área ocupada,
luminosidade, umidade, tipo de proteção contra
incêndio e outros sinistros)
15
2- Análise dos dados coletados
A partir dos dados coletados na etapa anterior, será
feita uma análise objetiva da real situação dos serviços
de arquivo e um DIAGNÓSTICO que permita propor
alterações no sistema a ser implantado.
Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação
das falhas existentes na administração que impedem o
correto funcionamento do arquivo.
3- Planejamento
É nesta fase que será elaborado o plano arquivístico
que leve em consideração tanto as disposições legais
quanto as necessidades da organização. Esse plano
deve levar em consideração os seguintes elementos:
a) posição do arquivo na estrutura organizacional da
administração. Recomenda-se que seja a mais alta
possível;
b) centralização ou descentralização dos serviços de
arquivo em fase corrente;
c) criação de uma coordenação central dos serviços de
arquivo, nos casos de descentralização;
d) definição dos métodos de arquivamento;
e) estabelecimento das regras e normas de
funcionamento (manual de arquivo);
f) necessidades de recursos humanos;
g) escolha das instalações e equipamentos;
h) constituição de arquivos intermediários e
permanentes.
4- Implantação e Acompanhamento
É nessa fase que o que foi planejado será colocado em
prática, será executado, será implantado. É nessa fase
que as orientações e normas descritas no MANUAL DE
ARQUIVO serão implantadas na instituição.
A implantação deve ser procedida por um
acompanhamento constante dos resultados, a fim de
corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou
falhas no sistema arquivístico.
O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto,
atualizado quando necessário
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EXERCÍCIOS UNIDADE 04:

Organização do Arquivo
Gestão de Documentos

Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as

assertivas corretas e ERRADO para as assertivas Gestão de Documentos:
ERRADAS Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes às
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
01. (2006/ Cespe – Ancine) A organização de arquivos
arquivamento de documentos em fase corrente e
ocorre em várias fases. Na fase de planejamento,
intermediária, visando a sua eliminação ou
é feita a verificação das normas, dos
recolhimento para guarda permanente.
regulamentos, das políticas e da estrutura
organizacional da instituição.
A gestão de documentos é operacionalizada através do
planejamento, da organização, do controle, da
02. (2006/ Cespe – TCE) A instalação de um arquivo
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e
requer a análise dos seguintes aspectos:
dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e
localização, iluminação, arejamento, higienização,
simplificar o ciclo documental.
disposição e segurança.

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas

03. (2005/ Cespe – ANS) Na elaboração do plano de
referentes às atividades de produção, tramitação e
arquivo, deve ser definida a centralização ou
uso, avaliação e arquivamento de documentos em
descentralização dos serviços de arquivo nas
fases corrente e intermediária, visando a sua
fases corrente e intermediária.
eliminação ou recolhimento para guarda permanente
(Lei 8.159/1991).

GABARITO OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:

01. E - Garantir e assegurar, de forma eficiente a produção,
02. C administração, manutenção e destinação de
documentos.
03. E
- Garantir que a informação estará disponível no
momento necessário ao usuário.
- Eliminação de documentos que não possuem valor
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa
científica ou histórica.
- Contribuir para o acesso e a preservação dos
documentos que deverão ser guardados e preservados
por seus valores históricos ou científicos.

A Gestão de Documentos acontece em 3 FASES

básicas:
1ª FASE - PRODUÇÃO
2ª FASE - UTILIZAÇÃO
3ª FASE - DESTINAÇÃO

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1ª FASE: PRODUÇÃO
• elaboração dos
Refere-se à elaboração dos documentos em documentos em
decorrência das atividades de um órgão ou setor. decorrências das
Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam atividades da instituição.
Produção
criados apenas os documentos essenciais à
• criação de documentos
administração, evitando duplicação e emissão de vias
essenciais à
desnecessárias.
administração, evitando
A elaboração de documentos ocorre na fase corrente. duplicação e emissão de
vias desnecessárias.

