Treinamento de

Utilização do Portal de
Cadastro de Materiais
OBJETIVO
✓ Apresentar a importância e efetividade
do cadastro de materiais nas empresas
✓ Orientar como navegar no portal
Webformat apresentando suas
funcionalidades
Propósito

✓ Unificar Códigos ✓ Eliminar Duplicidades

ANTES da Padronização CH

Planta A 10002-3 - LAMPADA INCANDESCENTE INCOLOR 100W 110V

Planta B 30401-5 - LAMP INCAND TRANSP 100W 120V Duplicidades

Planta A 402310-0 - LAMP TRANSPARENTE 127 V 100 W

Planta C 104008-1 - LAMP INC CRISTAL 100W 127V

Similaridades
205117-8 - LAMP INCAND BRANCA 120 V 100W E27
✓ Consultas Precisas Planta C

DEPOIS da Padronização CH

Plantas 10001-0 - LAMPADA INCANDESCENTE; POTENCIA: 100W;

A, B, C TENSÃO: 127V; BASE: E-27; ACABAMENTO: TRANSPARENTE

10005-4 - LAMPADA INCANDESCENTE; POTENCIA: 100W;

Planta C
TENSÃO: 127V; BASE: E-27; ACABAMENTO: BRANCO
Propósito

✓ Padronização ✓ Enquadramento Fiscal

✓ Informações Confiáveis e
Completas
Portal Webformat

- WebForMat é um website, através do qual

várias empresas, nos diversos segmentos, fazem
a gestão e manutenção de seu Cadastro de
Materiais, Fornecedores e Clientes

- WebForMat possui mais de 2.800.000

descrições técnicas em sua base, cerca de
10.000 usuários cadastrados, gerando 45.000
acessos mensais
Acesso ao Portal
Acessando o Portal – Tela Inicial
Clique em
LOGIN

Preencha com login e

senha e clique em
“Login”
 Dicas Importantes
USUÁRIO
Clique em “ “
(lado direito da
identificação do
usuário) e, em
seguida, em
“Minha
Informação”

No primeiro acesso ao portal

é de extrema importância a USUÁRIO
conferência dos dados USUÁRIO

cadastrados. usuário@empresa.com.br

Confira se os dados estão corretos. Não esqueça de CARGO

checar seu e-mail, é através dele que receberá

notificações sobre as etapas do atendimento de suas
solicitações.
Dicas Importantes

Ao mostrarmos as ferramentas para geração de solicitações de inclusão de material

seguiremos, a seguinte ordem:

• Pesquisa/Solicitação (apresenta também código cliente evitando duplicidade!!!)

• Novo Item com PDM
• Novo Item sem PDM

Seguindo essa ordem o usuário terá uma maior agilidade ao gerar sua solicitação, de forma mais assertiva
evitando assim o prolongamento do tempo de atendimento.
Tela de Apresentação – Home Page

USUÁRIO

Menu

Estatísticas
do portal
Módulos De Consulta
Busca
Módulos De Consulta – Busca
No menu clique em “BUSCA”.
USUÁRIO
Módulos De Consulta – Busca
A pesquisa pode ser feita pela descrição, código, fabricante, referência ou NCM.

1 O filtro pode ser feito, conforme opções do termo de pesquisa.

Ao selecionar o filtro a busca é feita automaticamente.

2 Os resultados aparecem com a imagem do item, caso haja.

Para os itens já padronizados (ícone P ) o código do item aparece abaixo da
descrição na lista.
Módulos De Consulta – Busca
Ao clicar em um item será
exibida a tela de informações
básicas do item, com a
imagem ampliada, caso haja,
e as ações ficam disponíveis
nesta tela.

• O resultado da pesquisa mostra opção de “Incluir” quando for um item ainda não cadastrado
para sua empresa (ícone C ). Os itens com código definido, porém, com o ícone L são os
códigos legados e esses são links para inclusão.
• Quando o item já está cadastrado é informado o código material do seu sistema e fica
disponível a opção “Alterar”, caso seja necessária alguma alteração, e “Detalhes” para maiores
informações do cadastro (ícone P ).
• Os itens sinalizados com o ícone A são cadastros que foram finalizados com pendência.
Módulos De Consulta – Busca

Incluir

• Por se tratar de um item já cadastrado em nossa base os atributos NÃO são editáveis.
• Nesse módulo só é possível informar novo(s) fabricante(s) e referência(s).
• É essencial que o usuário certifique-se que o novo fabricante/referência incluído na solicitação corresponde.
EXATAMENTE ao mesmo item encontrado na pesquisa. Caso haja alguma diferença a solicitação será cancelada.
Módulos De Consulta – Busca
• Caso ainda haja algum dado e/ou informação sobre o item que não é solicitado no PDM, porém, seja de relevância
para o cadastro o mesmo pode ser informado no campo “Dados Técnicos do Cliente”.
• Também podem ser inseridos nesse campo informações para possibilitar a confirmação dos dados do item como:
telefone de contato do fabricante, site com catálogo e/ou fichas técnicas, etc.