2ª FASE: UTILIZAÇÃO • protocolo,

classificação,
Inclui as atividades de protocolo (recebimento, Gestão de organização e
classificação, registro, movimentação e expedição), arquivamento durante a
Documentos
organização e arquivamento de documentos em fase Utilização idade corrente e
corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são intermediária.
elaboradas as normas de acesso à documentação e à
recuperação de informações (empréstimo e consulta). • normas de acesso à
documentação e à
Nesta fase é desenvolvida a gestão de arquivos recuperação de
correntes e intermediários. informações.
• análise e avaliação dos
3ª FASE: DESTINAÇÃO documentos (valor).
Destinação
Compreende a ANÁLISE e AVALIAÇÃO dos documentos • definição de quais
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus serão objeto de arquivo
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de permanente e quais
arquivo permanente e quais serão eliminados por serão eliminados.
terem perdido o seu valor para a instituição.

Os dois principais instrumentos de destinação são: Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários

a) Tabela de Temporalidade: determina os prazos em

que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos
arquivos permanentes. Além disso, estabelece os
critérios para recolhimento no arquivo permanente e
eliminação.
GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES:
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes
devem permitir aproveitar, ao máximo, a informação
disponível e necessária à tomada de decisões,
aumentando, assim, a eficiência administrativa.

b) Lista de Eliminação: consiste em uma relação Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes
específica de documentos a serem eliminados de uma a essa idade do arquivo:
só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade 1) Produção
competente.
2) Protocolo (recebimento, classificação, registro,
movimentação e expedição).
3) Arquivamento
4) Empréstimo e consulta
5) Destinação

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1) Produção de documentos - criação dos documentos
da organização em decorrência das suas atividades.
2) Protocolo - Inclui atividades de recebimento,
classificação, registro, movimentação de documentos,
expedição (apesar de alguns autores classificarem a
expedição como distinta da “atividade protocolo”, a
expedição é executada pelo “depto de protocolo” e
abertura de processos.
3) Arquivamento – é a fase que consiste no conjunto de
operações destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
Para a atividade de arquivamento deve-se levar em conta
as finalidades institucionais e as características dos
documentos.
4) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das
atividades nobres dos arquivos, pois todo o trabalho
arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é
desenvolvido visando à recuperação rápida e completa
da informação. De modo geral, os documentos só
podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo,
aos órgãos que os receberam ou produziram, aos
órgãos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e às autoridades superiores, na mesma
linha hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos,
que os documentos não sejam retirados das pastas para
empréstimo, para facilitar o profissional deve colocar
uma “Guia fora” no lugar, informando onde se encontra
o documento. A utilização da “guia fora” facilita o
rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não
devolvidas no prazo estipulado.
5) Destinação – é a fase que consiste no conjunto de
operações referentes ao controle da destinação dos
documentos (eliminação, transferência, recolhimento).
Fazem parte das rotinas para destinação de
documentos na fase corrente as seguintes atividades:
- verificar se os documentos a serem destinados estão
organizados de acordo com os conjuntos definidos na
tabela de temporalidade;
- verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;
- registrar os documentos a serem eliminados;
- elaborar termo de eliminação;
- proceder à eliminação;
18
- elaborar lista de documentos destinados à fase
intermediária; e
- operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS:
A função principal do Arquivo Intermediário consiste em
proceder a um arquivamento transitório, isto é, em
assegurar a preservação de documentos que não são
mais movimentados, utilizados pela Administração e que
devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo
cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de
análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem
que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo,
para fins de prova ou de pesquisa.
O arquivo intermediário tem a dupla vantagem de
centralizar e de administrar os documentos que perderam
sua utilidade corrente para as administrações. Ele evita a
eliminação descontrolada e permite uma verdadeira
política de conservação dos arquivos.
Responsáveis pela guarda física dos documentos de uso
pouco freqüente, os arquivos intermediários:
- atendem às consultas feitas pelos órgãos
depositantes;
- coordenam as transferências de novos documentos
aos seus depósitos;
- procedem à aplicação de tabelas de temporalidade por
meio de seleção de documentos para eliminação ou
recolhimento;
- coordenam o recolhimento de documentos
permanentes para o arquivo de terceira idade.
Atenção:
1- Os documentos só devem ser aceitos para guarda
intermediária quando for conhecido: Conteúdo; prazo
de guarda e data de eliminação ou recolhimento
2- Os documentos transferidos ao Arquivo
Intermediário, continuam sendo de posse dos setores
que os transferiram e que podem consultá-lo e tomá-lo
emprestado. A consulta por terceiro só é permitida se
autorizada pela unidade que o transferiu.
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EXERCÍCIOS 06. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista –

Gestão de Documentos 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não
está fundamentada no ciclo vital dos documentos
de arquivo.

Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as

assertivas corretas e ERRADO para as assertivas 07. (2005/ Cespe – funag) A gestão de documentos
ERRADAS arquivísticos ocupa-se apenas dos documentos das
fases intermediaria e permanente.

01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /

Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se 08. (2005/ Cespe – TRE/TO - Adaptada) As fases
gestão de documentos o conjunto de básicas da gestão de documentos são: produção,
procedimentos e operações técnicas realizados na utilização e destinação.
fase corrente e na intermediária e que abrangem
produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos, estabelecendo sua
destinação, isto é, determinando a eliminação ou GABARITO
recolhimento para guarda permanente.
01. C 06. E
02. E 07. E
02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista –
2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira 03. E 08. C
não reconhece a gestão de documentos como 04. E
parte dos esforços necessários para a organização
dos arquivos. 05. C

03. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário /

Administrativa – 2009 – Adaptada) - Com a gestão
eficaz de documentos, impede-se que os
documentos com valor secundário sejam
conservados permanentemente.

04. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A

fase da gestão de documentos em que são feitas a
análise e a avaliação de documentos acumulados
em arquivos é conhecida como preservação de
documentos.

05. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) -

Na gestão de documentos, as atividades de
protocolo, a recuperação de informações e a
elaboração de normas de acesso à documentação
são desenvolvidas na fase de utilização de
documentos.

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UNIDADE 05:
Protocolo
Vamos aprofundar um pouco o estudo sobre o
protocolo pois é muito cobrado em provas de concursos
públicos.
No Protocolo são executadas um conjunto de operações
e procedimentos visando o controle dos documentos
que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar,
garantir a imediata localização e recuperação do
documento, garantido assim o acesso a informação.
A atividade de protocolo é uma atividade típica de
arquivo corrente
As atividades realizadas no protocolo podem ser
divididas em rotinas:
1) RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO:
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a
seguinte rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondência
2 Separar a correspondência oficial da particular
3 Distribuir a correspondência particular
4 Separar a correspondência oficial de caráter
ostensivo da de caráter sigiloso
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa
6 Abrir a correspondência ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondência
ostensiva verificando a existência de
antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os
antecedentes não estiverem no Arquivo, o
Setor de Registro e Movimentação informará
onde se encontram e os solicitará para ser feita
a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondência
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior
direito do documento
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira
distribuição e o código de assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na
ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e
Movimentação
20
O plano de classificação é o esquema de distribuição de
documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo
das estruturas e funções de uma instituição e da análise
do arquivo por ela produzido. É esse plano que vai dar
origem ao código de classificação.
O código de classificação é um instrumento de trabalho
utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício de suas funções e atividades.
2) REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO:
É o setor de autuação e controle da tramitação
(movimentação)
Este setor funciona como um centro de distribuição e
redistribuição de documentos e suas atribuições podem
ser assim descritas:
Passo Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
anotando: número de protocolo, data de
entrada, procedência, espécie, número e data
do documento, código e resumo do assunto,
primeira distribuição
2 Anexar a segunda via da ficha ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente
com os antecedentes, após o registro e as
anotações pertinentes nas respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de
protocolo nas fichas de procedência e
assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem
numérica
5 Receber dos vários setores os documentos a
serem redistribuídos, anotar nas respectivas
fichas (numéricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

3) EXPEDIÇÃO: 03. (2008/ Cespe – SECAD/TO) Recebimento,

Geralmente são adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondência
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas
cópias
4 Separar o original da cópias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
classificação, registro, movimentação, conservação
e preservação são rotinas de protocolo.
04. (2008/ Cespe – TST/ Anal. Jud.) A expedição, a
tramitação e a distribuição de documentos são
atividades de protocolo.
05. (2008/ Cespe – MPE/AM) Além do setor de
protocolo, todas as demais unidades de um órgão
público têm responsabilidade pela expedição de
documentos.