ATENÇÃO! O campo
“Justificativa da
Solicitação” é usado apenas
para o fluxo de aprovação
interno da sua empresa. A
CH não considera dados
inseridos nesse campo.
Todas as informações
complementares devem
estar em “Dados Técnicos
do Cliente”.
Módulos De Consulta – Busca

• Após preenchimento dos dados do material a ser cadastrado e a seleção do destinatário pode ocorrer a necessidade
do preenchimento de “Informações Complementares”.
• Nesse caso, ao clicar em “Gerar Solicitação”, aparecerá um pop-up com a mensagem abaixo:
Módulos De Consulta – Busca

• Também será apresentada a tela de Informações Complementares

(vide ilustração).

• Os campos e tipos de informações variam de acordo com o sistema

ERP e o perfil de usuário do cliente .

• Os campos que incluem o “ ” são de preenchimento obrigatório.

• Ao final do preenchimento clicar em “Atualizar”.

Módulos De Consulta – Busca
• Ao retornar a solicitação, antes de sua conclusão,
temos a opção de anexar arquivos. Esse recurso tem
o objetivo de proporcionar o envio de qualquer
arquivo referente ao item. Seu envio é de extrema
relevância, pois esse material é utilizado pela equipe
de cadastro como fonte de pesquisa e homologação
dos dados enviados na solicitação, podendo assim,
reduzir o tempo de atendimento desprendido em um
eventual contato com fabricante.

• Podem ser anexados arquivos de imagem (GIF e JPG),

documentos (PDF, DOC e XLS), arquivos compactados
(ZIP) e documentos de AutoCad (DWG); todos os
arquivos devem somar até o tamanho máximo de
10MB.

• É possível também excluir documentos uma vez

anexados marcando-o e clicando em “Excluir
marcados”.
Módulos De Consulta – Busca

• Após essas etapas, selecione o destinatário e clique em “Gerar

Solicitação” para sua conclusão.

• Será apresentado um resumo dos dados

preenchidos para confirmação.

• Após a conferência clique em “Confirmar”.

Módulos De Consulta – Busca

• Após a confirmação é aberto um pop-up informando o número da solicitação gerada.

• É perguntando se deseja gerar uma nova solicitação a partir da recém criada. Caso clique em “Sim” é aberta uma nova
solicitação com os mesmos dados desta solicitação possibilitando a sua edição.

• Vale ressaltar que uma nova solicitação gerada a partir da recém cadastrada sem ser feita alteração de dados caracteriza
uma nova solicitação de inclusão do mesmo material o que implicará no seu cancelamento por duplicidade.

• É extremamente importante que o solicitante se certifique de que características, fabricante/referência do segundo

material sejam devidamente editados. A falta dessa edição implicará em divergência de dados e, consequentemente, na
geração de pendência.
Dicas Importantes
Salvar Como

Note que em qualquer material pesquisado há a opção “Salvar Como”.

Essa opção abre uma nova solicitação de inclusão a partir dos dados do material já cadastrado.
Ao contrário da opção “Incluir”, todos os dados são editáveis.

O “Salvar Como” é
O objetivo do “Salvar Como” é fazer com que o solicitante não precise a forma mais prática
refazer toda a rotina de abertura de solicitações para materiais parecidos de se cadastrar um
ao já cadastrado, porém, é importante ressaltar: novo item.

• Uma nova solicitação gerada a partir do “Salvar Como” sem ser feita
alteração de dados caracteriza uma nova solicitação de inclusão do
mesmo material o que implicará no seu cancelamento por
duplicidade.
• É extremamente importante que o solicitante se certifique de que
características, fabricante/referência do novo material sejam
devidamente editados. A falta dessa edição implicará em divergência
de dados e, consequentemente, na geração de pendência.
Cadastro de Materiais
com PDM
Cadastro de Materiais com PDM

No menu clique em “Cadastro” → “Novo Item com PDM”.