ATENÇÃO!
06. (2007/ Cespe – Pref. Mun. Vitória/ES) Nos órgãos
- Modernamente, o protocolo é responsável também
públicos, o protocolo é responsável pelo registro,
abertura de processos nas empresas e repartições
pela expedição dos documentos e pela abertura de
públicas.
processos.
- O arquivamento de documentos deve ser posterior à
sua classificação, a qual deve ter como base o plano de
classificação da instituição. Na fase intermediária e na 07. (2005/ Cespe – ANTAQ) Nas organizações, os
fase permanente deve ser respeitada a classificação de serviços de protocolo devem ser os responsáveis
origem. pelo controle do trâmite de documentos.

08. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área:

Administrativa 2008) As atividades de registro,
expedição, distribuição e movimentação são típicas
do protocolo, apesar de essa última ter uma
EXERCÍCIOS participação importante dos setores de trabalho do
Protocolo órgão/instituição.

Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as GABARITO

assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
ERRADAS 01. C 06. C
02. E 07. C
01. (2007/ Cespe-UnB – Pref. Rio Branco/AC) O 03. E 08. C
protocolo é uma atividade típica da fase corrente. 04. C
05. E
02. (2008/ Cespe – MPE/RR) O setor encarregado do
recebimento, registro, distribuição e
movimentação de documentos em curso, além da
abertura de processos e expedição de documentos,
é identificado como arquivo setorial.

21
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
UNIDADE 06:
Noções de Arquivo Permanente
Arquivo Permanente é o conjunto de documentos
preservados por possuírem valor secundário.
A função de um arquivo permanente é reunir,
conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos
documentos sob sua custódia.
Embora não exista a atividade de gestão documental nos
arquivos permanentes, notamos a realização de outras tão
igualmente vitais para o bom funcionamento de um
arquivo, são elas: arranjo, descrição, difusão e
conservação.
 ARRANJO  reunião e ordenação adequada dos
documentos;
 DESCRIÇÃO e PUBLICAÇÃO  acesso aos
documentos para consulta e divulgação;
 DIFUSÃO ou REFERÊNCIA  política de acesso e
uso dos documentos.
 CONSERVAÇÃO  medidas de proteção dos
documentos e do seu lugar de guarda.
ARRANJO
Arranjo é uma terminologia usada exclusivamente nos
arquivos permanentes para designar a mesma atividade
de classificação na gestão documental.
A sistemática de arranjo inicia-se no momento do
recolhimento, sendo realizada quando se recebe
documentos desordenados. O arranjo deve respeitar a
classificação de origem (desde os arquivos correntes).
O arranjo é ao mesmo tempo uma atividade intelectual,
conforme explicitada anteriormente, e uma atividade
material: deve-se organizar os documentos internamente
uns em relação aos outros, colocá-los em caixas ou pastas
e ordená-los em estantes.
22
DESCRIÇÃO e PUBLICAÇÃO
A descrição é atividade também exclusiva de arquivo
permanente, e consiste na elaboração de instrumentos
de pesquisa que possibilitem a identificação, o
rastreamento, a localização e a utilização de dados. É
imprescindível que para a sua realização já tenha sido
executado o arranjo documental, haja vista que a
descrição deve revelar ao pesquisador o meio orgânico
em que os documentos foram produzidos, ou seja, a
relação entre os conjuntos documentais.
Nesse sentido, a descrição aplica-se a conjuntos de
documentos; as séries (órgãos e suas subdivisões,
atividades funcionais ou grupos documentais da mesma
espécie) são consideradas unidades para fins de
descrição.
As tarefas da descrição levam à elaboração dos chamados
instrumentos de pesquisa. Constituem eles vias de
acesso do historiador ao documento, sendo a chave da
utilização dos arquivos como que fontes primárias da
história. Os instrumentos podem ser genéricos ou
específicos.
- Guia: instrumento de pesquisa mais abrangente,
com linguagem que permite atingir também o
grande público. Este instrumento permite uma
visão geral do acervo.
- Inventário: instrumento de pesquisa que descreve
conjuntos documentais ou partes do fundo. É
parcial e traz uma descrição sumária (coletiva).
- Catálogo: instrumento que descreve documento
a documento unitariamente, respeitando ou
não a ordem da classificação. Apresenta uma
descrição analítica (unitária).
- Catálogo seletivo: instrumento que descreve
minuciosamente peças documentais selecionadas
de um ou mais fundos.
- índices: instrumentos complementares dos
catálogos e inventários, por apresentar nomes,
locais ou assuntos em ordem alfabética e
remetendo o leitor às respectivas notações de
localização.
- Edição de fontes: apresentação do texto integral.
Aconselha-se que além dos textos sejam
apresentados estudos introdutórios e fontes
paralelas.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

DIFUSÃO OU REFERÊNCIA 03. (CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo)

É nesta fase que se completam as funções do arquivista:
aproximar o arquivo da comunidade, com atividades
voltadas às áreas social, educativa e cultural.
Cabem duas ações na difusão: a que lança elementos de
dentro para fora e a que promove atrativos no recinto do
arquivo.
Atividades como visitas à comunidade, visitas orientadas
no arquivo, exposições, trabalhos conjuntos entre escolas e
arquivos beneficia tanto a comunidade, por conhecer
fontes documentais que baseiam sua história, como para
os arquivos que alcançam representatividade para o de-
senvolvimento de suas atividades.
As atividades de difusão não podem afastar o arquivo
da sua função principal que é a de servir às necessidades
das administrações a que servem.
Acerca de documentos de arquivo, julgue os itens que
se seguem.
Os documentos de valor permanente, consoante
legislação, não devem ser eliminados ou alienados.
04. (CONSULPLAN - 2012 - TSE - Técnico Judiciário -
Área Administrativa) Entre os procedimentos que
correspondem ao Arquivo Permanente, está
diretamente relacionado à elaboração dos instrumentos
de pesquisa o(a)
a) tabela de temporalidade.
b) descrição.
c) avaliação.
d) protocolo.

05. (CESPE - 2012 - MPE-PI - Analista Ministerial -

CONSERVAÇÃO
É o conjunto de atividades que visam à preservação dos
documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de
desacelerar os processos de degradação por meio de
controle ambiental e de tratamentos específicos.
Documentação - Cargo 4) Considerando a descrição de
documentos, julgue os próximos itens.
Embora possa abranger todo elemento de informação
de um documento, independentemente do estágio de
gestão no qual esse documento esteja, a descrição é
uma atividade típica dos arquivos permanentes.

06. (CESPE - 2012 - MPE-PI - Analista Ministerial -

Documentação - Cargo 4) Considerando a relevância
EXERCÍCIOS
social dos arquivos, julgue os itens que se seguem
Noções de Arquivo Permanente
A difusão arquivística objetiva atender a um tipo
específico de usuário: o historiador.

Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as

assertivas corretas e ERRADO para as assertivas
ERRADAS
01. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário /
Administrativa - 2009 – Adaptada) - A função de um
arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta aos documentos.
07. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios -
Arquivologia) Considerando a teoria e a prática de
arranjo em arquivos permanentes, julgue os itens a
seguir.
A operação de arranjo refere-se à ordenação de
conjuntos documentais remanescentes após a aplicação
nesses conjuntos da destinação final determinada nas
tabelas de temporalidade.

02. (CESPE – SEPLAG / DFTRANS - Analista de

Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades
relacionadas ao arquivo permanente podem ser
reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e
publicação, conservação e referência.

23
 PREFEITURA DE BELÉM - ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

08. (FCC - 2011 - TRT - 19ª Região (AL) - Analista

Judiciário - Arquivologia) A organização dos arquivos,
como enfatizou Janice Gonçalves, significa dar
visibilidade às funções e atividades do organismo
produtor. De acordo com a terminologia adota- da por
alguns profissionais da área, o instrumento utilizado
nessa tarefa recebe nomes distintos, conforme a etapa
em que se encontram os documentos em seu ciclo vital:
na fase corrente, trata-se do plano de classificação; e,
na fase permanente, trata-se
a) da tabela de temporalidade.
b) do registro topográfico.
c) do plano de destinação.
d) do quadro de arranjo.
e) da tabela de equivalência.

GABARITO
01. C 06. E
02. C 07. C
03. C 08. D
04. B
05. C

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