USUÁRIO
Cadastro de Materiais com PDM

A pesquisa do PDM pode ser feita através do nome do material preenchendo o campo “Valor para Pesquisa”.
Digite o material a ser consultado acompanhado de “ ” para procurar suas derivações. A palavra pode estar
incompleta, como no exemplo abaixo. Em seguida clique em “Buscar”.

USUÁRIO
Cadastro de Materiais com PDM
• O resultado da pesquisa apresenta tudo o que há no banco de dados começando com o termo da pesquisa “FUSIV”.
• No primeiro resultado temos a opção “FUSIVEL”. A partir do segundo resultado encontramos dois termos separados por
“-” representando o nome básico e o nome modificador. Via de regra, para PDMs de itens específicos (sobressalentes
de equipamentos) o nome modificador não se faz necessário.
• Após selecionar o PDM adequado (ex.: FUSÍVEL – DIAZED) clique em “Selecionar”.
USUÁRIO
Cadastro de Materiais com PDM
• Abaixo temos o PDM de fusível diazed a ser preenchido.
• Todo campo de preenchimento obrigatório será apresentado com um “ ”. O não preenchimento do mesmo poderá
acarretar na geração de pendência.
USUÁRIO
Cadastro de Materiais com PDM
• Ao informar os dados dos atributos, caso o valor não seja encontrado no campo do lado esquerdo, o mesmo pode ser
inserido em “Novo Conteúdo” (lado direito).
• É de extrema importância que os campos sejam preenchidos conforme a instrução de preenchimento informada em cada
atributo. Isso evita interpretações errôneas e/ou gerações de pendências.
Cadastro de Materiais com PDM
• Caso ainda haja algum dado e/ou informação sobre o item que não é solicitado no PDM, porém, seja de relevância para o
cadastro o mesmo pode ser informado no campo “Dados Técnicos do Cliente”.
• Também podem ser inseridos nesse campo informações para possibilitar a confirmação dos dados do item como: telefone
de contato do fabricante, site ou catálogo com informações técnicas, etc.
• Ao final clicar em “Gerar Solicitação”.

ATENÇÃO! O campo
“Justificativa da
Solicitação” é usado apenas
para o fluxo de aprovação
interno da sua empresa. A
CH não considera dados
inseridos nesse campo.
Todas as informações
complementares devem
estar em “Dados Técnicos
do Cliente”.
Cadastro de Materiais
sem PDM
Cadastro de Materiais sem PDM
A solicitação sem PDM é um recurso utilizado SOMENTE após todas as formas de pesquisa (Pesquisa/Solicitação, Novo Item
com PDM) terem sido utilizadas sem encontrar o item na base CH ou um PDM adequado para o cadastro do item desejado.

No menu clique em “Cadastro” → “Novo Item sem PDM”.

USUÁRIO
Cadastro de Materiais sem PDM
Ao clicar em “Novo Item sem PDM” é apresentado um pop up de aviso informando
sobre o atendimento diferenciado sobre esse tipo de solicitação devido a necessidade
de criação de um novo PDM.
Cadastro de Materiais sem PDM
Por não haver um PDM definido todos os campos da solicitação são de preenchimento livre, porém, vale ressaltar que
necessitamos da maior quantidade possível de informações. Uma solicitação com poucos dados sobre o item pode levar a
necessidade de geração de pendência.

Ao final do preenchimento dos dados clicar em “Gerar Solicitação”

Cadastro de Materiais
Alteração
Cadastro de Materiais - Alteração
• A solicitação de alteração é utilizada para acrescentar, alterar e/ou excluir alguma informação de um cadastro já
existente. Vale ressaltar que NÃO são efetuadas alterações em características do item (ex.: dimensões, material,
apresentação, etc) .
• No menu clique em “Cadastro” →“Alteração”.

USUÁRIO
Cadastro de Materiais - Alteração

Em alteração existem três formas de procurar o item ao qual deseja efetuar a alteração.
As pesquisas são semelhantes ao processo de solicitação de inclusão.
USUÁRIO
Cadastro de Materiais - Alteração
• Após identificação do item a ser alterado informe qual alteração será efetuada. Preencha o campo com a informação
desejada. Na ilustração abaixo destacamos o campo para inclusão de um novo fabricante/referência como exemplo.
• É essencial que o usuário certifique-se que o novo fabricante/referência incluído na solicitação corresponda,
EXATAMENTE, ao mesmo item já cadastrado. Caso haja alguma diferença a solicitação será cancelada.
• Note que para cada fabricante/referência há um status para ser informado (H, P, A, D).

• Status H (HOMOLOGADO) – Informa que o

fabricante/referência deve estar homologado para o
cadastro;
• Status P (PREFERENCIAL) – Informa que o
fabricante/referência será a primeira opção do
cadastro e será exibido na descrição curta;
• Status A (ALTERNATIVO) – Informa que o
fabricante/referência será a segunda opção e NÃO será
exibido na descrição curta;
• Status D (DESATIVADO) – Informa que o
fabricante/referência NÃO constará no seu o cadastro.
Dicas Importantes
Durante o preenchimento do formulário da solicitação a mesma é salva como rascunho
de forma automática.
Ela pode ser acessada, editada e salva novamente como rascunho, caso o preenchimento
não seja concluído, ou pode ser excluída no caso de não ser mais útil:

*** IMPORTANTE *** - Os rascunhos ficarão disponíveis por um período de 30 dias a

contar da data da última vez que foram acessadas.

Essas solicitações podem ser acessadas e resgatadas no menu “Acompanhamento” que

veremos a seguir.
Acompanhamento de
Solicitações
Acompanhamento de Solicitações

Acesse o menu “Acompanhamento” para checar todas as solicitações vinculadas ao seu login.
No menu clicar em “Cadastro →“Acompanhamento”.
USUÁRIO
Acompanhamento de Solicitações

A busca da solicitação pode ser feita através da sua numeração ou através de

pesquisa por filtros.
Acompanhamento de Solicitações

• Coluna Número: corresponde ao número da solicitação. Clique no número para acesso a maiores detalhes da solicitação
• Coluna Buscar: informa o tipo de solicitação.
• Coluna Material: informa o material da solicitação (quando possuir o código do item significa que o item já foi
cadastrado).
• Coluna Responsável: informa o usuário responsável pela solicitação.
• Coluna Data Trâmite: informa a data do último trâmite da solicitação.
• Coluna Situação: informa o status da solicitação.
Acompanhamento de Solicitações
Os status das solicitações podem ser:
• APROVADA – Indica quando a solicitação foi aprovada pelo aprovador 1 e foi enviada para o aprovador 2;
• CANCELAMENTO CLIENTE – Indica o cancelamento da solicitação efetuada pelo seu aprovador. Esse status nunca ocorre do
atendimento da CH;
• CANCELAMENTO POR DUPLICIDADE – Indica o cancelamento da solicitação por ter sido identificado que o item já está
cadastrado para o cliente. É indicado também o código ERP encontrado;
• CANCELADA – Indica quando a solicitação é cancelada pelo atendimento da CH. Não gera custo e ocorre quando é gerada
uma solicitação de forma indevida ou a pedido do cliente quando a solicitação já está na base de atendimento da CH;
• ENCERRADA – Indica a conclusão do atendimento. Abrindo a solicitação é possível verificar o código ERP cadastrado.
• PENDÊNCIA FABRICANTE – Indica quando a solicitação está em atendimento aguardando um contato/resposta do
fabricante indicado;
• PENDÊNCIA PDM – Indica quando a solicitação está em atendimento e foi verificada a necessidade de criação do PDM. Esse
status ocorre durante o processo de criação;
• PENDÊNCIA– Indica que não foi possível concluir o atendimento. É necessário acessar a solicitação para verificar o
questionamento e editá-la com a devida resposta;
• RASCUNHO – Indica uma solicitação que estava sendo preenchida mas não foi gerada. É possível resgatá-la para continuar
seu preenchimento e concluir seu pedido;
• REPROVADA – Indica quando a solicitação retorna para o solicitante durante o fluxo de aprovação para que seja feita
alguma edição. É necessário acessar a solicitação para verificar o questionamento e editá-la. Esse status nunca ocorre do
atendimento da CH;
Acompanhamento de Solicitações
Ao clicar em uma solicitação com situação “Pendência” ou “Reprovada” o usuário terá acesso a solicitação para fazer sua
edição de acordo com o questionamento da pendência. Deve-se clicar em “Editar Solicitação” para habilitar a alteração de
dados.
Após editar o(s) dado(s) necessário(s) clicar em “Salvar Solicitação”.
Dúvidas
Dúvidas
Em caso de dúvidas e/ou contato temos o recurso “Posso ajudar?”
USUÁRIO
Dúvidas
No menu “Posso Ajudar” você encontra uma lista com as perguntas mais frequentes sobre nossas atividades.

É possível procurar perguntas de acordo com uma palavra-chave através da ferramenta de busca “Faça sua consulta no
F.A.Q”.

Caso ainda haja dúvidas ou seja necessário fazer contato com nossa Central de Atendimento, esse contato é feito através
do link “Abrir chamado”.
 Obrigado
Agradecemos sua atenção!

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